Sunteți pe pagina 1din 23

Gestiunea clientilor cu ajutorul unei baze de date Plecnd de la premisa clienii notrii , stapnii notrii m-am gndit s fac

o lucrare n care s art de ce clienii sunt att de importani i mai ales indispensabili pentru orice societate comercial i cum se poate ine o gestiune eficient a acestora. Este bine tiut faptul c fr clieni nu ar exista desfacere, nu ar exista moti ul principal al executrii de produse sau ser icii i nici o firm nu ar a ea un scop pentru a se nfiina sau intra i supra ietui pe pia. !ineneles c tot ce ine de o societate este important i anume producia, pre"entarea, desfacerea, ofertele speciale i te#nologia ct mai a ansat, ns toate acestea au rost doar atunci cnd exist un cumprtor sau consumator, un beneficiar , cu alte cu inte $ un client. Pe lng teoria legat de clieni , studiul i necesitatea acestora imi propun s reali"e" i s anali"e" o ba"a de date a unei societai comerciale structurat n aa fel nct s ofere ct mai multe informaii despre clienii societaii. %ceste informaii sunt benefice pentru societate i ca urmare pot aduce beneficii clienilor prin anali"a datelor i implicit a informaiilor legate de fiecare client n parte. &ucrarea de fat este structurat pe dou capitole i anume' cap ( $ )lienii i gestionarea clienilor* cap (( $ !a"e de date pentru gestionarea clienilor, fiecare capitol cu subcapitole aferente i un studiu de ca" al societaii comerciale +%&,%-, plus anexe. &a o prim anali" mental a cu ntului client ne ine n gnd cumprtor. (ns, pentru ca o societate s a.ung s aib o ba" de date despre clieni trebuie ca aceast s tie cum s-i ctige i s-i pstre"e, ceea ce nu este deloc uor i presupune mult munc din partea ofertantului de produse sau ser icii. (ntr-o economie de pia prosper doar cei ce tiu s atrag clieni noi, s-i pstre"e i s-i faca s cumpere mai mult. /dat de enit client, persoana sau societatea respecti a trebuie tratat cu gri. i respect pentru a nu o pierde. Este mult mai uor s pier"i un client decat s atragi altul. Pe lng fiecare client pierdut c urmare a nesatisfacerii acestuia, se mai pierde un numar considerabil de posibili clieni care in n contact cu acesta i aud de nemultumirile sale n ceea ce pri este societatea comercial n discuie. 0oate aceste probleme legate de clieni i legtura lor direct i de nenlocuit cu societile comerciale, alturi de ba"a de date aferent clienilor unei societai or fi discutate n pre"enta lucrare.

CAP I CLIENII I GESTIONAREA CLIENILOR. GENERALIT I. 1.)&(E23(( $ 4E5(6% P5(2)(P%&7 % 82E( 9/)(E0%3( )/:E5)(%&E Pentru orice societate clientul este ntotdeauna prioritatea numrul 1.,r clieni societatea nu poate exista. %cesta este moti ul pentru care clienii trebuie manipulaicu atenie i luai n calcul n ca"ul oricrei modificri n ceea ce pri ete societatea. %stfel de sc#imbri ar putea fi' n ca"ul di ersificarii gamei de produse sau modificrii acesteia, scoaterii de pe pia a unui produs existent, introducerea pe pia a unui produs nou, sc#imbarea amplasamentului societaii, etc. Pentru a-i cunoaste bine clienii o societate comercial trebuie s dispun de o ba" de date ct mai ampl astfel nct gestionarea acestora s fie bine pus la punct, iar datele importante s poat fi accesate la orice ora de utili"atorii autori"ai. ;.6E90(82E% )&(E23(&/5 )8 %<80/58& 82E( !%=E >E >%0E !a"a de date cu informaii despre clienii societaii trebuie s cuprind ct mai multe detalii despre acetia cum ar fi' denumirea clientului?a societaii, cod unic alocat fiecarui client, persoana de contact i funcia acesteia, adresa completa i numar de telefon i fax. @n ca"ul n care se lucrea"a cu clieni persoane .uridice ar fi indicat s se tie i pagina Aeb a acestora, deoarece cunoscandu-i mai bine societatea furni"or ar putea oferi ct mai multe produse sau ser icii care nu au fost comandate sau utili"ate anterior dar le-ar folosi n iitor. @n lumea comertului prospera doar cei care stiu s isi atraga clieni noi, dar i s-i pstre"e pe cei ec#i i s-i faca s cumpere ct mai multe produse.1 Printr-o gestionare eficienta a clienilor se poate beneficia de date foarte importante despre acetia i c urmare se pot oferi diferite produse sau ser icii cu aceleasi caracteristici c i cele preferate de ei dar neutili"ate inainte. %stfel cunoscand preferinele actualilor clieni, acetia or cumpara i mai mult dac fidelitatea le este rasplatit. )u a.utorul unei ba"e de date bine alcatuit se pot crea di erse rapoarte care s arate ce i ct cumpara fiecare client, clienii fideli i cei infideli. )lienilor fideli li se pot oferi di erse bonusuri sub form de discount-uri ceea ce i-ar face s se simt apreciai i cu siguran or recomanda societatea i prietenilor, existnd astfel o mare posibilitate c acetia din urm s de in i ei clieni. Poteniali clieni pot fi atrai prin oferirea de stimulente sub form de oferte speciale. Este important obinerea de la acetia a detalilor necesare pentru crearea unei ba"e de date a clienilor poteniali n urma unor sonda.e, sau prin acordul marilor maga"ine de a folosi informaiile deinute de ei. 0otodat o ba" de date a potenialilor clieni se poate forma cu a.utorul informaiilor din re iste, tele i"iune, radio sau pur i simplu de pe strada unde exista o multitudine de clieni probabili, persoane fi"ice i .uridice. !a"a de date a clienilor actuali i poteniali pentru a oferi firmei maximum de informaii, trebuie consultat permanent i s fie intr-o cretere continu. ;

