Curs 5 Resurse Umane

1. Departamentul de resurse umane

Fora de munc este fr ndoial cea mai important resurs din cadrul unei companii. Utilizarea eficient a forei de munc i posibilitile de evaluare a angajailor, realizarea optim a proceselor de recrutare, derularea unor programe adecvate pentru trainingul personalului - sunt numai cteva din atribuiile departamentului de resurse umane. Managementul resurselor umane este foarte important pentru creterea profitabilitii companiei, iar utilizarea unor sisteme informatice pentru derularea proceselor informaionale legate de resursele umane este o cerin obligatorie. Principalele atribuii ale Departamentului de Resurse Umane sunt de a: atrage, premia, nvat i angaja personal. Decizia luat de Departamentul de Resurse Umane poate afecta fiecare departament al companiei. Responsabilitile Departamentului de Resurse Umane sunt: atragerea, selectarea i angajarea noilor anjajai utiliznd informaii din CV, recomandri i interviuri; comunicarea informaiilor despre noile posturi att angajailor companiei ct i altor companii; asigurarea c angajaii au educaia, instruirea i colarizarea pentru a-i ndeplini obligaiile; utilizarea unui proces eficace pentru a analiza performanele angajailor i pentru a determina bonusurile i mririle de salarii; calcularea salariilor i beneficiilor fiecrui angajat; comunicarea schimbrilor de salariu, a beneficiilor; propunearea planurilor de management pentru schimbri n companie (expansiuni, retrageri etc.) astfel nct astfel nct angajaii competeni s fie disponibile pentru sprijinirea afacerii.

2.

Sistemele informatice n departamentul de resurse umane

Pentru a suplini un sistem profesional de management i planificare a resurselor, unele companii ncearc utilizarea unor soluii proprietare. De cele mai multe ori aceste 1 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

soluii nu reuesc s ndeplineasc toate cerinele i necesitile impuse de activitatea Departamentului de Resurse Umane. Alternativele sunt reprezentate fie de implementarea unei platforme ERP (Enterprise Resource Planning), fie de externalizarea total sau pariala a activitilor de resurse umane ctre companii specializate, care utilizeaza de asemenea sisteme de tip ERP. Implementarea unui sistem ERP se poate dovedi benefica, n condiiile n care specialitii din departamentul de Resurse Umane exploateaz potenialul acestei investiii la maxim. Soluiile ERP reuesc s faciliteze colectarea datelor, administrarea, prelucrarea i interpretarea acestora prin generarea de: liste, rapoarte, organigrame, diagrame i grafice specifice, date statistice i comparative. O utilizare eficient a unui sistem ERP poate reduce riscul de colectare a unor date eronate i poate mbunti comunicarea n cadrul companiei prin fluidizarea fluxului de informaii n dublu sens (de la Departamentul de Resurse Umane ctre angajai i n sens invers, dar i n interiorul companiei, ntre departa mentele care utilizeaza informaii privind personalul). Cele mai moderne astfel de aplicaii dispun de faciliti de acces online i de opiuni de securizare a datelor, care permit introducerea datelor de ctre salariai, i accesarea controlata a acestora de celelalte departamente interesate (spre exemplu, corespondena dintre departamentele de Resurse Umane i cel Financiar-Contabil). Din cauza volumului de date i a procedurilor legale greoaie, colectarea datelor eronate se poate perpetua, genernd un lant de costuri suplimentare nejustificate pentru companie continuarea acordarii recompenselor financiare pentru angajatii care au ncetat raporturile de munc. Avantajele utilizrii sistemelor informatizate n activitatea Departamentului de Resurse Umane: eficiena costurilor; gestionarea riscului procedural; controlul erorilor de colectare a datelor; accesibilitatea datelor; obinerea informaiei prelucrate n rapoarte specifice; mbuntirea comunicrii ntre departamente; diminuarea volumului de documente; reducerea timpului alocat activitii administrative; meninerea unui climat favorabil unor performane profesionale pentru angajai.

