ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURETI

FACULTATEA DE MARKETING

DISCIPLINA : MARKETINGUL EVENIMENTELOR

TEMA EVENIMENTULUI : PETRECEREA DE ANUL NOU

STUDENI ,

Dobrescu
Viorel

Ilie Camelia

Mateescu
Mdlina
 Pulciu tefan

GRUPA 1756

I . Introducere

Trecerea dintre ani, reprezint n primul rnd un moment simbolic. Este speran, este
vis, este o viziune mai bun a vieii pentru ceea ce va s fie. Am ales acest eveniment
deoarece este unul dintre cele mai inspirate momente de distracie n care cu toii avem un
scop comun. Vrem s fim ct mai aproape de cei dragi, s ne bucurm mpreun cu ei, s i
avem aproape, deoarece tim ct de greu este acest lucru, mai ales n ziua de astzi cnd
serviciul ne ocup aproape tot timpul. Vrem s petrecem alturi de prieteni, de familie, s
cinstim un pahar n cinstea lor, s ne facem planuri mree i promisiuni proprii, s devenim
mai buni.

Este foarte important ca totul s ias aa cum plnuim. De aceea trebuie s avem mare
grij la toate aspectele. Debutul noului an trebuie s fie de poveste, pentru ca ntregul an s fie
o oglindire a lui. tii cum se zice: dac e bine de Anul Nou, va fi bine tot anul.

Obiectivele pe care le putem realiza prin organizarea acestui eveniment sunt:

Stimularea creativitii
mbuntatirea abilitilor de comunicare i colaborare
mprtairea valorilor comune ale echipei
Crearea unor noi prietenii
Realizarea unei petreceri ntr-un ambient plcut i familial.

Principalele etape parcurse n proiect:

Stabilirea in forma de concept a evenimentului tema
Stabilirea de termen sau moment a evenimentului
Identificarea participanilor
 Informarea participanilor cu privire la acest eveniment i meninerea legturii cu
acetia
Elaborarea planului
Practici de activiti
Stabilirea echipei de organizare
Delegarea responsabilitilor
Estimarea i structurarea bugetului
Stabilirea i nchirierea spaiului pentru desfurarea evenimentului
Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului
Stabilirea programului pentru eveniment
Determinarea costului final
Realizarea probelor la locaie privind tehnologia necesara functionarii sesiunilor
logistica necesar trebuie verificat (microfoane, internet, laptopuri, sisteme
audio).
Evaluarea evenimentului, recompensarea echipei de organizare i comunicarea
feedback-ului privind desfurarea evenimentului din perspectiva fiecrui
membru.

II. Prezentarea evenimentului

Evenimentul nostru este un eveniment de divertisment de tipul unei petreceri private

iar tematica este Revelion ca altdat.

Prin Revelion ca altdat nelegem familie, prietenie, tradiie, copilrie. Incercm a

mbina noul cu aducerea aminte a vremurilor de demult prin muzic, interpretri artistice,
amintiri din copilrie, decor si dansuri.

Locaia aleas este Clubul INQUIRY aflat n Centrul Vechi al Bucuretiului, ce ne

pune la dispoziie un spaiu desfurat pe dou nivele parter i etaj, dotat cu bar, spaiu pentru
DJ, karaoke, dar i cu loc pentru dans.

Evenimentul va avea loc pe data de 31 Decembrie2016, desfurndu-se pe un interval

de 6 ore. Va incepe la ora 22:00 i se va termina la ora 4 dimineaa, pe 1 ianuarie. Numarul
participantilor este 35.
III. Planificarea evenimentului (Diagrama Gant)
IV. Logistic

Asigurarea logistic a evenimentului este extrem de important, de aceea trebuie s inem cont
de mai muli factori importani:
Locaia
Muzica
Decoraiuni
Stabilirea meniului
Buturi
Candy-bar

