INSTRUCIUNI I RECOMANDRI PRIVIND NTOCMIREA DOSARULUI CERERII DE RAMBURSARE PENTRU PROIECTELE COFINANATE N CADRUL POS MEDIU

1. INTRODUCERE Cu scopul de a preveni depunerea unor Cereri de Rambursare (CR) incomplete sau incorecte, Autoritatea de Management POS Mediu a elaborat prezentul document ce i propune s vin n sprijinul Beneficiarilor cu o serie de recomadri i clarificri privind ntocmirea Dosarului Cererii de Rambursare (DCR) a cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului pentru care s-a semnat un Contract de Finanare. Se urmrete, atfel, asigurarea unei abordri unitare i coerente privind completarea i transmiterea DCR precum i scurtarea, la minimum, a duratei de procesare a CR, pentru toi Beneficiarii proiectelor cofinanate din POS Mediu.

2. RAMBURSAREA CHELTUIELILOR
Generaliti Elaborarea Cererii de Rambursare are drept scop solicitarea de ctre Beneficiar a contravalorii cheltuielilor efectuate n baza Contractului de Finanare ncheiat cu Autoritatea de Management (AM). Acest document este nsoit de totalitatea documentelor justificative care probeaz o cheltuial efectuat n vederea rambursrii sumelor pltite contractorilor. Rambursarea cheltuielilor se realizeaz n conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare i a Contractului de Finanare semnat de Beneficar cu AM POS Mediu. Potrivit Contractului de Finanare, Beneficiarul are urmtoarele obligaii: n primul an de la semnarea contractului de ctre ambele pri, Beneficiarul va transmie minim 4 Cereri de Rambursare a cror valoare trebuie va fi egal cu cel puin 10% din valoarea total a contractelor semnate pn la acea dat. Beneficiarul va transmite la AM prima CR n 4 luni de la primirea primei trane a prefinanrii. Dac Beneficiarul nu transmite la Organismul Intermediar (OI) nicio Cerere de Rambursare care s ndeplineasc condiiile impuse, AM va putea ncepe recuperarea sumei reprezentnd prefinanarea acordat; Beneficiarul are obligaia s transmit Cereri de Rambursare ctre OI/AM n maxim 30 de zile dup efectuarea fiecrei pli ctre contractori.

Prile implicate n elaborarea CR, verificarea acesteia, autorizarea plii i efectuarea plii sumelor solicitate la rambursare sunt: Beneficiarul, Organismul Intermediar (OI) i Autoritatea de Management. Rambursarea cheltuielilor se va efectua de ctre AM n baza prevederilor legale, prin transfer direct n contul Beneficiarului, pe baza Cererilor de Rambursare naintate de ctre Beneficiar la OI i n urma verificrii acestora de ctre OI i AM. Autorizarea cheltuielilor eligibile solicitate n Cererile de Rambursare se face n urma verificrilor, de ctre OI i AM a Cererii de Rambursare i a documentelor suport prezentate de Beneficiar n Dosarul Cererii de Rambursare. Sumele aferente cheltuielilor eligibile autorizate la plat de ctre AM vor fi transferate Beneficiarului din conturile de trezorerie ale bugetului Ministerului Mediului i Pdurilor. Toate documentele care intr n componena DCR vor fi numerotate, datate i semnate, iar n cazul copiilor se va aplica tampila "conform cu originalul". La sfritul fiecrui dosar, Beneficiarul va semna i va face meniunea Acest dosar conine . pagini, numerotate de la 1 la . . Orice document emis n alt limb dect limba romn va avea ataat i traducerea acestuia. Traducerea documentului va fi realizat de ctre un traductor autorizat. Pentru ca proiectul s fie implementat conform Cererii de finanare, este necesar ca Beneficiarul s asigure sumele necesare finanrii altor cheltuieli dect cele eligibile. Beneficiarul va face dovada cheltuielii sumelor aferente categoriilor de cheltuieli altele dect cele eligibile, anual, prin ntocmirea unui Raport privind alte cheltuieli dect cele eligibile ce va fi transmis cel trziu pn pe data de 20 decembrie a fiecrui an, mpreun cu Planul financiar pe surse i ani i Planul de rambursare pe 24 de luni. Cheltuielile eligibile vor fi rambursate Beneficiarului, cu condiia respectrii prevederilor Contractului de Finanare. Rambursarea cheltuielilor eligibile se realizeaz dup efectuarea verificrilor administrative, tehnice i financiare ale Dosarului Cererii de Rambursare (Cerere de Rambursare i documente suport) de ctre OI i AM i autorizarea plilor de ctre AM.n urma acestor verificri, OI/AM poate diminua suma solicitat la rambursare de ctre Beneficiar. Suma cheltuielilor eligibile autorizate la plat de ctre AM poate fi diminuat, de asemenea, de ctre Autoritatea de Certificare i Plat, n urma verificrilor efectuate n vederea certificrii plilor. Beneficiarul are obligaia s solicite la rambursare numai cheltuielile efectiv realizate n perioada de eligibilitate a Proiectului, respectiv pli efectuate pentru care exist documente suport reale verificabile i auditabile. Beneficiarul se oblig s nu solicite la rambursare cheltuieli care au fost/sunt aferente altor proiecte finanate din alte surse de finanare naionale sau comunitare, evitnd

