FIA

POSTULUI ROL I UTILITATE

Ce este Fia Postului ?

Este o ntrebare la care puini angajai, dar i puini angajatori pot oferi rspunsul imediat. Numai marile companii le ofer angajailor i o fia a postului de munc detaliat sau, mai bine zis, organizat ntr-o manier profesionist. n anunurile de angajare se gasesc puine referine la sarcinile de munc specifice fiecrui post de munc, deoarece sunt destinate informrii succinte n scop de orientare profesional, ns, pentru cel care va primi postul, responsabilitile ar trebui prezentate detaliat n fia postului. Fia postului poate fi descrisa ca fiind descrierea posturilor/sarcinilor de munc. n structurarea fiecrei fie a postului, managerii de resurse umane trebuie s fac analize de munc orientate catre fia postului, scopul fiind nu cel al unei birocraii inutile, ci cel al unui management al calitii ntregii firme.

Fia postului reprezint un instrument obinut n urma derulrii procesului de analiz a muncii pentru fiecare post n parte i cuprinde caracteristicile efective ale postului respectiv.

Ce trebuie sa conin fia postului ?

Fia postului ar trebui s conin date minime despre: denumirea postului de munc, integrarea n structura organizatoric, responsabiliti, sarcini, activiti i aciuni specifice postului de munc, competenele postului de munc, contextul muncii, pregtirea

necesar postului de munc, salariul i condiiile de promovare. Denumirea postului de munc este luat din nomenomenclatorul naional al profesiilor, poziia postului de munc este preluat sub forma unei cifre din Clasificarea ocuptiilor din Romania (COR). De asemenea se pot trece i obiectivele principale ale postului de munc, ns acestea se trec punctual fr prea multe detalieri. Integrarea n structura organizatoric se refer la prezentarea ierarhiilor n cadrul organizaiei, poziiile de subordonare - coorodonare pe care le deine angajatul n relaie cu ceilali angajai ai firmei. n cadrul responsabilitilor sunt specificate obligaiile, ndatoririle ce revin angajatului fa de oameni, materiale, bani, unelte, echipamente etc. Responsabilitile trebuie redactate clar, pe puncte, pentru ca angajatul s le neleag ct mai bine. Spre exemplu, n fia postului de manager, la seciunea responsabilitilor se vor regsi verbe precum: planific, dirijeaz, decide, implementeaz, realizeaz, asigur, stabilete. Competenele de munc sunt de fapt partea cea mai importanta din fia postului. Ele evideniaz performanele solicitate detinatorului postului de munc. Spre exemplu, pentru postul de secretar, competenele pot fi: s tie s lucreze cu un anumit soft la un anumit nivel de performan, s vorbeasc o limb strain sau mai multe etc. Contextul muncii poate influena activitatea fiecrui angajat. Se refer, n mare, la condiiile de mediu i condiiile fizice ale muncii care pot influena sntatea i starea de confort a angajailor. Tot n contextul muncii sunt integrate i relaiile interpersonale din cadrul organizaiei. Dac angajatul trebuie s lucreze n echip sau are de-a face cu diferite alte persoane, se va specifica natura acestor relaii. Pregtirea necesar postului de munc este o precondiie a angajrii. ns aici ar trebui sa existe sugestii despre cursurile pe care angajatul ar trebuie sa le urmeze pentru perfecionare. n fia postului ar trebui s existe referiri la salariul minim i cel maxim pe care angajatul l poate primi pentru postul pe care l ocup. Deasemenea, trebuie prezentat i o schema de promovare. Fia postului nu este adresat exclusiv unui angajat ce ocup un anumit post de munc, ea este n fapt o descriere a sarcinilor care revin oricrei persoane care va ocupa un anumit post de munc. Ea se semneaza ns de ctre fiecare candidat n parte, de directorul organizaiei i este posibil sa fie semnat i de ctre directorul departamentului de resurse umane.

 Cnd se redacteaz ?

