GHIDUL BENEFICIARULUI REGIO

EDIIA 2 NOIEMBRIE 2010

Direcia Implementare POR i Biroul de Comunicare Public i Internaionalizare Agenia de Dezvoltare Regional Nord-Vest

CUPRINS

Cuvnt nainte I. II. III. IV. INTRODUCERE CADRUL JURIDIC RECOMANDRI GENERALE MANAGEMENTUL PROIECTULUI IV. 1. Echipa de management a proiectului IV.2. IV.3. IV.4. Managementul achiziiilor publice Modificri la contractul de finanare Managementul financiar IV.4.1. IV.4.2. IV.5. IV.6. IV.7. IV.8. nregistrri financiar-contabile Managementul conturilor bancare

Pregtirea cererilor de plat Informare i publicitate Monitorizare i raportare Pstrarea i arhivarea documentelor

V. AUDITUL PROIECTULUI VI. MANAGEMENTUL RISCULUI VII. ANEXE n loc de concluzii

Cuvnt nainte
Stimate beneficiar al Programului Operaional Regional din Transilvania de Nord, Acest ghid pe care l primii astzi este ncercarea noastr de ajutor ct mai structurat n parcurgerea primilor pai pe care i facei n implementarea proiectelor finanate prin POR-REGIO. Acest material colecioneaz att expertiza n implementare, monitorizare i verificare a proiectelor pe care colegii din Agenia de Dezvoltare Regional Nord-Vest au acumulat-o n cei 12 ani de activitate, ci i experiena pe care noi, cei din ADR Nord-Vest, am ctigat-o ncercnd s rezolvm multiplele probleme care apar n orice proces de implementare a proiectelor de anvergur. Ghidul n sine, ca i publicaie, a avut nevoie de mai mult de doi ani pentru a aprea n aceast form mai oficial. Au trecut aproape doi ani i jumtate de la semnarea primului contract de finanare n Transilvania de Nord, iar astzi (noiembrie 2010) sunt n implementare sau finalizate 133 proiecte, care beneficiaz de finanare nerambursabil de 242,83 milioane Euro. Putem zice c aceasta a fost masa critic pentru a putea dezvolta acest produs, acest ghid al beneficiarului REGIO. Trebuie s recunoatem c nu este prima publicaie cu acest titlu, Autoritatea de Management POR a publicat n vare 2010 o brour cu titlul Ghid de implementare a proiectelor Regio. Ghidul beneficiarului REGIO, lansat de noi, aduce n plus un stil mai aplicat, cu informaii privind managementul proiectului, pregtirea cererilor de plat, informare i publicitate, monitorizare i raportare, pstrarea i arhivarea documentelor, auditul proiectului, managementul riscului i, n premier, formularistica implementrii are parte de explicaii exhaustive n scopul completrii ct mai facile. Toate materialele ataate acestui ghid pot fi subiectul modificrii de ctre Autoritatea de Management a POR Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului. Astfel, v sftuim s verificai ntotdeauna ultima variant a ghidului care va fi postat on-line pe www.nord-vest.ro, chiar pe prima pagin. Mult succes n dezvoltarea comunitii tale i a regiunii noastre!

Comitetul de redacie Direcia Implementare POR i Biroul de Comunicare Public i Internaionalizare ADR Nord-Vest

I.

INTRODUCERE- responsabiliti ale OI

Acest ghid este elaborat n scopul familiarizrii Beneficiarilor proiectelor finanate prin Programul Operaional Regional (POR) cu cerinele, regulile i recomandrile de baz pentru implementarea proiectului. Ghidul este conceput astfel nct sa ajute Beneficiarul n stabilirea structurii organizaionale necesare pentru ndeplinirea sarcinilor specifice privind managementul proiectului, achiziiile publice, planificarea financiar, monitorizarea, publicitatea proiectului, etc. Prevederile acestui Ghid au un caracter orientativ i este n responsabilitatea beneficiarului s implementeze proiectul n conformitate cu prevederile contractului de finanare, a legislaiei n vigoare i a regulamentelor comunitare. Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile aferente implementrii proiectelor vor fi n concordan cu prevederile Regulamentelor Comisiei Europene i a legislaiei romne n vigoare precum i ale contractului de finanare. Cheltuielile eligibile reprezint cheltuielile care pot fi luate n considerare n stabilirea sumei reprezentnd finanarea nerambursabil. Organismul Intermediar(OI) are responsabilitatea verificrii eligibilitii cheltuielilor din punct de vedere tehnic i financiar. Scopul acestei verificri este de a asigura o utilizare eficient a fondurilor comunitare i a co-finanrii de la bugetul de stat, n conformitate cu reglementrile UE, cu legislaia romn n vigoare i cu condiiile stabilite prin Contractul de finanare. n cadrul procesului de control al fondurilor publice, comunitare sau de cofinanare de la bugetul de stat, sunt implicate urmtoarele entiti: Organismele Intermediare, respectiv Ageniile de Dezvoltare Regional; Autoritatea de Management (AM POR); Autoritatea de Certificare a Platilor. Autoritatea de Audit; Organismele Intermediare (OI) - Sunt instituii desemnate de ctre Autoritatea de Management care, prin delegare de atribuii de la aceasta, implementeaz msurile din Programul Operaional Regional 2007-2013.

Responsabiliti : Primete cererile de prefinantare/ rambursare de la beneficiari, nsoite de documentele justificative, le analizeaz i verific din punct de vedere tehnic i financiar realitatea, regularitatea i legalitatea tuturor cheltuielilor efectuate de beneficiar, pe baza procedurilor relevante, Avizeaza cheltuielile eligibile i transmite la AM POR cererile de prefinanare/rambursare, nsoite documentele suport, care au stat la baza stabilirii eligibilitii cheltuielilor, si de avizul de plata; Efectueaz verificarea pe teren, pentru fiecare cerere de rambursare, n conformitate cu procedura PO/VI/OI/3; Verific dac beneficiarul deine o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru proiect, n conformitate cu legislaia naional financiar-contabil; ntreprinde msuri de prevenire detectare i urmrire a neregulilor si transmite catre AM POR rapoarte privind neregulile identificate, precum i msurile ntreprinse pentru remedierea acestora; Acord asisten de specialitate beneficiarilor pe parcursul implementrii proiectelor finanate prin POR.

Modernizarea infrastructurii de acces n zona turistic Rchiele - Prislop Ic Ponor

Reabilitarea i modernizarea ambulatoriului Hidroterapie al Spitalului Clinic de Recuperare, Cluj-Napoca

II.

