MSURI DE MONITORIZARE

beneficiari schema ajutor de minimis

Denumire proiect:

IDEAL - Investim inteligent pentru

Dezvoltare Economic, Antreprenorial i
Locuri de munc

Contract nr.:

POSDRU/176/3.1/S/150731

Acronim proiect:
Cod proiect:

IDEAL
150731

Schema de finanare:

POSDRU 2007-2013

Data de nceput a proiectului:

09.02.2015

Durata:

10 luni

Numele organizaiei responsabile:

CEED Romania
A1 Management proiect

Activitatea:

A2 Informare, publicitate
A3 Crearea

i constientizare

i dezvoltarea centrelor de sprijin pt.

intierea afacerilor (CSIA)

A4 Consultanta pt. startul propriei afaceri
A5 Formare antreprenoriala
A6. Concurs planuri de afaceri
A7. Administrare schema de ajutor de minimis
Denumirea documentului i

Masuri de monitorizare beneficiari schema ajutor de

versiunea:

minimis

Tip document:

Management

Manager proiect:

Cristina Mnescu

Utilizatori/lista de distribuie:
Nivel clasificare:

CEED
PU

PP

Implementare

IPA
RE

BENEFICIARI AJ. MINIMIS

CO

PU - public, PP - restricionat la un grup specificat de consoriu , RE - restricionat altor

participani n program, CO - la nivelul consoriului
Data Iulie 2015

Scop

Asigurarea unui cadru unitar pentru managementul financiar al Proiectului IDEAL - Investim
inteligent pentru Dezvoltare Economic, Antreprenorial
i Locuri de munc,
POSDRU/176/3.1/S/150731, derulat de Fundaia CEED Romnia n calitate de beneficiar al
finan rii nerambursabile, in parteneriat cu SC IPA SA
Premise
Procedura are la baz semnarea contractului de finanare cu Organismul Intermediar Regional
pentru Programul Opera ional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Regiunea Sud-Vest
Oltenia, OI POSDRU delegat de ctre AMPOSDRU pentru implementarea proiectului conform
contractului de finan are nr. POSDRU/176/3.1/S/150731.

Legislaie aplicabil
OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea
acestora pentru obiectivul convergen, aprobat cu modificri prin Legea nr. 362/ 2009,
cu modificrile i completrile ulterioare
Hotrrea Guvernului nr. 218/2012 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare
a prevederilor Ordonan ei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea
financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen,
cu modificrile ulterioare
HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunilor finanate prin programe operaionale cu modificrile i completrile
ulterioare
Ordinul Ministrului Muncii, Familiei i Protec iei Sociale i al Ministrului Finan elor
Publice nr. 1.117/2.170/2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei
cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin Programul operaional sectorial
Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013 cu modificarile completarile ulterioare;
Ordinul Ministerului Fondurilor Europene 1120/2013 privind aprobarea Procedurii
simplificate aplicate de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente
structurale, obiectivul Convergenta precum si din cadrul proiectelor finantate prin
mecanisme financiare SEE si norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare,
servicii sau lucrari cu modificarile completarile ulterioare.
Ghidul Solicitantului Condi ii Generale i Specifice
Contractul de finan are nr. POSDRU/176/3.1/S/150731
Prevederile deciziilor i instruc iunilor MFE/AMPOSDRU
Alte dispozi ii legale aplicabile
Procedura de monitorizare si control reprezint ansamblul coerent de principii, aciuni, tehnici,
metode i instrumente utilizate pentru monitorizarea unui proiect. Acesta se practic pe toat
durata de implementare i sustenabilitate a proiectului.

ACTIVITI I REZULTATELE ASOCIATE

Data de la care Beneficiarul ajutorului de minimis ncepe implementarea proiectului este
data semnrii Acordului de finanare, n conformitate cu Art. 4.1 din Acordul de finan are.
Beneficiarul ajutorului de minimis angajeaz cheltuieli conform planului de afaceri i
bugetului aprobate i cu respectarea obiectului principal de activitate al societii nou
nfiinate.
Reguli generale de eligibilitate a cheltuielilor i lista cheltuielilor care intr sub inciden a
ajutorului de minimis, pentru ntreprinderile nou create sunt prezentate in Anexa 1.
Tipuri de documente de raportare:
a) Cereri de plat
Cererile de plat con in doar facturi/ alte documente justificative nepltite de beneficiari.
o Interne <10.000 lei
o Externe >= 10.000 lei
b) Cereri de rambursare
Cererile de rambursare con in doar facturi/ alte documente justificative pltite de
beneficiari.
o Interne <10.000 lei
o Externe >= 10.000 lei
c) Rapoarte financiare lunare
Periodicitatea raportarilor
Pe baza cheltuielilor angajate, Beneficiarul ajutorului de minimis transmite cereri de
rambursare sau de plat ctre Administratorului schemei de ajutor de minimis Funda ia CEED
Romania.
a) Cererile de plat/ rambursare cu valori de pn la 10.000 lei (inclusiv TVA) se vor
depune la intervale de 1 sptamn.
b) Cererile de rambursare si cererile de plat cu valori peste 10.000 lei (inclusiv TVA) se
vor depune conform graficului estimativ al cererilor de plat / rambursare.
c) Rapoartele financiare se trimit lunar.
Con inut

