Sunteți pe pagina 1din 249

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIAR - CONTABIL

COLECTIV DE REDACIE GHITA MARCEL Sef Serviciu pentru Strategie i Metodologie General CALOT GEORGE VOINEA DANIEL Auditori asisteni Ghid practic privind derularea misiunii de audit intern pentru Activitatea financiar contabil, realizat n conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern i Normelor generale pentru exercitarea auditului public intern aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificrile si completrile ulterioare. AVIZAT SPRNCEAN MIHAI

Director general UCAAPI


Eventualele sugestii pot fi transmise pe adresa UCAAPI sau pe e-mail: marcel.ghita@mfinante.ro, george.calota@mfinante.ro, voinea.daniel@mfinante.ro

BUCURESTI 2007

CUVNT NAINTE

Ghidul de audit intern privind Activitatea financiar-contabil reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea etapelor specifice, a procedurilor i elaborarea documentelor de lucru, ntr-o maniera didactica. Ghidul se adreseaz auditorilor interni i, n acelai timp, reprezint suportul pentru realizarea propriilor ghiduri practice, funcie de specificul fiecrei entiti. Elaborarea ghidului are la baza prevederile art. 8 lit. c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern referitoare la dezvoltarea si implementarea unor proceduri si metodologii uniforme, bazate pe standardele de bun practic internaionale n domeniul auditului intern. n conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, care reprezint Manualul de audit intern, misiunea are drept scop evaluarea sistemului de management si control intern al entitii, urmrind transparena n actul managerial, conformitatea cu cadrul normativ i regularitatea cu cadrul procedural. Realizarea ghidului practic privind Activitatea financiar-contabil presupune parcurgerea procedurilor si documentelor specifice activitii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate prin normele generale astfel: - n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevzute de normele generale si s-au adus clarificri, in special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, respectiv: succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere al riscurilor i clasarea acestora n mari, medii i mici, ierarhizarea riscurilor pentru stabilirea punctelor tari i a punctelor slabe, n vederea finalizrii listei obiectelor auditabile, care va reprezenta tematica misiunii de audit intern pe care se va concentra testarea pe teren, etap care se materializeaz n elaborarea Programului interveniei la faa locului. - n etapa de intervenie la faa locului se realizeaz colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora prin testarea propriu-zis pe teren a obiectelor auditabile stabilite prin Programul interveniei la faa locului, prin utilizarea intervievrii personalului auditat, verificarea nregistrrilor contabile, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne, realizarea diferitelor testri, care se materializeaz n chestionare de control intern pentru constituirea eantioanelor, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri si note de relaii, documente care vor constitui probe de audit i vor reprezenta baza ntocmirii FIAP-urilor si FCRI-urilor, care vor fi incluse in raport. - n etapa de elaborare a Raportului de audit intern se urmrete structurarea acestuia pe Tematica in detaliu a misiunii de audit obinuta in procedura de Analiza
1

riscurilor si transferarea FIAP-urilor si FCRI-urilor, ntr-o manier standardizat, pentru a facilita utilizarea acestuia de ctre managementul general i managementul de linie. - n etapa de urmrire a recomandrilor ne asigurm c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern vor fi implementate ntocmai i la termenele stabilite i a faptului c managementul a evaluat riscul neimplementrii acestora. De asemenea, n afara documentelor stabilite de normele generale am prezentat att modele de documente pentru evaluarea intern i evaluarea extern a activitii de audit intern, ct i modele pentru evaluarea activitii auditorilor interni de ctre reprezentanii entitii auditate. Obiectivele misiunii de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, stabilite prin Planul anual de audit intern au fost urmtoarele: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea bilanului contabil 5. Elaborarea contului de execuie bugetar 6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management 7. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv propriu 8. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 9. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile n continuare, prezentm desfurarea misiunii de audit intern pentru Activitatea financiar-contabil, structurat pe etapele, procedurile i documentele din normele generale, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit intern din cadrul acestora. Colectivul de redacie mulumete dnei. Camelia Burcea, eful structurii de audit din cadrul Ministerului Afacerilor Externe i de asemenea dlui. Ctlin Petrescu, auditor superior, pentru participarea n etapa iniial de elaborare a ghidului.

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern Nr. 12/17.07.2006 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2006, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 15.07.2006 31.10.2006. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate. 2. Conducerea contabilitii. 3. Conducerea activitii financiare. 4. Elaborarea bilanului contabil. 5. Elaborarea contului de execuie bugetar. 6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management. 7. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv. 8. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil. 9. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: tefnescu Ileana, auditor superior, coordonator Petrescu Maria, auditor superior

Director Direcia de Audit Intern,


Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: tefnescu Ileana Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 17.07.2006
DA NU X X X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern, tefnescu Ileana

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Petrescu Maria Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 17.07.2006
DA NU X X X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern, Petrescu Maria

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern Nr. 35 / 17.07.2006

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

Direcia de Buget i Contabilitate Intern Direcia de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Ion Marinescu

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2006, urmeaz ca n perioada 17.07.2006 31.10.2006 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2005 - 30.06.2006 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: - prezentarea auditorilor; - prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; - discutarea programului interveniei la faa locului; - stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; - alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.
6

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamna tefnescu Ileana, auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe eful compartimentului de audit intern. Cu deosebit consideraie,

Director Direcia de Audit Public Intern, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion

Data: 09.07.2006 Data: 20.07.2006

COLECTAREA INFORMATIILOR DA Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile X structurii auditate Obinerea organigramei X Obinerea Regulamentului de organizare si X funcionare Obinerea fiselor posturilor X Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil X Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii X NU X X Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern OBSERVATII

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2005.-30.06.2006 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 09.07.2006 Data: 20.07.2006

Nr. crt.
1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ

Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observaii

2.

Nr. crt.
3.

Obiective
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor si taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ
- Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005 - Legea nr. 82/1991 republicat; - Legea nr. 500/2002; - Legea nr. 353/2005; - OMFP nr. 1917/2005 - OMFP nr. 1952/2005; - OMFP nr. 95/2005; - OMFP 1917/2005 - Legea nr. 82/1991 republicat; - OMF nr. 616/2000 - OMFP nr. 946/2005 - OMFP nr. 522/2003; - O.G nr.119/1999;

Observaii

4.

ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

17. nchiderea execuiei bugetare anuale 18. Regularizarea cu bugetul consolidat 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil 20. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform clasificaiei bugetare 21. Preluarea plilor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie bugetar 22. Elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar 23. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar 24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiarcontabil 25. Cadrul de reglementare al CFP 26. Nominalizarea/retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza de CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei de CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza de CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii de CFP

5.

ELABORAREA CONTULUI DE EXECUIE BUGETAR

6.

7.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

10

Nr. crt.
8.

Obiective
FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR- CONTABIL

Obiecte auditabile
30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic 32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 33. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic financiarcontabil 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 36. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor 37. Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de arhivare

Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004

Observaii

9.

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - Legea nr. 16/1996 - Legea nr. 358/2002 - OMFP nr. 1850/2004

NOT: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 39 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.

11

Procedura - P05: Analiza riscurilor ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt.
1.

Activitatea financiar-contabil 01.01.2005 - 30.06.2006 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal

Data: 21.07.2006 Data: 21.07.2006 Riscuri semnificative


1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Observaii

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

12

Nr. crt.
2.

Obiective
CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile
4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

Riscuri semnificative
11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor

Observaii

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

13

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor

Observaii

7. Contabilitatea trezoreriei

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

14

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc.

Observaii

10. Contabilitatea transferurilor

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

15

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
12. ntocmirea balanelor de verificare

Riscuri semnificative
53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Observaii

13. Evidena tehnic-operativ

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare 72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 75. Nerealizarea decontrilor interne 76. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 82. Lipsa documentelor justificative pentru rectificarea bugetar 83. Nestabilirea influenelor financiare asupra bugetului, din diferite acte normative, pe structura clasificaiei bugetare

Observaii

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare


4.

ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

17. nchiderea execuiei bugetare anuale

18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil

5.

ELABORAREA CONTULUI 20. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform DE EXECUIE clasificaiei bugetare BUGETAR

17

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
21. Preluarea plilor din fiele sintetice n contul de execuie bugetar

Riscuri semnificative

Observaii

6.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

7.

ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

84. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea contului de execuie bugetar 85. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a contului de execuie bugetar 86. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie bugetar 22. Elaborarea anexelor la contul de 87. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar execuie bugetar 88. Nerespectarea corelaiilor de baz ntre contul de execuie bugetar i anexe 89. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a anexelor la contul de execuie bugetar 23. Sistemul raportrilor financiar- 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind contabile, cu excepia bilanului organizarea sistemului de raportare a datelor financiarcontabil i a contului de execuie contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de bugetar execuie bugetar 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiar-contabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiarcontabile ctre management 24. Asigurarea exactitii sistemului 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile de raportare financiar-contabil 94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 25. Cadrul de reglementare al CFP 95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 18

26. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care acord

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
viza CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiarcontabil 31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic

Riscuri semnificative
99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 105. Raportarea unor date incomplete sau nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare 107. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 114. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 116. Acces neautorizat la informaiile financiar-contabile din baza de date 117. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces

Observaii

8.

FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL

32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 33. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)

19

Nr. crt.
9.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
118. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 119. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile 120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 122. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii 124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiarcontabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale

Observaii

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE

35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil 36. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 37. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de arhivare

NOT:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 39 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 125 de riscuri.

20

ENTITATEA PUBLICA Direcia de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat:
Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Activitatea financiar-contabil 01.01.2005 - 30.06.2006 tefnescu Ileana / Petrescu Maria


Miulescu Ion

Data: 21.07.2006 Data: 21.07.2006

Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

21

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005-30.06.2006 ntocmit: Petrescu Maria/tefnescu Ileana Avizat: Miulescu Ion ACTIVITATEA DE AUDIT
1. Organizarea registrelor de contabilitate
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. formatului? al

Data: 20.07.2006 Data: 20.07.2006 DA X X X X X X X X X X


Cadrul normativ Registruljurnal Testare

NU

OBS
Cadrul normativ

2. Organizarea contabilitii
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz?

X X X X X X X X X

Nu n totalitate Cadrul normativ

Testare

Testare 22

ACTIVITATEA DE AUDIT
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn a lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile?

DA X X

NU X X

OBS
Cadrul normativ

X X X X X X X X X X X X X X

Cadrul normativ Testare Testare

Testare

3. Conducerea activitii financiare


- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile? Cadrul normativ

Testare

X X X X X X

Testare

4. nchiderea bilanului contabil


- exist un sistem de proceduri care s reglementeze elaborarea bilanului contabil? Norme metodologice privind nchiderea bilanului contabil

- procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor?

X X
23

ACTIVITATEA DE AUDIT - procedurile de lucru existente conin termene precise privind


elaborarea i ntocmirea bilanului contabil? - dac da aceste termene au fost respectate? - exist un program anual de formare profesional? - exist un program informatic care asist personalul la elaborarea bilanului contabil?

DA X X X X

NU

OBS

Testare

5. Elaborarea contului de execuie bugetar


- exist un sistem de proceduri care s reglementeze execuia bugetar? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile specifice se gsesc n fiele posturilor? - exist un sistem de control al modului cum sunt realizate aceste atribuii?

X X X X

Cadrul normativ

6. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management


- exist un sistem de proceduri referitoare la monitorizarea informaiilor financiar contabile? - dac da, v rugm s ni-l furnizai? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - exist un personal responsabil cu activitatea de monitorizare a informaiilor financiar-contabile? - exist un sistem de indicatori pe baza crora s luai decizii? - acest sistem v ajut n luarea deciziilor?

X X X X X X X X X X X X X X X
24 Manuale de utilizare Testare Testare

7. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv


- exist un sistem general de norme i de proceduri referitoare controlul financiar? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - dac da personalul cu atribuii specifice cunoate reglementrile din domeniu? - exist lista activitilor supuse controlului financiar preventiv propriu? Avei elaborate proceduri pentru activitile specifice entitii? - exist un sistem de recrutare a personalului mputernicit s acorde viz de control financiar preventive ? - exist aceast activitate cuprins, n cadrul programului anual de formare profesional?

8. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil


- exist un sistem general de norme i de proceduri referitoare sistemul financiar-contabil? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor?

ACTIVITATEA DE AUDIT
- exist o analiz privind necesarul de hard i soft pentru sistemul informatic financiar-contabil? - dac da, v rugm s ne prezentai un exemplar - exist personal in compartimentul IT care s aib pregtire n domeniul financiar-contabil? - aplicaiile soft au fost solicitate de compartimentele financiar i/sau contabilitate? - dac da v rugm s ne prezentai necesarul elaborat de compartimentele financiar i/sau contabilitate - exist instruciuni privind ntreinerea i utilizarea programelor informatice? - exist proceduri privind stocarea, recuperarea i arhivarea bazelor de date? - existena unui sistem de proceduri privind protecia datelor? - existena unui sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem? - avei o persoan desemnat care are ca sarcin de serviciu modificarea periodic a parolelor de acces? - exist un calendar privind modificarea periodic a parolelor de acces? - exist o situaie cu datele cnd s-au modificat parolele de acces? - sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperii curentului electric? - exist personal responsabil de aceast activitate?

DA X X X X X

NU

OBS

X X X X X
Testare

Testare

X X X X X X X X X X X X
Cadrul normativ

9. Arhivarea documentelor financiar-contabile


- avei un sistem de proceduri privind organizarea arhivrii documentelor? - exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitii de financiar-contabile? - persoanele respective au experiena i pregtirea necesar? - exist un program anual de formare profesional? - exist proceduri scrise i formalizate privind arhivarea documentelor financiar-contabile? - dac da v rog s ne furnizai un exemplar - exist spaiu special destinat pentru organizarea Compartimentului de arhivare a documentelor? - exist un program la nivelul entitii privind ntreinerea i reparaiile spaiilor destinate arhivrii?

Da, dar nu sunt formalizate Testare

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.
25

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion

Data: 24.07.2006 Data: 24.07.2006


Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Nr. crt.
1.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctajul total

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal

2. Registrul-inventar

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registruluiinventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar

0,5 0,5 0,5

3 2 3

0,3 0,3 0,3

1 1 2

0,2 0,2 0,2

3 2 2

2,4 1,7 2,5

0,5 0,5 0,5

3 1 3

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

3 1 3

2,4 1,0 2,4

26

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

3. Cartea Mare

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

7. Neactualizarea sistematic a Registruluiinventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 2 3 1

1,7 2,4 2,0 2,2 1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

1,6

0,5

0,3

0,2

2,2

27

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

28

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

7. Contabilitatea trezoreriei

23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei

0,5 0,5 0,5

3 2 1

0,3 0,3 0,3

1 1 2

0,2 0,2 0,2

3 2 2

2,4 1,7 1,5

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5 0,5 0,5 0,5

3 1 3 3

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 3 2

2,2 1,5 2,4 2,5

29

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

10. Contabilitatea transferurilor

33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 3 1 1 2 1 2 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1 1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 3 1 1 2 1 1 1 1

1,5 2,4 1,0 1,0 1,7 1,0 1,5 1,0 1,5

30

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare

0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 1 2

1,7 2,2 1,0 1,2

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5 0,5 0,5 0,5

1 2 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2

3 3 3 1

1,4 1,9 2,7 1,6

31

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 13. Evidena tehnic58. Inexistena unui sistem privind evidena operativ tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 14. Activitatea de 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii plat/ncasare a datoriilor, privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 3 1 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 1 2 1 2 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 2 1 3 3 2

1,5 1,0 2,5 1,0 2,2 1,9 2,2

0,5 0,5 0,5 0,5

1 3 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2

1 2 1 1

1,0 2,5 1,8 1,5

32

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare


4.

ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

17. nchiderea execuiei bugetare anuale

65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare 72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil)

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 1 3 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 2 1 2

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 1 1 2

1,5 1,7 2,3 1,0 1,5

0,5

0,3

0,2

1,3

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,0

33

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

75. Nerealizarea decontrilor interne 18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil 76. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 82. Lipsa documentelor justificative pentru rectificarea bugetar 83. Nestabilirea influenelor financiare asupra bugetului, din diferite acte normative, pe structura clasificaiei bugetare 84. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea contului de execuie bugetar 85. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a contului de execuie bugetar

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

1 2 1 1 2 1 2 2 2 1 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 2 1 2 1 3 1 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1

1,0 1,5 1,5 1,0 1,8 1,0 2,1 1,5 1,5 1,3 1,0

5.

ELABORAREA CONTULUI DE EXECUIE BUGETAR

20. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform clasificaiei bugetare 21. Preluarea plilor din fiele sintetice n contul de execuie bugetar

34

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

22. Elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar

6.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

23. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar

24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil

86. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie bugetar 87. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar 88. Nerespectarea corelaiilor de baz ntre contul de execuie bugetar i anexe 89. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a anexelor la contul de execuie bugetar 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiarcontabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiarcontabile 94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate

0,5

0,3

0,2

1,0

0,5 0,5 0,5

1 2 1

0,3 0,3 0,3

2 1 1

0,2 0,2 0,2

2 1 2

1,5 1,5 1,2

0,5

0,3

0,2

1,4

0,5 0,5 0,5

1 1 3

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

1 1 2

1,0 1,0 2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

35

Nr. crt.
7.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

25. Cadrul de reglementare al CFP

26. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea persoanelor care acord viza CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiar-contabil

95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP 99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 105. Raportarea unor date incomplete sau nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare 107. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 2 1 1 1 1 2 1 3 1 1 2

2,5 1,5 1,7 1,0 1,0 1,3 1,3 1,2 1,5 1,4 1,0 1,5 1,7

8.

FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC

36

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

FINANCIARCONTABIL

31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic

32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 33. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)

108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare 109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic 114. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 116. Acces neautorizat la informaiile financiarcontabile din baza de date 117. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 118. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

1 3

1,5 2,4

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 2 2 1 1 2 3 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 2 1 1 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 1 2 1 2 3 3 2

1,7 1,5 1,5 2,0 1,0 1,2 1,9 2,7 1,7

37

Nr. crt.
9.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 36. Desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor

119. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile


0,5 2 0,3 1 0,2 1 2,0

120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 37. Sistemul de pstrare al 122. Inexistena unor proceduri scrise privind documentelor pn la pstrarea documentelor n timpul anului predarea la arhiv 38. Locaiile de 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor depozitare provizorii i arhivrii definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de 124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor arhivare financiar-contabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale

0,5 0,5 0,5

1 1 2

0,3 0,3 0,3

1 1 1

0,2 0,2 0,2

1 2 2

1,0 1,2 1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5

1 2

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

2 1

1,2 1,5

38

NOT:

Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul:

Pt =

i =1

N i Pi

unde: Pt = punctajul total; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii:

Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari

1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

39

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt.
1.

Activitatea financiar-contabil 01.01.2005 -30.06.2006 tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Miulescu Ion Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal

Data: 25.07.2006 Data: 25.07.2006 Riscuri semnificative


Punctaj total
2,4 1,7 2,5 2,4 1,0 2,4 1,7 2,4 2,0

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Clasare
Mare Mic Mare Mare Mic Mare Mic Mare Mediu

OBS.

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare

Nu

Nu Nu

40

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
10. Nedesemnarea persoanei responsabile conducerea registrului Cartea Mare cu

Punctaj total
2,2 1,5

Clasare
Mediu Mic

OBS.

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4.Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare

Nu

2,2 1,9

Mediu

Mediu

1,6

Mic

Nu

2,2

Mediu

1,5

Mic

Nu

2,2

Mediu

2,2

Mediu

1,5

Mic

Nu

41

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

Riscuri semnificative
20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei

Punctaj total
1 1,5

Clasare
Mic Mic

OBS.
Nu Nu

1,5 2,4 1,7 1,5

Mic Mare Mic Mic

Nu

Nu Nu

7. Contabilitatea trezoreriei

1,0

Mic

Nu

1,0

Mic

Nu

1,4 2,2 1,5 2,4 2,5

Mic Mediu Mic Mare Mare

Nu

Nu

42

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctaj total
2,5

Clasare

OBS.

8. Contabilitatea 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii cheltuielilor cu personalul privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii subveniilor privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 10. Contabilitatea 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii transferurilor privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile

Mare Mare

2,5

1,5 2,4 1,0 1,0 1,7 1,0 1,5 1,0 1,5 1,7 2,2 1,0

Mic

Nu

Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mic Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

43

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Riscuri semnificative
47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnicoperativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative

Punctaj total
1,2 2,3

Clasare
Mic Mare

OBS.
Nu

1,4

Mic

Nu

1,4 1,9 2,7 1,6 1,5 1,0 2,5 1,0 2,2 1,9

Mic Mediu Mare Mic Mic Mic Mare Mic Mediu Mediu

Nu

12. ntocmirea balanelor de verificare

Nu Nu Nu

Nu

13.Evidena tehnicoperativ

44

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Punctaj total
2,2

Clasare
Mediu

OBS.

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

1,0 2,5 1,8 1,5

Mic Mare Mediu Mic

Nu

Nu

1,2

Mic

Nu

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

1,5

Mic

Nu

1,5 1,7 2,3 1,0 1,5

Mic Mic Mare

Nu Nu

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Mic Mic

Nu Nu

45

Nr. crt.
4.

Obiective
ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

Obiecte auditabile
17. nchiderea execuiei bugetare anuale

Riscuri semnificative
72. Nenchiderea conturilor care nu care trebuie s aib sold la sfritul anului (casa, disponibiliti n cont n lei/valut, cheltuieli, venituri) 73. Nerespectarea principiului independenei exerciiului (momentul recunoaterii veniturilor i cheltuielilor) 74. Necalcularea i nenregistrarea n contabilitate a provizioanelor (deprecierea reversibil) 75. Nerealizarea decontrilor interne 76. Neregularizarea excedentelor rezultate din execuia bugetelor instituiilor publice cu bugetul statului la sfritul anului 77. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea bilanului contabil 78. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a bilanului contabil 79. Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil 80. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a bilanului contabil 81. Nerespectarea corelaiilor bilaniere 82. Lipsa documentelor justificative pentru rectificarea bugetar 83. Nestabilirea influenelor financiare asupra bugetului, din diferite acte normative, pe structura clasificaiei bugetare 84. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea contului de execuie bugetar 85. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a contului de execuie bugetar

Punctaj total
1,3

Clasare
Mic

OBS.
Nu

1,5 1,0 1,0 1,5 1,5 1,0 1,8 1,0 2,1 1,5 1,5 1,3 1,0

Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu Mic Mediu Mic Mic

Nu Nu Nu Nu Nu Nu

18. Regularizarea cu bugetul statului 19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil

Nu

5.

ELABORAREA CONTULUI DE EXECUIE BUGETAR

20. Determinarea prevederilor bugetare iniiale i finale, conform clasificaiei bugetare 21. Preluarea plilor din fiele sintetice n contul de execuie bugetar

Nu Nu

Mic Mic

Nu Nu

46

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
86. Preluarea eronat a sumelor din fiele conturilor sintetice n contul de execuie bugetar 87. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar 88. Nerespectarea corelaiilor de baz ntre contul de execuie bugetar i anexe 89. Nerespectarea procedurilor de ntocmire a anexelor la contul de execuie bugetar 90. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar 91. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de elaborare a raportrilor financiarcontabile 92. Lipsa raportrilor sistematice a informaiilor financiar-contabile ctre management 93. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiarcontabile 94. Comunicarea unor informaii incorecte sau inadecvate 95. Inexistena procedurilor scrise /cadrului metodologic de aplicare a CFP 96. Neactualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 97. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea cadrului metodologic de aplicare a CFP 98. Inexistena ordinului de numire a persoanelor care acord viza CFP

Punctaj total
1,0 1,5 1,5 1,2

Clasare
Mic Mic Mic Mic

OBS.
Nu Nu Nu Nu

22. Elaborarea anexelor la contul de execuie bugetar

6.

ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT

23. Sistemul raportrilor financiar-contabile, cu excepia bilanului contabil i a contului de execuie bugetar

1,4

Mic

Nu

1,0 1,0 2,2 1,5 2,5 1,5 1,7 1,0

Mic Mic Mediu Mic Mare Mic Mic Mic

Nu Nu

24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil


7.

Nu

ORGANIZAREA EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

I 25. Cadrul de reglementare al CFP

Nu Nu Nu

26. Nominalizarea/ retragerea i evaluarea

47

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
persoanelor care acord viza CFP 27. Exercitarea acordrii/refuzului vizei CFP 28. Conducerea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 29. Raportarea trimestrial i anual a activitii CFP 30. Manualul de utilizare a sistemului informatic financiar-contabil

Riscuri semnificative
99. Desemnarea unor persoane incompatibile pentru acordarea vizei CFP 100. Nerealizarea evalurii persoanelor care acord viza CFP 101. Lipsa vizelor CFP pe documente 102. Acordarea nejustificat a vizei CFP 103. Inexistena sau necompletarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 104. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu completarea Registrului privind operaiunile prezentate la viza CFP 105. Raportarea unor date incomplete sau nereale 106. Nerespectarea termenelor de raportare 107. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind funcionalitatea sistemului informatic financiar-contabil 108. Lipsa aprobrii manualului de utilizare

Punctaj total
1,0 1,3 1,3 1,2 1,5 1,4 1,0 1,5

Clasare
Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic

OBS.
Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

8.

FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL

1,7

Mic

Nu

1,5 2,4 1,7 1,5 1,5 2,0

Mic Mare Mic Mic Mic Mediu

Nu

31. Atribuirea responsabilitii persoanelor care au acces la sistemul informatic

32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic

109. Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic; 110. Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre persoane neautorizate prin sistem de parole 111. Separarea atribuiilor pentru utilizatori cu rol de control de cele cu rol de execuie 112. Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului informatic 113. Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic

Nu Nu Nu

48

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
33. Procesarea datelor n cadrul sistemului informatic 34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 35. Cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil 36. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 37. Sistemul de pstrare al documentelor pn la predarea la arhiv 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile 39. Activitatea de arhivare

Riscuri semnificative
114. Utilizarea unor proceduri automate neautorizate 115. Utilizarea unor proceduri automate incorecte 116. Acces neautorizat la informaiile financiarcontabile din baza de date 117. Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces 118. Nedesemnarea personalului pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces 119. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

Punctaj total
1,0 1,2 1,9 2,7 1,7

Clasare
Mic Mic Mediu Mare Mic

OBS.
Nu Nu

Nu

9.

ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

2,0

Mediu

120. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie i/sau pe suport informatic 121. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare 122. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului 123. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii

1,0 1,2 1,7

Mic Mic Mic

Nu Nu Nu

2,5

Mare

124. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiar-contabile n vederea arhivrii. 125. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale

1,2 1,5

Mic Mic

Nu Nu

49

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 125 de riscuri, grupate pe cele 39 de obiecte auditabile i 9 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 40, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

50

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01.2005--30.06.2006 tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Miulescu Ion

Data: 26.07.2006 Data: 27.07.2006


Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern
Sczut

Nr. crt.
1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative
Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului jurnal Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului inventar Completarea incorect a Registruluiinventar Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare

Puncte T/S

OBS.

Sczut

2. Registrul-inventar

S S S

Sczut Sczut Sczut

3. Cartea Mare

51

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
Completarea incorect a registrului Cartea Mare Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Sczut

OBS.

S Programul informatic genereaz registrul Cartea Mare

Mediu

NU

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Sczut

Sczut

5. Contabilitatea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Mediu

Sczut

Sczut

52

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile
6. Contabilitatea datoriilor si creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei

Riscuri semnificative
Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor de personal nregistrarea eronat a sumelor transferate Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Sczut Sczut

OBS.

S S S

Sczut S S Sczut Sczut

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

Mediu

S Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Mediu

10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Mediu

NU

Sczut

53

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern


Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Mediu Sczut Sczut Mediu Mediu Sczut

OBS.

T S S S S S

NU

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 12. ntocmirea balanelor Preluarea eronat a datelor cuprinse n de verificare fiele conturilor 13. Evidena tehnic- Inexistena unui sistem privind evidena operativ tehnic-operativ Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.) 14. Activitatea de Nedesemnarea persoanelor responsabile plat/ncasare a datoriilor cu urmrirea operativ a datoriilor i respectiv creanelor creanelor Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 15. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului ntrzieri la plata impozitelor i taxelor datorate statului

S Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Sczut

Mediu

NU

Sczut

54

Nr. crt.
4.

Obiective
ELABORAREA BILANULUI CONTABIL ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL

Obiecte auditabile
19. Elaborarea i verificarea bilanului contabil 24. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil

Riscuri semnificative
Raportarea unor date eronate n situaiile financiare anexe la bilanul contabil Nerespectarea corelaiilor bilaniere Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern


Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Ridicat

OBS.

NU Sczut

6.

S Sczut

7.

25. Cadrul de reglementare a CFP

Inexistena procedurilor scrise/cadrului metodologic de aplicare a CFP


S Sczut

8.

31. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 32. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic

Neatribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar asupra modificrilor survenite n sistemul informatic

Sczut

S Mediu

55

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
Acces neautorizat la informaiile din baza de date Nerespectarea calendarului privind modificarea periodica a parolelor de acces Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Sczut

OBS.

9.

34. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) 35. Cadrul normativ i ARHIVAREA DOCUMENTELOR procedural privind arhivarea documentelor FINANCIARrezultate din activitatea CONTABILE financiar-contabil 38. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile

S Exist o procedur scris, neformalizat care se respect

Sczut

Ridicat

NU

Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii

Sczut

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 6 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern.
56

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat:
Nr. crt.
1.

Activitatea financiar-contabil 01.01-31.12.2005 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion

Data:31.07.2006 Data:31.07.2006 Paragraful corespunztor din RAI


II. 1.1.1. II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.2.4. II.2.4. II.2.5. II.2.5. II.2.5. II.2.6.1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare

Obiecte auditabile selectate


1. Analiza procedurilor operaionale 2. Modul de completare a Registrului-jurnal 3. Analiza procedurilor operaionale 4. Modul de completare a Registrului-inventar 5. Analiza procedurilor operaionale 6. Modul de completare a Registrului Cartea-mare 7. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 8. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 9. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 10. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 11. Modul de efectuare a plilor/cheltuielilor 12. Analiza sumelor de plat/de ncasat

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor 5. Contabilitatea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

57

Nr. crt.

Obiective
7. Contabilitatea trezoreriei

Obiecte auditabile selectate


13. Modul de nregistrare n registrul de cas 14. Analiza documentelor justificative

Paragraful corespunztor din RAI


II.2.7.1. II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.8. II.2.8. II.2.8.1. II.2.8.2. II.2.9. II.2.9.1. II.2.10 II.2.11.1 II.2.11.1 II.2.11.1 II.3.12.1. II.3.13.1.

15. Asigurarea securitii spaiului casieriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu 16. Analiza procedurilor operaionale personalul 17. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 18. Reflectarea n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 10. ntocmirea balanelor de verificare 11. Evidena tehnic-operativ
3.

19. Analiza procedurilor/monografiei i a gradului de cunoatere de ctre executani 20. Transmiterea extraselor de cont ctre debitori 21. Analiza prelurii debitelor din fiele conturilor 22. Analiza procedurilor operaionale 23. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 24. Analiza organizrii evidenei tehnic-operative 25. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat 26. Analiza efecturii plilor 27. Modul de respectare a corelaiilor bilaniere

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE ELABORAREA BILANULUI CONTABIL

4.

12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 14. Elaborarea i verificarea bilanului contabil

II.4.14.

58

Nr. crt.
5.

Obiective
ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIARCONTABIL 15. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil

Obiecte auditabile selectate


28. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat

Paragraful corespunztor din RAI

II.5.15.

6.

16. Cadrul de reglementare a CFP

29. Analiza procedurilor operaionale


II.6.16.1

7.