CADRUL JURIDIC

Cadrul juridic care st la baza implementrii proiectelor finanate prin POR (fr a se limita la documentele de mai jos), este format din: A. CONTRACTUL DE FINANTARE I TOATE ANEXELE ACESTUIA. B. REGULAMENTELE EUROPENE N VIGOARE: Regulamentul CE nr. 1083/2006; Regulamentul CE nr.1080/2006 cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regional; Regulamentul CE nr. 1828/2006; C. LEGISLAIA NAIONALA N VIGOARE, PRIVIND: Legislaia in domeniul achiziiilor publice: OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii; Legislaia n domeniul investiiilor/construciilor : HG 363 / 14.04.2010 modificat prin HG 717 / 14.07.2010 privind aprobarea standardelor de cost pentru obiective de investiii finanate din fonduri publice Legea nr. 10/1995 privind calitatea n construcii, reactualizat; Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executrii lucrrilor de construcii, republicat; HG nr. 28/2008 privind aprobarea coninutului-cadru al documentaiei tehnico-economice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii;

Legislaia n domeniul financiar-contabil Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal cu completrile i modificrile ulterioare; OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de co-finanare aferente utilizate necorespunztor; HG nr. 1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare; O.U.G. nr. 64/2009 64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; Ordinul MFP nr.2548/2009 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.

Circuitul trgurilor medievale din Transilvania de Nord - Castelul Karolyi din Carei, Castelul (Cetatea) Karolyi din Ardud

III. RECOMANDRI GENERALE

nainte de a demara implementarea proiectului, studiai cu atenie Contractul de finanare i toate anexele acestuia, Nominalizai prin decizie managerial echipa de implementare a proiectului i stabilii prin fia postului sarcinile i responsabilitile fiecrei funcii din aceast echip, Asigurai participarea la instruirile i sedinele de lucru organizate de OI a tuturor membrilor din echipa de proiect, Asigurai accesul membrilor echipei de proiect la prevederile contractuale precum i la legislaia naional i comunitar n vigoare, cu privire la fondurile structurale, achiziiile publice (daca este cazul), ajutorul de stat (daca este cazul), egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, msurile de informare i publicitate, Verificati modul de respectare a prevederilor contractuale, precum i a legislaiei naionale/comunitare, pe toata durata implementrii proiectului, Verificai dac sunt realizai n totalitate indicatorii asumai prin contractul de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea total sau parial a finanrii acordate. Meninei investiia finanat cel puin 3 ani / 5 ani (dup caz) dup finalizarea implementrii proiectului.

IV. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

IV.1. ECHIPA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI Este format din persoane care dein competenele i experiena necesare pentru implementarea proiectului, Este numit prin Decizie a reprezentantului legal al organizaiei BENEFICIARULUI, Membrii echipei de implementare i desfaoar activitatea n conformitate cu prevederile din fia postului specific fiecarui post din cadrul echipei de implementare, Echipa de implementare asigur condiiile necesare pentru punerea n practic a prevederilor din Contractul de finanare i din anexele acestuia i urmrete modul de respectare a prevederilor acestor documente, n special: Instruciunile de monitorizare, informare i publicitate, prefinanare i rambursare, achiziii, Prevederile din Cererea de finanare (Calendarul activitilor, Planul de achiziii, Indicatori, etc.), Graficul de rambursare, Bugetul proiectului, Respectarea termenelor din contract i anexele acestuia, Echipa de implementare poate folosi asistena tehnic a unui consultant specializat pentru activiti tehnice sau activiti specifice de managementul proiectului, Consultantul poate s fac parte din echipa de implementare a proiectului, Echipa de implementare a proiectului planific activitile i aciunile necesare pentru implementarea eficient a proiectului i urmrete modul de implementare a acestora, Membrii echipei de implementare a proiectului pot fi inlocuii numai prin decizia reprezentantului legal al beneficiarului i numai cu persoane care dein cel puin aceleai competene i experien pe care le deinea persoana care este nlocuit.

ROLURI SI ACTIVITATI PRINCIPALE ale membrilor echipei de proiect

Managerul de proiect (MP)

Reprezint persoana fizic, numit/angajat de ctre Beneficiar pentru a aciona n numele su, n probleme administrative, financiare i tehnice, n legtur cu implementarea proiectului. Managerul de proiect rspunde n totalitate n faa Beneficiarului, n general, Managerul de Proiect desfaoar activiti, precum: asigur comunicarea cu OI si AM POR sau cu alte pri implicate (audit, control, etc.); particip la activitatea de achiziii publice i supervizeaz procedurile de achiziie i atribuire a contractului; supravegheaz modul de ndeplinire a contractelor de achiziii i de implementare a proiectului ; monitorizeaz implementarea proiectului; nainteaz n timp util toate documentele cerute la OI i AM ; sprijina consultanii externi, care asigur asistena, n clarificarea problemelor deosebite; asigur transparena cu privire la utilizarea fondurilor i a informaiilor pentru toate prile interesate; coopereaz ndeaproape cu Inginerul (Dirigintele de antier) n ceea ce privete stadiul de implementare zilnic a proiectului i calitatea execuiei lucrrilor contractate; Planific i particip la ntalnirile periodice privind progresul activitilor, mpreun cu membrii echipei de implementare, cu Inginerul, cu consultantul i cu contractanii, dup caz, particip la ntlnirile Beneficiarului cu reprezentani ai OI, AM, Autoritii de Audit, Comisiei Europene i ai altor instituii responsabile pentru implementarea proiectelor finanate prin POR;

asigur monitorizarea adecvat a dezvoltrii proiectului i luarea deciziilor necesare pentru rezolvarea la timp a oricrei probleme n legatur cu implementarea proiectului; asigur condiiile de realizare a msurilor de informare i publicitate n condiiile prevzute prin Contractul de finanare; asigur respectarea legilor nationale i comunitare la nivel de Beneficiar, de exemplu protecia mediului, securitatea muncii, achiziii publice, etc. ; Stabilete msurile necesare pentru a evita orice situaie neprevazut, care ar putea afecta implementarea proiectului, iar n cazul unei asemenea situaii, ia msurile de remediere; pentru indeplinirea sarcinilor i responsabilitilor ce i revin pentru implementarea proiectului, MP va fi sprijinit de catre Beneficiar n toate problemele legate de proiect ; n cooperare cu Inginerul, identific principalele stadii de progres n execuia de lucrri, stabilete i actualizeaz graficul general de implementare a proiectului; stabilete etapele i elementele de referin pentru evaluarea. monitorizarea i evaluarea proiectului. Managerul Financiar (MF) Asigur managementul financiar al PROIECTULUI prin coordonarea i monitorizarea activitilor i operaiunilor financiar contabile ale proiectului, n urmtoarele aspecte: cheltuirea bugetului aprobat al proiectului Anexa V la Contractul de finanare, deschiderea conturilor bancare i asigurarea relaiei cu banca i/sau Trezoreria Public, angajarea i efectuarea plilor; efectuarea i nregistrarea operaiunilor financiar-contabile la nivel de beneficiar; elaborarea i pstrarea evidenelor i documentelor financiar-contabile, n condiiile prevzute de legislaia n vigoare; elaborarea i verificarea Cererilor de Pre-finanare i Rambursare i a documentelor justificative necesare pentru avizarea i autorizarea plilor; evalueaz din punct de vedere financiar stadiul implementrii proiectului (execuia bugetar) i raporteaz situaia ctre MP i echipa de implementare;

gestionarea eficient a bunurilor din patrimoniu achiziionate n cadrul proiectului, cu respectarea dispoziiilor legale n vigoare.