9ocietatea comercial n cau"a trebuie s aib o comunicare permanenta, rele anta i continua cu clienii sai. @n acti itatea comercial este de ase ori mai scump s castigi un client nou decat s pstre"i unul existent; de aceea o mare atenie trebuie indreptat catre clienii din e idena societaii. )rearea unei ba"e de date cu clieni poteniali necesit costuri de promo are tot mai mari pentru atragerea de noi oameni n maga"ine sau n punctele de desfacere. %ceast ns, poate a ea un re"ultat a anta.os pentru firm dac persoanele respecti e decid s se intoarc i sptmna iitoare, astfel de enind clieni. Prin obinerea de la acetia a acordului de comunicare, c#iar i n timpul procesului de cumprare, i oferindu-le informaii rele ante dar nu prea focusate pe n"riB, astfel nct ei nu se or simi deran.ati sau presai s cumpere un anume produs, ofertantul le a manipula comportamentul de consum. :ai mult ca sigur aceste persoane or re eni, iar n iitor aloarea ac#i"iiilor a crete i n scurt timp or de eni clieni fideli. Este foarte necesar comunicarea n fiecare lun cu clienii, aducandu-le la cunotiin noutile i promoiile astfel nct acetia nu or a ea ne oie s considere alt retailer pentru oferte sau ser icii mai bune. >ac societatea comercial dorete s afle opinia clienilor si n legatur cu stabilirea preului pentru un produs nou, sau po"iionarea unui nou maga"in sau c#iar programul de funcionare, este de a.uns accesul la ba"a de date i trimiterea de scrisori, e-mail-uri sau fax-uri ctre acetia i cererea opiniei intr-un mod ct mai profesional. )u astfel de informaii foarte actuale, sau la caldC cum au mai fost numite, societatea a tii ce deci"ii s ia, fiind a.utat n mod direct de clieni. >atorit globali"rii i creterii continue a concurenei, tot mai multe firme pun o aloare din ce n ce mai mare pe clieni , nu pe produse sau producti itate. Putem afirma c aloarea unei companii consist n clienii pe care ii gestionea". / ba" de date este cu att mai important cu ct poate contribui la recunoaterea i abordarea indi idual a clienilor. >ei modul de interaciune cu clienii difer att n funcie de tipul de acti itate ct i de politica proprie a companiei, inelegerea alorilor i comportamentului unui client este un element esenial pentru succesul oricrui tip de firm. Eficienta gestiune a clienilor nu este important doar pentru firm ci i pentru clienii sai. %stfel, pentru a satisface cerinele clienilor compania trebuie s poat raspunde la intrebrile acestora cu rapiditate i exactitate. )lienii pot solicita informaii n legatur cu disponibilitatea anumitor produse, sau situaia comen"ilor efectuate, termene de plata etc. 5eacti itatea la solicitrile clienilor depinde n mod esenial de existenta unor informaiiclient complete i exacte. %tunci cnd aceste informaii-client sunt accesibile cu uurin i disponibile, reacti itatea crete spectaculos.D @n ca"ul unei reele de calculatoare cu acces la ba"a de date a clienilor, orice anga.at care rspunde la telefon poate accesa pe ba"a de passAord informaiile-client din reea a nd astfel posibilitatea s raspund imediat solicitarilor formulate e itnd necesitatea recurgerii la clasica formulare a contactam noi mai tar"iu. E Este foarte important ca toate informaiile despre clienii unei societai comerciale s fie securi"ate. @n ca"ul unei reele de calculatoare aceast trebuie s fie fiabil i sigur. / bun metoda de a oferi clienilor acces la contul lor la orice or este crearea unui site al firmei, unde fiecare client poate accesa pe ba"a de parola ba"a de date personal, unde sunt cuprinse comen"ile, facturile, marfa li rat, termene de plata etc. %cest site trebuie s ofere o securitate maxim a datelor att a clienilor ct i a societaii. Eficienti"area acti ittii de marFeting, n"are i customer ser ice dintr-o companie este strans legat de o relaie cu clienii foarte bine gestionat.G