8.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIARCONTABILE

17. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic 18. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic 19. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) 20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile

30. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat


II.7.17.

31. Analiza programului de pregtire profesional


II.7.18.

32. Modul de acces la informaiile din baza de date 33. Sistemul de modificare periodic a parolelor de acces 34. Asigurarea spaiului necesar arhivrii

II.7.19.1. II.7.19.1.

II.8.20.1.

59

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 9 obiective structurate pe 39 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 125 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 8 obiective, 20 de obiecte auditabile i 34 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 34 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

60

Procedura - P05: Analiza riscurilor


Entitatea Public

Direcia de Audit Public Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.01-31.12.2005 tefnescu Ileana / Petrescu Maria Miulescu Ion
ACTIVITILE PROGRAMATE DURATA (H)

Data: 31.07.2006 Data: 31.07.2006


PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

OBIECTIVELE AUDITULUI

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu audit

616
88 2 2 4 8 8 8 8 8 tefnescu Ileana tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI

2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului

61

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia de Buget i Contabilitate Intern 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 10 2 2

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI AUDITAT AUDITAT

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I. Organizarea 1.1 Efectuarea testrilor 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De registrelor de contabilitate
Buget i Contabilitate Intern 1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru Obiectivul II. Conducerea 2.1 Efectuarea testrilor 2.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De contabilitii Buget i Contabilitate Intern 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1 Efectuarea testrilor Obiectivul III. Conducerea 3.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De activitii financiare Buget i Contabilitate Intern 3.3 Elaborarea FIAP - urilor 3.4 Colectarea dovezilor

352
16 2 16 6 4 16 2 16 6 4 16 2 16 6 tefnescu Ileana Petrescu Maria AUDITAT DAPI

tefnescu Ileana Petrescu Maria

AUDITAT DAPI

tefnescu Ileana Petrescu Maria

AUDITAT DAPI

62

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 4.3 Elaborarea FIAP - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1 Efectuarea testrilor

DURATA (H) 4 16 2 16 6 4 16 2 14 6 4 16 2 12 6 4 16

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Obiectivul IV. Elaborarea bilanului contabil

tefnescu Ileana Petrescu Maria

AUDITAT DAPI

Obiectivul V. Organizarea sistemului de 5.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De raportare a datelor financiar Buget i Contabilitate Intern contabile ctre management 5.3 Elaborarea FIAP - urilor
5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor

tefnescu Ileana Petrescu Maria

AUDITAT DAPI

Obiectivul VI. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv

tefnescu Ileana Petrescu Maria

AUDITAT DAPI

Obiectivul VII.

63

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 6.3 Elaborarea FIAP - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea si organizarea Sedintei de inchidere 13. Discutarea constatrilor cu Direcia de buget i Contabilitate Intern 14. Concluzii

informatic financiar-contabil

DURATA (H) 2 14 6 4 16 2 14 16 4 4 4 4 160 48 48 8 8

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria

LOCUL DESFURRII

AUDITAT

Obiectivul VIII. Arhivarea documentelor financiar-contabile

tefnescu Ileana Petrescu Maria AUDITAT

tefnescu Ileana Petrescu Maria Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Miulescu Ion tefnescu Ileana

AUDITAT AUDITAT DAPI

III. Raportul de audit intern

15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile

DAPI DAPI DAPI DAPI 64

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 24. Intocmirea Fisei de urmarire a recomandarilor

DURATA (H) 8 8 16 8 8 16

PERSOANELE IMPLICATE tefnescu Ileana Petrescu Maria Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria tefnescu Ileana tefnescu Ileana tefnescu Ileana

LOCUL DESFURRII AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

IV. Urmrirea

recomandrilor Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

65

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL


Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE
Nr. crt. 1. 2. 3, OBIECTE AUDITABILE Registrul-jurnal Registrul-inventar Registrul Cartea Mare TIPUL TESTRII Analiza completrii Registrului-jurnal Analiza completrii Registrului-inventar Analiza completrii Mare Registrul Cartea Locul DBCI DBCI DBCI Durata (h) 20 20 4 Nr. test
Interviu nr. 1.1.1
Nr. lista verificare

Data: 31.07.2006 Data: 31.07.2006

Auditori tefnescu Ileana tefnescu Ileana tefnescu Ileana

Test 1.2.1
Interviu nr. 1.1.1

LV 1 LV 1 LV 1

Test 1.3.1
Interviu nr. 1.1.1

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII


Nr. crt. 4. OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor TIPUL TESTRII Analiza conducerii contabilitii activelor imobilizate i investiiilor Locul DBCI Durata (h) 2 Nr. test
Interviu nr. 2.2.1
Nr. lista verificare

Auditori Petrescu Maria 66

LV2

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII


Nr. crt. 5. OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Contabilitatea datoriilor si creanelor Contabilitatea trezoreriei TIPUL TESTRII Examinarea procedurii privind organizarea i funcionarea contabilitii materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor Analiza organizrii i conducerii contabilitii trezoreriei Locul DBCI 2 DBCI DBCI 8 DBCI DBCI 8 6 Durata (h) Nr. test
Not relaii 2.3.1 de nr.
Nr. lista verificare

Auditori Petrescu Maria Petrescu Maria tefnescu Ileana Petrescu Maria Petrescu Maria

LV2 LV2

6. 7.

Test 2.4.1
C.C.I.2.5.1

8. 9.

Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Analiza conducerii contabilitii cheltuielilor cu personalul Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii

Test 2.5.1 Test 2.5.2 Test 2.5.3 Test 2.5.4 Test 2.6.1 Test 2.6.2
Interviu nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.1 Not de relaii nr. 2.7.1

LV 2

LV2

LV2

Petrescu Maria

10. 11.

ntocmirea balanelor de verificare Evidena tehnic-operativ

Analiza ntocmirii balanelor de verificare Analiza sistemului de eviden tehnicoperativ

DBCI DBCI

2 8

Test 2.8.1 Test 2.9.1

LV 2 LV2

Petrescu Maria Petrescu Maria

Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE


Nr. crt. 11. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor TIPUL TESTRII Analiza organizrii obligaiilor de plat pe scadene Locul DBCI 22 Test 3.2.1 LV 3 67 Durata (h) Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori tefnescu Ileana

Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE


Nr. crt. 12. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului TIPUL TESTRII Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Locul DBCI 22 Test 3.3.1 LV 3 Durata (h) Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori tefnescu Ileana

Obiectivul IV. NCHIDEREA BILANULUI CONTABIL


Nr. crt. 14. OBIECTE AUDITABILE Elaborarea i verificarea bilanului contabil TIPUL TESTRII Analiza activitii de elaborare i verificarea a bilanului contabil Locul DBCI Durata (h) 44 Nr. test
C.C.I. 4.2.1
Nr. lista verificare

Auditori Petrescu Maria

LV 4

Obiectivul V. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR CONTABILE CTRE MANAGEMENT


Nr. crt. 15. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul DBCI 42 Durata (h) Nr. test Interviu nr.5.2.1
C.C.I.5.3.1
Nr. lista verificare

Auditori Petrescu Maria

Asigurarea exactitii sistemului de raportare Analiza activitii de raportare a datelor financiar-contabil financiar contabile ctre management

LV 5

Obiectivul VI. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU


Nr. crt. 16. OBIECTE AUDITABILE Cadrul de reglementare a CFP TIPUL TESTRII Verificarea gradului de acoperire prin procedur a CFP Locul DBCI Durata (h) 40 Nr. test Interviu nr.6.1
Nr. lista verificare

Auditori Petrescu Maria

LV 16

Obiectivul VII. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATICFINANCIAR-CONTABIL


Nr. crt. 17. OBIECTE AUDITABILE Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic TIPUL TESTRII Examinarea accesului la sistemul informatic Locul DBCI Durata (h) 21 Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori tefnescu Ileana 68

LV7

Obiectivul VII. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATICFINANCIAR-CONTABIL


Nr. crt. 18. 19. OBIECTE AUDITABILE Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) TIPUL TESTRII Analiza programului de pregtire profesional Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus Locul DBCI DBCI 32
Interviu nr.7.4.

Durata (h) 21

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

Obiectivul VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE


Nr. Crt. 20. OBIECTE AUDITABILE Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiarcontabile TIPUL TESTRII Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare Locul DBCI
DGSAPA

Durata (h)

Nr. test Test 8.2.1

Lista verificare

Auditori Petrescu Maria

LV 8

Auditori interni, tefnescu Ileana Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

69

Procedura P07: edina de deschidere ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion
A. Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Data: 31.07.2006 Data: 31.07.2006

Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Marinescu Ion Protopopescu Sorin Ionescu Nadia Manolescu Nicolae

Director Auditor intern Auditor intern Director general Director ef birou Consilier

DAPI DAPI DAPI DGSAPA DBCI Biroul financiar contabilitate DBCI

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,
70

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare?

DA -

NU -

OBS.

X X X

Interviu nr. 1.1.1.


71

Nr. crt. 1.2.

ACTIVITATEA DE AUDIT Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare. Data: 01.08.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana

DA

NU X

OBS.
Observare direct TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1

X X X X

1.3.

X X

TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

1.4.

X X X X X X X

Observare direct Observare direct


Problematic

1.5.

abordat pentru fiecare registru de


contabilitate

Supervizor, Miulescu Ion

72

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 1.1.1. privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef birou Financiar-contabilitate Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? 2. Procedurile sunt scrise i formalizate? 3. Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? 4. Avei monografii contabile pe domenii? 5. Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? 6. Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? 8. Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? 9. Exist propuneri de perfecionare a procedurii? 10. Nu mai avei nimic de adugat? Data: 02.08.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Not: Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern. 7. DA X X X X X X X X X X Responsabilul a fost stabilit recent NU Obs. Cadrul normativ

Intervievat, Ionescu Nadia

73

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registrului-jurnal pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registruluijurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 6 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a
74

operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.

Data: 05.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

75

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1. Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2005 - iunie 2006, respectiv din 18 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 6 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2005 i lunilor martie, iunie 2006; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Popescu Floriana

76

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1. privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente eantionate
1. Registrul-jurnal la data de 31.03.2005 2. Registrul-jurnal la data de 30.06.2005 3. Registrul-jurnal la data de 30.09.2005 4. Registrul-jurnal la data de 31.12.2005 5. Registrul-jurnal la data de 31.03.2006 6. Registrul-jurnal la data de 30.06.2006 Examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal X FIAP X FIAP X FIAP Existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate X X X X X X Confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate X FIAP X FIAP X FIAP Garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora X X X X X X Urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare X X X X X X

Data: 05.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Popescu Floriana

77

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiarcontabile. CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. CONSECINE: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii.
78

- Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economico-financiare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Direcia Buget i Contabilitate Intern pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. - n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s corespund necesitilor entitii. Data: 05.08.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

79

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2005. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel: Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar.

80

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2005, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1.

Data: 06.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

81

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1 privind Completarea Registrului - inventar


Elemente testate
Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil Recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere

Nr. crt. Populaia

1. 2. 3. 4.

Entitatea public Subunitatea nr. 1 Subunitatea nr. 2 Subunitatea nr. 3

X X X X

X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP

Data, 06.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Intervievat, Ionescu Nadia

82

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2005, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. CONSECINE: Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu
83

monografiile specifice contabilitii. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor.

Data: 06.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

Pentru conformitate,

84

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. DA NU ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 2.1. Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? OBS.

85

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 2.2. Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. activele imobilizate sunt nregistrate cronologic i pe grupe de active imobilizate n Registrul numerelor de inventar; b. fiele mijloacelor fixe sunt completate pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau a modificrii valorii de inventar a acestora, ca urmare a modernizrii sau reevalurii lor; c. recepia activelor imobilizate; d. predarea-primirea activelor imobilizate ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. recepiile pariale i finale ale obiectivelor de investiii; g. activele imobilizate aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.3. Analiza contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; d. recepia bunurilor de natura stocurilor; e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.4. Analiza contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile;

DA NU

OBS.

X -

Interviu nr. 2.2.1. -

X Not de relaii nr. 2.3.1

TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

86

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. 2.5. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative;

X X X X X X X X X X X X Observare direct CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3 C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1.

X X X X

Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas

X X

87

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata;

DA NU X X X X X X X

OBS.

TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4

88

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; 2.6. Contabilitatea cheltuielilor de personal Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil;

X X X X X

TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.

X X X X

X X X X

TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.

89

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS.

e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. 2.7. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. 2.8. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; 2.9. Analiza evidenei tehnic-operative a. examinarea modului completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special

X X X

X X X X

Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1. TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.

X X X X X X X X

TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1

90

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern. f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului Direciei de Buget i Contabilitate Intern sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie.

DA NU

OBS.

X Observarea direct Observarea direct

91

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor. Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

DA NU

OBS.

Data: 07.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

92

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 2.2.1 privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat domnului Marinescu Ion, director general Direcia General a Serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006
Nr. crt. ntrebare DA NU Obs.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Pentru anul 2006 ai semnat fia postului? Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem de proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i prevederile procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea procedurilor de lucru? Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor verbale de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat?

X X X X X X X X X

Data: 16.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Not: Intervievat, Marinescu Ion

Activitatea de recepie a activelor imobilizate se realizeaz n conformitate cu cadrul normativ, dar nu exist proceduri scrise i formalizate. Totui, deoarece aceast disfunciune este una generalizat la nivelul ntregului sistem financiarcontabil, nu se va elabora FIAP, dar va fi abordat n mod special n Raportul de audit intern n Capitolul III - Concluzii.

93

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

NOT DE RELAII NR. 2.3.1. privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor adresat domnului Manolescu Nicolae, consilier n cadrul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1: Nu, dar la nivelul Direciei Buget i Contabilitate Intern exist instruciuni de aplicare, dar neformalizate . ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2: Da, la nivelul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern exist o persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnic-operativ a acestor bunuri. Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri. ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n cadrul Direciei Generale de Buget i Contabilitate Intern, i situaia stocurilor din Magazia central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin. ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afl n faza de testare.
94

ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu. Data: 17.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Not: Consilier, Manolescu Nicolae

Avnd n vedere informaiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consider necesar elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din aceast Not de relaii vor fi preluate n Raportul de audit intern.

95

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 12 contracte de leasing financiar; Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor.

96

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

97

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1. privind Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor entiti Elemente testate Elemente eantionate
1. Contract nr.0015128 ncheiat cu BCR Leasing 2. Contract nr.16128 ncheiat cu Unicredit Leasing 3. Contract nr.231456 ncheiat cu Romstal Leasing 4. Contract nr.516155 ncheiat cu Transilvania Leasing 5. Contract nr.712189 ncheiat cu Afin Romnia S.A. 6. Contract nr.923841 ncheiat cu R.C.I. Leasing 7. Contract nr.27128 ncheiat cu B.T. Leasing
Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management

Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei

Examinarea nregistrrilor n contabilitate

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X
98

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Elemente testate Elemente eantionate


8. Contract nr.671857 ncheiat cu Romexterra Leasing 9. Contract nr.789634 ncheiat cu Porsche Leasing 10. Contract nr.315897 ncheiat cu Motor Active Leasing 11. Contract nr.89416 ncheiat cu Raiffeisen Leasing 12. Contract nr.451687 ncheiat cu B.R.D.G.S.G. Leasing

Verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile entitii publice, justificate i consemnate n documente

Urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice

Urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile

Verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora

Analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei

Analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management

Examinarea nregistrrilor n contabilitate

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Data: 17.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ionescu Ion Serviciul Contabilitate

99

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005.-30.06.2006 PROBLEMA Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea actual. CONSTATARE Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; CONSECINE Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia
100

pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare.

Data: 17.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

101

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1 pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin director Direcia de Buget i Contabilitate Intern
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana desemnat pentru aceast activitate sau de persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1. DA NU Nici un rspuns Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas

Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiarcontabil a activitii de casierie? 2.

3.

Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?

X X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.

4.

5.

6.

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Casierul entitii informeaz directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern

Zilnic directorul Direciei de Buget i 102

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie despre operaiunile care implic un volum mare de numerar?

