10 lucruri de stiut despre avansurile de trezorerie

Din punct de vedere contabil, punctul 176 din OUG 3055/2009, prevede ca sumele n
numerar, puse la dispoziia personalului sau a terilor, n vederea efecturii unor pli n
favoarea entitii, se nregistreaz distinct n contabilitate in contul 542 Avansuri de
trezorerie.
Sumele reprezentnd avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii i nedecontate pn la
data bilanului, se evideniaz n contul de :
-debitori diveri (461 Debitori diveri) sau
-creane n legtur cu personalul (4282 Alte creane n legtur cu personalul),
n funcie de natura creanei.
Termenul de restituire : legislatia nu prevede un termen de restituire a avansurilor , insa acest
lucru poate fi stabilit prin procedurile contabile (precizat in manualul de proceduri contabile)
si adus la cunostinta angajatilor.Aceste proceduri sunt aprobate de administratorul firmei.
La angajare, angajatii trebuie informati cu privire la obligatiile care le au legat de restituirea
avansurilor de trezorerie,intocmirea deconturilor , tipurilor de cheltuieli pe care le pot angaja
in numele firmei si plafoanele care le sunt disponibile.
La solicitarea unui avans trebuie sa existe o motivatie reala din partea angajatului plecarea
intr-o delegatie, angajarea unor cheltuieli gospodaresti.
Un avans luat pentru a efectua o plata in numerar catre un furnizor trebuie sa respecte
regulile: nu se pot efectua pli zilnice mai mari de 10.000 lei ctre alte persoane juridice, i
plai mai mari de 5.000 lei pe zi ctre aceeai persoan juridic si ca se admit totusi pli ctre
o singur persoan juridic n limita unui plafon zilnic n numerar n sum de 10.000 lei, n
cazul plilor ctre reelele de magazine de tipul Cash&Carry.
Angajatii pot sa beneficieze si de avansuri din salarii. O situatie des intalnita este acordarea
de 30% din salariu la avans si restul la decontarea finala. Pot exista si situatii de 50%/50%,
insa avansul din salariu nu va putea depasi valoarea salariului net cuvenit.
La sfarsit de luna sumele acordate in valuta se evalueaza la cursul BNR de la sfarsit de luna,
diferentele inregistrandu-se ca venit sau cheltuiala, dupa caz, conform monografiei contabile
de mai jos.
Monografii contabile contul 542 Avansuri de trezorerie (conform OUG 3055/2009)
-Acordarea avansurilor de trezorerie :
542 Avansuri de trezorerie = 531 Casa(in lei sau valuta)
- Evaluarea lunara la cursul BNR din ultima zi a lunii

542 Avansuri de trezorerie = 765 Venituri din diferente de curs valutar (cu contravaloarea
diferentelor pozitive rezultate din evaluarea la sfarsit de luna a creantelor in valuta, la cursul
din ultima zi a lunii)
665 Cheltuieli din diferente de curs valutar = 542 Avansuri de trezorerie
- justificarea avansurilor prin achiziia de stocuri, inclusiv diferenele de pre nefavorabile
aferente :
% = 542 Avansuri de trezorerie
301 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401
-cheltuieli reprezentnd valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie i ap,
ntreinere i reparaii, primele de asigurare, studii i cercetare executate de teri, comisioane
i onorarii, protocol, reclam i publicitate, transport de bunuri, deplasri, potale i
telecomunicaii, alte servicii executate de teri:
% = 542 Avansuri de trezorerie
602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628);
-avansuri nejustificate/ nedecontate pn la data bilanului
4282 Alte creane n legtur cu personalul =542 Avansuri de trezorerie
-sume restituite n numerar reprezentnd avansuri de trezorerie neutilizate
5311Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie
Documentul utilizat pentru justificarea sumei primite ca avans este decontul de cheltuieli, iar
documentul care justifica incasarea/plata este dispozitia de plata/incasare catre casierie
(Ordinul 3512/2008).
Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de
incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul
primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta
venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in
numerar efectuate fara alt document justificativ.