@n relaia unei firme cu clienii apar mereu doua situaii' numrul n cretere al clienilor cu care firma are relatii i numrul n cretere al personalului firmei care are aceste relaii. @n ca"ul numrului mare al clienilor, probleme pot aprea din cau"a numrului n permanent cretere al clienilor ce trebuiesc gestionai, de aceea este necesar un program informatic sau o ba" de date ct mai cuprin"atoare i detailat i cu posibilitatea de a crete ncontinuu. @n ca"ul creterii numrului personalului societaii care intrein relaii cu clienii, pot aprea probleme atunci cnd un client este contactat de mai muli anga.ai ai firmei n legatur cu aceiai problem. Este foarte important ca toate persoanele interesate s cunoasc stadiul tuturor discuiilor i a #otarrii luate n legatur cu acel client pentru ca acesta s nu fie contactat n legatur cu aceiai problem de dou sau c#iar mai multe ori. )a acest lucru s fie e itat este necesar comunicarea ntre anga.aii firmei, erbal sau c#iar prin anumite notie n ba"a de date a clientului respecti . 0oate datele i informatiile despre clieni trebuiesc depo"itate centrali"at facilitand astfel accesarea instantanee de ctre utili"atori. ,iecare anga.at al societaii comerciale trebuie s aib abilitatea de a accesa ba"ele de date ale clienilor oricnd pentru a dispune de informaii specifice necesare pentru derularea an"arilor, maximi"area proceselor de up-selling i oferirea celui mai inalt ni el de ser icii personali"ate pentru fiecare client n parte.H 2u trebuie negli.at faptul c fiecare client este indi idual i are preferine i mod de lucru specifice , de aceea trebuie tratat ca atare. 0otodata clienii doresc ser icii rapide, fie de natura distribuirii de bunuri sau c#iar gsirea unei soluii la o anume problema care i-a pus n impas, cum ar fi de exemplu gsirea unui produs similar cu produsul dorit dar neexistent pe pia la momentul acela. CAP II !A"E #E #ATE PENTR$ GESTIONAREA CLIENILOR 1.)5E%5E% 82E( !%=E >E >%0E PE2058 6E90(/2%5E% )&(E23(&/5 )8 %<80/58& E>(0/58&8( >E !%=E >E >%0E $ :()5/9/,0 %))E99 Pentru ntocmirea unei ba"e de date ct mai eficient trebuie a ut n edere specificul societaii comerciale, felul clienilor Ipersoane fi"ice sau .uridiceJ i ce date sunt necesar a fi cunoscute despre clieni i potenialii clieni pentru c firma s le ofere cele mai bune produse i ser icii. )u a.utorul programului :icrosoft %cces putem crea o ba"a de date foarte eficient i care s ofere o multitudine de informaii referitoare la clienii introdusi. %stfel putem crea o tablela propriu-"isa a clienilor, care n funcie de coneciile care le are cu alte tabele?ba"e de date a oferi informaii importante utile pentru buna desfurare a acti itii economice. @n ca"ul n care a em create mai multe ba"e de date cum ar fi' clieni, produse facturate, produse n gestiune i facturi emise cu a.utorul legturilor formate ntre aceste ba"e de date putem obine informaii despre situaia clienilor, produsele comandate, facturi de plat, sau situaia stocurilor i multe altele n funcie de structura ba"ei. %cesta este doar un mic exemplu de ba"e de date, ns ntr-o societate comercial or exista date att despre clieni ct i despre furni"ori, despre produse ndute, produse ce urmea" a fi distribuite sau trebuiesc comandate, facturi ntocmite $ pltite sau ce urmea" a fi ncasate, termene de plat , limita de credit a fiecarui client, etc. @ntr-o societate este necesar autori"area unui numar limitat de personal care s aib acces la ba"a de date, dat fiind importana datelor introduse n aceast. )#iar dac numrul persoanelor autori"ate este limitat, acestea trebuie totui s acopere intregul program de funcionare al C

societii mai ales atunci cnd ar putea aprea deinute.

