UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU DEPARTAMENTUL PEDAGOGIE NVMNT PRIMAR I PRECOLAR

TEHNOLOGII INFORMAIONALE I DE COMUNICARE

AUTOR: LECT. UNIV. DR. GLORIA CERASELA CRIAN

AN UNIVERSITAR 2010 - 2011

TIMP MEDIU NECESAR PENTRU ASIMILAREA FIECRUI MODUL Nr. Crt.

1 2 3 4 5 6 7

Denumire modul
BIROTICA WINDOWS EXPLORER WORD POWERPOINT EXCEL INTERNET EXPLORER OUTLOOK EXPRESS Timp total necesar

Timp mediu necesar SI S Total

2 2 2 2 2 2 2 14 2 2 2 2 2 2 2 14 4 4 4 4 4 4 4 28

INSTRUCTIUNI PENTRU PARCURGEREA RESURSEI DE INVATAMANT

Prezenta resurs de nvare conine toate informaiile necesare nsuirii cunotinelor teoretice i metodice referitoare la operarea pe calculator. Coninutul este structurat n module, n cadrul fiecrui modul regsindu-se unul sau mai multe uniti de studiu, n aa fel nct s ealoneze i s faciliteze parcurgerea materialului i nsuirea sa. Pentru parcurgerea resursei de nvmnt se recomand urmtoarea succesiune: 1. Citirea, cu atenie, a unitii de studiu i, consultarea recomandrilor bibliografice n legtur cu aceasta. 2. Pregtirea schemei de discuie pentru seminar. 3. Realizarea operaiunilor descrise, sub supravegherea cadrului didactic. 4. Realizarea temei indicate la fiecare seminar, in vederea pregatirii testului final.

DESPRE CURS
Prezentul curs, intitulat Tehnologii informaionale i de comunicare, se adreseaz studenilor anului I, Departamentul Pedagogie nvmnt Primar i Precolar. Cursul prezint elemente de baz ale lucrului cu calculatorul, necesare n orice domeniu de utilizare a acestuia. Sunt pregtite informaiile necesare dezvoltrii cursurilor din anii II i III. OBIECTIVELE CURSULUI Obiectivele generale ale cursului sunt urmtoarele: 1. nsuirea cunotinelor de baz referitoare la schimburile de informaii. 2. Cumularea informaiilor necesare pentru a deveni buni utilizatori ai calculatoarelor n activitatea de birou; posibiliti de folosire a calculatoarelor n afaceri i administraie, nvmnt i cultur. 3. Familiarizarea cu modul de abordare a unei probleme n sensul rezolvrii acesteia cu calculatorul; identificarea metodelor specifice cu care problema n cauz se poate rezolva. Obiectivele specifice fiecrei teme de curs sunt precizate naintea prezentrii acesteia. MODALITI DE LUCRU La laborator se vor realiza: prezentarea unor aplicaii specifice, a unor modele i a unor programe specializate. Se vor alterna formele de activitate: individual, de grup i frontal. CERINE Evaluarea se realizeaz prin media artimetic a notelor: 1. Lucrarea scris din suportul de curs. 2. Un eseu n Word care va conine descrierea modului n care studentul utilizeaz calculatorul la locul de munc. 3. Activitatea de laborator.

BIBLIOGRAFIE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Bott, E. Utilizare Microsoft Office 4, Editura Teora, Bucureti, 1996 Bnic, I. Reele de comunicaii ntre calculatoare, Editura Teora, Bucureti, 1997 Bsc, O. Baze de date, Editura All, Timioara, 1997 Courtner, G.; Marquis, A. Ghidul dumneavoastr n lumea calculatoarelor, Editura All, 1998 Dima, G.; Dima, M. Informatic aplicat. Manual de informatic pentru clasa a XI-a, Editura Teora, Bucureti, 1998 Eagger, B. Utilizare Internet, Editura Teora, Bucureti, 1997 Epuran, Gh. Comunicarea n afaceri. Strategii, tehnici, modele de decizie, Editura Alma Mater, Bacu, 2002 Gookin, D.; Rathbone, A. PC pentru toi, Editura Teora, Bucureti, 1996 Gugoiu, T. HTML prin exemple, Editura Teora, Bucureti, 2000 Klander, L. Anti-hacker: ghidul securitii reelelor de calculatoare, Editura All, Bucureti, 1998 Maloney, E.; Nossiter, J. Utilizare Microsoft Word 97, Editura Teora, Bucureti, 1999 Miloescu, M. Sisteme de calcul. Manual de informatic pentru clasa a IX-a, Editura Teora, Bucureti, 1998 Nftnil, I. - Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000 Nstase, P.; Mihai, F.; Coscescu, L.; Brbulescu, B.; Baze de date. Microsoft Access 2000, Editura Teora, Bucureti, 1999 Nossiter, J. Utilizare Excel pentru Windows 95, Editura Teora, Bucureti, 1999 Pan, A.,Ionescu, B., Mare, V. - Birotic. Bucureti, Editura All, 1996 Person, R.; Finchler, G.; O'Mara, M.; Moss, F.; - Utilizare Windows 95, trad., Editura Teora, Bucureti, 1996 Pilat, F.; Rceanu, M.; Stanciu, C. WWW Mosaic i Netscape. Ghid de utilizare, Editura Teora, Bucureti, 1997 Rus, I.; Both, N.; Coman, Gh.; Mihoc, I.; Matematica i aplicaiile sale, Editura tiinific, Bucureti, 1995 Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Editura Tehnic, Bucureti, 1998 *** - Dicionar de calculatoare i Internet, Editura Teora, Bucureti, 1999

CUPRINS
BIBLIOGRAFIE 1. BIROTICA 1.1. Conceptul de Birotic 1.2. Sistemul informaional 1.3. Sistemul informatic 1.4. Sistemul birotic 1.5. Sistemul de decizie 2. WINDOWS EXPLORER 2.1. Prezentarea ferestrei 2.2 Principalele operaii n Windows Explorer 3. WORD 3.1. Prezentarea ferestrei 3.2. Principalele operaii n Word 3.3. Exemplu de document Word 4. POWERPOINT 4.1. Generaliti 4.2. Principalele operaii n PowerPoint 5. EXCEL 5.1. Prezentarea ferestrei 5.2. Principalele operaii n Excel 5.3. Exemplu de aplicaie dinamic 6. INTERNET EXPLORER 6.1. Prezentarea ferestrei 6.2. Principalele operaii n Internet Explorer 7. OUTLOOK EXPRESS 7.1. Generaliti 7.2. Principalele operaii n Outlook Express 5 7 7 8 10 11 13 14 14 15 20 20 22 34 36 36 38 50 50 52 61 66 66 67 72 72 74

Modulul 1. BIROTICA Scop

Prezentarea sistemului informaional, a sistemului informatic i a sistemului birotic dintr-o organizaie economic.

Obiective operaionale
Dup studiul acestui modul, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie sistemele: informaional, informatic, birotic; s cunoasc modul de organizare a acestora in ansamblul reprezentat de organizaia economic; s aprecieze importana muncii de birou ntr-o organizaie economic.

Cuprins
1.1. Conceptul de Birotic 1.2. Sistemul informaional 1.3. Sistemul informatic 1.4. Sistemul birotic 1.5. Sistemul de decizie

1.1. Conceptul de Birotic Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica. Birotica a aprut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate. 1. 2. 3. Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante: Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar urmtoarele activiti: 1. Managementul documentelor. 2. Introducerea informaiilor n fiiere. 3. Conducerea proiectelor. 4. Coordonarea personalului. 5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul de 60% n mod egal. 7

n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau expediate. Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea administrativ. Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei. Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz. Principiile biroticii: 1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii. 2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator. 5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil. 1.2. Sistemul informaional Sistemul informaional ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice. Sistemul informaional este ansamblul informaiilor, proceselor informaionale, circuitelor i fluxurilor informaionale i a mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei. Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional. Informaia este un mesaj obiectiv care aduce receptorului un spor de cunoatere. 8

Informaia economic aduce receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat. Data este o reprezentare a informaiei. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva dintre acestea: 1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; 2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale; 3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale; 4. dup provenien: exogene, endogene; 5. dup destinaie: interne, externe; 6. dup obligativitate: imperative, nonimperative 7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiarcontabile, personal. 8. dup form: analogic, digital; 9. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video; 10. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente. Procese informaionale n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale: a) Procesarea numeric, dup reguli matematice i logice, este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Fiierele de date se proceseaz cu ajutorul limbajelor de programare i a translatoarelor (interpretoare sau compilatoare) care difer n funcie de limbajul de programare pentru care sunt elaborate: C, C++, Java etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: Oracle, Access etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz cu procesoarele de tabele: Lotus 1-2-3, Excel, etc. b) Procesarea textelor se refer la introducere, formatare i tiprire. Procesarea textelor se realizeaz cu Word, AbiWord, Wordpad, Notepad. c) Procesarea imaginilor se refer la reprezentri grafice, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate, etc. Se realizeaz de ctre programe specializate CorelDRAW, Adobe Illustrator. d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau muzic. Se utilizeaz player-e, sintetizatoare, mixer-e: Winamp. e) Procesare video (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur 9

profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman. Circuite i fluxuri informaionale Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i receptor (destinatar). Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice; 2. dup frecven: periodice, ocazionale; 3. dup locul unde iau natere: interne, externe. Metode de tratare a informaiei Metode de tratare a informaiei sunt ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor, cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor. Funciile sistemului informaional Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii: 1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor. 2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii obiectivelor societii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin mbogirea cunotinelor. Deficienele sistemului informaional 1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei informaii. 2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat. 3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informaii. 4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. 1.3. Sistemul informatic Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte. Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta fizic (hardware) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor. 2. Componenta logic (software) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii. 3. Datele cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre acestea. 4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti, ingineri de sistem). 10

5.

Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul). Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau realizrii produciei.

1.4. Sistemul birotic Sistemul birotic este partea sistemului informatic referitoare la activitile de birou. Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informaional. Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional. n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai mult un rol de interfa ntre: Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul operaional. Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. Funciile sistemului birotic Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le ofer n vederea realizrii acestor obiective. Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale: 1. Funcia de introducere a informaiei n sistem. 2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei. 3. Funcia de prelucrare. 4. Funcia de ieire. 5. Funcia de comand i de control.

informaii comenzi

11

Funcia de introducere a informaiei se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale, publice sau private; preluarea informaiei provenite din reeaua local de date; introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem. Funcia de memorare a informaiei joac un rol important n funcionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic. Informaiile se pot pstra astfel: n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar. Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii. Funcia de prelucrare se refer la: conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic; transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informaiei pe acelai tip de suport (reproducere a informaiei); crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune modificarea informaiilor deja existente; tratarea propriu-zis a informaiei, care poate privi: - fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor; - fie coninutul n cazul prelucrrii datelor. informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de natura informaiei solicitate. Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz: natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore, secvene vizuale; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

12

Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor. 1.5. Sistemul decizional Decizia este o informaie de comand pentru sistemul condus. Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i decizionale. Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice. Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional. Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate. Tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii: 1. dup orizont: strategice, tactice, curente; 2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior; 3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice; 4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile; 5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate; 6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale. n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i informaia trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi: s fie fundamentat tiinific; s fie asumat; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare; s fie formulat corespunztor. Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice.

13

Modulul 2. WINDOWS EXPLORER Scop

Prezentarea modului n care aplicaia Windows Explorer realizeaz gestionarea memoriei externe a calculatorului.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie tipurile de memorie extern; s cunoasc organizarea memoriei externe; s realizeze principalele operaii de gestionare a memorie externe.

Cuprins
2.1. Prezentarea ferestrei 2.2. Principalele operaii n Windows Explorer 2.1. Prezentarea ferestrei Aplicaia Windows Explorer este destinat manevrrii spaiului de memorie permanent a sistemului propriu (discurile sistemului) sau a altor sisteme de calcul conectate, permind crearea, gruparea i organizarea fiierelor i directoarelor. Dac a fost creat o scurttur (Shortcut, n englez), pe ecran apare i pictograma alturat, care permite deschiderea aplicaiei. O alt metod este de a executa clic pe butonul Start, apoi pe opiunile Programs, Windows Explorer. Fereastra acestei aplicaii este urmtoarea:
1 2

4 5

Elementele acestei ferestre sunt:

14

Bara de titlu (1), cu zona de control ( ) care ofer opiuni de manevr a ferestrei, numele aplicaiei (Exploring), numele directorului curent i butoanele de manevr , care realizeaz minimizarea, maximizarea/restaurarea i nchiderea aplicaiei; Bara de meniuri (2), format din apte meniuri derulante, coninnd comenzile i operaiile ce pot fi executate de utilizator; Bara de butoane standard (3), cu care realizm mai repede manevre uzuale; Bara de adrese (4), care arat calea directorului curent; Bara de legturi Internet (5), care conine o list de link-uri preferate ale utilizatorului; Zona de lucru (6), alctuit din dou ferestre; Bara de stare (7), care indic starea curent a aplicaiei;

Elementele principale sunt cele dou ferestre inegale; cea din stnga se numete fereastra arborelui, cu rol de a indica structura de directoare a discului curent iar cea din dreapta se numete fereastra de coninut, care arat componentele (sub-directoare, fiiere) directorului curent. Cele dou ferestre nu sunt independente, ca la Norton Commander sau Windows Commander. Schimbarea directorului curent se face executnd clic n fereastra arborelui, pe numele directorului dorit. Ca rezultat, coninutul acestuia este afiat n fereastra din dreapta. Fereastra arborelui prezint structura directoarelor ntr-un mod ierarhizat, prin alinierea fa de marginea din stnga: sub-directoarele se listeaz la dreapta fa de directorul din care fac parte. n aceast fereastr, naintea numelui unui director pot exista urmtoarele simboluri: + (plus) arat c posed sub-directoare care nu sunt afiate; - (minus) arat c posed sub-directoare, care sunt afiate sub respectivul director. Directoarele care nu au sub-directoare nu au simbol predecesor. 2.2. Principalele operaii n Windows Explorer Vizualizarea coninutului unui director Prin clic n fereastra arborelui pe numele directorului pe care dorim s-l inspectm, fereastra de coninut va afia toate obiectele sale componente: mai nti sunt listate sub-directoarele (dac exist), apoi fiierele. Ordinea lor i informaia afiat despre fiecare pot modificate astfel: prin clic pe sgeata din dreapta butonului standard Views, putem alege o listare cu pictograme mari (Large Icons), pictograme mici (Small Icons), prezentarea numai a identificatorilor obiectelor (List) sau prezentarea unor date suplimentare la fiecare (Details). Schimbarea ordinii de afiare se face prin deschiderea meniului asociat directorului curent, prin clic dreapta pe o zon liber de coninut a ferestrei. Apoi din Arrange Icons > putem alege ordinea aranjrii: alfabetic dup nume (by Name), alfabetic dup extensie (by Type), descresctor dup mrime (by Size), descresctor dup data ultimei actualizri (by Date). Asupra ordinii sub-directoarelor au efect doar sortrile dup nume sau dat.

15

Redenumirea unui director/fiier Pe elementul care trebuie s-i schimbe numele se efectueaz clic cu butonul din dreapta i selectm apoi opiunea Rename. Calculatorul permite modificarea numelui prin introducerea unui cursor de text. Dup tastarea noului nume, se tasteaz <Enter> pentru validare. Prin acest meniu asociat butonului din dreapta al mouse-ului se pot realiza i manevre uzuale (arhivare, devirusare, copiere, mutare, tergere, afiare proprieti). Unii utilizatori prefer acest tip de execuie a manevrei atunci cnd au de acionat asupra unui singur fiier sau director, dei exist i alte metode, dup cum vom vedea n continuare.

Seleciafiierelor/directoarelor Se pot selecta numai fiiere i/sau sub-directoare aflate n acelai director (numit directorprinte). Un singur fiier (sau sub-director) se selecteaz prin clic. Un grup de fiiere i/sau directoare alturate se selecteaz simultan efectund clic pe primul obiect, apoi apsm i meninem apsat tasta <Shift> i efectum clic pe ultimul obiect. Un grup de obiecte disparate din list se selecteaz prin clic pe unul dintre ele, apoi meninem apsat tasta <Ctrl> i efectum clic apoi pe fiecare dintre obiectele care trebuie selectate. Crearea unui director Cu ajutorul ferestrei din stnga ne poziionm n directorul unde dorim crearea noului subdirector. Apoi efectum clic n meniul File, opiunea New > Folder. Pe ultima poziie a listei din fereastra de coninut apare un nou director cu numele New Folder, plasat implicit la finalul listei. Dup cum se observ din imagine, numele directorului este direct selectat i prin simpla tastare a noului nume l redenumim. Prin apsarea tastei <Enter> se confirm noul nume.

16

tergereaunuidirector Se selecteaz prin clic n fereastra de coninut directorul pe care dorim s-l tergem i se din bara de instrumente standard. Va aprea o fereastr de execut clic pe butonul confirmare; validarea tergerii o realizm prin clic pe Yes, renunarea la tergere se realizeaz prin clic pe No.