i anexe

Formularele cererilor de plat, a cererilor de rambursare i eviden a documentelor

justificative sunt obligatorii i sunt anexate la prezenta procedura astfel:

Anexa 2 Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare/plat (.xls)

Anexa 3 Formularul cererii de plata (.doc)
Anexa 4 Tabel cu sume solicitate in cererea de plata/ rambursare (.xls)
Anexa 5 Formularul cererii de rambursare (.doc)
Toate documentele justificative originale care fac obiectul unei cereri de plat sau rambursare
vor purta urmtoarele tampile:
-

Cereri de plat cu valori de pn la 10.000 lei (inclusiv TVA): Solicitat rambursare

FSE-POSDRU/176/3.1/S/150731 in suma de ..............

Cereri de rambursare: Solicitat rambursare FSE-POSDRU/176/3.1/S/150731 in suma de

..............

Cereri de plat cu valori peste 10.000 lei (inclusiv TVA): certificarea realitatii,
regularitatii si legalitatii operatiunilor , Bun de plata; pe originalul facturilor incluse in
cererea de plata se va mentiona Factura a fost inclusa in Cererea de plata nr./...

Cererile de rambursare sau de plat dupa caz, vor fi nso ite de copii conform cu originalul
ale documentelor justificative.
Depunere spre verificare

i depunere documente pe hrtie

1) Depunere / verificare online

Cererile de rambursare sau de plat dup caz, nso ite de copii conform cu originalul
ale documentelor justificative vor fi transmise spre verificare ctre Administratorul
schemei de ajutor de minimis Funda ia CEED Romania, scanate i salvate n fi iere
format pdf. pe portalul proiectului. Vezi tipurile documentele justificative necesare n
Anexa 9.
Transferuri financiare
a) Cererile de plat cu valori de pn la 10.000 lei (inclusiv TVA):
1) vor fi verificate de exper ii de monitorizare schema ajutor de minimis
validrii cheltuielilor angajate, Beneficiarul ajutorului de minimis:

i, n urma

- va efectua plata a 2% din valoarea total a cererii n contul Partenerului IPA

SA RO85BREL0002000768390108, deschis la Libra Bank, Sucursala Nerva
Traian
- i va transmite pe portalul proiectului copia ordinului de plata Administratorului
schemei de ajutor de minimis.

2) Ulterior, IPA SA va efectua plata integral (100%) a cererilor de plat/ rambursare

cu valori de pn la 10.000 lei (inclusiv TVA).
3) Beneficiarul:
- va plti furnizorul / furnizorii pentru care a solicitat plata
- va ncarca pe portal dovada pl ii acestora (OP, etc.)
n cazul cererilor de rambursare < 10.000 lei se aplica mecanismul de mai sus, cu excep ia
punctului 3.
b) Cererile de plat/ rambursare cu valori de peste 10.000 lei (inclusiv TVA):
1) vor fi verificate de exper ii de monitorizare schema ajutor de minimis i, n urma
validrii cheltuielilor angajate, acestea vor fi cuprinse ntr-o cerere de plat a
Administratorului ctre OIR POSDRU Regiunea Sud-Vest Oltenia.
2) IMM transfer 2% din valoarea CP din contul curent n contul notificat sau depune
numerar 2% din valoarea CP n contul notificat.
3) Dupa primirea banilor de la OIR POSDRU Regiunea Sud-Vest Oltenia, n termen de
maxim 2 zile lucrtoare, Partenerului IPA SA va transfera 98% din valoarea cererii
beneficiarului.
4) Beneficiarul efectueaz plata furnizorului n cazul cererii de plat.
n cazul n care, n urma verificrilor, unele dintre documentele ncrcate online nu sunt
validate de ctre expertul monitorizare ajutor de minimis, acesta va comunica (direct, prin email
sau telefonic) beneficiarului ce documente trebuie refcute / corectate / completate. Beneficiarul
le va rencrca online.
n cazul n care beneficiarii nu vor depune lunar pe hartie rapoartele financiare lunare i toate
documentele jstificative aferente, nicio plat / rambursare nu va mai fi operat pentru acesta pn
la depunerea acestora.
c) Rapoarte financiare
1) Depunere online: Beneficiarul ajutorului de minimis va transmite lunar online (fisier .xls si
.pdf cu semntura i tampila), nu mai trziu de data de 25 a lunii urmtoare, Formularul de
raportare financiar lunar RFI n formatul pus la dispozi ie de Administratorul schemei de
ajutor de minimis n Anexa 6 Formular de raportare financiara lunara (.xls) la prezenta
procedur. Formularul de raportare financiar va fi nso it de copia balan ei de verificare i a
registrului jurnal pentru luna calendaristic ncheiat. n Anexa 8, este prezentat o monografie
contabil pentru proiect.