DA

NU

Nici un rspuns

Comentarii Contabilitate Intern este informat de ctre casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.

7.

8.

Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului Direciei de Buget i Contabilitate Intern cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?

X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Test nr. 2.5.1

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

103

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii. OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de casierie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de inventariere a casieriei entitii n numr de 6 ntocmite pe perioada auditat, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2005; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr.2.5. astfel: Analiza activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere; b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea ntocmirii monetarului; d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv; f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Analiza organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 2.5.1. pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Protopopescu Sorin, director al Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.5.1. i a Chestionarului de control intern nr. 2.5.1. am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul acesteia funcioneaz. CONCLUZII: Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI. Data: 19.08.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

104

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.1 privind Analiza activitii de casierie Elemente eantionate Elemente testate
1. 2. 3. 4. 5. 6. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.03.2005. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.06.2004. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.09.2005. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.12.2005 Proces verbal de inventar ncheiat la data de 31.03.2006. Proces verbal de inventar ncheiat la data de 30.06.2006.

Nr. crt.

Existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere

Urmrirea respectrii programului de inventariere

Urmrirea ntocmirii monetarului

Urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar

Examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv

Urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

Data: 18.08.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Apostolescu Marian Direcia de Buget i Contabilitate Intern

105

ENTITATEA PUBLIC

Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri, n numr de 1751. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2005 a nceput numerotarea ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani. Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit dintr-un procent de 1%, din populaie, respectiv 17 ordine de plat, conform Foii de lucru nr. 2.5.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a) verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b) examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat; c) nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct; d) verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de plat care se sting, respectiv OP nr. 104, OP nr. 313, OP nr. 1031 i OP nr. 1709. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.2. Data: 18.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

106

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.2.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 1751 ordine de plat; - eantionul 1%: 17 ordine de plat; - pasul de selecie: 103; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 104, OP nr. 207, OP nr. 310, OP nr. 413, OP nr. 516, OP nr. 619, OP nr. 722, OP nr. 825, OP nr. 928, OP nr. 1031, OP nr. 1144, OP nr. 1247, OP nr. 1400, OP nr. 1503, OP nr. 1606 i OP nr. 1709. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Angelescu Ion

107

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat Elemente testate Nr. Elemente crt. eantionate
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Ordinul de plat nr. 1 Ordinul de plat nr. 104 Ordinul de plat nr. 207 Ordinul de plat nr. 310 Ordinul de plat nr. 413 Ordinul de plat nr. 516 Ordinul de plat nr. 619 Ordinul de plat nr. 722 Ordinul de plat nr. 825 Ordinul de plat nr. 928 Ordinul de plat nr. 1031 Ordinul de plat nr. 1144 Ordinul de plat nr. 1247 Ordinul de plat nr. 1400 Ordinul de plat nr. 1503 Ordinul de plat nr. 1606 Ordinul de plat nr. 1709 Verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor Existena datrii i numerotrii ordinelor de plat nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct Verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative

X X X X X X X X X X X X X X X X X Auditor intern, Petrescu Maria

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X FIAP X X FIAP X X X X X FIAP X X X X X FIAP n prezena, Serviciul Contabilitate Angelescu Ion

Data: 18.08.2006

108

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat . CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; CONSECINE Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post
109

pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. Data: 18.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

ENTITATEA PUBLIC
110

Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 174; Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de numerar, va fi constituit n procent de 5% din populaie, respectiv 9 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.3.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.3 s-a constatat faptul c nu s-a menionat n documentul file cec pentru ridicare de numerar utilizat natura cheltuielilor care s-au efectuat cu numerarul ridicat respectiv: n data de 10 august 2005 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2005, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Sectorului 5 nu este menionat n fila de cec pentru ridicare de numerar, seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2006 s-a ridicat numerar din contul curent, deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura pentru care a fost ridicat aceast sum. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.3. Data: 18.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

111

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.3.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 174 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011349; - eantionul: 5%, respectiv 9 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 19; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175; DX011194; DX0111213; DX0111232; DX0111251; DX0111270; DX0111289; DX0111308; DX0111327 . - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Enescu Maria

112

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.3 privind Analiza utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Elemente testate Elemente eantionate


CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar CEC pentru ridicare de numerar DX0011175 DX0111194 DX0111213 DX0111232 DX0111251 DX0111270 DX0111289 DX0111308 DX0111327

Urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar

Confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale

X X X X X X X X X

X X FIAP X X X FIAP X X n prezena, Serviciul Contabilitate Enescu Maria

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

113

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.3 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate. CONSTATARE Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 august 2005 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2005, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. n data de 18 ianuarie 2006 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; CONSECINE Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului cec pentru ridicare numerar; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu
114

personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5. Data: 18.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

115

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 387 file; Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 8 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.4.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5.4 i anume: a) examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b) confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c) urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d) urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f) urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g) verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h) confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.4. s-a constatat necompletarea
116

Registrului de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv: n data de 07 octombrie 2005 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion; n data de 04.05.2006 s-a achitat prin casieria entitii, suma de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2006, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2006, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2006, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas s-a descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401 n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.4.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

117

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.4.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 387 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 387 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 8 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 49 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2005 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2005, 14 martie 2005, 23 mai 2005, 29 iulie 2005, 7 octombrie 2005, 12 decembrie 2005, 22 februarie 2006, 4 mai 2006. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Stoenescu Cezar

118

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas Nr. crt.
1.

Elemente eantionate Elemente testate


Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli Confirmarea completrii n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas

Registrul de cas la data 03.01.05


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 14.03.05


X X X X X X X X

Registrul Registrul de cas de cas la data la data 23.05.05 29.07.05


X X X X X X X X X X X X X X X X

Registrul de cas la data 07.10.05


X FIAP X X X X X X

Registrul de cas la data 12.12.05


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 22.02.06


X X X X X X X X

Registrul de cas la data 04.05.06


X FIAP X X X X X X

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Data: 18.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria


119

n prezena, Ec. Stoenescu Cezar Serviciul Contabilitate

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 07 octombrie 2005 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. n data de 04.05.2006 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2006, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2006, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2006, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas sa descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. CAUZE Inexistena procedurilor scrise i formalizate; Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; CONSECINE Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale .
120

RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; Realizarea controlului periodic, asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului.

Data: 18.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

121

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor cu salariile personalului DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint statelor de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2005-iunie 2006; Eantionul pentru verificarea modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului s-a stabilit la 25% din populaia total, n baza Foii de lucru nr. 2.3.1, respectiv 5 state de salarii; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii statelor de salarii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat i nregistrarea acestor cheltuieli n contabilitate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume: Cheltuielile cu salariile personalului: a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului.

122

CONSTATRI: Din analiza listei de control s-a constatat: - cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate difer de suma total din statele de salarii; - Statele de salarii nu conin sumele care trebuiau reinute din salarii, reprezentnd datorii ale angajailor fa de teri, dei existau angajamente n acest sens. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.1. Data: 21.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

123

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.1


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului a fost constituit astfel: - populaia statistic: 18 state de salarii; - eantionul: 25%, respectiv 18 state X 25% = 5 state de salarii; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2005(1) i va cuprinde urmtoarele statele de salarii: ianuarie 2005(1), mai 2005(5), septembrie 2005(9), ianuarie 2006(13) i mai 2006(17). - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 21.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Ionescu Mihaela

124

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie Examinarea modului de completare a Statului de plata Urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate Examinarea calculului drepturilor de personal Examinarea calculului reprezentnd reineri legale Urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor Urmrirea altor creane n legtur cu salariaii Examinarea drepturilor de personal neridicate Examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii Stat de salarii aferent lunii ianuarie 2005 Stat de salarii aferent lunii mai 2005 Stat de salarii aferent lunii septembrie 2005 Stat de salarii aferent lunii ianuarie 2006 Stat de salarii aferent lunii mai 2006

X X X X X X X X X Auditor intern, Petrescu Maria

X X X X X X X X X

X X X X X X X X FIAP

X X X X X FIAP X X X n prezena, Serviciul Contabilitate Anghelescu Claudiu

X X X X X X X X X

Data: 21.08.2006

125

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2005, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2005 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2006, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat. Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai.
126

CONSECINE Balana de verificare ntocmit la 30.09.2005 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic care va fi implementat. Data: 21.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

127

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.6.2 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Balanele de verificare listate pentru cele 18 luni ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2005iunie 2006, utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurrile i protecia social calculate i nregistrate n contabilitate cu cele raportate ctre entitile abilitate s administreze aceste fonduri; Auditorii interni au hotrt ca eantionul pentru verificarea modului de Organizarea a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social s fie n proporie de 20% din populaia total, stabilite conform Foii de lucru nr. 2.6.2. Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor privind asigurrile i protecia social, precum i modalitatea de raportare a acestor sume ctre Bugetul de asigurri sociale, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2, poziia nr. 2.6 i anume: Cheltuielile privind asigurrile i protecia social: a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru
128

accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.6.2 s-a constatat: - Cheltuielile privind Contribuia Unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.2.

Data: 21.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

129

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.2


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social a fost constituit astfel: - populaia statistic: 18 balane de verificare; - eantionul: 20% = 18 balane X 20% = 4 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2005 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2005(1), 30.06.2005(6), 30.11.2005(11), 31.05. 2006(17) - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 21.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria n prezena, Ec. Ioan Mihaela

130

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social Elemente eantionate Nr. Elemente testate crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate Compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator Compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil

Balana de verificare la data de 31.01.2005


X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.06.2005


X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.11.2005


X FIAP X X X X X X

Balana de verificare la data de 31.05.2006


X X X X X X X X

Data: 21.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Anghelescu Claudiu Serviciul Contabilitate

131

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.2 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2005, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI
132

Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.

Data: 21.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

ENTITATEA PUBLIC
133

Direcia de Audit Public Intern INTERVIUL NR. 2.7.1. privind organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Marinescu Ion, director general Direcia General a Serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare
Nr. ntrebare Da crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a rezultatelor X inventarierii? 5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi utilizate n practic? 7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2005, exist la nivelul entitii un document prin care X au fost stabilite comisiile de inventariere? 8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre persoane cu pregtire profesional corespunztoare din cadrul entitii? 9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea X patrimoniului? 10. Din comisiile de inventariere au fcut parte persoane cu pregtirea profesional necesar pentru inventarierea anumitor elemente ale patrimoniului? Nu X Observaii

X X

Din cauza lipsei de personal din entitate, preedintele comisiei de inventarierea a creanelor i datoriilor a fost numit o persoan care nu are experien n domeniul financiar-contabil respectiv dl. ing. Niculescu Gabriel

11. 12. 13.

Comisiile de inventariere v-au informat n legtur cu rezultatele inventarierii? Dac da, ai aprobat Procesele verbale de inventariere? Mai avei ceva de adugat?

X X X Director general, Marinescu Ion

Data: 22.08.2006

Auditor, Petrescu Maria

Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1. ENTITATEA PUBLIC
134

Direcia de Audit Public Intern NOT DE RELAII NR. 2.7.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Niculescu Gabriel, preedinte al comisiei de inventariere a datoriilor i creanelor entitii
Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da Nu Comentariu

X X X X X
Pentru confirmarea debitelor care dein o pondere de minim 1%, i pentru creanele mai vechi de 6 luni s-au trimis extrase de cont pentru confirmare. De asemenea, pentru inventarierea creanelor s-a utilizat i metoda punctajului reciproc.

7.

8. 9.

10.

Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? Mai avei ceva de adugat?

X X X X Preedinte comisie inventariere, Niculescu Gabriel

Data: 22.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Not: Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 2.7.1. ENTITATEA PUBLIC
135

Direcia de Audit Public Intern

INTERVIUL NR. 2.7.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate
Nr. ntrebare Da crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? X 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. X 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiarX contabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor? Nu X Obs

9.

n contabilitate au fost nregistrat diferenele de inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor entitii? Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n contabilitate? Mai avei ceva de adugat?

10. 11.

Documentul situaie comparativ nu a fost ntocmit pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor, deoarece nu au fost constatate diferene. Nu a fost cazul, ntruct n urma inventarierii nu au rezultat diferene, ns dac existau diferene, acestea se nregistrau n contabilitate. Sistematic

Data: 22.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria ef Birou financiar-contabilitate, Ionescu Nadia

Not: Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern. ENTITATEA PUBLIC
136

Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005.-30.06.2006 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2005, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. CONSECINE Situaiile financiare ale anului 2005, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2005, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2005, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
137

Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Data: 22.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

Pentru conformitate,

ENTITATEA PUBLIC
138

Direcia de Audit Public Intern FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1.
Ctre: domnul MIHILESCU Constantin, director executiv

CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la Direcia General de Buget i Contabilitate Intern, in perioada 01.07.2006-31.10.2006, la Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s-au constatat urmtoarele: - Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2005 nu a respectat reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate. - Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare ale entitii aferente anului 2005 conin informaii care nu reflect imaginea real a patrimoniului. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat RECOMANDRI Reefectuarea inventarierii creanelor entitii n totalitate cu scopul elaborrii viitoarelor situaii financiare periodice pe baza unor informaii reale. De asemenea, recomandm elaborarea unei proceduri de lucru scrise i formalizate, stabilirea unui responsabil de procedur, avnd n vedere c la elaborarea situaiilor financiare pentru anul 2005, procesele verbale de inventariere au fost aprobate de conducere, ceea ce denot inexistena unei proceduri pentru aceast activitate i n acelai timp nerespectarea cadrului normativ n vigoare. ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor; - copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2005. Data: 22.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC
139

Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.8.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 18; Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel: a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru ntocmirea Balanei de verificare (cod 14/-6-30b). Acest sistem prelucreaz automat datele de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP. Data: 23.08.2006 Auditor, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion
140

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare


Elemente testate Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

Nr. crt. Elemente eantionate


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Balan de verificare ntocmit la data de 31 ianuarie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de28 februarie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31martie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 30 aprilie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31mai 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 30 iunie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31 iulie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31august 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 30 septembrie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31 octombrie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 30 noiembrie 2005

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X
141

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

Nr. crt. Elemente eantionate


12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Elemente testate

Examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice

Compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare

Examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas

Urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare

Balan de verificare ntocmit la data de 31 decembrie 2005 Balan de verificare ntocmit la data de 31 ianuarie 2006 Balan de verificare ntocmit la data de 28 februarie 2006 Balan de verificare ntocmit la data de 31 martie 2006 Balan de verificare ntocmit la data de 30 aprilie 2006 Balan de verificare ntocmit la data de 31mai 2006 Balan de verificare ntocmit la data de 30 iunie 2006

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

Data: 23.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Marinescu Adriana Serviciul Contabili

142

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.9.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza evidenei tehnic-operative. Examinarea modului de completare a documentelor cu regim special DESCRIEREA TESTULUI: Pentru analiza organizrii evidenei tehnic-operative vom evalua modul de utilizare a documentului cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, folosit pentru inerea evidenei chitanierelor achiziionate, date n consum, restituite i arhivate conform prevederilor legale. Populaia pe care va fi realizat testul este reprezentat de totalitatea rndurilor din cele 20 de Fie de magazie a formularelor cu regim special cu care a fost inut evidena chitanierelor i care va fi: 20 fie X 48 rnduri = 960 rnduri, respectiv chitaniere. Deci populaia total este constituit din cele 960 de carnete de Chitan (cod 1414-1) nregistrate n cele 20 de fie de magazie. Eantionul pentru verificarea modului de completare a documentului este de 2% din populaia total, reprezentnd un numr de 19 rnduri, respectiv 19 chitaniere, conform Foii de lucru nr. 2.9.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Fiei de magazie a formularelor cu regim special stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.2 i anume: - Analiza conducerii evidenei operativ-contabile: Fiele de magazie (cod 14-3-8): a) examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b) urmrirea utilizrii formularelor tipizate pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c) urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor; d) urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special; e) verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ n care pe vertical sunt prezentate elementele eantionului stabilit, iar pe orizontal elementele testate.
143

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.9.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ privind utilizarea i completarea documentelor cu regim special respectiv: - necompletarea n Fia de magazie a documentelor cu regim special a seriei i numrului formularului neutilizat, n conformitate cu H.G. nr. 831/1997, aa cum s-a constatat n cazul chitanierelor nr. 154 i 511; - evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr.1849/2003, aa cum a rezultat din testare; - neefectuarea controalelor ierarhice cuprinse n fia postului privind operaiile efectuate n fiele de magazie de ctre responsabilul cu evidena materialelor de natura tipizatelor cu regim special din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, aa cum s-a constatat, de asemenea, tot n cazul chitanierelor cu nr. 154 i 511.

