Scop i obiective

Acest seminar const n dou pri. n prima parte vei descoperi sursa acestor influene
incontiente, vei nva despre modele de comunicare n grup i cum s transformai conflictele
n putere creativ. A doua parte v introduce ntr-un cadru n care s putei proiecta o strategie
comunicaional pentru organizaia sau proiectul dumneavoastr i cum s implementai cu
succes aceast strategie.
Seminarul are dou pri de cte 45 de minute. O prezentare a subiectului n englez, francez,
lituanian, italian, ceh i romn va fi disponibil la sfritul seminarului pentru sedimentarea
informaiilor primate.
Autori:
Christine Graf, economist politic i formator care utilizeaz analizele tranzacionale a lucrat
pentru multinaionale dar i mici companii n diferite domenii cu accent pe management strategic,
managementul marketingului, vnzri, antreprenoriat i dezvoltarea afacerii.
Isabell Schulz este manager de proiect lucrnd n lumea open source a CMS Drupal,
dezvoltnd i organiznd evenimente comunitare (mari i mici). Este specialist n reele sociale i
coordoneaz proiecte de dezvoltare de site-uri web. Obinuiete s lucreze ntr-un mediu
multicultural i n proiecte innovative.

Acest tutorial a fost creat pentru proiectul CITCOM.

Acest proiect a fost finanat cu sprijinul Comisiei Europene. Aceast publicaie reflect viziunea
autorului i Comisia nu poate fi fcut reponsabil pentru utilizarea informaiilor coninute aici.

Cuprins:
Scop i obiective

Bazele procesului de comunicare

Comunicarea n grupuri

Structura grupului

Activitatea i dinamica grupului

Autoritatea i comunicarea n grup

10

Strategia de comunicare i planificarea acesteia ntr-o organizaie sau proiect 12

Comunicare intern i extern

12

Crearea unei strategii de comunicare

12

Resurse

18

Cadru

20

Foaie de lucru Strategia de comunicare i planificarea acesteia ntr-o

organizaie sau proiect

23

Misiune, viziune, valori

23

Scopul i obiectivele comunicrii

24

Principiile comunicrii
Comunicarea noastr este influenat de procese incontiente care sunt decisive pentru sucesul
sau eecul relaiilor noastre. Chiar i fr cuvinte transmitem o multitudine de informaii cnd
vorbim altor personae, ceea ce le influeneaz comportamentul.
Acest seminar const n dou pri. n prima parte vei descoperi sursa acestor influene
incontiente, vei nva despre modele de comunicare n grup i cum s transformai conflictele
n putere creativ. A doua parte v introduce ntr-un cadru n care s putei proiecta o strategie
comunicaional pentru organizaia sau proiectul dumneavoastr i cum s implementai cu
succes aceast strategie.

Bazele procesului de comunicare

Comunicarea ca i competen nseamn c o persoan este capabil s i exprime ideile i
gndurile n mod clar, s intre rapid n contact cu oamenii i s menin aceste contacte, s
respecte atitudinile i opiniile celorlali, s ofere feedback i s fie tolerant cu alte obiceiuri i
culture.
Toi facem asta fr probleme, nu-i aa?
Dac ar fi aa, n-ar mai exista nenelegeri, conflicte sau controverse
Deseori, comunicarea noastr eueaz pentru c este un scenariu complex.

Ce spui cnd spui ceva?

ntotdeauna exist cel puin un emitor (cineva care trimite un mesaj) i un receptor (cineva care
ascult). Mai jos prezentm un sumar a ceea ce emitorul transmite i ce aude receptorul:
1

http://www.schulz-von-thun.de/index.php?article_id=71

Emitor

Receptor

Coninutul mesajului Ce informaie transmit?

Figuri i fapte

Revelaii proprii

Ce art despre mine?

Cum m vd ceilali?

Ce spune despre alii?

Ce fel de persoan este?
Ce arat din propriile convingeri?

Relaia

Ce cred despre tine i cum m

simt cu tine?

Cum mi vorbete aceast persoan?

Cum m simt tratat fa de cum mi se
vorbete?
Ce crede cellalt despre mine?