astfel apariia dublei finanri, sub sanciunea rezilierii contractului de finanare de ctre AM. Beneficiarul are obligaia s ntocmeasc Dosarul Cererii de Rambursare astfel: n dou exemplare pe suport de hrtie, din care un exemplar se va depune la OI, iar cellalt va rmne la Beneficiar; un exemplar (al treilea) al Dosarului Cererii de Rambursare va include formularul Cererii de Rambursare i Fia de control a documentului n original pe suport de hrtie, iar restul documentelor din Dosarul Cererii de Rambursare scanate i anexate pe suport electronic. Acest exemplar denumit DCR-AM se va depune la OI odat cu exemplarul pe suport de hrtie.

Beneficiarul are obligaia s elaboreze CR pe baza plilor efectuate ctre contractori, n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare. Efectuarea plii cheltuielilor eligibile de AM ctre Beneficiar este de maxim 55 de zile calendaristice de la data depunerii Cererii de Rambursare conforme la OI. Termenul va fi extins n cazul n care OI i/sau AM solicit Beneficiarului informaii suplimentare / clarificri / modificri ale documentelor. Dac Beneficiarul nu poate remedia erorile, sumele solicitate de Beneficiar se vor reduce prin diminuarea valorii din Cererea de Rambursare respectiv. DOSARUL CERERII DE RAMBURSARE va cuprinde: Cererea de Rambursare (original) semnat i tampilat; Facturi (copie) Ordine de plat (copie) Extrase de cont (copie) Centralizator al certificatelor i aplicaiilor de plat incluse n Cererea de Rambursare (original) Certificate de plat aferente facturilor pentru contractele de lucrri/furnizare Aplicaie de plat aferent fiecrei facturi pentru contractele de servicii, Procese verbale (copie) Rapoartele de progres aferent perioadei pentru care se face Cererea de Rambursare Balana contabil lunar distinct pe Proiect (original) Alte documente relevante (copie) pentru respectiva Cerere de Rambursare Dosarul Cererii de Rambursare trebuie s aib un opis i s fie nsoit de Fia de control a documentelor, semnat i tampilat. Pe coperta Dosarului Cererii de Rambursare se va meniona numele Beneficiarului, codul, numrul de nregistrare n SMIS, CSNR i numele Proiectului, numrul Cererii de Rambursare.