Managerul Financiar este responsabil pentru exactitatea bugetului, corectitudinea i conveniena finanrii n conformitate cu bugetul i Contractul de finanare.

Responsabil achiziii (RA) Planific realizarea achiziiilor de bunuri, servicii i lucrari, aferente proiectului finanat prin POR, n acord cu prevederile din Cererea de finanare, Solicit alocarea bugetelor necesare pentru realizarea achiziiilor prevzute n cadrul proiectului, Coordoneaz procesul de realizare a achiziiilor de bunuri, servicii i lucrri, aferente proiectului de finanare din POR) n conditiile stabilite la art.9 Atribuirea contractelor i politici comunitare, din Contractul de finanare ( respectiv conform legislatiei n vigoare sau Instruciunilor din anexa VI la contractul de finanare) Asigur pregtirea Documentaiei de atribuire i a termenilor de referin pentru realizarea achiziiilor prevzute n cadrul proiectului Asigur publicarea anunurilor sau invitaiilor aferente procedurilor de achiziii furnizeaz informaiile necesare realizrii ofertelor, potrivit procedurilor; Coordoneaz activitile de primire, deschidere i evaluare a ofertelor i asigur comunicarea rezultatelor procedurii ctre toi participanii la procedur, Coordoneaz activitile de semnare a contractelor de achiziii cu ofertanii selectai, In cazul unor contestaii, coordoneaz activitile privind tratarea contestaiilor.

Dirigintele de antier (DS) Trebuie s acioneze ca reprezentant al Beneficiarului, n concordan cu condiiile Contractului de finanare i ale legislaiei specifice pentru execuia de lucrri, ROLUL DIRIGINTELUI DE SANTIER N EXECUTIA LUCRRILOR Asigurarea calitii lucrrilor de construire, care se execut n cadrul proiectului finanat prin POR, Asigurarea respectrii prevederilor legale i a reglementrilor tehnice specifice, care reglementeaz modul de autorizare i de execuie a lucrrilor de construire specifice proiectului, Asigurarea respectrii contractelor, proiectelor tehnice i caietelor de sarcini, Verificarea conformitii, din punct de vedere calitativ, a materialelor i produselor folosite la lucrare cu cerinele proiectului, Verificarea respectrii cerinelor reglementate legal i tehnic privind atestarea i controlul calitii, privind utilizarea de produse noi, Verificarea legalitii execuiei lucrrilor de construcii, Verificarea conformitii documentaiei de execuie cu reglementrile legale i tehnice specifice, Verificarea realizrii construciilor i asigurarea nivelului calitativ al acestora, n conformitate cu prevederile contractului, proiectelor tehnice, caietelor de sarcini i ale reglementarilor tehnice n vigoare. Asigurarea de asisten tehnic pentru Beneficiar n cadrul contractului de lucrri i sprijinirea echipei de implementare a proiectului. n cadrul activitii de asisten tehnic, Dirigintele de antier asigur urmtoarele servicii: Realizarea sistemului de comunicare i raportare constnd n organizarea ntalnirilor de lucru lunare, precum i ori de cate ori este nevoie n timpul execuiei lucrrilor, cu Beneficiarul, Proiectantul i Constructorul, i consemnarea n minuta edinei a problemelor discutate i a soluiilor i concluziilor stabilite,

Verificarea i avizarea graficului de ealonare al lucrrilor (programul de lucrri) naintat de ctre Constructor. Verificarea previzionrii derulrii fondurilor - periodic Constructorul are obligaia de a nainta i previziona derularea plilor, n strns legatur cu graficul de ealonare a lucrrilor. Certific situaiile de plat ntocmite de ctre Constructor, i completeaz la zi anexele Instruciunii AM POR nr. 50/2010. Deschide Jurnalul de antier al lucrrii i nregistreaz zilnic toate informaiile relevante cu privire la execuia lucrrilor. Vizeaz Dispoziii de antier sau Notificri n vederea respectrii de catre Constructor a clauzelor contractuale. Participarea la recepia lucrrilor i ntocmirea documentelor de recepie i a certificatului de plat, Urmrete rezolvarea remedierilor n termenul stabilit de la data recepiei lucrrilor, conform legislaiei n vigoare.

Circuitul bisericilor de lemn din Transilvania de Nord

IV.2.

MANAGEMENTUL ACHIZIIILOR PUBLICE

PENTRU BENEFICIARII PUBLICI Activitile principale necesare pentru realizarea achiziiilor publice sunt urmtoarele:

Nr. Descrierea activitii crt. 1. Planificarea achiziiei elaborarea / actualizarea Programului anual al Achiziiilor Publice 2. Aprobarea Programului anual al Achiziiilor Publice 3. Elaborarea documentaiei de atribuire (DA) 4. Aprobarea DA 5. Numirea Comisiei de Evaluare a ofertelor 6. Identificarea resurselor financiare 7. Publicarea anunului / invitaiei de participare i/sau DA 8. Punerea la dispoziie a DA 9. Primirea solicitrilor de clarificri 10. Raspuns la solicitri de clarificri 11. Vizita la amplasament 12. Primirea i nregistrarea ofertelor 13. Deschiderea ofertelor 14. Evaluarea ofertelor 15. Decizia de atribuire a contractului de achiziie de ctre Autoritatea Contractant 16. Notificarea ofertantului selectat 17. Notificarea ofertanilor respini 18. Termen de contestaii

Manager Managementul Observaii Achiziii Beneficiarului (AC) X X X X X X X X X X X X X X X X X X Perioada in care Beneficiarul (AC) Secretarul Comisiei de Evaluare Comisia de Evaluare Comisia de Evaluare Comisia de Evaluare + Managementul Beneficiarului X Poate fi pregatit de ctre consultant; Manager achizitii i grupul de lucru

19. Semnarea contractului de achiziie 20. Publicarea anunului de atribuire 21. Derularea contractului de achiziii publice 22. Modificare contract de achiziie public X X X

NU poate ncheia contractul de achizitie Dupa expirarea termenului de contestaii, NUMAI dac nu a fost naintat o contestaie n cel mult 48 de zile dup ce s-a finalizat procedura de atribuire Conform contract ncheiat Conform art. 122 din OUG 34-2006 si Instructiunii nr.50 a AM POR.

Activitile menionate ncredinate Managerului de Achiziii pot fi preluate parial sau integral, de ctre o companie cu experien n achiziiile publice sau de catre un consultant, pe baza unui contract de servicii, ncheiat cu Beneficiarul. La atribuirea unui contract de achiziii publice, trebuie urmate prevederile legislaiei naionale privind achiziiile publice i instruciunile specifice ale AM POR. RECOMANDRI GENERALE PRIVIND ACHIZIIILE Calendarul procedurii trebuie ntocmit conform etapelor de derulare a achiziiei publice, Decizia de numire a comisiei de evaluare trebuie numerotat i datat, Declaraiile de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiei de evaluare trebuie personalizate, datate i semnate, n Raportul procedurii de achiziie public se precizeaz motivele respingerii ofertelor; precum i motivul pe baza cruia s-a declarat ofertantul castigator (se precizeaza codul CPV al achiziiei, precum i cursul euro fa de care se realizeaz compararea ofertelor, curs menionat i n Fia de date/Anunul sau invitaia de participare) ATENTIE: MODELUL DE CONTRACT care face parte din documentaia de atribuire devine CONTRACT ACCEPTAT n momentul n care exist decizia de stabilire a ofertantului ctigtor.

