TEMA 2.

ORGANIZAREA APROVIZIONRII
2.1. Principii i sisteme de organizare a compartimentelor de aprovizionare

Organizarea activitii de aprovizionare reprezint procesul de formare a structurii compartimentului

specializat, care ofer posibilitatea personalului s lucreze eficient i trebuie efectuat reieind din sarcinile ce
stau n faa acestui compartiment din cadrul unitii economice. Sarcinile comparimentului de aprovizionare
sunt urmtoarele:
culegerea, prelucrarea i analiza informaiilor privind necesarul de aprovizionat, lund n consideraie
preurile pe pia la materiile prime i materialele necesare, numrul furnizorilor, condiiile de procurarea
a acestora etc.;
determinarea pe perioade a necesarului de materii prime i materiale, echipamente, energie i combustibil
n baza normelor de consum pentru ndeplinirea programei de producie;
colaborarea cu celelalte compartimente ale unitii economice ce sunt antrenate n activitatea de
aprovizionare;
cutarea surselor de acoperire a necesitilor din contul surselor interne;
studierea posibilitii i oportunitii stabilirii relaiilor de lung durat cu furnizorii;
pregtirea ncheierii contractelor cu furnizorii;
participarea la stabilirea politicii de aprovizionare a unitii economice;
procurarea, depozitarea i ducerea evidenei materiilor prime i materialelor;
asigurarea transportrii resurselor materiale n conformitate cu termenii stabilii n contract, reglarea
furnizrilor n conformitate cu desfurarea procesului de producie;
organizarea controlului cantitativ a resurselor materiale livrate unitii economice, asigurarea depozitrii
lor corespunztoare pregtirii i eliberrii pentru necesitile de producie;
urmrirea aprovizionrilor i efectuarea msurilor corective, cnd este necesar.
Derularea normal a procesului de aprovizionare depinde de organizarea n cadrul structurii de
conducere a unitii economice a unui compartiment de specialitate sub form de departament, servicii,
birouri n funcie de volumul i profilul de activitate, forma de organizare i mrimea firmei. Experiena
practic i teoria economic ne ofer mai multe sisteme de organizare a aprovizionrii n cadrul firmei. Cele
mai rspndite sunt:
1) Sistemul funcional. Conform acestui sistem toate activitile sunt grupate pe urmtoarele sectoare:
a) sectorul de programare. Se ocup de ntocmirea propriu-zis a programului de aprovizionare, de
stabilirea graficelor de alimentare a seciilor, locurilor de munc cu resurse materiale i organizeaz evidena
aprovizionrii.
b) sectorul de materiale. Are ca scop activitatea operativ de aprovizionare propriu-zis a seciilor
locurilor de munc, innd cont de graficele date, de sectorul de programare i se organizeaz n funcie de
nomenclatorul de materiale.
c) sectorul depozite asigur primirea - recepia loturilor de materiale sosite n firma beneficiar,
depozitarea i pstrarea integritii proprietilor resurselor n funcie de natura i condiiile specifice de
pstrare, evidena i securitatea lor, pregtirea i eliberarea n consum sau pe destinaiile de utilizare a
acestora. ntre toate sectoarele compartimentului de aprovizionare exist relaii de colaborare. Conducerea i
controlul, n ansamblu, se asigur la nivelul efului de compartiment. Schematic sistemul funcional de
aprovizionare se prezint n figura 2.1.
eful compartimentului de aprovizionare

Sectorul de Sectorul Sectorul

programe materiale depozite
Figura 2.1. Sistemul funcional de organizare a aprovizionrii

2) Sistemul de organizare pe grupe de materiale. n cadrul acestui sistem se constituie sectoare de

aprovizionare-depozitare, fiecare rspunznd de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaz de la

1
fundamentarea necesitilor, contractarea resurselor i pn la aducerea, gestionarea i controlul utilizrii
acestora, precum i asigurarea depozitrii materialelor.
Schematic acest sistem se prezint n figura 2.2.

eful compartimentului de aprovizionare

Sectorul de Sectorul de Sectorul de

aprovizionare- aprovizionare- aprovizionare-
depozitare pentru depozitare pentru depozitare pentru
materiale grupa A materiale grupa B materiale grupa X
Figura 2.2. Sistemul de organizare a ATM pe grupe de materiale
Drept avantaj al acestui sistem poate fi menionat simplificarea i specializarea activitii lucrtorilor,
ca urmare a numrului redus de materiale i implicit de furnizori pe o grup.
Ca dezavantaj se prezint faptul c n cazul unui numr mai mare de subdiviziuni consumatoare pot
apare condiii care s conduc la necorelarea aprovizionrii cu producia, la complicarea procesului de
urmrire-control a modului de utilizare a resurselor materiale n consum.
3) Sistemul de organizare n funcie de destinaia consum. n acest caz, se constituie sectoare de
aprovizionare-depozitare, n funcie de beneficiarul materialelor, adic de seciile consumatoare.
Schematic organizarea compartimentului de aprovizionare conform sistemului de organizare, n funcie
de destinaia de consum se prezint n figura 2.3.