modificari sau ntrebari referitoare la datele

2u toi utili"atorii trebuie s aibe drepturi depline asupra acestor ba"e de date, astfel or fi utili"atori autori"ai s sc#imbe doar anumite date i utili"atori autori"ai s fac orice modificare, alegerea acestora este la discreia managerului general.

;.1. 6E2E5%&(073( 9/)(E0%0E% +%&,%9ocietatea +%&,%- este o societate comercial din 5omania care are ca obiect principal de acti itate producerea i distribuirea de mbrcminte i nclminte pentru copii. 9ocietatea dispune de un maga"in propriu de desfacere de unde se nd mrfuri en-gros, iar principalii clieni sunt alte societai comerciale distribuitoare cu amnuntul, din ara i straintate. Pentru o bun gestionare a clienilor sai societatea +%&,%- i-a creat propria ba" de date , cuprin"nd mai multe tabele i interogari pentru eficien maxim, care poate oferi informaii foarte utile. Personalul nsrcinat cu crearea acestei ba"e de date a a.uns la conclu"ia c o bun gestionare a clienilor trebuie s aib ca punct de plecare ct mai multe date despre acetia, mai ales innd seama c exista i clieni societai comerciale din afara 5omaniei i c persoanele de contact din aceste firme au diferite funcii i orbesc diferite limbi. ;.;. )5E%5E% 0%!E&E&/5 @2 9/)(E0%0E% +%&,%;.;.1.)rearea tabelei )&(E23( 9-a con enit c structura tabelei )&(E23( s fie urmatoarea' )&(E23( I )/>)&, >E2)&, PE59)/20%)0, ,82)3(%)/20%)0, %>5E9%, /5%9, 3%5%, 0E&E,/2, ,%KJ Pentru crearea acesteia s-au fcut urmtorii pai' >in :icrosoft /ffice s-a desc#is editorul de ba"e de date :icrosoft %ccess, dup care n fereastra select create a neA database using se alege opiunea blanF access database cu dublu clicF, se alidea" alegerea facuta cu /F, se d nume ba"ei de date $ n ca"ul nostru !a"a de date pentru gestionarea clienilor societaii +%&,%- i se d clicF pe )reate. >in fereastra aprut se selectea" cu dublu clicF )reate 0able n design ieA apoi n noua fereastr se completea" prima coloan field name cu numele cmpurilor dorite s apara n tabel respecti , respecti cele enumerate mai sus, iar n coloana ,>ata tLpe se selectea" tipul date necesare pentru a funciona programul i anume text dac om introduce date formate din litere, number dac om introduce date formate din cifre , currencL dac rem s introducem msuri monetare Ilei, euro..J, etc . @n ultima coloana >escription se poate introduce o scurt descriere a informaiilor introduse. @n exemplul nostru am introdus urmtoarele cmpuri i tipuri de date' - cod client $ number - nume client $ text - persoana de contact $ text D

