Auditul calitii 1.Ce este auditul?

Un audit al calitii reprezint procesul de comparare al performanelor realizate n domeniul calitii cu performane standard impuse. Esential in activitatea de audit este independena auditorului,respectiv lipsa oricrei legturi a acestuia cu procesele i structurile audiate. n contextul preocuprilor de implementare a unor sisteme ale calitii potrivit standardelor ISO 9000,auditul este considerat un instrument esenial pentru realizarea obiectivelor ntreprinderii n acest domeniu. Scopul auditului calitii este de a evalua aciunile corective necesare pentru eliminarea deficientelor i posibilitile de mbuntire a sistemului calitii ntreprinderii, a proceselor sale, a produselor i serviciilor pe care le ofer. Standardul ISO 8402 definete auditul calitii ca fiind o examinare sistematic i independent, efectuat pentru a determina dac activitile i rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziiilor prestabilite, dac aceste dispoziii sunt efectiv implementate i corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Prin auditul calitii se evalueaz: sistemul de calitate al ntreprinderii; procesele ntreprinderii; rezultatele proceselor(al produselor i al serviciilor); 2.Tipuri de audit I. n funcie de obiectul lor,exist trei tipuri de audit al calitii: auditul calitii produsului/serviciului; auditul calitii procesului; auditul sistemului calitii;

Auditul calitii produsului/serviciului Obiectivele auditului calitii produsului Auditul calitii produsului servete pentru evaluarea conformitii caracteristicilor de calitate a unui produs finit sau semifimit(componente,pri constructive)cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documentele de referin(standarde,specificaii tehnice,documente de fabricaie) Frecvena acestor audituri este menionat n Planul Calitii elaborat de Departamentul de Calitate al Organizaiei,iar programarea este facut de acelai departament.n cadrul acestui audit se iau n considerare: Procedurile sistemului de calitate; Specificaia produsului; Documentaia constructiv,de fabricaie i de utilizare a produsului; Mijloacele de munc utilizate; Metodologia auditului calitatii produsului Efectuarea unui audit al urmatoarelor etape mai importante : calitatii presupune, de regula, parcurgerea

examinarea produsului in raport cu documentele de referinta, in relatie cu procesele implicate in realizarea produsului si cu materii prime, materialele care au fost utilizate ; elaborarea raportului de neconformitatilor acestora ; examinare , cu specificarea clara a

stabilirea masurilor corective sau de imbunatatire necesare; supravegherea aplicarii masurilor corective sau de imbunatatire stabilite Auditul calitii procesului Obiectivele auditului calitatii procesului Auditul calitii procesului servete pentru evaluarea conformitii unui proces (de proiectare, producie, administrativ etc.) cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documentele de referine (proceduri i instruciuni de lucru, reete, specificaiile tehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv etc).

Metodologia auditului calitii procesului Efectuarea unui audit al calitii procesului presupune, de regul, parcurgerea urmtoarelor etape : examinarea tuturor elementelor relevante pentru calitatea procesului auditat : valabilitatea documentelor referitoare la proces (instruciuni de lucru, de inspecie, desene etc) ; capacitatea echipamentelor (maini, instalaii etc.) privind realizarea calitii cerute ; starea echipamentelor de inspecie i corectitudinea utilizrii acestora ; analizele referitoare la materiile prime, materialele prelucrate prin procesul respectiv ; rezultatele ncercrilor efectuate n cazul pieselor (componentelor) la care se aplic autocontrolul ; elaborarea unor documente intermediare, cuprinznd rezultatele examinrii elementelor menionate (liste de verificare, raport de examinare etc.); elaborarea "raportului de audit", cu specificarea clar a neconformitilor constatate; analiza neconformitilor i a cauzelor acestora; stabilirea msurilor corective sau de mbuntire necesare; pot fi fcute propuneri privind: modificarea echipamentelor utilizate n cadrul procesului respectiv; perfecionarea planificrii fabricaiei; modificarea structurii procesului de fabricaie; perfecionarea metodologiei de asigurare a calitii materiilor prime, materialelor prelucrate ; corectarea desfurrii anumitor faze ale procesului ; supravegherea aplicrii msurilor corective sau de mbuntire stabilite.

