UNIVERSITATEA DIN BUCURESTI FACULTATEA DE ADMINISTRATIE SI AFACERI, APESA

Elaborarea deciziilor n instituiile publice europene: birocraia

BECHEANU CORINA FLORICEL ANDREEA

Cuprins
Decizia 1.Definitie.............................................................................................3 2.Tipuri de decizie.................................................................................4 3.Decizia administrativa........................................................................7 4.Elaborarea deciziilor........................................................................11 Institutiile europene 1.Institutiile europene..........................................................................14 2.Curtea de Justitie..............................................................................15 Birocratia
1. Definitie.........................................................................................17 2. Caracteristici..................................................................................19 3. Tipologia birocratiei.......................................................................21 4. Combaterea birocratiei...................................................................22

-PROGRAMUL DE MSURI pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul......22 -Societatea informaional n viziunea european....25 Bibliografie

Decizia
1.Definitie
Decizia constituie piesa de rezisten a managementului, expresia sa cea mai activ i mai dinamic, prin care i exercit n mod plenar funciile. Decizia este cursul de aciune ales pentru realizarea unuia sau mai multor obiective, astfel DECIZIA poate fi definit ca un proces raional de alegere a unei soluii, a unei linii de aciune dintr-un numr oarecare de posibiliti, n scopul de a ajunge la un anumit rezultat. Factori care contribuie la alegerea celei mai bune alternative sunt: Informatiile disponibile la momentul luarii deciziilor; Cunostintele in materie de tehnici de luare a deciziilor; Timpul disponibil pentru evaluarea alternativelor decizionale; Pozitia ierarhica in proiect; Dorinta de a face compromisuri (in ceea ce priveste valorile, in ceea ce priveste scaderea calitatii, in ceea ce priveste cresterea costurilor etc.); Capacitatea de a sustine decizia in fata sefului sau echipei de proiect. Mai putem de fini decizia ca un act social, deliberat, al unei persoane sau al unui grup de persoane, prin care se stabilesc scopul i obiectivele unei aciuni, direciile i modalitile de realizare a acesteia, toate determinate n funcie de o anumit necesitate, pe baza unui proces de informare, reflecie i evaluare a mijloacelor i a consecinelor desfurrii aciunii respective. Din conceptul de decizie, se pot desprinde cel puin urmtoarele elemente: este privit ca un proces de alegere raional specific uman; se regsete n toate funciile managementului; reprezint actul final n stabilirea obiectivului sau obiectivelor asumate de manager; integrarea unitii economice n mediul ambiant depinde de calitatea deciziilor; aciunea poart denumirea de decizie numai n msura n care corespunde unei situaii de alegere; este un act de atragere, combinare i alocare a diverselor resurse n procesul de producie; 3

 este un act de mbinare a intereselor componenilor unitii economice. Elementele constitutive cheie ale situaiei decizionale sunt factorii primari ai deciziei manageriale -decidentul i mediul ambiant decizional. Decidentul este reprezentat de un manager sau un organism managerial care, n virtutea obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor circumscrise, adopt decizia n situaia respectiv. Mediul ambient decizional const n ansamblul elementelor endogene i exogene organizaiei, care alctuiesc situaia decizional, caracterizate prin manifestarea unor influene directe i indirecte semnificative asupra coninutului i rezultatelor deciziei manageriale

2. Tipuri de decizie
Cele mai importante criterii i elemente ce se iau n considerare la gruparea deciziilor sunt: sfera de cuprindere, nivelul ierarhic al decidentului, natura problemelor ce urmeaz a fi rezolvate, gradul de fundamentare, posibilitatea cunoaterii apariiei anumitor evenimente, numrul decidenilor etc.

Din punct de vedere al sferei de cuprindere i a perioadei de referin, deciziile se grupeaz n:

strategice - se refer la activitatea de ansamblu a unitii economice i privesc strategia

dezvoltrii acestuia n viitor. Aceast grup de decizii, prin materializarea npractic, angajeaz un volum mare de resurse cu efecte propagate pe o perioad ndelungat, de aceea, orice eroare ce poate interveni va avea efecte negative mai profunde i pe o perioad mai mare. Pentru acest motiv decidenii trebuie s aleag cu mult atenie att metodele de elaborare a variantelor decizionale ct i sistemul de indicatori i parametri de evaluare a consecinelor

 tactice - se refer la o perioad de cel mult un an. Aceast grup de decizii are menirea
de a transpune n practic strategia adoptat de unitatea economic se, integreaz n planul anual, trimestrial sau lunar. curente - rezolv problemele zilnice ce apar n activitatea unitii economice. Frecvena mai mare a acestor decizii se ntlnete la decidenii aflai la baza piramidei ierarhice. Pe msur ce se nainteaz spre vrful piramidei ierarhice frecvena lor scade, fiind nlocuite de cele tactice i strategice Deciziile pot fi grupate n funcie de nivelul ierarhic la care se afl decidentul in: decizii adoptate de ealonul superior - adopt decizii strategice i tactice de cel mediu - adopt decizii tactice i curente cel inferior - adopt, de regul, decizii curente. O alt grupare a deciziilor se poate realiza n funcie de natura problemelor ce urmeaz a fi rezolvate. Potrivit acestui criteriu deciziile pot fi grupate n: decizii cu caracter tehnic, economic,

organizatoric i social.
Gruparea deciziilor se poate realiza n funcie de specificul activitii la care se refer. Din acest punct de vedere, deciziile pot fi: operaionale, de concepie i prospective. Deciziile operaionale privesc activitatea concret de realizare a obiectivelor programate, au o frecven mare, se refer, la o perioad mai mic de un an i sunt adoptate la nivelurile ierarhice inferioare din unitate. Deciziile de concepie i deciziile prospective cuprind activitatea de orientare a dezvoltrii unitii economice cum ar fi: profilarea i specializarea, introducerea n producie de noi tehnologii, dezvoltarea bazei mecanice etc. n funcie de frecvena adoptrii, deciziile pot fi: decizii unice i decizii repetitive. Deciziile unice cuprind activiti ce apar n mod accidental. Elaborarea i adoptarea acestor decizii ridic o serie de dificulti n faa decidenilor referitoare la suportul informaional, experiena dobndit n astfel de situaii, evaluarea consecinelor etc.