- funcia personei de contact $ text - adresa $ text - ora $ text - ara $ text - telefon $ number - fax $ number @n total sunt nregistrai ;B de clieni din ri i orae diferite fiecare a nd un cod unic de nregistrare )/>)&. >up ce se introduc toate datele necesare se sal ea" tabel i se da nume , n ca"ul de fata ',0abel clieni. Vezi fig. 1 - tabela CLIENI a societaii ALFA A e!" @n aceast tabel s-a ales ca primarL FeL Ic#eie primarJ cmpul cod client I)/>)&J. Pentru a se alege c#eia primar s-a selectat cmpul )/>)& iar din meniul derulant afiat cu clicF dreapta s-a ales funcia primarL FeL. ;.;.;. )rearea tabelelor ,%)085( i P5/>89E ,%)085%0E 8rmand aceiasi pai am creat i tabelele ,acturi i Produse facturate. @n tabel ,acturi exista urmtoarele cmpuri i tipuri de date' - numrul facturii $ number - data facturarii $ data?time - cod client $ number @n aceast tabel s-a stabilit cmpul )/>)& ca i c#eie secundar prin alegerea din meniul derulant aferent coloanei data tLpe a opiunii looFup Ai""ard, dup care urmea" paii' se alege arianta ( Aant t#e looFup column to looF up t#e alues n a table or MuerL next selecte" tabela dorit I n ca"ul nostru tablela )lieniJ next se trece cmpul )/>)& n casua selected fields folosind sgeata next suntem intrebai dac ne con in dimensiunile coloanei, dac da, selectam next i om a.unge la ultima opiune i anume cea de sc#imbare a etic#etei coloanei aleas c#eie secundar, dac ne con ine etic#eta oferit de program Inumele cmpuluiJ alegem finis#. Pentru a alida relaia dintre cele doua tabele, se a sal a noua tabel cu numele ,acturi. 0ot n tabel ,acturi s-a ales ca i c#eie principal cmpul 25,%)0. 9ocietatea +%&,%- a mai creat o tabel pentru e identa produselor facturate, numit Produse facturate. Pentru crearea acestei tabele s-au urmat aceiai pai ca mai sus , iar aici s-a stabilit ca i c#eie secundar cmpul 25,%)0 n legatur cu cmpul 25,%)0 din tabela ,acturi. 0abela,acturi are urmatoarea structura' ,%)085( I 25,%)0, >%0%,%)0, )/>)&J
-----------------

Vezi fig.# - tabela FAC$%&I A e!" 0abela Produse facturate are urmtoarea structur'

P5/>89E ,%)085%0E I 25,%)0, )/>P, >E2P, 8:, P5E02E0, )%20J


-------------------

0abela Produse facturate conine urmtoarele cmpuri i tipuri de date' - numrul facturii $ number - codul produsului $ number - denumirea produsului $ text - unitatea de masura $ text - pretul net $ currencL - cantitatea $ number Vezi fig.' (&)*%+E FAC$%&A$E ALE +)CIE$AII ALFA A e!" ;.B. 4(=8%&(=%5E% 5E&%3(&/5 >(205E 0%!E&E Pentru a i"uali"a relaia sau conecia dintre tabele apelm funcia 5elations#ip din meniul 0ools i om obser a conecia cu o linie ntre c#eia primar )/>)& din tabela )lieni Iscrisa ingroatJ i c#eia secundar )/>)& din tabela ,acturi i alt linie ntre cmpul 25,%)0 din tabela ,acturi Ic#eie primarJ i cmpul 25,%)0 din tabel Produse facturate Ic#eie secundarJ. Vezi A e!a ,elatio s-i. fo, /aza 0e 0ate .e t,1 gestio a,ea clie ilo, societaii ALFA ;.C. )5E%5E% (20E5/6%5(&/5 IN8E5(E9J ;.C.1.)rearea interogrii )&(E23( 5EP%50(=%5E PE 3%5% >E 5EOE>(237 Pe parcursul primului trimestru din anul ;PPG, firma +%&,%- a a ut parte de o cretere destul de mare n comen"i n special din partea clienilor si din 5omnia i :area !ritanie. >e aceea managerul general s-a gndit s ofere drept bonus acestor clieni transport gratuit la mrfurile comandate. )a urmare s-a solicitat intocmirea a doua liste indi iduale cu toi clienii din 5omnia i respecti :area !ritanie. %ceste liste s-au intocmit cu a.utorul funciei Nueries din !a"a de date astfel' >up accesarea ba"ei de date pentru gestionarea clienilor societaii +%&,%- din :icrosoft %ccess, se selectea" cu clicF obiectul Nueries IinterogariJ, apoi se selectea" cu dublu clicF opiunea create NuerL n design ieA, dup care se desc#ide fereastra 9#oA table cu numele celor trei tabele create. 9e selectea" tabela sau tabelele dorite, n ca"ul nostru tabela )lieni, se da clicF pe %dd i se a nc#ide fereastra 9#oA table . >in tabela Q)lieni- se selectea" cmpurile )/>)&, >E2)&, %>5E9%, /5%O, 3%5% cu dublu clicF. %ceste cmpuri or aprea n tabela de .os pe rndul ,ield, iar numele tabelei a aprea dedesubt pe rndul 0able. 9ub cmpul 3ara pe rndul )riteria se a alege criteriul de interogare i anume se a scrie ntre parante"e ptrate Rtastati ara de reedinS dup care se a alida interogarea prin clicF pe butonul 5un sau simbolul ! . 9e sal ea" interogarea cu numele 0abel clieni reparti"are pe ara de reedin. Pentru i"uali"area tabelei clienilor din 5omania, :area !ritanie sau orice alt ar din ba"a de date, se a selecta aceast interogarea iar n fereastra desc#is 0astai ara de G