Fiierele sau directoarele sunt mutate de fapt n "Coul de gunoi" (Recycle Bin), de unde pot fi recuperate astfel: efectum clic n fereastra arborelui pe Recycle Bin i din lista prezentat n fereastra de coninut putem selecta obiectele pe care dorim s le restaurm, adic s le refacem la locaia lor. Dup selecie urmeaz un clic pe meniul File, opiunea Restore. Dac suntem siguri c anumite obiecte nu vor fi niciodat de folos, este bine s le tergem definitiv din memorie, deoarece doar aa se elibereaz spaiu pe disc. Principiul acestui Recycle Bin este urmtorul: obiectele aflate n el ocup n continuare un spaiu de memorie, gestionat separat. Dei se elibereaz spaiul ocupat de acestea pe discul de unde se efectueaz tergerea, se aloc un spaiu la fel de mare n Recycle Bin. tergerea definitiv se face prin selectarea obiectelor i clic pe butonul Delete din bara de instrumente standard. Lansarea unei aplicaii Un fiier executabil se lanseaz prin dublu-clic pe numele su, n fereastra de coninut. Dac efectum dublu-clic pe numele unui fiier realizat cu diverse aplicaii, atunci aplicaia se deschide i se ncarc n zona de lucru respectivul document (dup cum am menionat, recunoaterea aplicaiei este realizat folosind extensia fiierului). Copierea unor fiiere/directoare Se selecteaz obiectele de copiat, se execut clic pe butonul (sau se selecteaz din meniul Edit opiunea Copy), se deschide directorul unde se vor copia, se execut clic pe butonul (sau se selecteaz din meniul Edit opiunea Paste). Mutarea unor fiiere/directoare Se selecteaz obiectele de mutat, se execut clic pe butonul (sau se selecteaz din meniul Edit opiunea Cut), se deschide directorul unde se vor muta, se execut clic pe butonul (sau se selecteaz din meniul Edit opiunea Paste). Crearea unei scurtturi (shortcut) 17

O scurttur este o cale rapid de a ncrca sau de executa un fiier, sau de a vedea coninutul unui director. De obicei scurtturile se afl pe Desktop, pentru a fi la ndemna utilizatorului. Desktop-ul, sau "suprafaa de lucru" reprezint ecranul care apare dup deschiderea calculatorului, dac avem instalat sistemul de operare Windows. O scurttur este alctuit dintr-un mic desen i cteva cuvinte. Caracteristica lor este o mic sgeat n colul din stnga al desenului. Scurttura ctre un anumit fiier se realizeaz prin clic dreapta pe numele su i din meniul asociat alegem Create Shortcut. Efectul este crearea unei scurtturi n acelai director (apare pe ultimul rnd al listei directorului curent). Prin clic dreapta pe noul obiect, deschidem meniul asociat, de unde alegem Send To > Desktop. Apare o fereastr de atenionare, care ne informeaz c avem o nou scurttur pe Desktop. Sistemul plaseaz aceste pictograme pe coloane, deci o vom vedea pe ultima poziie a ultimei coloane. Dac dorim s i schimbm numele, efectum clic dreapta pe noua pictogram i selectm opiunea Rename, care va plasa un cursor de text pe numele su. Dup ce ncheiem redenumirea, apsm tasta <Enter> i redenumirea devine efectiv. Exist i alte metode de a crea o scurttur, nespecifice aplicaiei Windows Explorer. De exemplu metoda drag-anddrop: se face clic pe fiierul dorit; se apas butonul din dreapta al mouse-ului i, inndu-l apsat, se trage fiierul pe Desktop. Se elibereaz butonul i din meniul contextual care apare se alege opiunea Create Shortcut(s) Here. Cutarea fiierelor/directoarelor Pe msur ce un calculator se aglomereaz cu aplicaii i documente i lipsete organizarea lucrului, este din ce n ce mai greu s localizm fiierele/directoarele. Dei sunt foarte uor de creat, muli utilizatori neglijeaz ordonarea fiierelor n directoare dedicate unui anumit subiect. Nu uitai ns c un calculator "ordonat" este un calculator n care vei gsi uor orice informaie, chiar i la mult timp dup ce ai creat-o. Exist metode de gsire, dar se recomand o sistematizare constant i coerent a muncii nc din prima zi de folosire a unui calculator. nainte de a ncepe cutarea, trebuie s rspundem la urmtoarele ntrebri: ce fragment din identificatorul fiierului cunoatem sigur? unde se afl cu siguran? Apoi ncepem cutarea prin clic n fereastra de coninut pe numele discului sau a directorului unde tim sigur c se afl. Dac nu tim locaia, atunci selectm My Computer, adic toate discurile sistemului. Apoi efectum clic pe butonul Tools, opiunea Files or Folders. n fereastra care se deschide tastm fragmentul cunoscut din numele fiierului i apoi clic pe butonul Find Now. Mai jos este prezentat rezultatul unei cutri ceva mai dificile, pentru c nu se tia dect c este vorba de un document Word, care conine textul e-mail. Observm c s-au gsit trei documente, pe dou discuri diferite. Utilizatorul probabil va deschide cte unul (prin dubluclic pe numele lor din aceast fereastr-rezultat), pn l va gsi pe cel care l intereseaz.

18

19

Modulul 3. WORD Scop

Prezentarea modului n care aplicaia Word ajut la formatarea i tiprirea unui document complex.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie operaiile de baz legate de formatarea textului; s realizeze includerea de elemente complexe ntr-un document; s realizeze un document electronic dup model.

Cuprins
3.1. Prezentarea ferestrei 3.2. Principalele operaii n Word 3.3. Exemplu de document Word 3.1. Prezentarea ferestrei Aplicaia Word este un procesor complex de texte. Este un instrument complet pentru lucrul cu texte comune, permind faciliti avansate de editare, formatare i prezentare. Pentru texte specializate, exist procesoare specifice. Un document n lucru arat astfel:

Fereastra aplicaiei conine: Bara de titlu, care conine zona de control (adic imaginea , care prin clic ofer opiuni de manevr a ferestrei), numele documentului curent, numele aplicaiei i cele trei butoane 20

de manevr pentru minimizarea, maximizarea/restaurarea i nchiderea aplicaiei); Bara de meniuri, alctuit din cele nou meniuri derulante, accesibile prin clic i deplasarea mouse-ului, fr alte clic-uri. Opiunile din aceste meniuri sunt de dou categorii: accesibile (scrise cu negru), sau inaccesibile (gravate n umbr). Opiunile inaccesibile vor deveni accesibile la diferite momente ale lucrului. Bara de instrumente standard permite manevre asupra ntregului document (salvare, deschidere, imprimare) sau asupra unor pri (mutare, copiere, sortare, grafice); Bara pentru tabele i borduri este caracteristic aplicaiei Word; ea conine ferestre i butoane pentru editarea tabelelor. Observm c aceast aplicaie ofer multe faciliti de procesare a tabelelor (exist i un meniu Tabel); Bara de formatare conine butoane utile pentru a da documentului aspectul dorit (tipul de liter, mrimea literei, culori, diverse liste, etc.); Suprafaa de lucru, alctuit din rigla superioar rigla vertical aflat n stnga monitorului

i un spaiu care ocup majoritatea suprafeei monitorului, unde se vor procesa textele;

Butoanele de vizualizare , care permit vizualizarea n diverse moduri a documentului n lucru; Elementele de deplasare n cadrul documentului: o (cursorul orizontal) pentru deplasarea pe orizontal; o cursorul vertical, situat n dreapta monitorului, pentru deplasarea pe vertical. Bara de desenare, cu butoane pentru executarea unor desene simple sau introducerea i editarea imaginilor din alte fiiere; Bara de stare, care indic starea i setrile curente ale aplicaiei. ntr-un birou, cruia i este destinat pachetul Microsoft Office (din care face parte i aplicaia Word), se presupune c se realizeaz operaii birocratice. Adic, apar noi i noi hrtii: rapoarte, cereri, scrisori, etc. Aplicaia Word ne ajut s le realizm. Este deci normal rolul central care i se atribuie la orice concurs de angajare pentru un post ce presupune o activitate de secretariat. Atunci cnd deschidem pentru prima dat aplicaia Word, n partea central a monitorului apare un dreptunghi alb, pe care clipete o liniu vertical. Ne vom imagina c avem n fa o foaie alb de hrtie, pe care vom scrie ncepnd din locul marcat de liniu, care se numete cursorul textului. Rolul su este de a ne arta unde va apare urmtorul caracter tastat. Mai exist un cursor, care se mic odat cu mouse-ul i care se numete cursorul mouse-ului. n continuare vom denumi cursor cursorul textului. ncepem prin a apsa tasta A. Pe foaia noastr imaginar apare a, i cursorul se mut la dreapta cu o poziie. Pentru a scrie cu litere mici, trebuie deci s apsm tasta corespondent. Pentru a scrie cu litere mari, trebuie s inem apsat cu un deget de la mna stng tasta <Shift> 21

i s apsm tasta literei. Pentru tastele care au dou semne (de exemplu tasta pe care apar ! i 1), vom proceda astfel: pentru semnul de jos apsm pe tast, iar pentru semnul de sus inem tasta <Shift> apsat, aa cum am nvat mai sus. Un spaiu ntre cuvintele care ncep s apar introducem apsnd tasta Bar de spaiu. Scriind cuvnt dup cuvnt, observm c atunci cnd rndul se umple, aplicaia realizeaz singur trecerea pe rndul urmtor i ne permite continuarea introducerii textului. Dac dorim s trecem la un nou paragraf, apsm tasta <Enter> i form trecerea pe rndul urmtor. Pentru tergere vom folosi cele dou taste destinate acestui scop: tasta <Backspace> terge caracterul aflat la stnga cursorului, iar tasta <Delete> terge caracterul de la dreapta cursorului. Tasta <Tab> realizeaz un salt la dreapta peste opt spaii. Se recomand folosirea sa n loc de a apsa succesiv bara de spaiu. Tasta <CapsLock> se folosete cnd textul de introdus este alctuit (n majoritate) din litere mari. La prima apsare pe aceast tast se aprinde led-ul corespondent ei, aflat n dreapta tastaturii. Cnd dorim introducerea literelor mici, se ine <Shift> apsat. Pentru trecerea n modul normal de introducere, se mai apas o dat <CapsLock>. Cnd avem de introdus valori numerice, se recomand folosirea zonei numerice a tastaturii (tastele grupate din dreapta). Prin apsarea tastei <NumLock> se activeaz led-ul NumLock. Deplasarea n documentul curent se realizeaz astfel (n funcie de distana pe care o avem de parcurs, dar i de obinuina utilizatorului): cu tastele direcionale, care ne duc o poziie la stnga/dreapta, sau un rnd n sus/jos; combinaia <Cltl>+una din sgeile direcionale ne duce un cuvnt la stnga/dreapta, sau un paragraf n sus/jos; cu <Home>/<End> ajungem la nceputul/sfritul rndului; cu <PageUp>/<PageDown> ajungem cu un ecran mai sus/jos; combinaia <Ctrl>+<Home>/<End> ne duce la primul/ultimul caracter din document; prin clic n poziia dorit. 3.2. Principalele operaii n Word Selecia textului Unele operaii se execut pe grupuri de caractere. Gruparea caracterelor se realizeaz prin selecia lor. Selecia se face prin apsarea butonului mouse-ului naintea primului caracter pe care dorim s-l selectm, tragere de mouse pn dup ultimul caracter i eliberarea butonului mouse-ului. Selecia unui cuvnt se obine prin dublu-clic pe el. Selecia unei propoziii se face innd tasta <Ctrl> apsat i clic oriunde n propoziie. Selecia unui paragraf se face prin triplu-clic. Selecia de rnduri ntregi se realizeaz deplasnd cursorul n stnga textului, pn se transform ntr-o sgeat spre dreapta. Apoi clic. Selecia elementelor grafice se va descrie la Instrumente de desenare. Formatarea textului Textul poate fi scris cu mai multe fonturi, mrimi, aspecte (ngroat, cursiv, subliniat) sau culori. Aceste setri se realizeaz cu ajutorul butoanelor din bara de formatare:

n stnga acestei bare se afl fereastra de alegere a stilului curent (implicit Normal), a fontului (implicit Arial), mrimii fontului (implicit 12); urmeaz butoanele de alegere a aspectului: scriere ngroat (butonul B), scriere cursiv (butonul I), scriere subliniat 22

(butonul U). Aceste trei butoane se pot folosi cte unul, perechi sau toate trei. Activarea lor se face prin clic, iar dezactivarea lor printr-un alt clic. Stilul, fontul i mrimea sa se aleg prin clic pe sgeata mic din dreapta casetei de dialog i alegerea se realizeaz prin alt clic, pe opiunea dorit, n meniul derulant care apare. Pentru documente oficiale se recomand un stil normal, un font clasic (Times New Roman sau Arial) i o mrime 10-12. Urmtoarele patru butoane aleg ncadrarea textului n celul (la stnga, centrat, la dreapta, aliniat la ambele capete sau format coloan de ziar). Numai o opiune din cele trei poate fi activ la un anumit moment. Se recomand ultimul tip de ncadrare, deoarece este cel mai uor de citit. Urmtorul set de patru butoane servete la editarea listelor. Listele pot fi numerotate (se folosete primul buton) sau marcate (se folosete al doilea). Pe rndul unde dorim nceperea unei liste, facem clic pe butonul corespondent. Cnd dorim trecerea la un alt element al listei, apsm <Enter>. Lista se ncheie prin dou apsri succesive pe <Enter>. Dac dorim ca lista s se deplaseze la stnga, o selectm pe toat i realizm clic-uri succesive pe butonul Micorare indent pn cnd lista ajunge n poziia dorit. Pentru deplasarea la dreapta, se folosete butonul Mrire indent. Scrierea cu o anumit culoare se realizeaz prin setarea butonului Culoare font, ultimul de pe bara de formatare. Implicit, el este setat pe culoarea neagr. Dac dorim alt culoare, atunci prin clic pe sgeata din dreapta lui derulm o palet cu 40 de culori, din care putem alege prin clic culoarea cu care vom scrie. Dac dorim o culoare care nu se afl n palet, facem clic pe butonul Mai multe culori i alegem din hexagonul care apare culoarea dorit, sau din bara de jos nuana de gri. n dreapta-jos avem zona culorii actuale (cea cu care am scris pn acum) i a culorii noi (cu care vom scrie de acum). Dac suntem mulumii de rezultat, realizm clic pe OK.

Dac nici aici nu gsim ce ne trebuie, facem clic pe eticheta Particularizare i alegem prin clic n spectrul care apare nuana i saturaia, iar prin deplasarea n coloana din dreapta luminozitatea. Apoi clic pe OK.

23

Textul poate fi marcat, aa cum pe hrtie folosim marker-ul, prin manevra asupra butonului Evideniere (penultimul). Implicit, culoarea de marcare este galben. La fel ca mai sus, putem alege orice alt culoare. Dup clic pe buton, trecem la tragerea peste textul pe care dorim s-l marcm. Se impune o atenie deosebit la documentele care au multe culori, pentru a nu alege culori apropiate pentru font i pentru marcare. De asemenea, trebuie s ne gndim c documentele pot fi tiprite i la imprimante care au numai cerneal neagr i, uneori, culori care suprapuse se disting clar pe monitor pot fi imposibil de citit pe hrtie. Operaii cu fiiere La nceputul barei Standard se afl butoanele care permit manevra fiierelor.

Primul buton (Nou) permite ncrcarea unui fiier nou, care este lipsit de informaie. Dac sunt deschise mai multe fiiere, acestea se pot aduce pe rnd pe monitor, prin folosirea butoanelor de manevr de pe bara de titlu. Al doilea buton (Deschidere) permite ncrcarea unui fiier existent n memorie (pe discurile sistemului sau pe alt sistem de calcul). Prin clic se deschide o fereastr cu ajutorul creia realizm ghidarea n scopul gsirii fiierului dorit. Atunci cnd fiierul apare n fereastr, l deschidem prin clic pe numele lui i clic pe butonul Deschidere din dreapta-jos, sau prin dublu-clic pe numele fiierului. Salvarea documentului curent se face prin clic pe butonul Salvare (al treilea din bara Standard). Se deschide fereastra tiprit mai jos, unde stabilim directorul n care dorim salvarea prin navigare n sistemul de directoare. Navigarea se realizeaz cu ajutorul butoanelor din dreapta ferestrei Salvare n: sgeata napoi realizeaz ntoarcerea cu un pas, sgeta n sus ne duce n directorul printe, butonul Creare folder permite crearea unui subdirector al directorului curent. Ultimele dou butoane permit opiuni de afiare: Vizualizri permite cteva moduri n care se afieaz fiierele, iar Instrumente seteaz cteva caracteristici pentru fiierul curent (de exemplu, clic pe Opiuni generale permite stabilirea proteciei prin parol sau accesul numai n citire). Apoi se tasteaz numele dorit pentru fiier, n caseta Nume fiier. n mod implicit, n aceast fereastr este afiat extensia doc pentru 24

fiier. Aceast extensie nu trebuie modificat, deoarece toate fiierele aplicaiei Word au n mod predefinit extensia doc. Dup ce un fiier a primit nume, clic pe butonul Salvare nu mai deschide fereastra de mai jos, ci realizeaz nlocuirea variantei deja salvate a fiierului cu fiierul actual. La fiiere mari, la care se lucreaz masiv, se recomand salvarea periodic, pentru a proteja astfel munca depus mpotriva accidentelor cum ar fi cderile de tensiune.

Tiprirea foii curente de calcul se realizeaz prin clic pe butonul Imprimare, al cincilea de pe bara Standard. Pentru a economisi materialele consumabile (hrtie, cerneal) se recomand folosirea butonului Examinare naintea imprimrii. Acesta prezint pe monitor imaginea foii de hrtie, aa cum ar rezulta la tiprire. Ieirea din acest mod de lucru se face prin clic pe butonul nchidere. Modificarea orientrii paginii Pentru tabele sau desene mari se impune ca scrierea s se realizeze de-a lungul foii de hrtie. Aceast schimbare se realizeaz astfel: clic pe meniul Fiier, clic pe opiunea Iniializare pagin i n fereastra care se deschide facem clic n setul Orientare pe opiunea Tip vedere. Apoi clic pe OK.

25

Copierea textului Transferul informaiilor n alt zon a documentului, n alt document sau n alt fiier are loc prin copiere sau mutare. Etapele copierii sunt: selecia textului care se va copia; clic pe butonul Copiere, situat pe bara Standard, al doilea din setul clic n document, la locul unde se va insera textul copiat; clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Mutarea textului Spre deosebire de copiere, cnd informaia rmne la locul de unde a fost copiat, la mutare are loc tergerea informaiei din vechiul loc. Etapele acestei operaii sunt: selecia textului care se va muta; clic pe butonul Decupare, situat pe bara Standard, primul din setul clic n document, la locul unde se va insera textul; clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus.

Anularea i reluarea ultimelor operaii Procesorul Word reine operaiile efectuate de utilizator, n ordinea efecturii lor. De aceea, este uor s revenim asupra ultimelor operaii n vederea anulrii lor, dac este cazul. Aceast facilitate este des folosit de nceptori, atunci cnd procesorul nu rspunde conform dorinelor lor (de fapt, atunci cnd ei nu gsesc modalitatea de a realiza cu ajutorul programului ceea ce doresc). Cea mai sigur cale de a reveni la o stare anterioar este de renuna la operaiile care nu au dus la rezultatul ateptat, dect s ne "hazardm" pe ci necunoscute. Primul dintre butoanele de pe bara Standard ne permite ntoarcerea n istoricul documentului, aciune cu aciune. Dac decidem c dorim refacerea unor aciuni la care tocmai am renunat, executm clic pe cel de-al doilea.