Contractul de lucrri, n mod special, trebuie s cuprind i meniunea conform creia orice modificare de: DERULARE A PERIOADEI DE EXECUIE i/sau a VALORII acestuia datorit apariiei de situaii diverse i neprevzute va duce la o nou procedur de achiziie, n conformitate cu legislaia n vigoare i cu Instruciunea AM POR nr. 50/2010. Contractele de achiziie ncheiate se coreleaz cu documentele primite la ofertare (ex. subcontractarea oferta trebuie prezentat cu subcontractani, iar n caz contrar se elimin articolul din contract cu privire la subcontractare), La dosarul de achiziie se ataaz toate anexele care sunt menionate n contractul de achiziie ca fcnd parte din documentele contractului ncheiat, Respectarea n totalitate i ntocmai a procedurilor n domeniul achiziiilor publice, Corelarea datelor i informaiilor din toate documentele (prile) componente ale DA, DA trebuie s conin informaii complete / actualizate cu situaia de pe teren, Criteriile de calificare a ofertanilor trebuie stabilite n acord /proporional cu specificul contractului, Criteriile de calificare a ofertanilor nu pot restriciona accesul anumitor categorii de ofertani la procedura de achiziie, Contractele ar trebui s conin clauze clare cu privire la acordarea avansurilor i modul de recuperare a acestora, ealonarea la plat a lucrrilor, aplicarea penalitilor. DE REINUT: n modelul de contract trebuie prevzute clauzele referitoare la: GARANIA DE BUN EXECUIE (constituire i eliberare), AVANS (garania de avans constituire i eliberare), SUBCONTRACTANI (nominalizare, obligaii, drepturi) Evitarea utilizrii ca factor de evaluare a duratei de execuie a lucrrilor - n DA, Includerea n DA a informaiilor necesare privind vizitarea locaiei proiectului de ctre ofertani, Precizarea documentelor justificative, care trebuie prezentate de ctre ofertani, privind constituirea garaniei de participare sau de bun execuie.

Includerea n contractele de servicii de proiectare a unor clauze privind obligaia proiectantului de a asigura AT n perioada contractului de lucrri i alocarea bugetului necesar acestei activiti, Documentatia de atribuire NU va conine criterii de calificare bazate pe experiena ofertantului sau alte criterii de calificare dect prevede OUG 34/2006. PENTRU BENEFICIARII PRIVAI (IMM i ONG) Procedurile de realizare a achiziiilor publice sunt cele stabilite prin Anexa VI la Contractul de finanare: Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii i instruciunile specifice ale AM POR.

Modernizare strzi n vederea fluidizrii traficului de acces ntre zone rezideniale i funcionale din municipiul Oradea

ETAPELE PROCESULUI DE ACHIZITII

ACHIZIIE DIRECT Va < 15.000 Euro PROCEDURA SIMPLIFICAT ( 3 oferte) Va > 15.000 Euro
1. Programarea achiziiei
Nota Justificativa Calendarul Achiziiilor (vezi Nota 1)

DA

Va <15.000 Euro

NU

2.1. Achiziie direct

Specificaii tehnice

PROCES
3. Elaborarea documentaiei de atribuire

2.2. Invitaie la min 3 ofertani

Cump rare direct

R e l u a r e p r o c e s

4. Lansarea procedurii Invitaie de participare la min. 3 ofertani (vezi Nota 2)

5. Primirea i evaluarea ofertelor

Documentaie de atribuire 1. Informaii generale, 2. Instruciuni date limit, 3. cerine minime de calificare, 4. caietul de sarcini, 5. instruciuni prezentare propunere tehnic i financiar, 6. informaii criteriul de atribuire, 7. informaii clauzele contractuale obligatorii

NU

Atribuire contract ?

DA 6. Pregatire i semnare contract

7. Finalizarea achizitiei Dosar de achiziii

8. Cerere de rambursare Raport progres

IV.3. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE

Modificri sau completri la Contractul de finanare sau la anexele acestuia, n conformitate cu prevederile art. 18 din contract, se pot efectua numai prin: 1. 2. Solicitri de ncheiere de acte adiionale la Contractul de finanare, Notificare n cazurile prevzute expres la art. 18 din contract.

Solicitrile privind modificarea unor condiii din contractul de finanare (i/sau anexelor acestuia) se fac cu 30 de zile nainte de modificarea intenionat, respectiv cu 60 de zile n cazul solicitrilor de prelungire a duratei de implementare a proiectului, Solicitarile de modificare a contractului de finanare trebuie nsoite de justificri realiste, convingtoare i de documente suport, Anexele suport ( calendarul activitilor, buget, etc.) trebuie s reflecte modificrile solicitate prin documentul justificativ depus de beneficiar, Informaiile i datele din documentele suport (Calendarul activitilor, planul de achiziii i graficul de rambursare a cheltuielor) trebuie s fie corelate, Nu pot fi acceptate cereri de modificare a Contractului de finanare ulterior realizrii respectivelor modificri. Modificrile aduse Contractului de finanare, care nu sunt avizate / aprobate de ctre OI / AM nu pot fi acceptate, iar cheltuielile aferente acestora devin neeligibile.

Consolidarea i modernizarea corpului A(cldirea veche) Colegiul Naional Andrei Mureanu, municipiul Bistria

IV.4. MANAGEMENTUL FINANCIAR

Pentru asigurarea disponibilitii sumelor necesare rambursrii cheltuielilor, Beneficiarul are obligaia de a transmite OI notificri privind depunerea cererilor de prefinanare/ rambursare, pe toat perioada de implementare a Proiectului, n conformitate cu Anexa III - Instruciuni de prefinanare i rambursare a cheltuielilor. ntrzierea depunerii notificrilor privind cererile de prefinanare/ rambursare va amna plata prefinanrii/ rambursrii cu o perioad de 3 luni de la primirea notificrii. Asigurai finanarea tuturor cheltuielilor proiectului pn la momentul rambursrii de ctre Autoritatea de Management a sumelor solicitate. Dac exist modificri n graficul de rambursare, v rugm s notificai AM/OI cu cel puin 30 zile nainte de termenul de depunere a cererii de rambursare,

DE REINUT

Rambursarea cheltuielilor i modificarea graficului de rambursare, n cadrul proiectelor finanate prin POR, se fac n condiiile stabilite de AM POR prin instruciunea nr. 59 din 18.10.2010 ANEXA A. Rambursarea cheltuielilor se va face n contul indicat de Beneficiar n cererea de rambursare. Documentele de plat (facturile, sau OP-urile- n cazul plii taxelor fara factur) sunt tampilate cu codul proiectului i cu meniunea Proiect finanat din POR pentru documentele la care se solicit rambursarea integral a sumei sau Proiect finanat din POR pentru suma de, pentru documentele la care se solicit rambursarea parial Facturile trebuie sa poarte meniunea Bun de plat n cazul beneficiarilor IMM,ONG iar in cazul beneficiarilor institutii publice, cf. OG 119/1999 si Legii 84/2003, este obligatoriu Bun de plat.

