S ne familiarizm cu Microsoft Access 2003

Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access 2002

Acest articol este o adaptare dup Capitolul 1 al crii Microsoft Office Access 2003 Step by Step de Online Training Solutions, Inc.

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de baz ale interfeei meniurile, barele de instrumente, casetele de dialog vor prea familiare celor care au utilizat alte produse Office sau alte programe Microsoft Windows. Cu toate acestea, Access difer ca dimensiuni de majoritatea acestor programe i, de aceea, poate prea mai complex pn ce devine familiar. Acest articol v face cunoscut conceptul de baz de date, v d cteva explicaii despre Access i prezint un tur al programului. Ilustraiile prilor bazei de date arat firma Garden, un magazin imaginar pentru plante i obiecte de grdin. Acest tur v ofer o fundaie solid de la care s ncepei lucrul cu Access pentru a crea propriile baze de date. Dup ce explorai structura bazei de date GardenCo, vei examina unele obiecte utilizate pentru stocarea i manipularea datelor coninute. n sfrit, vei nva cum s examinai naintea imprimrii i s imprimai diversele obiecte Access.

Ce se nelege prin baze de date

n forma sa cea mai elementar, o baz de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informaii. De regul, aceste informaii au un subiect sau un scop comun, cum ar fi lista de angajai afiat aici:
ID Nume Prenume Titlu Data angajrii

1 Dinescu Bogdan Reprez. vnzri 1 Mai 1992 2 Florescu Elena 3 Lupu 4 Filip Marian Dan Vnzri 14 august 1992

Reprez. vnzri 1 aprilie 1992 Reprez. vnzri 3 mai 1993

Aceast list este aranjat ntr-un tabel avnd coloane i rnduri. Fiecare coloan (cmp) stocheaz un anumit tip de informaie despre un angajat: prenumele, numele, data angajrii etc. Fiecare rnd (nregistrare) conine informaii despre un angajat diferit. Dac o baz de date n-ar face mai mult dect s stocheze informaii ntr-un tabel, ar fi tot att de util precum o list pe hrtie. Dar, ntruct baza de date stocheaz informaii n format electronic, acestea pot fi manipulate n modaliti mai eficiente, care le extind utilitatea.

De exemplu, cartea de telefon a localitii dvs. este probabil aezat pe o etajer n apropiere. Dac vrei s gsii o persoan sau o firm din localitate, avei aceast posibilitate, pentru c informaiile din cartea de telefon sunt organizate ntr-o manier inteligibil. Dac vrei s luai legtura cu cineva aflat puin mai departe, vei merge la o bibliotec public pentru a consulta colecia sa de cri de telefon, care probabil cuprinde o carte pentru fiecare ora mare din ar. Cu toate acestea, dac vrei s gsii numerele de telefon ale tuturor persoanelor din ar care au acelai nume cu dvs. sau numrul de telefon al vecinului bunicii dvs., aceste cri nu v vor fi de mare folos, ntruct nu sunt organizate pentru facilitarea gsirii acestor informaii. Cnd informaiile publicate ntr-o carte de telefon sunt stocate ntr-o baz de date, este nevoie de mai puin spaiu, costurile de reproducere i distribuire sunt mai mici i, dac baza de date este proiectat corect, informaiile pot fi regsite n numeroase modaliti. Adevrata for a unei baze de date nu const n capacitatea sa de a stoca informaii, ci n posibilitatea de a regsi rapid exact acele informaii de care avei nevoie din baza de date..

Descoperii ce are deosebit Access

Programele de baze de date simple, precum componenta Database a Microsoft Works, pot stoca informaii doar ntr-un singur tabel, numit de multe ori fiier plat. Aceste baze de date simple sunt denumite deseori baze de date plate. Programele de baze de date mai complexe, precum Access, pot stoca informaii n mai multe tabele corelate, realiznd astfel ceea ce se se denumete ca baze de date relaionale. Dac informaiile dintr-o baz de date relaional sunt organizate corect, aceste tabele multiple se pot trata ca o singur zon de stocare i se pot extrage electronic informaii din diversele tabele n orice ordine, potrivit necesitilor. Tabelul este doar unul din tipurile de obiecte cu care se poate lucra n Access. Urmtoarea reprezentare grafic arat toate tipurile de obiecte Access:

Sfat Pentru compatibilitatea maxim cu bazele de date existente, formatul implicit pentru noile baze de date create cu Access 2003, este Access 2000.

Dintre toate aceste tipuri de obiecte, numai unul tabelul este utilizat pentru a stoca informaii. Restul este utilizat pentru gestionarea, manipularea, analizarea, regsirea, afiarea sau publicarea informaiilor din tabel cu alte cuvinte, pentru a face informaiile ct mai accesibile i, prin urmare, ct mai utile posibil. De-a lungul anilor, Microsoft a depus mult efort pentru a face din Access nu numai unul dintre cele mai puternice programe de baze de date destinat consumatorilor, ci i unul dintre cele mai uor de nvat i utilizat. ntruct Access face parte din sistemul Office, la utilizarea Access se pot utiliza multe din tehnicile cunoscute din alte programe Office, precum Microsoft Office Word i Microsoft Office Excel. De exemplu, se pot gsi comenzi, butoane i comenzi rapide de la tastatur cunoscute, pentru a deschide i edita informaiile din tabelele Access. i,. ntruct Access este integrat cu ali membri ai suitei, informaiile se pot partaja uor ntre Access i Word, Excel sau alte programe.

Deschiderea unei baze de date existente

Baza de date a firmei Garden conine informaii despre angajai, produse, furnizori i clieni, informaii stocate ntr-o serie de tabele. Pe msur ce parcurgei acest articol, vei nva s lucrai cu aceste tabele pentru a dezvolta o varietate de interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi i module ce pot fi utilizate pentru introducerea, editarea i manipularea informaiilor din tabele, n numeroase modaliti. n acest exerciiu vei explora unele din obiectele bazei de date GardenCo. Multe detalii nu vor fi explicate aici, aceasta fiind doar o prezentare general.
1. Pe bara de activiti, facei clic pe butonul Start, indicai spre Toate programele, apoi spre Microsoft Office i facei clic pe Microsoft Office Access 2003.

Ca i alte programe Office, de-a lungul prii de sus a ferestrei, Access are o bar de meniuri i una sau mai multe bare de instrumente. Cnd facei clic fie pe Nou, fie pe Cutare fiiere din meniul Fiier sau cnd facei clic pe Clipboard Office din meniul Editare, n stnga acestei ferestre se va afia panoul de activitate Fiier nou.

2. Va aprea panoul de comutare al bazei de date. Panoul de comutare se utilizeaz pentru a facilita accesul la obiectele bazei de date necesare efecturii activitilor uzuale.

3. Facei clic pe nchidere panou de comutare (Close Switchboard) pentru a nchide panoul de comutare.

Va aprea fereastra bazei de date GardenCo.

n partea de sus a ferestrei se afl o bar de instrumente iar de-a lungul marginii din stnga se afl bara Obiecte, care listeaz obiectele bazei de date Access. Deoarece s-a selectat Tabele, panoul din dreapta al ferestrei listeaz tabelele coninute n baza de date.
4. n meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide baza de date GardenCo.

S explorm tabelele
Tabelele sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informaii. Scopul fiecruia din celelalte obiecte ale bazei de date este de a interaciona ntr-un anumit mod cu unul sau mai multe tabele. O baz de date Access poate s conin mii de tabele, iar numrul de nregistrri coninut de fiecare tabel este limitat mai mult de spaiul disponibil pe discul fix dect de orice altceva. Sfat Pentru informaii detaliate despre specificaiile Access, precum dimensiunea maxim a unei baze de date sau numrul maxim de nregistrri dintr-un tabel, facei clic pe caseta Tastai o ntrebare din extrema dreapt a barei de meniuri, tastai specificaii Access i apsai tasta ENTER. Fiecare obiect Access are dou sau mai multe vizualizri. Pentru tabele, cele mai obinuite vizualizri sunt vizualizarea foaie de date, n care pot fi vzute i modificate datele tabelului i vizualizarea proiect, n care poate fi vzut i modificat structura tabelului. Butonul Vizualizare comut vizualizarea tabelului deschis ntre vizualizarea foaie de date i vizualizarea proiect. Avei, de asemenea, posibilitatea s facei clic pe sgeata orientat n jos din dreapta butonului Vizualizare i s selectai o vizualizare din lista vertical. Cnd vizualizai un tabel n vizualizarea Foaie de date, vei vedea datele din tabel pe coloane (cmpuri) i rnduri (nregistrri).

Dac dou tabele au n comun unul sau mai multe cmpuri, avei posibilitatea s ncorporai foaia de date a unui tabel n cellalt. Cu ajutorul foii de date ncorporate, care se numete subfoaie de date, se pot vedea n acelai timp informaiile din mai multe tabele. De exemplu, poate fi util s ncorporai o foaie de date Comenzi ntr-un tabel Clieni pentru a vedea comenzile plasate de fiecare client. n acest exerciiu, vei explora tabelele din baza de date GardenCo n diverse vizualizri.
1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Tabele. 2. Pe bara de instrumente din partea de sus a ferestrei Baz de date, facei clic pe butonul Detalii.

Se va afia o descriere a fiecrui obiect listat n fereastr, la dreapta numelui su.

Sfat Coloanele din fereastra baz de date se pot redimensiona prin glisarea barei verticale care separ coloanele din antet. Avei posibilitatea s setai limea unei coloane la limea celei mai largi intrri din ea, fcnd dublu-clic pe bara vertical.
3. Facei clic pe butonul Maximizare din colul dreapta sus al ferestrei Baz de date .

Fereastra Baz de date se extinde, ocupnd complet fereastra Access. Observai c primele trei elemente din coloana Nume nu sunt tabele, ci trei comenzi rapide pentru crearea unui tabel nou. Sfat Dac nu dorii s apar aceste comenzi rapide n fruntea fiecrei liste de obiecte, din meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni, facei clic pe fila Vizualizare din caseta de dialog Opiuni, deselectai caseta Comenzi rapide obiecte noi, apoi facei clic pe OK.
4. Facei clic pe butonul Restabilire jos.

