Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Modulul - Baze de date Lectia 1

1 Utilizarea aplicatiei Access
1.1 Concepte generale privind bazele de date
Evolutia diferitelor metoda si tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de
memoria externa, a fost determinata de necesitatea de a avea un acces cat mai
rapid si mai usor la un volum cat mai mare de date. Datele stocate si prelucrate sunt
foarte complexe cu foarte multe interdependente, lucru ce a facut necesara aparitia
bazelor de date.
Baza de date reprezinta un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o
redundanta minima, accesibile cat mai multer utilizatori in acelasi timp.
0 baza de date este un ansamblu de colectii de date cunoscute sub denumirea de
tabela (pentru bazele de date relationale) si obiect (pentru bazele de date orientate
obiect).
Lumea reala contine diferite obiecte, pe care Ie vom numi entitati. Aceste entitati au
anumite caracteristici (proprietati), pe care Ie vom numi atributele entitatilor, aceste
atribute pot lua anumite valeri.
In acest context informatia se poate defini ca fiind formata din:
entitate (obiectul informatiei)
atribut (proprietatile entitatii)
valoare (masura proprietatii).
De exemplu entitatea angajat este formata din atributele nume, varsta, ani vechime,
ce au diferite valori.
Toate aceste date sunt organizate in tabele.
O baza de date este formata din mai multe tabele cu diferite legaturi intre ele .
Pentru a defini o tabela sunt necesare urmatoarele elemente:
Domeniul de valori - reprezinta un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume,
ce poate fi definit implicit sau explicit.
Atributul - reprezinta o coloana dintr-o tabela caracterizata printr-un nume. Acesta
de obicei semnifica valorile luate dintr-un domeniu corespunzator. Mai multe atribute
pot lua valori din acelasi domeniu.
Pentru a defini o baza de date este nevoie de:
Tabela - reprezinta un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizata
printr-un nume. 0 foaie de clacul din Excel se poate
Domeniul 1
Domeniul 2
M
12 considera o tabela, unde pe prima linie sunt trecute
F
45 domeniile ce apartin tabelei, iar apoi se trec datele
M
21 corespunzatoare acestor domenii, unde de exemplu
F
32 domeniul 1 se refera la sexul unor persoane, iar domeniul
F
43 2 se peate referi la varsta persoanelor
respective.
Legaturile dintre tabele
De exemplu sa construim o tabela pentru entitatea Angajat.

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Nume angajat Varsta

Ani vechimeSalariul brut Copii
Ion Ionescu
32
6
2222222
Cornel Popescu
45
14
5555555

Centrul ECDL Nr. 125

1
3

O baza de date este formata din mai multe tabele cu diferite legaturi.
Tipurile de legaturi dintre doua tabele pot fi urmatoarele:
1:1 - legatura de tip unu la unu cand unei inregistrari dintr-o tabela ii corespunde
o singura inregistrare in cealalta tabela
1:M - legatura de tip unu la multi cand unei inregistrari dintr-o tabela ii corespund
mai multe inregistrari in cealalta tabela
M:N - legatura de tip multi la multi cand mai multor inregistrari dintr-o tabela Ie
corespund mai multe inregistrari in cealalta tabela.
Uneori intr-o tabela exista foarte multe date, de aceea se recomanda ierarhizarea
datelor din tabela, pentru a putea fi regasite cat mai usor. De aceea, pentru anumile
tabele se recomanda construirea indecsilor. Cu ajutorul unui index datele din tabela
se I P pot regasi foarte usor (de exemplu putem construi un index care sa ordoneze
date din tabela in ordine crescatoare a anilor de vechime).
Orice tabela trebuie sa aiba definita o cheie. Cheia unei tabele reprezinta un
ansamblu minim de atribute care identifica o inregistrare dintr-o tabela.
Cheia peate fi formata dintr-un singur atribut (cheie simpla) sau din mai multe
atribute, (cheie compusa). Determinarea cheii, necesita cunoasterea semnificatiilor
atributelor din tabela. La un moment dat intr-o tabela pot exista mai multe atribute cu
proprietatea ca pot identifica o inregistrare, aceste combinatii se numesc chei
candidate. Dintre acele chei candidate se alege o combinatie care se foloseste
efectiv. Aceasta combinatie folosita se numeste cheie primara. Aceasta cheie
primara va identifica in mod unic o inregistrare din tabela. Daca intr-o tabela un
atribut sau ansamblu de atribute ia valori in acelasi domeniu ca si cheia primara a
unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numeste cheie exterma??.
Intr-o baza de date exista diferite legaturi intre tabele. Este foarte important de definit
restrictiile referitoare la legaturile existente intre tabele. De exemplu putem avea
tabela Angajat si tabela Copii. Tabela angajat are o legatura de tip unu la multi cu
tabela copii deoarece un angajat peate avea mai mulsi copii. Este foarte important
de definit restrictiile acestor legaturi. Aceste restrictii se refera la stergerea datelor, la
introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu se peate sterge o
inregistrare din tabela Angajat daca aceasta are inregistrari in tabela copii, deoarece
in acest caz In tabela copii ar exista inregistrari care nu ar avea corespondent in
tabela Angajat.

1.2 Primii pasi in lucrul cu bazele de date

1.2.1 Deschiderea si inchiderea unei aplicatii de baze de date
Pentru a deschide aplicatia de baze de date exista mai multe posibilitati:

Din meniul Start - Programs - Microsoft Access

Daca exista o pictograma pe ecran sub care scrie Microsoft Access
2

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

se poate porni aplicatia printr-un dublu clic pe acesta iconita.