- nainte de nceperea activitii companiei pe piaa de profil; - n momentul apariiei oricrei modificri la nivelul organizaiei/postului.

Care sunt persoanele implicate?

- Specialitii de resurse umane; - Superiorii ierarhici ai postului respectiv; - Deintorii postului;

De ce s avem la dispoziie un astfel de instrument?

- n primul rand este instrumentul care sta la baza mai multor procese de resurse umane, printre care: recrutare i selecie, angajare, evaluare, formare profesional, dezvoltare etc. i fr de care acestea nu s-ar putea derula intr-un mod eficient; - Reprezint instrumentul managerial care permite gestionarea relaiei angajatorangajat i asumarea bilaterala a responsabilitii; - Este primul ghid de care dispune noul angajat la debutul n organizaie, care i ofer o descriere detaliat a postului n termen de responsabiliti specific pe care trebuie s i le asume la nivelul organizaiei; - Fia Postului face posibila evaluarea importanei postului n cadrul organizaiei i stabilirea nivelului de recompensare material; - Poate face dovada de proba n eventualele conflicte de munc sau nenelegeri dintre angajator i angajat. Fia postului este documentul de management al resurselor umane care sintetizeaza elementele caracteristice ale unui post, pentru a putea fi intelese i insusite de catre ocupntul postului.

Fisele de post nu sunt numai utile, sunt i obligatorii prin lege. Ele sunt Anexa la Contractul Individual de Munc, i contin toate elementele necesare pentru a recruta, selecta, pregati, perfeciona i evalua un angajat. 

Idei GREITE despre fia postului !

Fia postului nu este absolut necesar, firma poate functiona i fr. Gresit! Acest lucru a fost valabil atunci cnd cele mai multe firme erau firme mici, n care patronul i doi-trei angajai faceau de toate. Fia postului nu este un document obligatoriu. Greit! Potrivit noului Cod al muncii, ea este acum obligatorie nc de la angajare. Fia postului poate fi adus la cunotina angajatului mai trziu. Greit! Noul Cod al muncii precizeaz c atribuiile din fia postului vor fi comunicate angajatului nainte de ncheierea contractului de munc. Dac procedai altfel, angajatul nu va ti precis i de la nceput ce presupune postul pe care urmeaza s se angajeze, ce se ateapt de la el i ce cunotine, aptitudini, abiliti etc. trebuie s posede. Fia postului nu este unic pentru orice angajat! Greit ! Fiecare angajat pe un post are stilul su personal de munc pentru a obine rezultatele ateptate i i pune amprenta propriei personaliti asupra activitii derulate, dar aceste lucruri nu fac obiectul fiei postului. Odat elaborat, fia postului ramane neschimbat. Greit ! Fia postului nu este un document inflexibil. Condiiile, mediul, cerinele unui post se schimb, atrgnd dup sine necesitatea modificrii fiei postului. Fia postului este un document conceput pentru orice posibil candidat pentru postul respective, dar trebuie s personalizat, adaptat fiecrui angajat n parte.

Fia postului este corelat cu Codul muncii i COR

Potrivit noului Cod al Muncii, toi angajatorii sunt obligai s anexeze la contractul individual de munc Fia Postului, astfel nct existena acesteia la nivelul firmelor a devenit obligatorie. Ce schimbari aduce intrarea n vigoare a noului Cod al Muncii? Respectarea fiei postului, ataat contractului de munc, va deveni cel mai important criteriu de evaluare a performanei profesionale, contnd la mrirea salariului sau, dup caz, la sancionarea i chiar disponibilizarea angajailor.

Noul Cod al Muncii prevede c performana profesional va fi criteriul principal avut n vedere n cazul unei eventuale disponibilizri collective, efectuat de o companie ca urmare a conjuncturii economice nefavorabile. Pe baza fiei postului, att angajatorul ct i angajatul vor stabili, n mod concret, ce ateptari au unul de la altul. n baza evaluarii intelor stabilite, vor avea o imagine mai clar i nu vom mai asista, cel putin din punct de vedere teoretic, la abuzuri.

