CUM S CTIGM

TIMP LA MUNC

Ai constatat c adesea v lipsete timpul pentru a duce la

bun sfrit tot ce v-ai propus pentru ziua respectiv? Cine nu i
dorete mcar o or n plus pentru a termina tot ce avea de fcut ?
Dac este imposibil s oprim timpul, putem n schimb s
evitm s l pierdem. O mai bun planificare a zilei de lucru, mici
eforturi de organizare cu colegii i cteva trucuri v vor ajuta s
ctigai minute preioase i s evitai s petrecei timp suplimen-
tar la birou.

Organizai-v mai bine

1. Sosii mai devreme la birou pentru a putea lucra n linite
Decalai-v programul de lucru n aa fel nct s ajungei la birou naintea nceputului zilei
normale de munc; aa vei putea face progrese n munca dvs. i nu vei fi deranjat() de colabora-
tori, clieni sau parteneri.

2. Facei ordine pe birou sau mcar organizai zone tematice

Un birou ordonat unde documentele sunt aezate n mod logic v ajut s v structurai mai
bine gndurile; n plus, vei putea folosi mai eficace minutele pierdute de obicei cu cutarea
documentelor.

Controlai-v mai bine programul zilnic

3. Planificai-v ziua de lucru ncepnd cu prioritile
Este important s acordai cteva minute de reflecie obiectivelor de atins n ziua respectiv
(pentru planificare, folosii calculatorul, un PDA sau o agend clasic).

4. Prevedei neprevzutul !
Este bine s putem avea un plan de lucru zilnic detaliat; este i mai bine s avem posibilita-
tea de a-l schimba n funcie de urgenele care apar! Va trebui s prevedei un interval de timp (n
general, o or - o or i jumtate este suficient). Apoi, dvs. decidei unde se pot insera urgenele.
Controlai fluxul informaiei
5. Organizai-v pota electronic
Organizai-v contul de mail n foldere tematice i n funcie de urgene : aa vei putea urm-
ri mai bine prioritile. Un alt truc consist n instaurarea de reguli pentru clasarea automat a anu-
mitor mesaje sau n instituirea unui cod de culori.

6. Deschidei e-mailul numai de dou sau trei ori pe zi

Tendina de a rspunde imediat mailurilor se dovedete a consuma mai mult imp dect tre-
buie. Lsai nchis programul de mail i nu l deschidei dect la ore fixe, de dou sau trei ori maxi-
mum pe zi. Iat un truc eficace care v va permite s v controlai mai bine programul zilnic i s v
concentrai mai bine asupra prioritilor.

7. Telefonul mobil
Rezistai tentaiei de a prelua apelurile indiferent de situaie: dac nu dorii s fii deranjat(),
cel mai simplu este s nchidei telefonul, sau s l trecei n modul silenios. Cei care v apeleaz
vor gsi un mijloc de a v transmite mesajul (mesaj vocal, SMS). Nu v lsai dominat() de telefo-
nul mobil, preluai dvs. controlul comunicrii.

Organizai-v lucrul cu colaboratorii

8. Reguli pentru comunicare i ntlniri
Pentru a limita perturbrile ce vin de la colaboratorii dvs., fixai cu acetia reguli de comuni-
care (preferin pentru e-mail, coduri pentru a le indica disponibilitatea: de exemplu, nu m deranjai
ntre 10 i 12, sau dac ua biroului este deschis, sunt disponibil() etc.).

9. Respectai durata edinelor

Atenie la respectarea duratei edinelor: n prealabil, trimitei-le ordinea de zi participanilor
i instituii un sistem de alertare nainte de ora de ncepere pentru a elimina ntrzierile; cronometrai
interveniile i la nevoie limitai-le pentru a respecta planificarea iniial.

Evitai capcanele deplasrilor n ora

10. Programai ntlniri n afara biroului la nceputul sau sfritul zilei de lucru
Acest truc simplu are menirea s limiteze deplasrile n timpul programului de lucru. Astfel
vei ctiga timp preios i munca dvs. va fi mult mai coerent i eficace.

11. Decalai masa de prnz

Alegei pentru masa de prnz o or cu afluen redus (adesea este o chestiune de jum-
tate de or). Nu numai c vei mnca n linite, dar nici nu vei pierde timpul la coad sau n atepta-
rea chelnerului.