Data: 24.08.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

144

FOAIE DE LUCRU NR. 2.9.1.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Pentru constituirea eantionului n vederea testrii modului de utilizare a documentelor cu regim special vom proceda astfel: - populaia statistic: 960 carnete de chitaniere; - eantionul stabilit: 2% din populaia total; - msura eantionului: 960 carnete X 2% = 19 chitaniere; - pasul de selecie va fi 51; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la chitanierul numrul 1 i va cuprinde chitanierele cu numerele: 1, 52, 103, 154, 205, 256, 307, 358, 409, 460, 511, 562, 613, 664, 715, 766, 817, 868, 919; - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 29.1, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 24.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Ec. Popescu Floriana

145

LISTA DE CONTROL NR. 2.9.1. privind Evidena tehnic-operativ


Elemente testate Eantion Chitantier nr. 1 Chitantier nr. 52 Chitantier nr. 103 Chitantier nr. 154 Chitantier nr. 205 Chitantier nr. 256 Chitantier nr. 307 Chitantier nr. 358 Chitantier nr. 409 Chitantier nr. 460 Chitantier nr. 511 Chitantier nr. 562 Chitantier nr. 613 Chitantier nr. 664 Chitantier nr. 715 Chitantier nr. 766 Chitantier nr. 817 Chitantier nr. 868 Chitantier nr. 919 Data: 24.08.2006 Examinarea modului de completare a formularelor tipizate X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X X X Urmrirea utilizrii formularelor tipizate pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Auditor intern, Petrescu Maria 146 Urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Verificarea documentelor i controlul operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern X X X FIAP X X X X X X FIAP X X X X X X X X n prezena, Serv. Contabilitate Ec. Popescu Floriana

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005.-30.06.2006 PROBLEMA Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special. CONSTATARE Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. CAUZE Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. Persoana responsabil cu gestiunea tipizatelor cu regim special avnd ca sarcini de serviciu si gestiunea materialelor auxiliare i gestiunea pieselor de schimb, datorit lipsei de timp, nu a descrcat n documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special chitanele neutilizate. Persoana responsabil cu evidena materialelor de natura tipizatelor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control periodic asupra modului de gestionare al acestor valori materiale. Lipsa unui program anual de achiziii la nivelul entitii fundamentat prin bugetul de aprovizionare al compartimentelor funcionale, centralizat la nivelul compartimentului de specialitate, a condus la achiziionarea unui stoc mare de formulare Fia de magazie a formularelor cu regim special, nepersonalizate prin pretiprire, pn la data de 30 iunie 2004, care nu au mai putut fi utilizate pan la sfritul perioadei de valabilitate a acestora, respectiv 31 decembrie 2004. De asemenea, datorit inexistenei unei evidene clare privind consumul periodic a acestor formulare, dar i coroborat cu posibilitatea efecturii unei economisiri a resurselor financiare, a condus la situaia utilizrii n anul 2005 a formularelor nepersonalizate prin pretiprire, existente n stoc. CONSECINE
147

Documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra documentelor cu regim special. Exist posibilitatea unor sustrageri de chitane necompletate sau care nu au fost anulate, predate la magazie. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnicoperativ; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora; Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2006 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte. Data: 24.08.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

Pentru conformitate,

148

LISTA DE VERIFICARE NR. 3 Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 3.1. Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? 3.2. Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DA NU OBS.

149

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU X

OBS.

a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. 3.3. Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:

X X X X

TEST nr. 3.2.1. Lista de control nr. 3.2.1. FIAP nr. 3.2.1.

X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.

Data:

01.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC

Direcia de Audit Public Intern


150

TESTUL NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 21. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3 poziia nr. 3.2 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 13189 din 03.02.2005, ncheiat cu S.C Mobila Nova S.R.L. i nr. 18175 din 02.05.2006 ncheiat de entitate cu S.C. Redac Automobile S.A. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1. Data: 01.09.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

151

LISTA DE CONTROL NR. 3.2.1. privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii Elemente eantionate Elemente testate
Contract nr.12114 din 15.01.2005 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A. Contract nr.13189 din 03.02.2005 ncheiat cu S.C. Mobila Nova S.R.L. Contract nr.14175 din 15.02.2005 ncheiat cu S.C. Autotec S.R.L. Contract nr.16159 din 15.03.2005 ncheiat cu S.C. York Romnia S.A Contract nr.17198 din 05.04.2005 ncheiat cu S.C. Relbo S.A. Contract nr.20205 din 05.05.2005 ncheiat cu S.C. Info-CD S.A. Contract nr.13115 din 31.01.2006 ncheiat cu S.C Procomputers S.R.L.. Contract nr.15169 din 27.02.2006 ncheiat cu S.C. 3XM S.R.L. Contract nr.16528 din 21.03.2006

Nr. crt.

Urmrirea Examinarea Urmrirea organizrii stipulrii concordanei ntre evidenei instrumentelor de instrumentele de plat obligaiilor de plat plat care vor fi utilizate cu cele pe scadene potrivit utilizate n scopul prevzute n contractelor achitrii datoriilor contracte/angajamente

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor

Analiza nregistrrilor n contabilitate

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9.

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X
152

X X FIAP X X X X X X

X X X X X X X X X

Nr. crt.

Elemente eantionate Elemente testate


ncheiat cu S.C.TechnoComserv S.R.L.

Urmrirea Examinarea Urmrirea organizrii stipulrii concordanei ntre evidenei instrumentelor de instrumentele de plat obligaiilor de plat plat care vor fi utilizate cu cele pe scadene potrivit utilizate n scopul prevzute n contractelor achitrii datoriilor contracte/angajamente

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor

Analiza nregistrrilor n contabilitate

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Contract nr.17159 din 31.03.2006 ncheiat cu S.C. Energofarm S.R.L. Contract nr.18148 din 16.04.2006 ncheiat cu S.C Medica Center S.A. Contract nr.19160 din 27.04.2006 ncheiat cu S.C. Proconsulting S.A Contract nr.10214 din 15.05.2006 ncheiat cu S.C Daewoo Automobile S.A Contract nr.18175 din 02.05.2006 ncheiat cu S.C. Redac Automobile S.A Contract nr.19201 din 11.05.2006 ncheiat cu S.C. Simode S.A. Contract nr.20213 din 17.05.2006 ncheiat cu S.C. New Computers S.R.L Contract nr.25141 din 25.05.2006 ncheiat cu S.C. Computermad S.R.L. Contract nr.30153 din 30.05.2006 ncheiat cu S.C. Autotehnica S.A. Contract nr.45168 din 02.06.2006 ncheiat cu S.C. Media Tehnic S.A.

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X
153

X X X X FIAP X X X X X

X X X X X X X X X X

Nr. crt.

Elemente eantionate Elemente testate


Contract nr.89167 din 25.06.2006 ncheiat cu S.C. Aprimad S.A. Contract nr.91677 din 27.06.2006 ncheiat cu S.C. Electrocomprid S.R.L.

Urmrirea Examinarea Urmrirea organizrii stipulrii concordanei ntre evidenei instrumentelor de instrumentele de plat obligaiilor de plat plat care vor fi utilizate cu cele pe scadene potrivit utilizate n scopul prevzute n contractelor achitrii datoriilor contracte/angajamente

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor

Analiza nregistrrilor n contabilitate

20. 21.

FIAP FIAP Auditor intern tefnescu Ileana

X X

X X

X X n prezena, Marinescu Adriana Serviciul Contabilitate

X X

Data: 01.09.2006

154

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern;
155

Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte; Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.

Data: 01.09.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

156

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 3.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului DESCRIEREA TESTULUI: Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului s fie acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de lucru nr. 3.3.1.; Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat consolidat, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiarcontabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate
157

statului. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1. Data: 03.09.2006 ntocmit, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion

158

Foaie de lucru nr. 3.3.1.


Obiectivul nr. 3: Conducerea activitii financiare Eantionului n vederea testrii de la Obiectivul nr. 3, obiectul auditabil nr. 3.3. Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului va fi cel stabilit pentru testarea de la Obiectivul nr. 2, obiectul auditabil nr. 2.6.2 Cheltuielile cu asigurrile i protecia social, prezentat n Foaia de lucru nr. 3.3.1, dup cum urmeaz: - populaia statistic: 18 balane de verificare; - eantionul: 20% = 18 balane X 20% = 5 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 5; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2005 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2005(1), 30.06.2005(6), 30.11.2005(11), 31.05. 2006(17) Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 03.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

n prezena, Ec. Ionescu Mihaela

159

LISTA DE CONTROL NR. 3.3.1 privind Organizare a activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Elemente eantionate Elemente testate


Examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii Compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale Urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal Examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale

Balana de verificare la data de 31.01.2005 X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.06.2005 X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.11.2005 X FIAP FIAP FIAP FIAP X X X

Balana de verificare la data de 31.05.2006 X X X X X X X X

Data: 03.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana


160

n prezena, Anghelescu Claudiu Serviciul Contabilitate

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. CONSECINE Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul General Consolidat aferent lunii noiembrie 2005, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta.
161

Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. ntocmit, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


162

Obiectivul nr. 4. ELABORAREA BILANULUI CONTABIL Nr. crt. 4.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare a activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza elaborrii Bilanului contabil: a. examinarea prelurii soldurilor din anul anterior

DA X X

NU -

OBS.

4.2.

C.C.I.
163

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. examinarea derulrii procedurilor de nchidere a conturilor; c. verificarea corelaiilor din Bilanul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilanului contabil d. compararea datelor din Bilanul contabil elaborat cu cele din Balana de verificare;
Data:

DA X X X

NU

OBS. nr. 4.2.1.

04.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern


164

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 4.2.1 pentru Evaluarea activitii de elaborare a bilanului contabil adresat domnului Protopopescu Sorin director Direcia de Buget i Contabilitate Intern Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. ACTIVITATEA DE AUDIT
Elaborarea bilanului contabil Pentru activitatea de elaborare a bilanului avei un sistem de proceduri de lucru? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? Valoarea elementelor de activ i pasiv a fost ajustat n conformitate cu propunerile din procesele-verbale de inventar? Dac da, ne putei prezenta notele contabile prin care sau nregistrat aceste ajustri?

DA NU

OBS.

Nu sunt la curent

X
Lista cu notele contabile pentru nregistrarea ajustrilor

5. 6. 7. 8.

Notele contabile prin care s-au nregistrat aceste ajustri au fost semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Ajustarea valorii elementelor de activ i pasiv au fost aprobate de conducerea entitii? Pentru elaborarea bilanului contabil s-a stabilit valoarea bilanier a elementelor de activ i pasiv? Dac da, v rugm s prezentai notele contabile prin care s-au nregistrat diferenele dintre valoarea contabil i valoarea actual?

X X X
Lista cu notele contabile pentru nregistrarea diferenelor de valoare

9. 10.

Notele contabile prin care au fost nregistrate aceste diferene, sunt semnate de persoanele mputernicite cu verificarea acestor operaii? Persoana responsabil cu elaborarea bilanului contabil, a beneficiat de un program de pregtire profesional cu

X X
Dar este o persoan cu
165

Nr. crt. 11. 12. 13. 14. 15.

ACTIVITATEA DE AUDIT
privire la metodologia elaborrii bilanului contabil? Stabilirea soldurilor conturilor sintetice, s-a fcut prin punerea de acord a acestor solduri cu balanele analitice? Dac da, ne putei prezenta cteva exemple referitoare la aceast activitate. Dup elaborarea bilanului contabil, de ctre persoana responsabil, corelaiile bilaniere au fost verificate de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Bilanul contabil a fost semnat de directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern? Bilanul a fost semnat de conducerea entitii?

DA NU

OBS.
mare experien

X X X X X
Observare direct

Data: 04.09.2006

Auditor intern, tefnescu Ileana

Supervizor, Miulescu Ion

Not: Din analiza Chestionarului de control intern rezult c sistemul privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz, motiv pentru care nu se va elabora FIAP.

166

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 Obiectivul nr. 5. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE RAPORTARE A DATELOR FINANCIAR - CONTABILE CTRE MANAGEMENT Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT crt. 5.1. Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? DA NU 167

OBS.

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA crt. 5.2. Analiza informaiilor financiar-contabile i a X indicatorilor utilizai n vederea raportrii: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind analiza informaiilor financiar-contabile furnizate de X Direcia de Buget i Contabilitate Intern. b. examinarea indicatorilor utilizai; X c. verificarea sistemului de raportare periodic ctre X management 5.3. Analiza transmiterii informaiilor financiar-contabile X necesare deciziilor manageriale: a. examinarea responsabilitii persoanei cu atribuii privind X raportarea ctre management; b. urmrirea raportrii periodice a datelor financiarX contabile ctre management; c. examinarea furnizrii informaiilor relevante ctre X management. Data: 06.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria

NU

OBS. Interviu nr. 5.2.1.

CCI nr. 5.3.1.

Supervizor, Miulescu Ion

168

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 5.2.1 privind activitatea de analiz a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale adresat domnului Mihilescu Constantin, director executiv Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005-30.06.2006 ntrebarea nr. 1: Exist o persoan responsabil cu analiza informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale? Rspuns: Da, la nivelul managementul entitii exist o persoan care preia informaiile de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern i care le prelucreaz naintea transmiterii. ntrebarea nr. 2: n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu analiza datelor financiar-contabil primite de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern? Rspuns: Da ntrebarea nr. 3: Persoana responsabil cu aceast activitate are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse postului? Rspuns: Da, consilierul managerului responsabil cu aceast activitate este o persoan cu pregtire profesional adecvat i experien n domeniu? ntrebarea nr. 4: Informaiile furnizate de consilierul dumneavoastr au un format adecvat necesitilor de informare? Rspuns: Da, informaiile pe care le primesc sunt sub forma unor indicatori economico-financiari stabilii anticipat i, de asemenea, consilierul pe probleme financiare mi pregtete i un comentariu pentru interpretarea indicatorilor obinui n urma prelucrrii informatice. ntrebarea nr. 5: Considerai c acest sistem de indicatori este cel adecvat? Rspuns: Da, acest sistem conine un set de indicatori care au caracter permanent, dar n acelai timp este actualizat n funcie de necesitile managementului. ntrebarea nr. 6: Avei propuneri de mbuntire a sistemului de raportare? Rspuns: Da, periodic sunt analizate modalitile de raportare n scopul actualizrii acestuia ntrebarea nr.7: Mai avei ceva de adugat? Rspuns: Nu Data: 06.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Intervievat, Mihilescu Constantin
169

ENTITATEA PUBLIC

Direcia de Audit Public Intern


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 5.3.1. privind activitatea de transmitere a informaiilor financiar-contabile necesare deciziilor manageriale

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005-30.06.2006


Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de raportare a datelor financiar-contabile ctre management avei un sistem de proceduri? 2. Exist n entitate o persoan responsabil cu sistemul de raportare a datelor financiar-contabile pentru management? 3. Persoana responsabil cu raportarea ctre management a datelor financiarcontabile are pregtirea profesional corespunztoare cu cerinele impuse de aceast activitate? 4 n fia postului sunt stabilite atribuiile persoanei responsabile cu raportarea datelor financiar-contabile? 5. Suntei informat periodic referitor la evoluia financiar a patrimoniului entitii? 6. 7. Considerai c informaiile primite de la consilierul dumneavoastr v sunt utile? Considerai c accesul dumneavoastr la informaiile financiar-contabile are loc n momentul oportun? DA NU X Obs. Aceast problem este general i va fi abordat detaliat n raportul de Audit Intern Managementul general al entitii are un consilier care ndeplinete aceast activitate. Da, consilierul managerului general este o persoan cu o experien profesional recunoscut

X n sistemul de raportare este stabilit o informare lunar n legtur cu evoluia economicofinanciar a entitii Sistemul de indicatori utilizai este adecvat i mi este de folos n deciziile pe care le iau. Am stabilit o dat pentru informarea lunar, iar ori de cte ori am nevoi, solicit eu informaii. n acelai timp, zilnic primesc informaii referitoare la evoluia trezoreriei entitii, creanelor i datoriilor X X Intervievat, Mihilescu Constantin
170

8. 9.