Decizii repetitive privesc probleme cu o frecven aproape ciclic. Avnd o frecven ritmic, aceasta presupune i o anumit repetare a fenomenelor, fie pe acelai plan i la acelai interval de timp, fie pe un plan superior sau la un interval de timp mai mare. Totui, prin adoptarea acestor decizii se poate dobndi o anumit experien, ntruct informaiile sunt de regul, mai complete, ridicnd mai puine probleme cu privire la evaluarea onsecinelor. Cu toate acestea, decidenii trebuie s analizeze cu mult ompeten variantele posibile i consecinele aplicrii acestora n practic. Deciziile mai pot fi grupate i n funcie de numrul de personae are particip la

elaborarea lor. Din acest punct de vedere se disting: decizii individuale decizii de grup. Dup gradul de cunoatere a apariiei anumitor evenimente, deciziile pot fi grupate n: decizii adoptate n condiii de certitudine, n condiii de risc n condiii de incertitudine.

3. Decizia administrativa
Decizia administrativa este componenta activitii oamenilor care lucreaz n organele administraiei publice. Putem gasi mai multe definitii pentru aceasta. Astfel, putem spune c decizia administrativ este o specie a deciziei umane, care constituie elementul central al activitii desfurate de organele administraiei publice n realizarea sarcinilor de conducere i organizare. Profesorul Antonie Iorgovan definete decizia administrativ ca fiind categoria deciziei speciale prin care se determin soluiile juridice i nejuridice ale organelor administraiei publice pentru transpunerea n practic a valorilor exprimate n normele politice i actele organelor puterii de stat. Un alt mod de identifiare este definirea ei ca un proces complex de alegere a unei variante decizionale din mai multe posibile, n vederea realizrii unui obiectiv al administraiei 6

publice i care influeneaz activitatea a cel puin unei alte persoane din sistem, a sistemului administrativ n ansamblul lui sau a societii, n general Pentru a isi indeplini scopul de a putea asigura eficient, calitativ i cantitativ ndeplinirea obiectivelor fixate, este necesar ca decizia administrativ s ntruneasc unele caracteristici: s fie fundamentat tiinific, competent; autoritatea - competena de a emite decizii care vor servi drept fundament, la

elaborarea altor decizii; s fie coordonat / coerent, pentru a asigura armonia intern i extern a acesteia,

respectiv concordana cu deciziile anterioare luate la toate nivelurile, satisfcnd cerinele sociale actuale i constituind legtura dintre trecut, prezent i viitor a unei politici a crei unitate i continuitate o asigur administraia; s fie real n timp, adoptat la timp, cunoscut fiind faptul c att deciziile

premature, ct i cele tardive, nu pot fi utile, rmnnd acte gratuite; s aib flexibilitate, mobilitate i maleabilitate; s fie formal (scris, datat, semnat, nregistrat i publicat); sa aiba un caracter realist sa fie oportuna sa fie integrata in ansamblul deciziilor adoptate anterior precis, simpl, clar, cu succesiune logic i concizie;

Deciziile administrative cunosc o clasificare complex, dup diferite criterii, dup cum urmeaz:
Dup natura / importana situaiei reglementate:

decizii normative generale, care se refer la organizarea, reglarea i conducerea relaiilor sociale n ansamblu;

decizii pariale sau particulare, care se refer la componente ale ansamblului; deciziile individuale - care privesc situaii concrete, obiective, indivizi.

Din punctul de vedere al obiectului lor : administraiei. Dup msura cunoaterii probabilitii efectelor: decizii n condiii de certitudine (cnd fiecare aciune conduce n mod invariabil la un anumit rezultat specific); decizii n condiii de risc (fiecare aciune conduce la un rezultat dintr-un ansamblu de rezultate posibile, probabilitatea fiecrui rezultat fiind cunoscut); decizii n condiii de incertitudine (fiecare aciune este de natur s produc un ansamblu de rezultate posibile, probabilitatea fiecrui rezultat nefiind cunoscut). Dup modul de abordare / operativitatea cu care sunt luate: decizii spontane - bate pe intuiie, inspiraia de moment, pregtirea profesional i experiena celui care decide i sunt justificate n cazurile de urgen ca singura procedur operativ i decizii programate, luate pe baza experienei dobndite i care se nscriu ntr-o curb de frecven constant, fapt pentru care se instituionalizeaz n regulamente, instruciuni, standarde, etc., decizii referitoare la activitatea intern, organizarea administraiei. decizii privind activitatea exterioar, funcionarea i sarcinile de ndeplinit ale

In funcie de gradul de programare a deciziilor ( msura n care luarea acestora se face pe baza unor procedee prestabilite) distingem: - decizii unice decizii repetitive, care la rndul lor pot fi: - decizii periodice i - decizii aleatorii, Dup orizontul i implicaiile msurilor preconizate a fi realizate: decizii strategice, decizii tactice i decizii curente;

n funcie de numrul de persoane decidente: - decizii colective / de grup i - decizii individuale / unipersonale Dup amploarea autoritii decizionale a agentului: decizii independente care se iau din iniiativa factorului de conducere respectiv, fr a fi necesare aprobarea sau avizul organelor ierarhic superioare, decizii integrate, a cror definitivare i aplicare este condiionat de avizul sau aprobarea organelor ierarhic superioare;

Dup nivelul ealonului conducerii n: decizii de conducere superioar ce se adopt de ctre directorul unitii i ceilali componeni ai conducerii de vrf a unitii i care au adesea un caracter strategic i tactic, decizii de conducere medie, ce se adopt la nivelul efilor principalelor compartimente, servicii i secii cel mai adesea i care au un caracter predominant tactic i curent; decizii curente, de conducere inferioar, ce se adopt la nivelul conductorilor de nivel inferior - birouri, echipe, grupuri de lucru. n funcie de numrul de criterii decizionale, distingem: decizii unicriteriale, fundamentate pe baza unui singur criteriu; decizii multicriteriale, fundamentate pe baza a cel puin dou criterii.