Fereastra Baz de date se va restrnge.

5. Facei clic pe tabelul Categories (Categorii), apoi pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Baz de date pentru a deschide tabelul n vizualizarea Foaie de date.

Aceast foaie de date conine o list a categoriilor de produse vndute de firma Garden. Aa cum se poate vedea, exist cmpuri pentru Category ID (codul categoriei), Category Name (Numele categoriei) i Description (Descriere).
6. Facei clic pe semnul plus din stnga nregistrrii pentru categoria Bulbs (Bulbi).

Un clic pe semnul plus duce la extinderea subfoii de date ncorporate. nregistrrile pentru categorii din tabelul Categories (Categorii) i nregistrrile pentru produse din tabelul Products (Produse) se vor afia simultan.

Observai c semnul plus s-a transformat n semnul minus.

7. Facei clic pe semnul minus din stnga nregistrrii Bulbs (Bulbi) pentru a restrnge subfoaia de date. 8. Din meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide tabelul Categories (Categorii). Dac vi se solicit s salvai modificrile aduse aspectului tabelului, facei clic pe Da.

Sfat Fereastra se poate nchide dac facei clic pe butonul nchidere din colul dreapta sus al ferestrei. Cnd fereastra unui obiect este maximizat, acest buton are denumirea nchidere fereastr, pentru a evita confuzia cu butonul nchidere din extrema dreapt a barei de titlu a ferestrei Access. Avei grij s facei clic pe butonul corect, n caz contrar vei iei din Access.
9. Facei dublu-clic pe Orders (Comenzi) pentru a deschide tabelul n vizualizarea Foaie de date.

Zona de navigare din partea de jos a ferestrei precizeaz c acest tabel conine 87 de nregistrri i c nregistrarea activ este cea cu numrul 1.
10. Mutai selecia cu cte o nregistrare o dat, fcnd clic pe butonul nregistrarea urmtoare de cteva ori.

Selecia se mut n jos, n cmpul OrderID (Cod comand), deoarece acest cmp conine punctul de inserare. Sfat Selecia poate fi mutat cu cte o nregistrare, dac apsai tastele SGEAT SUS sau SGEAT JOS, cu cte un ecran o dat, dac apsai tastele PAGE UP sau PAGE DOWN, sau la primul sau ultimul cmp din tabel, dac apsai CTRL+HOME sau CTRL+END.
11. V mutai direct la nregistrarea 40, selectnd numrul nregistrrii curente, tastnd 40 i apsnd ENTER. 12. nchidei tabelul Orders (Comenzi) printr-un clic pe Nu, dac vi se solicit s salvai modificrile aduse aspectului tabelului. 13. Facei dublu-clic pe Products (Produse) n lista de tabele, pentru a-l deschide n vizualizarea Foaie de date.

Observai c acest tabel conine 189 nregistrri.

14. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta tabelul Products (Produse) la vizualizarea proiect.

vizualizarea Foaie de date, vedei datele stocate n tabel, pe cnd n vizualizarea proiect vedei structura intern a tabelului.

S explorm interogrile
Una dintre modalitile prin care se pot regsi informaii dintr-o baz de date Access, este crearea de interogri. Interogrile se utilizeaz pentru a regsi informaii pentru a fi vizualizate, modificate sau analizate n diverse moduri. De asemenea, rezultatele interogrilor se pot utiliza ca baz pentru alte obiecte Access. O interogare este, n esen, o ntrebare. De exemplu, v ntrebai, Ce nregistrri din tabelul Clieni au valoarea 98052 n cmpul Cod potal? Cnd executai o interogare (echivalentul punerii unei ntrebri), Access caut toate nregistrrile din tabelul sau tabelele specificate, le gsete pe acelea care corespund criteriilor pe care le-ai definit i le afieaz ntr-o foaie de date. Pentru ca Access s poat rspunde ntrebrilor pe care le punei, interogrile trebuie structurate ntr-un anumit mod. Fiecare tip de ntrebare are un tip de interogare asociat. Tipurile principale sunt interogrile de selectare, de tip tabel ncruciat i cele cu parametri. Tipurile mai puin utilizate sunt interogrile de aciune, de cutare automat i de tip SQL (Limbajul de interogare structurat - Structured Query Language). Access conine experi care v ndrum n procesul de creare a interogrilor obinuite, cele

mai puin utilizate trebuind create manual ntr-o gril de proiectare, n vizualizarea proiect. Iat cum arat o interogare obinuit:

n partea de sus a ferestrei interogrii se afl patru ferestre mici care listeaz cmpurile din cele patru tabele ce vor fi incluse n aceast interogare. Liniile care conecteaz tabelele precizeaz c acestea sunt corelate datorit cmpurilor comune. Primul rnd al grilei conine numele cmpurilor ce se includ n interogare, iar al doilea rnd arat tabelul de care aparine fiecare cmp. Al treilea rnd (cu eticheta Total) efectueaz calcule cu valorile din cmp, iar al patrulea rnd precizeaz dac rezultatele interogrii vor fi sortate dup acest cmp. Marcajul din caseta de selectare din al cincilea rnd (cu eticheta Afiare) precizeaz c respectivul cmp va fi afiat n foaia de date a rezultatelor. (Dac respectiva caset de selectare nu este bifat, cmpul se poate utiliza n stabilirea rezultatelor interogrii, dar nu va fi afiat). Al aselea rnd (cu eticheta Criterii) conine criteriile care stabilesc ce nregistrri vor fi afiate, iar al aptelea rnd (cu eticheta Sau) iniializeaz alte criterii. Nu v facei griji dac pe moment toate acestea sun ceva mai complicat. Cnd vei aborda logica interogrilor, vor fi perfect inteligibile. i nu v facei griji dac acestea par s solicite mult munc. Expertul Interogare este disponibil pentru a v ajuta s structurai interogarea, iar dac vei crea o interogare care va rula de mai multe ori, salvai-o. Ea va face astfel parte din baza de date i se va afia n fereastra bazei de date cnd vei face clic pe Interogri din bara Obiecte. n acest exerciiu, vei explora cteva din interogrile deja definite i salvate n baza de date GardenCo.
1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Interogri.

Fereastra Baz de date va afia toate interogrile care au fost salvate ca parte a bazei de date GardenCo.
2. Facei dublu-clic pe bara de titlu a ferestrei Baz de date pentru a maximiza fereastra.

Primele dou intrri din aceast fereastr sunt comenzi pentru crearea interogrilor. Restul intrrilor sunt interogri care au fost deja create.
3. Facei clic pe butonul Detalii.

Descrierea fiecrei interogri explic scopul su. Pictograma din coloana Nume este o indicaie a tipului interogrii, ca i informaiile din coloana Tip, ce poate fi vzut derulnd fereastra spre dreapta.
4. Facei clic pe butonul Restabilire fereastr din bara de meniuri (nu bara de titlu), apoi facei clic pe Restabilire.

Fereastra Baz de date se va restabili la dimensiunea iniial.

5. Deschidei interogarea Products by Category (Produse dup Categorie) n vizualizarea Foaie de date, selectnd-o i fcnd clic pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Baz de date.

Cnd deschidei interogarea, Access o prelucreaz (proces denumit executarea interogrii) i produce o foaie de date care afieaz rezultatele.

Bara de navigare precizeaz c sunt afiate 171 de nregistrri. Tabelul Products (Produse) conine 189 nregistrri. Pentru a afla de ce lipsesc 18 nregistrri, trebuie s vedei interogarea n vizualizarea proiect.
6. Pe bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a vedea interogarea n vizualizarea proiect

n partea de sus a ferestrei de interogare se afl dou casete care listeaz cmpurile tabelelor cu care va lucra aceast interogare. Partea de jos este grila de proiectare, n care se formeaz interogarea. Fiecare coloan a grilei se poate referi la un singur cmp dintr-un singur tabel de mai sus. Observai c s-a introdus <> Yes (nu este egal cu Yes (Da)) n rndul Criterii pentru cmpul Discontinued (ntrerupt). Aceast interogare va cuta n consecin toate nregistrrile care nu au valoarea Yes (Da) n acest cmp (cu alte cuvinte, care nu au fost ntrerupte).
7. Ca prob, n rndul Criterii pentru cmpul Discontinued (ntrerupt), selectai textul <>Yes, type =Yes, apoi facei clic pe butonul Execuie de pe bara de instrumente.

Sfat De asemenea, o interogare se poate executa comutnd la vizualizarea Foaie de date. Interogarea s-a modificat astfel nct acum gsete toate nregistrrile care au valoarea Yes (Da) n cmpul Discontinued (ntrerupt) (cu alte cuvinte, care au fost ntrerupte).

Cele 18 produse a cror vnzare a fost ntrerupt sunt responsabile pentru diferena dintre numrul de nregistrri din tabelul Products (Produse) i numrul de nregistrri afiat de interogarea iniial.
8. nchidei fereastra interogrii, fcnd clic pe Nu cnd vi se solicit s salvai modificrile de proiectare.

