Raport Final

Your pa rt ner in de velop me nt

ANALIZA FUNCIONAL A ADMINISTRAIEI PARLAMENTULUI REPUBLICII MOLDOVA

Anita Dudina Maris Sprindzuks

Mai 2006 Chiinu

Not: Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD) reprezint reeaua global de dezvoltare a Naiunilor Unite, care promoveaz schimbarea i conecteaz rile la informaii, experien i resursele necesare pentru a ajuta oamenii s-i construiasc o via mai bun Prezentul raport a fost elaborat de doi experi independeni n cadrul proiectului Programului Naiunilor Unite pentru Dezvoltare Consolidarea capacitii instituionale a Parlamentului Republicii Moldova. Opiniile exprimate n acest document nu reflect neaprat poziia oficial a PNUD.

Cuprins
Raport Final..................................................................................................1 I. SUMAR EXECUTIV............................................................................................4 II. OBIECTIV ..........................................................................................................7 III. METODOLOGIA..............................................................................................8 Experii .................................................................................................................8 Metode ..................................................................................................................8 Teoria i Bunele Practici ......................................................................................9 IV. OBIECTIVELE NAIONALE I REFORMA PARLAMENTAR: ANALIZA SITUAIEI, SECTOARELE DE INTERVENIE I RECOMANDRI PENTRU MBUNTIRE..................................................................................................12 Obiectivele Politicii Naionale i Rolul Parlamentului n Atingerea Lor .........12 Strategia Parlamentului Republicii Moldova....................................................13
Procesul legislativ i armonizarea legislaiei ............................................................13 Controlul Parlamentar asupra Guvernului..............................................................14 Diplomaia Parlamentar .........................................................................................15 Transparena lucrului parlamentar .........................................................................16

Distribuia Funcional n Aparatul Parlamentului .........................................17

Structura General a Parlamentului ........................................................................17 Distribuia Funciilor n cadrul Administraiei........................................................18

Administraia Parlamentului: Structura General, Viziunea i Misiunea, Distribuia Funciilor. ...........................................................................................................20

Proceduri i Regulamente .........................................................................................20 Profesionalizarea angajailor Parlamentului i ajustrile instituionale .................22

Sistemul Informaional al Parlamentului ..........................................................26

Abordarea strategic i implementarea treptat a sistemului Informaional .........26 Evoluia Parlamentului .............................................................................................29 Biblioteca ca parte component a sistemului Informaional al Parlamentului .......29 Sistemul informaional ca un mijloc de susinere a integrrii n UE.......................31

Administrarea Resurselor Umane .....................................................................32

Diferena dintre Administrarea Resurselor Umane i Managementul Angajailor 32 Noul rol al Serviciului Resurse Umane.....................................................................33 Politica de resurse umane .........................................................................................34 Planificarea i managementul resurselor umane .....................................................34

Dezvoltarea Resurselor Umane..........................................................................35

Programul de iniiere pentru noii deputai n Parlament ........................................37 mputernicirea angajailor .......................................................................................38 Descrierile funciilor (Fiele de post) ........................................................................38

V. ANEXE ..............................................................................................................40 Anexa 1 ...............................................................................................................41 Anexa 2 ...............................................................................................................42 Anexa 3 ...............................................................................................................44 Anexa 4 ...............................................................................................................45

I. SUMAR EXECUTIV
Analiza Funcional a Administraiei Parlamentului Moldovei este parte component a proiectului PNUD care are drept scop mbuntirea managementului intern al Parlamentului. Analiza a fost efectuat de experii letoni Anita Dudina, Directorul Departamentului de Informare al Parlamentului (Saeima) Republicii Letonia i Maris Sprindzuks, fost deputat n Parlamentul Letoniei, care au fost invitai de PNUD Moldova pentru a analiza structura Administraiei Parlamentului, documentele de politici i procedurile existente, i s ofere recomandri bazate pe experiena altor Parlamente ale statelor membre UE. Obiectivul proiectului Analiza funcional a Secretariatului Parlamentului Republicii Moldova este s efectueze o cercetare funcional a Parlamentului, cu scopul de a restructura Secretariatul Parlamentului i a contribui la sporirea capacitii sale administrative. Principalele probleme evideniate de ctre Analiza Funcional au fost n mare parte legate de statutul denaturat al funcionarului public din Parlament, lipsa unor politici de resurse umane bine conturate i a resurselor informaionale, precum i o cultur organizaional slab ce se datoreaz unei misiuni organizaionale neclare n rndurile angajailor. Alocarea resurselor umane i distribuia lor funcional nu a constituit problema de baz aa cum aceasta a fost anticipat n Termenii de Referin pregtii pentru cercetare. Interviurile cu deputaii i reprezentanii personalului au avut loc n primvara anului 2006 (ncepnd cu 21 februarie 2006 pn la 24 mai 2006) divizate n trei etape a cte dou sptmni. Analiza Funcional a identificat probleme majore i domenii ce necesit mbuntiri, stabilind recomandri i propuneri pentru aciuni concrete: 1. Administraia Parlamentului are nevoie de un Secretar General un ef apolitic al personalului, a crui funcie de baz trebuie s fie planificarea strategic general, administrarea resurselor umane i managementul financiar. 2. Este necesar de stabilit o nou misiune comun pentru Administraie pentru a elabora o list comun de valori i principii, necesare pentru a mobiliza angajaii s ia aciuni coordonate i direcionate n deservirea clientului deputaii din Parlament. Misiunea nou trebuie elaborat prin comunicare ntre eful aparatului i efii de uniti. 3. Este necesar de susinut independena i profesionalismul Administraiei Parlamentului prin implementarea principiilor Legii cu privire la Serviciul Public, adic reguli de angajare pe baz de merit al personalului, politici de administrare a resurselor umane, respectarea principiilor de baz profesionalism, imparialitate politic i loialitate.

4. Pentru a asigura dreptul la informare ca fiind unul din drepturile de baz ntr-o societate democratic i a evita interpretrile diametral opuse ale acestor drepturi n cadrul Parlamentului, este recomandabil de a stabili o politic de informare a Parlamentului Moldovei, care s identifice principiile i obiectivele generale de informare att n cadrul Parlamentului ct i n afara lui. Pentru ca s aib succes, aceasta are nevoie de susinere politic i coordonare la cele mai nalte niveluri, deci politica de informare a Parlamentului trebuie s fie discutat n toate fraciunile parlamentare i s fie adoptat de Biroul Permanent. 5. Sistemul strategiei de informare trebuie dezvoltat n concordan cu politica de informare a Parlamentului Republicii Moldova. n procesul formulrii unei astfel de strategii, primul pas trebuie s fie evaluarea necesitilor deputailor, angajailor, societii la general i altor grupuri specifice, cum ar fi Guvernul, funcionarii publici, reprezentanii administraiei publice locale etc. 6. Parlamentul, precum i alte instituii publice i societatea la general, ar putea obine beneficii dac ar fi elaborat, implementat i administrat un sistem de circuit al documentelor bazat pe principiul client-server. Un astfel de sistem ar putea deveni un instrument eficient pentru administrarea, pstrarea i cutarea proiectelor de lege i altor documente procesate att de Guvern ct i de Parlamentului Republicii Moldova. Pentru a asigura un schimb eficient de acte legislative n form electronic ntre Guvern i Parlament, trebuie identificate i aprobate nite standarde tehnice comune. Un astfel de sistem trebuie s asigure un control complet asupra circuitului de documente, inclusiv introducerea standardizat a datelor de pe calculatoarele personale i primirea lor n diverse forme, att n form tiprit ct i n form electronic. 7. Urmnd evaluarea necesitilor utilizatorilor, trebuie discutat i aprobat coninutul intranet-ului i trebuie elaborat un plan de implementare. Dup cum informaia cu caracter intern este important i necesar i pentru activitile de informare exterioar, formarea sistemului de informare intern n form electronic va fi un garant al succesului web site-ului Parlamentului. 8. Administraia de vrf a aparatului Parlamentului Moldovei ar trebui, mpreun cu Serviciul Resurse Umane, s formeze o politic durabil de administrare a resurselor umane. Politica trebuie s identifice principiile de baz ale recrutrii, sistemului de promovri i dezvoltare a angajailor, astfel asigurnd oportuniti egale pentru fiecare candidat i eliminnd discriminarea pe baz de vrst, sex, afiliere politic, apartenen etnic sau religioas. Pentru a asigura c aceast politic este neleas i implementat n mod uniform, sunt necesare prevederi pentru a asigura distribuirea i nelegerea elementelor importante ale politicii de resurse umane n toate unitile structurale ale Secretariatului Parlamentului, precum i n Comisiile Parlamentare. 9. Este nevoie de asigurat cu instruiri funcionarii publici la nivel nalt i mediu pentru a ajunge la calificarea necesar pe care o dicteaz noile condiii. Cursurile de instruire pentru angajai la capitolul administrare, procesul de luare a deciziilor, comunicare, soluionarea conflictelor, administrarea timpului, evitarea situaiilor de stres, fortificarea capacitilor de consolidare a echipei etc., ar putea s-i ajute s-i

ating cele mai bune performane. Lund n considerare procesul continuu de integrare European, posibilitile ca angajaii Parlamentului s urmeze cursuri n domeniul afacerilor Europene (instituii Europene, principii de baz, misiuni internaionale, relaiile cu statele partenere, sistemele de extragere a informaiei etc.) i cursuri de limbi strine, devin din ce n ce mai importante. 10. Angajaii Serviciului de Resurse Umane trebuie s fie instruii pentru a-i dezvolta capacitile de analiz i integrare a factorilor politici, culturali i organizaionali compleci, care influeneaz planificarea resurselor umane i a angajrilor n contextul parlamentar. Procesul de planificare a resurselor umane, legtura ntre planificarea resurselor umane i planificrile strategice, analiza funciilor i crearea funciilor, recrutarea i selectarea angajailor, precum i consolidarea competenelor sunt subiecte importante i trebuie incluse. 11. Regulamentele unitilor aparatului trebuie s descrie funciile relevante de suport parlamentar pentru fiecare Departament i subunitile acestuia, lundu-se n considerare mandatul i obiectivele definite ale Parlamentului. Regulamentele unitilor i fiele de post ale fiecrui angajat trebuie separate unele de altele i pregtite ca dou tipuri diferite de documente. Scopul Regulamentului departamentului este definirea funciilor i competenelor unitii i subunitilor acestuia. Scopul fielor de post este definirea coninutului activitilor n seama fiecrui angajat. Totui, ar trebui s existe o legtur i o corelare clar ntre activitile menionate n Regulament i n fiele de post. Este recomandabil de pregtit concomitent ambele tipuri de documente. 12. Introducerea institutului asistenilor de deputat va asigura o informaie mai calitativ pentru deputai, de care acetia au nevoie pentru a face alegeri fiind bine informai i lua decizii bazate pe cunotine, precum i va prelua activitile de suport tehnic n lucrul de birou i n cadrul ntlnirilor cu alegtorii. Lund n considerare limitele bugetare ale Parlamentului, pentru nceput pentru fiecare deputat pot fi alocai asisteni cu regim de lucru incomplet, fiind recomandabil examinarea posibilitii de stagiu, cu implicarea celor mai buni studeni din universiti sau alte instituii superioare de nvmnt. 13. Se recomand n mod prioritar organizarea unor programe de iniiere pentru deputai, dup petrecerea alegerilor i nainte de nceperea primei sesiuni a Parlamentului proaspt ales, care s fie susinute de materiale scrise atotcuprinztoare despre Parlament cu detaliile de ordin tehnic i administrativ necesare.

II. OBIECTIV
Obiectivul proiectului Analiza Funcional a Secretariatului Parlamentului Republicii Moldova este efectuarea unei analize funcionale a Secretariatului Parlamentului i consolidarea capacitii sale administrative. Analiza Funcional face parte dintr-un proiect mai larg al PNUD Moldova, care are drept scop mbuntirea managementului intern al administraiei Parlamentului, inclusiv stabilirea sistemelor de informare, suport echipament TI i consultri la capitolul integrrii n UE. Analiza funcional a fost pregtit de experii letoni dna Anita Dudina, Directorul Departamentului de Informare al Saeima al Republicii Letonia i dl Maris Sprindzuks, fost deputat n Parlamentul Letoniei, care au fost invitai de PNUD Moldova s efectueze un studiu al structurii Administraiei Parlamentului, al documentelor de politici i procedurilor existente, precum i s ofere recomandri bazate pe experiena specific ale altor Parlamente noi din statele care au trecut prin perioada de tranziie, au trecut printr-un proces de restructurare i recent au devenit state membre ale UE. Scopul Raportului Final al Analizei Funcionale este s dezvluie problemele i subiectele de baz identificate n timpul analizei i s indice domeniile de recomandri pentru a oferi Administraiei Parlamentului un traseu de reforme. Raportul Final va indica de asemenea i instrumentele i cele mai bune practici de consolidare instituional i politici de administrare a resurselor umane care au fost folosite n Letonia n anii 1990-2006. Raportul Final va fi prezentat deputailor Parlamentului Republicii Moldova, angajailor Administraiei Parlamentului, PNUD Moldova i altor donatori.

III. METODOLOGIA
Experii
Pentru a petrece Analiza Funcional a Parlamentului Moldovei au fost selectai doi experi letoni din partea Corporate and Public Management Consulting (CPM). Dna Anita Dudina, Directorul Departamentului de Informare al Seima al Republicii Letonia dispune de experien vast n dezvoltarea serviciilor parlamentare n Letonia ncepnd cu 1990, n mod special n sectoarele de susinere informaional, TI, managementul resurselor umane, audit intern. Ea deine titlul de Magistru n Administraie Public. ncepnd cu 1990 ea este membru al Comisiei Permanente a Seciunii de Biblioteci i Servicii de Cercetare pentru Parlamente a Federaiei Internaionale a Asociaiilor de Biblioteci (FIAB); i Dl Maris Sprindzuks, fost deputat al Parlamentului Letoniei, care are experien n serviciul public (1994-1997), precum i experien politic (1998-2006). El a fost implicat n activiti de consolidare instituional i pregtire a aderrii Letoniei la UE att n cadrul instituiilor guvernamentale ct i n Parlament, n special n sectorul de aproximare a legislaiei cu acquis communautaire. Experii au fost sprijinii n efectuarea activitilor lor de angajaii PNUD Moldova: Angela Dumitrasco, Iulian Rusu i Cornelia Vintilova.