Au fost cazuri cnd informaiile primite nu au fost actualizate? Mai avei ceva de adugat? Auditor intern, Petrescu Maria

Data: 06.09.2006

Formalizarea procedurilor de lucru este o problem general cunoscut la nivelul entitii, motiv pentru care nu se va elabora FIAP. Informaiile obinute vor fi avute n vedere la elaborarea Raportului de audit intern.

Not:

171

LISTA DE VERIFICARE NR. 6 Obiectivul nr. 6. ORGANIZAREA I EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV Nr. crt. 6.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? DA NU OBS.

X X X X X X X 172

Interviu nr. 6.1 FIAP nr. 6.1

Nr. crt. 6.2.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza cadrului metodologic de aplicarea a CFP a. angajamente legale i credite bugetare sau credite de angajament, dup caz; b. deschiderea i repartizarea de credite bugetare; c. modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni ale clasificaiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virri de credite; d. alte tipuri de operaiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice. e. ordonanarea cheltuielilor; f. efectuarea de ncasri n numerar; g. constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i a stabilirii titlurilor de ncasare; h. reducerea, ealonarea sau anularea titlurilor de ncasare; i. constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentnd contribuia viitoare a Romniei la acest organism; j. recuperarea sumelor avansate i care ulterior au devenit necuvenite; k. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; l. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitilor administrativ-teritoriale; m. motivarea i consemnarea refuzului n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv; n. exist propuneri de perfecionare a listelor de verificare de ctre persoanele desemnate cu exercitarea CFP o. vizele CFP sunt acordate de cei n drept sau nlocuitorii legali ai acestora

DA -

NU -

OBS.

Data: 09.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

173

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 6.1 privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu adresat domnului Protopopescu Sorin, director Direcia Buget i Contabilitate Intern ntrebare 1: n cadrul entitii exist responsabili cu controlul financiar preventiv pentru structurile din cadrul compartimentelor din subordine? Rspuns 1: Da. ntrebare 2: Normele generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile i completrile aduse prin OMFP nr. 912 / 2004 se respect n cadrul entitii? Rspuns 2: Da, se aplic procedurile scrise i formalizate, specifice pentru exercitarea controlului financiar preventiv, cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv, preluate n baza actelor normative indicate de dvs. ntrebare 3: n cadrul entitii ai prelucrat OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern? Rspuns 3: Nu. ntrebare 4: Ai constituit grupul de lucru n conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2005, care are ca principale atribuii elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru? Rspuns 4: Nu, dar exis preocupri. ntrebare 5: La nivelul entitii exist un program de pregtire profesional care s aib n tematic i cursuri de specialitate pentru persoanele care exercit controlul financiar preventiv? Rspuns 5: Da, n cadrul programelor de pregtire profesional a fost abordat i problematica CFP. ntrebare 6: Ai emis deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP? Rspuns 6: Parial da, n deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite C.F.P. nu au fost stabilite perioadele, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor.
174

ntrebare 7: Cum explicai elaborarea deciziilor de numire ale persoanelor mputernicite cu exercitarea CFP, fr s conin toate elementele prevzute de cadrul normativ, respectiv perioadele de exercitare a activitii de CFP, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care au fost mputernicite s efectueze CFP. Rspuns 7: Da, se impune s le refacem. ntrebare 8: La nivelul entitii exist o persoan responsabil cu actualizarea normelor metodologice proprii de CFP? Rspuns 8: Da, dar persoana care are ca sarcin de serviciu actualizarea periodic a normelor metodologic proprii se afl n concediu medical de cretere al copilului pn la doi ani, iar din cauza lipsei de personal aceste sarcini nu au fost preluate de alt persoan. ntrebare 9: Cum explicai c la nivelul entitii nu sunt elaborate procedurile specifice pentru activitatea de CFP i la procedurile realizate nu avei exemple practice referitoare la modalitile de completare a documentelor? Rspuns 9: ntr-adevr, nu am realizat n totalitate procedurile specifice ale CFP considernd suficiente pe cele prevzute n OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea CFP, aprobate prin OMFP 522/2003. n acelai timp sunt de acord c trebuie s dezvoltm i procedurile specifice i s completm cu exemple mai practice. ntrebare 10: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 10: Nu. Data: 09.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Director DBCI, Protopopescu Sorin

Not: n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 6.1.

175

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 6.1

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP CONSTATARE La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare. Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. CAUZE Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre Direcia de Buget i Contabilitate Intern din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite. CONSECINE
176

Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. RECOMANDRI Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. Data: 09.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

177

LISTA DE VERIFICARE NR. 7


Obiectivul nr. 7. FIABILITATEA SISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL
Nr. crt. 7.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Evaluarea sistemului informatic Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: Analiza sistemului informatic pentru activitatea financiarcontabil, cu privire la: a. existena glosarului de termeni b. descrierea sintetic a aplicaiei scop, funcionalitile sistemului regulile de lucru c. drepturile de acces - acces la aplicaie pentru procesare direct - acces la informaii pentru consultare - sistemul de parole i schimbarea periodic a acestora d. procesarea informaiilor, pe fiecare tip de document, va urmri: - procesarea documentelor de intrare - abloanele de prelucrare - cheile de control ncorporate - listele de control cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea introducerii i a validrii - liste de control specifice pentru conturi cu risc ridicat (sume n curs de clarificare, debitori, creditori, etc.) - procedurile de prelucrare a datelor: - actualizarea conturilor - descrierea procedurilor de prelucrare automat - List de control privind sinteza tranzaciilor cu dubl semntur, respectiv responsabilitatea declanrii prelucrrii i a validrii acesteia - procesarea documentelor de ieire - formatul de ieire concordana acestora cu normele contabile - algoritmi de prelucrare (pentru fiecare format) - periodicitatea procesrii documentelor e. sistemul de stocare al informaiilor financiar-contabile - programul operaiilor de stocare - responsabilitatea realizrii operaiilor de stocare - mediile de stocare i perioada - procedura de recuperare a datelor n caz de incident. f. aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; g. modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; DA NU 178

OBS.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT h. informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic financiar-contabil i. atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare a sistemului informatic !Transpunerea responsabilitilor din procedurile de lucru n fiele posturilor !Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic financiar-contabil ! Examinarea adaptrii sistemului informatic la cerinele utilizatorilor, urmrind dac: - exist un numr suficient de manuale? - consider instruciunile ca fiind corespunztoare? - constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - exist propuneri de perfecionare a instruciunii? - permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic - examinarea accesului la prelucrarea datelor de intrare - pe tipuri de abloane - examinarea accesului la prelucrrile automate - pe tipuri de proceduri - examinarea procesrii datelor de ieire - pe tipuri de format - examinarea accesului la sistemul de stocare a informaiilor financiar-contabile. Pregtirea profesional a personalului de specialitate implicat n utilizarea sistemului informatic a. existena unui responsabil cu activitatea de formare profesional; b. analiza programului privind pregtirea profesional a angajailor. Analiza sistemului de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.) a. urmrirea existenei parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; b. examinarea existenei unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiarcontabil c. urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil.

DA -

NU -

OBS.

7.2.

7.3.

Observare direct

7.4.

X X X X Interviul nr. 7.6 FIAP nr. 7.6

Data: 12.09.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion


179

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

INTERVIUL NR. 7.4. privind Securitatea sistemului informatic financiar-contabil adresat doamnei Ionescu Nadia, ef Birou financiar-contabilitate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii? Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic financiar-contabil? Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic financiar-contabil? Exist corelaie ntre sarcinile stabilite prin fia postului i procedurile de lucru? Accesul n sistemul informatic financiar-contabil se face printr-o parol de acces? Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil? Avei o procedur pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil? Sistemele de calcul din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern sunt prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Da X X X X X X X X X X Nu tiu Nu Obs

Data: 12.09.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana


NOT:

Intervievat, Ionescu Nadia

n baza acestui interviu se va elabora FIAP-ul nr. 7.4.

180

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 7.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiarcontabil. CONSTATARE Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate. CAUZE Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. CONSECINE Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. Data: 12.09.2006 Auditor intern, tefnescu Ileana Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,

181

LISTA DE VERIFICARE NR. 8 Obiectivul nr. 8. ORGANIZAREA I EFECTUAREA ARHIVRII DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE Nr. crt. 8.1. Activitate de audit Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? DA NU 182

Obs.

Nr. crt. 8.2.

Activitate de audit Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiarcontabil a. urmrirea numerotrii nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entitii.

DA X X X X

NU -

Obs.

X X

TEST nr. 8.2.1 Lista de control nr. 8.2.1 FIAP nr. 8.2.1 FCRI nr. 8.2.1

Data: 15.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

183

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern TESTUL NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005 - 30.06.2006 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiarcontabile OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea financiar-contabil DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din statele de salarii lunare i bilanurile contabile ntocmite n cadrul entitate pentru perioada ianuariedecembrie 2005 i predate la arhiva entitii, n numr de 12; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 8 poziia nr. 8.2. astfel: a. urmrirea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului; b. examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis; c. urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente; d. examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiarcontabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative; e. asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile; f. examinarea modului de pstrare a documentelor financiar-contabile din arhiva entitii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 8.2.1. am constatat urmtoarele: Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar contabile; Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiarcontabile pe suport de hrtie, s-a constatat c Statele de salarii pe luna martie 2005 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani.
184

CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat att FIAP-ul nr. 8.2.1. ct i FCRI-ul. nr. 8.2.1.

Data: 15.09.2006 Auditor intern, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

185

LISTA DE CONTROL NR. 8.2.1 privind Analiza sistemului de arhivare a documentelor Elemente numerotrii, testate nuruirii i semnrii
procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X X X X X X X Urmrirea Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X X X X X X X Urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente X X X X X X X X X Examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative X X X X X X X X X Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X FIAP X X X X X X

Nr. crt. Elemente Eantionate


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Stat de salarii pe luna ianuarie 2005 Stat de salarii pe luna februarie 2005 Stat de salarii pe luna martie 2005 Stat de salarii pe luna aprilie 2005 Stat de salarii pe luna mai 2005 Stat de salarii pe luna iunie 2005 Stat de salarii pe luna iulie 2005 Stat de salarii pe luna august 2005 Stat de salarii pe luna septembrie 2005

186

Nr. crt. Elemente Eantionate


10. 11. 12.

Elemente numerotrii, testate nuruirii i semnrii


procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului X X X

Urmrirea

Examinarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis X X X

Urmrirea respectrii termenelor de arhivare pe tipuri de documente X X X

Examinarea organizrii activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile n funcie de termenele stabilite prin acte normative X X X

Asigurarea unui spaiu corespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile FIAP FIAP FIAP

Examinarea modului de pstrare a documentelor financiarcontabile din arhiva entitii X X X

Stat de salarii pe luna octombrie 2005 Stat de salarii pe luna noiembrie 2005 Stat de salarii pe luna decembrie 2005

Data: 15.09.2006

Auditor intern, Petrescu Maria

n prezena, Stoenescu Marian Responsabil Arhiv general

187

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 8.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 PROBLEMA Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile. CONSTATARE Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2006, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2005 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2005 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. CONSECINE n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2005 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri. Data: 15.09.2006 ntocmit, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion Pentru conformitate,
188

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 8.2.1 Domnului MIHILESCU CONSTANTIN, director executiv CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la Direcia General de Buget i Contabilitate Intern, in perioada 01.07.2006-31.10.2006, la Stabilirea locaiei dosarelor financiar-contabile, s-au constatat urmtoarele: - existena unui spaiu necorespunztor nevoilor de arhivare a documentelor financiar-contabile care au termene de arhivare mari, ntre 10 i 50 de ani; - datorit spaiului inadecvat pentru arhivare, Statele de salarii pe luna martie 2005, care aveau termen de pstrare 50 de ani, au fost deteriorate, ceea ce va impune refacerea acestora. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. RECOMANDRI Alocarea unui spaiu corespunztor pentru arhivarea documentelor financiarcontabile n conformitate cu normele legale. Elaborarea unei proceduri de lucru, scrise i formalizate, i stabilirea unui responsabil de procedur, privind arhivarea documentelor financiar-contabile, att pe suport de hrtie, ct i pe suport magnetic; Reconstituirea Statelor de salarii pe luna martie 2005 pe suport de hrtie, care au fost deteriorate i care au termen de pstrare 50 de ani de la data ncheierii exerciiului financiar. ANEXE - Copie xerox State de salarii pe luna martie 2005 iniial. Data: 15.09.2006 Auditor, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

189

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion
Ob. Constatarea nr. 1. La nivelul DBCI sistemul de control este n subordinea conductorului acestei structuri La nivelul DBCI activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. 2. Nerespectarea modului de completare a Registrului-jurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neconcordana sumelor reprezentnd Contribuia unitii la bugetul asigurrilor sociale de stat nregistrate n contabilitate fa de cele raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5

Data: 18.09.2006 Data: 18.09.2006 Exist Da Nu


X

Document justificativ
- ROF-ul Serviciului

- Registrul-jurnal

- Fiele posturilor - Ordinele de plat

3.

- Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier Neutilizarea formularelor personalizate - Fie de magazie a pretiprite formularelor cu regim special Nerespectarea cadrului normativ privind evidena - Fia postului - Contracte comerciale datoriilor . - State salarii Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile

X X

X X X X

Auditori interni, tefnescu Ileana Petrescu Maria


190

Procedura P11: edina de nchidere

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: tefnescu Ileana / Petrescu Maria Avizat: Miulescu Ion

Data: 15.09.2006 Data: 15.09.2006

Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Miulescu Ion tefnescu Ileana Petrescu Maria Marinescu Ion Protopopescu Sorin Ionescu Nadia Manolescu Nicolae

Director Auditor intern Auditor intern Director general Director ef birou Consilier

DAPI DAPI DAPI DGSAPA DBCI Biroul financiar contabilitate DBCI

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiar-contabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
191

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR
OBIECTE AUDITABILE RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE RESPONSABILI

Registruljurnal

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i ! Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registruluiprocedurilor; jurnal. !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea sistematic a procedurilor. i actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat !Emiterea deciziei de constituire a echipei pentru a stabili dimensiunile disfunciunii de control; constatate i refacerea Registrului-jurnal !Efectuarea controlului !Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional a personalului din cadrul profesional n conformitate cu politica compartimentelor financiar-contabilitate. entitii 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice.