Pentru c ne dorim ca evenimentul nostru s aib o atmosfer cat mai placuta pentru toti
invitatii, am ales locatia n funcie de mai multi factori precum: numrul de locuri, buget,
amplasamentul locaiei, echipamentul audio/video, catering, accesul la internet wireless etc.
Pentru desfurarea n regul a evenimentului locaia aleas este Clubul INQUIRY aflat n
Centrul Vechi al Bucuretiului.
Utilizarea muzicii la diferite evenimente este practicat de mii de ani devenind un
fenomen de-a lungul vremii. Muzica este unul din acele lucruri n via care reflect o parte
din personalitatea noastr, far ca noi s fim contieni. Am ales s colaborm pentru acest
eveniment cu DJ Andi care va organiza i karaoke.
Clubul ales ne va pune la dispoziie vesel (farfurii, tacmuri, scaune i mese). Ne-am
gndit s nchiriem aranjamente decorative (mbrcmintea meselor, a scaunelor, elemente
decorative pentru mese, ervetele etc.) dar i aranjamente florale, lumnri, baloane, ce vor fi
alese i mbinate nct s creeze o atmosfer ct mai primitoare. Deasemeni dorim ca
evenimentul s fie unul interactiv motiv pentru care vom organiza i o tombol cu premii.
Masa festiv de revelion se organizeaz cu ocazia finalizrii anului calendaristic i
ntmpinarea noului an, srbatorit pe plan naional i internaional. La stabilirea meniurilor
pentru masa festiv vom ine seama de pariticularitile organizatorice i persoanele
participante. Astfel, pentru evenimentul de revelion care se desfsoar pe o durat mai mare
de timp, meniul va fi constituit din: aperitive precum gustri reci i calde, un preparat
principal ce va consta ntr-o friptur de porc sau pui la alegere cu diverse garnituri i salate,
iar pentru c n noaptea dintre ani tradiia spune c trebuie s avem pe mas pete, al doilea fel
principal va fi compus dintr-un pete la grtar i un sos alb. Va fi i un mini candy bar compus
din diferite piese de prjituri, fructe i un tort pe care va scrie La muli ani 2017. n ceea ce
privete buturile am ales s avem buturi alcoolice aperitive, vinuri albe i roii, vinuri
spumante, sucuri rcoritoare, ap mineral i cafea. Asfel avem:

aperitive calde i reci

feluri principale: friptur de porc/pui i pete

garnituri: piure de cartofi sau soteuri din morcovi, mazre i fasole verde.

sos pentru pete (piper alb)

desert: produse de cofetrie, tort i fructe.

sucuri rcoritoare, ap mineral.

buturi alcoolice: vinuri, vin spumant (ampanie)

cafea

produse de panificaie: chifle

V.Buget

Estimarea costurilor totale este de 2,000 euro. Preul total pentru petrecerea dintre ani pentru
fiecare persoan este de 57 euro. Cheltuielile sunt impartite astfel:

rezervarea slii unde va avea loc evenimentul: 250 euro

decoraiuni de culoare roie i aurie: 100 euro
meniu + buturi: 30 euro/pers*35 = 1,050 euro
candy bar + tort: 150 euro
sonorizare + DJ: 300 euro
artificii: 100 euro
tombol: 50 euro
.
VI. Promovare

Vom promova evenimentul nostru n grupurile personale de prieteni pe Facebook,

unde vom trimite si invitaiile. Vom creea o pagin pe reeaua de socializare Facebook unde
prietenii nostrii vor avea un link ctre pagina noastr cu evenimentul organizat. Vom folosi o
scurt descriere a evenimentului n care vom preciza c este vorba despre petrecerea dintre ani
unde va exista mult bun dispoziie, karaoke, artificii i o tombol cu premii.
Vom creea dou layout-uri speciale pentru eveniment o fotografie mare de cover
pentru pagina de eveniment i una mai mic pentru tab-ul de aplicaie. Evenimentul nostru se
va numi Revelion ntre prieteni 2017. Vom aduga locaia evenimentului din lista de locaii
recunoscute de Facebook i adresa exact, deasemeni vom aduga data i ora la care sunt
ateptai toi invitatii. Vom introduce pe pagina de nregistrare butoanele de Social Media,
pentru a facilita distribuirea evenimentului. Vom trimite invitaii pentru lista noastr de
prieteni pentru a avea acces la pagina creat i vom distribui pagina pe profilele noastre
personale.
Vom promova evenimentul n fiecare zi, vom posta toate noutile care apar, vom
rspunde la ntrebarile pe care ni le vor adresa cei interesai. Vom rspunde tuturor
confirmrilor i vom ncerca s meninem entuziasmul pn n ultima zi. Vom publica
informaiile noi aprute i vom ncerca s ne convingem prietenii s promoveze i ei la rndul
lor evenimentul pe paginile personale. Deasemeni vom insista pe faptul c vom organiza i o
tombol la care 3 persoane vor putea ctiga premii interesante. Vom pstra aceasta pagin
pn dup eveniment pentru ca toi prietenii nostrii sa aib acces la pozele fcute la petrecere
i s le poat descrca fr nicio problem.