ATENIE !! Autoritatea de Management i Organismul Intermediar au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor neclariti. Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat sau serviciul prestat. Beneficiarul are obligaia de a respecta Anexa IIIa Graficul de depunere a cererilor de rambursare, care este parte integrant din Contractul de finanare.

Relocarea i modernizarea activitii la SC Gul Car SRL, Municipiul Carei, Judeul Satu Mare

Reabilitarea colii generale Gheorghe Lazr, Zalu, Slaj

IV.4.1. nregistrri financiar-contabile

Beneficiarul va realiza o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, trebuie pastrate n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale n vigoare, Odat cu depunerea Cererii de Rambursare, trebuie transmise catre OI/AM, fiele de cont pentru conturile analitice utilizate n evidena contabil a proiectelor alturi de Nota contabil i Balana de verificare. Fiecare din conturile utilizate n contabilitatea proiectului trebuie s includ n structura analitic urmatoarele date: Codul SMIS al proiectului (conform Contractului de finantare); Referirea la POR prin utilizarea acronimului POR. Exemplu: contul 404, codificarea va aprea n Balana de verificare, Fia de cont i Nota contabil dup cum urmeaz: 404 - denumire furnizor SMIS.1234. POR.

Reabilitare i modernizare corp policlinic ambulatoriu la spitalul clinic municipal Dr. Gavril Curteanu Corp B Oradea

IV.4.2.

Managementul conturilor bancare

Pentru rambursarea cheltuielilor beneficiarul va deschide un cont ntr-o banc comercial, fie n sistemul Trezoreriei Statului, aa cum e specificat n contractul de finanare. Conturile din sistemul Trezoreriei Statului, destinate pentru efectuarea platilor aferente Proiectelor finantate prin POR, sunt cele prevazute in LISTA conturilor deschise la Trezoreria Statului de catre beneficiarii proiectelor finantate din Instrumente structurale (POR), pentru gestionarea prefinantarii si efectuarea de cheltuieli aferente proiectelor, conform adresei AM POR nr. 56466/31.08.2009 ANEXA B. Moneda n care se efectueaz plile este moneda naional (LEI ).

Reabilitare i modernizare DJ 763 Sudrigiu-Pietroasa-Cabana Padi

IV.5.

PREGTIREA CERERILOR DE PRE-FINANARE/ RAMBURSARE (CP/CR)

Pentru obinerea plilor intermediare i finale, beneficiarul va depune la OI ADR Nord-Vest dosarul Cererii de prefinanare/ rambursare, coninnd Cererea de prefinanare/ rambursare n original n 2 exemplare. Fiecare exemplar va fi nsoit de documente justificative n copie.

ntocmirea dosarului de prefinanare/rambursare

La ntocmirea dosarelor aferente CP/CR se vor utiliza Listele de verificare conformitate CP/CR, ANEXELE 1 6. Alegerea listei de verificare se face n funcie de urmtoarele criterii: natura solicitantului: Institutie Public; Microntreprindere; ONG. procedura de achiziie aplicat: conform OUG 34/2006 sau conform Anexa VI (procedura simplificat) documentele de achiziie anexate i momentul prezentrii acestora: cu achiziie prezentat pentru prima dat, fara avize sau rapoarte ale Autoritii Naionale de Reglementare i Monitorizare a Achiziiilor Publice (ANRMAP) sau ale Unitatea pentru Coordonarea si Verificarea Achizitiilor Publice (UCVAP) dosarul CP/CR conine 2 exemplare identice (1 exemplar OI; 1 exemplar AM), cu achiziie depus i verificat anterior n CP/CR dosarul CP/CR conine - 2 exemplare identice (1 exemplar OI; 1 exemplar AM), fr a se anexa DA, doar contractul de achiziie i actele adiionale aferente (daca este cazul). cu achiziie avnd avize/rapoarte ANRMAP/UCVAP - dosarul CP/CR conine: 1 exemplar OI, cu oferta ctigtoare complet, iar pentru nectigtori

adresa de naintare cu nr. de inregistrare la AC i formularul de ofert financiar,

1 exemplar AM, fr documentaia de achiziie, ns coninnd notele/avizele/rapoartele

UCVAP/ANRMAP i contractul/contractele de achiziie ncheiate (vezi lista de verificare CP/CR pentru AM).

DE REINUT:

Documentele se vor ataa la dosar n conformitate cu Listele de verificare conformitate CP/CR pentru fiecare categorie de beneficiari - ANEXELE nr 1 - 6. Beneficiarul prezint dosarul/dosarele aferente CP/CR Ofierului de contract din cadrul Biroului Judeean al OI ADR Nord-Vest, n vederea verificrii conformitii. EXCEPIE: beneficiarii din Judeul Cluj vor depune CP/CR la Registratura ADR Nord-Vest din Cluj-Napoca. Dosarele avizate pentru conformitate sunt nregistrate de ctre Ofierii de contract / Secretariatul ADR Nord-Vest. Dosarele respinse vor fi completate/ corectate de ctre beneficiar, dup care sunt prezentate pentru verificarea conformitii i nregistrare, n condiiile precizate anterior.

Modernizare coal general nr. 2 cu clasele I-VIII Bistria Brgului, comuna Bistria Brgului, judeul Bistria Nsud

PRECIZARE: n situaiile n care beneficiarul transmite sau nregistreaz o CP/CR NECONFORM, OI va returna beneficiarului cererea n spe, aceasta urmnd s fie re-nregistrat dup avizarea conformitii acesteia. Alte precizri: Cererea de rambursare (Anexa 8 Cod PO/VI/OI/4/CR) - 2 exemplare originale pe suport de hrtie i dou exemplare n format electronic Declaratia privind plata TVA-ului (Anexa 1 Cod PO/VI/OI/1/DBPTVA) - ANEXA nr. 7 Declaraia pe propria rspundere privind locul unde sunt arhivate documentele originale; Documentele se vor aranja n dosar n ordine cronologic CONFORM cu Listele de verificare conformitate CP/CR, Documentele n original: vor purta tampila (dreapta jos) i semnatura reprezentantului legal/mputernicit (dreapta jos); Documentele n copie CONFORM CU ORIGINALUL se prezint cu semnatur n original, tampila n original i meniunea conform cu originalul, La fiecare CP/CR va ataa un opis la Dosarul Cererii care s conin lista documentelor suport ataate la Cerere, ntre documentele aparinnd unor etape/ faze/ documente specifice - se vor aplica separatoare (conform Listelor de verificare conformitate CP/CR), La sfritul dosarului face meniunea Acest dosar conine pagini, numerotate de la 1 la Documentele justificative ( 2 exemplare n copie vor fi depuse la ADR Nord-Vest iar exemplarul n original va rmne la sediul proiectului)