S explorm formularele
Tabelele Access sunt liste dense cu informaii brute. Dac creai o baz de date pe care o vei utiliza doar dvs., probabil v vei simi confortabil lucrnd direct cu tabele. Dar dac creai o baz de date care va fi vizualizat i editat de persoane care nu tiu multe despre ea i nu doresc neaprat s tie mai multe lucrul cu tabelele poate s fie mpovrtor. Pentru a rezolva aceast problem, avei posibilitatea

s proiectai formulare care s ghideze utilizatorii prin baza de date, pentru a le uura introducerea, regsirea, afiarea i imprimarea informaiilor. n principiu, un formular este o fereastr n care se pot plasa controale care fie ofer informaii utilizatorilor, fie accept informaiile pe care acetia le introduc. Access pune la dispoziie o caset de instrumente care include multe controale Windows standard, cum ar fi etichete, casete text, butoane de opiuni i casete de selectare. Cu puin inventivitate, vei utiliza aceste controale pentru a crea formulare care arat i funcioneaz asemntor casetelor de dialog din toate programele Windows. Formularele se utilizeaz pentru a edita nregistrrile din tabelele subiacente sau pentru a introduce noi nregistrri. Ca i n cazul tabelelor i interogrilor, formularele se pot afia n mai multe vizualizri. Trei dintre cele mai des ntlnite sunt Vizualizare formular, n care se introduc date; vizualizare foaie de date, care arat n principiu ca un tabel i vizualizarea proiect, n care se lucreaz cu elementele formularului pentru a ajusta aspectul i modul su de funcionare. Aceast ilustraie arat un formular n vizualizarea proiect:

Acest formular const dintr-un formular principal legat la un singur tabel. Dar un formular poate cuprinde i subformulare legate la alte tabele. n formular, sunt aranjate controale etichet, care conin textul ce apare n formular n Vizualizare formular i controale caset text, care vor conine date din tabel. Cu toate c n vizualizare proiect se poate crea un formular pornind de la zero, probabil vei utiliza mai des aceast vizualizare pentru a ajusta formularele create cu ajutorul unui expert. n acest exerciiu, vei vedea cteva din formularele din baza de date GardenCo care au fost proiectate pentru ca vizualizarea tabelelor, editarea informaiilor existente i adugarea de noi informaii s fie mai uoare i lipsite de erori.
1. n bara de obiecte, facei clic pe butonul Formulare, apoi facei dublu-clic pe Switchboard (Panou de comutare) pentru a deschide panoul de comutare.

Formularul Switchboard are n partea de sus o bar de titlu particularizat, un titlu pentru baza de date GardenCo i patru butoane de comand. Primele dou butoane deschid panouri de comutare alte formulare care au acelai nume cu butonul.
2. n panoul de comutare, facei clic pe butonul Forms (Formulare) pentru a afia panoul de comutare Forms (Formulare). 3. Facei clic pe Edit/Enter Orders (Editare/Introducere comenzi) pentru a afia formularul Orders (Comenzi).

Acest formular const dintr-un formular principal i un subformular.

4. n bara de navigare, facei clic pe butonul nregistrarea urmtoare pentru a afia informaiile respectivei nregistrri. 5. Facei clic pe butonul nregistrare nou (cel cu un asterisc) pentru a afia un formular necompletat unde se poate introduce o comand nou. 6. nchidei formularul Orders (Comenzi), iar n panoul de comutare Forms (Formulare), facei clic pe Return (Revenire) pentru a reafia panoul de comutare principal. 7. Facei clic pe butonul Close Switchboard (nchidere Panou de comutare).

8. n fereastra Baz de date, facei dublu-clic pe Products (Produse) n lista Formulare pentru a deschide formularul.

Acest formular se utilizeaz pentru a edita nregistrrile produselor curente sau pentru a introduce nregistrri noi.
9. Acum vedei formularul n Vizualizare formular. n bara de instrumente, facei clic pe sgeata orientat n jos de la dreapta butonului Vizualizare, apoi facei clic pe Foaie de date.

Acum formularul arat asemntor cu tabelul Products (Produse) n vizualizarea Foaie de date, dar fr linii de gril.

10. Facei clic din nou pe butonul Vizualizare pentru a comuta la vizualizare proiect, apoi maximizai fereastra formularului. 11. n cazul cnd caseta de instrumente nu este afiat, facei clic pe butonul Caset de instrumente din bara de instrumente.

Sfat Dac aceast caset de instrumente mpiedic vederea, glisai-o, innd mausul pe bara de titlu, ntr-un loc unde nu incomodeaz.
12. Indicai la fiecare din pictogramele din caseta de instrumente pn se afieaz numele instrumentului.

Acestea sunt instrumentele pe care le utilizai pentru a construi formulare particularizate pentru baza de date.
13. nchidei caseta de instrumente. 14. nchidei formularul Products (Produse).

S explorm rapoartele
Rapoartele se utilizeaz pentru a afia informaiile din tabele n formate elegante i uor accesibile, fie pe ecranul computerului, fie pe hrtie. Un raport poate include informaii selectate din mai multe tabele i interogri, valori calculate pe baza informaiilor din baza de date i elemente de formatare precum anteturi, subsoluri i titluri. Rapoartele pot fi vzute n trei vizualizri: vizualizarea proiect, n care avei posibilitatea s manevrai aspectul unui raport n acelai mod n care manevrai un formular; Examinare naintea imprimrii, n care vedei raportul exact aa cum va arata la imprimare i Examinare aspect, care arat aspectul fiecrui element, dar fr toate detaliile din Examinare naintea imprimrii. Un raport n vizualizarea proiect arat ca acesta:

n acest exerciiu vei examina raportul care a fost salvat ca parte a bazei de date GardenCo, doar pentru a v face o idee despre posibilitile pe care le avei.
1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Rapoarte.

Primele dou intrri din aceast fereastr sunt comenzi ce pot fi utilizate pentru a crea rapoarte. Restul intrrilor sunt rapoarte care au fost deja create.
2. Facei clic pe Customer Labels (Etichete clieni), apoi pe butonul Examinare din partea de sus a ferestrei Baz de date pentru a afia raportul.

Acest raport imprim numele i adresele clienilor ntr-un format de etichet potal. l examinai ntr-o vizualizare n mare msur asemntoare cu Examinare naintea imprimrii din alte programe Microsoft Office. Sfat Access pune la dispoziie un expert care v poate ajuta s creai un raport de tip etichete potale. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai tabelul Customer (Clieni) din aceast baz de date mpreun cu caracteristica de mbinare a corespondenei din Word pentru a crea aceste etichete.
3. Facei clic n formular pentru a modifica nivelul de panoramare.

Sfat Dac raportul este prea mic pentru a fi citit n Examinare naintea imprimrii, avei posibilitatea de asemenea s selectai un nivel de panoramare din caseta Panoramare de pe bara de instrumente.
4. nchidei raportul Customer Labels (Etichete clieni). 5. n fereastra Baz de date, selectai raportul Invoice (Factur), apoi facei clic pe butonul Examinare pentru a vedea factura.

6. Verificai fiecare pagin, fcnd clic pe butoanele de navigare din partea de jos a ferestrei. 7. Pe bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a afia raportul n vizualizare proiect, apoi maximizai fereastra raportului.

n aceast vizualizare, raportul arat ca un formular, iar tehnicile pe care le utilizai la crearea formularelor pot fi utilizate i pentru a crea rapoarte.
8. nchidei raportul.

S explorm celelalte obiecte Access

Tabelele, interogrile, formularele i rapoartele sunt obiectele pe care le vei utiliza cel mai des n Access. Acestea se utilizeaz pentru a crea baze de date puternice i eficiente. Cu toate acestea, dac este nevoie s creai o baz de date sofisticat, se pot utiliza pagini de acces la date, macrocomenzi i module pentru a extinde n mod substanial capacitile Access. Pentru a completa introducerea n bazele de date Access, seciunea de fa prezint pe scurt aceste obiecte.

Pagini
Pentru a permite utilizatorilor s vizualizaze i s manevreze informaiile bazei de date prin intranet sau Internet, se pot crea pagini, cunoscute i sub denumirea de pagini de acces la date. Lucrul cu o pagin de acces la date n World Wide Web se aseamn mult cu lucrul direct cu un tabel sau formular n Access utilizatorii pot lucra cu datele din tabele, executa interogri i introduce informaii n formulare. Cu toate c publicarea informaiilor bazei de date pe Web pare a fi o aciune destul de dificil, Access ofer un expert care face mare parte din munca migloas de creare a paginilor de acces la date. O pagin generat de expert poate fi utilizat ca atare sau poate fi personalizat n vizualizarea proiect.

Macrocomenzi
Macrocomenzile se utilizeaz pentru ca Access s rspund la un eveniment, precum un clic pe un buton, deschiderea unui formular sau actualizarea unei nregistrri. Macrocomenzile pot fi utile n special cnd v ateptai ca baza de date s fie operat de persoane cu mai puin experien n Access.. De exemplu, avei posibilitatea s facei disponibile aciuni de rutin specifice bazelor de date, precum deschiderea sau nchiderea de formulare sau imprimarea de rapoarte, prin plasarea de butoane de comand n panourile de comutare. i, grupndu-le sub forma unui meniu de comenzi pe care utilizatorii s le efectueze printr-un clic pe un buton asociat unei macrocomenzi, v asigurai c toi vor proceda n acelai mod.

Module
Modulele sunt programe Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) mai puternice dect macrocomenzile. VBA este un limbaj de programare de nivel nalt dezvoltat de Microsoft cu scopul de a crea programe Windows. Toate programele din sistemul Office pot utiliza un set comun de instruciuni VBA, iar fiecare program are propriul su set de instruciuni. n timp ce macrocomenzile pot automatiza ntre patru i 60 de aciuni, VBA include sute de comenzi i fi extins n orice mod cu ajutorul programelor de completare de la teri. VBA poate fi utilizat pentru a efectua aciuni mult prea complexe ca s fie gestionate cu macrocomenzi, precum deschiderea unei foi de calcul Excel i regsirea unor informaii specifice. Sfat CD-ROM-ul de instalare Office cuprinde cteva baze de date eantion care ilustreaz multe din principiile de creare i utilizare a unei baze de date. Una dintre acestea, baza de date Northwind Traders, este utilizat ca exemplu n multe din subiectele de Ajutor online pentru Access, de aceea este o baz de

date potrivit pentru explorare. n meniul Ajutor din Access, sub Baze de date eantion, vei gsi o legtur la aceast baz de date.