Metode
Analiza a fost efectuat n cadrul cldirii Parlamentului Republicii Moldova n primvara anului 2006 (21 februarie 2006 24 mai 2006) n trei perioade a cte dou sptmni. Analiza mecanismelor, procedurilor i proceselor administrative a avut loc ca parte component a acestei analize i s-a concentrat pe urmtoarele aspecte: - Baza juridic a lucrului Parlamentului Moldovei, - Necesitile i ateptrile clienilor interni deputaii Parlamentului Moldovei, - Regulamentele procedurilor i proceselor din cadrul Parlamentului, - Regulamentele interne ale unitilor structurale, - Corelarea ntre practic, necesiti i regulamente, - nelegerea specificului parlamentar, - Circuitul de documente. Aceast analiz nu s-a axat pe aspecte att de detaliate cum ar fi analiza resurselor umane, analiza eficienei proceselor, auditul de performan, analiza lucrului i funciilor fraciunilor politice, activitile de ordin politic ale Parlamentului. Concluziile i recomandrile s-au bazat pe experiena i bunele practici din alte Parlamente naionale, n special Saeima leton, precum i pe teoria lucrului parlamentar.

Pentru metodologia analizei funcionale a fost folosit abordarea cercetrii calitative, combinnd diferite metode de colectare i analiz a datelor: - Analiza documentelor (acte juridice, regulamente interne i acte de planificare strategic (Anexa 1 conine Lista Actelor Consultate)) - Interviuri individuale cu principalii factori de decizie. S-au petrecut interviuri calitative cu deputaii (n = 19) i cu angajaii parlamentului (n = 15). Interviurile s-au axat pe funcii, regulamente i politici operaionale, precum i pe ateptrile clienilor i calitatea serviciilor primite. ntrebrile de baz pentru chestionar au fost pregtite dinainte ns formatul propriu-zis al interviului a fost aplicat n mod flexibil pentru c unele ntrebri solicitau discuii de detalizare. Anexa 2 conine Lista de Persoane Intervievate. Anexa 3 conine lista de probleme i ateptri stabilite pe parcursul interviurilor cu deputaii. - ntruniri cu echipa de analiz TI - Sintetizarea informaiei pe parcursul celor trei perioade i edinele de totalizare cu participarea reprezentanilor beneficiarilor consilierului Preedintelui Parlamentului i echipei PNUD. - Seminarul pentru Biroul Permanent al Parlamentului a fost coordonat cu PNUD i a fost pregtit pe parcursul celei de-a doua perioade a analizei funcionale, dar a fost anulat datorit sesiunii plenare extraordinare a Parlamentului Moldovei. Acesta a fost amnat pentru luna iunie. Recomandrile dezvluite constituie un punct de pornire pentru restructurarea i mbuntirea Administraiei Parlamentului pentru a atinge obiectivele i nsrcinrile ambiioase adoptate de Parlamentul Moldovei. Unele din ele pot fi implementate cu uurin de nsui Parlamentul Moldovei, altele pot fi susinute prin diverse programe de asisten tehnic sau pot fi planificate pentru viitor. Succesul procesului de schimbare depinde de nelegerea principiilor democratice care stau n spatele recomandrilor propuse precum i de angajamentul implementatorilor, dar mai nti de toate i cel mai important de voina politic a nsui Parlamentului.

Teoria i Bunele Practici

Parlamente exist n majoritatea statelor lumii. Organizaia internaional a Parlamentelor statelor independente UPI (Uniunea Parlamentar Internaional) a fost fondat n 1889 i la moment are 146 membri i apte membri asociai. Datorit nelegerii comune c fiecare parlament naional este suveran i este responsabil numai n faa cetenilor care i-au ales Reprezentanii, nu exist vreo form armonizat de regulament de funcionare a lucrului Parlamentelor. n acelai timp, secole de practic parlamentar, susinut de teoriile serviciilor sectorului public, accentueaz standardele unanim acceptabile ale democraiei reprezentative, funciilor parlamentare, misiunii i lucrului. n ultima sa publicaie Parlamentul i Democraia n secolul douzeci UPI, 2006, rolul unic al Parlamentului este iari i iari accentuat. Fiind o instituie central a democraiei, Parlamentele ntruchipeaz voina poporului n guvern i preiau toate ateptrile lui c democraia va fi receptiv la necesitile sale i l va ajuta s-i soluioneze cele mai arztoare probleme cu care se confrunt n viaa sa de zi cu zi. Fiind un organ electiv care reprezint societatea n toat diversitatea sa, Parlamentele au o responsabilitate exclusiv de reconciliere a intereselor i ateptrilor conflictuale ale 9

diferitor grupuri i comuniti prin metode democratice de dialog i compromis. Fiind organul legislativ de baz, Parlamentele au funcia de adaptare a legilor societii la necesitile i circumstanele des schimbtoare. Fiind organe mputernicite cu funcii de control al Guvernului, ele sunt obligate s asigure c Guvernele sunt completamente responsabile n faa societii. Dei specialitii n tiine politice au opinii diferite, i att publicaiile academice ct i cele profesionale discut despre diferite scopuri ale funciilor parlamentare, cele trei funcii, menionate clar n citat legislaie, reprezentare i control parlamentar sunt recunoscute de toate sursele. n statele care se afl n proces de tranziie spre democraie, precum este Republica Moldova, situaia difer pentru c formarea instituiilor democratice, n special formarea instituiei parlamentare, pare a fi principala preocupare. Principala provocare i n acelai timp i principalul pericol const n faptul c nu este greu de ales Parlamentul unui stat democratic proaspt format, de schimbat insigna i de organizat administraia parlamentar. Principala problem este schimbarea modului de nelegere i mentalitate a cetenilor, politicienilor i angajailor Parlamentului n ceea ce privete rolul Parlamentului. Deosebit de greu aceasta este n special n statele foste membre ale Uniunii Sovietice, unde rolul Sovietului Suprem a fost pe de o parte mai mult formal, pentru c pregtirea adevrat a proiectelor de lege nu avea loc acolo, i pe de alta pentru c statutul reprezentanilor alei i al instituiei n ntregime era destul de nalt. Preedintele Sovietului Suprem al URSS era n acelai timp i ef al statului, influennd corespunztor atitudinea fa de instituia suprem aleas n toate cele 15 Republici Sovietice. i pn n prezent exist ateptri mari fa de Parlament n minile cetenilor Moldovei, dar aceasta nu este unicul caz. Dr. Attilla Agh, care a efectuat o vast cercetare a guvernrii statelor aflate n tranziie, este de prerea c spre deosebire de Parlamentele din Vest, care dispun de o diviziune clar funcional a muncii fa de alte instituii politice, Parlamentele din noile democraii dispun de funcii mai vaste. El vede cinci funcii majore care in de formarea unui sistem democratic nou. Experii le consider importante i pentru Parlamentul Moldovei: - Funcia legislativ mai nti de toate stabilirea regulilor de baz att ale jocului politic ct i pentru noua ordine social i politic. Principalul risc ascuns n exercitarea funciei legislative este c mentalitatea veche i nelegerea limitat a guvernrii democratice din partea reprezentanilor alei i adjuncilor lor pot impune legi, reguli i proceduri quasi-democratice. - Funcia de control este important pentru a preveni apariia unui nou monopol al puterii. Aceast funcie este greu de implementat corect n situaii cnd ctigtorul ia totul i partidul majoritar sau coaliia nu realizeaz rolul legitim al opoziiei (cum ar fi cazul Moldovei; n urma interviurilor cu deputaii sau cu angajaii s-a spus n mod deschis sau camuflat c acesta este cazul). - Funcia de aplanare a conflictelor, fiind n special important n perioade de crize socio-economice acute, nsoite de tranziie spre democraie. - Funcia de socializare, ce include colarizarea noii elite dup procedura de recrutare i stabilirea regulilor de comportament parlamentar. Aceast funcie este extrem de important fiind parte component a procesului de instituionalizare n Moldova, pentru c procedurile i comportamentul existent n Parlament pot i vor fi preluate de alte instituii i structuri.

10

Funcia de legitimare poate fi considerat drept cea mai esenial, pentru c lipsa de legitimare care a existat mai nainte dintre cetean i stat poate fi eliminat prin construirea unui pod ntre partidele politice i cetenii de rnd sub forma unui dialog social i politic. Parlamentul este acela care ar trebui s ofere un forum pentru actorii politici majori pentru a se legitima pe ei nii i pe noua structur democratic.

Pentru a realiza toate obiectivele i ateptrile, Parlamentul are nevoie nu doar de reprezentani alei, care formeaz miezul instituiei. Esena lucrului oricrui Parlament ine de limpezimea cu care aciunile de zi cu zi pot fi organizate i profunzimea i acurateea informaiei pe care o primesc deputaii din Comisiile Permanente pentru a lua decizii argumentate. i cheia succesului pentru aceasta este ca Parlamentul s dispun de un aparat de angajai capabili i bine instruii, precum i de proceduri parlamentare clare i cuprinztoare. Dei legislativul este o ramur separat i independent a statului, principiile generale ale administraiei publice trebuie s fie prezente n lucrul de zi cu zi al Parlamentului. Procedurile parlamentare tind a fi complexe, pentru c ele trebuie s reglementeze astfel de chestiuni cum ar fi adoptarea legislaiei, controlul parlamentar asupra Executivului, controlul bugetului de stat i al impozitrii, numirea i organizarea funcionrii Comisiilor Permanente, atribuirea timpului pentru dezbateri, alocarea de resurse pentru lucrul deputailor i multe alte aspecte importante. Este unanim recunoscut principiul fundamental c toate regulile i practicile trebuie s protejeze drepturile tuturor deputailor, indiferent de afilierea lor la vreo fraciune politic, poziie sau gradul de experien. Administraia Parlamentului este caracterizat prin imparialitate i independen total de grupurile politice i trebuie s presteze servicii similare tuturor deputailor i tuturor fraciunilor politice, fiind totalmente impariali n relaiile lor cu diverse organe parlamentare, toi deputaii i toate fraciunile politice. Funcia de baz a Administraiei Parlamentului este crearea unor condiii de lucru bune pentru deputaii din Parlament i pentru angajaii si i s ofere resursele i serviciile necesare pentru a permite ca lucrul Parlamentului s decurg eficient i raional. Principiul bunei guvernri i abordrii orientate spre client trebuie incluse n sistemul general de management al Parlamentului.

11

IV. OBIECTIVELE NAIONALE I REFORMA PARLAMENTAR: ANALIZA SITUAIEI, SECTOARELE DE INTERVENIE I RECOMANDRI PENTRU MBUNTIRE
Obiectivele Politicii Naionale i Rolul Parlamentului n Atingerea Lor
Parlamentul Republicii Moldova i-a propus s ating obiective ambiioase Combaterea srciei prin consolidarea guvernrii, a economiei naionale i mbuntirea infrastructurii publice. Strategia de Cretere Economic i Reducere a Srciei (SCERS), aprobat de Parlament n noiembrie 2004 ofer un plan pe termen mediu de dezvoltare social i economic. Faptul c aceast strategie este aprobat la nivel de Parlament este dovada unui angajament naional de proporii. Strategia conine numeroase programe la nivel orizontal i sectorial precum i activiti pentru a fi implementate pentru dezvoltarea naional, stabilind mecanisme de coordonare. Parlamentul dispune de rolul de monitorizare a instituiilor guvernului pentru a asigura implementarea la timp i cu succes a programelor SCERS. Reintegrarea societii. Faptul c aproape o treime din fora de munc a Moldovei lucreaz n afara rii i c n principal zonele rurale sufer de pe seama acestui fenomen negativ este un pericol pentru dezvoltarea economic, utilizarea eficient a resurselor, echitatea social i ntr-o anumit msur i pentru procesul de democratizare a statului. Parlamentul are un rol important n asigurarea stabilitii naionale, n fortificarea democraiei i supremaiei legii pentru a motiva cetenii s se ntoarc acas i s beneficieze de potenialul de dezvoltare naional, precum i s ajute la construirea societii i economiei Moldovei. Planul de Aciuni UE-Moldova a fost adoptat n februarie 2005, oferind platform pe termen mediu pentru dialogul politic cu UE i rspunznd la aspiraiile Europene ale rii. Guvernul Moldovei a nceput organizarea primelor activiti de coordonare a lucrului cu UE, precum i activiti de armonizare a legislaiei. Cu toate acestea, capacitatea general a Ministerelor la capitolul resurse umane, capacitate instituional, legislativ i de coordonare este destul de sczut. De aceea Parlamentul la moment nu are prea mult lucru n chestiuni ce in de UE, pentru c prea puine vin din partea Guvernului. Dac se contientiza necesitatea unei expertize n chestiuni de afaceri ale UE, de obicei se solicit consultana Consiliului Europei de la Strasbourg (spre exemplu, n domeniul legislaiei cu privire la audiovizual). Totui, faptul c astfel de expertiz juridic pe proiectele de lege vine de la Consiliul Europei nu garanteaz c principiile care stau la baza lor vor fi luate n considerare, aa dup cum s-a ntmplat n cazul procedurii de adoptare a Codului Audiovizualului. Se pare c verificarea corespunderii proiectelor de lege naionale cu principiile UE nu are loc datorit unor considerente de ordin politic. Exist idei de a fortifica capacitatea de armonizare a legislaiei n Comisiile Permanente precum i de a crea o

12

Comisie pentru Afaceri Europene. La ziua de azi afacerile de integrare European sunt comasate n cadrul Comisiei pentru Politic Extern a Parlamentului, care este o dovad n plus c conceptul de integrare n UE face parte din politica Extern a Moldovei. Aceasta nu este greit, totui, n termeni practici, comisiile de Afaceri Europene au funcii diferite (de coordonare, verificare politic etc.) i au puin n comun cu lucrul i agenda Comisiei pentru Politic Extern. Cnd se va ncepe activitatea de armonizare a legislaiei i lucrul va progresa n Guvern, aceasta va crea un surplus de lucru i pentru Parlament. Cnd acest lucru se va ntmpla, va fi posibil de a ncepe discuiile asupra unei Comisii separate pentru Afaceri Europene n Parlament. n aceast ordine de idei, experiena noilor state membre UE, inclusiv experiena Letoniei este analizat n contextul unui alt proiect PNUD care are loc n paralel cu analiza funcional. Se pare c n primul rnd n Republica Moldova este nevoie de asisten strin considerabil pentru instituiile guvernamentale la capitolul consolidrii capacitii administrative, expertizei legislative i fortificrii resurselor umane. Ministerele ar trebui s fie nucleul profesionalismului n afacerile UE. Parlamentul mai degrab ar trebui s aib un rol de stabilire a unei poziii mai ferme n ceea ce privete atribuirea unui statut mai nalt n agenda naional a subiectului de integrare european i de explicare a sensului acesteia ntregii societi, dect s ncerce s-i consolideze capaciti proprii n diverse sectoare ale afacerilor UE. Profesionalismul i verificarea corespunderii cu dreptul comunitar trebuie s rmn n competena Ministerelor. Parlamentul i deputaii ar trebui mai degrab s efectueze o verificare politic a legilor, respectnd caracterul sensibil al diferitor grupuri din societate.