Atracie

Ce vreau s faci

Ce ar trebui s fac, cred sau simt?

n mod ideal vorbim cu toate cele 4 limbi i auzim cu toate cele 4 urechi, ca i n tabelul de mai
sus. Realitatea este c nu vorbim n acest mod echilibrat. Un mesaj apare congruent cnd toate
cele 4 zone sunt egale i necongruent cnd unele semnale verbale i non-verbale nu corespund.
Suntem influenai de alii, de mediul i de cultura n care trim. De cnd suntem pe lume,
creierul nostrum nregistreaz tot ceea ce ceilali spun sau fac, i pe aceast baz lum decizii
subcontiente ca reacii la ceilali. Aceste evenimente precedente i sentimentele care le-au
generat sunt gzduite mpreun n creierul nostru ca i modele comportamentale. Acestea
reapar cnd sunt declanate genernd aceleai sentimente ca i Evenimentul original din
copilrie.
Exist cteva abordri care ncearc s explice comportamentul uman noi vom utilize modelul
Analizei Tranzacionale (AT), o teorie a personalitii i psihoterapiei sistemice. Conform AT,
fiecare fiin uman are 3 stri ale Ego-ului, care sunt baza comportamentului, gndirii i
sentimentelor noastre.
Trecutul nostru exist ca experien ntruchipat i poate fi activat ca o amintire contient,
subcontient sau incontient, influennd experiena prezent. Chiar nainte de a vorbi cuiva
vom decide intuitive cursul discuiei. Cum decidem asta depinde de experiena personal n
relaionare. Creierul nostru salveaz experienele subiective i concluziile aferente iar daca apar
situaii care par similar creierul va prezenta ceea ce e dj salvat. Aceste reprezentri pot avea
un impact adnc asupra procesului de comunicare.

Cnd comunicm reacionm cu una dintre aceste 3 stri ale Ego-ului:

Cnd comunicm o facem printr-una din aceste stri ale Ego-ului i vom avea cea mai bun
comunicare prin utilizarea acestor trei stri simultan. Oricum, succesul comunicrii va fi decis de
sentimentele determinate n prealabil i declanate de emitor. Dac eti contient de asta vei fi
capabil s i schimbi comportamentul.
Urmtoarea list de atribute v ajut s recunoatei starea Ego-ului:
Printe educativ

Printe critic

Adult

Copil natural

Copil adaptat

Cuvinte

neleg, e bine,
Ai fcut bine, eti
tare

Trebuie, nu
poi, n-ai voie,
oprete-te, e
ru

De ce, cum, ce,

cand, cine,
unde

vreau, super,
tare, pot

I would like, I
could try, I
could, I probably
cant

Ton

Empatie, aplauze,
simpatie

puternic,
strident,
arogant

ncreztor,
raional, clar,
nepretenios

puternic, trist,
energic, liber

quiet, devot,
uncertain,
hesitating

Gesturi

Luat n brae,
mngiat

arttorul,
ncruntat

Contact vizual,
Poziie dreapt

Ochi
stralucitori,
entuziast, gur
deschis

Rosul unghiilor,
abtut, ridicat
din umeri,
smiorcit

Cu aceste cunotine haidei s privim mai atent la emitor i la receptor.

Emitor

Receptor

Coninutul
mesajului

Clar, nepretenios, concis,

bine structurat

Interest, stimulat

Auto revelaie

Stim de sine, impresii,

Face pe grozavul, cauta complimente,
demonstraie:
face judeci, receptiv
Cum vorbete (cuvinte strine,
repede, flegmatic, struitor)?

Relaie

ton, accent, autoritar,

depreciativ, comportament
nonverbal

Interpreteaz i amintete sentimente:

accept, neutru, refuz, ignoran

Atracie

Ce trebuie ndepllinit?
Care sunt efectele dorite?

Sunt declaraiile i efectele congruente?

Cum stimuleaz asta sentimentele
mele?

Relaia oferit (mai sus n rou) influeneaz decizia receptorului cu ce ureche vrea s asculte,
i, dup cum este menionat mai sus, decide pe baza sentimentelor declanate. Dac relaia
oferit, declaraiile i efectele dorite nu se potrivesc cu conceptual de stim de sine al
receptorului, acesta va refuza aceste pri din mesaj dar conversaia poate continua bazat pe
fapte raionale, fr rezultate specific.
Noi schimbm comunicarea (tranzaciile) dup cum urmeaz:
i.
Tranzaciile complementare provin dinspre o stare a Ego-ului i se ntorc ctre starea
trimis
ii. Tranzaciile ncruciate apar cnd rspunsul este direcionat ctre o stare a Ego-ului
diferit de cea ctre care a fost trimis; n acest caz ambele pri devin nemulumite.
iii. Tranzaciile acoperite (ulterioare) sunt atunci cnd oamenii spun un lucru dar vreau s
transmit altceva. Exist ntotdeauna un nivel sincer i unul ascuns iar cnd vrem s
nelegem comportamentul omului trebuie s nelegem nivelul ascuns.

