Document Iniţiere Proiect

(Project Charter)

1
 Document Inițiere Proiect (Project Charter)
Ce este?
• Un documente care autorizează în mod formal un proiect/fază de proiect
• Documentează cerinţele iniţiale care raspund solicitarilor şi aşteptărilor
părţilor interesate oferind o privire de ansamblu la un nivel mai inalt
• Identifica partile implicate in proiect (stakeholders)
• stabileşte un parteneriat între compania care dezvoltă proiectul şi cea care
îl solicit
Cand se elaboreaza?
• In grupul proceselor de initiere din managementul de proiect (PMBOK Guide,
2013)
Cine îl elaborează?
• Managerul de proiect (dacă a fost alocat) sau Sponsorul (Inițiatorul proiectului)
Cine îl autorizează?
• Sponsorul sau comitetul de conducere sau departament de coordonare
proiecte sau alte organisme de decizie
Document inițiere proiect (I)
Oportunitatea de  Ce lipsește în acest moment?
afaceri  Ce nu funcționează cum trebuie?
(Business Case)  Care sunt oportunităţile de îmbunătăţire?

Recomandare: Puneţi accentul pe probleme, nu pe soluții

Modelul SMART

Obiective  Care sunt obiectivele proiectului?  Specific (specific pe domeniu)

 Measurable (măsurabil)

Recomandare: Definiţi-le SMART, scurte şi concise  Attainable (accesibil)

 Realistic (realizabile)
 Time-related (dependente de timp)

Aria de cuprindere  Ce trebuie realizat sau executat in vederea atingerii obiectivelor

(Scope) proiectului?

Include: Descrie funcționalitatea care este inclusă în cadrul proiectului.

3
Document inițiere proiect (II)
Beneficii  Care sunt beneficiile pentru părţile interesate (stakeholders)
(ex. Companie, Clienţi, Angajaţi etc.)?

Riscuri  Care sunt riscurile care pot afecta desfăşurarea proiectului?

Recomandare: Identificați minim 2 riscuri si ganditi-vă la un plan

de soluționare a acestora.

Milestones Milestone 1. …. Dată realizare

Milestone 2. …. Dată realizare

4
Document inițiere proiect (III)
Părţi interesate  Sponsor
(Stakeholders)  Manager proiect
 Echipa proiect
etc.
Livrabile cheie  Care sunt livrabilele cheie ale proiectului
(ex. documente, rapoarte, studii de fezabilitate, produse, aplicatii
software, procese, un nou serviciu, etc.)?

Livrabilele exclud: implementarea unui nou serviciu sau a recomandărilor unui studiu
de fezabilitate, mentenanta unui nou sistem, etc.
Criterii de succes  Care sunt rezultatele care vă indică faptul ca proiectul este
finalizat cu succes?

Recomandare: Precizaţi valori concrete pentru indicatorii de

succes.
Buget - In cazul in care poate fi estimat

5
 Studiu de caz –
Elaborare Document Iniţiere Proiect

6
Studiu de caz
Compania Alfa are dezvoltat un portal web care oferă
partenerilor de afaceri instrumente pentru îmbunătățirea
afacerilor acestora.
Este important ca partenerii de afaceri să fie la curent cu
avantajele pe care le au prin utilizarea portalului.
În momentul de faţă, compania Alfa furnizează cursuri
web partenerilor de afaceri pentru a-i instrui cu privire la
utilizarea portalului, dar acestea nu au un program clar
definit, se suprapun, iar feedback-urile sunt completate
într-o proporție foarte mică.
Proiectul a inceput pe 1 februarie 2017 si s-a planificat sa
dureze 8 luni pana la monitorizarea finala. Incepand cu
luna iunie 2017 compania trebuie să crească rata de
utilizare a portalului în ceea ce privește comunicarea și
conștientizarea pe partea de afaceri in relatia cu
partenerii. 7
Document inițiere proiect (I)
Oportunitatea de  Ce
Nulipsește
există oînplanificare
acest moment?
clară a cursurilor web furnizate partenerilor de
afaceri  Ce nu funcționează
afaceri cum trebuie?
(Business Case)  Care sunt oportunităţile
Participarea la cursurile de
webîmbunătăţire?
este slabă
Recomandare:
 Numărul dePuneţi accentul
parteneri care pe probleme, chestionarele
completează nu pe soluții de feedback
este mic, iar nivelul aprecierii este mediu

Obiective  Care
Planificarea cu câtevaproiectului?
sunt obiectivele luni în avans a cursurilor web şi informarea
partenerilor deDefiniţi-le
Recomandare: afaceri cuSMART,
privire scurte
la acestea
şi concise
 Creșteți rata de utilizare a portalului în ceea ce privește comunicarea
(2%)
 Creșterea numărului de parteneri care completează chestionarele de
feedback și îmbunătățirea ratei de satisfacţie cu 3%
Aria de cuprindere  Ce se află în aria de cuprindere a acestui proiect?
 În aria de cuprindere: cursurile web furnizate partenerilor de afaceri
(Scope)  În afara ariei de cuprindere: cursurile web furnizate angajaţilor
companiei Alfa

8
Document inițiere proiect (II)
Beneficii 
 Care sunt beneficiile
Îmbunătăţirea pentru
gradului părţile interesate
de satisfacţie (ex. Companie,
al partenerilor Clienţi,
de afaceri care
Angajaţi
participăetc.)?
la cursurile web
 Creşterea nivelului de utilizare al Portalului Web
 Scaderea numărului de apeluri la call-center (pentru informaţii cu
privire la utilizarea Portalului)
Riscuri  Care sunt riscurile
Prezenţă scăzută lacare pot afecta
cursurile web desfăşurarea proiectului?
Recomandare: Identificați
 Imposibilitatea minimcursurile
de a pregătii 2 riscuri în limba locală a tuturor
partenerilor de afaceri
 Nu există o distincție clară între rolurile si responsabilitatile la nivelul
echipelor implicate
Milestones Milestone Dată realizare
 Iniţiere proiect  1 februarie 2017
 Planificarea cursurilor  15 martie 2017
 Informarea partenerilor  30 martie 2017
 Livrarea cursurilor  15 iunie 2017
 Monitorizare şi control  1 august 2017

9
Document inițiere proiect (III)
Părţi interesate  Sponsor
Sponsor: Alexandrescu Ioana
(Stakeholders)  Managerproiect
Manager proiect: Simion Bogdan
 Echipa
Echipaproiect
proiect: Irimia Alina, Rareş Diana, Lungu Daniel
etc.

Livrabile cheie 
 Care sunt livrabilele
Materialele de curs cheie ale proiectului (ex. documente, rapoarte,
 produse,
Materialesoftware,
campanieprocese, servicii etc.)?
de informare
 Formulare de feedback
 Raport monitorizare

Criterii de succes  Care sunt rezultatele

Creşterea gradului decare vă indică
participare la faptul ca proiectul
curs până este
la cel puţin finalizat
50% pentrucu
succes?
partenerii noi şi 5% pentru partenerii vechi (care au nevoie să îşi
Recomandare: Precizaţi
reîmprospăteze valori concrete pentru indicatorii de succes.
cunoştinţele)
 Creşterea procentului de completare a chestionarului de feedback, de
la 20% la minim 50%
 Creşterea gradului de satisfacţie de la 3/5 la minim 4/5

10