Un beneficiu indirect, dar la fel de important pentru salariaii companiei este crearea unui climat de ncredere si moralitate. Respectarea normelor privind confidenialitatea datelor personale, modul si scopurile n care acestea sunt utilizate, ntr-un cuvnt asigurarea securitatii datelor referitoare la angajai este o necesitate. Prin faptul c aceste date sunt stocate ntr-un sistem securizat i cu acces controlat, angajatul beneficiaz de climatul propice pentru a-i concentra atenia asupra propriilor obiective profesionale. 2 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

Acelasi efect indirect l are i nlaturarea erorilor i mbuntirea comunicrii, graie experienei specialitilor i cu ajutorul suportului informatic de care dispun.

3.

Procesul de recrutare

Metoda clasic de management al personalului se bazeaz pe stocarea informaiilor pe hrtie i pe sistemul manual de ndosariere. Acest mod de stocare a informaiilor creaz probleme din cauza lipsei de disponibilitate si a unui proces de analiz necesar, destul de greoi. Activitile de recrutare angajare i integrare, desfurate de Departamentul de Resurse Umane ar fi mai eficiente dac s-ar dispune de un sistem integrat de gestiune a datelor. Problemele apar din cauza numarului mare de activiti ce trebuie desfurate ntrun departament de resurse umane dar i din cauza lipsei de comunicare ntre departamentele unei companii. Exemple: Un departament are nevoie de un nou angajat: eful de departament comunic postul vacant departamentului de resurse umane completnd un formular cu postul vacant descriind postul , tipul (temporar, part time , full time) i data din care este disponibil postul. Departamentul de Resurse Umane preia informaia, verific postul ce trebuie ocupat i primete aprobarea final de la preedintele companiei pentru a ncepe procesul de recrutare. De obicei postul este publicat intern , pentru ca angajaii interni s aib posibilitatea de a aplica pentru post. Dac nici un angajat nu dorete sau nu este acceptat, atunci postul este publicat extern. Un numar mare de probleme pot s apar n procesul de recrutare ca de exemplu: descrierea calificrilor necesare pentru post pot fi incomplete sau inexacte deoarece managerul este grbit sau nu este ntiinat de toate funciile necesare pentru post sau deoarece acesta consider c toi angajaii trebuie s aib nite calificri de baz. Dac formularul postului disponibil este pierdut sau nu este completat corect, Departamentul de Resurse Umane nu va ti c postul este disponibil iar managerul presupune c formularul este n procesare, acest lucru crend confuzii ntre departamente. Evident aceast problem va aprea frecvent atta timp ct informaiile despre post vor circula pe hrtie. Dac se folosete un sistem de informaii integrat , informaiile despre post vor fi disponibile imediat i mai uor de monitorizat. Pierderea unui bun candidat: postul disponibil poate fi publicat pe s ite-uri de recrutare sau pe site-ul companiei care face angajarea , n ziare locale sau naionale. O companie mare are zeci de posturi cu specializri diferite i primete zeci de aplicri (CV-uri) n fiecare zi. Departamentul de Resurse Umane trebuie s sorteze i s vizualizeze toate 3 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

aplicrile conform descrierii postului. Dac CV-ul unui inginer ajunge n mod accidental cu CV-ul candidailor de la departamentul de contabilitate, greeala poate nu este descoperit la timp, iar inginerul nu este inclus n procesul de selecie. In acest caz se poate ntmpla ca un bun inginer s nu fie angajat.

4.