Examinarea i imprimarea obiectelor Access

Deoarece Access este un program Windows, el interacioneaz cu imprimanta prin intermediul casetelor de dialog i driverelor Windows standard. Aceasta presupune c orice imprimant ce se poate utiliza din alte programe, poate fi utilizat i din Access, iar orice caracteristic special a respectivei imprimante, precum imprimarea color sau duplex, este disponibil i n Access. Dup cum ai vzut n acest articol, avei posibilitatea s utilizai diverse obiecte Access tabele, formulare, rapoarte i altele pentru a afia informaiile stocate n baza de date. n cadrul fiecrui obiect exist cteva vizualizri disponibile: vizualizarea proiect, vizualizarea foaie de date i aa mai departe. Alegei vizualizarea dorit, selectnd-o din meniul Vizualizare (vizualizrile disponibile vor depinde de obiectul care este activ). La fel ca majoritatea programelor Windows, Access include comenzile Iniializare pagin, Examinare naintea imprimrii i Imprimare n meniul Fiier. Aceste comenzi sunt disponibile atunci cnd utilizarea lor este posibil, ceea ce se stabilete n funcie de obiectul afiat i de vizualizarea curent a respectivului obiect. Acest tabel arat relaiile pentru obiectele principale:
Vizualizare/Obiect Tabel Interogare Formular Raport Proiect Foaie de date PivotTable PivotChart SQL Formular Examinare aspect PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P PP, P

Dac celula este umbrit, nseamn c obiectul deine suport pentru respectiva vizualizare. Dac ntr-o celul apare PP, nseamn c respectivul obiect deine suport pentru Examinare naintea imprimrii n vizualizarea respectiv. P precizeaz c respectivul obiect deine suport pentru Imprimare i Iniializare pagin n vizualizarea respectiv. Obiectele mai rar ntlnite Pagini, Macrocomenzi i Module ofer mai puine comenzi de vizualizare i de imprimare, dup cum se arat aici:

Vizualizare/Obiect Proiect Pagin Examinare pagin Web Cod Obiect

Pagin Macrocomand Modul PP, P P

P P

Aceste tabele pot face ca procesul de examinare i imprimare a datelor s par relativ complex, dar comenzile adecvate de imprimare sunt general disponibile atunci cnd este nevoie de ele. Sfat Atunci cnd imprimai tabele n Vizualizare foaie de date, vei observa deseori c imprimarea cu orientare de tip Vedere ofer cea mai bun imagine. n acest exerciiu, vei nva s examinai i s imprimai informaiile despre angajai aflate ntr-un tabel i un formular din baza de date GardenCo.
1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Tabele. 2. Facei dublu-clic pe tabelul Angajai (Employees) pentru a-l deschide n vizualizarea Foaie de date.

Acest tabel conine informaii despre nou angajai. Se poate vedea c sunt mai multe cmpuri dect ncap pe ecran.
3. n meniul Fiier, facei clic pe Examinare naintea imprimrii pentru a afia prima pagin a variantei imprimate a foii de date.

4. Mutai indicatorul de-a lungul tabelului (indicatorul va lua aspectul unei lupe), apoi facei clic pe pentru a panorama. Facei clic din nou pentru a reveni la o vizualizare redus. 5. Facei clic pe butonul nregistrarea urmtoare din partea de jos a ecranului pentru a examina pagina urmtoare. Facei clic nc o dat.

Se observ c vor aprea trei pagini scurte cnd imprimai aceast foaie de date.
6. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Iniializare pentru a afia caseta de dialog Iniializare pagin.

Este aceeai caset de dialog pe care ai fi vzut-o dac ai fi fcut clic pe Iniializare pagin n meniul Fiier. Aceast caset de dialog se poate utiliza pentru a controla setrile pentru marginile i aspectul paginii.
7. n fila Pagin, facei clic pe Tip vedere, apoi pe OK.

Pagina de examinare se afieaz de-a latul ecranului i afieaz mai multe cmpuri. Acum sunt numai dou pagini.
8. Facei clic pe butonul Imprimare pentru a trimite aceast foaie de date la imprimanta implicit.

Sfat Dac respectivul computer este conectat la mai multe imprimante i dorii s realizai aciunea pe o imprimant diferit de cea implicit, n meniul Fiier, facei clic pe Imprimare, apoi selectai imprimanta din lista aflat n partea de sus a casetei de dialog.
9. 10. 11. 12. Facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide Examinare naintea imprimrii. n meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide foaia de date. n bara Obiecte, facei clic pe Formulare. Facei dublu clic pe formularul Employees (Angajai) pentru a-l deschide n Vizualizare formular.

Informaiile despre fiecare angajat apar ntr-o pagin distinct. Observai c sunt dou file n partea de sus a paginii, una pentru informaiile despre firm i una pentru informaiile personale.
13. Facei clic pe fila Personal Info (Informaii personale) pentru a vedea informaiile listate aici, apoi revenii la fila Informaii firm (Company Info). 14. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Examinare naintea imprimrii pentru a examina imprimarea.

Observai c examinarea arat numai informaiile din fila activ. Dac dorii s imprimai informaii dintr-o alt fil, trebuie mai nti s activai respectiva fil.
15. Facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide fereastra Examinare naintea imprimrii. 16. n meniul Fiier, facei clic pe Imprimare pentru a afia caseta de dialog Imprimare.

Caseta de dialog pe care o vedei este dependent de imprimanta instalat. Utilizai aceast caset de dialog pentru a selecta o imprimant, pentru a seta intervalul de pagini care se imprim i pentru alte aciuni.
17. Facei clic pe nchidere pentru a nchide caseta de dialog.

Elemente cheie

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de baz ale interfeei meniuri, bare de instrumente, casete de dialog funcioneaz, n principiu, similar cu alte produse Office sau programe Microsoft Windows. O baz de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informaii. Fora unei baze de date const n capacitatea sa de a regsi rapid exact acele informaii de care este nevoie. n Access, datele sunt organizate n tabele compuse din coloane i rnduri, denumite cmpuri i nregistrri. Access este o baz de date relaional, prin urmare mai multe tabele dintr-o baz de date pot fi tratate ca o singur zon de stocare de unde informaiile pot fi extrase n orice ordine sau format, potrivit necesitilor. Un tabel este doar unul din obiectele cu care se opereaz n Access. Celelalte tipuri de obiecte sunt: interogrile, formularele, rapoartele, paginile de acces la date, macrocomenzile i modulele. Tabelele sunt obiectele centrale ale bazei de date, iar scopul tuturor celorlalte obiecte ale bazei de date este de a interaciona cu unul sau mai multe tabele. Fiecare obiect Access are dou sau mai multe vizualizri. De exemplu, n vizualizarea Foaie de date se examineaz datele dintr-un tabel, iar n vizualizarea proiect se definete modul de afiare a datelor Una din modalitile de a gsi informaii ntr-o baz de date Access, este crearea i executarea unei interogri. Interogrile se utilizeaz pentru a localiza informaii, astfel nct ele s poat fi vizualizate, modificate sau analizate n diverse moduri. Interogrile pot fi examinate n vizualizrile Foaie de date sau

Proiect, iar rezultatele unei interogri se pot utiliza i ca baz pentru alte obiecte Access, precum formulare sau rapoarte Formularele uureaz aciunile utilizatorilor de introducere, regsire, afiare i imprimare a informaiilor stocate n tabele. Formularul este, n esen, o fereastr n care se plaseaz controale, care fie ofer informaii utilizatorilor, fie accept informaiile introduse de acetia. Formularele pot fi examinate n vizualizrile Formular, Foaie de date sau Proiect. Rapoartele afieaz informaiile din tabele ntr-un format elegant i uor accesibil, fie pe ecranul computerului, fie pe hrtie. Un raport poate include informaii selectate din mai multe tabele i interogri, valori calculate pe baza informaiilor din baza de date i elemente de formatare precum anteturi, subsoluri i titluri. Rapoartele pot fi examinate n Vizualizare proiect, Examinare naintea imprimrii i Examinare aspect. Paginile de acces la date, macrocomenzile i modulele extind substanial posibilitile programului Access. Paginile de acces la date permit utilizatorilor s vizualizeze i s manevreze informaiile bazelor de date din intranet sau Internet. Macrocomenzile pot fi utilizate pentru a face disponibile aciuni de rutin ale bazei de date sub forma unor butoane de comenzi n formulare, ceea ce ajut utilizatorii mai puin experimentai s lucreze cu baza de date. Modulele sunt programe Visual Basic for Applications (VBA). Cu toate c macrocomenzile pot automatiza multe aciuni, VBA poate efectua activiti mult mai complexe dect cele ce pot fi gestionate cu macrocomenzi.

Crearea unei baze de date noi

Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access 2002

Acest articol a fost adaptat dup Capitolul 2 din volumul Microsoft Office Access 2003 Step by Step editat de Online Training Solutions, Inc.

Crearea structurii bazei de date se face uor. Dar o baz de date goal este la fel de inutil ca un document Microsoft Office Word sau o foaie de lucru Microsoft Office Excel necompletate. Numai atunci cnd tabelele sunt completate sau populate cu date, o baz de date ncepe s serveasc scopului su. Pe msur ce adugai interogri, formulare i rapoarte, ea devine mai uor de utilizat. Dac o particularizai cu un panou de comutare i cu instrumente personale, aceasta trece n domeniul unei aplicaii baz de date. Nu fiecare baz de date trebuie perfecionat pn la punctul n care s fie clasificat drept aplicaie. Bazele de date cu care lucrai numai dvs. sau civa utilizatori experimentai pot rmne mai puin prelucrate. Dar dac v ateptai ca un asistent administrativ s introduc date sau ca personalul de conducere al companiei s genereze propriile rapoarte, acordarea unui timp suplimentar pentru a crea o aplicaie baz de date solid va economisi mai trziu un important volum de munc. n caz contrar v vei afla continuu n situaia de a repara fiiere deteriorate sau ndruma pe alii n activiti aparent uoare.

Access ia asupra sa o mare parte din aciunile dificile i de rutin pentru crearea i particularizarea unei baze de date oferind experi ce pot fi utilizai pentru crearea unei ntregi baze de date sau a unor tabele, formulare, interogri sau alte obiecte. n general, este mai simplu s utilizai un expert pentru a crea ceva asemntor cu ceea ce v trebuie, apoi s l modificai, dect s creai acelai lucru prin mijloace proprii. Creai mai nti dou baze de date pornind de la zero, nti utiliznd un expert pentru a crea rapid structura unei baze de date complexe de gestionare a persoanelor de contact, completnd apoi cu tabele, interogri, formulare i rapoarte. Ctre sfritul acestui articol vei avea o baz de date care conine trei tabele.