reedin se introduce ara dorita i se a da /F. 0abela clienilor din ara respecti a fi afiata i poate fi scoas la imprimant. Vezi fig.2 3i 2 A tabela clie ilo, 0i &o4a ia Vezi fig.5 3i 5A tabela clie ilo, 0i 6a,ea /,ita ie ai societaii co4e,ciale ALFA ;.C.;. )rearea interogrii >E0%&(( )&(E20 >up desc#iderea ba"ei de date Tba"a de date pentru gestionarea clienilor societaii +%&,%-, se selectea" opiunea +Nueries-. 9e crea" o nou interogare n design ieA. >in T9#oA table se selectea" tabelele T)lieni i T,acturi. >in tabela T)lieni se selectea" cmpurile' dencl, perscontact, funciacontact, telefon, fax, adresa, ora, ara. >in tabela T,acturi se selectea" cmpurile ' nrfact i datafact. 9ub cmpul T>E2)& la T)riteria se scrie ntre parante"e ptrate R0astai numele clientuluiS, dup care pentru a alida interogarea se d clicF pe T5un. Pentru a erifica interogarea se d dublu clicF pe T>etalii clieni din Nueries, i se tastea" numele unui client din ba"a de date a firmei. 9e a desc#ide o noua fereastr cu toate cmpurile i datele referitoare la clientul selectat. %ceast interogare are urmatoarea structura' >E0%&(( )&(E20 I 25,%)0, >%0%,%)0, >E2)&, PE59)/20, ,82)3(%)/20%)0, 0E&E,/2, ,%K, %>5E9%, /5%O, 3%5%J %ceast interogare s-a formulat la cererea detaliilor de identificare?contactare i facturi intocmite despre clientul 9):%>5%995& de catre manager. Vezi fig.7 3i 7 A - tabela *etalii Clie i A e!" ;.C.B. )rearea interogrii )/:E2=( )&(E20 %ceast interogare s-a format din necesitatea de a urmri mai uor ce i ct de des comand fiecare client i care sunt produsele ac#i"iionate de el, pentru intiinarea clientului respecti de e entualele oferte speciale la produsele comandate cu regularitate. >in fereastra interogarilor, se da dublu clicF pe create MuerL in design ieA, din fereastra 9#oA table se selectea" cele trei tabele. >in tabela )lieni se selectea" cmpurile codcl i dencl. >in tabela Produse facturate se selectea" cmpurile denp i codp, iar din tabela ,acturi se selectea" cmpul nrfact. 9ub cmpul dencl scriem criteriul de interogare, ntre parante"e ptrate, Rintroducei numele clientuluiS. Pentru a alida interogarea selectm funcia 5un din bara de meniuri. Pentru erificare se desc#ide ba"a de date, iar n fereastra interogari se selectea" cu dublu clicF interogarea comen"i clieni, se introduce numele clientului a carui comand dorim s i"uali"m i apasm /F. 4a aprea o tabel cu cmpurile de mai sus i informatiile dorite. Vezi fig.8 3i 8 A -tabela Co4e zi Clie i A e!"