Ct de important este fia postului?

Fia postului este un document util att pentru personalul din departamentul de resurse umane ct i pentru derularea n bune condiii a ntregii activiti din cadrul unei companii. n fia postului trebuie precizate: sarcinile i responsabilitile ce i revin ca titular al postului de munc; codul COR (Clasificarea Ocuptiilor din Romania) al postului; condiiile de lucru; standarde de performan; modalitatea de remuneraie; caracteristici personale necesare angajatului pentru ndeplinirea cerintelor postului. Fia postului este un document obligatoriu, potrivit diverselor articole din Codul muncii: salariatul are obligaia de a realiza norma de munc sau, dup caz, de a ndeplini atribuiile ce i revin conform fiei postului (art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii). angajatorul are dreptul s stabileasc atribuiile corespunztoare pentru fiecare salariat, n condiiile legii (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii); anterior ncheierii sau modificrii contractului individual de munc, angajatorul are obligaia de a informa persoana selectat n vederea angajrii ori, dup caz, salariatul cu privire la (...) funcia/ ocupaia conform specificaiei COR sau altor acte normative i atribuiile postului (art. 17 alin. (2) lit. d) din Codul muncii); n Contractul Colectiv de Munc se prevede c atribuiile postului sunt prevzute n fia postului, anexa la contractul individual de munc.

Fia postului oficializeaz angajarea i salarizarea.

Fia postului va fi semnat i asumat de ctre tine, ca angajat, n momentul n care te ncadrezi cu o anumita funcie ntr-o firm. Fia postului privete att angajatul, ct i angajatorul. De aceea fia postului poate fi privita din dou perspective: pentru companie, postul de munc este unitatea principala care permite buna organizare a activitii i stabilirea sarcinilor i responsabilitilor angajailor; pentru angajat, postul de munc reprezint un cumul de activiti pe care le are de ndeplinit i condiiile de finalizare a acestora n cadrul organizaiei unde lucreaz. Oricare ar fi munca pe care o prestezi, fia postului are un grad ferm de generalizare i flexibilitate. Totui, fia postului se realizeaz pentru tine ca persoan distinct, nu doar pentru specificul postului de munc ocupat. Fia postului reprezint baza de plecare n evaluarea corect a performanelor i asigur totodat condiiile de promovare i formare profesional. n concluzie, fia postului devine i un instrument de responsabilizare att a angajatului, ct i a angajatorului.

Angajatorul poate folosi fia postului pe care l ocupi ca pe un document cu ajutorul cruia i poate organiza i gestiona activitatea i te poate evalua, dar poate stabili i teste profesionale n vederea promovrii.


Exemple

FIA POSTULUI MANAGER GENERAL

1. Denumirea compartimentului: CONDUCERE 2. Denumirea postului: MANAGER GENERAL 3. Numele i prenumele salariatului: NUME I PRENUME SALARIAT 4. Se subordoneaz: Consiliului de administratie 5. Numele efului ierarhic: NUME I PRENUME EF IERARHIC 6. Subordoneaz: c  onsilier juridic, director economic, director de vnzri i marketing, director resurse umane, director tehnic, director logistic, director producie;  7. Drept de semnatur: Intern: / Extern: 8. Relaii funcionale: - cu directorii de departamente (aprob proceduri de organizare i derulare a

