Laborator Access 2007. Baza de date VanzareCarti. Partea a 6-a.

Sortarea i filtrarea datelor

1) Sortarea datelor
Access 2007 v permite s sortai nregistrri n tabelele bazei de date, pe baza unui cmp
sau valoare care e fie de tip text (cum ar fi n exemplul nostru numele autorului crii), fie de tip
numeric (cum ar fi de pild preul crii).

Exemple.
a) S presupunem c vrem s sortm nregistrrile din tabelul Carti dup numele autorului.
Deschidem tabelul Carti cu dublu clic (deci n Datasheet View), apoi dm clic pe butonul din
dreptul cmpului NumeAutor (vezi Fig. 1).


Fig. 1. Sortarea tabelului Carti dupa numele autorului

Dac dorim o sortarea alfabetic, alegem din meniu opiunea Sort A to Z, dac dorim o
sortarea invers alfabetic alegem Sort Z to A.

b) S presupunem c vrem s sortm nregistrrile din tabelul Carti dup preul crii.
Procedm ca mai sus, doar c dm clic pe butonul din dreptul cmpului Pret (Fig. 2). Meniul care
apare e similar cu meniul de la punctul a), cu deosebirea c opiunile de sortare s-au modificat n
Sort Smallest to Largest (sortarea de la mic la mare) i Sort Largest to Smallest (sortarea de la
mare la mic).

c) Pentru anularea unei sortri, dai clic pe comanda Clear All Sorts din grupul Sort&Filter
al tab-ului Home din Ribbon (Fig. 3).


Fig. 2. Sortarea tabelului Carti dup pret


Fig. 3. Comanda Clear All Sorts din grupul Sort & Filter al tab-ului Homedin Ribbon

2) Filtrarea datelor
Cnd cerem filtrarea nregistrrilor, Access face de fapt urmtoarele lucruri:
Cut toate nregistrrile dintr-un tabel
Gsete fiecare nregistrare din tabel care ndeplinete criteriul stabilit
Afieaz rezultatele n tabel ascunznd nregistrrile care nu ndeplinesc criteriul.

Putei filtra datele prin metodele Filter by Field i Filter by Selection. n plus, Access 2007
poate executa Advanced Filter, care e n esen o interogare mic ce ruleaz doar pe un tabel.

Exemple
a) Filter by Field. Ne propunem s afim doar crile din categoria beletristic. Pentru
aceasta, urmai paii (tabelul cu care lucrm e Carti):
i. Selectai coloana corespunztoare cmpului pe care l filtrai (n cazul exemplului
nostru, cmpul Categoria).
ii. n grupul Sort & Filter al tab-ului Home, clic pe comanda Filter .
iii. Cnd apare fereastra de dialog (Fig. 4), alegei opiunea, astfel:
1. Pe Select All, afieaz toate nregistrrile.
2. Pe Blanks, afieaz doar nregistrrile care au cmpul necompletat.
3. Selectnd sau deselctnd diversele casete de validare, se vor afia numai
nregistrrile care au una dintre valorile selectate (n exemplul nostru, dnd
clic doar pe beletristica, se vor afia doar crile din categoria beletristica
tabelul Carti e unul didactic i nu conine aa multe valori)
iv. Dai OK.

Fig. 4. Fereastra de dialog Filter

Tabelul va arta ca n Fig. 5. Observai icon-ul de filtrare, n dreptul cmpului Categorie i
n partea de jos, n bara de navigare. Dac vrei s comutai ntre nregistrrile filtrate i nefiltrate,
putei fie s dai clic pe icon-ul din bara de navigare (caz n care eticheta va deveni Unfiltered - Fig.
6), fie s dai clic pe comanda Toggle, din grupul Sort & Filter (vezi Fig. 3).

Fig. 5. Tabelul cu nregistrrile filtrate dup cmpul Categorie, n care apar doar crile de tip beletristica


Fig. 6. Icon-ul Unfiltered din bara de navigare


b) Filter by Selection
Pentru a face o astfel de filtrare, urmai paii:
i. Plasai cursorul n celula care conine valoarea pe care o vei folosi ca valoare de
filtrare (n cazul de fa, plasm cursorul n celula cu numele Eminescu)
ii. Clic pe comanda Selectiondin grupul Sort & Filter din tab-ul Home.
iii. Cnd lista apare, alegei una dintre opiuni (Fig. 7).


Fig. 7. Opiunile comenzii Selection atunci cnd celula selectat avea valoarea Eminescu

c) Advanced Filter (filtrare avansat)
Pentru a utiliza aceast facilitate, urmai paii:
i. Dai clic pe comanda Advanced din grupul Sort & Filter, tab-ul Home (vezi Fig. 3)
ii. Din meniul ce apare, selectai opiunea Advanced Filter/Sort... Va aprea ecranul
din Fig. 8, care arat ce tabel e supus filtrrii (n cazul de fa Carti), precum i cel
mai recent criteriu de sortare (n partea de jos a ecranului).

Fig. 8. Ecranul dup selectarea opiunii Advanced Filter/Sort
iii. Pentru a sorta sau filtra dup alt cmp, tragei numele cmpului din tabel din partea de sus a
ecranului la poriunea de design a ecranului din partea de jos. Apoi:
1. Pentru a sorta un nou cmp, clic n celula Sort a cmpului i alegei opiunea de
sortare din lista drop down ce apare (vezi Fig. 9).

Fig. 9. Drop down list cu opiunile de sortare pentru cmpul Titlu

2. Pentru a filtra noul cmp, clic n celula Criteria a cmpului i scriei criteriul direct.
Acces va pune criteriul ntre ghilimele (vezi Fig. 10).


Fig. 10. Scrierea unui criteriu de filtrare

Dnd clic pe comanda Toggle Filter din grupul Sort & Filter (Fig. 11), se va vedea efectul
filtrrii (Fig. 12).

Fig. 11. Comanda Toggle Filter


Fig. 12. Rezultatul filtrrii

Pentru salvarea filtrrii, clic dreapta pe numele filtrrii (CartiFilter1 aici) i Save.