26

Inserarea de simboluri care nu se afl pe tastatur Tastatura are puin peste 100 de taste, dintre care cam dou treimi sunt caractere imprimabile. Procesorul Word ofer posibilitatea inserrii a sute de caractere (de exemplu, literele romneti, greceti, arabe, etc.). Inserarea unui astfel de caracter se face astfel: clic pe meniul Inserare, clic pe Simbol i l cutm n lista de simboluri. Prin clic avem posibilitatea de a vedea caracterele mrite. Cnd l-am gsit, clic pe butonul Inserare. Fr a nchide aceast fereastr, mai putem introduce i alte caractere, imediat dup cel deja introdus n text. Cnd terminm operaia, clic pe Revocare. Aceast metod se recomand numai pentru caractere care apar extrem de rar. Pentru cele care apar des, trebuie s le asociem comenzi rapide. O comand rapid este o combinaie de taste care realizeaz inserarea unui caracter. Comanda rapid se creeaz i apoi se apeleaz la nevoie. Crearea unei comenzi rapide se face astfel: presupunem c dorim s atribuim combinaia <Alt>+A pentru simbolul . Clic pe Meniul Inserare, clic pe opiunea Simbol i apoi clic n list pe simbolul (l gsim n Font-ul text normal, penultimul de pe al aptelea rnd). Apoi clic pe butonul Taste de comenzi rapide i tastm combinaia <Alt>+A (adic inem apsat tasta <Alt> i apsm o singur dat pe A). Dac tastarea a fost corect, combinaia apare n caseta Apsai noua tast de comenzi rapide:. Sub aceast caset urmrim dac apare mesajul [neasociat], pentru c altfel am asocia aceeai combinaie la dou simboluri diferite. Dac apare un caracter (cel care deja este asociat respectivei combinaii de taste), atunci trebuie s ncercm o alt combinaie de taste, pn apare mesajul [neasociat]. Realizm apoi clic pe Asociere i clic pe nchidere.

Unele dintre cele mai comune combinaii pentru caracterele romneti sunt urmtoarele: <Alt>+B <Alt>+J <Alt>+Q <Alt>+A <Alt>+Z <Alt>+I <Alt>+S <Alt>+T

27

Verificarea ortografic a textelor Aplicaia Word include un set de dicionare care permit atenionarea utilizatorului asupra cuvintelor scrise incorect, precum i liste de corecii, care realizeaz corectarea automat a textului (adic fr intervenia utilizatorului). n primul rnd, utilizatorul selecteaz limba n care se scrie textul: pe bara de stare, n dreapta este afiat setarea curent (Romn): Dac dorim s o schimbm, executm dublu-clic i alegem limba de editare prin derularea listei i clic. Apoi clic pe OK.

Pe msur ce se scrie textul, unele cuvinte pot apare subliniate cu o linie ondulat roie, ca n exemplul urmtor:

Acesta este modul n care calculatorul semnalizeaz lipsa elementelor subliniate din dicionarul asociat limbii de editare. Utilizatorul are urmtoarele opiuni: textul subliniat rmne aa cum este, deoarece nu reprezint un cuvnt (de exemplu <Alt>+A); textul subliniat este corectat (de exemplu prin introducerea unui spaiu, tasta<Alt> devine tasta <Alt>); textul subliniat este adugat dicionarului, pentru c este corect, dar nu face parte din dicionarul livrat odat cu aplicaia Word. n ideea c utilizatorul lucreaz n domenii care necesit cuvinte specifice, se pot aduga noi noiuni n dicionar, astfel: clic dreapta 28

pe cuvntul subliniat (n exemplul de mai sus, cuvntul neasociat) i prin clic pe opiunea Adugare, se realizeaz mbogirea dicionarului romnesc cu acest cuvnt.

Mai exist posibilitatea editrii unei liste de corecii automate, unic la nivelul aplicaiei Word, alctuit din dou coloane: n prima coloan se plaseaz cuvntul incorect iar n a doua coloan, cuvntul corect. Calculatorul folosete aceast list automat, fr atenionarea utilizatorului. Lista este vizibil prin clic pe meniul Instrumente, clic pe opiunea AutoCorecie, i prin derulare o putem vedea.

Orice element al primei coloane se transform automat n elementul corespondent al celei de-a doua coloane. Utilizatorul poate modifica aceast list, fie adugndu-i elemente (i d seama c tasteaz greit un cuvnt, n mod repetat), fie eliminnd elemente (dorete ca un anumit cuvnt s nu fie modificat de calculator: de exemplu, atunci cnd scrie n limba englez, nu dorete ca i s fie transformat n pronumele personal I). Pentru adugare n list, se tasteaz varianta greit n fereastra nlocuire i cea corect n fereastra Cu i apoi clic pe butonul Adugare. Apoi clic pe OK. Pentru tergere, realizm clic pe rndul care se elimin i clic pe butonul tergere, clic pe OK. 29

Tabele Aplicaia Word ofer diverse posibiliti de editare a unui tabel. nainte de a ncepe crearea unui tabel, trebuie s i numrm rndurile i coloanele. Realizm apoi clic n meniul Tabel, de unde alegem opiunea InserareTabel. n caseta Numr de coloane efectum clic i tastm valoarea dorit sau, prin clic pe sgeile din dreapta, se incrementeaz/decrementeaz valoarea afiat pn la valoarea dorit. La fel pentru fereastra Numr de rnduri. Apoi clic pe OK. Tabelul apare n locul unde se afla cursorul textului sau la nceputul rndului urmtor, dac exist deja text introdus pe rndul curent. Un tabel este alctuit din celule, care la nceput sunt egale ntre ele. Urmeaz s includem text n aceste celule. Prin clic ntr-o celul avem disponibil cursorul textului, care permite scrierea n respectiva celul. Pentru a trece la alte celule, se folosete tasta <Tab> (se obine deplasarea la dreapta cu o celul), sgeile direcionale de pe tastatur (pentru o celul n direcia sgeii) sau clic n celula unde dorim s ajungem.

Selecia celulelor se face prin tragere de mouse: se apas butonul mouse-ului n prima celul, tragem pn se marcheaz i ultima celul dorit i apoi eliberm butonul mouse-ului. O coloan se selecteaz prin clic atunci cnd, poziionnd mouse-ul deasupra ei, vedem cursorul transformndu-se ntr-o sgeat groas ndreptat spre n jos: . Un rnd se selecteaz prin poziionarea n faa lui i clic atunci cnd cursorul se transform ntr-o sgeat orientat spre dreapta. Tot tabelul se selecteaz innd cursorul mouse-ului pe tabel pn cnd vedem n colul din stnga sus semnul i atunci realizm clic pe acest semn. Modificarea dimensiunilor coloanelor se face prin clic oriunde n tabel, apoi urmrim pe rigla superioar marcajul corespondent coloanei pe care dorim s o manevrm. De exemplu, pentru tabelul de mai jos, dac dorim ca a doua coloan s fie mai mare, atunci tragem la dreapta de marcajul aflat la cifra 5, atunci cnd cursorul mouse-ului se transform ntr-o sget stnga-dreapta:

30

Un rnd poate fi manevrat folosind marcajele de pe rigla vertical, din stnga monitorului. O situaie mai complicat ntlnim la urmtorul tabel, care are rndul al doilea mai scurt dect primul.

Acest tip de tabele se realizeaz astfel: se insereaz un tabel obinuit, apoi se selecteaz rndul care trebuie transformat i se manevreaz ca mai sus indicatoarele aflate pe rigla superioar. Unele tabele au rnduri totalizatoare: TOTAL: Unirea primelor trei celule de pe ultimul rnd se face selectndu-le, apoi realizm clic n meniul Tabel i clic pe opiunea mbinare celule. mprirea unei celule n mai multe celule se face prin clic n celula respectiv, clic n meniul Tabel, clic pe opiunea Scindare celule i selecia prin clic a numrului dorit de coloane i rnduri n care se mparte respectiva celul.

De exemplu, tabelul de mai jos are ultima celula scindat n dou coloane i dou rnduri:

Adugarea liniilor se face prin clic la dreapta tabelului, pe rndul dup care dorim inserarea unui nou rnd i tastarea <Enter>. Sortarea alfabetic dup prima coloan a datelor din tabelul urmtor se face astfel:
Nume cmp alpha, beta, Q, ro c vertexList Parametri Cantitatea iniial de substan, aflat la nceput pe toate muchiile Vectorul de vrfuri ale grafului Descriere

31

adjMat trailMat deltaTrailMat

Matricea de adiacen, cu distanele ntre vrfuri Matricea de urme, pentru fiecare muchie se memoreaz cantitatea curent de substan depus Matricea de modificare a urmelor, se calculeaz n momentul completrii circuitelor

Se selecteaz tot tabelul, apoi clic n meniul Tabel pe opiunea Sortare i apare urmtoarea fereastr:

n aceast fereastr selectm numele coloanei dup care dorim sortarea i ordinea (Ascendent sau Descendent). Dac tabelul are rnd antet, atunci se bifeaz n stnga ferestrei opiunea Rnd antet. Apoi clic pe OK i obinem tabelul sortat:
Nume cmp adjMat alpha, beta, Q, ro c deltaTrailMat trailMat vertexList Parametri Cantitatea iniial de substan, aflat la nceput pe toate muchiile Matricea de modificare a urmelor, se calculeaz n momentul completrii circuitelor Matricea de urme, pentru fiecare muchie se memoreaz cantitatea curent de substan depus Vectorul de vrfuri ale grafului Descriere Matricea de adiacen, cu distanele ntre vrfuri

Instrumente de desenare Bara de desenare ofer faciliti pentru mbogirea documentelor cu desene executate de utilizator i/sau cu imagini importate din alte aplicaii: Aceast bar este alctuit din butoane care insereaz diverse elemente grafice i butoane care seteaz diverse aspecte pentru aceste elemente. Cel mai simplu element grafic este un segment: clic pe butonul Linie (n dreapta butonului Forme automate) i apoi se aeaz 32

segmentul n locul dorit prin tragere de mouse. Dup finalizarea acestei operaii vedem segmentul pe document, mrginit de dou ptrele, numite puncte de manevr. Acestea indic selecia segmentului, adic faptul c toate setrile pe care le vom realiza l vor afecta. Butoanele pentru setare se afl n dreapta barei de desenare. Butonul Culoare linie permite alegerea culorii segmentului. La fel ca la Formatarea textului, putem alege culoarea dorit din derularea paletei obinuite, sau prin opiunea Mai multe culori. Aspectul liniei se alege prin clic pe butoanele Stil linie sau Stil linie ntrerupt. Segmentul poate avea o umbr, ataat cu butonul Umbr, sau un aspect tri-dimensional cu ajutorul butonului 3-D (ultimele dou butoane). Urmtorul element simplu este sgeata, care se insereaz cu butonul Sgeat (n dreapta butonului Linie). Modul de inserare este acelai ca la segment; n plus fa de acesta, sgeata permite i setarea formei capetelor, prin clic pe butonul Stil sgeat (al treilea din dreapta). n dreapta butonului de inserare sgei se afl butonul Dreptunghi. Un dreptunghi se aeaz pe foaie prin tragere de mouse. n plus fa de segment, dreptunghiul permite setarea culorii de interior cu ajutorul butonului Culoare de umplere. Un dreptunghi selectat prezint opt puncte de manevr: patru n vrfuri i patru la mijlocul laturilor. Acelai mod de inserare i aceleai setri sunt permise de butonul Oval, care permite manevra elipselor. Toate elementele bi-dimensionale indic selecia lor prin ncadrarea ntre punctele de manevr. Dac toate elementele specificate pn acum se insereaz innd apsat tasta <Shift>, atunci apar elemente speciale: segmente sau sgei verticale sau orizontale, ptrate sau cercuri. n desene este necesar s introducem uneori i texte explicative. Acestea se insereaz asemntor dreptunghiului, folosind butonul Caset text. Dup inserarea unei casete de text, apare un cursor care permite introducerea textului. Ieirea din caset se face prin clic n afara sa. Un text publicitar se poate realiza folosind butonul Inserare WordArt. Acest buton permite introducerea unor texte scurte, dar cu un nalt nivel de prelucrare a prezentrii. Un clic pe butonul Inserare WordArt deschide fereastra din care alegem forma final a textului, prin punctare i apoi clic pe OK:

33

Al doilea pas const n introducerea textului, alegerea fontului, mrimii i stilului dorit i apoi clic pe OK.

Inserarea s-a ncheiat, textul nostru a aprut pe foaie. Ct timp textul publicitar este selectat (mrginit de cele opt puncte de manevr), el poate fi manevrat ca orice imagine grafic: se poate muta prin tragere de mouse atunci cnd cursorul este alctuit din sgei n cele patru direcii, i putem modifica dimensiunile prin tragere de oricare punct de manevr n direcia sgeilor, poate fi copiat sau mutat aa cum se copiaz sau se mut textele, sau poate fi ters prin apsare pe tasta <Delete>. Imaginea care a aprut ca urmare a inserrii textului i precizrii modelului dorit este:

Butonul Forme automate ofer ase categorii de imagini uzuale, mai complicate dect cele prezentate pn acum. Dac utilizatorul dorete imagini complexe, atunci trebuie s le construiasc prin suprapunerea celor disponibile.

3.3. Exemplu de document Word Ca exemplu de document Word ce conine att text, ct i imagini i tabele, prezentm n continuare o ofert a firmei de turism S.C. ComTour S.A. 34

S.C. ComTour S.A J 100/2000

str. Ghioceilor nr. 35 Bacu Tel. 0234-555333

V ofer un sejur de neuitat la

MAMAIA - Hotel Dobrogea ** - 15-22 august Cazare+ Mic Dejun Parter Etaj 800 900 Cazare+ Cazare+ Demipensiune Pensiune complet 900 1200 1000 1300

35

Modulul 4. POWERPOINT Scop

Prezentarea modului n care aplicaia PowerPoint realizeaz o prezentare profesional.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie principalele operaii n PowerPoint; s utilizeze abloane i formate pre-existente; s realizeze o prezentare la nivel profesional.

Cuprins
4.1. Generaliti 4.2. Principalele operaii n PowerPoint 4.1. Generaliti Aplicaia PowerPoint din pachetul Microsoft Office ofer posibilitatea crerii unor prezentri de diapozitive cu aspect deosebit. Numeroi utilizatori se pot folosi de PowerPoint n munca lor. Iat cteva exemple: elevii i studenii, pentru realizarea unor referate sau proiecte pe care le au de prezentat, sau chiar la finalizarea studiilor, pentru susinerea lucrrilor de licen, disertaie sau atestat; reprezentanii unei firme care dorete s-i prezinte oferta la un trg, la o expoziie sau chiar i numai unui client care-i solicit serviciile; la conferine se obinuiete ca prezentarea comunicrilor specialitilor (oameni de tiin, cercettori, profesori) s se realizeze cu ajutorul acestui program; n instituii, la departamentele de relaii cu publicul se pot plasa terminale care s prezinte solicitanilor informaiile dorite; dac un angajat dorete s propun colectivului n care lucreaz o strategie nou, un plan de afaceri, se poate folosi de o prezentare PowerPoint care s-i pun n valoare ideile i cu care s fie foarte convingtor. PowerPoint interacioneaz, dup necesiti, cu celelalte aplicaii ale pachetului Microsoft Office. Astfel, cu Word putem edita secvene de text i le putem importa n prezentrile noastre. La fel putem proceda cu diagrame Excel sau cu ecrane Access. ntruct structura general a aplicaiilor din Microsoft Office este deja cunoscut din prezentrile realizate n capitolele anterioare pentru Word i Excel, vom insista mai ales asupra elementelor specifice programului PowerPoint. Unele dintre elementele cel mai frecvent folosite, respectiv: meniurile, barele cu instrumentele de lucru i sistemul de asisten soft sunt comune programelor din Microsoft Office. Astfel, se observ c bara de meniuri conine, n mod specific, meniul Slide Show (Prezentare diapozitive), celelalte meniuri derulante fiind deja cunoscute.

36

Ca i n cazul celorlalte aplicaii, meniurile contextuale, sau cu acces imediat (care se activeaz cu clic pe butonul din dreapta al mouseului) pun la dispoziia utilizatorului numai acele opiuni care pot fi accesate la momentul curent. Barele cu instrumentele de lucru folosesc aceleai pictograme i descrieri. n mod uzual, pentru PowerPoint se folosesc urmtoarele bare cu instrumente: Activarea tuturor barelor cu instrumente nu este recomandat, pentru c aceasta ar duce la acoperirea unei mari pri a spaiului de lucru. Vom activa o bar atunci cnd avem nevoie de instrumentele pe care le ofer.