Strategia Parlamentului Republicii Moldova

Implementarea obiectivelor i altor documente strategice de planificare, menionate mai sus, cum ar fi Programul Naional Satul moldovenesc (2005-2015), Planul Naional de Aciuni n Domeniul Drepturilor Omului (2004-2008), presupune o provocare serioas pentru Parlamentul i Guvernul Republicii Moldova. Pentru a garanta realizarea planurilor ambiioase Parlamentul i-a stabilit patru prioriti de baz n activitatea sa: - Procesul legislativ de armonizare a legislaiei, - Controlul Parlamentar asupra Guvernului, - Diplomaia Parlamentar, - Transparena activitii Parlamentului.

Procesul legislativ i armonizarea legislaiei

Actualul Parlament i-a stabilit obiective interne i i-a propus sie, precum i Guvernului, un Program Legislativ vast pentru perioada 2005-2009, ce a fost adoptat de Parlament la data de 24 noiembrie 2005, pentru a asigura implementarea documentelor Strategice ale Moldovei, menionate n capitolul anterior. Programul Legislativ conine un tabel cu o list de legi (107 n total) care urmeaz s fie elaborate n toate sectoarele, precum i o list de 38 de tratate internaionale care urmeaz a fi ratificate. Programul a menionat ministerele responsabile i datele limite pentru adoptarea 13

fiecrei legi. De regul, formarea i adoptarea unor astfel de programe ar trebui s fie responsabilitatea Guvernelor. Parlamentul, fiind un reprezentant al puterii legislative, nu trebuie s se alinieze termenilor limit ale ministerelor i potenial implementrii ntrziate a programului de lucru al puterii executive Guvernul, aa dup cum de obicei se ntmpl. Exist pericolul ascuns al conflictului de interese i el poate s apar atunci cnd Parlamentul ar dori s-i exercite funcia de control asupra Guvernului i s monitorizeze executarea planului de implementarea cruia i Parlamentul este de asemenea responsabil. Programul Legislativ pentru anii 2005-2009 face trimitere i la directivele relevante ale UE care urmeaz a fi transpuse n legislaia naional i conine o list de legi moldoveneti (88 n total) care trebuie supuse modificrilor. Aceasta este un indiciu al unui angajament i al unei voine politice pentru a ncepe procedura de armonizare a legislaiei naionale cu acquis communautaire. Totui este greu de crezut c fr susinere strin considerabil i aranjamente de twinning din partea statelor membre UE, administraia Republicii Moldova va putea ine piept provocrii de armonizare a legislaiei. Experiena Letoniei arat c au fost nevoie de cel puin cinci ani pentru a selecta i instrui persoanele din toate domeniile pentru a fi n stare s preia lucrul dificil de aproximare a legislaiei. n afar de consolidarea potenialului uman este nevoie i de o munc colosal n formarea instituional. Va fi nevoie de restructurat ntregul sistem instituional guvernamental, ncepnd cu ministerele i terminnd cu funcionarii din regiuni, pentru a forma capacitatea administrativ necesar pentru implementarea acquis communautaire. n pofida acestor dificulti i termenilor limit depii, programul Legislativ pentru anii 2005-2009 poate fi o unealt eficient pentru consolidarea planificrii strategice i coordonrii activitilor Guvernului i aciunilor de control ale Parlamentului.

Controlul Parlamentar asupra Guvernului

Parlamentul Moldovei a creat cteva instrumente i proceduri pentru a asigura controlul asupra Guvernului i instituiilor lui. Reprezentantul Parlamentului (Consilierul Preedintelui) particip la edinele cabinetului de minitri avnd funcia de a urmri evenimentele i a prezenta opinia Parlamentului referitor la agend (n rezultatul interviului, s-a constat c n ultimul timp aceasta a avut loc de dou ori cu referire la programul legislativ i planul calendaristic). De asemenea Legea cu privire la statutul deputatului n Parlament prevede c deputaii pot participa la edinele Guvernului. Dac Comisia Permanent i exprim interesul, ea are de asemenea dreptul s delege reprezentantul su la edinele Guvernului. Existena i responsabilitile reprezentantului Guvernului n Parlament sunt prevzute n Regulamentul special emis de Guvern. ncepnd cu luna mai 2005 aceast poziie o deine viceministrul Justiiei i funciile sale principale sunt asigurarea cooperrii dintre Parlament i Guvern i coordonarea susinerii i supravegherii proiectelor de lege prezentate de Guvern. Pentru a consolida controlul asupra Guvernului, Parlamentul Republicii Moldova a adoptat o procedur aa numita Or a Guvernului. Regulamentul prevede c n fiecare joi la finele edinei Plenare are loc o or de ntrebri i rspunsuri. n timpul Orei Guvernului toi

14

deputaii din Parlament pot pune ntrebri Guvernului n ntregime sau unui Minister n parte sau reprezentantului ministerului respectiv. Dei procedura este considerat drept una democratic i un instrument democratic de asigurare a supravegherii asupra Guvernului, interviurile cu deputaii au mai evideniat i un oarecare scepticism i critic. Unii deputai (att din majoritate ct i din opoziie) o vd incomplet, fiind prea scurt, formalizat i uneori tolerant la manipulri pentru a evita situaii de rspunsuri directe la ntrebri sensibile. Practica administraiei de stat din alte ri demonstreaz utilitatea poziiei specifice din fiecare minister Secretarul Parlamentar, care este ntr-o anumit msur administrativ, iar n alta politic. Rolul Secretarului Parlamentar este s asigure coordonarea s fie un pod ntre un anumit Minister, care are un anume program legislativ i Parlament. Astfel, fiecare Minister dispune de agentul su autorizat n Parlament care este n drept s reprezinte poziia Ministerului n fiecare dintre edinele Comisiei Permanente i de asemenea n edina Plenar. Deseori Secretarul Parlamentar este ales din lista deputailor i deci secretarii sunt unicele persoane oficiale cu reprezentare dubl att pe partea legislativ ct i pe cea executiv, astfel aceasta fiind unica poziie n toat administraia public (n afar de postul de ministru) unde o persoan politic reprezint un minister i un partid politic. Secretarii Parlamentari coordoneaz lucrul legislativ al ministerului, care ine de partea parlamentar, i ine n principal de proiectele de lege. n cazul Letoniei, Secretarii Parlamentari sunt salarizai de Cancelaria de Stat, dei ei sunt n acelai timp i deputai (n acest caz ei refuz salariul su de deputat). Recomandare Formarea institutului Secretarilor Parlamentari n Moldova ar putea fortifica coordonarea lucrului att pe partea legislativ ct i pe cea executiv, spori calitatea proiectelor de lege i informa deputaii despre politicile i inteniile anumitor Ministere.

Diplomaia Parlamentar
n practica parlamentar general recunoscut, reprezentarea poporului (electoratului) se consider drept una din funciile de baz ale Parlamentelor naionale. Diplomaia Parlamentar ori activitile externe ale Parlamentului pot fi privite drept o parte a funciei de reprezentare. De obicei principalele activiti parlamentare n aceast direcie sunt discuii pe marginea politicii generale externe a statului sau componentelor lui, controlul parlamentar asupra lucrului Ministerului Afacerilor Externe, aprobarea candidaturilor ambasadorilor (de obicei are loc la nivel de Comisie), participarea la conferine i ntruniri internaionale, legturi cu alte Parlamente naionale. Conform Constituiei Republicii Moldova, aprobarea principalelor direcii ale politicii externe a rii este una dintre prerogativele de baz ale Parlamentului. n realitate, activitile externe ale Parlamentului sunt mult mai vaste. Probabil c pentru un stat care are nevoie i dorete s-i lrgeasc sfera de influen, activitile externe ale Parlamentului pot facilita intensificarea suportului din partea organizaiilor internaionale, altor state i potenialilor donatori. Suportul funcional i tehnic pentru activitile parlamentare externe vine din partea Direciei Relaii Parlamentare Externe. O bun modalitate de a face diplomaia parlamentar mai activ, n acelai timp pstrnd-o n corespundere cu cele mai bune practici parlamentare, este lucrul delegaiilor n 15

organizaiile internaionale, dup cum ar fi Uniunea Parlamentar Internaional, Adunarea Parlamentar, precum i dezvoltarea grupurilor structurale de cooperare cu alte Parlamente naionale. De asemenea, angajaii Parlamentului pot oferi un aport pentru o mai bun recunoatere internaional a Parlamentului Moldovei printr-o participare i contribuie mai activ la evenimentele internaionale, cum ar fi conferinele i seminarele Centrului Parlamentar European de Cercetare i Documentare, conferinele anuale ale Federaiei Internaionale a Asociaiilor de Biblioteci (FIAB), conferine anuale ale Serviciilor de Cercetare ale Bibliotecilor Unitilor Parlamentare din cadrul FIAB i alte ntruniri specializate. Este recomandabil examinarea posibilitii aderrii la Asociaia Secretarilor Generali a Parlamentelor din cadrul UPI, ceea ce ar oferi mai multe posibiliti de schimb de opinii i experien cu nalii funcionarii publici din alte Parlamente naionale.

Transparena lucrului parlamentar

Provocarea de a implica societatea n procesele de politici este un subiect important n contextul unei guvernri bune, dar participarea public nu poate fi ncununat cu succes fr cunoaterea i nelegerea lucrului instituiilor de stat, n special a Parlamentului. Astfel, transparena procesului legislativ i procedurilor parlamentare orientate spre implicarea publicului, sunt condiii obligatorii ale democraiei participative. Agenda legislativ accesibil publicului, precum i proceduri care permit organizaiilor neguvernamentale (ONG-uri) s participe la edinele publice ale Comisiilor Permanente sunt instrumentele cheie care asigur transparena, iar procesul de lobby devine i el transparent publicului. i vice-versa lipsa transparenei genereaz nelegere greit a procesului legislativ, unde opiniile grupurilor de interese nu se cunosc. Aceasta deseori genereaz legi prost pregtite care cel mai probabil nu vor fi implementate i nu vor funciona corect. Lobby i procesul de luare a deciziilor dup uile nchise creeaz condiii prielnice pentru corupie i tirbete din reputaia Parlamentului i a administraiei publice la general n ochii cetenilor. Parlamentul Republicii Moldova a nceput o activitate orientat spre o implicare mai activ a publicului n procesul legislativ. n decembrie 2005, Parlamentul a adoptat Conceptul de Cooperare dintre Parlament i Societatea Civil, care n mod sigur va duce la o transparen sporit, implicarea ONG-urilor, i n termen lung va promova dezvoltarea societii civile. Dezvoltarea sectorului non-guvernamental n Moldova progreseaz, totui majoritatea ONG-urilor i grupurilor de interese sunt nc destul de slabe pentru a asigura o verificare permanent a agendei legislative i a participa la procesul legislativ. Cu toate acestea, nu va dura mult pn cnd se vor contura bazele lor reprezentative, precum i capacitile administrative i logistice. Experiena Letoniei la capitolul participrii ONG-urilor la lucrul legislativ indic c au fost nevoie de 3-4 ani pentru unele ONG-uri, cum sunt spre exemplu asociaiile de fermieri sau sindicatele, s exercite un lobby puternic n activitatea Guvernului i Parlamentului. Parlamentul Moldovei i-a pus la dispoziie un ir de mecanisme pentru a asigura transparena activitii sale. Web site-ul (www.parlament.md) este unul din ele, prezentnd lucrul de zi cu zi i activitile din cadrul Parlamentului. Una din ultimele nouti la acest 16

capitol este Hotrrea Biroului Permanent al Parlamentului Republicii Moldova care oblig ca proiectele de lege s fie publicate pe web site nu mai trziu de o zi lucrtoare dup ce le-a primit comisia permanent responsabil. Astfel de informaie va susine ONG-urile n formarea unei implicri mai active i fructuoase n procesul legislativ chiar de la etapele incipiente. Totui, este important s lum n considerare c transparena nu poate fi redus doar la cteva activiti care s fie n responsabilitatea ctorva angajai sau uniti ale aparatului. Toi angajaii Parlamentului trebuie s neleag i s accepte acest concept i s-l combine cu rutina lor de zi cu zi. O transparen cu adevrat real ar putea fi generat printro implicare mai activ i strategic a mai multor uniti ale aparatului n crearea informaiei n form electronic, accesibil pe web site i intranet.