eful compartimentului de aprovizionare

Sectorul de Sectorul de Sectorul de

aprovizionare- aprovizionare- aprovizionare-
depozitare pentru depozitare pentru depozitare pentru
secia 1 secia 2 secia... X

Figura 2.3. Sistemul de organizare a aprovizionrii n funcie de destinaia de consum

Avantajul acestui sistem se prezint n asigurarea cunoaterii detaliate la nivelul fiecrei grupe, a
necesitilor de resurse materiale specifice seciei pe care o alimenteaz, creeaz condiii pentru un control
permanent i eficient a destinaiei de consum a materialelor.
Dezavantajul const n aceea, c deseori, nomenclatorul de materiale pentru o secie este foarte larg i
numrul de furnizori de asemenea este mare, din care cauz crete gradul de complexitate n coordonarea,
desfurarea operativ i urmrirea eficient a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite.
4) Sistemul mixt de organizare a aprovizionrii presupune ca pentru unele resurse materiale, n special
pentru materialele auxiliare, s se constituie sectoare speciale de aprovizionare-depozitare conform grupelor
respective de materiale, iar la alte materiale, mai ales la cele de baz, s se organizeze sectoare care s se
ocupe cu aprovizionarea i depozitarea pentru fiecare secie n parte.
Schematic organizarea acestui sistem este prezentat n figura 2.4.

2
 eful compartimentului de aprovizionare

Sectorul de Sectorul de Sectorul de

aprovizionare- aprovizionare- aprovizionare-
depozitare depozitare pentru depozitare pentru
materiale secia 1 secia 2
auxiliare
Figura 2.4. Sistemul mixt de organizare a aprovizionrii

Sistemul asigur mbinarea avantajelor variantelor menionate i eliminarea n mare msur a

dezavantajelor care le sunt specifice.
n literatura de specialitate se prezint i alte forme de organizare a compartimentului de aprovizionare
practicat la nivelul marilor ntreprinderi (corporaii, trusturi etc.).
Un exemplu de acest fel este prezentat n figura 2.5.

Conductorul compartimentului de
aprovizionare

Departament Departament Departament Departament

Planificare-control Procurare Recepie Transport

Prognoze strategii Studiul pieei - Primire - Trafic

alegere furnizori recepie

Depozitare Manipulare
Programe
aprovizionare materiale
Negociere,
convenii, Gospodrire
contracte containere
Evidene, situaii Expediere -
statistice eliberare

Aprovizionare Magazii -
operativ gestiuni
Rapoarte

Figura 2.5. Structura departamental a compartimentului de aprovizionare n cadrul ntreprinderilor

mari.
Fiecare din cele patru departamente din cadrul compartimentului de aprovizionare trebuie s aib
funciile sale specifice. Departamentul de planificare i control trebuie s se ocup de previzionarea

3
necesarului de materiale, materii prime, controleaz stocurile, ntocmete diferite dri de seam despre privind
contractele de aprovizionare . a. Departamentul de procurare, la rndul su, trebuie s asigure cutarea
surselor de acoperire a necesitilor unitii economice cu resurse, contacteaz i aleg cei mai convenabili
furnizori etc. Departamentul recepie primete i depoziteaz materialele intrate la ntreprindere, duce
evidena lor i le pregtete pentru consumul intern, etc. Departamentul de transport trebuie s organizeze i s
asigure transportarea resurselor la unitatea economic i n cadrul ei . a. Fiecare din aceste subdiviziuni mai
poate avea i alte funcii n dependen de specializarea ntreprinderii.
Stabilirea locului compartimentului de aprovizionare n cadrul structurii organizatorice trebuie s se
fac n funcie de natura activitii productive a ntreprinderii, i anume:
cnd costul resurselor materiale are o pondere ridicat n costul produciei finite, iar unitatea
economic este mare, compartimentul de aprovizionare se organizeaz distinct i se plaseaz n subordinea
conductorului organizaiei;
cnd aprovizionarea este relativ simpl, constant i preurile stabile, iar ntreprinderea este de
dimensiune mijlocie, compartimentul de profil se poate plasa n subordinea directorului producie;
cnd aprovizionarea este relativ simpl, iar resursele materiale se revnd dup o prelucrare
redus i fr costuri mari, compartimentul specializat se poate plasa n cadrul seciei de vnzri.