31.12.2006 31.03.2007 31.12.2006 31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006

Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Managementul de linie
192

!Delegarea unei persoane pentru


participarea la proiectarea i implementarea aplicaiei informatice !Completarea atribuiilor n fia postului

31.12.2006 31.12.2006

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar

!Analiza achiziionrii unei aplicaii


informatice pentru activitatea financiarcontabil !Achiziionarea unei aplicaii informatice !Analiz i completare ROF

31.12.2006

Director DBCI Director general DSPA efii de serviciu Managementul de linie

31.12.2006

Registrulinventar

!Elaborarea unui sistem de codificare a


procedurilor; !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor !Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; !Efectuarea controlului propriu-zis !Refacerea Registrului-inventar

31.12.2006 30.06.2007 31.12.2006 31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006

9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor

Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie

11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

193

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar
Contabilitatea datoriilor si creanelor

!Informare periodic privind


implementarea recomandri

31.12.2006

Director DBCI

Obiectivul nr.2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem !Elaborarea procedurilor privind datoriile procedural privind datoriile i creanele i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate !Actualizarea ROF-ului cu fiele cu procedurile i fiele de post pentru personalul posturilor implicat n aceste activiti 16. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind profesional n conformitate cu politica necesitile de informare privind evoluia pieei entitii de capital i a sistemului de relaii financiare. 17. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor !Stabilirea prin decizie a comisiei de aferente contractelor de leasing financiar inventariere !Efectuarea inventarierii propriu-zise !Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 18. Reevaluarea datoriilor n valut aferente !Reevaluarea datoriilor n valut contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Director DBCI

31.12.2006

31.10.2006

Director DBCI

194

OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea trezoreriei

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

19. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat 20. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 21. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 22. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru DBCI, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar 23. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 24. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 26. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI

!Elaborarea procedurilor de lucru privind


contabilitatea trezoreriei

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Director DBCI ef echip control Director DBCI Managementul de linie Responsabil procedur ef serviciu RU Managementul de linie

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

! Stabilirea prin decizie a comisiei de


control !Efectuarea propriu-zis a controlului !Completarea ordinelor de plat !Elaborarea procedurilor privind cecul de ridicare numerar

31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.07.2007 31.12.2006 31.12.2006

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor !Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

195

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

27. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de !Stabilirea prin decizie a comisiei de numerar pentru perioada auditat i completarea control acestora cu natura cheltuielilor efectuate !Efectuarea controlului propriu-zis !Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate 28. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrul de cas Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor 30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate !Actualizarea ROF-ului cu fiele cu procedurile i fiele de post pentru personalul posturilor implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii profesional n conformitate cu politica privind activitatea casieriei, cu personal entitii specializat din cadrul DBCI 32. Realizarea controlului periodic asupra !Stabilirea nivelului de raportare modului de ntocmire i utilizare a Registrului de periodic a controlului realizat cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare !Stabilirea prin decizie a comisiei de a Registrului de cas pe perioada auditat i control corectarea erorilor pn la sfritul anului !Efectuarea controlului !Completarea documentelor

31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006

Director DBCI ef echip control Director DBCI

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie ef serviciu RU Managementul de linie

31.12.2006 Director DBCI ef birou 31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 Director DBCI ef echip control ef echip control

196

OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea cheltuielilor cu personal

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia informatic care va fi implementat

!Elaborarea procedurilor privind


contabilitatea cheltuielilor cu salariile

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie Director DBCI ef birou

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor !Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

!Stabilirea unei proceduri de achiziie a


programelor informatice !Stabilirea unui responsabil cu implementarea programului informatic

31.12.2006 31.12.2006

Director general DSPA Director DBCI

! Stabilirea unei echipe de analiz a


tatelor de salarii ! Analiza statelor de salarii ! Corectarea erorilor din statele de salarii

31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 30.11.2006

Director DBCI ef serviciu ef echip Director DBCI Director DBCI

!Completarea programului de pregtire


profesional cu instruirea personalului de execuie

197

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Contabilitatea rezultatelor inventarierii

41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 44. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 45. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 46. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 47. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

!Elaborarea procedurilor privind


cheltuielile cu asigurrile i protecia social

31.07.2007

Managementul de linie

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor !Testarea implementrii programului informatic !Stabilirea responsabililor cu implementarea programului informatic !Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

31.12.2006 31.03.2007 31.03.2007 31.12.2006

Responsabil procedur Director DBCI ef birou

Director DBCI

!Stabilirea echipei de verificare !Verificarea propriu-zis !Corectarea erorilor !Elaborarea procedurilor privind
efectuarea inventarierii patrimoniului

31.12.2006

Director DBCI ef birou Managementul de linie Responsabil procedur

31.07.2007 31.12.2006

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor

198

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Evidena tehnicoperativ

48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora 52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2006 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte

!Stabilirea comisiei de inventariere !Efectuarea inventarierii !Reflectarea n contabilitate a rezultatelor


inventarierii

31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006

Director DBCI Preedinte comisie Director DBCI Director DBCI ef serviciu RU

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

!Elaborarea procedurilor privind evidena 31.07.2007 Managementul de


tehnic-operativ linie

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor !Stabilirea responsabilului cu determinarea acestui necesar !Determinarea necesarului

31.12.2006 30.11.2006 31.12.2006

Responsabil procedur Director general DSPA Responsabil cu fundamentarea necesarului Managementul de linie Director DBCI

!Actualizarea ROF-ului cu fiele


posturilor

31.01.2007 31.01.2007

!Stabilirea atribuiilor de instruire n


sarcinile efului de compartiment

199

OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate

Obiectivul nr.3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind proceduri de lucru privind obligaiile de plat activitatea de plat/ncasare a datoriilor ctre creditorii entitii respectiv creanelor 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu !Actualizarea ROF-ului cu fiele procedurile i fia postului pentru personalul posturilor implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI profesional n conformitate cu politica entitii 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat !Stabilirea prin decizie a echipei de a plilor aferente contractelor ncheiate n efectuare a analizei; scopul verificrii efecturii plilor scadente din ! Analiza propriu-zis contracte ! Prezentarea concluziilor 60. Analiza tuturor contractelor comerciale !Stabilirea prin decizie a echipei de ncheiate de entitate n perioada auditat, n efectuare a analizei; scopul identificrii contractelor ncheiate fr !Analiza propriu-zis respectarea cadrului normativ i completarea ! Prezentarea concluziilor acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 61. Elaborarea i formalizarea unui sistem !Elaborarea procedurilor privind procedural privind activitii de constituire i activitatea de stabilire i raportare a raportare a impozitelor i taxelor datorate impozitelor i taxelor datorate statului statului 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor

31.03.2007

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie Director DBCI ef serviciu RU Director DBCI ef echip ef echip Director DBCI ef echip ef echip Managementul de linie Responsabil procedur
200

31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.10.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.07.2007

31.12.2006

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

statului

63. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor 66. Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv

!Testarea implementrii programului


informatic !Stabilirea responsabililor cu aceasta

31.03.2007

Director DBCI ef birou Director DBCI ef serviciu Resurse Umane

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

31.12.2006

!Stabilirea prin decizie a echipei de

31.10.2006

Director DBCI ef echip ef echip Director DBCI Director DBCI

efectuare a analizei; 31.12.2006 !Analiza propriu-zis 31.12.2006 ! Corectarea erorilor Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv

Cadrul de reglementare a CFP

!Stabilirea unui responsabil cu efectuarea

31.10.2006

acestei lucrri !Elaborarea procedurilor specifice privind 30.06.2007 CFP

201

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

67. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate 68. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv 69. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial 70. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern

!Numirea echipei de elaborare a ghidului; 30.11.2006 Managementul de linie !Elaborarea ghidului practic
31.10.2007 Responsabil ghid practic

!Stabilirea responsabilului cu actualizarea 31.12.2006 Responsabil


procedurilor procedur

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

31.12.2006

Director DBCI ef serviciu RU

!Constituirea grupului de lucru n


conformitate cu OMFP nr. 946/2005; !Stabilirea responsabil cu elaborarea programului de pregtire profesional

31.12.2006 31.10.2006

Managementul de linie

202

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

71. Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru

!Stabilirea responsabilului din cadrul


grupului de lucru; !Efectuarea instruirii personalului de execuie i de conducere

30.11.2006 31.01.2007

Managementul de linie Responsabilul grupului de lucru

Sistemul de prevenire / detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus etc.)

Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor

Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil 72. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind sistemul 31.07.2007 proceduri privind schimbarea periodic a de prevenire/detectare a accesrilor parolelor de acces la sistemul informatic neautorizate ale bazelor de date financiar-contabil 73. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea 31.12.2006 actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor 74. Stabilirea unui responsabil cu detectarea 31.12.2006 !Stabilirea responsabilului cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic accesrii neautorizate financiar-contabil 31.12.2006 75. Realizarea n cadrul entitii a unui program !Elaborarea unui program de pregtire de pregtire profesional cu personalul Direciei profesional n conformitate cu politica de Buget i Contabilitate Intern pentru entitii asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile 76. Elaborarea i formalizarea unui sistem de 31.07.2007 !Elaborarea procedurilor privind proceduri privind arhivarea documentelor arhivarea documentelor financiarfinanciar-contabile contabile 77. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea 31.12.2006 actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie Director DBCI ef serviciu RU

Managementul de linie Responsabil procedur

203

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE

RESPONSABILI

financiarcontabile

78. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general 79. Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora 80. Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii !Stabilirea prin decizie a comisiei de control; !Efectuarea verificrii propriu-zise ! Prezentarea rezultatelor verificrii ! Informarea persoanelor crora le revine sarcina atarii statelor de plat la documentele financiar-contabile despre inexistena acestora la arhiva entitii; !Refacerea documentelor lips

31.12.2006

30.11.2006 31.03.2007 31.03.2007 30.11.2006 31.12.2006

Director general DSPA ef serviciu RU Management de linie Responsabil verificare Management de linie
Responsabil lucrare

Director Direcia Buget i Contabilitate Intern, Protopopescu Sorin

204

ENTITATEA PUBLICA
DIRECIA DE AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

BUCURESTI 2006

205

ENTITATEA PUBLICA Direcia de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din: - tefnescu Ileana, auditor intern, coordonator al misiunii - Petrescu Maria, auditor intern Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 12 din 17.07.2006. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2006, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 17.07. 2006-31.10.2006. Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea aplicrii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilanului contabil; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare 4. Elaborarea bilanului contabil 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil 8. Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile
206

Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.
207

Documentele examinate n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern DBCI privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: - analiza riscurilor; - tabelele punctelor tari i slabe; - tematica n detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - liste de verificare structurate pe obiective; - foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; - chestionare de control intern; - teste; - liste de control; - fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; - formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; - raportul preliminar de audit intern; - minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; - raportul final de audit intern; - planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; - fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. Organizarea Direciei de Buget i Contabilitate Intern: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 23 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul DBCI sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar;
208

- organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor.

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI


n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

II.1. Organizare registrelor de contabilitate


II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile.
209

Cauze: ! Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. ! Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. ! Neefectuarea controlului ierarhic. ! Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. Consecine: ! Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. ! Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. ! Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; ! Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil; ! Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate.
210

II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat

FIAP-ul nr. 1.3.1. Constatare: ! Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2005, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: ! Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. ! Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: ! Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. ! Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. ! Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a
211

rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare.

II. 2. Conducerea contabilitii


II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat directorului general al Direciei Generale a serviciilor Administrative, Patrimoniu i Arhivare (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, a rezultat c evidena analitic i sistematic a bunurilor de natura stocurilor este condus n conformitate cu reglementrile cadrului normativ n vigoare. n acelai timp, echipa de auditori interni a constatat inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru aceast activitate. De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirect a modului de achiziionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitii, nu au constatat disfuncionaliti n privina modului de conducere a evidenei plilor i cheltuielilor efectuate. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: ! Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor
212

contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; ! Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; ! Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Consecine: ! Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; ! Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; ! Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare.

213

II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4. Constatare: ! Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: ! n data de 07 octombrie 2005 s-a achitat salariatului Grigore Ion suma de 785 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii i suma de 215 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 1000 lei reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat domnului Grigore Ion. ! n data de 04.05.2006 s-a achitat prin casieria entitii sum de 1152,70 lei cu documentul justificativ Chitana nr. 59185/04.05.2006, emis de S.C. Romstal S.A. Aceast chitan achit dou facturi, respectiv Factura nr. 8915765/29.03.2006, reprezentnd contravaloarea unor prestri servicii i Factura nr. 8915785/05.04.2006, reprezentnd contravaloarea achiziiei unei imobilizri corporale. n Registrul de cas sa descrcat suma de 1152,70 lei pentru achitarea unui furnizor de prestri servicii, respectiv contul 401, n loc s fie descrcate distinct pentru fiecare operaie. Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; ! Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: ! Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern;
214

! Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; ! Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care sa elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: ! Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. ! Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 104, OP nr. 413, OP nr. 1031, OP nr. 1709, Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; ! Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; ! Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; ! Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: ! Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. ! ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; ! Imposibilitatea obinerii unei situaii operative a furnizorilor n funcie de vechime. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei
215

de Buget i Contabilitate Intern, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar; ! Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile dac este cazul. II. 2.7.3. Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.3. Constatare: !Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5 nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: ! n data de 10 august 2005 s-a ridicat numerar din Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata datoriilor faa de salariai, aferente lunii septembrie 2005, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din trezoreria Sectorului 5, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 0011213. ! n data de 18 ianuarie 2006 s-a ridicat numerar din contul curent deschis la Trezoreria Sectorului 5 pentru a se efectua plata unor datorii legate de serviciile prestate de diveri furnizori. De asemenea, n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX, nr. 00111289 nu a fost menionat scopul i natura cheltuielilor pentru care a fost ridicat aceast sum. Cauze: ! Inexistena procedurilor scrise i formalizate; ! Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; ! Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare; Consecine: ! Imposibilitatea urmririi operative a cheltuielilor ce efectueaz cu numerarul din casieria entitii. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, pentru personalul cu atribuii n aceast sfer de activitate; ! Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate cu numerarul ridicat din contul deschis la Trezoreria Sectorului 5.
216

II. 2.7.4. Securitatea spaiului destinat casierie Echipa de auditori interni a constatat, prin observare direct, c activitatea de casierie funcioneaz ntr-un spaiu adecvat i securitatea este asigurat cu ajutorul unor mijloace electronice antiefracie. II. 2.8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul Din testrile realizate n mod indirect i pe baza observrii fizice efectuate pe teren a rezultat c sistemul de control privind organizarea contabilitii cheltuielilor cu personalul funcioneaz. Totui, au fost consemnate unele disfunciuni pe care le prezentm n continuare. II.2.8.1. Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.6.1. Constatare: ! Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii septembrie 2005, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna octombrie 2005 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. ! De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2006, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent. Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Lipsa unui program integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile, ceea ce nu a permis un transfer automat al datelor din aplicaia informatic privind salariile n aplicaia informatic de contabilitate pentru ntocmirea Balanei de verificare, transferul realizndu-se prin introducerea manual a datelor, ceea ce a dat posibilitatea apariiei unor erori privind reflectarea n contabilitate a acestor cheltuieli. ! Neefectuarea unui control periodic asupra cheltuielilor cu salariile de ctre persoana responsabil cu evidena cheltuielilor cu salariile personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. ! Necunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern a determinat obinerea unor State de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice care nu conin sumele datorate de salariai terilor pe baza angajamentelor de plat. ! Inexistena unui responsabil n cadrul direciei cu sumele datorate terilor de ctre salariai.
217

Consecine: ! Balana de verificare ntocmit la 30.09.2005 nu reflect situaia real a patrimoniului existent la aceast dat. ! Statele de salarii elaborate n cadrul entitii nu reflect situaia exact a datoriei entitii fa de salariai i fa de tere persoane. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor, de eful compartimentului din care face parte; ! Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. ! Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii n totalitate a datoriilor salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz. ! Cuprinderea n programul de pregtire profesional a anului viitor, a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic care va fi implementat. II. 2.8.2. Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.6.2. Constatare: ! Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr.1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii a Sectorului 5, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu entitile din domeniul asigurrilor i proteciei sociale, care s genereze baze de date
218

compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce impune introducerea manual a datelor n ofturile distribuite de entitile respective. ! Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre entitile responsabile cu asigurrile i protecia social. ! Inexistena unui control asupra declaraiilor ntocmite i raportate de entitate efectuat de o persoan cu pregtire profesional de specialitate din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: ! Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat aferent lunii noiembrie 2005, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; ! Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. II. 2.9. Contabilitatea rezultatelor inventarierii Echipa de auditori interni prin evaluri indirecte apreciaz faptul c personalul de execuie implicat n conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii nu cunoate procedurile i monografia de lucru. Din analiza efectuat de echipa de auditori interni a rezultat c nu s-au respectat o serie de prevederi ale cadrului normativ n vigoare, motiv pentru care au fost ntocmite formulare de constatare corespunztoare, pe care le prezentm n continuare. II. 2.9.1. Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv.