Putei s facei o introspecie n modul dumneavoastr de comunicare: care sunt tipurile de

tranzacii preferate? Cellalt reacioneaz aa cum ai intenionat?

Comunicarea n grup
Un grup poate fi definit ca o aglomerare de indivizi care interactioneaza unul cu celalalt pentru un
apparent scop comun. Un grup ofer un mare potenial de distrugere dar i pentru transformare.
Este cel mai puternic mediu pentru schimbare individual i social, att n bine ct i n ru.
Fiinele umane au trei nevoi psihologice fundamentale:

S primeasc recunoatere (s fie remarcat, s primeasc atenie)

S fie stimulat (provocri, simuri, bucurie, satisfacie)
S aib structur (roluri, responsabiliti, scopuri, strategie)

Aceste nevoi de baz sunt necesare a fi satisfcute iar n grup cutm s ndeplinim aceste
nevoi. Avem nevoie de o structur care ne ofer securitate i orientare; ne reconsiderm
obiceiurile de relaionare prin consolidare sau schimbare.
Liderii unui grup au nevoie nu doar s ia n considerare aceste nevoi psihologice de baz dar i
s accepte responsabilitatea de a ghida, oferi securitate i lidership membrilor grupului.
Un grup difereniaz membrii unul de altul i i creaz o structur. Structura unui grup este
definit de granie, tipul de apartenen, structura intern i public, vizibilitatea n cadrul grupului.
Graniele pot fi nchise n mod ermetic (nu exist posibilitatea de a intra sau iei de ex.
nchisoarea), deschise n ambele sensuri (uor de intrat i ieit) sau deschise ntr-o singur
direcie (uor de intrat i greu de ieit sau invers).

Structura grupului
Tipul de apartenen definete n ce condiii este posibil apartenena la un grup:
Voluntar: i place ideea i e uor s intri deoarece nu exist bariere n acest sens;
Optional: ai fost invitat, poi s intri dar nu e obligatoriu
Accidental: naionalitate, cetean al unui ora etc.
Obligatorie: nu ai de ales (colegii de clas, de armat etc.)
Structura public a unui grup este vizibil uor prin organigram, structur care reflect
responsabilitile i asumarea sarcinilor. Acest structur poate fi:
Foarte simpl: un grup cu un singur lider
Mediu: diferit dar clar, cu o ierarhie clar distins
Complex: lidership mprit pe fiecare grup de lucru/comitet
Complicat: lidership mpri pe diferite comitete cu responsabiliti i putere de decizie
delegat ctre aceste comitete
Structurile complicate i complexe conduc la conflicte legate de decizii, responsabiliti i
persoanele implicate au dificulti n gsirea locului potrivit, n asimilarea lor n astfel de structure.

Fiecare grup are i structura lui ascuns care este un sumar al imaginii subcontiente pe care
fiecare dintre membri o are, rezultat din propriile nevoi, dorine, experiene, cereri, sentimente.
n Analiza Tranzacional numim acest grup imago. Imago subliniaz un process permanent de
dezvoltare datorat schimbrilor permanente de motivaii individuale, relaiilor cu ceilali membri ai
grupului precum i a rolurilor n cadrul grupului. Grupul imago ofer o bun privire despre cum o
persoan se autopoziioneaz, i poziioneaz pe ceilali membri precum i pe lideri n funcie de
implicarea personal. Acest imago decide succesul unui grup.

Dinamica i activitatea grupului

n observarea grupurilor majoritatea se gndete la dinamica acestora. Acest lucru este
important dar nu acoperitor, fiind doar o parte a jocului.
Dinamica grupului reflect modul n care un grup acioneaz i procesele ce au loc n cadrul
grupului.

Balana dintre puterea coeziunii i preferinele individuale va decide nu doar asupra modului de
dezvoltare a grupului dar i asupra viitorului acestui grup va continua s existe sau dse va
desfiina.

Oricum, dezvoltarea personal i situaia fiecrui membru al grupului au un impact direct asupra
activitilor de grup conducnd spre o schimbare permanent a grupului.

Dac puterea de coeziune este mai puternic dect suma intereselor individuale, grupul va lucra
mai bine n activitile comune creative. Dac este invers aceast va influena n mod negativ
grupul micornd puterea de creativitate.