4.Elaborarea deciziilor
Orice decizie administrativ este dependent de sistemul legislativ n vigoare. Calitatea deciziei depinde de respectarea legilor i de cunoaterea corect a acestora de ctre funcionarii publici. Fundamentarea juridic a deciziilor administrative constituie o condiie hotrtoare pentru aplicarea lor. Decizia administrativ este rezultatul unei strnse colaborri ntre diferitele compartimente din cadrul unui organ al administraiei de stat, ntre organe diferite ale administraiei de stat sau, ntre organe ale administraiei de stat, pe de o parte, alte organe de stat, organizaii nestatale, ceteni, pe de alt parte. (vezi figura de mai jos) n situaii urgente este posibil ca adoptarea unei decizii s se fac de o singur persoan.

10

Doua tipuri de modele aplicate in administratia publica sunt:

1.Modelul rational-comprehensiv, un model de luare a deciziilor n afaceri aplicat la domeniul public, care are mai degrab un caracter normativ, n sensul c vizeaz felul n care ar trebui luate deciziile pentru ca acestea s fie percepute drept raionale, eficace i eficiente; este, mai curnd, planul teoretic al procesului decizional. Un model ideal de proces raional de luare a deciziilor presupune existena unui individ raional care s parcurg urmtoarele etape: stabilirea unui obiectiv de soluionare a problemei; analiza i inventarierea tuturor posibilitilor de atingere a obiectivului, cunoaterea exhaustiv a soluiilor; anticiparea tuturor consecinelor importante ale fiecrei strategii i estimarea posibilitii producerii lor; cu alte cuvinte, cunoaterea efectelor fiecrei soluii; n fine, alegerea strategiei celei mai potrivite pentru soluionarea problemei sau a celei care presupune cele mai mici costuri, fr a se ignora ierarhia cunoscut a valorilor sociale. Acest model este caracterizat prin:

Derulare proces decizional n etape:

o o o

Determinarea obiectivelor Formularea alternative decizionale Alegerea alternativei maxime

Maximizare eficien / eficacitate; Criterii de baz : eficien eficacitate raionalitate; Specializare accentuat a funcionarilor implicai; Costul total; etc. 2. Modelul incremental, un model politic aplicat politicii administrative, care are mai

degrab un caracter descriptiv, explicnd mai bine dect modelul raional modul n care deciziile realmente sunt luate; ceea ce nseamn c avem de-a face cu planul practic al procesului n discuie. Modelul incremental accentueaza nevoia functionarilor publici de a raspunde nevoilor comunitatii politice n care activeaza, de a fi reprezentativi pentru grupurile care alcatuiesc aceasta comunintate politica, si, in final, de a fi raspunzatori n fata alesilor politici. Aceste valori

11

sugereaza un alt mod de gndire referitor la activitatea sectorului public, bazat pe premise conform carora luarea deciziei n sectorul public trebuie sa implice o doza serioasa de participare publica; administratia publica ar trebui sa fie bazata pe construirea de coalitii si consens politic; si ca oficialii numiti politic at trebui sa fie lasati nu doar sa ndrume activitatea functionarilor publici dar ar trebui sa si exercite presiuni n vederea adoptarii unui curs de actiune sau altuia Astfel, a fost introdusa abordarea politica a procesului decisional, cu urmatoarele caracteristici: Considerarea obiectivelor politicii; Existena coaliiei politice; Existena pachetelor de probleme; Considerare cost; Derulare n etape: o redefinirea obiectivelor i modalitilor de realizare, o obinere consens, o fundamentarea deciziei acceptabile. ntr-o societate cu politic pluralist obiectivele politicii din administraia public sunt generale contribuind la operaionalizarea programelor administrative. Modelul creterii stabilete trei etape pentru elaborarea deciziilor administrative:

definirea elurilor, a obiectivelor i a modalitilor de realizare a acestora. ajungerea la un consens. fundamentarea unei decizii satisfctoare, acceptabile

12

Institutiile europene
1.Institutiile europene
nc de la nfiinarea celor trei comuniti europene au fost prevzute instituii care s vegheze la respectarea deciziilor luate de ctre statele care au decis s colaboreze n acest proces de integrare economic i social din Europa. Fiecare dintre cele trei tratate institutive prevd existena instituiilor: o nalt autoritate (care ulterior va purta denumirea de Comisia European), o adunare (Parlamentul european de astzi), i un consiliu (Consiliul Uniunii Europene). Instituiile comunitare au beneficiat nc de la nceput de garanii care s le asigure o bun funcionare i ndeplinirea atribuiilor. Dup Tratatul de la Maastricht Uniunea dispune de cadrul instituional unic care asigur coerena i continuitatea aciunilor. Acest cadru, denumit n mod obinuit triunghiul instituional, este compus din Comisie, Parlament i Consiliu. Capitolul IV din proiectul de Constituie stabilete lista care cuprinde, n afar de triunghiul de acum clasic, Consiliul european i Curtea de Justiie. Ca urmare a modificrilor i completrilor aduse prin tratate, Uniunea are urmtoarele instituii: Consiliul Uniunii Europene, Comisia European, Parlamentul European, Curtea de Justiie, Tribunalul de prim instan, Curtea de Conturi. La nivel general, se constat c instituiile Uniunii Europene nu se conformeaz unei separaii clasice a atribuiilor ntre legislativ, executiv i judectoresc. Instituiile unionale nu se suprapun instituiilor naionale statale. Prof. Octavian Manolache identific urmtoarele caracteristici ale structurii instituionale: funcii combinate pe care le dein trei instituii (Consiliul Uniunii Europene, Comisia i Parlamentul european) n exercitarea competenelor consultative, legislative i executive; structur policentric dat de sediile aflate n orae diferite, c\te dou sau trei chiar i pentru aceeai instituie; loialitate divizat, dat de reprezentarea pe care, n mod pragmatic, o are fiecare instituie n parte;