Distribuia Funcional n Aparatul Parlamentului

Structura General a Parlamentului
Parlamentul Republicii Moldova este unicameral, avnd 101 deputai n Parlament, reprezentai de 4 fraciuni parlamentare: Fraciunea Partidului Comunitilor din Republica Moldova 56 deputai, Fraciunea Aliana Moldova Noastr 23 deputai, Fraciunea Partidului Popular Cretin Democrat 11 deputai, Fraciunea Partidului Democrat din Republica Moldova 8 deputai i 3 deputai neafiliai. Parlamentul i exercit funciile sale prin intermediul edinelor plenare, lucrul celor 9 Comisii Permanente, comisiilor speciale i fraciunilor partidelor. Lucrul Parlamentului este coordonat i organizat de Biroul Permanent al Parlamentului, care este prezidat de Preedintele Parlamentului. Preedintele Parlamentului organizeaz edinele Plenare. Preedintele are doi adjunci unul din partea majoritii i altul din partea opoziiei. Funcia principal a Preedintelui Parlamentului este facilitarea edinelor plenare i supravegherea Biroului Permanent al Parlamentului. Preedintele de asemenea are i funcii de reprezentare att n ar, ct i n afara ei. Conform Regulamentului Parlamentului, articolul 12(1), Preedintele este de asemenea responsabil de administrarea financiar, precum i de angajarea i eliberarea din funcie a personalului, lucruri care de obicei in de competena Secretarului General (eful Aparatului). Regulamentul Parlamentului n articolele 10 i 11 prevede c Biroul Permanent al Parlamentului este format din reprezentani ai tuturor fraciunilor politice i este principalul organ al Parlamentului. El este prezidat de Preedinte i de adjuncii si i s ntrunete n fiecare sptmn. Biroul pregtete ordinea de zi a edinelor Plenare, formeaz bugetul Parlamentului, aprob structura instituional a administraiei. Comisiile permanente i comisiile speciale efectueaz o expertiz a proiectelor de lege i de asemenea pot participa la investigaii parlamentare. edina Plenar este forumul de lucru al Parlamentului. Funcia sa primar este aprobarea legilor i petrecerea dezbaterilor parlamentare. 17

Distribuia Funciilor n cadrul Administraiei

Managementul de Vrf Administraia (Secretariatul) Parlamentului const din aproximativ 190 persoane. Conform Regulamentului Parlamentului Administraia trebuie s fie condus de un Director General al Aparatului. Totui de mai mult de un an aceast poziie este vacant i managementul administrativ se face sub conducerea Preedintelui Parlamentului i de Consilierul su. Nectnd la programul ncrcat, lucrul politic i numeroasele funcii de reprezentare, Preedintele conduce cu strategia de reform a aparatului, organizeaz planificarea administrativ, semneaz acte financiare i contracte cu angajaii. Interviurile cu angajaii din diferitele uniti indic c Preedintele este de fapt eful Aparatului Parlamentului. Dei pare s fie funcional pentru moment, fr existena unor probleme mari, aceasta nu poate fi privit ca o soluie viabil pe termen lung (descris n detaliu la Seciunea Unitatea Personalului i Conducerea Apolitic). Administrarea Departamentelor
Distribuia funciilor ntre departamente i subuniti este similar practicii Administraiilor altor Parlamente naionale, asigurnd principalele funcii de suport, dup cum sunt funciile de:

Finane i contabilitate Administrarea resurselor umane Organizarea edinelor plenare i altor activiti stabilite de Regulamentul Parlamentului - Administrarea documentelor - Expertiza legislativ - Suportul informaional - Suportul i administrarea tehnic - Relaii externe - Protocol i multe altele.

n general, activitile departamentelor au caracteristicile funciilor de suport i n majoritatea cazurilor nu ridic ntrebri de eficien pentru c distribuia de funcii este bun. Problema care s-a ivit n timpul analizei funcionale ine de faptul c departamentele i alte uniti structurale de fapt opereaz fr o baz juridic consistent. Pentru unele subdiviziuni interviurile au generat rspunsuri contradictorii la ntrebarea Cine este clientul?. Regulamentul vechi, care identific funciile i responsabilitile departamentelor, sunt depite de timp i nu mai reflect realitatea. Totodat, regulamentul nou este n proces de scriere i nu este nc adoptat. Proiectul regulamentului a fost tradus n englez i n urma analizei acestuia s-a stabilit c distribuia funcional ntre departamente i subunitile acestora este consistent i n majoritatea cazurilor nu ridic ntrebri de eficien. Dublarea de funcii sau funcii neprevzute nu au fost identificate.

18

Exist cteva structuri noi formate sau restructurate de cnd noul Parlament i-a nceput activitatea - Serviciul Informaional-Analitic i de Prognozare, Serviciul Pres i Imagine. Totui funciile lor nu par a fi integrate suficient de bine cu restul administraiei, unele din ele ridicnd ntrebarea cine este clientul Serviciului lor. Interviurile cu efii unitilor din Aparat i cu deputaii arat c n unele cazuri rolul Administraiei i misiunii fiecrui angajat din Parlament este neles greit. Trebuie s existe o legtur clar ntre declaraia de formulare a misiunii Administraiei, funciile definite ale unitilor i activitile fiecrui angajat, care urmeaz s se reflecte n fiele de post. Spre exemplu, trebuie recunoscut faptul c toi deputaii, conform Constituiei, sunt reprezentani ai poporului Republicii Moldova cu drepturi egale i trebuie s beneficieze de servicii n mod egal. Totui, interviurile au indicat cazuri de difereniere de servicii alocarea bugetar, utilizarea automobilelor, distribuia locurilor pentru deplasri n strintate, serviciile de acces la informaie, acces la asistena administrativ etc. Administraia trebuie s stabileasc sisteme i s asigure transparena prestaiei de servicii, care le-ar permite deputailor s fie convini de existena tratamentului egal. nceputul pentru consolidarea serviciilor parlamentare este mesajul clar i continuu din partea nalilor oficiali parlamentari (Preedintele, membrii Biroului Permanent, Preedinii Comisiilor Permanente, Secretarul General i efii Departamentelor) c angajaii Parlamentului trebuie s fie neutri din punct de vedere politic n activitatea lor. Aceste principii trebuie s fie respectate de aceti oameni, fiind un exemplu pentru ceilali. Fr ndoial, reacii dure trebuie s urmeze atunci cnd principiile imparialitii, confidenialitii, relevanei i acurateei sunt nclcate sau exist ctiguri personale pe lng remunerarea oficial. Practica Parlamentului Letoniei arat c dac se transmite un mesaj clar noilor angajai n procesul de angajare, cernd servicii i atitudine egal fa de toi, stabilind principiul angajamentul tu politic sau de alt natur nu este acceptat n timpul orelor de lucru, atunci atitudinea i aciunile greite se reduc la minim. Practica n urma creia Administraia formeaz structuri care ofer servicii privilegiate unor deputai datorit poziiei sau afilierii politice vine n contradicie cu principiul egalitii. Servicii specializate pentru Preedinte ar fi mult mai bine concentrate ntr-o singur unitate, cum ar fi Oficiul sau Biroul Preedintelui. Funciile unei astfel de uniti depind de necesitile Preedintelui n ce fel de activiti el/ea este implicat, dac Preedintele este mai mult implicat n lucru parlamentar sau joac un rol activ social sau politic sau ncearc s participe mai mult n activiti de politic extern etc. Un consilier n probleme de politic extern, consilier n probleme interne (ar putea fi civa, fiecare fiind responsabil de anumite sectoare), consilier juridic i purttor de cuvnt al Preedintelui ar putea fi grupul de baz. Formarea unei astfel de uniti va aduce o claritate n regulile interne ale Parlamentului i va putea ajuta la fortificarea ncrederii i reduce sentimentul de inegalitate la prestarea serviciilor parlamentare un sentiment pe care mai muli deputai din Parlament l-au exprimat cu referire la cteva din structurile Administraiei Parlamentului n timpul interviurilor efectuate (cum ar fi Nu are rost s ntrebi ceva de la acel departament, pentru c ei ntotdeauna rspund c acum ei sunt ocupai, lucrnd pentru Preedinte).

19

Administraia Parlamentului: Structura General, Viziunea i Misiunea, Distribuia Funciilor.

Dup cum s-a menionat n capitolele anterioare, interviurile i analiza proiectului regulamentului departamentelor indic problema de nelegere vag a scopurilor comune ale organizaiei n Administraie. Lipsa unei concentrri clare asupra activitii micoreaz performanele fiecrui angajat. Performanele slabe ale tuturor angajailor micoreaz eficiena organizaiei n ntregime. Modelul organizaional de succes al Administraiei Parlamentului ine n primul rnd de unitatea acestuia. Instituia dispune de capacitate deplin numai atunci cnd fiecare angajat, fiecare unitate structural (inclusiv Comisiile) i Administraia n ntregime au acelai sim al misiunii i activitile lor sunt ndreptate spre scopuri comune i sunt, dup efectele pe care le produc, complementare pentru atingerea obiectivelor naionale. n acest sens, este important de format un sim de misiune pentru Administraia Parlamentului Republicii Moldova Administraia n totalitatea sa trebuie s ofere un sistem de servicii uniform pentru chestiuni juridice, organizaionale, logistice, de consultan i financiare, avnd o imparialitate total fa de diversele componente din Parlament, precum i fa de toi deputaii i toate partidele politice. Aceasta ar fi nsrcinarea primar pentru eful Administraiei (Secretarul General), care trebuie s formeze un grup de lucru, compus din reprezentanii tuturor departamentelor i s nceap exerciiul de formulare a mesajului pentru ntreaga Administraie, pentru a fi n conformitate cu ateptrile clientului. Mesajul trebuie transmis mai departe tuturor departamentelor, unitilor i angajailor. n aceast ordine de idei, cea mai bun modalitate de ridicare a nivelul de cunoatere a misiunii comune nu ine de ordine formalizate sau regulament, dar mai degrab de edine comune de management i discuii mai informale, unde fiecare are posibilitatea s-i exprime prerile i ideile fr careva consecine nedorite. Pentru cazul Moldovei, problema const n lipsa unui ef al Administraiei Parlamentului. Astfel, la moment nu este nimeni care ar putea prelua aceast nsrcinare important de formulare i comunicare a mesajului misiunii, deoarece acest exerciiu nu trebuie i nu poate fi preluat de o figur politic Preedintele Parlamentului, care el nsui se afl pe lista clienilor Administraiei. Recomandare Este necesar de formulat un mesaj de misiune pentru toi angajaii Administraiei. Ridicarea nivelului de cunoatere n rndurile funcionarilor publici referitor la misiunea comun este esenial ca parte component a procesului de fortificare a resurselor umane pentru a mbunti calitatea rezultatelor. Un conductor (n mod normal Directorul General al Aparatului) mpreun cu un grup de lucru, format din reprezentanii (Directorii) tuturor departamentelor, trebuie creat pentru a iniia procesul.

Proceduri i Regulamente

20

Regulamentele unitilor structurale Parlamentul Republicii Moldova a creat un set de reguli care descriu funciile unitilor structurale i responsabilitile angajailor din cadrul acestora. Majoritatea acestor reguli sunt nvechite i efii unitilor structurale ale Parlamentului lucreaz asupra noilor versiuni cu intenia de a include mai exact necesitile i nsrcinrile actuale. Totui, aceste activiti trebuie s fie mai bine coordonate n ceea ce privete forma i coninutul lor. Definirea clar a prioritilor majore i a mesajului de misiune al Administraiei Parlamentului trebuie s fie punctul de pornire pentru fiecare unitate structural i pentru fiecare angajat. Regulamentul scris este instrumentul care asigur legtura formal ntre practic i procese i misiunea Administraiei. Astfel Regulamentul, n loc s fie att de sofisticat, lung i formal, ar trebui s fie succint, concret i plin de neles. Fiecare angajat al Parlamentului trebuie s cunoasc, s neleag i s urmeze aceste reguli. Analiza proiectelor regulamentelor unitilor structurale a scos n eviden cteva neajunsuri comune: - Nu exist un format armonizat al regulamentelor unitilor structurale, - Coninutul regulamentelor unitilor structurale este deseori comasat cu fiele de post, - Exist dublri de norme din alte regulamente, - Funciile i activitile descrise sunt prea dispersate i nu sunt suficient de concrete. Recomandri cu privire la Regulamentul unitilor structurale 1. Regulamentul trebuie s descrie funciile relevante de suport parlamentar a fiecrui departament cu subunitile sale i orice alt unitate, lund n considerare misiunea Parlamentului i obiectivele stabilite. 2. Regulamentele departamentelor i fiele de post pentru fiecare angajat trebuie s fie separate i pregtite ca documente aparte. Scopul unui Regulament al departamentului este definirea funciilor i competenelor unitilor structurale i ale subunitilor. Scopul fielor de post este definirea coninutului activitilor aflate n responsabilitatea angajatului. Totui, ar trebui s existe o legtur clar i o corelare de competene i activiti menionate n Regulament i fiele de post. Se recomand pregtirea n paralel a celor dou tipuri de documente. Coninutul propus pentru proiectul regulamentului i fiele de post pot fi gsite n anexele 3 i 4. 3. Regulamentele departamentelor nu trebuie s repete normele care sunt prevzute n alte acte juridice, regulamente sau Regulamentul Parlamentului, spre exemplu, cum ar fi cazul prevederilor referitoare la numirea i eliberarea din funcie care nu ar trebui s fie incorporate n Regulamentul departamentului. 4. Informaia trebuie s fie scris ntr-un limbaj scurt, cuprinztor i clar. 5. Ar trebui s existe o armonizare a denumirilor (tipurilor) de structuri organizaionale Departament, Direcie, Secie, Unitate, Serviciu, Centru etc. pentru a avea un sistem organizaional unificat i ierarhic armonizat. 6. Exist necesitatea de a identifica clientul pentru funciile preluate deputaii din Parlament, Preedintele Parlamentului, cetenii, ONG-urile, mass-media etc. 7. Este necesar de identificat sursa funciilor ndeplinite. Aceasta ar trebui fcut cel puin n baza Hotrrilor Biroului Permanent.

21

Procedurile din cadrul proceselor interdepartamentale administrative din cadrul Parlamentului

procedurile

generale

Practica existent a altor Parlamente naionale indic c regulamentul n care se descriu funciile fiecrei uniti este doar o parte din regulamentele interne. O alt grup descrie procesele interdepartamentale i procedurile generale administrative din cadrul Parlamentului, ce sunt obligatorii att pentru deputai ct i pentru angajai. Este necesar de elaborat astfel de regulamente interne pentru a elimina ambiguitile i nenelegerile n lucrul de zi cu zi i de stabilit aceleai reguli pentru toi. Interviurile cu deputaii din Parlament i cu angajaii au indicat necesitatea unor astfel de reguli uniforme. Regulamentele interne pot fi emise de Preedinte, de Biroul Permanent sau de Secretarul General n conformitate cu competena deinut, i ele trebuie s fie n accesul liber al tuturor deputailor i angajailor din Parlament. Recomandare Trebuie elaborat un set de regulamente i de oferit acces liber pentru toi deputaii i angajaii. Lista de subiecte este vast i deschis pentru completri pot fi regulamente cu privire la vizitele de studiu ale Parlamentului, cu privire la utilizarea diferitor resurse din cadrul parlamentului (automobile, telefoane mobile, calculatoare etc.), cu privire la drepturile angajailor la suport financiar pentru instruiri profesionale, cu privire la sistemul de beneficii pentru a motiva angajaii, cu privire la sistemul de vizite n strintate, cu privire la accesul vizitatorilor n cldirea Parlamentului, cu privire la msurile de siguran la locul de lucru etc.

Profesionalizarea angajailor Parlamentului i ajustrile instituionale

Legea cu privire la Serviciul Public i Legea cu privire la Statutul Funcionarului Public Chestiunea de baz care apare ca un obstacol pentru formarea unor angajai parlamentari profesioniti este statutul funcionarului public n Administraia Parlamentului. Dei Legea Serviciului Public i Legea privind Statutul Funcionarului Public stabilete principiile de imparialitate i neutralitate politic a funcionarilor publici i continuitatea executrii funciilor publice, n realitate exist fenomene n Parlament care nu faciliteaz formarea unor angajai profesioniti i independeni din punct de vedere politic. Contractele cu termen determinat, influena politicienilor i Administraiei la angajarea personalului n Comisiile Permanente, lipsa unor diverse criterii de selecie i a procedurii de evaluare a angajailor nu ofer un sim de stabilitate pentru angajaii din Parlament, astfel slbind performana general a Parlamentului. Aceast situaie cere aciuni de fortificare a statutul funcionarului public prin modificarea Legii. La momentul actual proiectul Legii cu privire la Serviciul Public este n perioada de revizuire, aa dup cum aceasta face parte din procesul de reform a administraiei publice, care este administrat de Guvern.