principalelor procese la nivel de firm: contractare, vnzri, aprovizionare, etc); 9. Pregtirea i experien: Pregtirea necesar postului de munc: - de baz: studii superioare de profil economic; - cursuri speciale: marketing, vnzri, management organizaional, management financiar. operare Pc - Office, Power Point, limba strain;  Competentele postului de munc: - cunotine i deprinderi:  1. Cunotine de management organizational, financiar, vanzari; 2. Cunoaterea n profunzime a pieei locale de afaceri; 3. Cunoaterea legislaiei n domeniu; 4. Cunoaterea unei limbi de circulatie internaional - limba englez - la un nivel mediu - avansat (scris, citit, vorbit); 5. stpnirea unor tehnici i instrumente financiar-contabile; Cerinte aptitudinale: 1. nivel de inteligen general peste medie (capacitate de sintez i de analiz, judecat rapida);  2. aptitudine general de nvare; 3. aptitudini de comunicare; 4. aptitudini de calcul; 5. aptitudinea de a lucra cu documente; 6. planificare i organizare a operatiilor i activitilor; 7. abiliti de negociere; 8. acordare i transmitere de informaii; 9. vocabular bogat;

10. atenie selectiv, concentrat i distributiv; Cerine comportamentale:  1. capaciti persuasive;  2. capacitate de coordonare; 3. responsabilitate personala; 4. capacitate de planificare i organizare; 5. eficien personal; 6. spirit de echip; 7. comportament etic/integritate; 10. Autoritate i libertate organizatorica: Dac este cazul  11. Responsabiliti i sarcini:Condiii materiale ale muncii:  - instrumente specifice muncii de birou (imprimant, fax, copiator, telefon mobil); - laptop, autoturism de serviciu;  Sarcini i atribuii ale postului de munc: - Stabilete obiectivele generale ale firmei n concordan cu strategia elaborata de consiliul de administraie: 1. Stabilete anual, impreuna cu directorii de departamente, obiectivele generale de dezvoltare; 2. Comunica fiecrui director obiectivele generale i specifice previzionate pentru fiecare departament i urmareste ca acestea sa fie comunicate personalului din cadrul fiecrui departament;  3. Monitorizeaza trimestrial/ semestrial/anual gradul de realizare a obiectivelor; 4. Stabilete obiective personale (indicatori de performanta) i pentru topmanagement n stricta concordanta cu obiectivele firmei; - Aprob bugetul de venituri i cheltuieli (BCV) i rectificarile acestuia: 

1. Participa la elaborarea anuala a bugetului de venituri i cheltuieli, analizeaza propunerile inaintate, opereaza corectiile necesare i aproba bugetul final; 2. Aproba sistemul de raportare folosit pentru urmarirea realizarii BVC; - Identific oportuniti de afaceri: 1. Monitorizeaz piaa i identific tendinele de dezvoltare; 2. Analizeaz oportunitatile/constrangerile de ordin legislativ, financiar, tehnologic i social din mediul de afaceri al firmei; 3. Identific modalitati de dezvoltare a serviciilor oferite de firma n concordanta cu tendintele pietei; 4. Identific i atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri; - Reprezint firma n relaiile protocolare cu furnizorii, clienii i alte organizatii cu impact real/potential asupra rezultatelor firmei: 1. Asigur o bun imagine a firmei pe piaa; 2. Identificarea oportunitatilor de investitie i obtinere de profit; 3. Particip la ntlniri de afaceri cu furnizori, clieni, organisme financiare i instituii guvernamentale din tara i din strainatate; 4. Dezvolta relaii poziive cu persoane-cheie n vederea intaririi poziiei firmei; - Asigur managementul firmei: 1. Elaborarea proiectului de buget i a proiectului de achiziii tehnologice n vederea satisfacerii dezideratelor de rentabilitate i competitivitate pe piaa ale organizaiei; 2. Reprezint organizaia n relaiile cu tere persoane fizice sau juridice n conformitate cu imputernicirea acordata de A.G.A; 3. Negociaza contractul colectiv de munc i contractele individuale de munc, supervizeaza elaborarea i implementarea Regulamentului intern al firmei; 4. Gestionarea i gospodarirea patrimoniului organizaiei n interesul acesteia; 5. Urmarirea ndeplinirii condiiilor igienico-sanitare, de protectie a muncii, de prevenire i stingere a incendiilor, prevazute de reglementarile i normele legislative n vigoare; 6. Preocuprea pentru conservarea i dezvoltarea bazei materiale a organizaiei;