La lansarea n execuie a aplicaiei PowerPoint, aceasta ofer opiuni pentru crearea unei noi prezentri sau pentru deschiderea uneia deja existente. Dialogul cu utilizatorul se desfoar n fereastra urmtoare:

n cazul n care dorim s realizm o prezentare nou, avem urmtoarele posibiliti: prima opiune AutoContent Wizard - ofer posibilitatea folosirii unui sistem (sau procedur) expert (numit n informatic wizard) pentru realizarea acestui obiectiv; a doua opiune Design Template pune la dispoziia utilizatorului un model general pentru forma diapozitivelor, dar las la libera alegere a acestuia modul de structurare a coninutului; a treia opiune Blank presentation - las utilizatorului ntreaga sarcin a construirii prezentrii. 37

Dac dorim s modificm o prezentare deja existent, selectm Open an existing presentation, urmnd s indicm n mod corect calea i numele fiierului care conine prezentarea. Vom ilustra modul de lucru cu programul PowerPoint utiliznd trei prezentri. 4.2. Principalele operaii n PowerPoint Utilizarea sistemului expert AutoContent Dac folosim aceast variant, dialogul care urmeaz permite alegerea elementelor cu ajutorul crora procedura AutoContent va realiza o prezentare generic. Ecranul de nceput este urmtorul:

iar primul element al prezentrii este tipul (Presentation type). Utilizatorul poate alege unul din tipurile predefinite (All, General, Corporate, Projects, Sales / Marketing, Carnegie Coach), fiecare tip oferind un numr de abloane pe baza crora se va construi prezentarea. De exemplu, dac dorim s facem cunoscut un nou produs de tip bancar, vom alege tipul Sales / Marketing i ablonul Product / Services Overview:

38

Al doilea element este stilul (Presentation style). Aici este necesar s precizm dac dorim o prezentare pe ecran (On-screen presentation), pentru web (Web presentation), alb-negru (Black and white overheads), color (Color overheads) sau pentru diapozitive de 35 mm (35mm slides). Opiunile (Presentation options) se refer la titlul prezentrii i la elementele ce pot figura (dac dorim) pe fiecare pagin: note de subsol, data ultimei actualizri i numrul diapozitivului. Prezentri utilizator Dei procedurile expert sunt instrumente foarte puternice de realizare a prezentrilor, pentru majoritatea situaiilor utilizatorii doresc s proiecteze att forma ct i coninutul acestora. Aceast modalitate poate fi preferat deoarece las o mare libertate de alegere n ceea ce privete fundalul, organizarea coninutului diapozitivelor precum i modalitatea de evideniere a altor aspecte importante pentru prezentator. Crearea unei noi prezentri cu ajutorul modelelor Modelele din PowerPoint sunt fiiere care conin imagini sugestive i pot constitui astfel un fundal adecvat pentru o prezentare al crei subiect "se potrivete" cu tema grafic respectiv (de exemplu: Construction un model predefinit, util dac vrem s prezentm un program n domeniul construciilor, Notebook dac dorim s crem ceva asemntor unei agende etc.). Pe lng cele predefinite, utilizatorul poate crea noi modele. Pentru a ne folosi, n scopul crerii unei noi prezentri, de aceast facilitate pe care programul PowerPoint o ofer, fie selectm succesiv: File, New i Design Templates din fereastra New Presentation, fie alegem Design Templates din fereastra PowerPoint. Rezultatul este un ecran de forma urmtoare:

Selectm un model (a crui imagine, ntr-un format redus, se poate observa n dreapta ferestrei) i confirmm alegerea noastr prin clic pe butonul OK. Modelul va fi asociat tuturor dispozitivelor prezentrii, dac noi nu modificm acest lucru. De aici nainte, dialogul decurge ca i n cazul detaliat n continuare, al unei prezentri simple. Crearea unei prezentri simple

39

Pentru a crea o prezentare nou, fie selectm Blank presentation din fereastra PowerPoint (dac ne aflm n ecranul de nceput), fie alegem succesiv: File, New, General i Blank Presentation din fereastra New Presentation. Peste ecranul de lucru se suprapune caseta de dialog New Slide:

Putem alege un model de diapozitiv, sau un diapozitiv gol. Modelele pe care le avem la dispoziie sunt nite abloane electronice, nite documente "schelet" care ne permit s inserm propriile texte i desene n locul celor sugerate de model. Toate elementele sunt, ntr-adevr, doar sugerate, cci orice obiect al unui model poate fi redimensionat, copiat sau ters. Diapozitivul selectat este ncadrat cu un ecran mai gros. Numele formatului (modelului) apare n partea dreapt a casetei. De exemplu, n caseta precedent a fost selectat al treilea model, numit 2 Column Text (text pe dou coloane). Modelul dorit pentru diapozitiv (pe scurt, diapozitivul) se selecteaz cu clic pe OK sau cu dublu clic pe respectivul model. Iniial, este selectat diapozitivul Title Slide. Ecranul de lucru conine dou ferestre. n fereastra din stnga vom avea o imagine de ansamblu a prezentrii, n timp ce fereastra din dreapta conine diapozitivul curent i o zon pentru note, ca n imaginea urmtoare:

40

n fereastra din stnga putem puncta cu mouse-ul orice diapozitiv dorim i acesta devine curent. Observm c textul prezentrii se regsete aici integral, n timp ce imaginile nu apar (imaginea unei molecule, importat n diapozitivul de titlu dintr-un fiier jpg, nu este evideniat). n fereastra din dreapta ne putem deplasa de la un diapozitiv la altul cu ajutorul cursorului vertical. Toate modelele puse la dispoziia utilizatorului (cu excepia celui intitulat Blank) conin casete sau cadre clar identificate. Etichetele lor sugereaz aciunea de executat. Observm c putem introduce n diapozive urmtoarele tipuri de informaii: texte (n majoritatea cazurilor, acestea predomin), diagrame, tabele, animaie i/sau sunet, diferite obiecte (imagini diverse - de exemplu realizate cu Paintbrush, foi de lucru Excel, secvene MIDI, etc.), toate cu rolul de a evidenia sau sublinia mesajul transmis prin texte i de a face ca acesta s ajung mai uor la public. Este un fapt cunoscut c omul percepe aproximativ 80% din toat informaia din mediul su pe cale vizual, de aceea mesajele nsoite de imagini au un impact mai mare i sunt mai uor de asimilat. Lista obiectelor posibil de inserat n diapozitive se poate observa n caseta Inset Object, accesat prin meniul Insert, opiunea Object . Textele Se pot introduce direct, la sugestia mesajului: Click to add text. Dac se realizeaz un clic oriunde n interiorul cadrului, mesajul dispare i apare un punct de inserare a textului. Dac, dup introducere, dorim s schimbm caracteristicile textului, acesta trebuie selectat. Se poate realiza n dou moduri: selectm cadrul i tastm <Ctrl>+A; selectm textul n mod obinuit, cu clic la nceputul textului i tragem cursorul mouseului peste text. n afara atributelor obinuite ce se pot aplica unui text (bold, italic), cu instrumente specifice se pot realiza urmtoarele efecte speciale. mrirea corpului de liter - fie n mod obinuit, cu Font i Font Size de pe bara de formatare, fie folosind butoanele Increase Font Size i Decrease Font Size Utilizarea acestor butoane este mai facil dect prima variant, cci putem observa imediat efectul asupra textului, n loc s ncercm diferite mrimi i s constatm c nu se potrivesc structurii diapozitivului. umbrirea textului - cu ajutorul butonului

Text Shadow colorarea textului - cu clic dreapta pe textul selectat, alegem Font i Color. Dac dorim o alt culoare dect cele afiate, selectm More colors i alegem culoarea dorit dintre cele standard sau crem o nou culoare cu opiunea Custom, aa cum s-a artat la descrierea aplicaiei Word. Caseta Font ofer i alte atribute speciale pentru text, cum ar fi Subscript, Superscript sau Emboss. Este important de precizat c introducerea textului n diapozitive se poate face i prin preluarea acestuia din Word, prin selectare n memoria temporar Clipboard. Deseori, dac avem deja documentul editat n Word, realizarea unei prezentri PowerPoint se poate face foarte rapid, selectnd informaia esenial i plasnd-o ntr-o schem corespunztoare n PowerPoint (mpreun cu informaii de natur grafic, dac este cazul). Utilizarea diagramelor Exist mai multe modaliti de a insera diagrame ntr-o prezentare. Cea mai simpl este prin copiere n memoria temporar, dintr-o foaie de calcul Excel. Urmtoarea metod este potrivit 41

pentru diagrame simple, corespunztoare unui set redus de date. Selectm Insert, Object, Diagram Microsoft Graph 2000. Obinem un obiect de tipul unei foi de calcul, numit foaie de date, n care selectm i tergem toate informaiile pentru a plasa propriile date. Observm c odat cu introducerea acestora se reface diagrama, asociat acum datelor curente.

n figura precedent se observ foaia de date (ce va fi, n final, nchis) i diagrama rezultat. Asupra acestei diagrame putem opera modificri, cu instrumentele pe care le avem acum la dispoziie, de exemplu: cu primul buton modificm tipul diagramei, cu al patrulea actualizm legenda, cu urmtorul putem folosi instrumente de desenare pentru a mbunti imaginea, etc.

Utilizarea imaginilor, sunetelor i secvenelor video Orice imagine, preluat dintr-o bibliotec de imagini, realizat cu un program de grafic sau obinut prin scanarea unei fotografii, poate fi introdus ntr-o prezentare PowerPoint. Dac dorim s adugm sunete i/sau secvene video este necesar s avem la dispoziie echipamentele corespunztoare (care s permit redarea audio/video). Aceste elemente dau prezentrilor un aspect deosebit i se pot insera cu ajutorul meniului Insert. Vizualizarea prezentrilor Opiunile de vizualizare oferite de programul PowerPoint sunt urmtoarele: Normal View este vederea obinuit, implicit, cu cele trei ferestre n care observm respectiv: ntreaga prezentare, diapozitivul curent i notele referitoare la acesta. Ferestrele pot fi redimensionate dup necesiti; Outline View aceleai elemente de vizualizare, dar la setarea acestui mod fereastra din stnga devine preponderent i putem lucra asupra schiei generale a prezentrii; Slide View Fereastra cu diapozitivul curent ocup tot ecranul; Slide Sorter View Toate diapozitivele sunt prezente pe ecran, sub forma unor imagini mici, numerotate avem la dispoziie o vedere panoramic a prezentrii. Putem schimba locul oricrui diapozitiv, prin punctare i tragere cu mouse-ul pn la locul dorit n 42

succesiunea diapozitivelor. Aceast modalitate permite observarea imaginii generale a prezentrii, a consistenei acesteia i ofer cteva instrumente de mare efect, ce vor fi prezentate n continuare; Slide Show este modalitatea ce permite vizualizarea prezentrii. Diapozitivul curent ocup tot ecranul, iar trecerea de la un diapozitiv la altul se poate realiza, n mod implicit, cu clic sau cu <Enter>.

Iat cteva metode de deplasare ntr-o prezentare PowerPoint: sgeat n sus permite trecerea la urmtorul diapozitiv; sgeat n jos permite trecerea la diapozitivul anterior; Page Up sau <Ctrl>+Home salt la primul diapozitiv; Page Down sau <Ctrl>+End salt la ultimul diapozitiv; deplasarea cursorului de pe bara de defilare vertical, pn apare eticheta diapozitivului dorit; Dac n dorim s oprim o prezentare n curs (deci ne aflm n modul Slide Show), cu tasta <Esc> se revine n modul Slide View. Salvrea prezentrilor Se realizeaz n mod obinuit, fie prin meniul File, fie folosind butonul Save de pe bara Standard. Modificri posibile asupra unei prezentri realizate Pentru a ilustra modificrile pe care le vom descrie ca fiind posibile asupra unei prezentri, ne vom folosi de un exemplu. Fiierul ISDN.ppt conine o prezentare utilizator, cu explicaii referitoare la descrierea, funciile i accesul clienilor la reeaua ISDN. Iat un ecran al prezentrii, n mod Slide Sorter View:

n acest ecran nu putem observa detalii, ci doar aspectul general al prezentrii. Constatm c toate diapozitivele au acelai model de fond, numit Network Blitz, ales dintre cele puse la 43

dispoziie n caseta Apply Design Template (accesibil prin meniul Format). Pe acest exemplu putem observa care sunt elementele unui model de fond: formatul include elementele grafice, cum ar fi linii, cadre, etc. culoarea stilurile de umbrire se refer la modul n care culoarea umple fondul, alternnd umbre mai nchise i mai deschise. Acest al treilea element definete gradienii de umplere, aspect mai uor vizibil, de exemplu, la aceast imagine a unui diapozitiv: Pe de alt parte, elementele unei culori sunt urmtoarele: nuana de exemplu, culoarea petalelor de floarea-soarelui i culoarea lmii sunt dou nuane de galben. Artitii denumesc diferitele nuane ale aceleiai culori; saturaia se refer la intensitatea culorii. De exemplu, aceeai nuan de albastru ca cerul poate fi mai intens sau mai slab; luminozitatea dou mostre din aceeai nuan, cu aceeai saturaie, pot diferi prin luminozitate. Dac, dup realizarea unei prezentri, dorim s schimbm culoarea fundalului, selectm Format, Background i obinem urmtoarea caset de dialog: Avem la dispoziie culori predefinite sau putem s crem o nou culoare, dac selectm More colors (cu clic pe lista derulant). Caseta care apare permite, n modul Custom, definirea unei noi culori. Se observ c, fa de vechea culoare a fundalului (notat Current i vizualizat n jumtatea inferioar a ptratului din dreapta casetei), noua culoare de fundal conine rou (117), verde (88) i mai mult albastru (230 fa de 102 n vechea culoare) i alt indice de nuan (Hue: 179 fa de 170), un grad mai mic de saturaie (Sat: 189 fa de 255) i o mult mai mare luminozitate (Lum: 159 fa de 51). Culoarea nou rezultat poate constitui fundalul doar pentru diapozitivul curent (Apply) sau pentru toate diapozitivele (Apply to All). Se recomand atenie n acest sens, pentru c trebuie s existe un contrast suficient de puternic ntre culoarea fundalului i culoarea textului. n plus, mai multe culori de fundal ntr-o prezentare altereaz unitatea acesteia. Cu noul fundal, diapozitivul care conine cuprinsul, de exemplu, nu mai are aceeai claritate ca i cel iniial:

44

Un clic pe opiunea Omit background graphics from master (caseta Background) elimin toate elementele de format dintr-un diapozitiv, dac acesta a devenit prea aglomerat cu imagini i text. Mai mult dect a schimba doar fondul, cu Format, Slide Color Scheme putem modifica, dup cum se poate constata n caseta de dialog urmtoare, i alte elemente: culoarea textului i a liniilor, a umbrelor, a titlului, a legturilor de tip hiperlink.

Aceste modificri se pot realiza dup o schem standard (fereastra Standard) sau dup cum proiecteaz utilizatorul (fereastra Custom). Toate instrumentele prezentate anterior devin accesibile i cu clic dreapta, n lucrul cu diapozitivul curent. Tranziii Aplicaia PowerPoint permite trecerea de la un diapozitiv la altul n numeroase moduri. Astfel se pot realiza treceri gradate, iar prezentrile pot ctiga astfel un anumit grad de spectaculozitate. Exist 10 tipuri de tranziii, fiecare cu mai multe variante: jaluzele benzile asemntoare unor jaluzele (pe orizontal sau pe vertical) se deschid treptat, pentru a dezvlui diapozitivul; casete un dreptunghi pornete din centru i se extinde ctre marginile diapozitivului; tabl de ah ptrate mici acoper treptat diapozitivul; copert noul diapozitiv l acoper pe cel precedent, pornind de sus, de jos, din lateral sau din coluri; decupare o trecere brusc de la un diapozitiv la altul; dizolvare noul diapozitiv apare punct cu punct; trecerea spre negru noul diapozitiv apare pe un fond negru; 45

descoperire noul diapozitiv apare din cele opt direcii; fii diapozitivul vechi este acoperit cu benzi diagonale, de forme neregulate, ale celui nou; despicare o "desfacere" a noului diapozitiv; bare aleatoare noul diapozitiv se afieaz treptat, sub forma unor bare de mrimi diverse; tergere noul diapozitiv se afieaz treptat, alunecnd peste cel vechi; tranziii aleatoare de fiecare dat se alege o alt modalitate de tranziie; nici o tranziie. n modul Slide Sorter View putem observa urmtoarele butoane, denumite respectiv: Slide Transition, Slide Transition Effects, Present Animation.

Activarea primului buton deschide caseta Slide Transition, care permite setarea tipului tranziiei, a vitezei de tranziie (Slow, Medium sau Fast), modul de avans (la clic de mouse sau automat, dup un interval pe care l alegem) i, eventual, sunetul care nsoete tranziiile. Efectele se aplic asupra diapozitivului curent sau asupra tuturor diapozitivelor.

Butonul Slide Transition Effects permite setarea tipului tranziiei, iar Present Animation permite alegerea unor efecte de tip animaie referitoare la text (de exemplu: textul se aeaz n diapozitiv urmnd traiectoria unei spirale, rndurile coboar i se plaseaz n diapozitiv etc.). Dup alegerea tranziiilor ntre diapozitive, a efectelor speciale i a intervalelor de tranziie, observm (n modul Slide Sorter View) c sub fiecare diapozitiv se plaseaz, pe lng numrul de ordine: pictograma de tranziie, pictograma efectelor i durata de tranziie (n secunde). Putem previzualiza tranziia, executnd un clic pe pictograma de tranziie de sub fiecare diapozitiv. Dac pentru anumite diapozitive, care prezint o mai mare importan pentru prezentare, dorim s zbovim mai mult timp (de exemplu pentru a detalia subiectele coninute sau a explica n detaliu anumite aspecte) putem proceda astfel: le selectm, innd tasta <Shift> apsat, acionm butonul Slide Transition i modificm durata. n exemplul nostru, diapozitivelor 7, 10, 11 i 12, care necesit mai multe explicaii, li s-a asociat o durat mai mare, de 5 secunde. Diapozitivelor 2 i 8, n schimb, nu li se permite schimbarea dect cu clic de mouse i aceasta pentru c ele conin trimiteri n prezentare. 46

De exemplu, dac dup prezentarea cuprinsului dorim s evideniem deja serviciile pe care le ofer reeaua ISDN, putem trece direct la vizualizarea diapozitivului cu numrul 8, care prezint o clasificare a serviciilor. De acolo, putem s trecem, bunoar, la diapozitivul 10, care descrie teleserviciile i totdeauna putem reveni la diapozitivul anterior.

Cum se realizeaz aceste legturi? Pe exemplul considerat, n mod Slide View, n diapozitivul 8 (cel afiat mai sus) punctm textul "TELESERVICII" i realizm un clic dreapta. n meniul care se deschide, selectm succesiv Hyperlink, Edit Hiperlink . Se deschide caseta Edit Hyperlink, n care alegem diapozitivul 10 (a crui imagine se observ n dreapta) i confirmm alegerea cu clic pe OK. Se observ c aceast caset permite si tergerea legturii (Remove Link), dac dorim acest lucru. n acelai mod se realizeaz legturile napoi, de exemplu din diapozitivul 10 n 8.