Autoritatea i comunicarea n grupuri

Totalitatea influenelor mentale, materiale i politice pe de o parte vizibile n regulile de luare a
deciziilor, etichet, infrastructur i cultur de grup iar pe de alt parte persoanele care conduc
grupul reprezint autoritatea n cadrul grupului. Oricum, autoritatea are impact asupra
comportamentului i activitilor grupului i este esenial n reacia membrilor cu organizaia
pentru, mpotriv sau neutri/pasivi.
Comunicarea n grup este foarte complez i influeneaz att pozitiv ct i negativ activitile i
rezultatele. Dinamicile incontiente ce poate fi spus dar nu ar trebui spus au un impact
asupra proceselor interne i externe de comunicare. Fiecare membru al grupului are idei i opinii
personale despre ali membri i lideri iar dac aceste preri rmn nespuse vor afecta
comunicarea.

Chiar dac grupurile puternice sunt constituite din muli oameni le putem privi ca i pe indivizi.
Categorisirea grupurilor prin numrul de membri ne dau o imagine asupra dinamicilor lor:

grupurile mici sub 12 membri sunt comparabile cu familiile, grupurile cu pn la 50 de oameni cu

clasele de coal, grupurile mari fr o structur clar putnd fi comparate cu companii sau cu
state. Pentru verificarea activitilor grupului putem s aplicm modelul strii ego-ului. Aici este
explicat ntr-un mod uor de neles dar este desigur mult mai complex i adnc. Oricum
aceast imagine v va da o idee despre cum arat o organizaie, grup sau ntreprindere cnd ne
planificm activitile de comunicare.

O organizaie deschis, creativ va fi probabil un mai bun recipient al instrumentelor interactive

de comunicare dect o organizaie foarte ierarhizat. Aa cum e explicat mai sus, decisive pentru
dezvoltarea grupurilor/organizaiilor sunt valorile lor reale/ascunse i balana ntre interesele
individuale i de grup.

Strategia i planificarea comunicrii ntr-o organizaie sau

proiect
Comunicare intern versus extern
n funcie de scopul intern sau extern al comunicrii ghidul de mai jos poate fi utilizat n ambele
cazuri. Este important ca n orice form de comunicare, intern sau extern, mesajul s rmn
acelai din partea reprezentanilor organizaiei.

Crearea unei strategii de comunicare

Misiune, viziune, valori
nainte de a ncepe planul de comunicare este important s se cunoasc misiunea, viziunea i
valorile organizaiei/proiectului. Considerai asta ca un pre-exerciiu dac planul nu exist nc
sau pregtii-l ca pe un instrument ajuttor pentru activitile ulterioare din pregtirea planului.
Luai-v cteva minute s v gndii asupra misiunii, viziunii i valorilor i notai-le.
Declaraia asupra misiunii descrie scopul general i motivaia organizaiei i rspunde la
ntrebarea Cine suntem noi ca organizaie?. Ar trebui s acopere i De ce existm? Ce facem?
Pe cine servim?
De obicei avem 2 componente ale declaraiei de misiune:
Declaraia asupra scopului: o propoziie care descrie rezultatul ultim pe care organizaia
ncearc s-l obin i rspunde la ntrebarea De ce existm?
Declaraia de afaceri: o declaraie care descrie ce face organizaia. Face o descriere
sumar a mijloacelor primare/metodelor (programe/servicii) utilizate de o organizaie
pentru a-i ndeplini scopul. Poate s cuprind o descriere pentru ntrebarea Pe cine
servim?
Exemplu: nfiinat n 2006 Pet Supplies Helpline este o iniiativ non-profit cu scopul de a furniza
pe termen scurt consumabile de baz pentru animale de companie celor care nu i permit s le
achiziioneze. Noi nelegem ct de greu este s renuni la un animal de companie mult iubit cnd
vremurile sunt grele i veniturile mici i sperm s reducem numrul unor astfel de despriri
oferind hran, medicamente i alte lucruri necesare ctre proprietarii aflai n nevoie.2

Sursa: http://www.wikihow.com/Sample/Non-Profit-Mission-Statement

Declaraia de viziune este o destinaie viitoare, speran i ambiie despre ce i cum ai vrea s
fie. Declaraia se refer la cum va arta lumea/regiunea dac scopul organizaiei este ndeplinit.
Rspunde la ntrebarea Cum va arta succesul?.
Exemplu: Ne dorim s fim compania cea mai orientat ctre client de pe tot Pmntul pentru
patru categorii de clieni: consumatori, vnztori, antreprenori i creatori de coninut3

Valorile descriu pentru ce militeaz organizaia: etica, principiile etc. i trebuiesc considerate
oricnd se fac planuri sau se realizeaz activiti. Includerea a 5 valori reprezint o medie bun.
Exemplu4:
Oamenii notri vor fi grijuluii i ateni la nevoile clienilor.
Serviciile noastre vor reflecta expertiz i competen.
Munca noastr va demonstra transparen i integritate.
Rezultatele noastre vor fi model pentru sectorul nostru de activitate.

