2011

Raport de audit intern

Titlul misiunii de audit: Evaluarea procesului de

management al resurselor umane i retribuire a muncii

Unitile auditate:
Direcia general asisten social a Consiliului municipal Chiinu Direcia general locativ-comunal i amenajare a Consiliului municipal Chiinu Direcia general educaie, tineret i sport a Consiliului municipal Chiinu Primria municipiului Chiinu SUPERVIZOR:

Raisa Cotorobai
EFUL ECHIPEI:

Roman Vitiuc
Proiectul raportului validat de ctre eful echipei n numele echipei de audit intern. Semntura _______________ Proiectul raportului aprobat de ctre supervizor (eful Direciei audit intern). Semntura _______________

MEMBRUL ECHIPEI:

Ion Dudnicenco

Managementul resurselor umane i retribuire a muncii

CUPRINS
pag.

Lista abrevierilor ..................... 3 I. SUMAR EXECUTIV................. II. INTRODUCERE.......

III. CONTEXT ADMINISTRATIV .......... 9 IV. DOMENII DE MBUNTIRE I RECOMANDRI....... 11 4.1 Planificarea necesarului de resurse umane: recrutarea i selectarea personalului calificat......... 11 4.2 Dezvoltarea resurselor umane: integrarea, instruirea i evoluia carierei personalului... 15 4.3 Evaluarea performanelor profesionale, motivarea personalului i asigurarea respectrii disciplinei muncii.. 18 4.4 Retribuirea muncii salariailor ... 21 4.5 Gestionarea documentelor aferente activitii de management al resurselor umane . 23 V. CONCLUZII ............ 25

VI. ANEXE

Direcia Audit Intern

Managementul resurselor umane i retribuire a muncii

SUMAR EXECUTIV
n perioada 15.08.2011 - 28.09.2011, echipa de audit a efectuat un audit al procesului de management al resurselor umane i retribuire a muncii n cadrul subdiviziunilor subordonate CMC i PMC selectate n urma examinrii chestionarelor de control intern. Auditul s-a axat pe identificarea ariilor de mbuntire n scopul furnizrii de recomandri, cu accent asupra consolidrii controlului intern. n rezultatul misiunii de audit au fost formulate constatri ale situaiei existente, care afecteaz mai mult sau mai puin procesul, totodat fiind elaborate recomandrile de rigoare. n continuare sunt prezentate constatrile i recomandrile de importan major, care au un impact esenial i prezint o fezabilitate raional. CONSTATRI - n cadrul DGETS numrul de metoditi depete unitile prevzute de circa 2 ori; - n cadrul DGLCA au fost instituite secii sarcinile i atribuiile crora sunt similare cu cele ale subdiviziunilor de o importan primordial din cadrul autoritii publice; - numrul funcionarilor din cadrul unor subdiviziuni este net superior volumului sarcinilor atribuite; - existena posturilor vacante n cadrul entitilor. - ocuparea funciei publice vacante fr concurs; - insuficiena transparenei concursurilor organizate; - nentrunirea condiiilor de participare sau necompletarea dosarelor pentru concurs; - organizarea, desfurarea i finalizarea concursurilor nerespectnd procedurile stabilite. RECOMANDRI Managerii subdiviziunilor subordonate PMC i CMC vor asigura evaluarea structurilor organizatorice, n funcie de necesitile reale, prezentnd propuneri privind optimizarea acestora, odat cu aprobarea bugetului pentru anul 2012. Posibile rezultate Optimizarea structurilor organizatorice; Diminuarea cheltuielilor de personal; Utilizarea eficient a resurselor umane.

Managementul entitilor va asigura implementarea i dezvoltarea politicii de recrutare i selectare a personalului prin organizarea i desfurarea concursurilor pentru ocuparea funciilor publice vacante. Elaborarea si aprobarea procedurilor interne scrise. Instruirea membrilor comisiei de concurs. Cooptarea persoanelor calificate din cadrul entitii n scopul asistrii la elaborarea subiectelor pentru proba scris i interviu.

Participarea la concurs a unui numr mai mare al candidailor; Asigurarea conformitii procedurii cu cadrul normativ; Recrutarea i selectarea personalului calificat.