Procesul de intervievare si angajare

Departamentul cu cererea pentru un nou angajat creaz o list scurt cu candidaii pentru acel post selectnd trei aplicani, bazndu-se pe informaiile primite de la Resurse Umane. Cei de la Resurse Umane contacteaz candidaii de pe acea list, programeaz interviurile i creeaz cte un dosar pentru fiecare candidat. Dosarul candidatului include un formular care indic momentul n care a fost primit aplicarea, postul sau posturile pentru care a aplicat candidatul i data i ora fiecrui interviu. Dac este pentru a doua oar cnd un candidat aplic pentru un post n companie, formularul indic starea curent a candidatului: dac acesta a fost intervievat i respins, dac el a refuzat oferta postului i aa mai departe. Dac un candidat accept oferta de interviu, Departamentul de Resurse Umane se ocup cu aranjamentele pentru candidat, incluznd aici modaliti de cltorie i un program al activitilor din cadrul interviului. Un reprezentant al Departamentului de Resures Umane va realiza un interviu ce include ntrebri relevante care s scoat n eviden experiena candidatului i ntrebri relevante pentru poziia pentru care a aplicat. Managerul departamentului n care este postul vacant deasemenea intervieveaz candidatul. Pentru posturi de conducere candidatul este intervievat de plant manager i de preedintele companiei. Dup procesul iniial de intervievare, Departamentul de Resurese Umane actualizeaz dosarul i indic dac acest candidat poate fi angajat. n unele cazuri, un al doilea interviu este programat. Dac exist un cadidat acceptabil, reprezentantul Departamentului de Resurese Umane i propune acestui candidat o ofert de angajare prin intermediul telefonului. Dac se accept aceast ofert, este trimis o ofert scris pe care candidatul trebuie s o semneze i s o returneze. ndat ce candidatul accept formal oferta scris, dosarul lui este nc o dat actualizat, indicnd faptul c acesta a acceptat oferta i va ncepe lucrul n cadrul companiei la data specificat. Multe din problemele unei companii n ceea ce privete procesul de intervievare i angajare sunt legate de fluxul de informaii i comunicare. Este necesar un sistem software de tip calendar , care s ofere celor de la Departamentul de Resurese Umane, orarul unui ef de departament pentru a afla cnd acesta este disponibil pentru a intervieva un candidat. Un calendar de ntlniri de grup (disponibil in SAP) permite utilizatorilor s verifice calendarul altor persoane pentru a programa ntlnirile. Cei de la Departamentul de Resurse Umane trebuie s coordoneze programul candidailor cu cel al angajailor companiei.Dac 4 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

acest lucru este fcut prin email sau telefon, procesul poate dura zile sau chiar sptmni pentru a programa un interviu. O alt problem apare dup ce interviurile s-au incheiat. Pentru a strnge informaiile i prerile tuturor prilor implicate i clasificarea candidailor este nevoie de timp i poate de mai multe ntlniri. De multe ori se ntmpl ca un candidat s se angajeze la o alt firm datorit ntrzierilor din procesul de intervievare i angajare. Dup ce angajatul accept postul compania angajeaz o firm de consultan care verific nc o dat informaiile despre candidat i s nu aibe cazier. Firma verific i calificrile speciale ale candidatului din surse externe, dac informaiile sunt pozitive acestea sunt trecute n dosarul candidatului i oferta de post ramne valabil.

5.

ndatoririle Departamentului de Resurse Umane dup angajare

Departamentul de Resurse Umane are responsabiliti care continu dup angajarea i nceperea serviciului de ctre un angajat. Departamentul de Resurse Umane trebuie s menin o linie continu de comunicare cu angajatul i supervizorul pentru a se asigura c angajatul d randament. Companiile mai mari pot avea probleme cu evaluarea noilor i vechilor angajai. Supervizorul face o evaluare iniial i o revizuiete mpreun cu angajatul. Dup revizuire, supervizorul poate actualiza evaluarea, pe care i el i angajatul o semneaz. Angajatul poate trimite un rspuns scris pentru acea revizuire, enumernd eventuale nentelegeri sau explicaii. Pachetul complet este trimis Departamentului de Resurse Umane. Aceste dosare sunt foarte importante, cnd un angajat trebuie concediat compania are nevoie de suficient documentaie pentru a demostra corectitudinea concedierii, altfel angajatul poate da n judecat compania pentru concediere nendreptit. Este dificil s administrezi toate datele de evaluare personal. Este dificil pentru cei din Departamentul de Resurse Umane s identifice problemele cu un angajat i s ia deciziile corecte (consultarea sau tranferul dac este cazul) nainte ca problema s duc la concedierea angajatului. ntr-un sistem bazat pe hrtii, dosarul unui angajat poate fi vzut de o singur persoan la un moment dat i este posibil ca dosarul s se piard temporar sau permanent. Un alt cost care este greu de evaluat este istoria postului unui angajat, care este pierdut cnd acesta prsete compania. Cifra de afaceri pentru un angajat poate fi o problem important pentru companie. n 2002 Societatea pentru Managementul Resurselor Umane declara c preul angajrii unui candidat poate atinge suma de 70.000 de dolari. Aceast cifr reprezint att costul direct al