Crearea ntr-o modalitate simpl a structurii unei baze de date

Acum civa ani, crearea structurii unei baze de date pornind de la zero presupunea mai nti analizarea necesitilor i apoi proiectarea bazei de date pe hrtie. Se decidea ce informaii trebuiau urmrite i cum trebuiau stocate n baza de date. Crearea structurii unei baze de date era laborioas, iar dup crearea ei i dup introducerea datelor, modificarea era dificil. Experii au schimbat acest proces. Angajamentul pentru o anumit structur a bazei de date nu mai este decizia major de altdat. Utiliznd Expertul baze de date, se pot crea o duzin de aplicaii baze de date n mai puin timp dect era necesar schirii uneia pe hrtie. Experii Access pot s nu creeze exact aplicaia baz de date pe care o vrei, dar pot crea rapid ceva foarte asemntor. Acest exerciiu utilizeaz Expertul baze de date pentru a crea o structur nou de baz de date. Baza de date nou va conine, n acest caz, structura unei baze de date de gestionare a persoanelor de contact. Sfat Expertul baze de date utilizeaz abloane predefinite pentru a crea aplicaii baze de date suficient de complexe. n plus fa de abloanele furnizate de Access, vei gsi abloane i alte resurse urmnd legtura ctre abloane la Office Online care se afl n panoul de activitate Fiier nou.
1. Pornii Access, apoi facei clic pe Creare fiier din panoul de activitate. 2. n zona abloane a panoului de activitate, facei clic pe Pe computerul meu, apoi facei clic pe fila Baze de date pentru a afia abloanele disponibile.

3. Facei dublu clic pe Gestionare contacte.

Va aprea caseta de dialog Fiier nou baz de date i astfel avei posibilitatea s dai un nume noii baze de date i s specificai locul de stocare.

Sfat Folderul implicit de stocare a fiierelor baz de date Access este Documentele mele. Acest folder implicit poate fi schimbat cu orice alt folder, fcnd clic pe Opiuni din meniul Instrumente cnd baza de date este deschis, introducnd o cale nou n caseta Folder implicit pentru baze de date din fila General, apoi fcnd clic pe OK.
4. Rsfoii la folderul n care dorii s salvai baza de date, apoi facei clic pe Creare.

Se va afia fereastra Baz de date, apoi vei vedea prima pagin a Expertului baze de date, care precizeaz tipul de informaii care vor fi stocate n aceast baz de date.
5. Facei clic pe Urmtorul pentru a trece la pagina a doua a Expertului baze de date.

Aceast pagin prezint trei tabele care vor fi incluse n baza de date Persoane de contact. Caseta din dreapta listeaz cmpurile ce pot fi incluse n tabelul selectat n caseta din stnga. Cmpurile obligatorii au un indicator de selectare n casetele lor de selectare. Cmpurile opionale au font italic. Pentru a include n tabelul selectat un cmp opional, selectai caseta sa de selectare.
6. Facei clic pe numele fiecrui tabel, apoi rsfoii prin lista sa de cmpuri pentru a vedea ce este disponibil. 7. Fcnd clic pe Urmtorul pentru a trece la pagina urmtoare a expertului, precizai c vrei s includei toate cmpurile selectate n cele trei tabele. .

Va aprea pagina urmtoare a expertului afind o list de stiluri predefinite care stabilesc cum vor arta elementele bazei de date. Sfat Oricnd butonul napoi din partea de jos a paginii expertului este activ (nu este gri), poate primi un clic pentru a v ntoarce la paginile anterioare i a modifica seleciile. Dac butonul Terminare este activ, avei oricnd posibilitatea s facei clic pe el pentru indica unui expert s lucreze fr s mai introducei alte date. Majoritatea opiunilor setate de expert pot fi modificate ulterior, astfel nct a face clic pe Terminare nu nseamn c tot ce creeaz expertul este definitiv ncremenit.
8. 9. 10. 11. 12. Facei clic pe fiecare stil pentru a vedea cum arat. Facei clic pe Estompare, apoi pe Urmtorul. Facei clic pe fiecare stil de raport pentru a vedea cum arat. Facei clic pe Aldin, apoi pe Urmtorul. Schimbai numele bazei de date propuse n Persoane de contact, lsai neselectat caseta de selectare Da, a vrea s adaug o imagine, apoi facei clic pe Urmtorul.

Butonul Urmtorul nu este disponibil din aceast pagin, indicnd c aceasta este ultima pagin a expertului. n mod implicit, caseta de selectare Da, pornete baza de date este selectat, iar caseta de selectare Afiare Ajutor privind utilizarea unei baze de date este neselectat.
13. Lsai setrile implicite aa cum sunt i facei clic pe Terminare.

Procesul de creare a unei baze de date poate dura de la cteva secunde la cteva minute. n timp ce expertul creeaz baza de date, o caset de avertizare relateaz ce se ntmpl i ct din proces este deja parcurs. Cnd expertul termin lucrul, deschide baza de date Persoane de contact nou creat avnd panoul de comutare afiat.

Panoul de comutare se va deschide i fereastra Baz de date se va minimizeaz. (Se poate vedea bara sa de titlu n colul din stnga jos al ferestrei Access.)
14. n Panoul principal de comutare, facei clic pe butonul nchidere .

Verificarea lucrului fcut de expert

Utilizarea unui expert pentru a crea o baz de date este o modalitate simpl i lipsit de probleme, dar totul se termin aici? Expertul baze de date creeaz o aplicaie baz de date, o completeaz cu un panou de comutare, cteva tabele i cteva alte obiecte. n multe cazuri tot ce v rmne pentru a avea o aplicaie baz de date funcional este s adugai date. Dac ceea ce a realizat expertul nu prea se potrivete cu ceea ce dorii, avei posibilitatea s modificai oricare obiect al bazei de date sau s utilizai alt tip de expert pentru a aduga mai multe obiecte. De exemplu, dac indicai Expertului baze de date s creeze o baz de date de gestionare a persoanelor de contact, el creeaz trei tabele. Nu creeaz nici o interogare pentru acest tip de baz de date, dar o face pentru alte tipuri de baze de date. Expertul creeaz formulare care se pot utiliza pentru introducerea sau vizualizarea datelor, precum i dou rapoarte care se pot utiliza pentru a lista persoane de contact sau sintetiza apelurile date sau primite n timpul sptmnii. La sfrit, creeaz un panou de comutare pentru ca utilizatorii s acceseze rapid prile bazei de date necesare pentru efectuarea anumitor activiti. n acest exerciiu, vei utiliza panoul de comutare pentru a face un tur rapid prin baza de date Persoane de contact creat de Expertul baze de date. Unele dintre obiecte nu pot fi verificate dac baza de date nu conine informaii i, de aceea, vei introduce pe parcurs informaii n cteva tabele.
1. Dac panoul de comutare pentru baza de date Persoane de contact nu este afiat, n fereastra Baz de date, sub Formulare, facei dublu clic pe Panou de comutare. 2. n panoul de comutare, facei clic pe butonul Introducere/Vizualizare alte informaii pentru a afia fereastra Panou de comutare formulare.

Panoul de comutare formulare are dou butoane: primul deschide un formular n care se pot introduce sau vizualiza tipurile de persoane de contact, iar al doilea revine la fereastra Panou principal de comutare.
3. Facei clic pe Introducere/Vizualizare tipuri persoane de contact pentru a afia formularul Tipuri persoane de contact.

Dac tabelul subiacent Tipuri persoane de contact a coninut nregistrri, acest formular nu se poate utiliza pentru a le vizualiza. Singura aciune posibil este s adugm o nou nregistrare.
4. n caseta Tip pers. contact, tastai Furnizor i apsai ENTER.

Access furnizeaz intrarea pentru cmpul ID tip contact. Access ine evidena acestui numr i introduce urmtorul numr disponibil n acest cmp ori de cte ori adugai o nregistrare nou.
5. Repetai pasul anterior pentru a introduce nregistrri pentru Cumprtor i Expeditor. 6. Utilizai butoanele de navigare din partea de jos a formularului pentru a derula nregistrrile din tabelul Tipuri Persoane de contact. Apoi facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide formularul.

Sfat Pentru majoritatea programelor de computer, salvarea periodic a lucrului este important pentru a evita pierderea n cazul defectrii computerului sau a ntreruperii alimentrii. n cazul programului Access, nu numai c nu este important, dar nici nu este posibil salvarea manual a datelor. Cnd mutai punctul de inserare n afara unei nregistrri dup introducerea sau editarea informaiilor, Access salveaz nregistrarea. Aceast sabie cu dou tiuri nseamn c nu trebuie s v facei griji c pierdei modificrile, dar trebuie s reinei i c modificrile la introducerea de date devin definitive i pot fi anulate numai editnd din nou nregistrarea.
7. Facei clic pe Rentoarcere la panoul principal de comutare. 8. Facei clic pe Introducere/Vizualizare persoane de contact.

Va fi afiat formularul Persoane de contact. Utilizai acest formular de dou pagini pentru a introduce nregistrri n tabelul subordonat Persoane de contact sau pentru a vizualiza nregistrri care deja se afl n acest tabel. Formularul are dou butoane n partea de jos pentru a comuta ntre cele dou pagini i pentru a deschide alte formulare din care se pot face apeluri (Formare numr) sau unde se pot nregistra informaii despre comunicrile pe care le-ai avut cu persoana de contact (Apeluri).
9. Introducei unele informaii n acest formular numele i prenumele dvs. i observai c la introducerea numelui, Access furnizeaz un ID contact. 10. n partea de jos a formularului, facei clic pe butonul 2 pentru a merge la pagina 2, apoi extindei lista de tipuri de persoane de contact.