Auditul sistemelor calitii Obiectivele auditului sistemului calitii Auditurile sistemelor calitii sunt efectuate n urmtoarele scopuri principale : determinarea conformitii elementelor sistemului calitii cu cerinele specificate n documentele de referin ( standarde sau alte documente normative aplicabile); determinarea eficacitii sistemului calitii privind realizarea obiectivelor stabilite n domeniul calitii; mbuntirea sistemului calitii ntreprinderii auditate; satisfacerea unor cerine reglementare ; nregistrarea (certificare) sistemului calitii ntreprinderii auditate. Auditurile sistemului calitii se realizeaz pe baza urmtoarelor documente : standardele referitoare la sistemul calitii ; manualul calitii; procedurile sistemului calitii; procedurile operaionale; instruciuni de lucru; documentele de inspecie; specificaii tehnice; proceduri referitoare la costurile calitii etc Metodologia auditului sistemelor calitii Potrivit prevederilor sale, efectuarea unui audit al sistemului calitii presupune parcurgerea urmtoarelor etape : declanarea, pregtirea i realizarea auditului, elaborarea documentelor acestuia, ncheierea auditului i urmrirea implementarii aciunilor corective. Declanarea auditului presupune stabilirea obiectului auditului, frecvenei acestuia i examinarea preliminar (prin auditul de preevaluare).

Pregtirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit i stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfurrii auditului. Efectuarea auditului presupune parcurgerea a trei etape : reuniunea de deschidere, examinarea propiu-zis a elementelor sistemului calitii i reuniunea de ncheiere a auditului. Elaborarea i gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaz auditul sistemului calitii este raportul de audit. Continutul raportului de audit Nr.crt. 1 2 Elementele rapostului de audit Obiectivele si domeniul auditului Detalii privind :planul de audit, identitatea membrilor echipei de audit, a reprezentantilor auditatului, data efectuarii auditului, identificarea intreprinderii auditate Identificarea documentelor de referinta ale auditului Neconformitatile constatate Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitatii cu referentialul stabilit Aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului calitatii in realizarea obiectivelor Lista de difuzare a raportului de audit

3 4 5 6 7

Raportul de audit trebuie s prezinte anumite caracteristici: s fie complet fiabil,respectiv recomandrile auditorului s pun managerul n faa problemelor reale existente,pentru a cunoate situaia n fapt i msurile care trebuie luate pentru meninerea competitivitii pe pia s se citeasc uor,ceea ce nseamn c informaiile trebuie s fie clare,precise,ntrun limbaj adecvat; s reflecte aspecte semnificative ,care s trezeasc interesul managerului ntreprinderii.n acest sens,trebuie punctate msurile s fie luate pentru mbuntirea activitii,dar i pericolele care s-ar ivi prin neluarea msurilor respective.

rea auditului. Auditul se consider ncheiat atunci cnd raportul de audit a fost predat clientului. - Responsabilitatea stabilirii aciunilor corective pentru eliminarea neconformitilor identificate cu prilejul auditului, sau a cauzelor acestora,

revine ntreprinderii auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaz la identificarea neconformitilor. II.Dup scopul auditului: Audit intern; Audit extern; Auditul intern se efectueaz n numele conducerii ntreprinderii pentru a se evalua starea sistemului calitii referitoare la politica stabilit pentru calitate i la noile obiective ale ntreprinderii.De aceea,auditul intern se compar adeseori cu urechea intern a omului,care are rolul de a asigura echilibrul corpului omenesc.Auditul intern este un mijloc de mbunatire a comunicrii ntre manager,lider de echip si executand direct. Auditul extern se face de ctre client sau de ctre independent.Particularitile auditului extern fa de auditul intern: o organizaie

-se declaneaz pentru a face evaluarea iniial a unui furnizor ,cnd un client dorete stabilirea unei relaii contractuale,sau efectuarea unor verificri dup stabilirea relaiilor. - se face atunci cnd clientul indic normele care trebuie satisfcute de sistemul de calitate al furnizorului. III.n funcie de natura auditorului: audituri prim parte- este un audit intern n care organizaia solicit un audit propriu,efectuat dectre un auditor intern sau de un subcontractant i n care clientul i auditatul sunt una i aceeai organizaie; audituri secund parte -este audit extern efectuat de o organizaie ce prezint un interes n raport cu organizaia auditat,auditul fiind o parte a politicii de selecionare i de aprobare a furnizorilor si poteniali. - Desfurarea unui audit secund parte are la baz dreptul unei organizaii de a-i defini propria politic i procedurile n domeniul auditrii i al evalurii furnizorilor/subfurnizorilor si,precum i momentul i frecvena unor asemenea audituri.Oricum ele trebuie s se desfoare n baza unui program planificat ,iar rezultatele trebuie pstrate.