VII. Agenda

Deoarece ziua evenimentului este cea mai tensionat trebuie s ne asigurm c totul
decurge exact cum am planificat. Dis de diminea ne-am strns cu toii la club, pentru a
ncepe pregtirea slii i a stabili ultimele detalii dinaintea evenimentului. Fetele s-au ocupat
de aranjamentele meselor, scaunelor, aranjamentele florale, poziionarea lumnrilor iar
bieii cu probele de sunet , aducerea buturilor cumprate precum i cu punerea n evidena a
tombolei. Au fost meninute legturile cu DJ-ul, firma de catering, cofetria ce ne distribuie
tortul, cu osptarii, barmanul, cu invitaii surpriz ce ne vor asigura un mic spectacol
etc. Dup ce am stabilit toate aceste aspecte am mers fiecare unde am avut treab pentru a ne
pregti ca i invitai cu un aspect i o inut bine pus la punct.
Noi suntem primii care trebuie s ajungem n local aadar am ajuns in jurul orelor 20
cu dou ore naintea invitailor pentru a ntmpina i personalul ce ne vor ajuta la buna
funcionare a momentelor. Momentele evenimentului trebuie s fie coerente i s se lege
armonios, astfel nct experiena de ansamblu a participanilor s fie una plcut.
Evenimentul nu trebuie s nauceasc i s creeze confuzii, ci trebuie s ncnte i s seduc.
Pentru armonizarea perfect a momentelor ne-am mprit pe mai multe arii i anume:
Mdlina, pe partea de supraveghere servire, a aspectului farfuriilor, a momentelor dintre
feluri, a introducerii momentului tortului, Viorel pe partea de sunet cu DJ-ul i de momentul
artificiilor, precum i de partea artistic, introducerea joculeelor, momentul echipei de
dansatori profesioniti, tefan i Camelia mai mult pe sal, atenie distributiv, comunicarea
activ cu invitaii.
Unul dintre cel mai asteptat moment al serii este extragerea tombolei, unde toi
participanii sunt entuziasmai i dornici de a ctiga. i pentru ca totul s fie amuzant i
armonios, petrecreii notrii mizeaz doar pe distracie .

VIII. Descrierea rolului / pozitiei detinute in cadrul evenimentului

Poziia noastra deinuta n cadrul acestui eveniment este cea de organizatori. Rolul nostru
ca i organizatori de evenimente este s uurm munca participanilor i s croim pentru acetia
un eveniment de poveste. Organizarea unui eveniment presupune o munc care necesita multa
comunicare, att n cadrul echipei ct i cu participanii la eveniment. O posibil lips de
comunicare sau de motivatie poate duce la eecul evenimentului sau chiar la anularea acestuia.

Ne-am mobilizat astfel nct s putem gestiona mai multe activiti n acelai timp fr s
pierdem din vedere nici un detaliu.

Responsabilitile noastre ca i organizatori ai evenimentului sunt urmtoarele:

Trebuie sa stabilim conceptul evenimentului si sa gasim locatia unde se poate

desfasura.
 Trebuie sa ne ocupam de lista de invitati si sa ne asiguram ca toti invitatii sunt
informati cu privire la programul revelionului cat si locatia acestuia.
Trebuie sa comunicam cu persoanele angajate sau responsabile cu diferite
activitati in noaptea revelionului precum barmani, bucatari, ospatari si DJ pentru
ca ne asigura ca totul va decurge comform programului.
Trebuie sa ne asiguram ca aprovizionarea localului cu muncare si bautura va
decurge fara nici o problema si trebuie sa ne asiguram ca avem spatial adecvat
pastrarii lor.
Trebuie sa ne asiguram ca in ziua evenimentului avem echipamentul necesar
pentru a ne desfasura munca precum: vesela in care se va servi mancarea si
bautura, decoratiunile, utilitatile necesare precum internet, current electric si
apa, echipamentul necesar pentru muzica si lumini etc
In noaptea evenimentului trebuie sa ne asiguram ca totul decurge comform
programului si ca fiecare evenimente decurge cu success.

IX. Documente demonstrative participare evenimente

Video:
http://www.istockphoto.com/video/group-of-people-at-new-years-party-with-sparklers-
gm114703147-14387994?st=_p_new%20years%20eve
http://www.istockphoto.com/video/friends-with-sparklers-dancing-slow-motion-
gm463195392-57902316?st=_p_new%20years%20eve
X. Harta pozitionarii

Feedback de la cei 35 de invitati ai evenimentului:

Foarte
Foarte satisfctor Satisfctor Nesatisfctor nesatisfctor
Concept 31 4
Servicii
oferite 33 2
Locaie 28 7
Pragramul
oferit 34 1
Pre 32 2 1
Total 35

40
35
30
25
20 Foarte satisfctor
15 Satisfctor

10 Foarte nesatisfctor

5
0
 Concept

40
20 Foarte satisfctor
Pre Servicii oferite
0 Satisfctor
Foarte nesatisfctor

Pragramul oferit Locaie

XI. Concluzii si recomandari

Echipa noastra a reusit sa duca la bun sfarsit un eveniment foarte important al anului
prin multa munca, daruire si prin buna colaborare a echipei. Suntem foarte multumiti de
rezultatul pe care l-am avut la sfarsit datorita feedback-ului poziti. Peste 90% din participant
ne-au declarat ca vor sa revina si anul viitor.
Datorita feedback-ului pozitiv si a bunei colaborari intre noi, dorim sa continuam cu
realizarea de evenimente si sa le imbunatatim pentru a atrage cat mai multi clienti si sa largim
gama de servicii oferite pentru a satisfice cat mai mult din piata.