Scopul i obiectivele comunicrii

Scopul comunicrii trebuie aliniat cu scopul organizaiei/proiectului. Aceast seciune descrie ce
vrei s obii prin strategia de comunicare. Aceasta poate descrie mbuntirea contientizrii i a
imaginii organizaiei/proiectului sau creterea participrii/implicrii. Scopul este considerat a fi
schimbarea pe termen lung i trebuie s se adreseze unei nevoi identificate n prealabil.
Un exemplu de scop: Contientizarea rolului organizaiei noastre n comunitate de ctre
pensionarii cu vrsta de 65+.
Obiectivele sunt pai pe termen scurt care vor ajuta la ndeplinirea scopului. Pot s existe mai
multe obiective pentru ndeplinirea scopului. La stabilirea unui obiectiv trebuie ca acesta s aib
cteva caracteristici, i anume s fie: specific, msurabil, realizabil, relevant i toate astea n timp
util. Obiectivele trebuiesc de asemenea prioritizate.
Un exemplu de obiectiv: Creterea cu 10% n anul urmtor a implicrii pensionarilor cu vrsta
65+ n activitile organizaiei noastre.
Pentru a fi clari i concii ncepei cu trei scopuri, fiecare cu cte 2-3 obiective.

Tipul audienei
La cine vrei s ajungi? Care este audiena int? Poate s fie o audien general sau mai multe
specifice. Depinde de tine s decizi i s defineti la cine s ajung mesajul tu. Reine c e util
s stabileti o ordine a importanei fiecrui tip de audien n strns legtur cu scopurile i
obiectivele tale.
n stabilirea profilului audienei luai n considerare urmtoarele categorii: demografice,
geografice, comportamentale, stil de via. Exist i alte categorii dar acestea sunt cele de baz.
3
4

Sursa: http://phx.corporate-ir.net/phoenix.zhtml?c=97664&p=irol-irhome
Sursa: http://www.cnpe.org/about-us/mission-and-values/

Pentru o mai bun comunicare cu audiena este util s creezi un personaj care poate fi identificat
cu o audien specific. De exemplu dac v adresai femeilor pensionare de 65+ ani, acestea
se pot identifica mai uor cu Edith, o vduv pensionar care are ca hobby grdinritul i st n
contact cu familia ei prin e-mail i Skype. Cu un astfel de scurt profil vei comunica mai uor
avnd n minte aceast imagine specific dect cu o definiie mai general.
Analiza tipului de audien trebuie s fie ct de adnc posibil ce se tie deja despre
organizaia/proiectul vostru, cum credei c vor reaciona la mesaj i de ce, ce ar putea s
influeneze audiena cnd comunicai cu aceasta i ce ar putea afecta negativ aceast
comunicare.

Ce s comunici
Gndii-v la ideile cheie i la mesajele specifice pentru fiecare scop i obiectiv n parte. Este
crucial s tii ce tie deja audiena, s comunicai ce au ei nevoie s tie i ce dorii voi s tie.
Dezvoltarea unor mesaje specifice poate fi rezultatul unor procese de brainstorming cu membrii
echipei ncepnd cu identificarea unor cuvinte specifice i termeni care definesc mesajul. Aceti
termeni pot fi scrii pentru a uura realizarea unei declaraii simple, specifice, autentice i
persuasive. Amintii-v s verificai nevoile pe care ncercai s le acoperii, s descriei clar
beneficiile i s v asigurai c mesajele sunt consistente i coerente. Un exemplu de cas a
mesajelor care ofer o sum a mesajelor cheie i a mesajelor suport este oferit de Fundaia
Cavalerul5:

Unde i ce s comunici
Care sunt canalele de comunicare pe care vrei s le foloseti?
Unde i de cte ori trebuie s trimii mesajul?
Exist canale de comunicare tradiionale precum tipriturile, radioul sau televiziunile. n zilele de
azi social media ofer o nou modalitate de a ajunge la audiena dorit. Depinde desigur de care
este audiena dorit, ce canale prefer aceasta i ce doreti s obii.
Alegei canalele de comunicare potrivite pentru fiecare din tipurile de audien:
Publicitate pltit (tipar, radio, TV, panouri publicitare)
Materiale tiprite (brouri/pliante/publicaii, postere, scrisori, rapoarte anuale)
Relaii media (comunicare indirect)
Relaii comunitare (scrisoare direct, discurs public, contacte persoanle, ntlniri publice,
oportuniti educaionale)
Relaii cu autoritile
Comunicri organizaionale (trguri, expoziii, ntlniri anuale)
Comunicare intern (ntlniri, scrisori, evenimente speciale)
Social media (blog, Twitter, Facebook, Pinterest)
Luai n considerare orice oportunitate major de comunicare din care putei beneficia, precum
un contact la un ziar, un blog sau un website. Un tabel ca cel de mai jos v poate ajuta:
Audiena A
i.
ii.
iii.

Ziare 2 articole
Fluturai 2 serii de fluturai distribuii
pe strad
Radio - 1 interviu la radio

Audiena B
i.
ii.
iii.
iv.

Website 1 banner pe prima pagin

Bloguri locale de evenimente 10
bloguri diferite
Twitter - 3 mesaje pe sptmn ntre
9 i 11
Facebook - 5 mesaje pe sptmn
ntre 13.00 - 15.00

Nu v fie fric s repetai mesajul, deoarece repetarea este cheia pentru audiena
dumneavoastr de a adera la mesaj.

Buget i resurse
Identificai ce resurse avei la dispoziie i ce altceva avei nevoie. Scopul planului de comunicare
va depinde de asta. Asumai responsabiliti astfel ca oamenii s rmn implicai i facei o
proiecie bugetar a tuturor costurilor implicate. Rezultatele acestui exerciiu vor clarifica ce se
poate face i v va ajuta s reprioritizai activitile.

Programare i planificare
Cel mai uor mod de a crea o programare i o planificare a mesajelor prin toate canalele precum
i activitile aferente ntr-o perioad de timp este s creai o foaie de lucru. Putei aduga la asta
resursa responsabil pentru fiecare activitate.
Canal

Audien int

Sptmna 1

Sptmna 2

Ziare

Audiena A

Articol 1:
Contientizarea
evenimentului X,
care promoveaz
Y i Z pentru
audiena A.
Chemare laaciune
pentru a participa
la eveniment.

Fluturai

Audiena A

Distribuirea a 500
de fluturai n piaa
oraului
(promovarea
evenimentului)

Radio

Audiena A

Sptmna 3
Article 2: Summary
of event with stats
and facts to close
circle of raising
awareness. Article
to serve purpose
for participant
retention and
continuous
involvement with
project

Distribuirea a 500
de fluturai n piaa
oraului
(promovarea
evenimentului)
2 minute de
interviu la radioul
local pentru
promovarea
evenimentului.

Mai jos sunt cteva exemple5 cum s v structurai planul:

Examplul 1
Canal

Audien
int

Descriere/
Scop

Frecven

Propriet Canal de
ar
distribuie

Intern /
Extern

Termen

Examplul 2
Ce

Cine/int

Scop

Cnd/Frecven

Surs: http://www.wildapricot.com/membership-articles/communication-planning

Tip/Metode

Decidei ct de detaliat trebuie s fie schema putei stabili sarcini i activiti adiionale
designul fluturailor etc.
Este important de tiut cnd este audiena cea mai receptiv la mesajul vostru. Dac nu tii ar fi
util s testai asta la o scar mai mic sau s facei un sondaj.

Evaluarea unui plan de comunicare

Pentru a msura cu succes planul de comunicare stabilii nite indicatori pe care sa-i msurai
att n timpul implementrii planului ct i dup.
n cadrul planului definii i adugai elemente i metode de evaluare pentru activitile planificate
ale strategiei de comunicare. Revizuirile regulate ajut la verificarea situaiei reale fa de
planificare.
Dup implementarea planului evaluai strategia msurnd rezultatele obinute raportate la
obiectivele stabilite iniial. Discutai i dezbatei ce a mers bine i ce trebuie mbuntit pentru
perioada urmtoare sau pentru proiectul urmtor.
Dac facei comunicarea mai ales on-line atunci Google Analytics este un bun instrument de
msurare a succesului. Exist de asemenea i alte instrumente formale, precum sondajele i
focus-grupurile. De asemenea, numrul participanilor poate s dea msura succesului raportat
la alte evenimente.