ntocmirea dosarului de pre-finanare

Pentru asigurarea fondurilor necesare prefinanrii beneficiarul va transmite la OI o Notificare privind data depunerii cererii de pre-finanare, Notificarea se depune n maxim 30 de zile de la semnarea contractului de finanare, Se poate reveni asupra acestei Notificri n primele 15 zile calendaristice ale lunii n care a fost prevzut depunerea cererii de pre-finanare, printr-o noua Notificare, aceasta fiind nsoit obligatoriu de un Grafic de depunere a cererilor de rambursare revizuit Nerespectarea prevederilor de mai sus va atrage dup sine decalarea cu 3 (trei) luni a termenului de rambursare a cheltuielilor de ctre AM POR Prefinanarea se va recupera prin deduceri procentuale din fiecare cerere de rambursare, n procent de minim 30% din suma considerat eligibil de AMPOR a fiecrei cereri de rambursare.

RAMBURSAREA CHELTUIELILOR
In primele 15 zile calendaristice ale lunii din Graficul de depunere cererilor de rambursare, Beneficiarul va notifica OI privind data depunerii Cererii de Rambursare, Pentru contractele cu o perioad de implementare de pna la 24 de luni, beneficiarul are obligaia s transmit cel puin o Cerere de Rambursare n termen de 6 luni de la primirea prefinanrii. Pentru contractele cu o perioad de implementare mai mare de 24 luni, beneficiarul are obligaia de a transmite cel puin o Cerere de Rambursare n termen de 12 luni de la data primirii pre-finanrii, sau conform Graficului de depunere a cererilor de rambursare (Anexa III A ) ale contractului de finanare. n cazul NEDEPUNERII unei Cereri de Rambursare n termen de 6 luni, respectiv 12 luni de la data primirii pre-finanrii, beneficiarul are obligaia restituirii ntregii sume reprezentnd pre-finanarea primit. Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu Art.7 din Contractul de finanare i cu Anexele III si IIIA ale contractului de finanare.

DE REINUT: Instruciunile privind completarea Cererilor de rambursare, sunt detaliate n ANEXA 8 la acest Ghid. Pentru plile n euro aferente cheltuielilor eligibile efectuate de Beneficiar, AM POR va rambursa contravaloarea n lei a acestora la cursul de schimb aplicat de beneficiar n ziua plii, fr a se depi contravaloarea n lei a sumelor facturate la cursul BNR din ziua emiterii facturii;

IV.6. INFORMARE SI PUBLICITATE

Se realizeaz n conformitate cu prevederile din Anexa II Msuri de informare i publicitate, la Contractul de finanare i cu Manualul de identitate vizual REGIO, Ediia III, valabil din 15 septembrie 2010 Anexa 9. Raportarea privind informarea i publicitatea se efectueaz i se transmite trimestrial, odat cu rapoartele de progres trimestriale, n conformitate cu modelul de raport ataat Anexa 10. n cazul n care pe perioada de raportare nu s-au efectuat nici un fel de aciuni de informare i publicitate, raportului de progres trimestrial i se ataeaz o Notificare simpl prin care se anun nedepunerea raportului trimestrial de informare i publicitate din motivele menionate anterior.

Principalele reguli de urmat n procesul de asigurare a informrii i publicitii pentru proiectele finanate prin Programul Operaional Regional

Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activitilor de informare i publicitate n legtur cu asistena financiar nerambursabil obinut prin POR, Nendeplinirea acestor obligaii are drept consecin pierderea fondurilor alocate pentru informare i publicitate, precum i aplicarea unor sanciuni, Beneficiarii sunt obligai s utilizeze, pentru toate produsele de comunicare realizate n cadrul proiectelor finanate prin POR, indicaiile tehnice din Manualul de Identitate Vizual pentru POR. Beneficiarii au obligaia s transmit ctre OI pentru avizare toate materialele de informare i publicitate elaborate, cu cel puin 15 zile lucrtoare nainte de lansarea i utilizarea acestora. Beneficiarii au obligaia s dein un dosar (n format tiprit i/sau electronic) n care vor fi nregistrate toate documentele i produsele aferente activitilor de informare i publicitate desfurate.

Publicaii

Publicaiile trebuie s includ obligatoriu pe ultima copert, n caseta tehnic: titlul proiectului, editorul materialului, data publicrii, textul: Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei, precum i date de contact ale beneficiarului care emite publicaia, astfel nct cei interesai, s poat obine mai multe informaii, la cerere. Opional, publicaiile vor include datele de contact ale AM POR i a OI relevant.

Website

Website-urile dezvoltate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Operaional Regional vor conine, obligatoriu, pe pagina principal (i.e. homepage) sigla Uniunii Europene, inclusiv numele fondului din care se finaneaz proiectul, a Guvernului Romniei, a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, a Instrumentelor Structurale i a Programului Operaional Regional. De asemenea, websiteurile vor conine un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro, nsoit de textul: Pentru informaii detaliate despre celelalte programe cofinanate de Uniunea European, v invitm s vizitai www.fonduri-ue.ro. (textul reprezentnd un link la adresa web (URL): http://www.fonduri-ue.ro). Pe pagina principal a webpage-ului creat va fi inserat urmtorul text: Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

Materiale promoionale

n situaia personalizrii unor materiale promoionale, siglele care trebuie s apar obligatoriu pe acestea sunt: sigla Uniunii Europene, inclusiv numele fondului european din care se finaneaz proiectul, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale, sigla Regio i sloganul Iniiativ local. Dezvoltare regional. Excepie de aceste reguli fac articolele promoionale mici, respectiv cele a cror

suprafa de imprimare este mai mic de 5 cm. n acest caz, siglele obligatorii sunt: sigla Uniunii Europene i sigla Regio.

Bannere

Bannerele expuse n aciunile proiectelor finanate prin Programul Operaional Regional vor avea inscripionate sigla Uniunii Europene, inclusiv numele fondului european din care se finaneaz proiectul, sigla Guvernului, sigla Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, sigla beneficiarului, sigla Instrumentelor Structurale n Romnia i sigla Regio. Beneficiarul va stabili dimensiunile optime ale acestor sigle, astfel nct s asigure vizibilitatea maxim pentru Programul Operaional Regional i contribuia financiar a Uniunii Europene.

Spoturi audio-video

n cazul realizrii unui spot audio de promovare, voiceover-ul va meniona la finalul textului selectat pentru promovarea programului/proiectului, urmtorul text: Investim n viitorul tu ! Proiect selectat n cadrul Programului Operaional Regional i cofinanat de Uniunea European prin Fondul European de Dezvoltare Regional. n cazul realizrii unui spot video, dup imaginile selectate pentru a reprezenta proiectul/programul, va fi inclus un carton de final pe care vor fi aplicate urmtoarele informaii, respectnd ordinea de mai jos: sigla UNIUNII EUROPENE, inclusiv textul FONDUL EUROPEAN PENTRU DEZVOLTARE REGIONAL; sigla GUVERNULUI ROMNIEI; sigla MINISTERULUI DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI; sigla beneficiarului; sigla INSTRUMENTE STRUCTURALE;

sigla Regio, mpreun cu sloganul Iniiativ local. Dezvoltare regional. pagina de internet a Regio, www.inforegio.ro Textul: Investim n viitorul tu! Proiect selectat n cadrul Programului Operaional Regional i cofinanat de Uniunea European prin Fondul European de Dezvoltare Regional.