22

Pentru angajaii Aparatului Parlamentului este important s-i formeze poziia lor n ceea ce privete serviciul public. Angajaii Parlamentului pot fi parte a serviciului public general, care de obicei se coordoneaz de o instituie guvernamental sau ei pot participa de unii singuri un serviciu public special, fr a fi sub controlul instituiei guvernamentale responsabile. Ambele opiuni au att avantaje ct i dezavantaje. Parlamentele naionale i aleg modelul pe care l prefer pentru Administraia lor. Analiza practicii parlamentare n 19 state din Europa prezint diferitele soluii alese pentru angajaii din Administraie. n 8 state angajaii din Parlament fac parte din serviciul public, acest lucru fiind reglementat de o lege general, iar n 11 state regimul angajailor parlamentari este reglementat de o lege special. Fr ndoial, principiile i condiiile specificate n legile i regulamentele speciale sunt n corespundere cu legea general cu privire la serviciul public, n acelai timp abordarea special pune n eviden autonomia Parlamentului ca parte component a puterii ntr-un stat democratic. Este important de fcut o difereniere dintre necesitatea unor caracteristici comune ale tuturor funcionarilor publici profesionalism, neutralitate politic, loialitate i necesitatea unei anumite flexibiliti ce trebuie oferit fiecrui tip de serviciu public (poliie, serviciu diplomatic, vam etc.) sau instituie, cum este cazul Parlamentului, pentru a le permite s se realizeze. Spre exemplu, toi funcionarii publici trebuie s fie subiecii unui set de reguli armonizate definite prin legislaia cu privire la anticorupie i conflictul de interese. n acelai timp fiecare serviciu public specializat ar putea s aib reguli speciale cu privire la: - Procedura de numire (angajare) - Procedura de eliberare din funcie (concediere) - Mecanismele de promovare - Nivelul de autonomie n procesul de luare a deciziilor - Sistemul de retribuie - Beneficiile sociale. Lund n considerare faptul c nu exist un model universal de serviciu public care s corespund cerinelor tuturor statelor, fiecare ar caut s foloseasc nite mecanisme care ar permite administrarea serviciului public n toat unitatea i complexitatea sa. Moldova ar trebui s-i gseasc modelul n special n contextul provocrilor pe care le simte administraia public n procesul de integrare n UE. Recomandare 1. Noua lege cu privire la Serviciul Public trebuie s fortifice independena i profesionalismul funcionarilor publici din cadrul administraiei publice a Moldovei. 2.Parlamentul trebuie s decid asupra modelului de administrare a serviciului public fie un serviciu public aparte, fie n cadrul serviciului public general, mpreun cu instituiile guvernamentale centrale i locale. n cazul n care administraia Parlamentului creeaz un serviciu public separat, este necesar de elaborat un proiect de lege cu privire la statutul acestuia. Formarea unui sistem de planificare a carierei

23

Politica de personal trebuie s fie orientat spre atragerea profesionitilor care nu vin s lucreze doar pentru o perioad limitat de timp pn la urmtoarele alegeri, dar care mai degrab i vd cariera lor n termen lung n administraia Parlamentului. Angajailor trebuie s li se cear s-i declare neutralitatea politic n lucrul lor de profesie, indiferent de simpatiile politice sau afilierea politic. n cazul n care angajatul nu poate fi imparial, el/ea trebuie s plece din serviciul public. Loialitatea i Imparialitatea Imparialitatea nu este doar o ndatorire etic sau profesional pus pe seama fiecrui membru al personalului, dar este o condiie esenial pentru organizarea lucrului lor i formarea metodologiei de lucru. Funcia Administraiei Parlamentului garantarea pentru fiecare legislativ nou servicii rapide i eficiente, indiferent de structura politic n Parlament, poate fi ndeplinit numai de personal permanent, adic experimentat. Aceasta implic faptul c angajaii presteaz serviciile lor fr a avea vreo considerare de ordin politic unei instituii politice (Parlamentul), structurilor politice din care este compus (Comisii, fraciuni i grupuri politice) i politicienilor. Chiar mai important este nelegerea c executarea cu succes a funciilor oficiale presupune prezena ncrederii din partea tuturor partidelor politice prezente n Parlament. Caracterul unit al personalului i administrarea apolitic Administraia Parlamentului nu va fi n stare s-i ndeplineasc funciile i s ofere servicii de calitate tuturor deputailor dac nu exist o persoan responsabil de performanele Administraiei, astfel asigurnd o responsabilitate fa de Parlament la general i fa de fiecare deputat n parte. Absena Directorului General nu permite o planificare strategic a activitilor i un schimb suficient de informaie. n loc de cooperare reciproc dintre diferitele departamente, fiecare departament este mai degrab de izolat. Sistemul la general sufer de lipsa culturii de mprtire a informaiei, ntruniri ad-hoc, formarea grupurilor de lucru pe chestiuni specifice, sesiunile de informare etc. sunt puin practicate. Fiecare departament triete ca o familie separat, dispune de cultura i tradiiile sale interne. Dup felul lor, departamentele sunt mai mult protecioniste i nchise dect deschise i orientate spre scopurile comune ale organizaiei. Unele interviuri au indicat chiar c exist un sim de competiie cu alte departamente i o atitudine de a nu oferi informaie, lucru care cu siguran este un simptom negativ i cauza unei ineficiene organizaionale. Astfel, pentru a asigura eficiena i coordonarea lucrului complex al diferitor uniti structurale, precum i managementul resurselor umane, este nevoie urgent de un director apolitic al aparatului. n practica parlamentar existent o astfel de poziie de obicei poart titlul de Secretar General i el/ea se subordoneaz direct Preedintelui i/sau Prezidiului / Biroului / Consiliului celor Vrstnici. Funcia sa este n principal tehnico-administrativ i nu politic, i el/ea este responsabil() de managementul general al Administraiei, inclusiv managementul personalului, administrarea bugetului i contactul cu reprezentanii politici din Parlament i Guvern. Multe din deciziile din lucrul de zi cu zi sunt luate de funcionari, cu toate acestea Secretarul General este formal responsabil de toate activitile, astfel ntrunirile regulate cu efii unitilor structurale in de obligaiunile lui.

24

Secretarul General de asemenea are un rol de filtru, pe de o parte respectnd necesitile deputailor din Parlament i asigurnd calitatea serviciilor, pe de alta limitnd interveniile de ordin politic i protejnd angajaii din Parlament de influena politic. Unul dintre cele mai complicate aspecte la capitolul efului administraiei este selectarea i numirea n funcie a Secretarului General. O problem o constituie calitile personale i profesionale pe care persona trebuie s le ntruneasc. Candidatul trebuie s fie foarte competent, s dispun de capaciti manageriale i caliti profesionale speciale nu doar n domeniul administraiei publice, dar nti de toate n afaceri i chestiuni parlamentare i instituionale. Dup cum arat analiza Asociaiei Secretarilor Generali ai Parlamentelor (octombrie 2000), deseori se solicit cunotine specializate n legislaie parlamentar. O alt problem, uneori chiar mai complex, este ajungerea la un acord asupra unei anume candidaturi cu toate gruprile politice reprezentate n Parlament. Consensul este mult mai binevenit dect decizia formal luat de majoritate, pentru c ncrederea din partea tuturor fraciunilor este important. Astfel, o competiie deschis avnd cerine bine formulate este considerat drept cea mai bun procedur, unde unul sau civa candidai ar putea fi selectai dup o evaluare imparial. Este recomandabil de ntrebat fiecare candidat s-i prezinte o viziune a sa asupra misiunii, scopurilor i fortificarea Administraiei Parlamentului. Numirea formal poate mbrca mai multe forme. Analiza practicii parlamentare a celor 19 state europene prezint diferitele soluii de confirmare a numirii Secretarului General. n 5 state eful statului este numit de Preedintele Parlamentului, n 7 state de Biroul Permanent (sau organul similar al Parlamentului), n 7 state este numit prin votare la edina plenar de toi deputaii. Funciile i responsabilitile Secretarului General sunt similare n anumite aspecte n Parlamentele naionale ale diferitor state. - Secretarul General este recunoscut ca reprezentnd Administraia Parlamentului. (Este important de neles distincia dintre reprezentarea Administraiei parlamentare i reprezentarea general a Parlamentului ca o instituie constituional. Puterea de reprezentare general este legat de funciile constituionale i este transmis Preedintelui Parlamentului). - Secretarul General este responsabil de organizarea Administraiei. Fiind ef al organizaiei el/ea n mod normal se bucur de o anumit discreie cnd decide asupra chestiunilor de management. - Secretarul General este n general responsabil n faa unitilor politice din cadrul instituiei parlamentare. Forma i coninutul relaiei de rspundere ine de tradiiile unui anumit Parlament naional. - De obicei, Secretarul General este ajutat de una sau cteva persoane oficiale superioare care dispun de drepturi de adjunct. - Secretarul General, n mod normal, are funcii de administrare a angajailor i este mputernicit s numeasc i s elibereze din funcie angajai, precum i s-i sancioneze sau s-i motiveze. - Secretarul General este responsabil de administrarea financiar i de controlul asupra cheltuielilor, dei n majoritatea cazurilor el nu ia decizii de ordin financiar asupra

25

bugetului Parlamentului; el/ea este responsabil() de prezentarea proiectelor de buget pentru Parlament; care este aprobat de ntregul Parlament. Recomandare De anunat un post vacant pentru tot publicul la postul de Secretar General i de selectat cel mai bun candidat pentru aceast poziie. Persoana nominalizat trebuie s fie una apolitic. Dup cum Secretarul General trebuie s aib un rol dublu s fie principalul consultant pe legislaie i proceduri parlamentare i s asigure funcionarea eficient a Parlamentului, candidaii pentru aceast poziie trebuie s corespund mai multor criterii. Calificarea dorit este cea de studii superioare n drept public, experien de lucru n Parlament, experien de lucru n calitate de manager de nivel nalt sau mediu avnd responsabiliti de coordonare a lucrului personalului, bugetului i diverselor departamente, caliti personale, cum ar fi potenialul de conductor, caracter deschis, independen, caliti de previziune, confidenialitate etc. Atitudine orientat spre prestarea serviciilor i spre valorile democratice sunt de asemenea importante.

Sistemul Informaional al Parlamentului

Utilizarea tehnologiilor informaionale n practica parlamentar internaional a devenit din ce n ce mai important pentru deputai i pentru Administraie att ca un instrument de lucru, ct i ca o modalitate de informare extern. Internetul n ziua de azi este cea mai important surs direct de informare a Parlamentului pentru public, i activitatea curent a Parlamentului Republicii Moldova publicarea proiectelor de lege pe web site-ul Parlamentului este un pas curajos i care corespunde necesitilor zilei de azi. Dei calculatoarele personale i pota electronic fac parte din rutina zilnic a Parlamentului Moldovei, nc nu este valorificat un potenial enorm al tehnologiilor informaionale. Abordarea sistematic de a computeriza procesul de lucru al Parlamentului proiectele de lege, iniiativele legislative, notele informative, actele produse de deputai, corespondena cu cetenii i organizaiile din afara Parlamentului etc. au devenit elemente obligatorii. Toate documentele ce in de lucrul Parlamentului trebuie introduse n baze de date ale sistemului informaional al Parlamentului Moldovei, avnd potenialul respectiv de cutare, nu doar nscrise pe discul dur de pe staia de lucru individual. Crearea i meninerea unui sistem comun de servere cu sisteme de securitate i copiere de rezerv va asigura integritatea i autenticitatea documentelor din Parlament, lucru ce nu este posibil doar prin folosirea staiilor de lucru individuale.

Abordarea strategic i implementarea treptat a sistemului Informaional

Lucrul parlamentar s-ar putea mbunti foarte mult de pe seama dezvoltrii unui sistem intern de comunicare electronic intranetul. Intranetul de asemenea a devenit platforma central de informare a Parlamentului care este folosit de deputai i Administraia Parlamentului. Crearea unui astfel de sistem va oferi posibilitatea tuturor utilizatorilor interni autorizai s acceseze toate documentele necesare ntr-un mediu propice pentru ei, oferind acces simplu i rapid la diferite baze de date, registre i alte servicii. Prin intermediul

26

intranetului, toi deputaii i angajaii vor beneficia de acces la diferite baze de date naionale i internaionale (Moldlex, Eurolex, baze de date legislative a diferitor state, agenii de pres, dicionare, enciclopedii etc.) la care se poate de abonat i care vor putea fi accesate prin intranet pe baze egale fr a se nclca drepturile de autor. Astfel de obiectiv ambiios, dar necesar i inevitabil, sufer de prezena a dou obstacole limitrile bugetare i factorul uman. i factorul de timp a fost de asemenea luat n considerare; crearea unui astfel de sistem necesit o judecat deliberativ, bazat pe cunotine TI profesioniste i experien intern i know-how. Implementarea unui astfel de proiect poate dura mai muli ani. n realitate, formarea Sistemului Informaional pentru aa organizaie cum este Parlamentul este un proces continuu. Probabil c cea mai eficient modalitate de implementare cu succes a acestui proiect complex este formarea unui Grup de Coordonare a Proiectului, cu implicarea tuturor persoanelor cointeresate specialiti din Comisiile Parlamentare, departamentele responsabile, specialiti TI. Este evident faptul c modernizarea echipamentului nvechit este o necesitate urgent, dar pentru a evita riscurile unor investiii cu randament sczut n structura TI a Parlamentului, trebuie, paralel cu procurarea calculatoarelor pentru necesitile utilizatorilor, de creat mcar cteva baze de date parlamentare comune i de a le pune la dispoziia acestor utilizatori. Aceast sarcin ar putea s fie printre primii pai n realizarea unui proiect vast de Sistem Informaional. Formarea bazelor de date ar trebui s corespund politicii informaionale generale a Parlamentului Republicii Moldova i cu Strategia Sistemului Informaional pentru a evita potenialele neconcordane. Astfel, urmtoarea abordare pe pai se recomand: Politica Informaional Strategia Sistemului Informaional Identificarea necesitilor utilizatorilor planul pentru Sistemul Informaional Plan clar de implementare etc. Sistemul informaional al oricrei organizaii are 4 componente eseniale ale unui tot ntreg echipament, programe de suport, coninut (adic informaia i sursa acesteia) i utilizatorul. Implementarea cu succes a sistemului depinde de puterea i capacitatea fiecrui element. Pentru a minimaliza riscurile viitoare ale unui Sistem Informaional, chiar de la bun nceput trebuie formate regulamente clare pentru toate elementele sistemului. Securizarea informaiei este un considerent critic, foarte important n procesul de implementare a noilor tehnologii n mediul parlamentar. Recomandri 1. Pentru a respecta dreptul la informare un drept fundamental ntr-o societate democratic, i pentru a evita interpretri diametral opuse ale acestor drepturi n cadrul Parlamentului, se recomand de format o politic informaional a Parlamentului Republicii Moldova, stabilind principiile i obiectivele generale de acces la informaie, att n cadrul Parlamentului, ct i n afara lui. Pentru a avea sor de izbnd, aceast activitate are nevoie de susinere politic i coordonare la cele mai nalte niveluri, astfel politica informaional a Parlamentului Republicii Moldova trebuie discutat de toate fraciunile i adoptat de Biroul Permanent. 2. S fie elaborat strategia sistemului Informaional n corespundere cu politica informaional a Parlamentului Republicii Moldova. n formularea unei astfel de strategii, primul pas trebuie s fie evaluarea necesitilor deputailor, angajailor, societii la