Beneficiarul ajutorului de minimis va transmite electronic (online) lunar sau trimestrial (dup
caz) dovada depunerii la autorit ile fiscale a tuturor declara iilor fiscale (D112, D100, D300,
D390, D394, etc, n func ie de forma de organizare) i a situa iilor financiare.
2) Depunere documente fizice
Lunar, nu mai trziu de data de 30 a lunii urmtoare, pe baz de programare la centrele CSIA,
Beneficiarul ajutorului de minimis va depune n format pe hrtie dosarul cu documentele
financiar contabile ale proiectului n copie conform cu originalul, cu semntura i tampila
reprezentantului legal. Dosarul este obligatoriu n vederea arhivrii la sediul Administratorului
schemei de ajutor de minimis conform prevederilor Instruc iunii 108 / 11.05.2015 i va
cuprinde:
-

Anexa 6 - Formularul de raportare financiar RFI, semnat

Anexele 3, 4 si 5 - Cereri de rambursare/plat i Tabel cu sume solicitate n cererea de

plata/ rambursare semnate tampilate originale

Documentele financiar contabile copii conform cu originalul cu semntura i

tampila reprezentantului legal (state de plata, facturi de cumprri, extrase de cont,
ordine de plata, registrul de cas, balan a analitic de verificare pe proiect i registrul
jurnal cu nregistrrile contabile pe proiect)

Documentele de achizi ii conform procedurii specifice - copii conform cu originalul cu

semntura i tampila reprezentantului legal n lunile n care sunt achizi ii

Documentele de personal - copii conform cu originalul cu semntura

reprezentantului legal n lunile n care sunt angajri

tampilat original

tampila

Alte obliga ii de raportare

Administratorul schemei de ajutor de minimis Funda ia CEED Romania are dreptul de a
efectua vizite de monitorizare anun ate sau neanun ate pe perioada de implementare i de
sustenabilitate a proiectului.
Beneficiarii ajutorului de minimis au obligatia de a pune la dispozi ia Administratorului
schemei de ajutor de minimis Funda ia CEED Romania accesul la toate echipamentele
achizi ionate n cadrul proiectului pentru a putea fi verificate. Toate echipamentele vor fi
etichetate i vor con ine urmatoarele informa ii: nr. de inventar, programul prin care a fost
i titlul proiectului. Modelul de etichete este pus la dispozi ie de
achizi ionat
Administratorului schemei de ajutor de minimis Funda ia CEED Romania conform Anexei 7.
Beneficiarul ajutorului de minimis are obliga ia de a pstra n proprietatea sa fr a avea
dreptul de a le nstrina sau casa, toate achizi iile efectuate n cadrul proiectului pe perioada de
derulare i de monitorizare a proiectului, respectiv ntre data semnrii acordului de finan are i
31.12.2018.

Vezi clauzele acordului de finantare referitoare la obligatiile beneficiarului.

Flux financiar ntre Partener 1 IPA SA si Beneficiarii schemei de minimis
Tip
Cerere

Valoare
(TVA
inclus)

Frecventa

Transferuri financiare
1.

Cerere de
Plata
(CP)

Cerere de
rambursare
(CR)

< 10.000
lei

saptamanala

2.
3.
4.
1.
2.

< 10.000
lei

saptamanala
3.
1.

Cerere de
Plata
(CP)

Cerere de
rambursare
(CR)

10.000 lei

10.000 lei

conform
grafic
estimativ
depunere CP

conform
grafic
estimativ
depunere CR

2.

3.
4.
1.
2.
3.

4.