13

separaia puterilor, principiu care se aplic instituiilor ntruct acestea sunt independente, chiar dac au funcii i atribuii comune. Conform opiniilor exprimate de dl. prof. Augustin Fuerea, instituiile comunitare au

urmtoarele caracteristici: Fiecare instituie are un fundament juridic, politic i sociologic distinct; Funciile instituiilor comunitare nu se suprapun schemei statice statale, instituiile naionale neavnd o imagine n oglind n instituiile comunitare; Instituiile comunitare nu au personalitate juridic, dar particip n mod direct la adoptarea deciziilor; Scopul fiecrei instituii este diferit, astfel nct: Parlamentul european apr interesele generale ale popoarelor statelor membre; Comisia European vegheaz interesul comunitilor; Consiliul Uniunii Europene reprezint voina statelor care compun Uniunea European; Curtea de Conturi verific legalitatea i echitabilitatea folosirii resurselor financiare i monetare; Curtea de Justiie asigur climatul de respectare a legalitii.

2.Curtea de Justitie
Contrar jurisdiciilor internaionale, clasice, a cror competen se bazeaz n mod obinuit pe consimmntul statelor, Curtea de Justiie, cu sediul al Luxemburg, exercit o jurisdicie obligatorie i o competen exclusiv fa de oricare alta. Ea este nsrcinat cu asigurarea respectrii dreptului n interpretarea i aplicarea tratatelor Deciziile sale sunt obligatorii i executorii pe teritoriul statelor membre. Sala sa de audiere este deschis statelor, instituiilor i, dei ceva mai restrictiv, persoanelor private (fizice sau morale). Este compusa din: 27 judectori, 8 avocai generali si 1 grefier. Atribuiile i competena Curii de Justiie a) efectueaz controlul legalitii actelor juridice comunitare; b) interpreteaz unitar legislaia;

14

c) soluioneaz plngerile mpotriva prejudiciului cauzat de instituiile comunitare sau angajaii acestora; d) acioneaz ca instan de recurs; e) are i competen consultativ. Curtea de Justiie hotrte: a) cu privire la aciunile introduse de un stat membru, de o instituie, de o persoan fizic sau juridic; b) cu privire la interpretarea dreptului Uniunii; c) cu privire la alte cazuri prevzute de legislaie. Procedur Procedur scris prin care este sesizat Curtea. Procedur oral n cursul creia sunt prezentate pledoariile avocailor i concluziilor avocatului general Decizia colegial . Secretul deliberrilor i interdicia opiniilor separate. Datorit volumului mare de aciuni introduse la Curtea de Justiie s-a ajuns la o aglomerare a instanei i la prelungirea exagerat a proceselor. Prin Actul Unic European s-a stipulat c, la propunerea Curii de Justiie, dup o consultare prealabil a Comisiei europene i a Parlamentului european, Consiliul Uniunii Europene poate nfiina un tribunal de prim instan. Tribunalul de prim instan are competen n a judeca urmtoarele tipuri de aciuni: a) aciunea n anulare; b) aciunea privind abinerea unor instituii de a face; c) aciunile introduse de funcionarii publici comunitari; d) aciunea n rspundere contractual; e) aciunile introduse mpotriva deciziilor camerelor jurisdicionale;

15

Birocratia
1. Definitie
Birocraia face parte din limbajul curent i avem cu toii idee la ce se refer. De exemplu, s ne gndim la primirea rece pe care personalul de la ghieu ne-o face dese ori la pot, la banc, la metrou, la serviciile de reclamaii etc. Nu este oare aceasta birocraie? Dar dac le-am ntreba pe aceste persoane aflate la dispoziia ceteanului, acestea vor spune probabil c birocraia este atitudinea autoritar i distant a directorilor. Dac am pune aceast ntrebare directorilor, este sigur c ei vor pune n eviden, printre cauzele birocraiei, sistemul de personal care bineneles impune convenii colective rigide i nu se gndete dect la satisfacerea cerinelor sindicatelor i la aprarea strict a intereselor lor privind cariera. n sfrit, dac am mpinge ancheta pn la sindicate, fr ndoial, acestea vor pune birocraia pe seama reglementrilor aprute care demobilizeaz personalul i suscit apatia. Conceptul de birocraie comport n literatura de specialitate cele mai diferite abordri, n mod invariabil, conceptul de birocraie este corelat cu cel de birou, n sensul operaiunii de birou. Varietatea tezelor n domeniul supus ateniei poate fi redat prin urmtoarele aprecieri: 1. Birocraii sunt capabili de un nalt nivel de raionalitate sau eficien, astfel ca c birocraia reprezint o tehnic a organizrii eficiente (Weber 1978). 2. Comportamentul de birou este caracterizat prin ineficient economic, la fel ca pierderile n administraie (Tullock, 1965; Niskanen, 1971). 3. Logica operaiunilor de birou este iraionalitatea (March i Olsen, 1976; Hogwood i Peters, 1985). Putem descoperi mai multe acceptiuni ale BIROCRATIEI astfel: Puterea birourilor. Aceast definiie este conform etimologiei cuvntului birocraie. Se desemneaz prin aceast extindere a serviciilor orizontale care, n teorie, nu exist dect pentru

