Abordarea managementului financiar-contabil din perspectiva utilizrii bazelor

de date n Cloud
Abstract: The efficiency of financial management and accounting is determined by an
efficient information system. In the last years substantial progress has been made in the field of
business information systems. The transfer of activities into the Cloud Computing is an innovative
solution for local businesses that can help save significant funds. The purpose of the article is to
analyze opportunities and obstacles to organize the accounting systems of the companie using the
Cloud Computing thecnologies. The research is analysing the Cloud solutions for accounting
systems used within Moldovan companies.
Key words: cloud accounting, financial data processing, financial management, accouting
softwere.
1. Introducere
n condiiile actuale de activitate entitile economice sunt nevoite s fac fa unor
transformri semnificative n toate domeniile de activitate. Mediul de afaceri este unul extrem de
dinamic i competiional. Informatizarea a generat apariia unui nou mediu n care se poate
desfura activitatea uman i anume mediul online. Pentru o entitate economic care activeaz n
acest mediu accesul la informaie, viteza de transmitere a datelor, mobilitatea angaja ilor, rapiditatea
lurii deciziilor, flexibilitatea i gestionare eficient a sistemului contabil, sunt probleme cu impact
direct asupra afacerii. Eficiena managementului financiar-contabil, n viziunea mai multor autori,
este determinat de existen unui sistem eficient de prelucrare i procesare a datelor financiarcontabile.
2. Definirea conceptelor Cloud Computing i Cloud Accounting n afaceri
Cloud computing-ul este un concept modern n domeniul informaticii. Conform definiiei
Wikipedia Cloud1 computing-ul reprezint un ansamblu distribuit de servicii de calcul, aplicaii,
acces la informaii i stocare de date, far ca utilizatorul s aib nevoie s cunoasc amplasarea i
configuraia fizic a sistemelor care furnizeaz aceste servicii.
Avantajul aplicaiei Cloud const n folosirea acesteia de ctre utilizator fr a o instala pe
servere proprii, prin accesarea i prelucrarea datelor de oriunde exista acces la internet, prin orice fel

1 Cloud traducere din englez, nour.

de terminal, desktop, laptop, tablet, smartphone, etc. Cloud computing-ul permite companiilor s
devin mobile.
n condiiile de concuren i competitivitate s-a accentuat nevoia reducerii cheltuilelilor i
creterii eficienei. Conform ultimelor cercetri n acest domeniu (Ionescu, 2014), cloud computingul aduce o reducere considerabil a costurilor de exploatare, de gestiune, contabilitate, nregistrare i
monitorizare a datelor financiar-contabile. Mai mult dect aceasta, tehnologia cloud nu necesit
ntreinere. Entitile economice nu mai au nevoie de echipe de IT pentru mentenan, backup-ul i
securitatea sistemelor informatice. Astfel, se pot redireciona sumele alocate ntreinerii ctre alte
activiti orientate spre profit.
Cloud Accounting-ul reprezint un software de contabilitate online n Cloud care ofer
managerilor i angajailor posibilitatea de acces global al datelor, putnd actualiza informaiile atunci
cnd doresc, indiferent de locaie. Cloud-ul este definit ca o metod simpl de captare a coninutului
datelor semnificative i de management al conturilor.
Mai multe studii (Bekham, 2010) ne demonstreaz c de contabilitatea on-line pot beneficia
att entitile businessului mic, ct i corporaiunile cu un sistem financiar-contabil complicat i
multiplu.
Pentru entitile businessului mic i mijlociu aplicaia de tip cloud reduce la minim
cheltuielile de ntreinere a unui contabil sau cheltuielile aferente unui serviciu externalizat, inlusiv
i impozitele pltite n acest sens.
n cazul entitilor mari, pe o platforma cloud computing pot fi inute toate operaiunile ntrun singur loc, centralizat, la care au acces i n care lucreaz colaborativ toi angajaii companiei, de
pe teren i din toate punctele de lucru. Operatorii factureaz la depozit, agenii iau comenzi sau
factureaz pe teren, contabilul supervizeaz totul online, pentru ca managerii s dispun de
informaii oportune i n timp real pe tablet, laptop sau telefon.
Cloud-ul este, de fapt, o infrastructura de lucru care exclude deplasarea i contactul fizic,
reducnd astfel costurile operaionale. Toat lumea implicat e online n timp real, i fiecare
acceseaz datele i paginile la care are drept de acces. Sistemul de eviden cloud poate fi conceput
cu diferite pagini specializate pentru utilizatorii non-contabili i contabili, n funcie de necesit ile
entitii economice.
n cloud computing contabilul nu face munc de rutin, toate procesele sunt automatizate.
nregistrrile sunt generate automat, i contabilul se transform ntr-un manager financiar care
supervizeaz operaiunile i configureaz rapoarte de analiz financiar i de numerar disponibile
online n timp real celorlali manageri.