27

general i altor grupuri specifice, dup cum este Guvernul, funcionarii publici, autoritile administraiei publice locale etc. 3. S fie elaborat, implementat i administrat un sistem client-server de circuit al documentelor, care va constitui un instrument eficient pentru managementul, pstrarea i cutarea proiectelor de lege i altor documente procesate att de Guvernul, ct i de Parlamentul Republicii Moldova. Pentru a asigura schimbul eficient de documente n form electronic ntre Guvern i Parlament, trebuie stabilite i coordonate standarde tehnice comune. Un astfel de sistem trebuie s garanteze un control total asupra ciclului complet de via al documentului, inclusiv inserarea standardizat de informaie din partea calculatoarelor personale i extragerea flexibil, att n form tiprit ct i n form electronic. 4. Calculatoarele personale utilizate pentru procesarea informaiei pentru Sistemul Informaional, precum i imprimantele trebuie standardizate pentru a asigura o utilizare mai eficient i pentru o susinere tehnic mai bun. Diversitatea mare de uniti tehnice (cum ar fi spre exemplu numrul de imprimante) mrete cheltuielile de ntreinere i consumabile. Procurarea echipamentului trebuie s fie organizat n conformitate cu Legea privind achiziiile publice, pregtind o specificaie tehnic bine gndit pentru a evita risipirea de resurse. 5.Un set standard de programe de suport procurate legal, necesare pentru lucrul n Parlament, trebuie instalate pe calculatoarele alocate utilizatorilor deputai i angajai. Pentru a limita riscurile de infectare i utilizare contrar destinaiei a sistemului Informaional, se recomand s nu fie oferite drepturi de administrator nici unei persoane care a primit un calculator. Drepturile de administrare trebuie transmise specialitilor TI din cadrului unitii structurale respective. 6. Este necesar de formulat un set de regulamente care asigur autenticitatea, confidenialitatea i integritatea informaiei accesibile n sistem. Aceste regulamente trebuie s descrie drepturile i obligaiile fiecrui utilizator al Sistemului Informaional administratorii TI, specialitii pe echipament i suport programe, furnizor de informaie din Parlament, deputaii din Parlament, utilizatorii simpli. Se recomand formarea unor Reguli de utilizator succinte, care ar putea fi semnate de deputai i angajai cnd el/ea devine utilizator al sistemului Informaional. 7. Trebuie fortificat propriul program de instruire al deputailor din Parlament i angajailor pentru a facilita utilizarea noilor tehnologii TI, acesta fiind axat pe necesitile clientului. 8. Urmnd rezultatele evalurii necesitilor (Recomandarea 2), coninutul intranetului trebuie s fie discutat i decis, precum i susinut de un plan de implementare. Dup cum informaia intern este important i necesar i pentru activitile externe, dezvoltarea formei electronice a informaiei interne este deci un garant al succesului web site-ului parlamentar. 9. Trebuie instruit un grup de angajai din diferite uniti structurale din Parlament pentru a putea prelua responsabilitatea de suport informaional zilnic i dezvoltare ulterioar a

28

intranetului, pentru a ajusta informaia de pe web site n corespundere cu recentele evenimente legislative, politice i organizaionale.

Evoluia Parlamentului
Tehnologia informaional va oferi posibilitate Administraiei Parlamentului s dezvolte noi ci de efectuare a activitilor zilnice. n acelai timp, aceasta va aduce noi provocri la capitolul adaptrii practicilor i procedurilor curente la noul mediu i la ateptrile deputailor din Parlament i ale publicului larg. Pentru a administra cu succes toate progresele, organizaia strict ierarhic tradiional, unde informaia necesit a fi prestabilit i este mpins de sus n jos i nu este public, trebuie transformat i trebuie acumulate noi cunotine. Schimbrile treptate n rutina parlamentar, care se vor baza n principal pe schimbul electronic de documente i informaie precum i progresele sistemului Informaional vor facilita pas cu pas creterea nivelului de cunoatere a TI i informaiei n rndurile deputailor i angajailor din Parlament. Dup cum organizarea logistic i formarea coninutului sistemului informaional cere contribuie coordonat din partea mai multor uniti structurale, efectul secundar pozitiv poate fi o nelegere mai bun i acceptare a lucrului n echip n rndurile Administraiei Parlamentului, contrar actualei prpstii care domin n Administraie i chiar un sim de competiie dintre unitile structurale. Scopul final este valorificarea sistemului Informaional pentru ca acesta s ofere utilizatorilor din Parlament i celor din afar acces la un domeniu vast de informaie parlamentar, atunci cnd ei i-o doresc i fr a fi nevoie s cunoasc unde aceasta este stocat. Recomandri vezi capitolul Administrarea Resurselor Umane

Biblioteca ca parte component a sistemului Informaional al Parlamentului

Unul din rolurile oricrei Biblioteci i Serviciu de Informare Parlamentar la general, este s reduc din inegalitatea accesului la informaie a instituiilor legislative i executive. Proiectele de lege de obicei sunt pregtite de Guvern, care dispune de experi mai bine calificai i profesioniti din ministere i alte instituii de stat, n timp ce Parlamentul trebuie s se bazeze pe expertiza intern a juritilor i consultanilor din Comisiile Permanente. Un acces uor i simplu la diferite resurse informaionale este esenial pentru a asigura decizii independente i bazate pe cunotine, n special pentru deputaii din opoziie, care de obicei dispun de puine resurse n Parlament i aproape nici un fel de resurse n Executiv. La moment, resursele informaionale ale Bibliotecii sunt deosebit de srace i nvechite pentru a putea susine ambiiile mari ale Parlamentului Republicii Moldova. n timpul interviurilor cu deputaii din Parlament, 17 din ei au fost ntrebai de interesul fa de Bibliotec i numai 2 din ei au confirmat c ei se folosesc de ea. Astfel de constatri cum ar fi Nu are nici un sens de mers acolo ei sau vor spune c nu dispun de timp sau mi vor oferi informaie lipsit de uz sau Eu nu pot gsi nimic de valoare acolo, sau Eu nu am nevoie de informaie,

29

informaia trebuie s vin la mine este un indiciu clar c interesele clientului deputaii din Parlament, nu sunt considerate importante. Un alt rol chiar mai important al Bibliotecii Parlamentului este facilitarea cunoaterii informaionale n cadrul Parlamentului. Conceptul de cunoatere informaional este destul de nou pentru instituiile de stat, de aceea este important de neles calitile incluse n acest concept. O persoan informaional cultivat poate: - Simi cnd este nevoie de informaie - Gsi informaia necesar - Evalua informaia pe care el/ea a gsit-o - nelege informaia i ncorpora datele n cadrul deja cunoscut - Folosi informaia pentru a crea cunotine noi - nelege chestiunile mai de amploare legate de utilizarea informaiei i contientiza cum s o foloseasc corect i legal. Fr ndoial, fiecare din capacitile menionate mai sus sunt importante pentru deputaii din Parlament i pentru angajai pentru a realiza cu succes toate funciile parlamentare. Astfel, aciunile de instruire i lucrul activ al specialitilor pe informare trebuie s devin a parte a rutinei zilnice pentru Serviciul Informaional-Analitic i de Prognozare, parte a crui este i Biblioteca Parlamentului. Aceste funcii trebuie prevzute n Regulamentele unitilor structurale, precum i stabilite n fiele de post ale anumitor angajai. Dei n zilele noastre Biblioteca este limitat att organizaional ct i fizic, n viitor rolul acesteia se va schimba substanial atunci cnd cererea de informaie din partea deputailor i angajailor se va mri, iar suportul informaional va spori n cantitate, pus n practic de intranet, cteva baze de date accesibile n reea, buletine informaionale, bibliotec electronic precum i materiale imprimate. Recomandri 10. Colecia din Bibliotec trebuie mrit i actualizat, concentrndu-se asupra necesitilor deputailor din Parlament i angajailor n corespundere cu funciile i prioritile Parlamentului. Trebuie dezvoltat catalogul electronic cu perspectiva de fi accesibil pentru utilizatorii intranetului Parlamentului. 11. Trebuie elaborate regulamente clare ale Bibliotecii att din considerente de ordin managerial ct i ca cluzire pentru deputai i angajai asupra naturii i scopurilor serviciilor oferite de Bibliotec. 12. Programul de instruire pentru deputai i angajai trebuie elaborat. Acest program ar putea include noiuni generale despre utilizarea resurselor Bibliotecii i modalitii de cutare a acestora, instruiri specializate (informaie pentru sectoare specializate, tipuri speciale de informaie, resurse informaionale dificile), oferte periodice de cursuri consolidate i aciuni ad-hoc pentru necesiti individuale, activiti de consultan oferite n oficiul clientului etc. 13. Crearea unei Comisii Speciale pentru Bibliotec, care s reprezinte toate fraciunile politice i s fie format din deputai care manifest interes real pentru mbuntirea serviciilor informaionale ale Parlamentului ar putea fi o susinere bun pentru dezvoltarea

30

ulterioar a Bibliotecii Parlamentului. Astfel de Comisii exist n multe Parlamente i pot fi foarte eficiente dac ele nu devin politizate sau formal rigide. 14. Se recomand pentru Biblioteca Parlamentului Republicii Moldova s adere la Federaia Internaional a Asociaiilor de Biblioteci (FIAB) i s participe la Conferinele Generale anuale ale FIAB i la Conferinele Serviciilor de Cercetare a Bibliotecilor Parlamentelor din cadrul FIAB.

Sistemul informaional ca un mijloc de susinere a integrrii n UE

Scopul ambiios de asigurare a integrrii rii n Uniunea European creeaz cerere de informaie corect i livrat rapid n materie de UE. Pentru a facilita armonizarea legislaiei i a regulamentelor, i pentru a nelege mai bine procesul de schimbare i dezvoltare din cadrul UE, lucru extrem de important pentru deputaii din Parlament i pentru angajai, este nevoie de acces uor la informaia cu privire la UE. Aceasta presupune c Parlamentul trebuie s identifice necesitile de informaie i accesare a acesteia ce baze de date, ce informaie general, ce cri i publicaii periodice trebuie oferite i cui. n cadrul Parlamentului trebuie oferite soluii tehnice corespunztoare de acces i cercetare a informaiei relevante cu privire la UE. Cu siguran, intranetul este un mijloc informaional bun pentru scopuri generale i pentru un cerc larg de utilizatori, ns pentru specialiti concrei din cadrul Parlamentului, care ar trebui s aib acces la baze de date UE cu caracter legislativ i informativ, acesta ar putea fi inadecvat n special din cauza vitezei reduse, de aceea sunt binevenite alte mijloace de informare, cum ar fi spre exemplu CD-urile. Constrngerile de ordin financiar de obicei limiteaz numrul de utilizatori pentru anumite baze de date, n acelai timp informaia este n mod egal solicitat de muli deputai i angajai ai Parlamentului. De aceea este important de stabilit o modalitate cum aceast informaie va fi diseminat deputailor i angajailor, asigurnd necesitile lor. Pentru a asigura un efect complet de pe seama resurselor valoroase, trebuie oferite instruiri pentru specialiti n cutarea prin diferitele baze de date UE. Participanii din cadrul programelor de instruire trebuie s obin cunotinele i abilitile necesare n materie de extragere a informaiei precum i s fie api de a instrui n continuare deputaii din Parlament i pe ceilali angajai. Recomandri 15. Trebuie creat strategia de informare cu privire la accesul n cadrul Parlamentului a informaiei legate de UE pentru diverse scopuri i urmeaz a fi adoptat planul de implementare, inclusiv necesitile reale, stabilirea procedurii de diseminare a informaiei, lista surselor informaionale necesare. 16. Specialitii din Parlament (din Administraia central i din Comisii) trebuie instruii n cele mai eficiente tehnici de acces, cutare i utilizare a informaiei cu privire la UE, bazelor de date i documentaiei.

31

17. Trebuie creat programul de securizare a resurselor informaionale n materie de UE accesibile n Bibliotec i pe intranetul Parlamentului.