;.C.C. )rearea interogrii ,%)085( E:(9E 9/50%0E PE >%0%

9PE)(,()%

@n data de PH?P;?;PPG managerul societaii, el fiind cel care se ocup cu erificarea facturilor intocmite i marfa li rat, nu a fost la ser ici. )a urmare acesta a solicitat o list cu toate facturile intocmite n aceast "i. Persoana insarcinata a creat o interogare nou numit ,acturi emise sortate pe data specific. Pentru aceast s-au parcurs urmatorii pai' >in fereastra Nueries a ba"ei de date pentru gestionarea clienilor societaii +%&,%- se accesea" create neA MuerL n >esign ieA* se selectea" tabela facturi cu cmpurile ' 25,%)0, >%0%,%)0, )/>)&. @n dreptul criteriului de interogarare sub cmpul datafact se scrie ntre parante"e ptrate introducei de la tastatur data, dup care se alidea" prin clicF pe 5un. &a desc#iderea interogrii facturi emise sortate pe dat specific apare o fereastr n care se cere introducerea datei dorite . &a introducerea datei de PH?P;?;PPG I n ca"ul nostruJ sau a oricarei alte date aflate n ba"a de date, se a afisa o tabel cu cmpurile menionate mai sus i datele aferente acestora. Vezi fig.9 3i 9 A - $abela fact1,ilo, e4ise la 0ata 0e :9.:#.#::8 A e!" ;.C.D. @ntocmirea listei facturilor emise ordonat crescator dup cod client Pentru a ntocmi aceast list se fac urmatorii pai' >in Nueries se selectea" crearea unei noi interogari n design ieA. 9e selectea" tabela ,acturi din fereastra 9#oA table i se d dublu clicF pe toate cmpurile acesteia i anume' 25,%)0, >%0%,%)0, )/>)&. 9ub cmpul )odcl n dreptul funciei 9ort se selectea" din meniul derulant ascending i se alidea" cu 5un. / noua tabel a facturilor intocmite i aferente fiecarui client, ordonat crescator dup codul acestora, a fi afisat i disponibil pentru listare. Vezi fig.; -$abela fact1,i o,0o at" c,escato, 01." co0 clie t A e!" ;.C.E. )rearea interogrii 0otal facturi emise pe "i :anagerul general a cerut o situaie a tuturor facturilor emise n fiecare "i. Pentru a se intocmi aceast lista se apelea" funcia NuerL din fereastra ba"ei de date a societaii +%&,%-, dup care se fac urmtorii pai' 9e selectea" create MuerL n design ieA cu dublu clicF, iar din fereastra 9#oA table se selectea" i adaug tabela ,acturi. 9e inc#ide fereastra 9#oA table. >in ,acturi se selectea" doar cmpurile 25,%)0 i >%0%,%)0. >in meniul 4ieA se apelea"a funcia 0otals cu clicF sau se selectea" din bara de meniuri simbolul . @n tabela din partea de .os a foii a aprea un nou rnd 0otals , iar sub ambele cmpuri a fi opiunea 6roup bL. >in meniul derulant al opiunii 0otals aferent cmpului 25,%)0 se selectea" funcia )ount i se alidea" cu 5un sau U. )a urmare a fi afiat o list cu numrul de facturi emise aferente fiecarei "i. Vezi fig.1: - lista $otal fact1,i e4ise .e zi A e!" ;.D.)5E%5E% 5%P/%50E&/5 I5EP/509J ;.D.1.)rearea raportului )lieni V

Pentru o i"uali"are mai formal a clienilor societaii +%&,%-, s-a intocmit raportul )lieni. Pentru aceast s-a facut urmatorii pai' >in fereastra ba"ei de date pentru gestionarea clienilor societaii +%&,%- s-a ales 5eports i opiunea create report bL using Ai""ard. @n fereastra 5eport Wi""ard trecem toate cmpurile tabelei )lieni din csua % ailable fields Icmpuri disponibileJ n csua 9elected fields Icmpuri selectateJ cu butonul XX, selectm 2ext, dac dorim ordonarea cmpurilor Icrescator, descrescator, sau alfabeticJ o selectam $ n ca"ul nostru nu dorim ordonare specifica deci trecem la urmtoarea fereastra. Pasul urmtor il constituie selectarea laLout-ului i a orientrii paginii. @n ca"ul de fa am ales 0abular pentru laLout i &andscape pentru orientare, selectam 2ext. @n continuare a em posibilitatea de a personali"a raportul prin alegerea unui stil anume din cele disponibile. %m ales stilul )orporate, selectam 2ext. @n ultima fereastra se poate sc#imba titlul raportului sau se poate lsa aa, )lieni n ca"ul de fata. )licF pe finis# pentru a finali"a raportul i a-l i"uali"a. Pentru a lista raportul )lieni se apelea"a funcia Pre ieA din fereastra ba"ei de date sau se d dublu clicF pe raport, dup care se alege Print din meniul ,ile. Vezi ,a.o,t1l Clie i A e!"