De asemenea, entitile care presteaz servicii de contabilitate pot folosi cloud computing-ul
pentru a trece la un model mai evoluat de business, cu costuri mai reduse i clieni mai muli.
Contabilul poate lucra la biroul lui, online, cu clienii pe o platform comun de cloud computing.
Acest model aduce avantaje importante. Astfel contabilul:
a)

controleaz i eficientizeaz modul n care clienii introduc datele. Clientul poate

b)

introduce toate documentele, fr avea cunotine de contabilitate i fr s aleag conturi;

pstreaz costurile de operare reduse i prelucreaz mai multi clieni, n mai puin timp,

c)
d)
e)

folosind angajaii existeni;

poate oferi clienilor pretenioi informaii financiare utile n timp real.
poate lucra uor cu clieni din alt localitate;
i crete competitivitatea prin reducerea costurilor i oferind informaii utile clienilor.
n practica contabil internaional aplicaiile cloud cstig teren n defavoarea aplica iilor

care funcioneaza local. Tehnologia cloud necesita investiii minime n echipamente hardware,
mentenana este asigurat de furnizor, fr costuri suplimentare. Ca regul, costurile implicate de
utilizarea aplicaiilor cloud sunt mai mici dect cele ale aplicaiilor care ruleaz local, pe
echipamente proprii. Responsabilitatea pentru funcionarea optim a aplicaiilor revine n ntregime
companiei furnizoare de servicii "cloud".
3. Cloud Accounting n practica autohton: oportunitate sau necesitate?
ntreprinderile autohtone, la care cresterea volumului de activitate peste un anumit nivel poate
determina probleme n funcionarea adecvat a ntregului sistem informaional, sunt nevoite s
suporte investiii suplimentare majore n echipamente hardware i software pentru a mri
posibilitatea de stocare i prelucrare a datelor. n acest context, tehnologia cloud ofer o mult mai
mare flexibilitate i permite gestionarea unui volum mai mare de date prin suplimentarea cererii de
servicii cloud cu un cost suplimentar minim.
Entitile autohtone la momentul actual se confrunt cu mai multe probleme legate de
automatizarea evidenei contabile. ncepnd cu licenierea softurilor utilizate, costurile nalte de
ntreinere, necesitatea actualizrii, pn la problema asigurrii securitii datelor financiar-contabile
pe serverul propriu. Multe companii periodic imprim pe suport de hrtie registrele de eviden
contabil, rapoartele financiare i alte date pentru a asigura pstrarea i arhivarea lor, suportnd
costuri suplimentare.
Putem identifica urmtoarele situaii n care se impune luarea deciziei de nlocuire a softului
de contabilitate utilizat, n vederea asigurrii unui management financiar-contabil eficient:

1. Folosirea de ctre entitatea economic a mai multor aplica ii software nentegrate pentru
afacere. In aceasta situaie, exista un risc ridicat de apariie a erorilor i a unor costuri
suplimentare. Afacerea funcioneaz cu un nivel scazut de competitivitate.
2. Managerul sau prorietarul nu deine asupra informaiilor introduse i furnizate n/din
aplicaie, nu are acces la informaii direct din aplicaie.
3. Informaiile sunt primite cu intrziere, exista riscul de luare a unor decizii eronate.
4. Controlul asupra activitilor afacerii este scazut. Aplicaia de contabilitate nu este parte
integrant a afacerii.
5. Aplicaia de contabilitate folosit este depait, nu a fost adaptat, mbuntit, odat cu
dezvoltarea afacerii. Spre deosebire de perioada de nceput a afacerii, aplica ia de
contabilitate rspunde nevoilor actuale prin alocarea suplimentar a unor resurse umane,
de timp sau financiare, n consecin se impune implementarea unei noi aplicaii care s
susin eficient afacerea.
6. Folosirea de ctre management a tehnologiilor de ultima generaie (smartphone, tableta)
pentru creterea afacerii. Dac o aplicaie modern de cloud accounting permite cu
uurin integrarea cu tethnologia de ultima generaie, cu aplica iile clasice de
contabilitate se menine o anumit dependen de anumite soluii software i echipamente
depaite, ceea ce limiteaz potenialul de cretere al afacerii.
7. Managementul intenioanez s dezvolte afacerea n mai multe zone geografice sau s se
extind n alte domenii de activitate. n aceasta situa ie, gestionarea unei aplica ii de
contabilitate pe serverele companiei, ar putea necesita investiii mari n echipamente i
implicit costuri suplimentare de mentenan. n schimb, alegerea unei soluii de cloud
accounting, prin flexibilitate ofer avantaje evidente.
8. Schimbarea echipei de management. Deseori, managerii noi care vin n companii doresc
s implementeze aplicaii mai bine integrate, capabile sa furnizeze rapid informa ii
corecte, cu un cost mai sczut, iar aplicaiile de cloud accounting ofer din plin aceste
avantaje.
Cea mai motivat opiune n alegerea implementrii Cloud este reducerea costurilor de
infrastructur i economisirea de energie, precum i la reducerea costurilor cu upgrade-uri i
ntreinere. Datele sunt stocate pe servere situate n centre de date de grad industrial cu energie
electric redundant i conexiuni multiple la internet, 99,9% garanie up-time, monitorizare nonstop, supraveghere video i paza obiectivului asigurat de personal de securitate permanent.
Tehnologiile cloud au implementat sisteme de backup automat al datelor n servere situate n locaii
geografice diferite. Se poate descarca oricnd pe calculator o copie backup a bazei de date, pentru a
putea migra la un alt sistem.

4. Concluzii
Gradul de automatizare a evidenei contabile n Republica Moldova este unul foarte nalt, iar
dezvoltarea n ultimii ani a sistemelor de raportare on line i internet-banking, a deplasat relaiile de
afaceri pe o nou treapt de dezvoltare. Dei exist nc multe probleme legate de acceptare i
recunoaterea unui sistem de contabilitate n Cloud de ctre autoritile locale i organele de control,
transferul sistemelor contabile n Cloud este o soluie nou i inovatoare, care ar spori transparen a,
oportunitatea,

plenitudinea

informaiei

financiar-contabile

i ar

eficientiza

sistemul

de

managementul financial-contabil al ntreprinderii.

Bibliografie
1. Beckham, J., Cloud Computing: What it is and How Your Small Business can Benefit, 2010, valabil
la: http://blog.cisco.com/smallbusiness;
2. Defelice, A., Cloud Computing:What accountants need to know,Journal of Accountancy, Octomber,
2010, valabil la: http://www.journalofaccountancy.com/Issue/2010/Oct/20102519.htm;
3. Ionescu, B., Cloud Accounting-o tehnologie ce poate modifica profesia contabil n

Romnia n Audit financiar nr.2, 2014, p.3-15.

4. White, R.,Cloud Computing:Advantages and Disadvantages,2010, valabil la:
http://boardroombrief.com/theblog/2010/08/24/Cloud-computing-advantages-and-disadvantages/.