16

a furniza ncadrare i o asisten juridic, contabil i de gestiune a serviciilor operaionale efectiv nsrcinate cu realizarea obiectivelor organizaiilor publice sau private. Organizaiile de mari dimensiuni. Firme tradiionale, mari ntreprinderi industriale, comerciale, bancare sau de servicii, mari administraii sau societi de stat. Birocraia reprezint, n acest sens, mari organizaii complexe i moderne. O organizaie bazat pe reguli de raionalitate. Impersonalitate, ierarhie, diviziunea muncii, cu posturi legate de merite i de carier. Este modelul clasic de birocraie, acela formulat de marele sociolog Max Weber. Reglementarea. Are un sens asemntor cu precedentul. n manualele de gestiune se utilizeaz adesea cuvntul birocraie pentru a desemna reguli oficiale i scrise dup care sunt conduse organizaiile. Birocraia devine astfel un termen juridic care nglobeaz tot ceea ce reprezint cadrul formal al unei organizaii: organigrame, reglementri, statuturi. Administraia public. Pentru numeroi specialiti, birocraia este pur i simplu sinonim cu administraia public, fr ca aceast asimilare s aib conotaii. S e poate spune de exemplu c scopul birocraiei este a aplica politica guvernului. Puterea funcionarilor. Funcionarii ocup o poziie de autoritate considerabil. Se vorbete adesea de birocraie pentru a caracteriza aceast putere. Cnd este vorba de a caracteriza puterea nalilor funcionari ai marilor administratori sau a experilor, conceptul de tehnocraie este adesea preferat celui de birocraie. Creterea puterii statului. Birocraia este identificat uneori cu creterea puterii statului, a bugetelor, a efectivelor i a ariei sale de intervenie. Birocraia devine astfel sinonim cu intervenionismul etatic.

2.Caracteristici
Birocraia n accepiunea lui Weber prezint urmtoarele caracteristici: formalizarea regulilor, specializarea i ierarhia. Weber a insistat i pe alte trei principii suplimenatre: cariera, codificarea raporturilor cu exteriorul i, n cazul organizaiilor din sectorul public, distincia strict ntre administraie i politic. Formalizarea regulilor. Organizaia birocratic presupune un ansamblu de reguli scrise, impersonale i clar definite care acoper toate aspectele: definirea rolurilor, raporturile de autoritate, planificarea carierei, modaliti de funcionare, toate acestea trebuie codificate n 17

reglementri i legi, conform principiului supremaiei dreptului. Aceste reguli trebuie s fie formale, stabilite dinainte, i nu informale sau improvizate dup circumstanele i dorinele executanilor. Exist instruciuni specifice pentru fiecare eveniment care se produce. O bun birocraie se presupune c poate s prevad totul, ceea ce implic clasificarea problemelor i cauzelor individuale dup criterii definite. Specializarea. O definiie strict i minuioas a sarcinilor ce trebuie s fie realizate, cnd i cum, de ctre cine i n sfrit ceea ce nu trebuie fcut. Specializarea ofer dou avantaje. Primul este complementaritatea angajailor: trebuie ca atribuiile fiecruia s fie clare i s acopere ansamblul domeniilor de aciune, astfel nct s nu existe domenii neacoperite, nici repetri inutile. Al doilea avantaj este de a permite o utilizare eficient a controlului sepecialitilor: cu ct o organizaie pune accent pe specializarea sarcinilor, cu att ea poate s apeleze la calificarea nalt a experilor care cunosc bine munca lor, i n plus ea i sporete eficacitatea. Ierarhia. Organizaia birocratic presupune o strict dependen a fiecrui nivel inferior de un nivel superior, conform unei ierarhii clare i bine definite. Informarea i deciziile generale coboar pe nivelele ierarhice astfel nct fiecare angajat s-i exercite competena fr s interfereze cu aceea a altor executani. Cu ct o regul este mai general, cu att ea este elaborat de la un nivel ridicat, doar nivelul superior poate avea o vedere de ansamblu a organizaiei i s in cont de diferiii factori care intervin n procesul de luare a decizilor Cariera. Birocraia este organizaia n care recrutarea, promovarea, sanciunile depind de criterii meritocratice i impersonale. La angajare, criteriul merit presupune ca alegerea candidatului s fie fcut n funcie de califiacarea i competena cerute de post. Calificarea este determinat de aptitudini recunoscute public i verificate dup o procedur impersonal (concurs, examene, diplome). ntr-o birocraie, remunerarea se face prin salariu. Cunoscut dinainte, salariul variaz n funcie de nivelul ierarhic: cu ct se urc n ierarhie, cu att crete responsabilitatea i nivelul salariului. Cariera se deruleaz dup reguli impersonale, n interiorul fiecrei categorii de munc, avansarea depinde de vechime. Accelerarea avansrii de la un grad la altul este posibila doar trecnd