Adaptarea la condiii n schimbare

Odat ce ai decis ce ar trebui schimbat i mbuntit treci la treab. Pe lng feed-back-ul intern
i extern din cadrul procesului de evaluare vor exista ntotdeauna factori interni i externi care ar
putea afecta strategia de comunicare grupul int, schimbri organizaionale, schimbri de
resurse i buget.

Resurse
i.
ii.
iii.
iv.
v.

http://www.omafra.gov.on.ca/english/rural/facts/03-033.htm
http://www.wikihow.com/Write-a-Communications-Strategy
http://iipdigital.usembassy.gov/st/english/publication/2012/01/20120103161922yelhsa0.52
36475.html#axzz2tzdkc5dI
http://www.sinicom.com/Sub%20Pages/pubs/articles/article27.htm
http://www.wildapricot.com/membership-articles/communication-planning

Activiti de
nvare

Sarcini de predare

Rezultate

Ascultare

nelegere

Cunoaterea
trainerilor i a
seminarului

Brainstorming

Moderare

nelegerea
modelului

Flip chart

Brainstorming,
exerciiu

Moderare, munc
individual

nelegerea
modelului

Flip chart,
carduri

Ascultare

Adncirea
nelegerii

nelegerea complet
a modelului

Prezentare

nelegerea complet
a modelului

Prezentare

Elemente de baz

Tutorial

Intelegerea
subiectului/cadrului

Intelegerea
subiectului/cadrului

Prezentare

Exerciiu
individual/de
grup

Moderarea grupului

Inelegerea
conceptelor: viziune,
misiune, scopuri,
obiective, valori

Scopurile
Exerciiu
comunicrii
individual/de
(legat de
grup
scopurile
organizaiei) i
tipul audienei

Moderarea grupului

Cine

Timp

Durat

Coninut

Isabell,
Christine

09:00

2 min

Prezentarea
trainerilor i a
subiectelor

Christine

09:02

13 min

09:15

13 min

09:30

2 min

Isabell

Modelul
emitorreceptor
Structura i
funcionarea
modelului
Modelul
emitorreceptor
decizii
emoionale

09:33

5 min

Funcionarea
modelului
pentru grupuri

09:38

2 min

Concluzii

09:40

15 min

Coffee break

09:55

2 min

Introducere n
strategia de
comunicare i
planificare

09:57

8 min

10:05

8 min

Viziune,
misiune,
scopuri,
obiective,
valori

Ascultare

Ascultare

Ascultare

Transmiterea unei
abordri diferite
pentru planificarea
comunicrii
Reluarea
subiectelor

nelegerea scopului
comunicrii i a
tipului audienei

Materiale/Inst
rumente
Prezentare

Prezentare,
flip-chart,
hrtie, carduri

Prezentare,
flip-chart,
hrtie, carduri

Cine

Timp

Durat

Coninut

10:13

8 min

Unde i cum
s comunici
(distribuirea
mesajului, stil,
format,
frecven)

10:21

10:29

8 min

8 min

Activiti de
nvare

Sarcini de predare

Rezultate

Exerciiu
individual/de
grup

Moderarea grupului

nelegerea utilizrii
mixului de canale de
comunicare i a
diferitelor mesaje

Buget/resurse
programare/pl
anificare

Exerciiu
individual/de
grup

Moderarea grupului

Metode de
evaluare i
adaptare la
schimbarea
condiiilor
(adaptarea
regulat a
strategiei)

Ascultare

nelegere

Plan grosier al
resurselor i
planificare

nelegerea metode
delor de evaluare i
adaptare la
schimbarea
condiiilor (adaptarea
regulat a strategiei)

Materiale/Inst
rumente

Prezentare,
flip-chart,
hrtie, carduri

Prezentare,
flip-chart,
hrtie, carduri

Prezentare,
flip-chart,
hrtie, carduri

10:37

3 min

Concluzii

Ascultare

Sumarizarea
pailor cadru

Distribuirea cadrului
de recapitulare

Cadrul printat

10:40

5 min

Evaluare

Reflectare

Colectarea
chestionarelor

Evaluare

Chestionare

Cadru
Modelul emitor-receptor
Participanii dezbat asupra coninutului unui mesaj transmis ntre 2 persoane. Ei nva despre
cele 4 fee ale mesajului, traimis i primit, i ce l influeneaz.