2.2. Personalul specific i sistemul de relaii a compartimentului de aprovizionare.

Dup alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi i funcii a atribuiilor i
responsabilitilor specifice astfel nct s se realizeze ncrcarea raional a fiecrui post. Se urmrete ca
volumul de munc, gradul de complexitate a acesteia, s asigure, n condiii de intensitate normal, folosirea
integral a timpului de lucru al fiecruia dintre angajai. Structura de personal specific compartimentului de
aprovizionare poate cuprinde, n funcie de sistemul de organizare ales, urmtoarele poziii:
- eful de compartiment (ef birou, ef serviciu, ef-director departament, vicepreedinte-preedinte
aprovizionare, etc.) are rolul de a coordona ntreaga activitate a subdiviziunii n concordan cu obiectivul
managementului aprovizionrii, asigurnd n acelai timp, antrenarea corespunztoare a personalului din
subordine, n contextul politicii de motivare promovat pe ansamblul firmei. Acesta, trebuie s dispun de
capacitate organizatoric, analitic i sintetic de profunzime, flexibilitate i adaptabilitate conjunctural,
cunotinele i aptitudinile necesare unui manager de nivel mediu i/sau de vrf, dublate de o bun cunoatere
a politicii comerciale, a legislaiei n domeniu, precum i a tendinelor nregistrate pe piaa din amonte.
- agenii de aprovizionare (achizitori; procuriti) au, n principal, rolul de a asigura transferul
resurselor materiale de la furnizori, cu atribuiile i responsabilitile ce decurg din realizarea acestuia. Se
regsesc la nivelul grupelor de aprovizionare operativ, a nucleelor de aprovizionare-depozitare, a
departamentelor de procurare, limitele atribuiilor, competenelor i responsabilitilor acestora variind, de
asemenea, n funcie de sistemul de organizare adoptat de firm, n vederea realizrii funciei operative,
efective a aprovizionrii. Tendinele actuale sunt de ncadrare a agenilor de aprovizionare n categoria
factorilor generatori de profit, n acest sens fiind de necontestat rolul pe care acetia pot s-l aib n depistarea
celor mai rentabile surse de furnizare i cumprarea resurselor materiale n cele mai avantajoase condiii, cu
implicaii directe asupra reducerii costurilor procesului de aprovizionare. Pe plan mondial se nregistreaz o
tendin de cretere a stabilitii n meseria de achizitor, situat n limitele a 15-20 de ani de activitate, precum
i contientizarea importanei acestei profesii, manifestat prin constituirea n asociaii profesionale pe baz de
statut.
- analitii de aprovizionare au rolul principal de a asigura realizarea funciei previzionale i de
control-evaluare a managementului aprovizionrii, scop n care au atribuii, competene i responsabiliti
precizate pentru realizarea activitilor specifice legate de acestea. Se pot regsi la nivelul grupei sau
departamentului de planificare-contractare, n special n cadrul firmelor mari, la care se manifest deja faza de
integrare a aprovizionrii i la care complexitatea activitii implic n mod necesar crearea posturilor de
analiti.
- experii i dispecerii n transporturi apar la nivelul compartimentului de aprovizionare numai n
cadrul firmelor mari i foarte mari, cu subuniti de consum numeroase i dispersate n teritoriu (vezi
organizarea departamental), avnd rolul de a asigura alimentarea n timp util i n condiii de eficien a
acestora; practic acetia au ca principale atribuii asigurarea micrii materialelor n afara i n interiorul
unitii, asigurarea necesarului de mijloace de transport, a condiiilor de realizare operativ a operaiunilor de
4
ncrcare, descrcare, manipulare a resurselor materiale, precum i stabilirea celor mai adecvate modaliti de
realizare a aciunilor menionate anterior.
n ceea ce privete relaiile compartimentului de aprovizionare cu celelalte compartimente din cadrul
firmei i cu uniti din afara acesteia, ele sunt deosebit de complexe, viznd practic toate domeniile de aciune
(interne sau externe) cu implicaii posibile asupra realizrii n condiii de eficien sporit a procesului de
aprovizionare.
Principalele relaii interne ale compartimentului de aprovizionare se stabilesc cu:
compartimentele de planificare-dezvoltare i de conducere operativ a fabricaiei, care furnizeaz
date i informaii privind volumul i structura produciei prevzute pentru execuie, ealonarea fabricaiei
acesteia - elemente care servesc la elaborarea planului i a programelor de aprovizionare material i tehnic.
Conlucrarea dintre compartimentele amintite se desfoar continuu pentru a se asigura corelarea permanent
a planului i a programelor de aprovizionare cu cele de producie (avnd n vedere c pe parcursul anului pot
interveni schimbri cerute de cumprtorii produselor, de pia n general, pentru care trebuie asigurat
adaptarea);
compartimentul de desfacere (vnzare) a produselor, care pune la dispoziie date i informaii
pentru fundamentarea necesarului de ambalaje i materiale;
compartimentele financiar i de contabilitate, pentru evidenierea intrrilor de materiale,
acoperirea financiar a resurselor contractate sau achiziionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele
materiale primite i acceptate), asigurarea controlului existenei i micrii stocurilor, stabilirea volumului de
mijloace circulante aferent materiilor prime i materialelor, implicit a vitezei de rotaie, evidenierea i
nregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din
depozite .a.;
compartimentul de transport, pentru asigurarea i meninerea n stare de funcionare normal a
mijloacelor de transport proprii sau nchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru
transport intern, aprovizionarea cu combustibili i lubrifiani necesari funcionrii acestora, a pieselor de
schimb pentru ntreinere i reparare;
compartimentul tehnic care pune la dispoziie listele cu normele de consum de resurse materiale
specifice produselor, lucrrilor, prestaiilor prevzute pentru execuie, specificaiile materiale;
depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii i recepiei loturilor de materiale sosite de la
furnizori, depozitarii i pstrrii raionale a acestora, evidenei i securitii , urmririi dinamicii stocurilor
efective, a nivelurilor de comand, eliberrii pentru consum a materialelor .a.;
cu seciile i atelierele de producie, cu subunitile auxiliare i de servire, pentru informarea
direct asupra necesitilor de materiale auxiliare, corelarea operativ a programelor de aprovizionare cu cele
de fabricaie, controlul utilizrii resurselor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substitueni
eficieni etc.;
compartimentul de cercetare-dezvoltare cruia i pune la dispoziie informaii privind materiale,
componente, echipamente tehnice noi, aprute pe piaa n amonte, care pot fi avute n vedere pentru
modernizarea produselor din fabricaia curent sau la cele noi prevzute pentru asimilare;
compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea recepiei calitative i atestarea
acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori.
Toate aceste relaii sunt orientate n sensul: asigurrii integrale, la termenele, locul i momentele
prevzute, cu cost minim, a bazei materiale, n volumul i structura strict corelate cu cea a consumului
productiv i neproductiv; folosirii cu maxim eficien a resurselor aprovizionate; ncadrrii n consumurile
specifice din documentaiile tehnico-economice i stocurile prestabilite; valorificrii complete i eficiente a
materiilor prime .a.
Relaiile externe ale compartimentelor de aprovizionare a unitilor economice se desfoar pe
urmtoarele direcii:
furnizorii interni sau externi a ntreprinderii pentru procurarea resurselor necesare, stabilirea
condiiilor de livrare, ncheierea contractelor i derularea livrrilor;
organizaii specializate de cercetare a pieei de furnizare, care pot oferi informaii privind
conjunctura pieei, evoluia preurilor de pe piaa de furnizare, etc.;
organizaii specializate n importurile de resurse pentru achiziionarea i aducerea resurselor de
la furnizorii externi;