Pregtirea pentru prezentare PowerPoint conine o serie de instrumente care ne pot ajuta n vederea pregtirii prezentrilor: Repetarea duratelor. PowerPoint msoar timpul de prezentare al fiecrui diapozitiv, apoi realizeaz un raport. Pentru aceasta, se trece n modul de afiare pentru sortarea diapozitivelor i se execut un clic pe butonul Rehearse Timings. Apare primul diapozitiv, cu un cronometru n colul din stnga sus:

47

Se realizeaz expunerea prezentrii, timp n care programul calculeaz duratele necesare pentru fiecare diapozitiv. n final, se afieaz o caset de dialog n care este afiat durata total a prezentrii i utilizatorul este ntrebat dac dorete nregistrarea acestor msurtori de timp. Dac totul a decurs normal, este util s salvm fiierul n aceast nou form. De acum, n modul Slide Sorter diapozitivele vor fi afiate mpreun cu durata asociat, astfel nct putem realiza temporizarea prezentrii, adic putem crete sau scdea duratele pn la obinerea unui rezultat satisfctor. Este important s avem timpul necesar pentru a susine diapozitivele cu comentariile i explicaiile necesare, n timpul prezentrii. Modul de afiare pentru notarea paginilor. Aceast facilitate permite vizualizarea informaiilor suplimentare pentru fiecare diapozitiv, incluse n fereastra rezervat acestui scop, accesibil n modurile Normal View i Slide Sorter View. Aceste informaii ne permit s fim pregtii cu rspunsuri pentru eventuale ntrebri ce pot fi adresate din public. Diapozitive ascunse. Pot exista informaii pe care s nu dorim s le prezentm dect dac suntem nevoii s o facem. Diapozitivele ascunse fac parte din prezentare, dar nu sunt afiate dect dac vom preciza aceasta n mod explicit. n modul Slide Sorter, se face clic pe diapozitivul de ascuns i apoi clic pe butonul Hide Slide. Diapozitivul nu dispare, dar numrul sau este nchis ntr-o caset tiat n diagonal, ca n figura alturat.

Marcaje i comentarii. Dac dorim s marcm anumite elemente, s ncercuim sau s desenm ceva ntr-un diapozitiv, n timpul prezentrii, putem face aceasta selectnd opiunile Pointer Options, apoi Pen din meniul rapid (clic dreapta n diapozitiv). Se poate alege i culoarea creionului cu care se vor realiza marcajele. Dac se dorete tergerea acestor desene, se apas tasta E. Cnd se trece la urmtorul diapozitiv, comentariile dispar de la sine i nu sunt salvate n prezentare. Pentru a reveni la cursorul normal, se execut <Esc>.

Modaliti de prezentare Activarea opiunii Set Up Show din meniul Slide Show are ca efect deschiderea casetei de dialog Set Up Show, de unde utilizatorul poate alege tipul prezentrii, eventual un domeniu de diapozitive (precizat prin numrul primului i al ultimului diapozitiv), modul de avans la un nou slide precum i culoarea creionului indicator. Un clic pe butonul Projector Wizard genereaz un dialog prin care utilizatorul i poate conecta calculatorul la un retroproiector, n scopul realizrii prezentrii n aceast manier. 48

Dac prezentarea se va face cu ajutorul unui calculator, de cele mai multe ori acesta nu va coincide cu cel pe care s-a creat prezentarea. Majoritatea celor care realizeaz prezentri folosesc calculatoare portabile. Dac utilizarea calculatorului nu este posibil la un moment dat, se pot nmna tuturor copii ale diapozitivelor. Din meniul File, cu opiunea Page Setup putem alege s tiprim diapozitivele (toate sau doar o parte), notele sau planul prezentrii precum i dimensiunea hrtiei i orientarea acesteia.

Chiar dac realizm o prezentare pe ecran sau folosind un retroproiector, cu siguran asculttorii nu vor reine toate informaiile, de aceea este util s realizm i imprimarea, pentru a nmna celor care asist la prezentare o copie pe hrtie. O prezentare care s surprind toate facilitile programului PowerPoint ar fi, cu siguran, destul de ntins, astfel nct, dup prezentarea acestor elemente de baz, lsm cititorului farmecul descoperirii altor funcii. Ca n orice alt domeniu, experiena n lucrul cu programul va nva utilizatorul s realizeze un obiectiv n mai multe moduri, s descopere cele mai la ndemn metode cu care s construiasc prezentri atractive.

49

Modulul 5. EXCEL Scop

Prezentarea modului n care aplicaia Excel permite gestionarea datelor sub form tabelar.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie principalele operaii de calcul tabelar; s cunoasc metodele rapide de calcul: funcii, sumare automat, umplere automat; s realizeze inserri de desene i imagini grafice ntr-o foaie de calcul.

Cuprins
5.1. Prezentarea ferestrei 5.2. Principalele operaii n Excel 5.3. Exemplu de aplicaie dinamic 5.1. Prezentarea ferestrei Excel este o aplicaie avansat de calcul tabelar. Scopul ei este s ajute utilizatorul n crearea unor tabele complexe, n modificarea i n prelucrarea datelor din aceste tabele. Se pot crea chiar tabele dinamice, care s prelucreze instantaneu diverse date introduse de utilizator. La deschiderea aplicaiei, pe monitor apare urmtoarea imagine:

Fereastra aplicaiei conine: Bara de titlu, care conine zona de control (care ascunde sub imaginea opiunile de manevr a ferestrei), numele aplicaiei i numele documentului curent i cele trei butoane 50

de manevr a aplicaiei: (pentru minimizarea, maximizarea/restaurarea i nchiderea acesteia); Bara de meniuri, cu zona de control a documentului i cele 9 meniuri derulante, accesibile prin clic i deplasarea mouse-ului, fr alte clic-uri. Opiunile din aceste meniuri sunt de dou categorii: accesibile (scrise cu negru), sau inaccesibile (gravate n umbr):

Opiunile inaccesibile vor deveni accesibile la diferite momente ale lucrului. n dreapta barei de meniuri se afl cele trei butoane de manevr ale documentului. Cele trei bare care urmeaz exist doar pentru a furniza ci rapide ctre opiunile din bara de meniuri. Bara de formatare conine butoane ce se utilizeaz pentru a da documentului aspectul dorit (tipul de liter, mrimea literei, culori, liste, simboluri monetare, etc.); Bara de instrumente standard permite manevre asupra ntregului document (salvare, deschidere, imprimare) sau asupra unor pri (mutare, copiere, sortare, grafice). Toate barele descrise pn acum se ntlnesc, n diferite configuraii i la celelalte aplicaii din pachetul Microsoft Office. Bara de formule este caracteristic aplicaiei Excel; ea conine fereastra de nume, care indic numele celulei curente i fereastra de formule, care indic formula aflat n celula curent; Suprafaa de lucru, alctuit din rigla superioar a denumirilor coloanelor , rigla vertical a denumirilor rndurilor

i un spaiu cu aspect tabelar, care ocup majoritatea suprafeei monitorului, unde se vor introduce datele; Elementele de deplasare n cadrul documentului: o pentru deplasarea ntre foile de calcul; o cursorul orizontal pentru deplasarea ntre coloane: o cursorul vertical, situat n dreapta monitorului, pentru deplasarea pe linii. Bara de desenare, cu butoane pentru executarea unor desene simple sau introducerea de imagini din alte fiiere; Bara de stare, care indic starea i setrile curente ale aplicaiei.

Documentele cu care lucreaz aplicaia Excel au o structur special. Ele sunt mprite n rnduri i coloane i se numesc foi de calcul. Coloanele se numesc A, B, C, , Z, AA, AB, AC, , AZ, BA, BB, , IV. Rndurile se numesc 1, 2, 3, , 65536. Dup cum se vede, foile de calcul sunt foarte mari, oferind utilizatorului suficient spaiu de lucru. La intersecia unei coloane 51

cu un rnd se afl o celul, al crei nume este alctuit din alturarea numelui coloanei i al rndului pe care se afl (ca la ah): B2, G67, etc. Fiecare fiier este alctuit din mai multe foi de calcul (el poate fi privit ca un dosar cu mai multe pagini). Iniial, aceste foi se numesc Foaie 1, Foaie 2, Foaie 3. Aceste nume se pot schimba; de asemenea, se mai pot aduga (elimina) foi oriunde ntre (dintre) cele existente. n cadrul unei foi de calcul, deplasarea se realizeaz prin una dintre urmtoarele metode (aleas n funcie de distana dintre celula de pornire i cea n care dorim s ajungem, dar i de preferina utilizatorului): tasta <Tab> realizeaz deplasarea la dreapta cu o celul; sgeile direcionale de pe tastatur realizeaz deplasarea o celul n respectiva direcie; clic n celula dorit. Derularea foii de calcul se face prin clic pe sgeile cursorului orizontal (pentru coloane), respectiv prin clic pe sgeile cursorului vertical (pentru linii). Cnd se dorete o deplasare substanial, se poate menine apsat butonul mouse-ului pe aceste sgei, sau se trage (cu mouse-ul) n direcia dorit de dreptunghiul cursorului. Trecerea la alt foaie de calcul se face prin clic pe numele foii pe care dorim s ajungem (de exemplu, clic pe Foaie 3). Introducerea datelor se face n celula dorit. Putem ti care este celula curent (cea n care lucrm la momentul curent) astfel: fie urmrim care este celula cu margine ngroat, fie observm fereastra de nume a barei de formule, care indic numele celulei curente. Pe msur ce introducem informaie n aceast celul, ea se expandeaz pentru a cuprinde tot ceea ce se tasteaz. Deci, informaia nu se "revars" n celulele din dreapta, ci rmne n ntregime n celula curent. Dac celulele din dreapta nu conin informaie, atunci este vizibil tot ce s-a introdus n celula curent. Dac celulele din dreapta au informaia lor proprie, atunci aceasta este vizibil, n detrimentul celei care se afl n celula care a fost expandat. Editarea informaiei dintr-o anumit celul se realizeaz prin dublu-clic n celula respectiv. Aceast manevr duce la apariia unui cursor vertical, care poate fi deplasat prin clic sau cu sgeile direcionale pn n locul unde este necesar modificarea. Dup ncheierea corecturilor, se apas <Enter> sau se efectueaz clic n alt celul. tergerea ntregii informaii din celula curent se face apsnd tasta <Delete>. 9.2. Principalele operaii n Excel Editarea numelui unei foi de calcul Dublu clic pe numele actual al foii (de exemplu Foaie 1) i apare un cursor vertical care permite tastarea noului nume. Cu tasta <Enter> se ncheie aceast operaie. Inserarea sau scoaterea unor foi de calcul din fiier Clic dreapta pe numele foii naintea creia dorim s introducem o nou foaie. Clic pe Inserare din meniul care a aprut. Clic pe OK din fereastra aprut. Pentru scoaterea unei foi, clic dreapta pe numele foii pe care o eliminm. Clic pe opiunea tergere. Clic pe OK. Modificarea dimensiunilor coloanelor sau a rndurilor Pentru a elimina expandarea celulelor, se recomand ca acestea s fie aduse la dimensiunea informaiei aflate n ele. Menionm c ntr-o celul nu se poate scrie pe mai multe rnduri, deci la proiectarea unui tabel este necesar o mare atenie, pentru a numra corect rndurile necesare.

52

Presupunem c dorim s mrim dimensiunea coloanei B. Poziionm cursorul mouse-ului pe linia vertical care separ numele coloanei B de numele coloanei C:

Aceast demarcaie este "prins" atunci cnd cursorul mouse-ului se transform din n . Cnd s-a reuit poziionarea corect ntre cele dou coloane, se trage pe orizontal la dreapta pn cnd coloana B ajunge la limea dorit. O alt metod, care ajusteaz coloana la lungimea cea mai mare a informaiei coninute, este efectuarea unui dublu-clic pe linia vertical din dreapta numelui coloanei (cea indicat de sgeata de mai sus). Pentru mrirea rndurilor, procedm la fel, pe coloana cu numele rndurilor. Aici este necesar o atenie sporit, datorit dimensiunii mici a rndurilor. Selecia celulelor Unele operaii se execut pe grupuri de celule. Gruparea celulelor se realizeaz prin selecia lor. O coloan se selecteaz prin clic pe numele su. Astfel se selecteaz toate cele 65536 de celule ale coloanei. Un rnd se selecteaz prin clic pe numele su. Toat foaia ce calcul se selecteaz prin clic pe butonul Selectare total, de culoare gri, aflat la locul unde se ntlnesc rigla cu denumirile coloanelor i rigla cu denumirile rndurilor. Selecia unei zone dreptunghiulare de celule alturate se face prin apsarea butonului mouse-ului n celula din colul din stnga-sus al zonei, tragere de mouse pn n colul din dreapta-jos i eliberarea butonului mouse-ului. Selecia unor celule care nu sunt alturate se face astfel: se selecteaz ca mai sus primul grup, apoi se apas i se menine apsat tasta <Ctrl> i se continu cu celelalte grupuri de celule. Tasta se elibereaz dup ncheierea selectrii tuturor celulelor. O alt metod de selecie, pentru cei care prefer lucrul cu tastatura, este urmtoarea: n fereastra de nume din bara de formule se introduce colecia de celule pe care dorim s le selectm. Conveniile de scriere sunt: celulele adiacente se specific separate de ":". Exemplu: zona dreptunghiular mrginit de celulele C4 i G8 se scrie C4:G8 dac dorim mai multe zone de celule adiacente, atunci ele se separ cu ";". Exemplu: C4:G8;J11:L20;M7:N14 duce la selecia a trei zone de celule din foaia de calcul. Dup introducerea listei celulelor care se doresc a fi selectate, se apas tasta <Enter>. Introducerea textului n celule ntr-o celul poate fi text scris cu mai multe fonturi, mrimi, aspecte (ngroat, cursiv, subliniat) sau culori. Aceste setri se realizeaz cu ajutorul butoanelor din bara de formatare:

n stnga acestei bare se afl fereastra de alegere a fontului (implicit Arial), mrimii fontului (implicit 10), butoanele de alegere a aspectului: scriere ngroat (butonul B), scriere cursiv (butonul I), scriere subliniat (butonul U). Aceste trei butoane se pot folosi cte unul, perechi sau toate trei. Activarea lor se face prin clic, iar dezactivarea lor printr-un alt clic. Fontul i mrimea sa se aleg prin clic pe sgeata mic din dreapta ferestrei i alegerea prin alt clic pe opiunea dorit din meniul derulant care apare. Urmtoarele trei butoane aleg ncadrarea textului n celul (la stnga, centrat, la dreapta). Numai o opiune din cele trei poate fi activ la un anumit moment. Implicit, textul se ncadreaz la stnga iar valorile numerice la dreapta.

53

Urmtorul buton permite mbinarea mai multor celule n una singur, care va prelua informaia din celula din stnga-sus a grupului de celule. Adresa celulei rezultate este cea a celulei din care se preia informaia. Informaia aflat n celelalte celule se pierde. Scrierea cu o anumit culoare se realizeaz prin setarea butonului Culoare font, ultimul de pe bara de formatare. Implicit, el este setat pe culoarea roie. Deci, prin clic pe el va urma scrierea cu rou. Dac dorim alt culoare, atunci prin clic pe sgeata din dreapta lui derulm o palet cu 40 de culori, din care putem alege prin clic culoarea cu care vom scrie. Fondul unei celule poate fi colorat prin manevra asupra butonului Culoare fond (penultimul). Implicit, culoarea este galben. Ca mai sus, putem alege alt culoare. Se impune o atenie deosebit la foile de calcul care au multe culori, pentru a nu alege culori apropiate pentru font i pentru fond. De asemenea, trebuie s ne gndim c foile pe care le realizm pot fi tiprite i la imprimante care au numai cerneal neagr i exist combinaii de culori care (suprapuse) se disting clar pe monitor, dar pot s duc la imposibilitatea citirii pe hrtie. Introducerea valorilor de alt tip dect text Setrile referitoare la text se pot realiza i pentru valori de alt tip (numeric, contabil, dat calendaristic, etc.). Aplicaia Excel are ns setri specifice acestor valori, ce se pot realiza din butoanele rmase din bara de formatare. Acestea sunt descrise n continuare. Dac dorim ataarea unui simbol monetar unei valori numerice, realizm atunci clic pe celula respectiv, clic pe butonul Simbol monetar (primul din cele cinci de mai jos):

n celul va apare simbolul monetar curent (implicit LEI). Dac dorim alt simbol monetar, atunci clic pe meniul Format din bara de meniuri, clic pe opiunea Celule, apoi clic pe eticheta Numr, clic pe categoria Simbol monetar i n fereastra Simbol alegem prin clic pe sgeata din dreapta simbolul dorit (de exemplu $ English (United States)). Apoi clic pe OK. Dac dorim ataarea unui simbol procentual unei valori numerice, se execut clic pe butonul Stil procent (al doilea de mai sus). Dac dorim separarea claselor numrului afiat, clic pe butonul Separator mii (al treilea). Dac dorim creterea numrului de zecimale afiate, clic pe butonul Mrire zecimal (al patrulea). Dac se afieaz prea multe zecimale, atunci clic pe butonul Micorare zecimal (al cincilea). O fracie (de exemplu 1/8) se introduce tastnd ntregul, astfel: 0 1/8, pentru a nu se confunda cu o dat calendaristic. Data curent se poate introduce folosind combinaia de taste <Ctrl>+;. Ora curent se introduce tastnd <Ctrl>+:. Datele calendaristice se pot introduce n diverse formate. Implicit este formatul romnesc (zz.ll.aaaa, adic dou cifre pentru zi punct dou cifre pentru lun punct patru cifre pentru an). Dac dorim alt format, l setm prin clic pe meniul Format, clic pe opiunea Celule, clic pe eticheta Numr, clic pe categoria Dat i clic n fereastra Tip pe formatul dorit. Apoi clic pe OK. Dac la ncheierea introducerii valorii ntr-o celul, vedem un ir de simboluri #, aceasta nseamn c valoarea nu ncape n respectiva celul. Putem remedia acest lucru prin una din urmtoarele metode: mrim celula; micorm fontul; folosim alt unitate de msur.

Operaii cu fiiere La nceputul barei Standard se afl butoanele care permit manevra fiierelor. 54

Primul buton (Nou) permite ncrcarea unui fiier nou, care este lipsit de informaie. Dac sunt deschise mai multe fiiere, acestea se pot aduce pe rnd pe monitor, prin folosirea butoanelor de manevr asociate lor. Al doilea buton (Deschidere) permite ncrcarea unui fiier existent n memorie (pe discurile sistemului sau pe alt sistem de calcul - dac lucrm n reea). Prin clic se deschide o fereastr cu ajutorul crei ghidm calculatorul n gsirea fiierului dorit. Atunci cnd fiierul apare n fereastr, l deschidem prin clic pe numele lui i clic pe butonul Deschidere din dreapta-jos, sau prin dublu-clic pe numele fiierului. Salvarea documentului curent se face prin clic pe butonul Salvare (al treilea din bara Standard). Se deschide fereastra de mai jos, unde stabilim directorul n care dorim salvarea prin navigare n sistemul de directoare. Navigarea se realizeaz cu ajutorul butoanelor din dreapta ferestrei Salvare n: sgeata napoi realizeaz ntoarcerea cu un pas, sgeta n sus ne duce n directorul printe, butonul Creare folder permite crearea unui subdirector al directorului curent. Ultimele dou butoane permit opiuni de afiare: Vizualizri permite cteva moduri n care se afieaz fiierele, iar Instrumente seteaz cteva caracteristici pentru fiierul curent (de exemplu, clic pe Opiuni generale permite stabilirea proteciei prin parol sau accesul numai n citire). Apoi se tasteaz numele dorit pentru fiier n fereastra Nume fiier. n mod implicit, n aceast fereastr este afiat extensia xls pentru fiier. Aceast extensie nu trebuie modificat, deoarece toate fiierele aplicaiei Excel au n mod predefinit extensia xls. Dup ce un fiier a primit nume, clic-uri ulterioare pe butonul Salvare nu mai deschid fereastra de mai jos, ci realizeaz nlocuirea variantei salvate a fiierului cu fiierul actual. La fiiere mari, la care se lucreaz masiv, se recomand salvarea periodic, pentru a proteja astfel munca depus mpotriva accidentelor cum ar fi cderile de tensiune.