219

Constatare: ! Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2005, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. In prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. ! De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Cauze: ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; ! Participarea n comisiile de inventariere a unui personal care nu are pregtirea profesional necesar pentru realizarea inventarierii creanelor entitii; ! Neefectuarea instructajului naintea nceperii inventarierii patrimoniului pentru asigurarea desfurrii inventarierii n conformitate cu cadrul normativ care reglementeaz acest domeniu. Consecine: ! Situaiile financiare ale anului 2005, elaborate pe baza Balanei de verificare, la data de 31 decembrie 2005, care se bazeaz i pe Rezultatele inventarierii patrimoniului aferente anului 2005, nu reflect o imagine fidel a patrimoniului. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate; ! Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate. Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 2.7.1 care a fost naintat managementului entitii n vederea lurii msurilor care se impun cu privire la debitorii entitii auditate.

220

II. 2.10. ntocmirea balanelor de verificare Auditorii interni, pe baza testrilor efectuate (Test nr. 2.8.1. i Lista de control nr. 2.8.1.) auditorii interni au constatat existena unui sistem informatic integrat, la nivelul entitii, pentru elaborarea balanei de verificare. Acest sistem realizeaz prelucrarea automat a datele preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale, n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, ct i ale OMFP nr. 1917/2005 pentru organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. II. 2.11. Evidena tehnic-operativ Din observarea direct efectuat pe teren i din testrile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control privind evidena tehnic-operativ este funcional. Totui, echipa de auditori interni a constatat unele disfuncionaliti privind evidena formularelor cu regim special, prezentat n continuare. II. 2.11.1. Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special, pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.9.1. Constatare: ! Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. ! Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. Cauze: ! Inexistena unei proceduri scrise i formalizate. ! Persoana responsabil cu gestiunea tipizatelor cu regim special avnd ca sarcini de serviciu si gestiunea materialelor auxiliare i gestiunea pieselor de schimb, datorit lipsei de timp, nu a descrcat n documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special chitanele neutilizate. ! Persoana responsabil cu evidena materialelor de natura tipizatelor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern nu a efectuat un control periodic asupra modului de gestionare al acestor valori materiale. ! Lipsa unui program anual de achiziii la nivelul entitii fundamentat prin bugetul de aprovizionare al compartimentelor funcionale, centralizat la nivelul
221

compartimentului de specialitate, a condus la achiziionarea unui stoc mare de formulare Fia de magazie a formularelor cu regim special, nepersonalizate prin pretiprire, pn la data de 30 iunie 2004, care nu au mai putut fi utilizate pan la sfritul perioadei de valabilitate a acestora, respectiv 31 decembrie 2004. De asemenea, datorit inexistenei unei evidene clare privind consumul periodic a acestor formulare, dar i coroborat cu posibilitatea efecturii unei economisiri a resurselor financiare, a condus la situaia utilizrii n anul 2005 a formularelor nepersonalizate prin pretiprire, existente n stoc. Consecine: ! Documentul Fia de magazie a formularelor cu regim special nu este utilizat n conformitate cu prevederile legale, nepermind o identificare i control permanent asupra documentelor cu regim special. ! Exist posibilitatea unor sustrageri de chitane necompletate sau care nu au fost anulate, predate la magazie. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnicoperativ; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora; ! Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei de timp neconsumat a anului 2006 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte. II. 3. Conducerea activitii financiare Din evalurile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control al activitii de plat i ncasare este organizat i funcioneaz. II. 3.12. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Testarea pe teren de ctre echipa de auditori a activitii de plat a furnizorilor a condus la constatarea unor disfunciuni prezentate n continuare. II. 3.12.1. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.3.2.1 Constatare: ! Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate.

222

! Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. Cauze: ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; ! Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; ! Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: ! Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. ! Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; ! Lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei Buget i Contabilitate Intern; ! Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte; ! Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise. II. 3.13. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Echipa de auditori interni, din evaluri indirecte, a constatat inexistena unor proceduri scrise i formalizate privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor, care au facilitat apariia unor nereguli. n acelai timp, din testrile efectuate au constatat o serie de disfuncionaliti, prezentate n continuare.
223

II.3.13.1 Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 3.3.1. Constatare: Auditorii interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. Cauze: Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Consecine: Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul General Consolidat aferent lunii noiembrie 2005, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.

224

II. 4. Elaborarea bilanului contabil Echipa de auditori interni apreciaz activitatea de elaborare a bilanului contabil ca fiind funcional deoarece, la nivelul entitii, exist un sistem informatic integrat care furnizeaz informaiile necesare ntr-un format electronic compatibil cu structura programului informatic, pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale, furnizat de MFP. II. 4.14. Elaborarea i verificarea bilanului contabil Din evaluarea testrilor efectuate (CCI nr. 4.2.1.), echipa de auditori interni a constatat c sistemul de control privind elaborarea bilanului contabil funcioneaz prin respectarea Normelor metodologice de nchidere a bilanului contabil, elaborate de MFP. II. 5. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management II. 5.15. Asigurarea exactitii sistemului de raportare financiar-contabil Auditorii interni, pe baza testrilor realizate n teren, Interviul nr. 5.2.1. i CCI nr. 5.3.1., au constatat, pe de-o parte funcionalitatea sistemului de raportare ctre management, dar, pe de alt parte, au constatat inexistena un sistem de proceduri scrise i formalizate pentru aceast activitate. II. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv II. 6.16. Cadrul de reglementare a CFP Echipa de auditori interni, prin evaluarea testrilor asupra modului de organizare i exercitare a CFP a constatat c acesta este organizat i funcioneaz, dar nu exist elaborate proceduri de lucru specifice, n conformitate cu cadrul normativ n vigoare, pentru toate activitile entitii. II. 6.16.1. Inexistena procedurilor specifice entitii pentru exercitarea CFP Constatare: La nivelul entitii exist proceduri scrise i formalizate, pentru exercitarea controlului financiar preventiv, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, dar acestea nu sunt particularizate, dezvoltate i actualizate n raport cu specificul entitii pentru fiecare operaiune, prin liste de verificare.

225

Echipa de auditori a constatat lipsa unor exemple practice referitoare la modalitile de completare a formularelor i inexistena unor preocupri n domeniul actualizrii normelor metodologice proprii. Deciziile de numire a persoanelor mputernicite s exercite CFP nu cuprind perioadele de efectuare a controlului, documentele, operaiunile i limitele valorice pentru care sunt mputernicite. De asemenea, nu este precizat termenul de pronunare pentru acordare/refuzului vizei, n funcie de complexitatea operaiunilor. Cauze: Lipsa unui personal cu pregtire profesional adecvat n cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern care s aib ca sarcin de serviciu actualizarea sistematic a Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu. Nefuncionarea la nivelul entitii a controlului intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Inexistena unui sistem de comunicare permanent ntre Direcia de Buget i Contabilitate Intern din cadrul entitii i structurile economico-financiare de la nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite. Consecine: Exercitarea parial a controlului financiar preventiv la nivelul entitii, datorit dezvoltri incomplete a procedurilor pe specificul entitii. Recomandri: Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice privind completarea documentelor utilizate. Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv. Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.
226

Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru. II. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Din analizele realizate pe baza testrilor efectuate privind sistemul informatic al activitii financiar-contabile rezult unele disfunciuni n componenta de securitate a sistemului informatic, prezentate n continuare. II. 7.17.Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au acces la sistemul informatic Din evaluarea indirect, echipa de auditori interni a stabilit c atribuiile persoanelor care au acces la sistemul informatic al activitii financiar-contabile sunt cuprinse n fiele posturilor. II. 7.18. Pregtirea profesional a personalului implicat n utilizarea sistemului informatic Din observarea direct a programului de pregtire profesional a personalului de specialitate rezult c acesta s-a respectat i asigur necesitile de perfecionare ale personalului. II. 7.19. Sistemul de prevenire/detectare a accesrilor neautorizate ale bazelor de date, parole, programe antivirus etc. Din analiza realizat de auditorii interni, pe baza testrilor efectuate s-a constatat o serie de nereguli privind sistemul de acces al bazelor de date, abordate n continuare. II.7.19.1 Inexistena unui sistem de securitate privind sistemul informatic financiar-contabil Constatare: Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate. Cauze: Inexistena la nivelul entitii a unui responsabil care s detecteze accesul neautorizat la sistemul informatic financiar-contabil. Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la sistemul informatic financiar-contabil. Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. Consecine: Posibilitatea accesrii sistemului informatic financiar-contabil de ctre persoane neautorizate; Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor atacuri informaionale.
227

Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic financiar-contabil; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor. II.8. Arhivarea documentelor financiar-contabile Echipa de auditori consider c sistemul de organizare a activitii de arhivare a documentelor financiar-contabile se impune a fi revzut, pentru a asigura att accesul rapid la informaiile arhivate, ct i securitatea acestora. n acest sens, prezentm n continuare o serie de disfuncionaliti constatate de echipa de auditori. II.8.20. Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor financiar-contabile II.8.20.1. Neasigurarea unui spaiu adecvat activitii de arhivare a documentelor financiar contabile Constatare: Din analiza respectrii modului de pstrare a documentelor financiar-contabile pe suport de hrtie s-a constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat sub nr. 1852/18.04.2006, prin care solicit o adeverin din care s reiese stagiul de cotizare, aferent anului 2005 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale, deoarece Statele de salarii pe luna martie 2005 sunt deja deteriorate, dei au termen de pstrare 50 de ani. Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiar-contabile, n conformitate cu prevederile legale n vigoare. Cauze: Inexistena procedurilor de lucru, scrise i formalizate; Inexistena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare. Consecine: n situaia necesitii de a consulta documentele financiar-contabile acestea nu pot fi accesate. Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente privind Stagiul de cotizare aferent anului 2005 n Sistemul Public de Pensii i alte drepturi sociale. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
228

Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri Pentru aceast problem, considerat grav, echipa de auditori interni a elaborat i Formularului de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI nr. 8.2.1, care a fost naintat managementului entitii n vederea stabilirii i lurii msurilor care se impun.

III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE DE MBUNTIT

Nr. crt.

OBIECTIVUL

FUNCIONAL

CRITIC

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Elaborarea contului de execuie bugetar Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea

X X X X X

X X
229

8. 9.

controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiarcontabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile

X X

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.

Data: 20.10.2006 Auditorii, tefnescu Ileana, Petrescu Maria Supervizor, Miulescu Ion

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

230

SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2006, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2005 30.06.2006 i a fost efectuat, n perioada 17.07.2006 31.10.2006 de ctre auditorii interni tefnescu Ileana - auditor superior coordonator, Petrescu Maria - auditor superior i supervizat de Miulescu Ion - directorul Direciei de Audit Intern. Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 9 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare Elaborarea bilanului contabil Elaborarea contului de execuie bugetar Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar contabile ctre management Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. APRECIERE
FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC

X X X X X X X X X

231

II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: ! Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. ! Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. ! Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. ! Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora.
232

De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. ! Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 80 de recomandri, aferente celor 9 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore.

Data: 21.10.2006

Auditorii, tefnescu Ileana, Petrescu Maria

Supervizor, Miulescu Ion

233

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR


ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a X procedurilor. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile X disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar

31.03.2007 31.12.2006 31.12.2006

X X X X X

31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006


234

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat X X X Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea
procedurilor

9 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a 10 Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului

31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006

de valorificare a inventarelor 11 Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12 Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar
13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii


X X X X X

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006 31.12.2006 31.10.2006

pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare. 17. Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar 18. Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare

X 235

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat X Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea
utilizarea ordinelor de plat

19. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i 20. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 21. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post 22.

31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

pentru personalul implicat n aceste activiti Realizarea unui program de pregtire profesional pentru DBCI, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul financiar-bancar Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI

X X X X X X X X X X X

31.12.2006 31.07.2007 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006


236

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a

31.12.2006
X X X X X X

Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem
36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post 37.

31.12.2006 31.07.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006 31.12.2006

38.

39.

40.

pentru personalul implicat n aceste activiti Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul DBCI pentru aplicaia informatic care va fi implementat

31.12.2006
X X

30.11.2006

237

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat X X X
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu

31.07.2007 31.12.2006 31.03.2007 31.12.2006

asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri
43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de

44.

45. 46. 47.

raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

X X X X X

31.12.2006 31.07.2007 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006 31.07.2007


238

48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea

reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-

X X

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat X
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora


52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente

31.12.2006 31.12.2006

perioadei de timp neconsumat a anului 2006 i demararea procedurilor de X achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post X pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte 60. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului X normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise

31.01.2007
X

31.01.2007 31.03.2007 31.12.2006 31.01.2007 31.12.2006 31.12.2006 31.12.2006

X X X

239

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat X X X
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea
constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

61 Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63 Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de

31.07.2007 31.12.2006 31.03.2007 31.12.2006

64.

65.

66.

67.

raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, X realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru X ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor Obiectivul nr. 6. Organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv Centralizarea la nivelul entitii a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv propriu, n scopul elaborrii unor proceduri privind X exercitarea controlului financiar preventiv propriu, n conformitate cu prevederile OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv Elaborarea unui Ghid practic privind exercitarea controlului financiar preventiv, care s conin: scopul controlului financiar preventiv i categoriile X de operaiuni asupra crora se exercit; modul de organizare a controlului financiar preventiv la nivelul fiecrui ordonator de credite; proceduri de control, termene de acordare/refuz a vizei CFP, precum i exemple practice

31.12.2006 30.06.2007

31.10.2007

240

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt. 68.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

69.

70. 71.

72. 73.

privind completarea documentelor utilizate Stabilirea la nivelul fiecrui ordonator de credite, a unor responsabili pentru X actualizarea Cadrului general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv Efectuarea unui program de pregtire profesional cu ntregul personal al entitii care s aib ca obiectiv prelucrarea OMFP nr. 946/2005 pentru X aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial Constituirea grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern Instruirea personalului din cadrul compartimentelor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor de lucru Obiectivul nr. 7. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea X periodic a parolelor de acces la sistemul informatic financiar-contabil X Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri informatic financiar-contabil

31.12.2006 31.12.2006

X X

31.12.2006 31.01.2007 31.07.2007 31.12.2006

74. Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului 75. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu

31.12.2006 31.12.2006

personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern pentru asigurarea securitii sistemului informatic financiar-contabil i informarea sistematic a utilizatorilor

241

ENTITATEA PUBLIC DIRECIA DE BUGET I CONTABILITATE INTERN


Nr. crt. 76. 77. 78. 79.

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL X/2006
Implementat Parial implementat
Data planificat / Neimplementat Data implementrii

DAPI

Recomandarea

80.

Obiectivul nr. 8 Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea X documentelor financiar-contabile X Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor X deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru X eventuale consultri

31.07.2007 31.12.2006 31.12.2006 31.03.2007 31.12.2006

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Entitatea/structura auditat Direcia de Buget i Contabilitate Intern Data i semntura conductorului: Protopopescu Sorin Data i semntura auditorilor interni: Petrescu Maria, tefnescu Ileana

242

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2005 - 30.06.2006 ntocmit: Miulescu Ion
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea

Rspunsul auditorilor

Declaraia de independen Analiza riscurilor

De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . n Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

. . . t

FIAP-ul nr. 8.2.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2005 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

De acord

243

PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

244

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005-30.06.2006 Perioada misiunii: 15.07.2006-31.10.2006 Auditor evaluat: tefnescu Ileana ntocmit: Miulescu Ion Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

Luat la cunotin: Data: Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X
245

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i

Bugetul de timp efectiv: 616 ore corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 624 ore 1 2 3 4 5 Observaii X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

246

Entitatea Public Direcia de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012005.-31.10.2006 Perioada misiunii: 15.07.2006-31.10.2006 ntocmit: Protopopescu Sorin, director Direcia Buget i Contabilitate Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i 1 Note 2 3 4 X X X X X X X X X X X X
247

5 X

Obs.

14. 15.

16.

17. 18.

19.

auditat Auditorii au avut un comportament adecvat i X profesional Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandarilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandarilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director Direcia Buget i Contabilitate Intern, Protopopescu Sorin Data: 31.10.2006 Luat la cunotin, auditori interni: tefnescu Ileana, Petrescu Maria Data: 31.10.2006
248