Lista afieaz trei tipuri pe care le-ai introdus n tabelul Tipuri persoane de contact prin formularul Tipuri persoane de contact.
11. Facei clic pe unul din tipuri de persoane de contact. 12. ntoarcei-v la prima pagin, facei clic pe caseta Telefon serviciu pentru a plasa punctul de inserare acolo, tastai 5550100, apoi apsai ENTER. 13. Facei din nou clic n caseta Telefon serviciu, apoi facei clic pe Formare numr.

Va aprea caseta de dialog Formare automat numr, afind coninutul casetei active selectate n formular ca numr ce poate fi format. Sfat Aceast caset de dialog nu face parte din Access; este un utilitar Microsoft Windows. Cnd facei clic pe butonul Formare numr codul Visual Basic for Applications (VBA) ataat butonului apeleaz utilitarul. Dac ai fi fcut clic pe Iniializare, s-ar fi afiat caseta de dialog Informaii amplasare. (Dac nu avei instalat un modem, va aprea caseta de dialog Instalare modem nou.)
14. Facei clic pe Revocare pentru a nchide caseta de dialog Formare automat numr, apoi facei clic pe butonul Apeluri.

Va aprea formularul Apeluri. Acest formular cuprinde subformularul Listare apeluri, care listeaz toate apelurile anterioare nregistrate, i subformularul Detalii apeluri, care afieaz detalii ale apelului selectat. Se pot nregistra informaii despre comunicrile (apeluri telefonice, schimburi de mesaje de pot electronic etc.) pe care le-ai avut cu respectiva persoan de contact.
15. Facei clic n celula Subiect a nregistrrii noi i tastai Informaii despre comenzi ca subiect.

Access adaug o linie nou de nregistrare, unde cmpurile Dat apel i Or apel au ca valori implicite data i ora curente.

16. Facei clic n caseta Note de apel, apoi tastai o not scurt. 17. Facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide formularul Apeluri, apoi nchidei formularul Persoane de contact. 18. Facei clic pe Examinare rapoarte pentru a afia fereastra Panou de comutare rapoarte.

19. Examinai cele dou rapoarte scurte fcnd clic pe butonul fiecruia, citindu-le, apoi nchizndu-le.

Cnd examinai raportul Sintez apeluri sptmnale, avei posibilitatea s introducei un interval de date calendaristice de inclus n raport. Dac acceptai intervalul implicit care este sptmna curent, sinteza apelurilor adugate acum va fi inclus n raport.
20. Facei clic pe Rentoarcere la panoul principal de comutare, apoi facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide fereastra Panou principal de comutare fr a nchide baza de date. 21. Facei dublu clic pe bara de titlu a ferestrei Baz de date pentru a restabili fereastra.

22. Explorai toate obiectele din baza de date fcnd clic pe fiecare tip din bara Obiecte, apoi deschiznd tabelele, formularele i rapoartele individuale.

Nu vei acea posibilitatea s deschidei direct formularul Perioad de raportare, deoarece este proiectat s fie deschis de codul VBA care furnizeaz informaiile necesare formularului.
23. nchidei baza de date.

Crearea tabelelor ntr-un mod simplu

Cnd utilizai Expertul baze de date pentru a crea o baz de date de gestionare a persoanelor de contact, baza de date are toate componentele necesare pentru a stoca informaiile de baz despre persoane. Dar s presupunem c Firma Garden trebuie s stocheze tipuri diferite de informaii pentru tipuri diferite de persoane de contact. De exemplu, pot s pstreze tipuri diferite de informaii despre angajai, cumprtori i furnizori. Pe lng informaiile standard cum ar fi nume, adrese i numere de telefon firma poate dori s urmreasc i aceste tipuri diferite de informaii:

Codul numeric personal al angajailor, data angajrii, starea civil, reineri i salariu Comanda cumprtorului i starea contului su Persoana de contact de la furnizor, starea curent a comenzii i reducerile

n timpul construirii bazei de date, ai avut posibilitatea s adugai numeroase alte cmpuri la tabelul Persoane de contact i completa apoi numai pe cele necesare fiecrui tip de persoan de contact, dar aglomerarea tuturor acestor informaii ntr-un singur tabel l va dezorganiza curnd. Este mai bine s creai o baz de date cu cte un tabel pentru fiecare tip de persoan de contact: angajat, cumprtor i furnizor. Expertul baze de date nu ofer exact aceast combinaie de tabele, astfel nct pe parcursul acestui exerciiu vei crea o baz de date cu o structur vid. Apoi, vei aduga o serie de tabele utiliznd Expertul tabel.
1. n meniul Fiier, facei clic pe Nou. 2. n zona Nou a panoului de activitate Fiier nou, facei clic pe Baz de date necompletat. 3. n caseta de dialog Fiier nou baz de date, rsfoii pn la folderul unde dorii s salvai baza de date, apoi facei clic pe Creare.

Access va afia o fereastr baz de date care nu conine nici un tabel, interogare, formular sau alt obiect baz de date. (Avei posibilitatea s confirmai c baza de date este goal, fcnd clic pe fiecare tip de obiect din bara Obiecte.)
4. n bara de instrumente a ferestrei Baz de date, facei clic pe butonul Nou pentru a afia caseta de dialog Tabel nou.

Sfat n loc s facei clic pe butonul Nou, n bare de instrumente Baz de date, facei clic pe sgeata de la dreapta butonului Obiect nou, apoi pe Tabel; sau facei clic pe Tabele din bara Obiecte, apoi dublu clic pe Creare tabel utiliznd Expertul; sau facei clic pe Tabel din meniul Inserare, apoi dublu clic pe Expert tabel.
5. Facei dublu clic pe Expert Tabel.

Va aprea prima pagin a expertului. Avei posibilitatea s afiai o list de tabele de afaceri sau de tabele personale. Dei aceste categorii sunt n general orientate spre utilizare personal sau de afaceri, n funcie de natura afacerii sau a preferinelor proprii, este posibil s gsii tabelul eantion ntr-una din liste.

6. Rsfoii n cteva minute lista De afaceri, apoi selectai opiunea Personal pentru a vedea aceste exemple de tabele.

Fiecare categorie conine o list de exemple de tabele. Cnd facei clic pe un element din lista Exemple de tabele, lista Exemple de cmpuri afieaz toate cmpurile disponibile pentru acel tabel. (Dac v trebuie mai multe cmpuri, acestea pot fi adugate dup crearea tabelului.) Selectnd un element din lista Exemple de cmpuri i apoi fcnd clic pe butonul >, determin deplasarea cmpului selectat n lista Cmpuri din tabelul nou. Fcnd clic pe butonul >>, toate exemplele de cmpuri se deplaseaz n lista Cmpuri din tabelul nou. Butoanele < i << elimin unul sau toate cmpurile din lista tabelului nou.
7. Selectai opiunea De afaceri, apoi selectai Cumprtori din lista Exemple de tabele. 8. Facei clic pe butonul >> pentru a copia toate cmpurile n lista Cmpuri din tabelul nou, apoi facei clic pe Urmtorul.

Se va afia pagina urmtoare a expertului, n care poate fi furnizat un nume pentru tabelul nou i specificat dac expertul trebuie s seteze o cheie primar pentru tabel. Cheia primar const din unul sau mai multe cmpuri care difereniaz nregistrrile unele de altele.
9. Acceptai Cumprtori ca nume al tabelului, facei clic pe Nu, voi defini eu cheia primar, apoi facei clic pe Urmtorul.

Expertul sugereaz IDCumprtor drept cmp care identific unic nregistrrile, apoi solicit precizarea tipului de date pe care l va conine acest cmp.
10. Facei clic pe Numere i/sau litere introduse de mine la adugarea de noi nregistrri, apoi facei clic pe Urmtorul.

Se va afia ultima pagin a expertului, n care se poate selecta unul din cele trei butoane de opiune din aceast pagin pentru a stabili dac tabelul va trebuie deschis n Vizualizare proiect sau n Vizualizare foaie de date, sau dac formularul generat de expert se trebuie deschis pentru introducerea de date.
11. Acceptai selecia implicit, S introduc date direct n tabel, apoi facei clic pe Terminare pentru a crea i deschide tabelul Cumprtori. 12. Derulai orizontal prin tabel pentru a vedea toate cmpurile create de expert pe baza seleciilor din prima pagin. nchidei apoi tabelul.

Tabelul Cumprtori apare n fereastra Baz de date.

13. Pornii din nou Expertul tabel, de aceast dat fcnd dublu clic pe Creare tabel utiliznd Expertul din fereastra Baz de date. 14. Selectai opiunea De afaceri, facei clic pe Angajai, apoi mutai numai urmtoarele cmpuri n lista Cmpuri din tabelul nou, selectnd fiecare cmp din lista Exemple de cmpuri i fcnd clic pe butonul >.
IDAngajat Prenume NumeDeFamilie Titlu Adres Localitate StatSauProvincie CodPotal TelefonAcas

Data naterii DatAngajare Fotografie Note

15. n lista Cmpuri din tabelul nou, selectai StatSauProvincie, facei clic pe butonul Redenumire cmp, schimbai numele cmpului n Stat, apoi facei clic pe OK. 16. Facei clic de dou ori pe butonul Urmtorul pentru a trece cu dou pagini nainte, denumii tabelul Angajai i permitei Access s creeze o cheie primar.

ntruct exist deja un tabel n baza de date, expertul ncearc s stabileasc o relaie ntre tabele i afieaz o pagin nou.
17. Facei clic pe Urmtorul. 18. Facei clic pe Terminare, apoi nchidei tabelul Angajai. 19. Repetai paii de la 13 la 18 pentru a crea un tabel denumit Furnizori care cuprinde toate cmpurile furnizate (nu uitai s redenumii StatSauProvincie). Facei clic pe Terminare pentru a accepta toate sugestiile i opiunile implicite. 20. nchidei tabelul Furnizori.