Autocolante

n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant care s conin urmtoarele elemente obligatorii: sigla Uniunii Europene, inclusiv numele fondului european din care se finaneaz proiectul, sigla Guvernului Romniei, sigla Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, sigla Instrumentelor Structurale, precum i sigla i logo Regio. Pentru echipamente crora li se vor aplica autocolante de dimensiunea 90 mm x 50 mm, sigla obligatorie este cea a Regio, mpreun cu sloganul Iniiativ local. Dezvoltare regional.

Relaia cu mass-media

Beneficiarul este obligat s asigure o informare transparent i corect a mass-media asupra proiectului finanat prin Programul Operaional Regional. Astfel, va fi obligat s anune prin comunicate de pres/anunuri n pres nceperea activitilor din proiect. La finalizarea proiectului beneficiarul va publica o informare asupra proiectului i a rezultatelor sale n ziarul local/regional cu cea mai mare audien. Informarea va include urmtoarele elemente obligatorii: sigla Uniunii Europene, inclusiv numele fondului european din care se finaneaz proiectul, sigla Guvernului Romniei, sigla Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, sigla Instrumentelor Structurale, sigla Regio, valoarea proiectului, numele proiectului/investiiei, beneficiarul. De asemenea, acest material distribuit n mass media va conine i informaii despre impactul proiectului la nivelul localitii/regiunii (ex. crearea de locuri de munc, protecia consumatorului, creterea calitii serviciilor publice etc).

Beneficiarii vor face dovada apariiei anunurilor livrate ctre mass media (comunicatele preluate ca atare, tirile rezultate din informaia furnizat, anunul publicitar pltit) prin arhivarea unei copii a ziarului/ziarelor n care s-a publicat sau prin fotocopierea acestuia/acestora, astfel nct s fie vizibil textul tirii/anunului, numele ziarului/ziarelor i data apariiei.

Panouri n perioada de implementare a proiectului

Beneficiarii proiectelor de investiii n infrastructur, alta dect cea de transport (ex. lucrri de construcii, reabilitare, modernizare, extindere) pentru care valoarea contribuiei publice depete 500 000 de euro sunt obligai s monteze panouri pentru toat durata de implementare a proiectului, chiar la locaia proiectului. Dac proiectul se implementeaz n mai multe locaii, se va instala cel puin un panou la cel puin una dintre locaii. Pentru acest tip de investiie se va monta un panou temporar, care va fi inlocuit, la cel mult 6 luni de la finalizarea proiectului, cu o plac permanent. Panourile trebuie confecionate dintr-un material rezistent conform specificaiilor tehnice din Manualul de Identitate Vizual Regio. Dac acestea se deterioreaz din cauza unor factori externi (ex. mediu, vandalism), beneficiarul va trebui s le refac n cel mai scurt timp posibil. Numrul panourilor instalate, difer n funcie de tipul de lucrri, dup cum urmeaz: pentru lucrri de construcii, reabilitare, modernizare, extindere, se va instala un singur panou; pentru infrastructur de transport, se vor instala cte dou panouri la fiecare capt de drum, pe fiecare sens de mers. Dac pe lungimea sectorului de drum exist poduri, se va inslata cte un panou la fiecare pod, decorat fa/verso. n cazul n care pe traseul proiectului exist mai multe poduri, panourile respective se vor instala la minim 3 poduri. Panourile vor fi expuse n maxim 4 luni de la emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor. Dimensiunea recomandat pentru panourile temporare este l 3m x h 2m.

Atenie! Conform Manualului de Identitate Vizual a Autoritii de Coordonare a Instrumentelor Structurale, pag. 14, http://www.fonduri-ue.ro/reguli-de-identitate-vizuala-169, excepiile de la numrul de panouri instalate se pot stabilit punctual, prin dispoziii ale Autoritii de Management a Regio.

Cel puin 25% din suprafaa panoului va fi consacrat participrii Comunitii, i n mod specific va cuprinde: imaginea Uniunii, cu steagul i cuvintele Uniunea European + Fondul European pentru Dezvoltare Regional fr a fi prescurtate; Contribuia financiar a Uniunii Europene sub forma urmtorului text: Investim n viitorul tu! Proiect selectat n cadrul Programului Operaional Regional i cofinanat de Uniunea European prin Fondul European pentru Dezvoltare Regional. Mrimea caracterelor pentru menionarea contribuiei financiare a Uniunii Europene va fi aceeai ca i cea folosit pentru informaiile referitoare la cofinanarea naional, i nu mai mic de 50% din fontul folosit pentru scrierea titlului proiectului. Panourile vor fi nlocuite cel trziu dup ase luni de la terminarea proiectului cu plci permanente. Pentru proiectele de achiziie de bunuri a cror finanare public depete 500.000 euro, va fi instalat un panou de dimensiune l 0,8 m x h 0,5 m. Acest panou va fi instalat la sediul beneficiarului care a achiziionat bunurile.

Panouri dup ncheierea proiectului

Beneficiarii proiectelor de investiii n infrastructur (de exemplu: lucrri de construcii, reabilitare, modernizare, extindere) sau de achiziii de bunuri, a cror valoare din contribuia public depete 500.000 de euro, sunt obligai ca, nu mai trziu de 6 luni de la ncheierea proiectului, s monteze plci permanente prin care se vor face cunoscute aciunile Uniunii Europene. Numrul de plci permanente instalate va fi egal cu cel al panourilor temporare. Dimensiunea minim admis a unei plci este de 70 cm x 45 cm. n cazul n care proiectul este implementat n mai multe locaii, se va amplasa cel puin o plac la cel puin una dintre locaii.

Pentru proiectele de achiziie de bunuri a cror finanare public depete 500.000 euro, va fi instalat o plac de dimensiune minim 70 cm x 45 cm. Aceast plac va fi instalat la sediul beneficiarului care a achiziionat bunurile. Plcile permanente vor rmne instalate la locul implementrii proiectului pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a Programului Operaional Regional 2007 2013.