5
 bursele de mrfuri pentru informarea privind resursele oferite pentru vnzare, potenialul pieei
i tendine n evoluia preurilor;
ntreprinderi organizatoare de trguri i expoziii care pot oferi informaii despre furnizorii
poteniali;
ntreprinderi de transport pentru stabilirea condiiilor de aducere a resurselor de la furnizori;
instituiile financiar-bancare pentru efectuarea operaiunilor de plat a cumprturilor, acordarea
creditelor pentru achiziionarea resurselor i reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii;
ntreprinderi specializate n recuperare i comercializare resurse refolosibile n scopul procurrii
unor resurse de acest gen, care prezint interes pentru folosire, fiind mai economice dect cele noi pentru
anumite destinaii de aconsum.
Sintetic, principalele relaii sunt redate n schema 2.1. Aceste relaii sunt cu preponderen relaii de
colaborare, avnd sens de circulaie pe orizontal.
Schema 2.1. - Sistemul de relaii ale compartimentului de aprovizionare
RELAII INTERNE CU: RELAII EXTERNE CU:
Compartimentul de planificare Furnizorii interni sau externi
dezvoltare i programare a produciei Unitile specializate de cercetare a pieei
Compartimentul de desfacere de furnizare
Compartimentul de investiii Unitile specializate n importurile de
Compartimentul de asigurare a calitii resurse
Compartimentul financiar-contabile COMPARTIMENT Bursele de mrfuri
Compartimentul de transport APROVIZIONARE Unitile organizatoare de trguri i
Seciile consumatoare expoziii
Centrul de calcul Unitile de transport
Instituiile financiar-bancare
Uniti specializate n recuperare i
comercializare resurse refolosibile