Acum sunt listate trei tabele n panoul Tabele din fereastra Baz de date.

mbuntirea modului de afiare a datelor

Cnd utilizai Expertul tabel pentru a crea tabele i a le completa cu cmpurile specificate, expertul seteaz o varietate de proprieti pentru fiecare cmp. Aceste proprieti determin ce date pot fi introduse ntr-un cmp i cum vor arta pe ecran datele. Proprietile cmpurilor setate de Access sunt un bun punct de plecare i majoritatea lor corespund ca atare. ns s presupunem c unele proprieti nu corespund necesitilor. Avei posibilitatea s modificai unele proprieti fr influena datele stocate n tabel; altele pot afecta datele, astfel nct e bine s nu facei modificri radicale ct timp nu avei suficient experien n lucrul cu Access.
1. n fereastra Baz de date, facei dublu clic pe Angajai din panoul Tabele pentru a deschide tabelul n Vizualizare foaie de date.

Sfat Fereastra Tabel poate avea o alt dimensiune dect aceasta. Observai c numele fiecrui cmp care e compus din dou cuvinte (cum ar fi CodPotal) are un spaiu ntre cuvinte, n timp ce numele specificat n expert nu are spaii. Amintii-v aceasta cnd vei privi tabelul mai trziu, n Vizualizare proiect. Sfat La fel ca n cazul altor aplicaii Microsoft Office, avei posibilitatea s modificai dimensiunea ferestrei mutnd indicatorul la un col i, cnd indicatorul devine o sgeat cu dou capete, fcnd clic i glisnd pentru a extinde sau a reduce dimensiunea ferestrei.
2. Din bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a afia tabelul n Vizualizare proiect.

n Vizualizare proiect, partea de sus a ferestrei conine o list a cmpurilor din tabel. Coloana Nume cmp conine numele pe care le-ai specificat dvs. sau expertul la crearea tabelului. Observai c nu exist spaii n nume. Coloana Tip de date specific tipul de date pe care l poate conine cmpul. Coloana Descriere poate s conin o descriere a cmpului. Sfat Avei posibilitatea s utilizai nume de cmpuri care includ spaii, dar aceasta poate influena modul n care trebuie scrise interogrile i modulele, astfel nct este mai bine s avei nume fr spaii. Observai pictograma Cheie primar de la stnga cmpului IDAngajat. Valoarea din cmpul cheie primar este utilizat pentru a identifica n mod unic fiecare nregistrare; adic, nu pot exista dou nregistrri care s aib aceeai valoare n acest cmp. Avei posibilitatea s v asumai responsabilitatea introducerii acestei valori sau s lsai ca Access s v ajute n aceast alegere. Cnd tipul de date al unui cmp este setat la AutoNumerotare, Access completeaz acest cmp din fiecare nregistrare nou cu urmtorul numr disponibil. Sfat Dac nu mai dorii ca tabelul s aib o cheie primar, selectai cmpul desemnat drept cheie primar n partea de sus a ferestrei, apoi facei clic pe Cheie primar din meniul Editare. Dac dorii s atribuii altui cmp rolul de cheie primar, selectai acel cmp, apoi facei clic pe Cheie primar din meniul Editare pentru a-l activa.
3. Facei clic n celula Tip de date pentru cmpul IDAngajat cel cu AutoNumerotare apoi facei clic pe sgeata care apare.

Celula se extinde pentru a afia o list a tuturor tipurilor de date posibile. Fiecare celul tip de date conine aceast list utilizat pentru a seta tipul de date potrivit pentru fiecare cmp. Setarea tipului de date restricioneaz intrrile de date la acel tip specific. Dac ncercai s introducei date incompatibile ca tipul de date, Access le va respinge.
4. Apsai tasta ESC pentru a nchide lista fr a modifica tipul de date. 5. n partea de jos a ferestrei tabelului, facei clic pe fiecare caset din seciunea Proprieti cmp.

Numrul de proprieti din seciunea Proprieti cmp difer n funcie de diferitele tipuri de date. De exemplu, tipul de date AutoNumerotare are ase proprieti, din care patru au liste verticale din care se pot selecta setri. Fcnd clic pe fiecare proprietate, apare o descriere a acelei proprieti n zona din dreapta. Sfat Pentru mai multe informaii despre o anumit proprietate, facei clic n caseta sa, apoi apsai tasta F1 pentru a vedea subiectul adecvat de ajutor din Access Online.

Proprietatea Dimensiune cmp stabilete dimensiunea i tipul de valoare care poate fi introdus n cmp. De exemplu, dac aceast proprietate este setat la ntreg lung, cmpul va accepta intrri de la 2.147.483.648 la 2.147.483.647. Dac tipul de date este AutoNumerotare, intrrile din acest cmp vor porni de la 1, aa c se poate imagina un numr de dou miliarde de angajai nainte de a depi limitele acestui tabel. Setarea Incremental pentru proprietatea Valori noi specific faptul c Access ar trebui s utilizeze numrul urmtor disponibil n secven. Alternativa (care se poate vedea prin extinderea listei pentru aceast celul) este Aleator. Proprietatea Format stabilete modul n care se afieaz datele din cmp pe ecran sau la imprimare; nu controleaz modul de stocare al datelor. Unele tipuri de date au formate predefinite, dar se pot crea formate particularizate. Reinei c atunci cnd ai afiat tabelul n Vizualizare foaie de date, unele nume de cmpuri aveau spaii? Modalitatea n care sunt afiate numele cmpurilor n Vizualizare foaie de date este controlat de proprietatea Legend. Dac exist o intrare pentru aceast proprietate, aceasta este utilizat n locul numelui real al cmpului.

Setarea Da (Fr dubluri) pentru proprietatea Indexat indic faptul c informaiile din acest cmp vor fi indexate pentru a face cutarea mai rapid i c valorile dublate nu sunt permise. Pentru cmpul cheie primar, aceast proprietate este setat automat la Da (Fr dubluri), dar un cmp poate fi indexat chiar fr a fi cheie primar. Not Capacitatea de a aplica o etichet inteligent unui cmp este o caracteristic nou a Office 2003. Consultai seciunea Etichete inteligente din acest articol pentru mai multe informaii.
6. Avnd nc selectat cmpul IDAngajat (cum indic sgeata din selectorul de rnd), facei clic n caseta Format, apoi tastai 000 (trei zerouri).

Numrul ID generat de Access va fi afiat acum cu trei cifre. Dac numrul nu are trei cifre, va fi completat n stnga cu zerouri.
7. Facei clic pe cmpul Fotografie, apoi schimbai tipul de date din Obiect OLE n Text.

Expertul tabel a inclus cmpul Fotograf n acest tabel i a setat tipul lui de date la Obiect OLE astfel nct n cmp s se poat stoca o imagine grafic. Dar vei stoca numele de fiier al imaginii, nu imaginea nsi, aa c tipul de date Text este mai potrivit.
8. Facei clic n cmpul TelefonAcas pentru a afia proprietile cmpului.

Tipul de date pentru cmpul TelefonAcas este Text, chiar dac datele vor fi iruri de numere. ntruct acest tip de intrare poate s conin paranteze, liniue i spaii, nefiind un tip de numr utilizat n calcule, tipul de date Text este cel potrivit. Privind la seciunea Proprieti cmp corespunztoare acestui cmp, vei vedea c aceste cmpuri cu tipul de date Text au mai multe proprieti dect cmpurile cu tipul de date AutoNumerotare. Proprietatea Dimensiune cmp pentru un cmp cu tipul de date Text stabilete numrul de caractere care pot fi introduse n cmp. Dac ncercai s introducei prea multe caractere, Access afieaz un mesaj de avertizare i nu vei avea posibilitatea s prsii cmpul pn cnd nu reducei numrul de caractere pn la cel permis.

Proprietatea Legend este setat la Telefon acas. Acest nume va fi utilizat n partea de sus a coloanei cmpului n Vizualizare foaie de date. Expertul furnizeaz aceste nume descriptive, dar avei posibilitatea s le schimbai.
9. Facei clic n cmpul DatAngajare pentru a afia proprietile cmpului.

Proprietatea Format pentru acest cmp este setat la Dat scurt, care arat astfel: 21.04.2003. Dac este introdus o dat valid n aproape orice format standard, cum ar fi 21 Aprilie 03, aceast proprietate afieaz data ca 21.04.2003. Not Exerciiile din acest articol care utilizeaz formatul dat scurt au afiarea anului setat la patru cifre (zz/LL/aaaa). Aceasta se seteaz n caseta de dialog Opiuni regionale i lingvistice din Microsoft Windows XP. Pentru a verifica sau a modifica aceast setare pe computer, facei clic pe Start, pe Panou de control, pe Opiuni regionale, de limb, de dat i or, apoi facei clic pe pictograma Opiuni regionale i lingvistice. Procesul este asemntor n versiunile anterioare de Windows, dar unele nume de comenzi sunt puin diferite. Acest cmp are, de asemenea, proprietatea Masc intrare setat la 99.99.00;0. Masca intrare controleaz aspectul datelor n timpul introducerii lor i formatul n care sunt stocate. Fiecare 9 reprezint un numr opional, iar fiecare 0 reprezint unul obligatoriu. Cnd v deplasai la acest cmp pentru a introduce o dat n Vizualizare foaie de date, vei vedea o masc cu urmtorul aspect: __/__/__. Masca indic faptul c data trebuie s fie introdus n formatul 21.04.01, dar imediat ce apsai ENTER pentru a v deplasa la cmpul urmtor, data se va modifica la formatul specificat de proprietatea Format. O alt proprietate interesant este Regul de validare. Nici unul dintre tabelele generate de expert nu utilizeaz reguli de validare deoarece regulile sunt mult prea specifice datelor care se introduc pentru a fi anticipate, dar s vedem rapid cum funcioneaz aceste reguli.
10. Facei clic n caseta Regul de validare, apoi tastai <Now(). Apoi facei clic n caseta Text de validare i tastai Data introdus trebuie s fie cea de azi sau anterioar.

Se creeaz o regul care stabilete c data introdus trebuie s fie anterioar instanei curente de timp (mai mic dect aceasta), aa cum este stabilit de ceasul de sistem al computerului n care stocat baza

de date. Dac introducei o dat din viitor, Access nu o va accepta i va afia textul de validare ntr-o caset de avertizare. Not Proprietile Format, Masc intrare i Regul de validare sunt eseniale pentru asigurarea c numai informaiile valide sunt introduse n tabele. Dar, dac nu suntei atent, vei face introducerea de date dificil i suprtoare. Testai proprietile cu grij nainte de a distribui baza de date altor persoane.
11. Facei clic pe butonul Vizualizare pentru a v ntoarce la Vizualizare foaie de date i facei clic pe Da la solicitarea de salvare a tabelului.