18

concursurile. Aceste reguli de promovare sunt garantate pentru fiecare nc de la intrarea n organizaie. Ea formeaz planul carierei. Conform principiului carierei, salariatul (birocratul) nu este ,,proprietarul postului pe care-l ocup nici a instrumentelor de care se folosete (materiale de birou, rechizite). Acesta este liber i nu este supus autoritii organizaiei dect pentru ndeplinirea sarcinilor sale profesionale. Cariera ofer garanii care au ca efect maximizarea securitii profesionale: securitatea muncii, promovare i salariu. Codificarea relaiilor cu exteriorul. Orice ar produce, bunuri, servicii sau reglementri, organizaia birocratic acioneaz cu exteriorul conform acelorai norme de impersonalitate. Birocratul nu i trateaz clienii ca pe nite prieteni sau inamici, nici ca pe nite aliai sau adversari, ci el acioneaz neutru, fr ur sau pasiune. n relaia sa cu publicul, el nu introduce alte criterii dect pe acelea prestabilite n regulament. Distincia dintre administraie i politic. Acest principiu vrea ca administraia s fie subordonat decidentului ultim, politic, al crei instrument este. Puterea politic ia asupra sa responsabilitatea deciziilor i, n schimb, administraia vegheaz la executarea fidel acordnd avize obiective, private i confideniale. Conform modelului birocratic, administraia nu poate s fie obiectiv i eficient dect atunci cnd ea este un instrument pentru a elabora i executa obiective care-i sunt exterioare; i reciproc, politicul nu-i exercit n mod convenabil roulul su de decident dect atunci cnd el nu perturb sarcinile adminitraiei.

3.Tipologia birocratiei
Potrivit concepiei lui Baldwin (1990), birocratia are dou dimensiuni, una formal i una informal. Prima se poate reda sintetic prin povara procedurilor executate de personal. Cea de-a doua se refer la constrngeri create de: opinia public, partidele politice, organizaiile publice etc Mai putem distinge si alte tipuri conform urmatoarelor imagini:

19

B n a l t E s Na c A x O e dT e I T

i r o cd r e a i a e r s o n a l E p d x e r u b, i m

i r o e p

c r a i e l i n

C A

O U

N T

C O

E R

e :m p l u r g a p n e i zn a t r iu i r vp i u c b i ia l i l ce e m R i nA l i osR tc rE aa l e i e i i n t r a l e I I N o n b i r o

:m g a l di mc e n

p pn e ei s

l u ir z i sva a a iu t i e c i i u n i

c r a i a

i r o cd r e a i a f l u x

j o

a s E

x e :m p l u r g a pn ir z i v a a i t i e d me id c i i m e n s i u n i O j o a s CT TU

x e :m p l u r g a m n ia z r a i i i n a l t

AC

I R V A I T4.Combaterea I L O

R birocratiei

La nivel national, exista programul urmator:

PROGRAMUL DE MSURI pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul A.Autoritile administraiei publice centrale i locale vor lua urmtoarele msuri: I.Msuri pe termen scurt: a)programul de lucru cu publicul se stabilete astfel ca n zilele lucrtoare s se asigure accesul cetenilor ntre orele 9,00 i 17,00 i n cel puin 3 zile pe sptmn, ntre orele 9,00 i 19,00, iar smbta, cel puin ntre orele 9,00 i 14,00. Programul de lucru cu publicul se afieaz la loc vizibil; b)pentru categoriile de solicitri care presupun completarea unor formulare tipizate, se afieaz modelele de completare a cererilor;

20

c)numele persoanelor cu funcii de conducere, ncepnd cu cel al conductorului unitii, se afieaz n spaiile destinate activitii cu publicul, precizndu-se programul de audiene al acestora; d)personalul destinat s asigure relaia cu publicul face cunoscute datele proprii de identificare, prin intermediul unui ecuson purtat vizibil asupra sa sau prin alt mod de afiare. Modelul ecusonului este prezentat n anexa la prezentul program; e)punctele de lucru cu publicul se organizeaz n locuri uor accesibile, asigurndu-se marcarea acestora, precum i indicarea traseelor de acces; f)n spaiile destinate lucrului cu publicul se afieaz domeniile de competen ale autoritii sau instituiei publice, prin ordonarea tematicii n funcie de specificul problematicii abordate sau al grupului int; redactarea articolelor se face cu titluri lizibile, accesibile tuturor categoriilor de ceteni; g)la sediul serviciilor publice deconcentrate i al autoritilor administraiei publice locale de la nivel judeean/ municipal se instaleaz linii telefonice speciale pentru asigurarea accesului cetenilor la informaiile de interes public. Numerele de telefon se mediatizeaz n mod corespunztor; reglementeaz drepturile ceteanului n relaia cu administraia public. II.Msuri pe termen mediu: a)spaiile destinate activitii cu publicul se amenajeaz corespunztor, fr ghiee opace, cu iluminare suficient i condiii civilizate de lucru; b)pentru toate serviciile publice care intr n competena autoritii publice, se asigur n mod operativ i gratuit imprimatele tip necesare. Imprimatele tip vor cuprinde i lista exact a actelor necesar a fi anexate cererii; c)extinderea liniilor telefonice tip "linia verde" n scopul oferirii persoanelor fizice a posibilitii de a obine informaii legate de modul de aplicare a legislaiei specifice fiecrui domeniu de activitate; d)publicarea i actualizarea periodic, pe pagina oficial de Internet a autoritii publice, a unor materiale cu caracter informativ; e)facilitarea adresrii n scris, prin comunicarea i mediatizarea adresei de e-mail, pentru transmiterea solicitrilor i petiiilor.