Structura Cererii de Rambursare A. CR are 9 seciuni, dup cum urmeaz: 1. Numrul CR 2. Perioada de referin 3. Tipul CR 4. Date despre Beneficiar 5. Detalii despre proiect 6. a.Detalii despre contul bancar b.Codificarea contractelor conform aplicaiei de finanare 7. Cheltuieli eligibile a. cheltuieli eligibile realizate n perioada de referin b. situaia plilor c. suma solicitat prin prezenta cerere 8. Previziuni curente cu privire la fluxul de numerar solicitat la rambursare 9. Declaraia Beneficiarului B. Anexe (documente suport) Modul de completare a CR Sumele din Cererea de Rambursare transmis de ctre Beneficiar trebuie s fie solicitate n conformitate cu Planul financiar pe surse i ani, Planul de rambursare pentru 24 luni i a Previziunilor fluxului de numerar solicitat n Cererea de Rambursare anterioar. n vederea procesrii Cererii de Rambursare de ctre OI i AM, Beneficiarul are obligaia completrii acesteia n integralitatea sa, fiind nsuit de ctre reprezentantul su legal. Beneficiarul are obligaia de a completa rubrica aferent veniturilor nete numai cu acele categorii de venituri care nu au fost incluse n analiza cost beneficiu i care ar putea genera venituri altele fa de cele prevzute n Cererea de Finanare. Beneficiarul are obligaia ca, pn la penultima Cerere de Rambursare, inclusiv, s se asigure c prefinanarea va fi recuperat integral.

Seciunea 1- Numrul CR: Numerotarea CR se face n ordine cronologic, iar data CR trebuie s coincid cu data semnrii acesteia de ctre reprezentantul legal al Beneficiarului. Seciunea 2 Perioada de referin: Trebuie s reflecte perioada aferent documentelor justificative de plat. NOTA: Este posibil suprapunerea perioadelor n dou CR. Seciunea 3- Tipul CR: Cererile de Rambursare sunt cereri intermediare, ncepnd cu prima cerere pn la penultima. Ultima Cerere de Rambursare este Cerere final.

Seciunile 4-5-6 Date despre Beneficiar, Detalii despre Proiect, Detalii despre cont: Se completeaz cu datele Beneficiarului din Contractul de Finanare. Seciunea 7 Cheltuieli eligibile a. Cheltuieli eligibile realizate n perioada de referin: Informaiile cuprinse n coloanele de la 0 la 8 sunt extrase din documentele financiare ataate CR. NOT: Coloana 1: Se recomand includerea tuturor cheltuielilor eligibile aferente unei categorii de cheltuieli n mod grupat, astfel nct aceast categorie s fie raportat o singur dat. Coloanele 1 i 4: n cadrul unei categorii, facturile aferente fiecrei cheltuieli vor fi trecute n ordinea datei de emitere. Coloana 2: la denumirea contractului se recomand utilizarea codificrii de la capitolul 6.b. Coloanele 5 i 9: se pot face confuzii ntre valoarea din factur (col. 5) i valoarea eligibil din factur (col 10), ceea ce poate duce la completarea eronat a CR Coloana 9: Este obligatoriu ca la calculul valorii eligibile s se respecte procentele din Contractul de Finanare. b. Situaia plilor Coloanele de la 0 la 2 se completeaz cu informaii din Contractul de Finanare, Anexa I 5 Coloanele de la 3 la 5 se completeaz cu date actualizate n funcie de CR completat. c. Suma solicitat prin prezenta cerere Se completeaz cu date aferente cheltuielilor eligibile defalcate pe surse de finanare. NOTA: Coloana 4 se completeaz cu valoarea contribuiei UE din care a fost dedus prefinanarea acordat (coloana 2) Seciunea 8 - Previziuni curente cu privire la fluxul de numerar solicitat la rambursare NOTA: Este necesar completarea cu date ct mai realiste n vederea asigurrii fondurilor necesare rambursrilor solicitate prin viitoarele CR. De asemenea, trebuie respectate termenele pentru modificarea graficului CR atunci cnd AM solicia acest lucru. Seciunea 9 - Declaraia Beneficiarului Reprezint declaraia pe propie rspundere ntocmit de Beneficiar i semnat de reprezentantul legal al acestuia prin care se declar c totalul cheltuielilor solicitate prin intermediul Cererii de Rambursare sunt eligibile i sunt realizate n vederea ndeplinirii scopului proiectului i n concordan cu legislaia n vigoare. Totodat, se certific faptul c documentele anexate sunt conforme, iar orice fel de informaie descoperit ca fiind incorect sau fals va atrage dup sine reinerea sumelor sau neplata acestora. B. Anexe La acest capitol se menioneaz faptul c la CR se ataeaz i a alte documente relevante (copie) pentru respectiva Cerere de Rambursare care au stat la baza efecturii plii. Not: Se vor anexa toate documentele justificative care sunt menionate in condiiile de plat, pentru fiecare tip de contract n parte, respectiv: certificate de calitate, certificate de garanie, procese verbale de recepie cantitativ / calitativ, fie de pontaj, rapoarte de activitate, state de plat, etc.