Modele de materiale de informare i publicitate

Foaie de coresponden

Prezentarea Powerpoint

Comunicat de pres

Machet de pres

Panouri permanente

Plci permanente

Autocolante

IV.7. MONITORIZARE I RAPORTARE

Monitorizarea contractelor de lucrri Beneficiarul trebuie s se asigure c toate autorizaiile i avizele necesare pentru execuia lucrrilor prevazute prin proiect, sunt valabile pe toat perioada de execuie a lucrrilor, Pe toat durata de implementare a proiectului, beneficiarul trebuie sa respecte termenele prevzute prin documentele de planificare prevzute n Cererea de finantare, respectiv: Calendarul activitilor, Planificarea achiziiilor i Graficului de depunere a cererilor de rambursare, n situaile n care, din cauze obiective, beneficiarul nu poate respecta termenele prevzute prin documentele de planificare menionate n Cererea de finanare, acesta va notifica OI/AM. Notificarea va fi nsoit de justificri realiste, convingtoare i de documente suport, Pe durata de execuie a lucrrilor de construire, beneficiarul trebuie s se asigure c executantul acestor lucrri respect Graficul de execuie a lucrrilor de construcii, Cheltuielile solicitate de catre beneficiar prin Cererile de rambursare trebuie corelate cu cele aprobate prin Bugetul proiectului (anexa V al Contractul de finanare) i cu cheltuielile prevzute n ordinul de cheltuieli eligibile, corespunztor Axei prioritare/ Domeniului de intervenie specific proiectului, DE REINUT: Suplimentarea valorii contractului de lucrri i decontarea cheltuielilor diverse i neprevzute se poate face NUMAI n condiiile prevzute prin procedurile de achiziie public (OUG 34/2006 n cazul beneficiarilor publici) i prin Instruciunea nr. 50 din 25.06.2010, a AM POR ANEXA nr 11.

Raportare / informare
Beneficiarul are obligaia de a ntocmi i transmite ctre OI rapoarte de progres trimestriale i ori de cte ori OI/AM POR solicit acestea (art. 9 / 14.), conform modelului din ANEXA nr. 12. Beneficiarii au obligaia de a informa anual i de a transmite Organismului Intermediar, privind orice modificare substanial aprut n sensul art. 57 din Regulamentul CE nr. 1083/2006 prin completarea Raportului privind durabilitatea investiiei - ANEXA nr. 13. Beneficiarul are obligaia s informeze OI / AM POR despre orice situaie care poate determina ntrzierea sau ncetarea executrii Contractului n termen de 5 zile lucrtoare, de la data identificrii unei astfel de situaii (art. 9 / 15.).

Reabilitare i extindere coal cu Clasele I-VIII Nr. 1, Carei

IV. 8. PSTRAREA I ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, trebuie pstrate n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale n vigoare, Documentele trebuie s fie uor accesibile i pstrate astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul va pstra i arhiva un exemplar din Contractul de finanare, cu toate anexele i modificrile aferente acestuia, precum i cte un exemplar al fiecarei CP/CR, inclusiv al tuturor documentelor anexe, Toate documentele vor fi pstrate inclusiv pe o perioad de 5 ani de la nchiderea oficial/parial a POR, Pstrarea i arhivarea documentelor, aferente Contractului de finanare, CP i CR, se face separat de alte documente ale organizaiei beneficiarului, n condiii prin care se asigur securitatea documentelor, precum i accesul controlat la acestea, Se recomand ca dosarele i locurile de pstrare/arhivare, a documentelor, s fie identificate prin etichete care conin elemente de identificare a proiectului / contractului (Cod SMIS, denumire, etc.).

V.

AUDITUL PROIECTULUI

Pentru realizarea auditului pentru proiect se vor utiliza Instruciunile i Termenii de referin pentru achiziionarea serviciilor de audit conform instruciunilor AM POR din adresa nr. 2183 / 14.01.2010 - ANEXA nr. 14.

Restaurarea i reabilitarea bisericii de lemn Sf. Arhangheli Mihail i Gavril-Rebrioara, n vederea introducerii acesteia n circuitul turistic

VI. MANAGEMENTUL RISCULUI

Principalii factori de risc trebuie identificai i luati n considerare n cadrul analizei riscului pe durata implementrii i dup implementarea proiectului. 1. Riscuri privind achiziiile publice: Primirea de oferte neconforme sau inacceptabile, Contestaii depuse n cadrul procedurilor de achiziii, Modul i durata de soluionare a contestaiilor, Necesitatea / obligativitatea relurii procedurii de achiziie, Modificarea procedurilor de achiziii n perioada derulrii achiziiei, 2. Riscuri financiare Nealocare de fonduri din partea UE, Nealocare de fonduri pentru co-finanarea naional, Lipsa de fonduri pentru co-finanarea proiectului de ctre beneficiar, Necesitatea realizrii unor lucrri adiionale care duc la cheltuieli neeligibile, Riscul unor variaii considerabile ale cursului de schimb valutar, Riscul aplicrii unor corecii financiare de ctre OI sau AM, 3. Riscuri privind performanele proiectului: Execuia necorespunztoare a lucrrilor de ctre constructor, Achiziia de echipamente cu caracteristici / performane necorespunztoare, Obiectivele / rezultatele proiectului nu sunt atinse, Indicatorii prevazui prin cererea de finanare nu sunt realizai integral, Aplicarea unor corecii financiare ulterior finalizrii proiectului.

VII. ANEXE

ANEXA A - Instruciunea AM POR nr. 59 din 18.10.2010 ANEXA B- LISTA conturilor deschise la Trezoreria Statului de ctre beneficiarii proiectelor finanate din Instrumente structurale (POR), ANEXELE nr. 1 6 - Listele de verificare conformitate CP/CR pentru fiecare categorie de beneficiari ANEXA nr. 7 - Declaraia privind plata TVA-ului ANEXA nr. 8 - Instruciunile privind completarea Cererilor de rambursare, ANEXA nr. 9 - Manualul de identitate vizual REGIO, Ediia III ANEXA nr. 10 Modelul de raport trimestrial privind informarea i publicitatea ANEXA nr 11. - Instruciunea nr. 50 din 25.06.2010, a AM POR ANEXA nr. 12. - Raport de progres trimestrial ANEXA nr. 13. - Raport privind durabilitatea investiiei ANEXA nr. 14 - Instruciuni i Termeni de referin pentru achiziionarea serviciilor de audit

n loc de concluzii
V reamintim c toate materialele ataate acestui ghid pot fi subiectul modificrii de ctre Autoritatea de Management a POR Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului. Astfel, v sftuim s verificai ntotdeauna ultima variant a ghidului care va fi postat on-line pe www.nordvest.ro, chiar pe prima pagin.

Surse de informaii:
www.nord-vest.ro www.inforegio.ro www.fonduri-ue.ro

Date de contact:

AGENIA DE DEZVOLTARE REGIONALA NORD-VEST Str. Sextil Puscariu Nr. 2, Cluj-Napoca, Romania tel: 00-40-264-431550 fax: 00-40-264-439222 e-mail: secretariat@nord-vest.ro Autoritatea de Management POR (AM POR) Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului Str. Apolodor nr. 17, Bucuresti, Sector 5 Tel:(+40 37) 211 14 09 E-mail: info@mdrt.ro Website: www.mdrt.ro Comitetul de Monitorizare pentru Programul Operational Regional (CM POR) Secretariatul CM POR Tel: 0372 11 1413; 0372 11 1659 Fax: 0372 11 1636 Email: secretariatcmpor@mdrt.ro