Direcia Audit Intern

Managementul resurselor umane i retribuire a muncii - stabilirea neconform a salariului tarifar; - majorarea nentemeiat a drepturilor salariale (lipsa studiilor superioare); - efectuarea calcului sporului la salariu ntr-un cuantum majorat fa de cel indicat prin actul administrativ, totodat, nerespectnd condiiile indicate prin acesta. - suma primei unice a depit salariul de funcie al salariatului premiat; premierea lunar a funcionarilor are loc prin stabilirea unui spor echivalent (50%), fr a ine cont de aportul personal n munc al fiecrui angajat; - stabilirea sporurilor majorate n baza gradelor de calificare conferite necorespunztor; - admiterea cazurilor de absen nemotivat de la locul de munc; insuficiena msurilor ntreprinse pentru evidena timpului de munc i de odihn; nu este asigurat plenitudinea i integritatea dosarelor personale; - neactualizarea carnetelor de munc; - neasigurarea specificrii clare i exacte a sarcinilor i responsabilitilor ce revin titularului postului; - condiii inadecvate de pstrare a documentelor ce conin datele de personal. - formalism n efectuarea procedurii de evaluare a performanelor; - obiectivele i indicatorii de performan nu ntrunesc condiiile necesare. Direcia Audit Intern Instituirea unui sistem de verificare selectiv de ctre contabilul pe salariu, eful serviciului contabil i un reprezentat al serviciului resurse umane a modului de calcul a drepturilor salariale, sporurilor atribuite i achitrilor efectuate. Implementarea stabilirii difereniate a mrimii premiilor lunare pentru fiecare funcionar n funcie de aportul personal al acestora la realizarea obiectivelor subdiviziunilor i a entitii n ntregime, precum i a gradului de performan realizat pe parcursul perioadei de referin. Utilizarea eficient a resurselor financiare disponibile; Sporirea competitivitii profesionale; Motivarea personalului; Sporirea gradului performanelor nregistrate.

ntreprinderea periodic a verificrilor prezenei angajailor la locul de munc, contrapunerea datelor indicate n tabelele de pontaj, registre de eviden a ieirilor n teren i ordinele de personal. Examinarea posibilitii suplinirii personalului din cadrul serviciului resurse umane; Examinarea posibilitii implementrii n cadrul serviciului resurse umane a bazei de date electronice n vederea automatizrii procesului de eviden a datelor privind personalul. Asigurarea condiiilor necesare pentru pstrarea i arhivarea documentelor cu privire la personal. Instruirea evaluatorilor i personalului de conducere din cadrul entitilor; Desfurarea de ctre serviciul resurse umane a activitilor de contientizare a importanei procedurii de

Asigurarea respectrii disciplinei muncii; Responsabilizarea personalului entitii.

Desfurarea procedurilor de personal n termenii i condiiile stabilite; Monitorizarea suficient a modului de ntocmire a documentelor de personal; Furnizarea prompt i veridic a informaiilor privind personalul; Asigurarea proteciei i confidenialitii datelor privind angajaii. Monitorizarea activitii personalului i a entitii per ansamblu; Asigurarea realizrii obiectivelor operaionale; Decizii corecte privind procedurile de personal ce
4

Managementul resurselor umane i retribuire a muncii evaluare a performanelor; Revizuirea periodic a obiectivelor i indicatorilor de performan stabilite. Instituirea Registrului de eviden a gradelor de calificare deinute de funcionarii publici, n scopul urmririi consecutivitii conferirii acestora; urmeaz a fi aplicate;

conferirea gradelor de calificare funcionarilor publici, nerespectnd consecutivitatea claselor stabilite sau a condiiilor necesare avansrii n grad.

Conformitatea procedurii de conferire a gradelor; Motivarea personalului; Utilizarea eficient a resurselor financiare;

CONCLUZII Auditul efectuat atest faptul c, procedurile de control intern existente n cadrul procesului auditat asigur funcionalitatea acestuia, cu multiplele deficiene descrise pe parcursul ntregului raport. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru. Implementarea recomandrilor oferite, va mbunti procesul de management al resurselor umane i retribuire a muncii n cadrul subdiviziunilor CMC i PMC. Ca rezultat, va asigura conformitatea procedurilor de personal aplicate cu prevederile actelor normative n vigoare. Raportul de audit intern conine i alte recomandri pertinente, a cror implementare va conduce la eliminarea disfunciilor constatate i cretere a nivelului de performan i eficacitate a sistemelor de control existente sau care urmeaz a fi instituite.

Direcia Audit Intern