5 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

angajrii dar i pierderile care se petrec n primul an al angajatului. n timp ce noii angajai nva noile sarcini, ali angajai trebuie s i ia din timpul lor pentru ai pregti. Un alt cost care este greu de cntrit este reprezentat de cunotinele unui angajat despre postul respectiv, care sunt pierdute n momentul n care el prsete compania. De exemplu , dac un manager de achiziii prsete compania, atunci toate cunotinele despre relaiile cu furnizorii sunt pierdute. Compania are un contract semnat cu furnizorl, dar detaliile negocierii care au dus la contract pot s nu fie trecute n documente. Astfel de detalii pot fi cruciale n succesul negocierii urmtorului contract. Managerul poate s aibe relaii bune cu furnizorul i tie pe cine s contacteze cnd sunt probleme. Aceste cerine nu sunt specificate n cerinele postului de manager de achiziii, dar apar n timp. Cifra de afaceri a unui angajat este n strns legatur cu satisfacia si compensaiile postului. Dac angajatul are un post care i ofer satisfacie i e bine pltit, este puin probabil ca acesta s prseasc locul de munc. Departamentul de Resurse Umane poate ajuta la meninerea unui mediu plcut de munc prin diferite metode, cum ar fi susinerea unor programe de pregtire pentru supervizori i manageri, chestionare periodice cu privire la starea de spirit a angajailor, etc. Un alt rol important al Departamentului de Resurse Umane este s se asigure c nivelele de compensaie sunt competitive i aplicate corect tuturor angajailor. Cu un sistem ERP intergrat compania poate stoca informaiile despre angajai electronic, eliminnd lucrul cu hrtii i dosare care fac recuperarea datelor s fie dificil. Un bun sistem informatic permite ca toate informaiile relevante pentru un angajat s fie gsite n cteva secunde. Un sistem informatic integrat este o component cheie n acest proces. Modulul SAP ERP HUMAN RESOURCES are mai multe opiuni pentru administrarea rolurilor i responsabilitilor companiei, informaiilor personale ale angajailor, a organizrii timpului: managementul vacanelor, trainingul angajailor, salarizarea , etc. SAP ERP face distincie ntre sarcin, post i angajat. n SAP un angajat este o persoan care ntreprinde sarcini ce pot fi alocate unui post care este o descriere generalizat a responsabilitilor unui angajat sau a poziiei specifice pe care o persoan individual o deine. Asistentul administrativ primete mai multe sarcini ca de exemplu: programarea concediilor, calculul salariilor, a contribuiilor la stat, pregtirea raportului de buget lunar pe departamente etc. Acestea sunt cerine general valabile pentru un asistent administrativ, indiferent dac postul este n marketing, producie, inginerie sau alt departament. Sarcinile unui asistent administrativ pot fi definite n SAP. Un asistent administrativ n marketing poate avea responsabiliti diferite de un asistent administrativ n contabilitate. Responsabiliti adiionale pot fi adugate la o poziie de asistent manager pentru a se potrivi cerinelor companiei respective. 6 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

6.

Managementul timpului

Managementul timpului este esenial pentru procesele de resurse umane, cum ar fi calcularea venitului brut sau managementul conturilor n timp. Cu ajutorul capabilitilor oferite de ctre SAP ERP HCM (Fig. 1.1), informaiile privind timpul de lucru sunt stocate o singur dat i refolosite n diferite procese cum ar fi: monitorizarea costurilor personalului; documentarea progreselor n cadrul proiectelor; nregistrarea serviciilor executate de angajai externi.

Angajaii pltii cu ora trebuie s nregistreze timpul n care lucreaz pentru a putea fi pltii. Angajaii salariai nu sunt pltii n funcie de orele lucrate, dar timpul lor trebuie deasemenea s fie reinut. Pentru cheltuielile firmei, este important sa consideri timpul unui angajat ca fiind cost (la fel ca i costurile de proiect ) i fiecare or nelucrat trebuie trecut ca i concediu sau absen. Modulul SAP ERP utilizeaz Cross Application Time Sheets (CATS) pentru a nregistra timpul de lucru al unui angajat i ofer datele unor aplicaii precum: SAP Controlling pentru costul managementului; SAP Payroll pentru a determina salariul unui angajat; SAP Production Planning pentru a determina dac exist destul lucru pentru a suporta planurile de producie.

Fig.1.1. SAP EchoHub Time Sheet Recording. 7 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

7.