Tiprirea foii curente de calcul se realizeaz prin clic pe butonul Imprimare, al cincilea de pe bara Standard. Pentru a economisi materialele consumabile (hrtie, cerneal) se 55

recomand folosirea butonului Examinare naintea imprimrii. Aceasta prezint pe monitor imaginea foii de hrtie, aa cum ar rezulta la tiprire. Ieirea din acest mod de lucru se face prin clic pe butonul nchidere. Un alt avantaj al folosirii acestui buton este c dup revenirea n modul normal de lucru, marginile foii devin vizibile prin marcarea cu linii punctate. Astfel ne putem da oricnd seama dac informaiile introduse ulterior se afl sau nu n aceeai pagin. Calcule matematice simple Fiind conceput pentru a ajuta utilizatorul s efectueze calcule, aplicaia Excel are importante faciliti n acest sens. Ideea care trebuie reinut este c semnalizarea faptului c se va efectua un calcul este tastarea simbolului "=", ca prim element al informaiei dintr-o celul. operaii cu valori numerice. ntr-o celul tastm caracterele =2+2 urmate de apsarea pe <Enter>. Calculatorul va afia n respectiva celul rezultatul calculului (adic 4), iar n fereastra de formule (situat n dreapta barei de formule) rmne formula introdus de utilizator. Dac formula este greit introdus, sau se dorete modificarea ei (de exemplu dorim s introducem =2+3), pentru a nu terge i a scrie din nou, se folosete aceast fereastr. Prin clic ne poziionm n fereastr i putem edita noua formul. Apoi apsm tasta <Enter>. Se pot introduce formule numerice complexe, avnd grij s folosim doar paranteze rotunde, oricte perechi. De asemenea, trebuie "uitat" convenia nvat n coal conform creia se ignor simbolul pentru produs (nmulirea, adic *). Calculatorul nu cunoate aceast convenie. De exemplu: =(7-2*(8-2)-(11-3)*4)*2 i apoi <Enter>. operaii cu numere i valori preluate din celule. Dac presupunem c n celula B5 este o valoare numeric i c dorim ca n celula D5 s avem triplul valorii din B5, atunci n D5 vom tasta: =3*B5 apoi <Enter>. Observm cum calculatorul preia valoarea din B5, o tripleaz i o afieaz n D5. Aici, ns, un alt lucru e esenial: faptul c acest calcul este efectuat la fiecare modificare a valorii din B5. Astfel, calculatorul menine formulele introduse de utilizator. Este important a se reine c este interzis autoreferirea: valoarea dintr-o celul nu se poate calcula folosindu-se pe sine. De exemplu, este interzis a introduce n celula C15 formula: =(4-C15)*(7-A8) operaii efectuate pe blocuri de celule. Presupunem c avem o coloan de 10 valori numerice, n celulele B11-B20 i c dorim s aflm suma acestor valori. Efectum clic n prima celul goal de sub aceast coloan (deci n B21) i apoi clic pe butonul nsumare automat din bara Standard. Observm cum calculatorul ne propune formula: =SUM(B11:B20) pe care o validm, apsnd tasta <Enter>. De fapt, acum am folosit o funcie (SUM). Aplicaia Excel are multe alte funcii, despre care vom afla n continuare. Funcii Tot pe bara Standard, n dreapta butonului nsumare automat, se afl butonul Lipire funcie. Un clic pe acest buton permite utilizatorului s vad zecile de funcii accesibile 56

grupate pe domenii de aplicare (matematice, statistice, logice, etc.). Cteva exemple simple sunt urmtoarele: =IF(C7>10;"OK";"aprovizioneaz") pentru atenionarea utilizatorului cnd stocul din celula C7 ajunge sub limita de atenie. =SLN(10000000;1500000;10) pentru a afla amortizarea liniar anual a unui mijloc fix de 10.000.000 lei, cu o valoare rezidual de 1.500.000 lei i o durat de via de 10 ani. =100*RAND() pentru a genera un numr aleator cuprins ntre 0 i 100.

Aspect deosebit al foii de calcul Atunci cnd dorim un aspect special al datelor din foaia de calcul, putem alege unul din formatele predefinite ale aplicaiei Excel. Aceste formate sunt disponibile numai datelor organizate sub form de tabele compacte (care nu au rnduri sau coloane goale). Dup introducerea datelor, clic n oricare celul care face parte din tabelul compact pe care dorim s-l formatm. Clic n meniul Format, clic pe opiunea AutoFormatare; din fereastra care se deschide alegem prin clic prezentarea care este cea mai potrivit, apoi clic pe OK. Umplere automat Acest instrument puternic economisete foarte mult timp, mai ales atunci cnd se lucreaz cu seturi mari de date. Ideea de baz este urmtoarea: i artam calculatorului ce are de fcut i el repet aceste aciuni pentru restul datelor. Cursorul de lucru al acestui instrument este diferit de cel cu care am lucrat pn acum; operaiile se execut atunci cnd vedem dou linii aezate astfel: . Presupunem c n celula A10 avem textul: Biscuii i c magazinul nostru comercializeaz 20 de sortimente de biscuii. Scopul nostru este s umplem i urmtoarele 19 celule (A11-A29) cu aceast informaie i apoi s adugm la fiecare sortimentul: Dnu, cu crem, etc. Aezm cursorul mouse-ului pe mnerul de umplere al celulei A10 (colul ngroat din dreapta-jos). Acest mner este "prins" corect atunci cnd vedem cursorul descris mai sus. Apoi clic i tragem peste cele 19 celule de dedesubt. Nu mai avem de fcut dect cte un clic n fiecare celul i completarea denumirii produsului. ntr-un mod similar se pot umple celule cu aceeai valoare numeric. Dac introducem valoarea 5 n celula C3 i executm o umplere automat la dreapta peste 6 celule, atunci fiecare celul din grupul C3-I3 va conine valoarea 5. Este interesant o alt metod de umplere: pornind de la mai multe celule. Presupunem c avem de numerotat rndurile unui stoc de materiale, adic de completat coloana Numr curent. Dac stocul nostru are 2000 de materiale, atunci numai n aceast coloan ar trebui introdus o secven de 2000 de numere cresctoare: o operaie extrem de minuioas i monoton. Prin cteva clic-uri, o putem rezolva astfel: introducem n celulele D5 i D6 valorile 1, respectiv 2; selectm aceste dou celule; la o selecie corect, zona format din cele dou celule este nconjurat de linie groas i exist un mner de umplere comun, al ntregii zone selectate; 57

folosind acest mner de umplere, umplem urmtoarele 1998 de celule aflate pe coloana D. Rezultatul va fi numerotarea celor 2000 de rnduri. Pornind cu alte valori n celulele de start, se pot realiza alte serii de date. De exemplu, dac pornim cu valorile 2 i 4, atunci vom realiza o serie a numerelor pare. Aplicaia Excel are posibilitatea setrii unor liste particularizate, care s fie folosite la umplere. Mai nti vom vedea cum lucreaz o astfel de list, apoi vom nva s definim una. Dac introducem n celula G6 textul: Februarie i executm o umplere la dreapta peste patru celule, observm cum calculatorul afieaz n aceste celule: Martie Aprilie Mai Iunie Explicaia este existena unei liste predefinite, alctuit din lunile anului, scrise n limba romn. Modul n care utilizatorul poate s-i defineasc propriile liste este urmtorul: clic pe meniul Instrumente, clic pe Opiuni, clic pe eticheta Liste particularizate, clic n fereastra Intrri list i se introduc elementele listei, separate prin <Enter>. Apoi clic pe OK. De exemplu, vom introduce lista: Covrigi, Covrigi cu sare, Covrigi cu mac, Covrigi cu susan, Covrigi speciali, Covrigi Dobrogea Apoi, dac tastm Covrigi ntr-o celul i umplem alte 5 celule alturate, vor apare cele cinci tipuri de covrigi. Copierea datelor Transferul informaiilor n alt zon a foii de calcul, sau pe alt foaie de calcul, sau n alt fiier are loc prin copiere sau mutare. Etapele copierii sunt: selecia blocului de celule care se vor copia; clic pe butonul Copiere, situat pe bara Standard, al doilea din setul clic n celula care va deveni colul din stnga-sus al noului bloc de celule; clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus. ;

Mutarea datelor Spre deosebire de copiere, cnd informaia rmne n zona de unde a fost preluat, la mutare are loc tergerea informaiei din vechiul loc. Etapele acestei operaii sunt: selecia blocului de celule care se vor muta; clic pe butonul Decupare, situat pe bara Standard, primul din setul clic n celula care va deveni colul din stnga-sus al noului bloc de celule; clic pe butonul Lipire, al treilea dintre cele de mai sus. ;

Sortarea datelor Presupuneam c gestionm un stoc de materiale, iar conducerea firmei dorete o situaie numai pentru produsele a cror valoare total depete 1.000.000 lei. Dup cum se vede n continuare, unele linii din stoc trebuie s dispar, pentru a rmne numai produsele care au n coloana F valori de cel puin 1.000.000. Obligatorie este copierea ntregii baze de 58

date (de exemplu pe alt foaie de calcul), pentru c stocul trebuie pstrat. Aa c vom copia totul n Foaie 2 i aici vom efectua o sortare a bazei de date, descresctor, dup coloana F.

Aceast manevr se realizeaz astfel: selectm celulele bazei de date pe care dorim s o sortm. n cazul nostru, B8-F22. Coloana A nu se selecteaz, pentru c produsele trebuie s rmn numerotate. clic pe meniul Date, clic pe opiunea Sortare, apoi n fereastra Sortare dup alegem prin clic pe sgeata din dreapta numele coloanei (Pre total), clic pe Descendent i clic pe OK.

Rezultatul sortrii este:

59

Acum trebuie s tergem ultimele 6 linii, care au valorile din ultima coloan mai mici dect 1.000.000. Acest lucru se realizeaz astfel: selectm celulele A17-F22 i apoi apsm tasta <Delete>. Situaia poate fi acum listat i trimis conducerii. Introducerea desenelor i a imaginilor Bara de desenare ofer faciliti pentru mbogirea foilor de calcul cu desene executate de utilizator, sau cu imagini importate din alte aplicaii. Aceste butoane au fost prezentate n capitolul referitor la aplicaia Word. Grafice Folosind baza de date precedent, presupunem acum c este nevoie de un grafic al dependenei preului total n funcie de denumirea produsului. Etapele necesare sunt urmtoarele: selectm celulele B8-B22 i F8-F22. Nefiind celule adiacente, tasta <Ctrl> se menine apsat n timpul seleciei celulelor din coloana F.

, aflat pe bara Standard. Acest buton deschide o clic pe butonul Expert diagram fereastr care va ghida utilizatorul n execuia graficului dorit. Primul pas este alegerea tipului de grafic. Se recomand nceptorilor un tip mai simplu, clasic de grafic (Coloan, Bar, Structur radial, Structur de tip inelar). Butonul Apsai i meninei apsat pt. vizualizare mostr permite utilizatorului s vad cum va arta graficul. Atunci cnd ne declarm mulumii de aspect, trecem prin clic pe Urmtorul > la pasul 2. Dac datele au fost selectate corect, la acest pas nu este necesar nici o aciune, deci clic pe Urmtorul >. Utilizatorii avansai au posibilitatea, la Pasul 2, s renune sau s adauge serii de date, sau s modifice datele pentru care se execut graficul. La Pasul 3, eticheta Titluri permite introducerea titlului diagramei n fereastra Titlu diagram, a numelui axei orizontale n fereastra Axa categoriilor (X) i a numelui axei verticale n fereastra Axa valorilor (Y). Eticheta Legend permite afiarea legendei n poziia dorit sau renunarea la ea. Apoi clic pe Terminare, pentru a afia graficul. Graficul obinut este o imagine, care poate fi manevrat ca oricare alta: se poate muta, mri, micora sau terge. Culorile se pot edita individual, la fel axele, valorile i fonturile. Pentru a efectua astfel de modificri, se execut dublu-clic pe elementul pe care dorim s-l modificm 60

i fereastra care se deschide ne ajut s realizm aceste manevre. n continuare este prezentat un grafic al dependenei cerute:
hartie scris hartie copiator hartie impachetat carton 12 carton 20 carton 35 radiera ascutitoare creion negru creion chimic cerneala tus stampila clame bolduri capse 10

5.3. Exemplu de aplicaie dinamic Ne propunem s realizm o aplicaie Excel care s rezolve urmtoarea cerin: o persoan introduce prenumele i data naterii sale i calculatorul afieaz bioritmul sptmnii care urmeaz. Se recomand ca toate aplicaiile s urmeze cele patru fazele descrise n continuare. nelegerea problemei Se pare c exist trei curbe care ne guverneaz performanele din punct de vedere fizic, emoional i intelectual. Aceste curbe sunt trei sinusoide cu perioadele de 23, 28, respectiv 33 de zile, care pornesc din valoarea 0, cresctor, n ziua naterii. Se crede c aceste curbe ofer indicii asupra zilelor propice anumitor activiti, sau asupra zilelor n care este mai bine s nu lum hotrri importante. Zilele critice sunt acelea n care una dintre curbe taie axa orizontal. Alte zile mai puin "faste" sunt cele n care valorile sunt 1. Zilele "recomandate" sunt cele care au valorile +1. Proiectarea aplicaiei Foaia de calcul va conine datele de intrare sub urmtoarea form: Date de intrare Prenume: Incepand cu: (*) (**) Data nasterii: (***)

Prenumele (*) va fi folosit pentru adresarea rspunsului. Majoritatea aplicaiilor actuale posed un anume grad de "umanizare" a dialogului cu utilizatorul. O alt valoare de intrare a aplicaiei este prima zi pentru care se dorete calculul bioritmului (**). n mod 61

implicit, aplicaia va afia data curent. Dac utilizatorul dorete altfel, atunci poate modifica aceast valoare. Data naterii (***) este cea de-a treia valoare necesar aplicaiei. Datele de ieire vor fi organizate astfel: Date de iesire (*), ma bucur ca te pot ajuta! Iata bioritmul tau pentru perioada:

(**)

(**)+6

Atentie la zilele cu valorile -1 si la zilele cand curbele taie linia orizontala groasa

Graficul sptmnii

Grafic Fizic Emotional Intelectual

(**) (**)+1 (**)+2 (**)+3 (**)+4 (**)+5 (**)+6

Valoarea (*) va fi preluat i folosit ca formul de adresare. Pe al doilea rnd se folosete valoarea (**) pentru a scrie sptmna pentru care se calculeaz bioritmul. Apoi este afiat un mesaj de atenionare asupra zilelor mai puin "bune". Este inserat graficul, calculat cu ajutorul valorilor (***) i (**). n ultima parte, aplicaia noastr afieaz i tabelul valorilor celor trei curbe, pentru cei care prefer i o reprezentare numeric a rspunsului. n tabel, coloanele sunt cele apte zile din sptmna studiat, iar reprezint valorile numerice pentru fiecare curb reprezentat n grafic. Implementarea aplicaiei Deschidem un nou fiier. l salvm cu numele Bioritm. Pe prima foaie de calcul vom executa ntreaga aplicaie. Schimbm numele acestei foi n Bioritm. ncepem prin a tasta informaia static:

62

Zona central este pstrat pentru imaginea grafic. Se cunoate faptul c o imagine atrage privirea n primul rnd i c efortul minim este depus privind n centrul monitorului. O aplicaie "bun" trebuie s in cont i de principii ergonomice. n aceast faz utilizm o singur funcie, n celula C4: aici este tastat =TODAY() pentru ca s apar, de fiecare dat cnd se execut aplicaia, data curent. n partea de jos, unde s-a nceput editarea tabelului de valori numerice, s-a scris cu albastru, rou i verde (pentru contrast), aceleai culori cu care vor apare cele trei curbe n grafic. Trecem la faza urmtoare, n care vom lega valorile introduse de utilizator cu datele de ieire. n celula C8 vom tasta: =CONCATENATE(C3;", ma bucur ca te pot ajuta!") pentru ca prenumele utilizatorului (aflat n celula C3) s fie concatenat (legat) cu textul ", ma bucur ca te pot ajuta!". Va rezulta astfel un mesaj de genul: Andreea, m bucur c te pot ajuta! n celula E9 tastm: =C4 iar n celula G9 tastm formula: =C4+6 Astfel vor aprea prima i ultima zi din sptmna pentru care realizm bioritmul. Trecem acum n josul foii, la completarea tabelului de valori. ncepem cu titlurile de coloane, 63

n care trebuie s apar cele 7 zile ale sptmnii pe care lucrm. Deci, n celula C28 introducem formula: =C4 n celula D28 tastm =C4+1 i aa mai departe, n celula I28 scriem =C4+6 Am ajuns acum la calculul valorilor celor trei sinusoide, care au perioadele 23, 28 i 33 de zile. Aplicaia trebuie s lucreze astfel: s afle numrul de zile trite de persoan, prin scderea datei situate n F3 din data aflat n C4. De exemplu, dac persoana este nscut la 11 noiembrie 1988 i cere bioritmul ncepnd cu 28 iunie 2003, atunci este vorba de 5346 de zile. s afle, pentru fiecare curb, care este restul mpririi numrului de zile la perioadele corespondente. Acest lucru se realizeaz aplicnd funcia MOD(zile;23) pentru bioritmul fizic, MOD(zile;28) pentru cel emoional i MOD(zile;33) pentru cel intelectual. s aplice funcia sinus pentru cele trei valori gsite mai sus, avnd grij la valoarea perioadei. Cunoatem c funcia sinus are perioada T = 2 . Funcia bioritmului fizic trebuie s aib perioada TF=23. Deci formula pentru curba fizic, de introdus n celula C29, este: =SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;23)/23) n D29 tastm =SIN(2*PI()*MOD(D28-F3;23)/23) i aa mai departe pn n I29 unde formula este: =SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;23)/23). Trecem acum la al doilea grafic (rndul 30); formulele pentru prima, respectiv ultima coloan sunt: =SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;28)/28) =SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;28)/28) Iar la a treia curb (rndul 31) avem urmtoarele formule pentru coloanele C, respectiv I: =SIN(2*PI()*MOD(C28-F3;33)/33) =SIN(2*PI()*MOD(I28-F3;33)/33) Tabelul este completat n ntregime, de acum ne ocupm de imaginea din centrul foii de calcul. Selectm celulele B28-I31 i ncepem construirea graficului prin clic pe butonul Expert diagram. La primul pas alegem Tip de diagram: Linie i apoi clic pe Urmtorul >. Din nou clic pe Urmtorul > i ajungem la Pasul 3. Aici clic pe eticheta Legend i selectm Poziia: Jos, apoi clic pe eticheta Titluri i n fereastra Titlu diagram scriem Bioritm, n fereastra Axa categoriilor (X): scriem zile. Apoi clic pe Terminare. Graficul apare pe foaie. Dac se suprapune peste celulele scrise, l mutm sau i modific dimensiunile, ca s ncap n spaiul destinat lui. Mai avem cteva mici aspecte de rezolvat, care in de o mai bun citire a curbelor, de o vizualizare mai clar: fundalul l vom face alb, nu gri cum este acum; axa vertical nu este necesar s aib i valorile +1.5 i 1.5, deoarece reprezentm sinusoide; curbele trebuie s fie mai groase i n culorile albastru, rou, verde; zilele s se vad clar pe axa orizontal. 64