Administrarea Resurselor Umane

Diferena dintre Administrarea Resurselor Umane i Managementul Angajailor
O parte component a organizaiilor mari a fost dintotdeauna Departamentul de Personal, n zilele noastre uneori fiind numit i Departamentul Resurse Umane. Chiar dac deseori numele unitii este acelai, funciile acesteia s-au modificat esenial. n primul rnd, trebuie fcut distincia dintre Administrarea Resurselor Umane i Managementul Angajailor. Teoria organizaiilor contemporane spune c Administrarea Resurselor Umane este o funcie specializat care ofer servicii de suport pentru ali manageri din organizaie, pentru a le permite s foloseasc ct mai optimal resursele din cadrul unitilor lor. Scopul principal al Administrrii Resurselor Umane este crearea unui mediu de lucru care ncurajeaz spiritul de angajament al angajailor, atitudine atent i randament nalt, precum i implementarea unei astfel de strategii de angajare, promovare i motivare a personalului care aduce un aport la funcionarea i dezvoltarea organizaiei. Planificarea, dezvoltarea i politica de resurse umane sunt principalele sectoare de activitate ale actualului Departament de Resurse Umane, alturi de tradiionala executare a coninutului documentelor. Managementul Personalului este n principal responsabilitatea fiecrui manager n funcie ef al departamentului sau unei alte uniti structurale, care este responsabil de managementul subordonailor si nemijlocii, stabilirea obiectivelor, delegarea responsabilitilor, msurarea rezultatelor i oferirea comentariilor, susinerea celora cu performane slabe, planificarea instruirilor necesare etc. Recomandri 1. Administrarea resurselor umane trebuie difereniat de managementul personalului. Este de datoria fiecrui manager s administreze (supravegheze) personalul su. Aceasta nseamn c fiecare manager trebuie s dea instruciuni subordonailor, dup cum ar fi stabilirea scopurilor; divizarea funciilor; evaluarea performanelor; asigurarea schimbului de informaie ntre manager i angajai, ncurajarea celora care nu sunt la productivitatea la care ar putea fi, asigurarea unui mediu de lucru propice. Pentru a asigura c managerii s-i ndeplineasc eficient funciile, este necesar de oferit o anumit marj de discreie i autonomie pentru alocarea resurselor. 2. Trebuie instituit instruirea pentru managerii seniori i de nivel mediu. Scopul acestor instruiri poate fi dublu pe de o parte, oferirea unei viziuni generale asupra curentelor actuale n administrarea resurselor umane (ele difer foarte mult de principiile folosite n societile ne-democratice) i pe de alta, s fac schimb de experien cele mai bune practici i problemele n chestiuni legate de administrarea resurselor umane. Instruirea ar putea fi compus din mai multe pri, sunt recomandabile att formele pasive ct i active de studiere, spre exemplu seminare i ateliere de lucru. Programul se poate axa pe factorii

32

care influeneaz n ziua de azi administrarea resurselor umane, n special n Parlament; rolul administrrii resurselor umane n mediul parlamentar; rolul tot mai mare al administrrii, planificrii i dezvoltrii resurselor umane; divizarea funciilor ntre Serviciul Resurse Umane i managerii unitilor etc. Crearea unui plan de aciuni ar constitui un produs practic al acestei instruiri.

Noul rol al Serviciului Resurse Umane

Se pare c managementul resurselor umane este un mijloc eficient de dezvoltare a personalului, care a fost neglijat de o perioad mai lung de timp n Parlamentul Republicii Moldova. Serviciul Resurse Umane are un rol i influen foarte limitate n formarea politicii de personal al Administraiei Parlamentului. Rolul Serviciului a fost redus la inerea dosarelor angajailor, n loc s fie un centru strategic de dezvoltare a resurselor umane. Performanele Administraiei Parlamentului cu siguran se vor mbunti de pe urma unei nelegeri i acceptri clare a funciilor principale ale managementului resurselor umane, cum ar fi planificarea personalului, angajarea lui, dezvoltarea i dirijarea personalului, i n acest sens rolul Serviciului Resurse Umane trebuie s se schimbe de la unul de reacie la unul de aciune. Noul Regulament al Serviciului Resurse Umane al Secretariatului Parlamentului, care a fost elaborat (ns nc nu s-a aprobat) prevede o lista vast de competene, drepturi i obligaii. n acelai timp, documentul este prea greoi i neorganizat i ar putea trece printr-o abordare mai bine structurat i mai strategic, posibil chiar prin eliminarea unor paragrafe mai puin importante. Misiunea Serviciului Resurse Umane trebuie formulat n coordonare cu misiunea general a Parlamentului pentru a reflecta direcia Parlamentului de atingere a scopurilor sale ambiioase. Recomandri 3. Noul Regulament al Serviciului de Resurse Umane trebuie elaborat mai bine, evitnd utilizarea unor paragrafe formale i generale fr vreun scop clar, n schimb, Regulamentul trebuie s se concentreze asupra funciilor principale de administrare a resurselor umane. 4. Specialitii Serviciului Resurse Umane trebuie s dispun de instruiri pentru a fi n stare s-i cultive capaciti de analiz i s poat integra n contextul parlamentar factorii compleci de ordin politic, cultural i organizaional care influeneaz planificarea i asigurarea cu angajai a resurselor umane. Procesul de planificare a resurselor umane, coordonarea planificrii resurselor umane cu planificarea strategic, analiza i designul funciilor, recrutarea i selecia angajailor, precum i dezvoltarea competenelor sunt subiecte importante care trebuie reglementate. 5. Experiena altor Parlamente democratice ar putea fi foarte folositoare pentru fortificarea capacitii Serviciului Resurse Umane i dezvoltarea unei viziuni actualizate asupra managementului resurselor umane. Modalitatea practic de familiarizare cu noile experiene ar putea avea loc att prin vizite la cteva Parlamente naionale ct i invitarea specialitilor de resurse umane din aceste Parlamente n Moldova pentru a petrece seminare i/sau ateliere de lucru. Suedia ar putea constitui un exemplu bun.

33

Politica de resurse umane

Interviurile cu deputaii din Parlament i cu angajaii au scos n eviden opinii diferite cu privire la angajarea personalului, motivarea, chestiunile de evaluare i practicile n Parlamentul Republicii Moldova. Lipsa unei politici clare de resurse umane susin caracterul relativ al acestor principii i creeaz un pericol potenial de politizare a angajailor din Parlament. Interpretrile diverse ale sistemului de valori poate duce la incertitudine n relaiile clientpersonal, caracter prtinitor i chiar favorizare. Politica de resurse umane trebuie s fie n form scris, pe nelesul tuturor i clar, acoperind toate aspectele angajrii personalului parlamentar. Aceast politic trebuie s fie consistent cu obiectivele generale ale Parlamentului, actuala baz legislativ a serviciului public din Republica Moldova i practicile democratice, asigurnd autonomia administraiei parlamentare. Recomandri 6. Managementul de vrf al Administraiei Parlamentului Republicii Moldova trebuie s creeze, n cooperare cu Serviciul Resurse Umane, o politic de resurse umane. Politica trebuie s defineasc principiile de baz pentru recrutare, selecie, locul de munc, salarii i beneficii, sistemul de promovare, dezvoltarea personalului asigurnd oportuniti egale pentru toi candidaii i prevenind discriminarea pe baz de vrst, sex, afiliere politic, identitate etnic sau religioas. Pentru a garanta c aceast politic este clar pentru toi i este implementat, sunt necesare prevederi pentru a asigura difuzarea i nelegerea elementelor importante ale politicii de resurse umane n toate unitile Administraiei Parlamentului, precum i n Comisiile Parlamentare. 7. Pentru a asigura c fiecare angajat este informat despre principiile comune de practici bune de lucru ale angajailor parlamentari, regulamentele ce in de personalul parlamentar ar putea s includ i Codul de Conduit. Regulamentele tradiionale administrative de obicei prescriu obligaiuni i restricii, pe cnd Codul de Conduit trebuie s descrie sistemul de valori i principii comune, dup cum ar fi independena, imparialitatea i profesionalismul, i s includ principii de conduit care calific un angajat drept unul valoros.

Planificarea i managementul resurselor umane

Procesul de planificare constituie o modalitate sistematic de organizare pentru viitor. Scopul planificrii resurselor umane este de a crea siguran c Parlamentul dispune de numrul corespunztor de oameni de profil corect la momentul potrivit. Creaia legislativ este considerat drept una dintre cele mai importante funcii ale Parlamentului, astfel nu este de mirare c procesul legislativ ia marea parte din timpul i resursele Parlamentului. Suportul tehnic pentru edinele plenare, edinele Comisiilor i procesarea proiectelor de lege implic muli membri ai Aparatului, totui o careva raionalizare a procedurilor curente i implementarea sistemului computerizat ar putea ajuta la restructurarea resurselor umane i gsirea locurilor vacante. Aceste posturi vacante ar putea fi folosite pentru formarea

34

sistemului de asisteni personali pentru deputaii din Parlament; suportul deputailor este deosebit de important pentru a asigura activitatea lor n Parlament i lucrul cu constituenii. n timpul procedurii de intervievare, majoritatea deputailor din Parlamentul Republicii Moldova i-au exprimat necesitatea de o astfel de asisten. Recomandri 8. De format i organizat procesul de analiz a funciilor, care ar asigura o planificare corespunztoare a resurselor umane, restructurarea funcional i organizaional, ar identifica necesitile de instruire ale angajailor i ar prestabili obiectivele de instruire i coninutul lor. Grupul de lucru ar trebui s fie compus din analiti profesioniti ai locurilor de munc, experi n administrare parlamentar i reprezentani din cadrul Parlamentului Republicii Moldova. 9. Includerea institutului asistentului personal pentru deputaii din Parlament va oferi informaie mai calitativ de care deputaii au nevoie pentru a face alegeri informate i decizii bazate pe cunotine, precum i suport tehnic pentru lucrul n oficiu i ntrunirile cu electoratul. Lund n considerare limitrile bugetului Parlamentului pentru fiecare deputat, pentru nceput, s-ar putea selecta asisteni cu regim de lucru incomplet. De asemenea, este oportun de considerat implementarea stagiilor, implicnd cei mai buni studeni din universiti i alte instituii de nvmnt superioare. 10. De inclus proceduri clare i transparente de recrutare, stabilind o diviziune clar a obligaiilor Serviciului de Resurse Umane i superiorului unitii. O astfel de procedur trebuie s conin descrieri ale tuturor activitilor i prevederilor necesare, dup cum este publicarea anunului, interviurile, examinrile, scrisorile de referin, perioada de prob i evaluarea. Trebuie elaborat programul de acomodare la mediul de lucru i noile funcii.

Dezvoltarea Resurselor Umane

Astzi, Parlamentele naionale activeaz ntr-un mediu foarte dinamic interdependena global, dezvoltarea tehnologiilor de comunicaii i informaionale i cererea crescnd a societii de a participa la procesul de luare a deciziilor creeaz noi provocri att pentru politicieni ct i pentru Administraie. Procedurile parlamentare au devenit mai complexe pentru c ele trebuie conectate la o varietate larg de autoriti legislative (UE, dreptul de iniiativ legislativ a Guvernului, instituiile locale cu drept de iniiativ legislativ) i la societate n general, n special organizaiile neguvernamentale. Oficialii parlamentari trebuie s-i mbunteasc capacitile lor de fiecare dat; managerii s fie capabili s utilizeze metodele i tehnicile moderne de administrare; angajaii s fie competeni i eficieni n oferirea serviciilor adecvate pentru deputaii din Parlament. Cursurile de instruire mbuntirea capacitilor manageriale, cunotine TI, cunoaterea limbilor strine sau studierea unor sectoare mai specializate, toate sunt necesare pentru a consolida capacitatea administrativ i eficiena fiecrui angajat i Administraiei Parlamentului la general. Se pare c astzi procesul de instruire din Parlament are un caracter sporadic, uneori chiar influenat de poziia politic a superiorului direct, i cel puin formal nu este coordonat cu Serviciul Resurse Umane. Abordarea sistematic care s 35

corespund direciei pe care Administraia Parlamentului ar dori s-o ia i politica general de dezvoltare a resurselor umane va ajuta la formarea valorilor organizaionale, care s corespund unei organizri bazate pe cunotine i la mbuntirea eficienei i eficacitii serviciilor parlamentare. Extrem de important este schimbul de angajai cu alte Administraii parlamentare i vizitele de studiu la alte Parlamente, precum i participarea la conferinele i seminarele parlamentare internaionale. Din interviurile cu deputaii din Parlament i angajaii se poate concluziona c lista de persoane incluse n astfel de vizite este destul de limitat i cteodat bazat mai mult pe loialitate sau poziie dect pe relevan profesional. Un astfel de tratament greit poate fi mbuntit dac procedura de selecie a angajailor pentru vizite n scop de serviciu ar fi mai transparent, planificat din timp, iar rapoartele despre experiena acumulat - accesibile pentru toi cei din cadrul instituiei. Considernd limitrile bugetare ale Parlamentului, se recomand utilizarea mai activ a oportunitii de a participa la seminarele i atelierele de lucru ale CECDP (Centrul European de Cercetare i Documentare Parlamentar), acoperite din fondurile Parlamentului European. Analiza activitilor CECDP arat c participanii din Republica Moldova au fost prezeni numai la 50% din toate seminarele parlamentare din anii 2004-2006, de aceea ar fi raional planificarea din timp i participarea profesional corespunztoare la edinele grupului de lucru pe cercetare Macroeconomic i pe tehnologii informaionale i de comunicare, la seminarele despre rolul Administraiei parlamentare, schimbul naional de informaie legislativ i Conferina Anual de Corespondeni (Media). Participarea la conferinele i seminarele parlamentare trebuie considerat doar drept o surs de informaie i experien nou, dar i drept o posibilitate de a construi relaii profesionale cu membrii personalului din alte Parlamente naionale, care ar putea facilita pe viitor cooperarea eficient i schimbul de informaie. Recomandri 11. Formarea competenelor trebuie conectat la obiectivele generale ale administraiei parlamentare i la descrierea funciilor (fiele de post), astfel, politica comun de dezvoltare a resurselor umane i programele de instruiri trebuie coordonate i administrate la nivel central. Aceast funcie ar putea fi ncredinat Serviciului Resurse Umane, i n cadrul acestui sistem fiecare unitate structural trebuie s-i formeze planuri anuale de instruire pentru angajaii si. 12. Consolidarea capacitilor managerilor i angajailor pentru a oferi servicii mai multe i mai bune pentru deputai, este fora motrice pentru a face lucrul Parlamentului mai eficient. Managerii de rang nalt i mediu ar putea beneficia de pe urma unor cursuri specializate pe reforma managerial, fortificarea echipei, ateliere de lucru pe chestiuni practice cum ar fi procesul de recrutare, descrierea funciilor (formarea fielor de post), evaluarea angajailor, programe pentru noi venii, ascensiunea profesional a angajailor etc. 13. Angajaii Parlamentului din Administraia central i Comisiile Parlamentare au nevoie de instruiri continue i specializate pentru a ntruni condiiile impuse de noile situaii. Lund n considerare procesul de integrare European, devine din ce n ce mai important ca angajai s fac cursuri pe afaceri Europene (instituiile Europene, principiile de baz,

36

funciile internaionale, relaiile cu statele partenere, sistemul de extragere a informaiei etc.) i limbi strine. 14. Rapoartele scrise cu referire la orice participare att a deputailor ct i a angajailor la evenimente strine trebuie s fie accesibile tuturor persoanelor din cadrul Parlamentului. n cazul vizitelor de studiu i participrii la conferine internaionale se recomand subiecte deschise de discuii cu participarea tuturor angajailor cointeresai. 15. S se utilizeze mai activ posibilitile de participare la diferite conferine, seminare i ateliere de lucru pentru angajaii din Parlament, n special organizate de CECDP (Centrul European de Cercetare i Documentare Parlamentar), Seciunea Parlamentar a Serviciilor de Cercetare Bibliotecare a FIAB (Federaia Internaional a Asociaiilor i instituiilor Bibliotecare) i ASGP (Asociaia Secretarilor Generali Parlamentari).