Plile salariilor

Efectuarea plilor este probabil cea mai importanta sarcin a Departamentului de Resurse Umane. Angajaii trebuie pltii corect i la timp. Fr un management al procesului de pli, angajaii pot s nu fie pltii pentru toate orele lucrate sau nu cu suma corect sau pot aprea greeli n calcularea taxelor. Cele dou aspecte importante ale procesului de determinare a plilor unui angajat sunt calcularea salariului i determinarea deducerilor de salar fixe i voluntare. Salariul unui angajat include: salariul de baz, bonusuri, ore suplimentare, plat n caz de boal, concediul legal etc. Deducerile fixe i voluntare cuprind taxele (fondul de omaj, santate), mprumuturi pentru companie etc. Determinarea corect a salariului unui angajat necesit date exacte i calcularea corect a salariului i deducerilor. Procesul de determinare a salariilor fiecrui angajat este denumit proces de pli. n acest proces, SAP ERP analizeaz datele de intrare i noteaz discrepanele intr-un jurnal de erori. Angajaii care calculeaz salariile analizeaz jurnalul de erori, fac schimbrile necesare i repet calculul salariilor pn cnd nu se nregistreaz nici o eroare. Fig. 1.2. prezint un exemplu de ecran care permite calculul salariului unui angajat.

Fig. 1.2. Payroll SB 2007. 8 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

8.

Managementul cltoriilor

Companiile pot cheltui o sum mare de bani pe cltoriile unui angajat, iar administrarea cltoriilor i costurilor acestora este o sarcin important. O cerere de cltorie care poate veni din partea angajatului sau a managerului angajatului este primul pas n procesul de administrare a cltoriilor. Cererea de cltorie necesit de obicei aprobarea managerului, aprobare care depinde de durata i locaia cltoriei. Dup ce managerul a aprobat cltoria o rezervare trebuie fcut. Costurile de zbor, cazarea la hotel, nchirierea unei maini pot varia mult, de aceea companiile cer angajailor s fac rezervare la o agenie de turism oarecare sau la cea cu care au contract. Angajaii trebuie s pstreze chitanele pentru a ntocmi un raport de cheltuieli i pentru a fi decontate. SAP ERP Travel Management uureaz acest proces stocnd datele despre cltoriile fiecrui angajat, inclusiv hotelurile, zborurile, mainile nchiriate, ncadrarea n suma alocat.

9.

Training si dezvoltare

Modulul SAP ERP de dezvoltarea personal cuprinde planificarea i implementarea evoluiei i trainningurile unui angajat. Angajaii nu vor fi productivi fr o continu dezvoltare i nvare. Multe posturi necesit certificri ce trebuie actualizate, iar nvarea continu e necesar pentru recertificare. n sistemul SAP ERP, dezvoltarea angajatului e dat de calificri i cerine.Cerinele sunt abiliti asociate cu un post n timp ce calificrile sunt abiliti asociate cu un anumit angajat. Cerinele si calificrile se refer la acelai concept din perspective diferite. Acest lucru permite unui manager s compare calificrile angajatului cu cerinele postului la care acesta aspir.Aceast comparaie i d managerului posibilitatea de a identifica lacune i a planifica dezvoltri i trainninguri pentru a le acoperi. Unul din cele mai importante motive pentru managementul de dezvoltare si training a angajatului este planul de succesiune.Planul de succesiune subliniaz strategia de nlocuire a unui angajat cheie cnd acesta prsete compania. Career and Succesion Planning Company din SAP ERP HR, permite celor de la Departamentul de Resurse Umane s creeze i s implementeze un plan de succesiune. Companiile l utilizeaz pentru a gsi oameni care s ocupe posturile vacante.

9 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane

Referine bibliografice
Concepts in Enterprise Resource Planning -Third edition - Ellen F.Monk , Bret J. Wagner http://www.sap.com/solutions/businesssuite/erp/hcm/pdf/HCM_Time_Management.pdf http://www.info-man.ase.ro/sinteza_ehr.pdf http://wiki.sdn.sap.com/wiki http://www.filebuzz.com http://www.hrworld.com/features/top-hr-modules-erp-062608/ http://www.exforsys.com/tutorials/erp/erp-human-resources-the-key-forsuccess.html

10 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Resurse Umane