IMM face plata a 2% din valoarea CP din contul notificat in contul

Partenerului IPA SA RO85BREL0002000768390108, deschis la
Libra Bank, Sucursala Nerva Traian sau depune numerar 2% din
valoare CP in contul IPA
IPA achita 100% din valoarea CP din contul IPA in contul notificat
al IMM
IMM achita integral cheltuielile angajate
IMM face dovada achitarii cheltuielilor angajate
IMM face plata integrala a cheltuielilor eligibile din contul notificat
IMM face plata a 2% din valoarea CR din contul notificat in contul
Partenerului IPA SA RO85BREL0002000768390108, deschis la
Libra Bank, Sucursala Nerva Traian sau depune numerar 2% din
valoarea CR in contul IPA
IPA achita 100% din valoarea CR in contul notificat al IMM
IMM transfera 2% din valoarea CP din contul curent in contul
notificat sau depune numerar 2% din valoarea CP in contul notificat
Dupa incasarea cererii depuse la OI POSDRU Regiunea Sud-Vest
Oltenia, IPA transfera 98% din valoarea CP din contul de disponibil
deschis la Trezorererie in contul notificat de IMM
IMM achita integral cheltuielile angajate
IMM face dovada achitarii cheltuielilor angajate
IMM face plata integrala a cheltuielilor eligibile din contul notificat
IMM transfera 2% din valoarea CR din contul curent in contul
notificat sau depune numerar 2% din valoarea CR in contul notificat
Dupa incasarea cererii depuse la OI POSDRU Regiunea Sud-Vest
Oltenia, IPA transfera 98% din valoarea CR din contul de disponibil
deschis la Trezorererie in contul notificat de IMM
IMM transfera suma din contul notificat in contul sau curent

Atenie! Cheltuielile totale eligibile ale Beneficiarului sunt formate din 98% asisten financiara nerambursabil i 2% - cofinanare eligibil.
Conform prevederilor Instruciunii AMPOSDRU nr. 108/11.05.2015, contribuia
proprie este asigurat de Beneficiarul schemei de ajutor de minimis.
Pentru fluxul documentelor ntre ntreprinderile nou create
de minimis a se vedea Anexa 9.

i Administratorul schemei de ajutor

Beneficiarul ajutorului de minimis va respecta regulile de publicitate n conformitate cu

prevederile Art. 5 pct. 5.1 din Instruc iunea AMPOSDRU 108/11.05.2015 i cu Manualul de
identitate vizuala POSDRU versiunea actualizat se poate descarca de la urmtorul link:
http://www.fonduri-ue.ro/identitate-vizuala/identitate-posdru
Beneficiarul ajutorului de minimis va respecta prevederile Ordinului Ministerului Fodurilor
Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privai
n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", precum i n

cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE i norvegian pentru atribuirea
contractelor de furnizare, servicii sau lucrri cu modificarile si completarile ulterioare (a se vedea
i procedura de achizitii pus la dispozi ie de Administratorul schemei de ajutor de minimis).
Beneficiarul ajutorului de minimis va respecta cerin ele privind arhivarea documentelor n
conformitate cu prevederile Art. 5 pct. 5.1 din Instruc iunea AMPOSDRU 108/11.05.2015 (a se
vedea i procedura de arhivare pus la dispozi ie de Administratorul schemei de ajutor de
minimis).
Dac pe parcursul implementrii proiectului, vor fi necesare modificri ale Acordului de
finan are i/sau ale bugetului proiectului fa de varianta ini ial, aceste modificri se vor
face numai prin act adi ional semnat de pr ile implicate n implementarea proiectului (a se
vedea modelul de act adi ional pus la dispozi ie de Administratorul schemei de ajutor de
minimis).
Beneficiarii vor lua la cuno tin de prevederile prezentei proceduri
fiecarui salariat/colaborator relevant al firmei pe care o reprezint.

i le vor transmite

Anexa 1 - Reguli generale de eligibilitate a cheltuielilor i lista cheltuielilor care intr sub
inciden a ajutorului de minimis, pentru ntreprinderile nou create (.doc)
Anexa 2 Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare/plata (.xls)
Anexa 3 Formularul cererii de plata (.doc)
Anexa 4 Tabel cu sume solicitate in cererea de plata/ rambursare (.xls)
Anexa 5 Formularul cererii de rambursare (.doc)
Anexa 6 Formular de raportare financiar lunar (.xls)
Anexa 7 Etichete inventar model (.doc)
Anexa 8 Monografie contabil (.doc)
Anexa 9 Fluxul documentelor intre ntreprinderile nou create si Administratorul schemei de
ajutor de minimis (.doc)
Model Memoriu justificativ la Actul adiional Nr. ....
Model Act adiional Nr. ...
Model Buget plan de afaceri modificat prin act aditional nr. ... (xls.)
Modele tampile
Luat la cuno tin :
Beneficiar ajutor de minimis