In acest moment pe ecranul monitorului apare imaginea specifica acestui
program ce contine: o bara de meniu, o bara de instrumente, si altele.
Pentru a Inchide aplicatia se va alege optiunea Exit din meniul File sau se va
inchide printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.
Apasati acest buton pentru a inchide aplicatia
1.2.2 Deschiderea unei baze de date existente
Pentru a deschide o baza de date existenta se poate alege intre urmatoarele
posibilitati:
Avand aplicatia Microsoft Access deschisa se peate alege din meniul File optiunea
Open sau se peate apasa pe pictograma existenta in bara de sub meniul File
Se observa ca si apasarea tastelor Ctrl+O
realizeaza deschiderea unei baze de date
existenta.
Apare urmatoarea fereastra de dialog, in care precizati locul unde este fisierul ce
trebuie deschis. Deschiderea bazei de date se poate realiza:
printr-un dublu clic pe numele bazei de date

printr-un clic efectuat pe butonul Open, dupa ce fisierul dorit a fost selectat
Daca aveti deschisa fereastra Explorer, atunci baza de date se poate deschide,
printr-un dublu clic pe fisierul dorit

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Mai aveti doua posibilitati de deschidere a documetelor deja create:

Prin meniul Start in documentele recent create

De obicei in partea de jos a meniului File,
exista in ordinea folosirii ultimele fisiere
accesate (aproximativ 4-5 fisiere). Printr-un clic
pe el dent se efectueaza deschiderea lui (doar
in cazul in care acest fisier nu a fost mutat,
sters sau redenumit).

1.2.3 Crearea unei baze de date noi

0 baza de date noua, se poate deschide prin
optiunea New din meniul File, sau printr-un clic pe
simbolul din bara de instrumente D
Se observa ca si prin apasarea tastelor Ctrl+N se
realizeaza crearea unei baze de date noua.

0 alta posibilitate de creare a unei noi baze de date

daca aveti fereastra Explorer deschisa, este: clic dreapta in directorul in care vreti sa
salvati baza de date si apoi alegerea optiunii New Microsoft Access Application.

Atunci cand ati ales crearea unei baze de date noi, pe ecran apare fereastra File
New Database, in care vi se cere sa precizati locatia noii baze de date, precum si
numele acesteia.

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Calea unde va fi salvata noua baza de date

Numele noii baze de date
Pentru a crea baza de date apasati butonul Create
1.2.4 Salvarea unei baze de date
Pentru a salva un fisier Access, se apeleaza functia
Save din meniul File, sau se apasa pictograma
existenta in bara de sub meniul File
Se observa ca si prin apasarea tastelor Ctrl+S se
realizeaza salvarea unui fisier Access.

1.2.5 Utilizarea functiei Help

Daca ajutorul (Help) nu apare pe ecran el se poate activa prin apasarea butonului
Microsoft Access Help
Pe ecran va aparea un asistent, sub forma unei imagini animate.
Printr-un clic al mouse-ului pe aceasta imagine, ea devine activa si
avem acces la campul Type your question here, in care formulam
intrebarea si apoi apasati butonul Search pentru a incepe cautarea.
6

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Asistentul se mai poate activa si prin apasarea

tastei F1.
I
Pentru a inchide asistentul se va da clic dreapta
pe imagine si se va alege optiunea Hide
(Ascunde)

1.2.6 Inchiderea unei baze de date

Pentru a inchide o baza de date, tara?? a inchide si
aplicatia Access ce este
necesara pentru utilizari ulterioare, se utilizeaza
urmatoarea comanda: File - Close
sau se apasa butonul existent in coltul din dreapta
sus al bazei de date Close Window

1.3 Setari
1.3.1 Schimbarea modului de vizualizare
Microsoft Access ofera mult mai multe
instrumente decat sunt prezente initial. Aceste
pictograme se pot adauga sau sterge din bara
de instrumente dupa preferintele fiecarui
utillizator. Adaugarea sau stergerea barelor se
obtine prin deschiderea meniului View. Toolbars. Doar prin simpla apasare a mouseului se pot activa si alte bare de instrumente
Toate barele active la un anumit moment sum marcate (cu o bifa), dar pentru a
dezactiva una dintre ale este suficient sa apasati o singura data pe numele acesteia.
Nu se recomanda folosirea unui numar prea mare de bare de instrument
deoarece micsoreaza spatiul dedicat lucrului cu baza de date.

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

1.4 Exercitii
-1Deschidei o aplicaie de baze de date folosind meniul Start.
Creai o baz de date nou i salvai-o n directorul access.
Deschideti baza de date db1.mdb din directorul access prin 2 metode.
Utilizai funcia Help pentru a cuta informaii despre tabele.
Inchideti aplicatia de baze de date.
-2Deschidei o aplicaie de baze de date utilizand pictograma de pe desktop. In cazul
in care nu exista pictograma creati una. (fisierul executabil se gaseste utilizand
calea: c:\Program Files\Microsoft Office
Creai o baz de date nou n directorul My Documents.
Deschideti baza de date db2 din directorul access prin 2 metode.
Creati o baza de date noua in directorul My Documents. Salvati-o cu numele
dumneavoastra.
Utilizai funcia Help pentru a cuta informaii despre campuri (field).
Salvati toate bazele de date create.
Inchideti aplicatia de baze de date.
-3Deschideti aplicatia de baze de date.
Creati o baza de date noua cu numele baza de date pe C:\
Utilizai funcia Help pentru a cuta informaii despre inregistrari (record).
Afisati mai multe bare cu unelte de lucru.
Salvati toate bazele de date create.
Inchideti aplicatia de baze de date.