Documente suport ale Cererii de Rambursare

Completare facturi, ordine de plat i extrase de cont

Pe factur trebuie scris numele contractorului, numrul i data contractului de executare lucrri / prestare de servicii / furnizare de produse conform cruia se va face plata. Pe factura original se va aplica tampila POS Mediu. n mod obligatoriu, datele de identificare (nr. cont i banca) ale furnizorului de lucrri/servicii din factur trebuie s corespund cu cele din contractul de executare lucrri / prestare de servicii / furnizare de produse. Dac se modific contul/banca, este necesar ca Beneficiarul s transmit la AM baza legal pentru aceast modificare. Extrasul de cont emis de banc pentru Beneficiar trebuie s aib semntura i tampila bncii emitente. Extrasul de cont trebuie s aib data emiterii, precum i datele de identificare ale bncii emitente. Contul bancar i banca Beneficiarului din extrasul de cont trebuie s corespund cu cele din factur. Explicaia plii menionat n ordinul de plat trebuie s corespund cu cea din factur. Valorile menionate n extrasul de cont trebuie s se regseasc n ordinul de plat.
Centralizatorul certificatelor i aplicaiilor de plat incluse n Cererea de Rambursare

Pentru fiecare Cerere de Rambursare se va ntocmi un centralizator al certificatelor i aplicaiilor de plat emise pentru fiecare contract, n perioada aferent respectivei Cererii de Rambursare.
Certificat de plat

Certificatul de plat aferent facturii pentru fiecare contract de lucrri/furnizare va fi ntocmit pe baza situaiilor de lucrri i semnat de constructori, verificat i avizat de Inginer, aprobat de Managerul de proiect i reprezentantul Beneficiarului. Dosarul Cererii de Rambursare va fi nsoit de documentele justificative aferente certificatului de plat, respectiv situaii de lucrri, centralizator,certificate de calitate, procese verbale de predare- primire, de recepie i de punere n funciune a bunurilor achiziionate etc. dup caz, inclusiv raportul de progres al Inginerului. Toate aceste documente vor fi semnate n clar i tampilate de toate prile implicate. Ordinul de variaie poate fi inclus n Cererea de Rambursare dup ce este verificat i aprobat de Inginer (cu acordul prealabil al Beneficiarului pentru unul dintre cazurile astfel specificate n Condiiile de Contract i cu respectarea prevederilor legale n cazul modificrilor de soluie) i de asemenea, dup care este verificat i aprobat de ctre Beneficiar ef UIP.

Aplicaie de plat (fie pontaj, rapoarte de activitate, alte rapoarte)

Aplicaia de plat reprezint suma documentelor justificative care confirm ndeplinirea activitilor din cadrul contractelor de servicii. Prin documente justificative se neleg urmtoarele documente: fia de pontaj, rapoarte de activitate, alte rapoarte solicitate. Aplicaia de plat aferent fiecrei facturi din cadrul unui contract de servicii va fi ntocmit de contractor pe baza documentelor suport care au stat la baza emiterii facturii, conform prevederilor contractului respectiv i vor fi anexate acesteia, mpreun cu o Declaraie a Beneficiarului c nu a fost prejudiciat n timpul derulrii contractului de servicii i confirm c activitile desfurate de Consultant/Consultani au fost efectuate conform contractului pentru perioada respectiv, iar raportul/ rapoartele aferente acestei perioade au fost aprobate cu respectarea condiiilor contractuale. Ordinul administrativ reprezint orice instruciune sau ordin emis de ctre Managerul de Proiect al Beneficiarului i adresat Consultantului n aplicarea contractului de servicii. Cheltuielile aferente unui ordin administrativ pot fi incluse n Cererea de Rambursare numai dup aprobarea acestuia n conformitate cu condiiile contractuale.
Procese verbale