21

III.Msuri pe termen lung: a)implementarea sistemului de management al calitii, respectiv al procesului de certificare a calitii serviciilor - ISO 9001, pentru serviciile ctre ceteni; b)desfurarea relaiilor cu publicul n spaii special destinate, n sli dotate cu mobilier corespunztor i cu aparatura necesar prelurii i nregistrrii n format electronic a cererilor; c)angajarea de personal specializat avnd aptitudinile necesare pentru relaia cu publicul; d)instalarea unui numr suficient de roboi telefonici pentru preluarea permanent a solicitrilor; e)introducerea sau extinderea, dup caz, a sistemului Intranet, n vederea eliminrii timpilor mori n cadrul operaiunilor de gestionare i prelucrare a informaiei; f)introducerea treptat a programrilor, astfel nct s se previn aglomerarea sau suprasolicitarea compartimentelor de lucru cu publicul, precum i a unor servicii speciale pentru rezolvarea unor cereri cu caracter vdit de urgen; g)separarea funciilor de front-office i back-office ori de cte ori acest lucru este posibil. Personalul cu atribuii n domeniul ndrumrii ceteanului nu va fi implicat n activiti de prelucrare a informaiilor i de eliberare a documentelor; h)preluarea de ctre personalul destinat lucrului cu publicul a oricrui tip de solicitare de competena autoritii publice i asigurarea transmiterii acesteia spre soluionare compartimentelor de specialitate; i)deschiderea unor centre de ndrumare pentru ceteni n municipiile reedin de jude, n cadrul crora urmeaz a se desfura activiti, programe i informri n vederea familiarizrii ceteanului cu legislaia aplicabil fiecrui domeniu de activitate. IV.Msuri pentru mbuntirea pregtirii personalului destinat asigurrii relaiilor cu publicul: a)perfecionarea pregtirii profesionale i a aptitudinilor de comunicare a personalului de la ghieu, prin cursuri de specializare, la nceputul activitii i periodic, cel puin o dat la doi ani; b)instituirea unui sistem permanent de verificare a funcionarilor care lucreaz cu publicul, precum i a unui sistem sancionatoriu pentru nerespectarea legislaiei incidente fiecrui domeniu de activitate. B.Obligaii privind standardul etic al personalului destinat asigurrii relaiei cu publicul:

22

a)s dea dovad de disciplin att n relaiile cu cetenii, ct i n cadrul instituiei n care i desfoar activitatea; b)s fie calm, politicos i respectuos pe ntreaga perioad de realizare a relaiei cu publicul; c)s manifeste o atitudine pozitiv i rbdare n relaia cu ceteanul; d)s foloseasc un limbaj adecvat i corect din punct de vedere gramatical; e)s pstreze confidenialitatea tuturor informaiilor relevante obinute de la cetean; f)s formuleze rspunsuri legale, complete i corecte i s se asigure c acestea sunt nelese de cetean; g)s ndrume ceteanul ctre serviciul de specialitate n vederea obinerii de informaii detaliate care depesc competenele structurii de asisten; h)s ntrerup activitatea cu publicul numai n situaia folosirii de ctre cetean a unui limbaj trivial, a formulrii de ameninri la adresa sa ori a utilizrii de ctre cetean a violenei verbale/fizice. n temeiul art. 108 din Constituia Romniei, republicat, Guvernul Romniei adopt prezenta hotrre. Articol unic. - La capitolul A punctul I din anexa nr. 1 "Programul de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul" la Hotrrea Guvernului nr.1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.1.009 din 2 noiembrie 2004, litera a) se modific i va avea urmtorul cuprins: "a) programul de lucru cu publicul se stabilete astfel nct n zilele lucrtoare s se asigure accesul cetenilor ntre orele 8,30 i 16,30 i, ntr-o zi pe sptmn, ntre orele 8,30 i 18,30, exclusiv smbta, care va fi stabilit prin act administrativ de ctre conductorii instituiilor sau autoritilor administraiei publice centrale i locale. Programul de lucru cu publicul se afieaz la loc vizibil;".

23

La nivel international:
Societatea informaional n viziunea european Constituirea societii informaionale este o problem de ordin global (planetar) i care constituie o preocupare a multor ri. Conform Declaraiei de la Tartu Estonia, document adoptat la 31 mai 1997, de 59 de specialiti din 19 ri n problemele comunicaiei n societatea informaional, era informaional se adreseaz oamenilor i n nici un caz nu are un character tehnologic. Cu alte cuvinte, n societatea bazat pe informaie, omul este n centrul ateniei. Iniiativa Societii Informatice Globale aparine summit-ului efilor de stat i de guvern a rilor G7 de la Napoli, din 1994. Un an mai trziu, n 1995, Conferina pentru Societatea Informaional, desfurat la Bruxelles, a suscitat numeroase discuii asupra implementrii unei infrastructuri informaionale competitive, la nivel planetar. n anul 1996, a avut loc la Praga, Forumul rilor din Uniunea European i din Centrul i Estul Europei asupra Societii Informaionale, care a reunit peste 400 de participani care au concluzionat printre altele c societatea informaional face posibil crearea de noi servicii i activiti bazate pe tehnologii moderne de prelucrare a informaiei i telecomunicaiilor, care vor avea impact asupra tuturor sectoarelor economice, administraiei publice i vieii culturale i sociale a cetenilor. Societatea informaional se caracterizeaz prin democratizarea informaiei, comunicrii, nelegerii i cooperrii. Din aceast perspectiv, rile Europei i-au definit strategii i programe ce vizeaz toate domeniile vieii pentru a face trecerea la Societatea Informaiei. Prioritile au vizat: - crearea unui nou cadrul de reglementri; - promovarea unei noi culturi i a spiritului ntreprinztor n afaceri, obinerea poziiei de lider n noile tehnologii; - educarea i instruirea cetenilor; - implementarea unor noi metode de business. Un document strategic este planul eEurope O Societate Informaional pentru toi, lansat oficial cu ocazia summit-ului european de la Gteborg, din 15 16 iunie 2001. Obiectivele cheie ale planului eEurope sunt:

24

 asigurarea comunicrii on-line pentru fiecare locuin, coal, ntreprindere i instituie din administraia public; crearea culturii antreprenoriale a Europei, de care s beneficieze investitorii dinamici, dispui s finaneze i s dezvolte aceste idei noi; asigurarea principiului conform cruia tranziia la era digital s fie un proces care s includ ntreaga societate, s asigure ncrederea consumatorilor i s ntreasc coeziunea social. Fa de obiectivele i aciunile prevzute pentru rile UE, planul eEurope conine un obiectiv suplimentar, care s refer la accelerarea asigurrii elementelor fundamentale pentru Societatea Informaional n rile candidate la aderare, prin dezvoltarea i asigurarea accesibilitii serviciilor de comunicaie i prin adoptarea elementelor din acquis-ul comunitar specifice societii informaionale. Informatizarea societii poate fi realizat cu succes numai n condiiile unei infrastructuri informaionale bine organizate i eficient dirijate. Guvernarea bazat pe noile tehnologii, guvernarea digital e Government reprezint ansamblul de sisteme i resurse specifice managementului public, care, prin utilizarea tehnologiei informaiei i comunicaiilor, vizeaz optimizarea actului administrativ Guvernarea electronic Const n interaciunea dintre Guvern, Parlament i alte instituii publice cu cetenii prin intermediul mijloacelor electronice. Informarea asupra proiectelor de lege aflate n discuie i emiterea de preri de ctre ceteni, plata taxelor de ctre contribuabili, completarea unor plngeri i petiii online reprezint mijloace eficiente puse la dispozitie de ctre stat pentru exercitarea drepturilor fundamentale ale cetenilor. Aadar, sensul implementrii guvernrii electronice este de sus n jos (de la stat la cetean). Programul e-Government cuprinde urmtoarele msuri: - cooperarea cu autoritile locale pentru dezvoltarea reelelor informatice care asigur funcionarea reelelor regionale de nvare i a grupurilor de competen; - cooperarea cu primriile, serviciile publice descentralizate i deconcentrate, pentru realizarea unei reele metropolitane de comunicaii City Net ca sistem de management al informaiei. Scopul final al e-Government (G) l reprezint creterea calitii i accesibilitii serviciilor

25

guvernamentale, ai cror beneficiari sunt cetenii (C), mediul de afaceri (B) i angajaii serviciilor publice funcionarii publici (E).

G2G GuvernGuvern

G2E (Employee) Guvern-Funcionar Public

G2C GuvernCetean

G2B GuvernBusiness

Apreciem c n ara noastr eforturile fcute n ultimii ani, prin programe speciale de sprijinire a colilor, universitilor, institutelor de cercetri, administraiilor publice locale etc., au contribuit la nregistrarea unor succese fireti n derularea procesului de tranziie spre societatea informaional. n rile Uniunii Europene se aplic din ce n ce mai mult principiile bunei guvernri i anume: deschiderea, participarea, responsabilitatea, eficacitatea i coerena. Fiecare principiu este important pentru stabilirea unei guvernri democratice. Ele pun baza democraiei i regula de drept n Statele Membre, i se aplic la toate nivelele guvernului global, european, naional, regional i local. Deschiderea fiecare instituie trebuie s lucreze ntr-o manier mult mai deschis, s comunice activ despre ce se ntreprinde n UE i deciziile care se iau. Participarea asigur o mai larg participare n lanul politicii de la concepere la implementare. Participarea mbuntit este creat n vederea acordrii unei mai mari ncrederi n rezultatul final i n instituiile care disemineaz politicile UE. Participarea decisiv depinde de modul n care guvernele centrale urmresc o abordare cuprinztoare cnd dezvolt i implementeaz politicile UE. Responsabilitatea fiecare dintre instituiile UE trebuie si asume responsabilitatea pentru ceea ce face n Europa. Eficacitatea depinde de implementarea politicilor UE n mod proporional cu luarea deciziilor la nivelul corespunztor. Coerena Politicile i aciunile ntreprinse trebuie s fie coerente i uor de neles. Necesitatea coerenei n Uniunea European este sporit: alinierea la norme este crescut, lrgirea va crea o diversitate mrit, provocrile, att climatice, ct i schimbrile demografice ntlnesc graniele politicilor sectoriale, pe care Uniunea a fost construit. 26

Informaia furnizat de sistemul informaional trebuie s se caracterizeze prin: acuratee i realitate: informaia furnizat trebuie s reflecte ct mai fidel realitatea, printr-o evaluare corect; concizie: informaia trebuie s ofere plusul de cunoatere la obiect, succint, evitndu-se elementele nerelevante; relevan: informaia trebuie s ofere plusul de cunoatere de care decidentul are nevoie pentru soluionarea unei probleme. consisten: informaia trebuie s fie dens, lipsit de elemente needificatoare pentru problema studiat; oportunitate: informaia trebuie s parvin utilizatorului n timp util pentru a-I servi la fundamentarea deciziei sale; forma de prezentare adecvat: informaia trebuie oferit utilizatorului ntr-o manier relevant, astfel nct acesta s o recepteze rapid i corect; cost corespunztor n raport cu valoarea acesteia. Administraiile publice sunt cei mai importani clieni i utilizatori ai tehnologiei informaiei i comunicaiilor, investind pentru creterea performanelor propriilor activiti, dar mai ales pentru diversificarea i mbuntirea relaiilor lor cu cetenii.

27

Bibliografie
Adrian Miroiu, Introducere n analiza politicilor publice, Editura Punct, Bucureti, 2001 Paul Marinescu, Managementul institutiilor publice http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/marinescu/cuprins.htm HOTRRE nr. 1723 din 14 octombrie 2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul Ioan Santai, Drept administrativ i tiina administraiei, Ed. RISOPRINT, Cluj-Napoca, 2003 Ioan Alexandru, Drept administrativ. Teorii, realiti, perspective. Ed. Lumina Lex, Bucureti, 1999 Administraie public -Suport de curs realizat n cadrul proiectului de nfrire instituional RO03/IB/OT/01 ntrirea capacitii UCRAP i a reelei naionale de modernizatori http://ro.wikipedia.org/wiki/Max_Weber

28