Un grafic este alctuit din mai multe zone, al cror nume l aflm dac meninem mouse-ul nemicat pe ele atunci cnd graficul este selectat prin clic: Legend, Axa categoriei, Axa valorii, Titlu diagram, Suprafaa reprezentrii grafice, Suprafaa diagramei. Prin dublu-clic pe zona care ne intereseaz o putem edita. De exemplu, prin dublu-clic pe Suprafaa reprezentrii grafice, clic pe sgeata din dreapta ferestrei Culoare din grupul Bordur, clic pe ptrelul alb, apoi clic n ptrelul alb din grupul Suprafa i clic pe OK. Am obinut o suprafa alb a graficului. Dublu-clic pe Axa categoriei i clic pe eticheta Aliniere. Aici tragem de linia care indic ora 3 pe un ceas imaginar, pn la ora 12. Clic pe eticheta Modele i din grupul Linii alegem pentru Greutate cea mai groas linie. Apoi clic pe OK. Zilele de pe aceast ax vor apare scrise pe vertical i axa va deveni mai groas. Dublu-clic pe curba Fizic va deschide fereastra de editare a sa. n grupul Linie, clic pe Culoare i alegem ptrelul albastru, clic pe Greutate i alegem cea mai groas linie. n grupul Marcator alegem o Dimensiune de 7 puncte. Apoi clic pe OK. Pentru Emoional alegem culoarea roie, iar pentru Intelectual culoarea verde i aceleai caracteristici. Dublu-clic pe Axa valorii i clic pe eticheta Scar. Clic n fereastra Minim:, unde tastm 1 i clic n fereastra Maxim:, unde scriem 1. Clic pe OK. Salvm acest fiier. Rezultatul aplicaiei noastre este imaginea urmtoare.

Testarea aplicaiei Aceasta faz este la fel de important ca i cele trei care o preced. De multe ori, din pcate, importana ei este minimalizat, muli dezvoltatori ignornd-o. Pentru a studia corectitudinea aplicaiei, o executm cu mai multe seturi de date de intrare. Introducem diverse nume pentru utilizator i urmrim dac n zona datelor de ieire se produc schimbri. Introducem aceleai date n celulele C4 i F3 i aplicaia ar trebui s deseneze sinusoidele pornind toate din originea axelor (fiind vorba de un nou-nscut). Verificm bioritmul unei persoane care are 23, 28 sau 33 de zile pentru a vedea dac ntradevr perioadele celor trei curbe sunt corecte. Aplicaia noastr funcioneaz corect; acum o putem declara ncheiat. 65

Modulul 6. INTERNET EXPLORER Scop

Prezentarea modului n care aplicaia Internet Explorer pernite navigarea n Internet.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie caracteristicile unui browser; s cunoasc principalele faciliti oferite de Internet; s utilizeze eficient motoarele de cutare.

Cuprins
6.1. Prezentarea ferestrei 6.2. Principalele operaii n Internet Explorer 6.1. Prezentarea ferestrei Aplicaia Microsoft Internet Explorer este un browser, adic permite afiarea paginilor Web i deplasarea ntre diferitele site-uri Web. Pictograma alturat se afl pe Desktop i permite deschiderea aplicaiei. O alt metod este de a executa clic pe butonul Start, apoi pe opiunile Programs, Internet Explorer. Fereastra acestei aplicaii este alctuit din:

Bara de titlu, cu zona de control ( ) care ofer opiuni de manevr a ferestrei, titlul paginii curente, numele aplicaiei (Microsoft Internet Explorer) i butoanele de manevr , care realizeaz minimizarea, maximizarea/restaurarea i nchiderea aplicaiei; Bara de meniuri, format din ase meniuri derulante; 66

Bara de butoane standard, cu care realizm mai repede manevre uzuale; Bara de adrese, unde se tasteaz adresa paginii pe care dorim s o vedem; Bara de legturi, unde utilizatorul creeaz o list de legturi preferate; Zona de lucru, care afieaz pagina dorit; Bara de stare, care indic starea curent a aplicaiei. 6.2. Principalele operaii n Internet Explorer

Setarea paginii de start Dup realizarea conexiunii fizice la reea, utilizatorul deschide browser-ul Internet Explorer n vederea navigrii pe Internet. Aplicaia se poate seta pe o anumit pagin de start, pe care o va accesa de fiecare dat la lansare: clic pe meniul Tools, opiunea Internet Options va deschide fereastra de proprieti, unde n caseta Address se tasteaz URL-ul paginii dorite, apoi clic pe butonul OK:

Dac nu se poate realiza conexiunea, atunci browser-ul afieaz un mesaj de atenionare i de ndrumare a utilizatorului ctre posibilele aciuni pe care le poate executa, n ordinea probabilitilor cauzelor. Fie reeaua este ncrcat (trebuie s ncerce mai trziu), fie adresa este scris incorect (trebuie verificat i corectat), fie setrile calculatorului su nu sunt corect realizate (trebuie anunat administratorul de sistem):

67

Navigarea Trecerea de la un site la altul se realizeaz prin legturile aflate n paginile Web. Se pot deschide mai multe sesiuni ale browser-ului, pentru a consulta alte pagini ct timp una dintre ele se ncarc. Cnd dorim salvarea pe discul propriu a unei ntregi pagini, toate fiierele care o compun se salveaz ntr-o structur identic cu aceea de pe serverul Web. Salvarea se realizeaz prin clic pe meniul File, opiunea Save As i indicarea directorului i numelui paginii. Vizualizarea ulterioar se face offline, deci fr costuri de conectare. O metod prin care se salveaz parial informaia de pe o pagin este selectarea informaiilor dorite, clic pe meniul Edit, opiunea Copy, deschiderea aplicaiei care gestioneaz tipul respectiv de informaie, crearea unui fiier nou n acea aplicaie i descrcarea din Clipboard (cu <Ctrl>+V). De exemplu, dac s-a gsit un articol interesant, se selecteaz textul prin tragere de mouse, se copiaz cu <Ctrl>+C, se deschide aplicaia Word pe un fiier nou, se descarc memoria cu <Ctrl>+V i se salveaz fiierul. Dac dorim s vedem pagini vizitate n trecut, atunci la lista de site-uri deja apelm prin clic pe butonul vizitate. n stnga ferestrei browser-ului se va afia lista n ordinea zilelor de vizitare a acestor site-uri, din care putem alege pe cel dorit prin clic. Fereastra History se poate nchide, pentru eliberarea spaiului de vizualizare, prin clic pe butonul X din dreapta-sus. Probleme de copyright Site-urile anun diversele politici de folosire a informaiei coninute (de exemplu, anumite imagini nu se pot multiplica fr acordul anumitor persoane sau instituii). Produsele protejate de copyright (melodii, programe de calculator) nu se pot descrca dect n anumite condiii, specificate clar i care trebuie respectate de cel care realizeaz descrcarea (download68

ul) lor. Nerespectarea acestor condiii este pedepsit att de legile internaionale ct i de cele romneti. Pagini favorite Adugarea unei pagini n lista de pagini favorite se realizeaz prin clic pe butonul Favorites din bara Standard i un clic pe butonul Add din fereastra Favorites care se deschide n stnga zonei de lucru:

Apoi se puncteaz butonul OK al ferestrei care apare:

nchiderea ferestrei Favorites se realizeaz prin clic pe butonul Close aflat n colul din dreaptasus. Motoare de cutare n foarte multe cazuri utilizatorii nu cunosc adresele site-urilor pe care doresc s le consulte; ei cunosc doar domeniul pe care doresc s-l aprofundeze. Pentru a afla informaiile dorite, se folosesc motoarele de cutare. Acestea sunt site-uri Web care ofer facilitatea de cutare pe Internet a informaiilor dintr-un domeniu tastat de utilizator ntr-o caset destinat acestui scop. Cele mai cunoscute motoare de cutare sunt Yahoo! (www.yahoo.com), Altavista (www.altavista.com), Google (www.google.com).

69

Unele dintre ele furnizeaz i servicii de tiri, gruparea informaiilor pe anumite domenii n vederea consultrii lor de ctre utilizatorii interesai, servicii de pot electronic gratuit. De exemplu, Yahoo! are bine dezvoltate aceste servicii complementare. Se ofer ultimele tiri, alte informaii grupate pe categorii, liste de discuii, programe de calculator, licitaii, jocuri i posibilitatea alocrii gratuite i deocamdat pe timp nelimitat a unei cutii potale de 6MB. La extrema cealalt este Google, care nu ofer dect servicii de cutare, dar care este (dup prerea noastr) cel mai bun n acest sens, cel puin n domeniul tiinelor exacte. Fiecare motor de cutare folosete proprii algoritmi de selectare a informaiilor din oceanul de pagini Web. De aceea, este bine s se lanseze cutri simultane cu mai multe motoare, pentru a gsi ct mai multe adrese care ar putea conine informaiile cutate.

70

Utilizatorul unui astfel de program trebuie s tasteze cteva cuvinte reprezentative pentru domeniul cutat. Rspunsul primit este o list de adrese, pe care utilizatorul le deschide i alege ceea ce l intereseaz. O alt posibilitate oferit este rafinarea acestei liste printr-o nou cutare: se tasteaz un ir de cuvinte mai restrictiv i motorul caut numai n site-urile din lista precedent de rspunsuri. O problem comun a utilizatorilor este editarea cererii lor. Aceast cerere, care se tasteaz n caseta motorului de cutare, trebuie s fie ct mai restrictiv, deoarece o list cu 40.000 de site-uri care conine informaia care ne intereseaz este imposibil de cercetat n ntregime. De exemplu, dac dorim s gsim o pensiune ieftin n staiunea Vatra-Dornei, vom cuta "cazare pensiune vatra-dornei" (programele nu fac diferena ntre litere mari i mici). Apoi vom consulta unul cte unul site-urile furnizate ca rspuns la cererea noastr. Toate motoarele de cutare furnizeaz lista de rspunsuri n ordinea descresctoare a probabilitii de "potrivire" cu cererea. Adic primele site-uri de list sunt cele mai apropiate de cererea utilizatorului. n final, prezentm o list de termeni echivaleni a celor dou browser-e care stpnesc piaa mondial actual (Netscape Navigator i Microsoft Internet Explorer). Dei posed denumiri diferite, facilitile oferite sunt cam aceleai, iar utilizatorii le folosesc n funcie de obinuin i de dotarea calculatorului cu care lucreaz. Trecerea de la un browser la altul nu ridic nici o problem de folosire. termen Netscape termen Internet Utilizare Navigator Explorer semn de carte favorit Adaug pagini ntr-o list personal cu acces (bookmark) rapid cmp de locaie bara de adrese Permite ncrcare unei pagini Web prin scrierea (location field) URL-ului rencrcare (reload) mprosptare ncarc ultima versiune a paginii Web curente (refresh) bara Personal bara de legturi Adaug scurtturi paginilor Web, pentru un acces rapid Netcaster, legturi favorite Programeaz actualizri ale paginilor favorite, livrare autromat, accesibile offline pentru ca lucrul offline s se realizeze pe ultima canale lor versiune 71

Modul 7. OUTLOOK EXPRESS Scop

Prezentarea modului n care aplicaia Outlook Express realizeaz gestionarea mesajelor electronice.

Obiective operaionale
Dup studiul acestei uniti, cursanii vor avea posibilitatea: s descrie avantajele potei electronice; s organizeze mesajele electronice; s lucreze online sau offline.

Cuprins
7.1. Generaliti 7.2. Principalele operaii n Outlook Express 7.1. Generaliti Aplicaia Microsoft Outlook Express ofer instrumente pentru comunicarea prin e-mail (electronic mail) sau participarea la grupuri de discuii (newsgroups). Cu acest program i o conexiune Internet, schimbul de informaii cu oricine din lume devine posibil. La lansarea aplicaiei se deschide o fereastr cu urmtorul aspect:

Dup familiarizarea cu aplicaia, utilizatorii pot gsi numeroase modaliti de a folosi facilitile acesteia, adic pot descoperi mai multe moduri prin care pot atinge un scop propus. Pota electronic (e-mail) este serviciul cu cea mai larg rspndire n Internet. Avantajele (fa de pota clasic) sunt evidente: posibilitatea comunicrii rapide i ieftine, a includerii n "scrisoare", pe lng textul propriu-zis, a diverselor tipuri de fiiere (text, grafic etc.) i obiecte multimedia (imagini statice, n micare, fiiere audio). 72

Fiecare calculator conectat la Internet are o adres. Adresa de e-mail se construiete pornind de la aceast adres i de la numele utilizatorului (este vorba despre numele atribuit n reea). Pentru fiecare reea pot exista sisteme proprii de notare. Fiecare utilizator care posed un nume i o parol posed propria sa cutie potal pe server. Prin aceast cutie potal trec scrisorile care pleac i cele care sosesc. Staia de la care utilizatorul folosete un program de pot electronic (aa cum este i Outlook Express) pstreaz i ea o cutie potal local (diferit deci de cea de pe server!). Imaginea urmtoare prezint procedura descrcrii mesajelor de pe sever n cutia potal local (este cerut parola). Ce sunt grupurile de discuii? Un grup (sau forum) de discuii este o colecie de mesaje trimise de indivizi unui server de tiri, adic unui calculator ce poate gzdui mii de astfel de grupuri. Se pot gsi grupuri de discuii pentru aproape orice subiect. Uneori sunt moderate, cele mai multe ns nu sunt. Grupurile moderate se afl n grija unei persoane (moderatorul) care verific mesajele, rspunde la ntrebri, terge mesajele necorespunztoare sau ruvoitoare. Oricine poate trimite un mesaj unui forum, fr a i se cere o afiliere sau o tax de participare. Pentru a avea acces la grupurile de discuii prin intermediul Outlook Express, furnizorul de servicii Internet (ISP Internet Service Provider) trebuie s ofere legturi la unul sau mai multe servere specializate. Dup ce setm cte un cont pentru fiecare server la care dorim s avem acces cu Outlook Express, putem citi i trimite mesaje la oricare din forumurile stocate pe aceste servere. Dac un grup anume ne atrage, putem "subscrie" la el i s-l pstrm n lista de directoare Outlook Express. Subscrierea permite accesul rapid la grupurile favorite, eliminnd timpul necesar cutrii lui pe server. ntruct un grup de discuii poate avea mii de mesaje, Outlook Express ofer o mare varietate de funcii prin care, ntr-un grup de discuii, putem gsi informaia dorit. Iat o imagine care arat o nscriere la serverul ebony.ro:

i nc o imagine care surprinde un mesaj indicnd numrul persoanelor conectate la serverul ServerPress (n acest caz, 3 utilizatori de tip guest, deci neidentificai) i invitaia la nregistrare.

