COMUNICAREA SCRIS

3.1 DOCUMENTUL 3.1.1 Necesitatea documentelor 3.1.2 Proiectarea informaional 3.1.3 Planificarea documentelor 3.1 3. Aspecte etice i legale 3.2 TIPURI DE DOCUMENTE 3.2.1 Raportul 3.2.2 Scrisori si memo

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

37

3.1 DOCUMENTUL 3.1.1 Necesitatea documentelor

pentru a prezenta rezultatele obinute n cadrul unui contract; pentru a obine un nou contract; pentru a convinge cumprtorul c produsul tehnic este de

bun calitate, eficient, sigur n funcionare i uor de utilizat; pentru a prezenta caracteristicile i modul de utilizare ale unui aparat, sistem, program etc; pentru a prezenta rezultatele unei activiti.

Necesitatea unei documentaii de bun calitate

pentru a convinge beneficiarii asupra corectitudinii punctelor

de vedere ale autorului / autorilor; fiind, de multe ori, unicul rezultat al muncii trebuie s conving pe cei ce finaneaz lucrarea; poate s promoveze eficient un produs nou.

De ce este greu de scris un document?

lipsa unor noiuni privind comunicarea documentele scrise n timpul instruirii se bazeaz pe utilizarea

unei cantiti mari de informaie prezentat n limbajul specific, sofisticat;

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 38

 pe perioada instruirii cei care recepteaz informaia sunt

familiarizai cu ea i o evalueaz n viaa practic scopul i audiena sunt diferite audiena nu dorete s evalueze informaia, ci s nvee i s utilizeze cele scrise pentru munca lor presupune reguli i tehnici specifice.

Documentele reprezint informaie scris

Documentul trebuie s fie: - scris ntr-un limbaj pe nelesul receptorului - atractiv - uor de citit - uor de utilizat - clar i concis

3.1.2 Proiectarea informaional

reprezint

elaborarea unei documentaii cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne; nseamn integrarea coninutului cu forma de prezentare; presupune parcurgerea urmtoarelor etape: - clarificarea obiectivului urmrit; - analiza cerinelor editorului; - proiectarea unui document care s corespund cerinelor; - realizarea unui document de calitate, prin utilizarea unor componente de calitate (text, ilustraii grafice, tabele etc.); - formatarea documentului ntr-o variant optim pentru cititor; - multiplicarea i difuzarea.
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 39

3.1.3 Planificarea documentelor

obiectivele urmarite (scop) caracteristicile audienei coninut

Obiectivele urmrite: a informa a cere a convinge

De exemplu: dorim s nvm cititorul ceva ce noi nu tim? (manuale, tratate tiinifice) dorim s nvm cititorul cum s fac ceva ? (manuale de utilizare) dorim ca cititorul s ntreprind o aciune? Ce anume? s ne cumpere produsul s asigure o finanare s participe la o prezentare s ne ofere un loc de munc etc.
40

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

Motivaia documentului n funcie de categoria sa

Categoria documentului
Document pentru a formula o cerere Document pentru convingere

Document de informare

Motivele pentru care l scriem instruire notificare explicare avertizare clasificare obinerea de drepturi obinerea de informaii obinerea de aciuni a face impresie a influena o decizie a obine o avansare a obine o recomandare a vinde un produs

Audiena Se va ine cont de: ce anume doresc cititorii s cunoasc i cum ar dori s-i nsueasc aceste cunotine; nivelul de educaie i cunotinele preliminare ale cititorilor;
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 41

 atitudinea pe care ei ar putea s o adopte fa de document; bugetul de timp pe care ei pot sau doresc s-l aloce citirii (studierii) documentului. Coninut
componente verbale componente ilustrative

grafice organigrame scheme logice flow-chart desene fotografii elemente grafice de prezentare
componente tip date

ecuaii tabele date generate de calculator (programe) expresii numerice

3.1 3. Aspecte etice i legale

legea dreptului de autor fair use

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

42

3.2 TIPURI DE DOCUMENTE 3.2.1 Raportul

n mod obinuit un raport cuprinde urmtoarele pri:

pagin de titlu; cuprins; o introducere; partea principal; anexe.

Introducerea va explica scopul raportului, cine a autorizat studiul, n ce scop, cui i este adresat etc.