Sfat Cnd ncercai s comutai de la Vizualizare proiect la Vizualizare foaie de date dup efectuarea unor modificri (i uneori chiar dac nu ai fcut nici o modificare), vi se prezint o caset de avertizare care v cere salvarea tabelului. Dac facei clic pe Nu, rmnei n Vizualizare proiect. Dac facei clic pe Da, Access salveaz modificrile i comut la Vizualizare foaie de date. Dac dorii s comutai ntre vizualizri fr a salva modificrile neintenionate, facei clic pe Nu, apoi facei clic pe butonul nchidere al tabelului. Cnd Access afieaz o alt caset de avertizare, facei clic pe Nu pentru a nchide tabelul fr salvarea modificrilor.
12. Introducei o dat viitoare n cmpurile Data naterii i Data angajrii.

Cmpul Data naterii, care nu are o regul de validare, accept orice dat, dar cmpul Data angajrii nu accept o dat peste limita celei setate pe computer.
13. Facei clic pe OK pentru a nchide caseta de avertizare, modificai valoarea Data angajrii la o dat din trecut, apoi facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide tabelul Angajai. 14. n fereastra Baz de date, facei clic pe Furnizori, apoi pe butonul Proiect pentru a deschide tabelul n Vizualizare proiect. 15. tergei cmpurile ar/Regiune, TermeniPlat, AdresPotElectronic i Note fcnd clic pe selectorul de rnd i apsnd tasta DEL.

Sfat Access v avertizeaz c tergerea cmpului AdresPotElectronic cere tergerea cmpului i a indexurilor lui. Facei clic pe Da. (Vei vedea aceast avertizare din nou la pasul 17; facei clic pe Da de fiecare dat pentru a terge cmpurile.)
16. nchidei tabelul Furnizori fcnd clic pe Da pentru a salva modificrile. 17. Deschidei tabelul Cumprtori n Vizualizare proiect i tergei urmtoarele cmpuri: NumeFirm, FirmSauDepartament, TitluContact, Interior, NumrFax, AdresPotElectronic i Note. 18. Facei clic pe cmpul IDCumprtor, apoi modificai proprietatea Dimensiune cmp din 4 n 5. 19. Modificai urmtoarele cmpuri i legendele lor (observai c nu sunt spaii n numele noi ale primelor dou cmpuri, dar sunt spaii ntre cuvintele din legendele lor): Numele iniial al cmpului Numele nou al cmpului Legend nou PrenumeContact NumeContact AdresFacturare Prenume NumeDeFamilie Adres Prenume Nume de familie Adres

StatSauProvincie ar/Regiune

Reg. ar

Regiune ar

20. nchidei tabelul Cumprtori, fcnd clic pe Da pentru a-l salva.

Manevrarea coloanelor i rndurilor tabelelor

Cnd schimbai structura unui tabel adugnd cmpuri i modificnd proprietile cmpurilor n Vizualizare proiect, sunt afectate datele stocate n tabel. Dar uneori vei dori s ajustai tabelul pentru a obine o vizualizare mai bun a datelor. Dac vei cuta un numr de telefon, de exemplu, dar numele i numerele de telefon sunt desprite de cteva coloane, va trebui s derulai fereastra tabelului pentru a obine informaia de care avei nevoie. Poate vei dori s rearanjai coloanele sau s ascundei unele coloane pentru a vedea toate cmpurile care v intereseaz. Coloanele i rnduri unui tabel Access pot fi manevrate fr a fi afectate n vreun fel datele subordonate. Coloanele i rndurile pot fi dimensionate, iar coloanele pot fi ascunse, mutate sau ngheate. Formatarea tabelului poate fi salvat astfel nct tabelul s arate la fel la urmtoare deschidere sau se poate renuna la toate ajustrile aduse tabelului fr a fi salvate. n acest exerciiu, vom vedea cum se pot manevra coloanele i rndurile unui tabel. Pentru ca valoarea formatrii tabelului s fie mai evident, urmtoarele dou ilustraii arat mai multe nregistrri din tabelul Cumprtori. Se poate aduga ns o singur nregistrare la tabelul Customers i apoi continua asigurndu-v c tastai o valoare de cinci caractere n cmpul CustomerID (cum ar fi "YOURO," pentru Rob Young) ca identificator unic pentru cumprtor.
1. Deschidei tabelul Customers n Vizualizare foaie de date. 2. Glisai bara vertical de la muchia din dreapta a titlului de coloan Address la stnga pn cnd coloana devine de dou ori mai ngust.

Coloana este acum prea ngust pentru a afia adresa n ntregime.

3. Indicai spre bara vertical dintre titlurile de coloan Address i City, apoi facei dublu clic.

Coloana de la stnga barei verticale este limea minim care va afia tot textul din acel cmp din toate nregistrrile. Aceast tehnic este util n special n tabelele de mari dimensiuni unde nu se poate determina cu uurin lungimea celei mai lungi intrri a unui cmp.
4. n partea stng a foii de date, glisai n jos bara orizontal dintre oricare dou selectoare de rnduri pentru a crete nlimea tuturor rndurilor din tabel.

5. n meniul Formatare, facei clic pe nlime rnd pentru a afia caseta de dialog nlime rnd. 6. Selectai caseta de selectare nlime standard, apoi facei clic pe OK.

nlimea tuturor rndurilor revine la setarea implicit. (De asemenea, din aceast caset de dialog rndurile pot fi setate la orice alt nlime.)
7. Facei clic pe coloana First Name, apoi pe Ascundere coloane din meniul Formatare.

Coloana First Name va disprea, apoi coloanele de la dreapta alunec spre stnga. Dac selectai cteva coloane nainte de a face clic pe Ascundere Coloane, vr disprea toate. Sfat Avei posibilitatea s selectai coloane adiacente fcnd clic pe titlul uneia, meninnd apsat tasta SHIFT i fcnd apoi clic pe antetul celeilalte coloane. Se vor selecta cele dou coloane i orice alte coloane dintre ele.
8. Pentru a restabili cmpul ascuns, din meniul Formatare, facei clic pe Reafiare coloane pentru a afia caseta de dialog Reafiare coloane.

9. Selectai caseta de selectare First Name, apoi facei clic pe nchidere.

Access va reafia coloana First Name.

10. Glisai partea dreapt a ferestrei Baz de date spre stnga pentru a-i reduce dimensiunea astfel nct s nu se mai vad toate cmpurile din tabel. 11. Indicai spre titlul de coloan Customer ID, meninei apsat butonul mausului i glisai pn la titlurile de coloan First Name i Last Name. Apoi, cu cele trei coloane selectate, din meniul Formatare, facei clic pe ngheare coloane.

Primele trei coloane vor rmne vizibile n timp ce derulai fereastra orizontal pentru a vedea coloanele care se afl n afara ecranului, la dreapta.
12. n meniul Format, facei clic pe Dezgheare total coloane pentru a restabili starea normal a coloanelor.

Etichete inteligente
O etichet inteligent apare ca un meniu de comenzi rapide care afieaz opiuni relaionate cu un anumit tip de coninut. De exemplu, dac Word recunoate c anumite cuvinte tastate pot reprezenta numele unei persoane, va plasa dedesubt o linie punctat roie. Dac mutai indicatorul mausului peste cuvintele subliniate, Word va afia un buton Aciuni Etichet inteligent. Cnd facei clic pe acest buton, Word va afia o list de aciuni posibile care cuprinde trimiterea unui mesaj de pot electronic, planificarea unei ntlniri i adugarea la lista persoanelor de contact. Etichetele inteligente au fost introduse ca parte a Windows XP i au avut suport n unele programe Office XP. Cu Office 2003, acestea au fost extinse i la Access. Cnd creai un tabel n Access, avei posibilitatea s aplicai o etichet inteligent sau mai multe la fiecare cmp. Cnd informaiile din respectivul cmp se afieaz ntr-un tabel, formular sau interogare, iar indicatorul mausului este mutat deasupra textului, se afieaz butonul Aciuni Etichet inteligent i cteva aciuni ce pot fi efectuate pentru respectivul tip de informaii.

Deocamdat nu exist prea multe etichete inteligente disponibile pentru a fi utilizate n Access, dar ele sunt create de dezvoltatori teri care le pun la dispoziie pe Web. Aspecte cheie

Access cuprinde experi care v ajut s creai rapid i cu uurin baze de date i obiecte ale acestora, precum tabele, interogri, formulare i rapoarte. n Vizualizare proiect, avei posibilitatea s modificai orice obiect pe care l-ai creat cu ajutorul unui expert. n loc s stocai toate informaiile ntr-un singur tabel, avei posibilitatea s creai mai multe tabele diferite pentru fiecare tip specific de informaii, cum ar fi datele de contact ale angajailor, datele de contact ale clienilor i datele de contact ale furnizorilor. Proprietile determin ce fel de date por fi introduse ntr-un cmp i cum vor arta datele pe ecran. n Vizualizare proiect avei posibilitatea s modificai unele dintre proprieti fr a afecta datele stocate n tabel, dar modificarea altor proprieti poate s afecteze datele, de aceea trebuie luate msuri de precauie cnd facei modificri. Avei posibilitatea s ajustai structura unui tabel manevrnd sau ascunznd coloane i rnduri fr a afecta datele stocate n tabel. Cnd creai un tabel n Access, avei posibilitatea s aplicai una sau mai multe etichete inteligente la fiecare cmp. Cnd informaiile din respectivul cmp sunt afiate ntr-un tabel, formular sau interogare, iar indicatorul mausului este deplasat deasupra textului, se va fi afiat butonul Aciuni Etichet inteligent i pot fi efectuate cteva aciuni adecvate respectivului tip de informaii.