Programul de iniiere pentru noii deputai n Parlament

Dup alegerile parlamentare ntotdeauna exist un grup de deputai noi care intr n Parlament, avnd puin experien i cunotine despre democraia parlamentar, practicile i procedurile existente. Unele instruiri de obicei se organizeaz de anumite partide politice, axndu-se pe tehnicile de lucru n fraciune i pe relaiile cu mass-media i electoratul, dar activitatea Parlamentului la general este deseori trecut cu vederea. De aceea, aa-numita practic a posibilitii de aur programul de iniiere pentru deputaii proaspt alei este unanim acceptat de majoritatea Parlamentelor naionale. Astfel de programe sunt de obicei pregtite de Administraia Parlamentului sub supravegherea direct a Secretarului General i conin att partea teoretic, cum ar fi istoria parlamentarismului, studii comparative ale sistemelor parlamentare i structura i atribuiile instituiilor de stat, partea legal, cum ar fi informaie elementar cu privire la sistemul legislativ, principiile procedurii legislative, ct i partea practic despre funcionarea Parlamentului, drepturile i obligaiile deputailor i serviciile oferite de Administraia Parlamentului. n cadrul interviurilor cu deputaii din Parlament s-a exprimat de mai multe ori necesitatea unor astfel de cursuri de iniiere. Cursurile pot fi suplinite cu o serie de seminare pe teme de tiine politice, parlamentarism, probleme de politic economic i social i chestiuni de UE, care ar dura pe tot parcursul legislaturii. Se recomand ca astfel de seminare s fie scurte 1-2 zile, cu excepia cazului cnd sunt organizate n timpul pauzelor dinte sesiunile parlamentare, iar beneficiari ar putea fi att deputaii ct i angajaii din Parlament. Recomandare 16. S fie organizat Programul de Iniiere pentru deputaii noi din Parlament dup ce au avut loc alegerile parlamentare i nainte de prima edin a noului Parlament, care s fie susinut de materiale scrise despre Parlament avnd detaliile tehnice i administrative necesare.

37

mputernicirea angajailor
Interviurile cu deputaii i angajaii cu funcii de rspundere au indicat clar dorina de a reforma Administraia Parlamentului. Obinerea susinerii din partea angajailor de supraveghere i managerilor, precum i mputernicirea angajailor sunt aspecte critice pentru succesul reorganizrii Administraiei. mputernicirea angajailor este unul dintre cele mai eficiente ci de folosire a resurselor umane, ns administrarea mputernicirilor implic un set divers de capaciti manageriale, ce ntrec simpla supraveghere. Supraveghetorii (managerii) trebuie s nvee cum s asigure faptul ca angajaii si s neleag clar obligaiunile lor de serviciu, c ei primesc informaia de care au nevoie pentru a face lucru calitativ i c ei dispun de mputernicirea s fac ceea de ce ei sunt responsabili, fr ca supraveghetorul s fac verificri suplimentare. Atribuirea angajailor a unor mputerniciri va facilita trecerea culturii Parlamentului de la o structur ierarhic la una orizontal. Aceasta nseamn c mputernicirile legate de funcia ocupat se vor schimba n mputerniciri legate de cunotine i competen, n acelai timp pstrnd nite demarcaii clare ale acestei mputerniciri. ncrederea ntre persoane i uniti va spori, angajaii vor fi liberi n utilizarea capacitilor i cunotinelor lor, iar managerii vor avea mai mult timp pentru chestiuni strategice n loc s se ocupe de lucruri tehnice. Elementul esenial al atribuirii mputernicirilor angajailor este discuiile deschise i reaciile rapide la subiecte problematice. Ciclirea, asuprirea i nvinuirea pot distruge orice ncercare de implementare a schimbrilor pentru c personalul va fi defensiv, iar implicarea angajailor va eua. Recomandri 17. Supraveghetorii i managerii trebuie s nvee noile tehnologii de comunicare, noile metode de luare a deciziilor, cum ar fi brainstorming-ul, analizele SWOT i exerciilei n grup, diverse tehnici de ghidare a angajailor spre soluionarea problemelor n loc s rezolve problemele de unii singuri, cum s implementeze i s foloseasc sistemele de sporire a performanelor, care i vor ajuta s devin facilitatori, ghidatori, deintori i distribuitori de informaie n loc s fie supraveghetori i controlori. 18. Cursurile de instruire pentru angajai n materie de management, luarea deciziilor, comunicare, soluionarea conflictelor, administrarea timpului, diminuarea stresului, fortificarea echipei etc. pot s-i ajute s valorifice la maximum potenialul lor.

Descrierile funciilor (Fiele de post)

Descrierile funciilor trebuie s defineasc scopul general al funciei i s conin lista de activiti specifice cerute de la persoana care deine funcia respectiv. Dup cum s-a descris mai nainte, trebuie s fie stabilit o legtur clar ntre declaraia de misiune formulat de Administraie, funciile unitilor structurale i activitile angajailor, care urmeaz a fi dezvluite n descrierile lor de funcii (fie de post). Formularea calitativ a funciilor de obicei necesit cteva ncercri pn cnd este acceptat att de angajat, ct i de eful Departamentului i este armonizat cu Regulamentul Departamentului care stabilete competenele i funciile unitii structurale.

38

Descrierea funciilor (fia de post) are un rol important pentru c face parte din contractul de munc. Ea formuleaz obligaiunile angajatului, iar performanele angajailor se msoar n baza la ceea ce este scris n fia de post. O copie a fiei de post trebuie pstrat n fiierul personal al fiecrui angajat la Serviciul Resurse Umane, o alt copie trebuie predat angajatului. Astfel, descrierea funciilor (fia de post) creeaz un efect dublu este o prob scris a responsabilitilor angajatului ceea ce el/ea trebuie s fac, i este un act scris pentru manager ceea ce se ateapt de la angajat s fac. De asemenea, cnd se anun un post vacant, pentru necesitile de recrutare calitile profesionale pentru postul vacant se extrag din fia de post. n cazul n care funciile departamentului se schimb, fiele de post trebuie i ele s fie actualizate conform schimbrilor. n cazul n care unele funcii dispar sau devin mai puin importante, spre exemplu datorit progreselor tehnologice, inovaii TI etc, fiele de post trebuie de asemenea s reflecte schimbrile sau angajailor trebuie s li se dea alte responsabiliti. Recomandare 19. Trebuie elaborate fie de post pentru fiecare angajat al Parlamentului fie c face parte din Administraia Parlamentului, fie din Comisiile Permanente sau fraciuni, folosindu-se eforturile comune ale managerilor (Preedinii Comisiilor sau Fraciunilor, efii unitilor structurale) i Serviciului Resurse Umane. Descrierea funciilor (fia de post) trebuie s fie semnat n 2 copii de eful Administraiei i angajatul respectiv, fiecare primind cte o copie. Fia de post pentru Secretarul General trebuie s fie semnat de Preedintele Parlamentului. Modelul de fi de post este expus n Anexa 4.

39

V. ANEXE

40

Anexa 1
LISTA ACTELOR CONSULTATE Documente Strategice de Planificare 1. Planul de Aciuni UE-Moldova 2. Strategia de Cretere Economic i Reducere a Srciei (SCERS) Acte legislative 1. Constituia Republicii Moldova 2. Programul legislativ pentru anii 2005-2009, nr. 300-XVI, din 24.11.2005 3. Regulamentul Parlamentului nr. 797, din 02.04.1996 4. Legea cu privire la actele legislative nr 780-XV, din 27.12.2001 5. Legea cu privire la statutul deputatului n Parlament nr. 39-XIII din 07.04.1994 6. Legea serviciului public 7. Hotrrea Guvernului cu privire la serviciul resurse umane din cadrul autoritii administraiei publice centrale i locale nr. 724 din 13.06.2003 8. Hotrrea Parlamentului cu privire la aprobarea Programului calendaristic al aciunilor legislative n conformitatea cu Rezoluia i Recomandrile Comisiei pentru respectarea obligaiunilor i angajamentelor statelor membre ale Consiliului Europei nr. 284-XVI, din 11.11.2005 9. Hotrrea Parlamentului cu privire la structura Aparatului Parlamentului, la statul de funcii al Aparatului i al Parlamentului i la asigurarea material a personalului Aparatului i deputailor din Parlament nr. 22-XV din 29.03.2001 cu modificrile operate prin Hotrrea Parlamentului nr. 118-XVI din 16.06.2005 10. Legea cu privire la Guvern nr. 64-XII din 31.05.1990 11. Hotrrea Guvernului cu privire la reprezentantul Guvernului n Parlamentul Republicii Moldova nr. 429 din 16.05.2005 12. Hotrrea Parlamentului privind aprobarea devizului de cheltuieli al Parlamentului pentru anul 2006 nr. 360-XVI, din 23.12.2005 13. Hotrrea Parlamentului pentru aprobarea Concepiei cu privire la politica de personal n serviciul public nr. 1227-XV din 18.07.2002 Alte Documente 1. Documentul de Proiect PNUD "Consolidarea Capacitii Instituionale a Parlamentului Republicii Moldova " 2. Raportul de Analiz al Parlamentului Republicii Moldova, Geoff Dubroff, Centrul Parlamentar pentru Europa de Est 3. Proiectele de Regulamente ale Departamentelor: - Regulamentul Serviciului Informaional Analitic i de Prognozare al Parlamentului - Regulamentul Serviciului de Petiii i Audiene al Parlamentului - Regulamentul Serviciului Pres i Imagine al Parlamentului - Regulamentul Direciei Relaii Parlamentare Externe - Regulamentul de organizare i funcionare a Direciei Administrative - Regulamentul de organizare i funcionare a Direciei Documentare Parlamentar - Regulamentul Direciei Juridice al aparatului Parlamentului - Regulamentul Serviciului Resurse Umane

41

Anexa 2
LISTA PERSOANELOR INTERVIEVATE

INTERVIURILE CU DEPUTAII PARLAMENTULUI MOLDOVEI Membrii Biroului Permanent al Parlamentului Moldovei Dumitru Braghi Dumitru Diacov Vladimir Eremciuc Maria Postoico Iurie Roca Oleg Serebrian Victor Stepaniuc Serafim Urechean Deputat neafiliat Partidul Democrat al Republicii Moldova Partidul Comunitilor al Republicii Moldova Partidul Comunitilor al Republicii Moldova Partidul Popular Cretin Democrat Deputat neafiliat Partidul Comunitilor al Republicii Moldova Aliana Moldova Noastr 18 aprilie 18 aprilie 13 aprilie 28 februarie 28 februarie 12 aprilie 19 aprilie 11 aprilie

Preedinii de Comisii Permanente ai Parlamentului Moldovei Vladimir urcan Iurie Stoicov tefan Secreanu Victor Stepaniuc Comisia Juridic, pentru Numiri i Imuniti Comisia pentru Securitatea Naional, Aprare i Ordinea Public Comisia pentru Drepturile Omului Comisia pentru Cultur, tiin, nvmnt, Tineret, Sport i Mijloace de Informare n Mas Comisia pentru Protecie Social, Sntate i Familie Comisia pentru Agricultur i Industrie Alimentar Partidul Comunitilor 19 aprilie al RM Partidul Comunitilor 12 aprilie al RM Partidul Popular 14 aprilie Cretin Democrat Partidul Comunitilor 19 aprilie al RM

Valentina Buliga Valeriu Cosarciuc

Partidul Democrat al 11 aprilie RM Aliana Moldova 18 aprilie Noastr

Preedinii de Fraciuni Parlamentare ai Parlamentului Moldovei Serafim Urechean Vlad Cubreacov Dumitru Diacov Aliana Moldova Noastr Partidul Popular Cretin Democrat Partidul Democrat al Republicii Moldova 11 aprilie 18 aprilie 18 aprilie

42

Deputai n Parlamentul Republicii Moldova Anatol ranu Adriana Chiriac Gheorghe Susarenco Vladimir Filat Igor Klipii Aliana Moldova Noastr Partidul Popular Cretin Democrat Partidul Popular Cretin Democrat Partidul Democrat al Republicii Moldova Deputat neafiliat 13 aprilie 11 aprilie 12 aprilie 11 aprilie 12 aprilie

INTERVIURI CU ANGAJAII PARLAMENTULUI REPUBLICII MOLDOVA ef Direcia Relaii Parlamentare Externe ef Direcia Juridic Consilier al Preedintelui Parlamentului efa Serviciului Resurse Umane efa Serviciului Informaional-Analitic Prognozare eful Serviciului Petiii i Audiene

Lucia Aprodu Ion Creang Mariana Zolotco

Nelli Pucariov Elizaveta Palii Stela Jantuan Maxim Jicul Svetlana Nunu Maxim Ganaciuc Alexandr Barbov Aurelian Vremis Angela Crasovschi Galina Osadcii Simion Marandici Galina Chirinciuc

23 februarie 23 februarie 24 februarie 21 aprilie 10 mai 24 februarie i de 24 februarie 27 februarie 27 februarie 01 martie 02 martie 10 aprilie 10 aprilie 11 aprilie

eful Direciei Documentare Parlamentar eful Serviciului Pres i Imagine eful Seciei Informatizare i Administrarea Reelei efa Seciei Financiare, buget i contabilitate Consultant la Comisia pentru Politic Economic, Buget i Finane Consultant la Comisia pentru Agricultur i Industrie Alimentar ef adjunct al Direciei Juridice

EDINE LA CARE S-A ASISTAT edina Comisiei pentru Politic Economic, Buget i Finane edina Plenar a Parlamentului 01 martie 02 martie

43

Anexa 3 Propunere de coninut al Regulamentelor Departamentelor

Regulamentul unui Departament trebuie s conin: 1) Funcii (competene) ale departamentului i subunitilor sale. 2) Sursa care atribuie funciile (Decizia Biroului Permanent, Regulamentul). 3) Structura administrativ (subordonare i divizarea responsabilitilor) Departamentului. 4) Structura instituional a departamentului.

44

Anexa 4 Propunerea de coninut al Fielor de Post

Descrierea funciilor (fia de post) trebuie s conin: 1) Numele Instituiei, 2) Numele Departamentului i al subunitilor, 3) Poziia (postul) i categoria, 4) Subordonarea postului, 5) Responsabiliti, 6) Drepturi, 7) Studiile necesare pentru poziie, 8) Experiena necesar pentru poziie, 9) Coordonarea necesar pentru executarea funciilor, 10) Responsabilitile angajatului la capitolul ndeplinirea funciilor i performanele.

45