7. Supervizarea aplicarii corecte a codului muncii i a reglementarilor legislative privind operatiunile financiar-contabile (apelarea la serviciile de consultanta i consiliere ale consultantului juridic i ale directorului economic); 8. Efectuarea de investigatii periodice cu privire la calitatea muncii prestate n cadrul organizaiei (avizarea evaluarilor individuale anuale); 9. Controlul i supervizarea activitii departamentelor de productie, de vanzari i marketing, economic, tehnic, resurse umane; 10. Urmarirea aplicarii acurate a deciziilor luate i evaluarea efectelor acesteia; 11. Asumarea responsabilitii pentru deciziile eronate sau nefondate, prin suportarea, dup caz, a unor penalitati banesti; 12. Asigurarea implicarii n activitatea organizationala a propriei persoane, ct i a personalului din subordine prin crearea unui cadru propice dezvoltarii personale i a unui climat stimulativ al performanelor. 13. Comunica managementului valorile i obiectivele strategice ale firmei;  14. Stabilete obiectivele managerilor din subordine, termenele-limita i modalitatile de masurare a gradului de realizare a obiectivelor; 15. Aproba procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vanzare, distributie, financiare, resurse umane); 16. Participa la elaborarea i implementarea sistemelor de raportare i a sistemului de calitate - ISO 9001;  17. Dezvolta mijloace de motivare a personalului din subordine; 18. Asigura un climat de comunicare i incurajare a initiativei care sa contribuie la atingerea obiectivelor stabilite; 19. Identifica nevoile de recrutare i participa la selectia, integrarea i dezvoltarea managementului firmei; 20. Participa la programele de elaborare i actualizare a fiselor de post ale managerilor din subordine; 21. Evalueaza periodic activitatea managerilor din subordine; 22. Negociaza i conciliaza situatiile conflictuale aparute n relaiile interpersonale; 23. Aproba planificarea concediilor de odihna pentru angajaii din subordine;

24. Asigura respectarea normelor interne de functionare de catre personalul din subordine; 25. Stabilete masuri de eficientizare a activitii personalului din subordine; - Asigur reeaua de relaii necesar dezvoltarii activitii firmei: 1. Evalueaz potentialul furnizorilor i al clienilor;  2. Stabilete posibile ci de colaborare i decide asupra parteneriatelor strategice; 3. Elaboreaz planul de afaceri anual i monitorizeaza ncadrarea n parametrii acestuia; 4. Dezvolta relaii poziive cu personalul firmei n vederea motivarii i a cresterii gradului de implicare n activitatea firmei; 5. Orice alt sarcina trasat de Consiliul de Administraie n functie de necesitile organizationale; - Autoritatea postului: 1. Decide asupra noilor directii de dezvoltare; 2. Stabilete planurile de vanzari i profit; 3. Aproba BVC general i BVC al fiecrui departament din cadrul firmei; 4. Semneaza documentele de angajare, colaborare i incetare a relaiilor de munc; 5. Semneaza deciziile de modificare a functiei/salariului pentru angajaii firmei actele aditionale; 6. Semneaza organigrama i statutul de functiuni al firmei; 7. Semneaza contracte cu furnizorii, clienii i partenerii strategici; 8. Aprob Regulamentul Intern i Contractul Colectiv de Munc al societatii; 9. Semneaz statele de plata, rapoartele financiare ale firmei, raportarile statistice sau solicitarile de investitii din cadrul firmei; 10. Solicit rapoarte de activitate i ia msurile necesare n vederea cresterii eficientei activitii firmei; 11. Stabilete prioritatea executarii sarcinilor pentru personalul din subordine;

12. Aprob recompense/penalizari, prelungirea/incetarea activitii dup perioada de proba a angajailor; 13. Aprob/respinge cereri ale personalului din subordine. 12. Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului sau a anexelor acestora: Dac este cazul 13. Semnturi: 14. Data semnarii:

 FIA POSTULUI ASISTENT MEDICAL - MEDICIN DENTAR

1. Denumirea compartimentului: COMPARTIMENTUL ______________ 2. Denumirea postului: ASISTENTA MEDICALA - MEDICINA DENTARA  3. Numele i prenumele salariatului: NUME I PRENUME SALARIAT 4. Se subordoneaz: -subordonat fa de medicul stomatolog, tehnicianul dentar  5. Numele efului ierarhic: NUME I PRENUME EF IERARHIC 6. Subordoneaza: Numai dac este cazul 7. Drept de semnatura: Intern: / Extern: 8. Relaii funcionale: -dac este cazul 9. Pregtirea i experiena: Pregatire colar de specialitate: -posesor al diplomei de asistent medical eliberata de institutiile de invatamant acreditate din Romania

- posesor al adeverinei de liber practic eliberat de Ordinul Asistentilor Medicali i vizata anual  - posesor al numarului de credite EMC conform legislatiei n vigoare  Abilitile, calitatile i aptitudinile necesare: - capacitate de comunicare i ntelegere fa de persoanele cu care vine n contact, indiferent de sfera relaionala de care apartin  10. Autoritate i libertate organizatoric: Dac este cazul  11. Responsabiliti i sarcini: - pregtirea materialelor necesare tratamentelor dentare conform instruciunilor medicului stomatolog  - pregtirea instrumentelor stomatologice i punerea la dispoziia medicului stomatolog conform instruciunilor acestuia  - dezinfectarea i sterilizarea instrumentelor stomatologice conform instruciunilor medicului (presterilizarea instrumentarului i curatarea mecanica).  - pregtirea soluiilor necesare dezinfectiei instrumentarului conform instructiunilor medicului - trimiterea spre sterilizare a instrumentelor stomatologice dezinfectatate, corect ambalate i aducerea de la sterilizare n cabinet a instrumentarului stomatologic sterilizat  - verificarea datei i orei de pe etichetele cutiilor sterilizate  - dezinfecia chimica dup fiecare pacient a pieselor de mn, sprayului de aer-apa, aspiratorului de saliva i completarea caietului de sterilizare chimica a pieselor de mana din cabinet  - pregtirea injectiilor pentru anestezia local conform instructiunilor medicului - pregtirea materialelor pentru luarea amprentelor dentare  - programarea pacientilor - transmiterea amprentelor tehnicianului dentar  - ndrumarea pacientilor privind igiena dentara conform instructiunilor medicului stomatolog  - pregtirea cabinetului stomatologic pentru desfasurarea optima a actului medical - dezinfectarea suprafetelor de lucru din cabinetul dentar i a unitului dentar  - pregtirea injectiilor i.m. i i.v. conform instructiunilor medicului stomatolog i efectuarea injectiilor n caz de urgen medical  - consemnarea n fisele pacienilor, registrul de consultaii a manoperelor efectuate de medicul stomatolog - pstrarea secretului profesional i asigurarea c nici o persoan din anturajul sau sa nu aduca prejudicii secretului profesional  - respectarea programului de lucru al cabinetului  - utilizarea i intretinerea corecta a aparaturii existente n cabinet (unit dentar, piese: micromotor, piesa dreapta, piesa contraunghi, turbine, aparat de detartraj ultrasonic, lampa de fotopolimerizare) conform indicatiilor medicului stomatolog  - nchiderea unitului dentar i a circuitului de apa la terminarea programului 

12. Sanciuni pentru nerespectarea fiei postului sau a anexelor acestora: Dac este cazul 13. Semnturi: 14. Data semnarii: N.B. Pentru detalii a se vedea i : http://www.fisapostului.com/fisepost.php

Prof. univ. dr. Gheorghe BICHICEAN Expert Partener 1: Universitatea Romno-German din Sibiu