)/2)&8=(( O( P5/P82E5( 8rmnd paii pre"entai mai sus se pot crea nenumrate tabele, interogri, rapoarte sau formulare n funcie de necesitile societaii comerciale, cuprin"nd orice combinaie de informaii existente n ba"a de date a companiei. / gestionare ct mai eficient a unei societai se face prin centrali"area datelor disponibile. %ceasta duce la facilitarea inerii unei e idene ct mai concrete i ample a clienilor i facturilor emise, produselor sau termenelor de plata, situaia stocurilor, etc. / bun e iden a clienilor ofer i"uali"area informaiilor legate de prelucrarea i urmrirea comen"ilor, li rarea i facturarea, urmrirea n"rilor i urmrirea ncasrii facturilor, ceea ce este foarte important i c#iar indispensabil ntr-o firm. @n opinia mea, o ba" de date a clienilor unei societai comerciale, complet trebuie s ofere posibilitatea utili"atorului de a introduce noi clieni i totodata noi produse, de a i"uali"a preurile produselor, de a specifica modul de plat, posibilitatea atarii unui mesa., specificarea discount-ului pentru fiecare produs. 0otodata este foarte util afiarea cantitii ultimei comen"i n momentul reali"rii unei noi comen"i, trimiterea acesteia n timp ct mai scurt sau sal area acesteia pentru a fi trimis mai tr"iu, i afiarea limitei de credit pentru fiecare client alturi de informaiile itale pentru contactarea clienilor i anume adresa, pesoana de contact, numr de telefon i fax, e-mail i pagina Aeb unde este ca"ul. 2umrul foarte mare de informaii i e oluia lor n timp face ca la un moment dat e idena acestora s nu mai poat fi controlat fr a.utorul unei aplicatii speciali"ate i uor de utili"at, n funcie de specificul societaii comerciale. >e aceea se recomand utili"area unei ba"e de date sau a unui program informatic special conceput pentru inerea contabilitii n societai comerciale.

1P

%2EK7

11

,(6.1

1;

,(6.;

,(6.B 1B

1C

,(6.C

1D

,(6.C %- 0%!E&% )&(E23(&/5 >(2 5/:Y2(% CODCL 1 2 3 4 % 16 17 18 DENCL ADRESA ORAS BRA"O! BRA"O! BRA"O! BUCURE"TI SIBIU BUCURE"TI BRA"O! BUCURE"TI TARA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA ROM#NIA

SC'MADRAS'SRL CALEA BUCURE"TI SC'DIADORA'SRL STR $I$INULUI 12 SC'TOMA'SRL SC'ADIA'SRL SC'CALAN'SRL 'TAMTAM' SRL STR PRUNULUI 28 STR COCORULUI CALEA FELDIOAREI 8 MIHAI !ITEA$U

'PUIUMEU'SRL CALEA BUCURE"TI 1 SC 'BARONE' SRL STR LAMAITEI 2

,(6. D

,(6.D % - 0%!E&% )&(E23(&/5 >(2 :%5E% !5(0%2(E CODCL 6 7 8 9 1 12 22 DENCL ADRESA ORAS TARA

'SOCRATES'LTD 12 WEST CLOSE 'LILYWHITES' LTD 1 PICADILLY ROAD 'SPORTS' LTD 34 GREAT RD 'MAMAMIA' LTD OXFORD CIRCUS 'LITTLEMAN' LTD 23 ALAMEIN RD 'YUMMY' LTD 'MYCALL' LTD 23 ALAMEIN GARDENS 3 !ICTORIA LANE

LONDRA MAREA BRITANIE LONDRA MAREA BRITANIE OXFORD MAREA BRITANIE OXFORD MAREA BRITANIE BEDFORD MAREA BRITANIE BEDFORD MAREA BRITANIE LONDRA MAREA BRITANIE

1E

,(6.E

,(6. E % - >E0%&(( )&(E23( NRFACT DATAFACT 1 7 8& 2&2 DENCL PERSCONTACT FUNCIACONTACT TELEFON MANAGER GENERAL

FAX

7 SC'MADRAS'SRL ALIN PETRU

268436%44 268436

,(6.G

,(6.G % - 0%!E&% )/:E2=( )&(E20

1G

CODCL 12

DENCL

DENP

CODP NRFACT 1 1

'YUMMY' LTD COSTUM FETE 21

,(6.H

,(6.H % - 0%!E&% ,%)085(&/5 E:(9E &% >%0% >E PH.P;.;PPG NRFACT 1 6 1 7 DATAFACT 8& 2&2 8& 2&2 7 7 CODCL 8 1

,(6.V

1H

,(6. 1P

1V

;P

;1

;;

!(!&(/65%,(E 1.T!a"e de date $ %ccess E)>& modulul D, Editura %ndreco Educational ;PPC ;. 2ote de curs $ !a"e de >ate $ lector uni . dr. )rstea )laudia, 8ni ersitatea Q6eorge !ariiu- din !rao , ;PPG B. AAA.an"isoft.ro C. AAA.marFmedia.ro D. AAA.marFetAatc#.ro E. AAA.cisco.ro G. AAA.agora.ro

;B