audituri ter parte Este efectuat de o organizaie independent,prin intermediul unor auditori angajai ai acesteia; Depind,n general,de faptul c organizaia este pregtit pentru evaluare i pentru natura schemei de certificare Sunt de doua feluri: de evaluare iniial,de evaluare complet sau de supraveghere. Este cel mai formal tip de audit din aceste trei tipuri ,iar planificarea,executarea i urmrirea aciunilor corective ntreprinse trebuie fcut ntr-o manier de nalt profesionalism.

IV.n funcie de numrul organizaiilor care particip la efectuarea unui audit ,exist: Audit simplu(cel desfurat de o singur organizaie: personal propriu-audit intern;subcontractant-audit intern,client-audit secund parte,organism de certificareaudit ter-parte); Audit comun(cel efectuat de dou sau mai multe organizaii de audit care coopereaz n auditarea n comun a unui singur auditat)

V.Din punctul de vedere al profunzimii sale se pot distinge dou niveluri de audit: un audit superficial (de suprafa) - prin acesta se intenioneaz a se stabili dac exist un sistem de management al calitii documentat i dac acesta este adecvat, aa cum el a fost proiectat. Constatarea este de natur primar i se face prin inspectarea manualului calitii i a documentelor asociate; un audit de profunzime (de conformitate) - se urmrete obinerea de dovezi obiective referitoare la respectarea procedurilor elaborate. De aceea, el va presupune examinarea nregistrrilor, observarea operaiilor i intervievarea personalului. VI.n funcie de direcia de desfurare, auditurile pot fi: verticale orizontale. Auditurile verticale sunt acele audituri n care se evalueaz o funcie a produsului sau a serviciului, n sens invers, trecndu-se prin toate procesele organizaiei. Auditurile orizontale sunt auditurile prin care se evalueaz o operaie sau o funcie innd cont de toate interfeele din interiorul unei organizaii.

Indiferent de tipul de audit efectuat, dac el nu va fi tratat n mod oficial, eficiena acestuia poate fi afectat, ceea ce va conduce la o discreditare a imaginii organizaiei auditoare. Cel mai probabil, o organizaie auditat va avea o experien n acest domeniu, dac nu prin efectuarea unor audituri interne, mcar prin auditarea ei de ctre ali clieni sau organizaii exterioare. VII.n ceea ce privete modalitatea efecturii auditului, exist dou opinii contrare: audit surpriz; audit anunat. Unii auditori consider c misiunea lor este de a-i prinde pe oameni pe picior greit, astfel nct s nu aib timp s-i fac ordine n activiti, documente etc. (cazul auditului surpriz). La polul opus, se afl opinia potrivit creia scopul unui audit este acela de a determin organizaia auditat s-i pun ordine n activitile curente, de ndat ce cunosc propriile lor nereguli. Pe aceast baz, ntr-un audit anunat se poate reduce substanial numrul aciunilor corective necesare, administrarea i urmrirea lor. Aceast opinie se bazeaz pe ideea potrivit creia dac sistemul calitii unei organizaii se caracterizeaz printr-o dezordine cronic, o notificare anterioar a auditului nu permite realizarea n timp util a tuturor aciunilor menite s o mascheze. Auditorii cei mai experimentai recomand o notificare a auditului, atta vreme ct un audit surpriz se poate solda cu o pierdere de timp datorit absenei unor persoane cheie, ntreruperii unor procese etc., toate acestea putndu-se evita printr-o consultare anterioar.

Bibliografie: 1. Badea,F.Managementul productiei(editie revizuita ),Editura ASE,Bucureti,2005 2.Ciurea,S.,Drgulescu,N.,Managementul Economic,Bucureti,1995 calitii totale,Editura

3. Stanciu,I.,Managementul calitii totale ,Editura Cartea Universitar,Bucureti,2003