Modelul structur i influen

Aici nvm despre sursele influenelor. Lucrm cu exemple ale participanilor, analizate de ei i
corectate dac e cazul de ctre trainer.

Decizii emoionale
Folosim din nou modelul emitor-receptor cu cele 4 pri ale mesajului. Bazat pe exerciiul
precedent, participanii sunt capabili s se refere la mesaje verbale i non-verbale din spatele
celor 4 fee ale unui mesaj.

Modelul de funcionare pentru grupuri

Participanii nva cum s utilizeze modelele precedente pentru grupuri. De asemenea nva
cum aceasta influeneaz grupurile i comportamentul membrilor acestora.
Participanii primesc o scurt analiz a ceea ce influeneaz comunicarea n grupuri structur,
autoriti, cultur i factori externi.

Strategia i planificarea comunicrii

Pentru a dezvolta un plan de baz al comunicrii pentru un proiect sau organizaie participanii
pot folosi foaia de lucru de mai jos pentru ghidaj. Se poate face ca exerciiu individual sau de
grup.

Viziune, misiune, scopuri i valori

n prima parte, privim la fundaia oricrui proiect sau organizaie viziunea, misiunea, scopurile
i valorile. Participanii vor rspunde la un set de ntrebri care i vor ajuta s dea form viziunii i
misiunii precum i s numeasc unele valori importante pentru proiect.

Scopurile comunicrii i tipul de audien

Pe baza exerciiului participanii vor construi i defini ce vor ei s obin n cadrul proiectului lor.
Acetia vor nva cum s formuleze scopuri de nalt nivel cu un set de obiective SMART pentru
a ndeplini scopurile. Aceast seciune ajut deasemenea la definirea tipului de audien i a
strategiei de comunicare.

Unde s comunici i cum

Participanii vor nva despre diferite canale de comunicare, tradiionale i noi, i cum s le
utilizeze pentru diferite tipuri de audien. Acetia vor ncepe s creeze bazele planului de
aciune i s identifice canalele ce trebuiesc utilizate precum i frecvena lor.

Buget, resurse, programare i planificare

Participanii vor defini bugetul disponibil pentru activitile de comunicare precum i tipul de
resurse disponibile. Acetia vor nva despre limitrile bugetare raportat la un plan ideal de
comunicare. Secundar, participanii pot s creeze o programare i planificare a eforturilor de
comunicare din exerciiile precedente.

Metode de evaluare i adaptarea la condiii n schimbare

Participanii vor nva despre setrile de baz i despre cum s msoare succesul activitilor
din planul de comunicare. Asta se leag de scopurile i obiectivele definite la nceput.
Participanii vor nva despre evaluarea schimbrilor cu privire la factorii interni i externi i care
este impactul acestora asupra proiectului.

Foaie de lucru Strategia i Planificarea Comunicrii ntr-o

Organizaie/Proiect
Misiune, Viziune, Valori
Misiune
De ce existm?

Ce facem noi?

Pe cine servim? Pentru cine facem?

Viziune
Cum ar arta succesul?

Valori
Pentru ce lupt organizaia?

Scopuri i obiective
Ce vrei s obinei?

Obiective SMART
SMART

Obiectiv 1

Obiectiv 2

Obiectiv 3

SPECIFIC
MSURABIL
REALIZABIL
RELEVANT
N TIMP UTIL

Tipul audienei
La cine vrei s ajungi? (profilul audienei)

Ce s comunici
Unde i cum s comunici
Ce canale trebuiesc folosite?
Publicitate pltit (print, radio,
televiziune, outdoor)
Materiale tiprite
(brouri/pliante/publicaii/post
ere, rapoarte anuale

Unde i de cte ori?

Ce canale trebuiesc folosite?

Relaii media (comunicare
indirect)
Relaii comunitare (scrisori
directe, discurs public,
contacte personale, ntlniri
publice, oportuniti
educaionale)
Relaii guvernamentale

Comunicri organizaionale
(expoziii, ntlniri anuale)

Comunicri interne (ntlniri,

scrisori, mesaje ale
conducerii, evenimente ale
angajailor)

Social media (blog, Twitter,

Facebook, Pinterest)

Buget i Resurse
Buget disponibil

Unde i de cte ori?

Resurse disponibile

Programare i planificare

Evaluare
Setarea bazelor (Cnd considerai activitile ca succes? Cum msurai succesul?)

Adaparea la condiii n schimbare

Rezultatul Evalurii

Schimbarea Factorilor Interni i Externi