Procesele verbale pe faze determinante stabilite n cadrul acestui contract trebuie s fie elaborate conform programului i vor fi anexate, n copie, la Dosarul Cererii de Rambursare respectiv. Procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor i Procesul verbal de receptie final, ntocmite conform prevederilor legale n vigoare la data emiterii lor, vor fi anexate la Dosarul Cererii de Rambursare corespunztor fazei respective.
Balana lunar distinct pe Proiect

Balana analitic distinct pe Proiect va fi ntocmit lunar de ctre Beneficiar i va cuprinde toate operaiunile contabile aferente fiecrei activiti din cadrul Proiectului.
Completarea Raportului privind cheltuielile cu salariile

Beneficiarul va solicita la rambursare cheltuieli cu salariile, numai pentru perioada n care va nregistra progres fizic n cadrul proiectului i n perioada de referin a Cererii de Rambursare, conform Raportului de progres lunar, ntocmit de Beneficiar. Cheltuielile cu salariile se deconteaz conform actului juridic de ncadrare i proporional cu procentul prevzut n fia postului/ foaie de prezen aferent atribuiilor specifice implementrii proiectului. Cheltuielile cu salariile vor acoperi doar munca efectiv prestat, fiind excluse din aceast categorie timpul liber al salariatului (weekend, zile oficiale etc). Raportul privind cheltuielile cu salariile va fi nsoit de urmtoarele anexe:

Centralizator salarii pe fiecare lun, n original , conform formatului ataat la contractul de finanare tat salarii pe fiecare lun, n copie Fi de pontaj pe fiecare lun, n copie Documente justificative aferente plilor salariilor n copie (ordine de plat i extrase de cont avizate de banc / trezorerie)

Beneficiarul va solicita, prin includere n tabelul Cheltuieli cu salariile n perioada de referin, cu documentele suport aferente, doar cheltuielile cu salariile incluse n Cererea de Rambursare. nainte de prezentarea primei Cereri de Rambursare n care se solicit rambursarea cheltuielilor cu salariile, Beneficiarul are obligaia s prezinte la AM i OI Organigrama UIP aprobat, copii dup fiele postului aprobate, copii dup contractele de munc individuale aprobate/actul de ncadrare a funcionarului public, aferente personalului UIP, copii dup CV-urile personalului UIP. Beneficiarul are obligaia ca, ori de cte ori se modific / completeaz Organigrama, fiele postului, contractele individuale de munc, CV-urile personalului UIP, s le transmit n termen de 15 zile lucrtoare, la AM POS Mediu, anterior includerii ntr-o Cerere de Rambursare a salariilor aferente personalului nou angajat sau cu modificri / completri ale oricror documente enumerate mai sus.
Alte documente relevante pentru Cerere de Rambursare

Beneficiarul are obligaia s prezinte n Cererea de Rambursare orice document suport pentru justificarea cheltuielilor solicitate la rambursare: notificri, note, decizii, scrisori/adrese, declaraii, note de transmitere. Beneficiarul se oblig s in evidena tuturor datelor, rapoartelor, corespondenei, registrelor i documentelor contabile i a tuturor originalelor sau copiilor documentelor nsoitoare referitoare la contract, timp de 3 ani de la data nchiderii oficiale a Programului Operational Sectorial Mediu 2007-2013. Reconcilierea ntre Beneficiar AM se realizeaz astfel: pn pe data de 10 ale lunii urmtoare perioadei de raportare, Beneficiarul va transmite AM Notificarea de reconciliere contabil conform formatului ataat la contractul de finanare nsoit de fiele conturilor de disponibil, urmnd ca, pn n data de 20 a lunii respective, AM s informeze Beneficiarul cu privire la rezultatul reconciliere. n cazul n care exist diferene ntre evidenele AM i ale Beneficiarului, AM va verifica documentele existente la sediul AM sau, dup caz, va efectua o misiune de control la Beneficiar pentru identificarea aspectelor care au condus la apariia acestor diferene.