Partea principal poate fi format din unul sau mai multe capitole, fiecare cu subcapitolele corespunztoare. Pentru o mai bun
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 43

nelegere i pentru o prezentare clar, este recomandabil ca lungimea capitolelor s fie aproximativ egal. De obicei, capitolele sunt:
cadrul general (obiective); abordare (metodologie); concluzii;

recomandri pentru ntocmirea raportului

Este bine ca primul capitol s nu conin mai mult de ase pagini pentru a nu plictisi cititorul. Titlurile trebuie s fie ct mai expresive, ct mai sugestive i n concordan cu coninutul. n special cei care au obiceiul de a citi rapid sau de a citi pe srite sunt atrai de expresivitatea titlurilor. Prezentarea ideilor sau argumentelor complexe este unul din cele mai dificile aspecte ale scrierii. Este preferat prezentarea ideilor ntr-o succesiune ordonat, astfel nct cititorul s poat urmri linia argumentrii fr dificultate. Un argument complex poate fi reprezentat ntr-o form ierarhizat, pornind de la idei simple ctre cele cu grad sporit de abstractizare. Trebuie incluse numai ideile relevante combinate n grupuri logice cum ar fi: pri ale unui ntreg; cauzele unui efect, n ordinea importanei; evenimente, n ordinea cronologic; amplasamente etc. dac la sfritul unui proiect s-a ajuns la anumite concluzii, este recomandabil ca argumentele care au condus la aceste concluzii s fie reamintite. Uneori n partea principal a unui raport nu pot fi prezentate anumite informaii care vor fi incluse n anexe. n aceast categorie intr: tabelele lungi i complicate, extrase mari din alte rapoarte, documente eantion etc. n text trebuie s existe referiri la materialul anexat i o descriere a informaiei
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 44

coninute. O excepie de la aceast regul o constituie cazul n care realizarea unui anumit tabel este unul din principalele obiective ale raportului.

alte recomandri pentru ntocmirea raportului

n raport tabelele, graficele i diagramele pot nlocui descrierile

greu de urmrit i neles;

tabelele i graficele din partea principal a raportului trebuie s

ocupe mai puin de o pagin astfel nct descrierile sau comentariile s poat fi prezentate pe aceeai pagin;
graficele, tabelele i diagramele trebuie numerotate i trebuie s

aib un titlu; ele vor fi nsoite de o explicaie concis i o referire n text;

numrul de note i trimiteri la alte surse trebuie s fie mic, altfel

autorul va da impresia c i-a petrecut tot timpul n bibliotec citind despre cercetrile altora n loc s-i realizeze propria activitate;
indicaiile asupra conveniilor folosite vor fi furnizate n cadrul

paginii dedicate cuprinsului;

cnd sunt citate alte surse, ele trebuie indicate n bibliografie; numrul anexelor nu trebuie s fie prea mare. Dac este cerut un

volum mare de date primare, acestea vor fi introduse n documentele de lucru care pot fi consultate la nevoie, separat fa de raport;
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 45

 raportul trebuie s fie ct mai concis; numerotarea capitolelor, subcapitolelor figurilor, tabelelor etc.

trebuie s fie unitar;

raportul trebuie dactilografiat ngrijit i legat ntr-un mod

atractiv.

3.2.2 Scrisori si memo

Strategii si comunicare prin Scrisori i Memo Componentele strategiei Problema Obiective: generale coninut specific S transmitere de informaii n afara organizaiei Convingere / informare / cerere mai lung dect memo mai formal dect memo personal / Din afara organizaiei la fel apte pri de baz M n interiorul organizaiei informare / cerere / convingere mai scurt dect scrisoarea mai puin formal ca o scrisoare personal Din interiorul organizaiei la fel cinci pri de baz
46

Cititor Audien ordonare informaii Format

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

antet

adresare specific

Principiile generale ale ntocmirii

alegerea cu grij a cuvintelor construirea de propoziii cu coninut uor de neles construirea de propoziii pe specificul cititorului, focalizate pe
obiectivele acestuia, dar concordante cu obiectivul scrisorii.

Principiile ntocmirii unei scrieri scrisoare / memo bune

uor de neles
Deoarece, de cele mai multe ori, cititorii citesc n grab scrisorile, sau n aa numita metod pe diagonal pentru a fi neleas o scriere de tip scrisoare trebuie s fie: clar, concis, complet, puternic i bine organizat.

claritatea
De aceea, ea trebuie neleas de la prima citire.
Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs 47

 conciziunea

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcrea COMUNICAREA suport de curs

48