73

Am vzut deja c schimbul de informaii ntre dou sisteme de calcul se realizeaz prin intermediul unor sisteme de reguli, numite protocoale. IMAP (Internet Message Access Protocol) i HTTP (Hypertext Transfer Protocol) sunt protocoale Internet pentru accesarea mesajelor stocate pe un server. Folosind IMAP sau HTTP, ne putem accesa e-mail-urile de pe orice calculator cu o conexiune Internet. Cu un cont IMAP putem specifica directoarele pe care dorim s le vedem i pe cele pe care dorim s le ascundem, n timp ce conturile HTTP arat totdeauna toate directoarele disponibile. Un astfel de cont ne permite s economisim timp prin descrcarea doar a antetelor mesajelor, astfel c putem alege ce mesaje dorim s descrcm mai trziu i pe care dorim s le vedem n ntregime. Cnd lucrm offline (adic suntem deconectai temporar de la reea), putem citi i rspunde la mesaje e-mail ca i cum am lucra online. La urmtoarea sesiune online (fiind deci conectai la un server) se va realiza o sincronizare ntre calculatorul personal i server, n timpul creia aciunile realizate se transport pe server. 7.2. Principalele operaii n Outlook Express Identiti multiple Dac mai multe persoane utilizeaz acelai calculator, prin crearea unor "identiti multiple" fiecare poate avea o cutie potal separat n Outlook Express. Aceasta nseamn c fiecare persoan poate gestiona separat mesaje i contacte i poate folosi setri personale. Odat identitile create, ntre ele se poate comuta fr a nchide calculatorul i fr a pierde conexiunea Internet. Pentru a crea o nou identitate: alegem Identities din meniul File, apoi realizm clic pe Add New Identity; introducem numele noului utilizator; opional, introducem o parol pentru acesta. Comutarea ntre mail i newsgroups n lista directoarelor, realizm clic pe Inbox pentru serviciul e-mail sau clic pe numele unui server sau pe numele unui grup anume, pentru discuii. Adugarea unui cont Pentru adugarea unui cont, avem nevoie de urmtoarele informaii de la furnizorul de servicii Internet (ISP Internet Service Provider) sau de la administratorul reelei locale n care lucrm: pentru conturi de mail, trebuie s tim tipul serverului de mail pe care-l folosim (POP3, IMAP sau HTTP), numele contului i parola i numele serverului incoming i, pentru POP3 i IMAP, numele unui outgoing mail server (POP Post Office Protocol este tot un standard Internet de pot electronic). pentru un cont de discuii, trebuie s cunoatem numele serverelor de discuii la care vrem s ne conectm i, dac se cer, contul i parola. Paii de urmat sunt: din meniul Tools, selectm Accounts; n caseta de dialog Internet Accounts realizm clic pe butonul Add; selectm Mail or News pentru a deschide Internet Connection Wizard i apoi urmm instruciunile pentru a stabili conexiunea cu serverul. Fiecare utilizator poate crea mai multe conturi. 74

Importul de adrese dintr-un alt program Contacte se pot importa din fiiere Windows Address Book (WAB), din Netscape Communicator, Microsoft Exchange Personal Address Book sau din orice fiier text. pentru fiiere Windows Address Book: n Address Book, clic pe File, apoi pe Import i pe Address Book (WAB); localizm i selectm agenda pe care dorim s-o importm, apoi clic pe Open. pentru toate celelalte formate: selectm meniul File, alegem Import i apoi Other Address Book; punctm tipul fiierului pe care dorim s-l importm i apoi clic Import. Citirea mesajelor Dup ce Outlook Express descarc mesajele sau dup ce realizm clic pe butonul Send/Recv de pe bara cu instrumente, ne putem citi mesajele fie ntr-o fereastr separat, fie n panoul de pre-vizualizare: pentru a vedea un mesaj n panoul de pre-vizualizare, punctm mesajul n lista de mesaje; pentru vizualizarea ntr-o fereastr separat realizm un dublu clic. Pentru a avea acces la toate informaiile referitoare la un mesaj, activm Properties din meniul File. Pentru a salva un mesaj ntr-un fiier, clic pe Save as i apoi selectm un format (mail, text sau HTML) i o locaie. S analizm cmpurile unui mesaj obinuit sosit prin e-mail (n figura urmtoare, mesajul selectat): expeditorul (n coloana cu eticheta From). Imaginea plicului deschis arat c mesajul a fost citit ntr-o alt sesiune; subiectul (Subject) este opional. Dac apare, sintetizeaz coninutul mesajului; data i ora sosirii mesajului (cmpul Received); coninutul mesajului, care poate fi citit n panoul din partea inferioar a ferestrei aplicaiei. Semnificaia cmpului cc (care figureaz n headerul mesajului) va fi detaliat mai jos.

75

Vizualizarea fiierelor ataate Cnd un mesaj are un fiier ataat, n lista de mesaje acesta apare nsoit de o pictogram reprezentnd o agraf pentru hrtie. n panoul de pre-vizualizare, realizm clic pe aceast pictogram din antetul mesajului, apoi clic pe numele fiierului (sau, n partea superioar a ferestrei mesajului, realizm dublu clic pe pictograma fiierului ataat, din headerul mesajului). Pentru a salva un fiier ataat, alegem meniul File, punctm Save Attachments i urmeaz clic pe numele fiierului. Pentru a realiza salvarea din fereastra de pre-vizualizare, clic pe pictograma agraf i apoi selectm Save Attachments. Expedierea unui mesaj e-mail pe bara de instrumente, realizm clic pe butonul New Mail; n casetele To i/sau Cc, tastm adresele de e-mail ale destinatarilor, separate cu virgul (,) sau punct i virgul (;). Pentru a aduga o adres din Address Book, clic pe pictograma din fereastra New Message, lng To, Cc, i Bcc i apoi selectm adresa. Pentru a utiliza caseta Bcc, clic n meniul View, apoi selectm All Headers; n caseta Subject descriem n cteva cuvinte subiectul mesajului; editm mesajul i apoi realizm clic pe butonul Send de pe bara de instrumente Message. Cmpurile prezente au urmtoarea semnificaie : From expeditorul mesajului (aici apar adresa complet de mail, iar n parantez, un nume alias, mai simplu); To adresa destinatarului (aici figureaz unul singur); Cc (Carbon copy) specific o list de utilizatori care primesc fiecare n parte mesajul i tiu i cine a mai primit o copie a sa (aici, cmpul este vid); Bcc (Blind Carbon copy) specific tot o list de destinatari ai copiilor mesajului, dar nici unul din list nu va ti cine a mai primit mesajul respectiv (aici, cmpul Bcc nu apare); Subject subiectul mesajului. Urmeaz bara cu instrumente pentru editare i fereastra de editare. n cazul discutat au mai fost utilizate instrumentele Encrypt i Digitally Sign din meniul Tools, a cror semnificaie va fi explicat ulterior. Dac intenionm s folosim alt cont de mail dect cel implicit, realizm un clic n caseta From i apoi alegem contul pe care l dorim. Dac scriem un mesaj offline, acesta va fi salvat n Outbox i va fi trimis automat cnd revenim online. Pentru a salva o ciorn (draft) a unui mesaj (cu scopul de a reveni ulterior asupra acesteia), selectm Save din meniul File i salvm mesajul ntr-unul din formatele mail (.eml), text (.txt) sau HTML (.htm). Cnd dorim s dm o form special sau s structurm textul unui mesaj (de exemplu, s folosim culori sau liste) putem utiliza Hypertext Markup Language (HTML), care este standardul pentru formatarea textelor pentru Internet. Formatarea cu HTML ne permite i s adugm n mesaje grafic i legturi la site-uri Web. Cnd utilizm formatarea HTML i programul destinatarului nu citete HTML, mesajul apare ca text obinuit i un fiier HTML ataat. Numai programele care suport MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) pot citi formatarea HTML. tergerea unui mesaj Selectm mesajul din lista de mesaje i apoi acionm butonul Delete. Pentru a restaura un mesaj ters, deschidem directorul Deleted Items i tragem mesajul napoi n Inbox sau n alt director. 76

Dac nu vrem ca mesajele s fie salvate n directorul Deleted Items la ieirea din Outlook Express, realizm clic pe Tools, apoi pe Options i din eticheta Maintenance selectm Empty messages from the 'Deleted Items' folder on exit. Pentru a elimina manual toate mesajele terse, selectm directorul Deleted Items i din meniul Edit alegem Empty Deleted Items Folder. Securitatea mesajelor Acest aspect este foarte important ntruct din ce n ce mai muli oameni trimit informaii confideniale prin e-mail. Este de dorit ca documentele astfel trimise s nu fie interceptate i citite de altcineva (n afara celor crora le sunt destinate) sau falsificate. Prin folosirea identificrii digitale ("digital IDs") cu Outlook Express, este posibil s ne dovedim identitatea n tranzaciile electronice i s criptm mesajele, fcndu-le astfel inviolabile. O identitate digital este compus dintr-o cheie public, o cheie privat i o semntur digital. Cnd un mesaj este semnat digital, aceasta nseamn c i se adaug semntura digital i cheia public. Combinaia unei semnturi digitale cu o cheie public se numete certificat. Destinatarii pot folosi semntura digital pentru a ne verifica identitatea i cheia public pentru a ne trimite mesaje criptate, pe care numai noi le putem citi, folosind cheia privat. Pentru a trimite mesaje criptate, agenda noastr electronic trebuie s conin identitile digitale ale celor cu care corespondm - astfel vom putea utiliza cheile lor publice pentru a cripta mesajele pe care le trimitem (i pe care ei le vor decripta folosind cheile private). Identitile digitale sunt atribuite de autoriti certificate, care verific solicitanii nainte de a le rezolva cererile. Exist diferite clase de identiti digitale, fiecare conferind un anumit nivel de ncredere. Pentru a obine semntura digital a altcuiva, i putem cere s ne trimit un mail semnat digital, putem cuta n baza de date de pe site-ul Web al autoritii de certificare sau n directoarele serviciilor Intenet, care listeaz aceste digital ID mpreun cu proprietile lor. Cu "revocation checking" putem verifica validitatea unui mesaj semnat digital. Cnd facem o astfel de verificare, Outlook Express cere informaii asupra identitii digitale de la autoritatea corespunztoare, care trimite napoi informaii despre statutul acelei ID (inclusiv dac a fost revocat). Inserarea unor elemente speciale n mesaje Ca elemente speciale, n mesaje putem insera: semnturi, fiiere, cri de vizit (business card), secvene sonore, imagini, legturi sau pagini HTML. Adugarea unei semnturi n mesaje. Din meniul Tools, alegem Options i eticheta Signatures. Pentru a crea o semntur, clic pe butonul New i ori introducem un text n caseta Edit Signature ori realizm clic pe File i cutm fiierul text sau HTML pe care dorim s-l folosim ca semntur. Bifm apoi Add signatures to all outgoing messages. Dac dorim s folosim semntura doar pentru unele mesaje, dezactivm opiunea anterioar i, cnd compunem mesajul, realizm clic pe Signatures din meniul Insert i alegem o semntur. Inserarea unui fiier. Realizm un clic oriunde n fereastra mesajului. Din meniul Insert alegem File Attachment, apoi fiierul pe care dorim s-l atam i activm Attach. Fiierul va fi listat n caseta Attach din headerul mesajului. Un fiier text (.txt) poate fi introdus n corpul mesajului cu Text from File din meniul Insert. Inserarea unei cri de vizit n toate mesajele. Din meniul Tools selectm Options i eticheta Compose. n seciunea Business Cards, selectm Mail sau News i apoi o carte de vizit din lista derulant. Pentru inserarea crii de vizit, trebuie mai nti s crem un contact ctre noi nine n agend. n mod obinuit, o c arte de vizit include informaii detaliate despre noi nine, dar putem include astfel de obiecte pentru oricine. Pentru a schimba informaia dintr-o carte de vizit, acionm butonul Edit. Pentru a aduga o carte de vizit sau o semntur unui mesaj individual, ne poziionm n fereastra mesajului i alegem My Bussiness Card respectiv Signature din meniul Insert. 77

Inserarea unei secvene sonore. Realizm un clic oriunde n fereastra mesajului. Din meniul Format, alegem Background i apoi Sound. Introducem numele fiierului pe care vrem s-l includem i precizm de cte ori s se execute. Inserarea unei imagini. Ne poziionm n mesaj la locul unde dorim s apar imaginea. Din meniul Insert alegem Picture i apoi Browse pentru a gsi fiierul cu imaginea dorit. Introducem informaiile de aezare n pagin i spaiere, pentru imagine. Dac destinatarii nu pot vizualiza imaginile inserate, acionm: Tools, Options, Send i HTML Settings pentru a verifica dac Send pictures with messages este selectat. Apoi re-trimitem mesajul. Pentru a insera o imagine ca fundal, n fereastra mesajului fiind, selectm Format, apoi Background i Picture. Cu Browse alegem imaginea dorit. Inserarea unei legturi sau a unei pagini HTML. n fereastra mesajului, ne plasm n poziia n care dorim s introducem legtura ori pagina. Pentru adugarea unei legturi, alegem Insert, Hyperlink i selectm tipul fiierului, apoi scriem locaia sau adresa legturii. Pentru a aduga o pagin HTML, alegem Insert, apoi Text from File. Schimbm Files of type n HTML Files i apoi gsim fiierul pe care vrem s-l adugm. Replica unui mesaj (reply) Dac dorim s rspundem expeditorului unui mesaj primit, funcia Reply faciliteaz acest lucru. n lista de mesaje, se puncteaz mesajul la care dorim s rspundem; n fereastra mesajului fiind, acionm Reply (sau Reply All), editm mesajul i acionm butonul Send. Observm c se completeaz automat cmpurile From, To i Subject, subiectul mesajului original fiind precedat de particula "Re". Retransmisia unui mesaj (forward) Selectm mesajul pe care vrem s-l trimitem mai departe, alegem meniul Message i apoi Forward. Tastm adresa de e-mail pentru fiecare destinatar, editm mesajul i apoi acionm butonul Send. Dac avem mai multe conturi, din zona From alegem contul din care vrem s trimitem mesajul. Dac lucrm offline, mesajul va fi salvat n Outbox i va fi trimis automat la revenirea online. Gruparea mesajelor i expedierea lor grupat Cnd mai multe persoane particip la un schimb de e-mail-uri sau la conversaii n grup, este greu s urmrim rspunsurile la un anumit mesaj. Outlook Express se poate seta astfel nct rspunsurile sa fie grupate dup mesajul original. Se poate vizualiza doar mesajul original, sau mesajul i toate rspunsurile sale. Conversaiile sunt grupate dup titlul mesajului original, de exemplu, dac mesajul care ncepe o conversaie are titlul "Despre examenul de bacalaureat", toate rspunsurile la acest mesaj vor avea titlul: "RE: Despre examenul de bacalaureat". Fiind n Inbox sau ntr-un grup, selectm Current View din meniul View i apoi alegem Group Messages by Conversation. Pentru a afia conversaiile expandate pentru toate mesajele, alegem Options din meniul Tools, realizm clic pe eticheta Read i apoi pe Automatically expand grouped messages (sau, clic pe semnul (+) aflat n stnga mesajului original). Pentru afiarea doar a mesajului original, realizm un clic pe semnul (-) de lng mesaj. Blocarea mesajelor nedorite n Outlook Express putem controla mesajele n cteva moduri: putem bloca anumite persoane (astfel nct s nu ne mai trimit mesaje), putem "ascunde" conversaiile care nu ne intereseaz i putem avea grij s nu ni se trimit cod eronat n mesaje, prin setarea unor nivele de securitate. 78

Putem bloca mesajele ce vin de la un expeditor particular sau de la un domeniu (domeniul este numele ce urmeaz simbolului @ n adresele e-mail). Cnd realizm aceasta, nici un mesaj de la acest expeditor nu mai ajunge n Inbox, ci direct n directorul Delete. Mesajele de la grupurile de discuii nu vor fi afiate. Din Inbox sau din lista de mesaje a unui grup, selectm un mesaj de la un expeditor pe care vrem s-l blocm. Din meniul Message, alegem Block Sender. Adresa expeditorului va aprea n caseta Address. Selectm opiunea de blocare: mail, discuii sau ambele tipuri de mesaje. Aceast funcie nu se aplic mesajelor HTTP (Hotmail) sau IMAP. Stocarea unui mesaj pe un server de mail Stocarea mesajelor pe un server este util dac dorim s citim mesajele de pe mai mult de un calculator. Cnd ne accesm contul de pe orice calculator, Outlook Express descarc mesajele, conform cu opiunile stabilite. Putem pstra mesajele pe un server POP3. Dac lucrm cu HTTP sau IMAP, mesajele sunt totdeauna pstrate pe server. Din meniul Tools, alegem Accounts. Realizm un clic pe contul de mail, apoi pe Properties. Advanced ne permite s selectm Leave a copy of messages on server. Gsirea unor grupuri de discuii Pentru a descoperi grupurile de discuii care ne intereseaz, putem cuta pe un server specializat cuvinte specifice din numele grupurilor. n lista directoarelor, alegem numele unui server, apoi acionm butonul Newsgroups. n caseta Display newsgroups which contain tastm cuvintele pe care vrem s le cutm. Servicii de directoare Un serviciu de directoare este un instrument puternic de cutare pe care l putem folosi pentru a cuta persoane i afaceri n ntreaga lume. Address Book suport LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pentru a accesa servicii de directoare i ofer acces imediat la cele mai cunoscute dintre acestea (altele se pot aduga solicitnd aceasta furnizorului de servicii Internet). Ca orice instrument de cutare pe Internet, serviciile de directoare folosesc diferite metode de a colecta datele, de aceea este bine s accesm mai multe astfel de servicii pentru a gsi ceea ce cutm. Pentru a gsi persoane i afaceri pe Internet, putem proceda n mai multe moduri: n Address Book, acionm butonul Find People de pe bara de instrumente; n Windows, acionm succesiv butonul de Start, apoi Find i People. Selectm directorul pe care dorim s-l cutm n lista derulant Look in. n People, tastm numele sau adresa de e-mail a persoanei pe care o cutm, apoi clic pe Find Now. n Advanced, definim criteriile de cutare pe care le dorim completnd cele trei casete, apoi realizm clic pe Add i apoi pe Find Now. (Pentru a elimina un criteriu de cutare, l selectm n lista Define Criteria i apoi acionm butonul Remove. Dac dorim s le tergem pe toate i s o lum de la capt, clic pe Clear All). Dac realizm o cutare prea larg, numrul potrivirilor poate s depeasc limitele serverului, ori se poate ca setrile serviciului de directoare s nu permit gestionarea tuturor informaiilor gsite. Citirea offline a mesajelor de mail Cnd se lucreaz offline, Outlook Express pstreaz mesajele n calculatorul local. Cnd lucrm din nou online, mesajele marcate pentru tergere sunt eliminate, mesajele din Outbox sunt trimise i sunt terminate toate celelalte aciuni desfurate offline. Exist dou situaii n care este avantajos s se lucreze offline: dac ISP taxeaz cu ora sau dac avem numai o linie telefonic n aceste situaii este de dorit s minimizm timpul de lucru online; 79

dac folosim un laptop - de exemplu pentru a ne citi mesajele ntr-o cltorie sau ori de cte ori nu suntem conectai la Internet. Este important de observat c a lucra offline este diferit de a fi deconectat. Cnd suntem deconectai, Outlook Express iniiaz aciunea de conectare. Cnd lucrm offline, programul "tie" c dorim acest lucru, pn cnd alegem s lucrm din nou online, moment n care va iniia toate aciunile necesare. Citirea offline a mesajelor de newsgroup Procedura ne permite citirea acestor mesaje fr s fim conectai la Internet, micornd astfel costurile conexiunii. Pentru aceasta, vom subscrie la acele grupuri de discuii ale cror mesaje dorim s le citim offline, specificm dac dorim s vedem doar antetele (ceea ce ne va face cunoscute: subiectul, autorul i mrimea mesajelor) sau mesajele ntregi (inclusiv ataamentele) i apoi le transferm n calculator (aceasta este sincronizarea). Odat acest lucru realizat, ne putem deconecta de la Internet. Sincronizarea cu citirea antetelor ntr-un grup este mult mai rapid dect cea cu citirea mesajelor i ofer totui informaii despre discuiile curente. Cnd lucrm offline, putem marca antetele care arat interesant i apoi, la reconectare, s descrcm numai acele mesaje.

80