I.

Documente contabile

1.1 Definiie

Documentele contabile sunt acte scrise ce cuprind informaii letrice i numerice n etalon
valoric natural sau de munc despre operaiunile economice care au loc i care se ntocmesc la
locul i momentul acestora cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor.

1.2. Structura unui document contabil

Sub aspectul coninutului documentelor de eviden trebuie s cuprind urmtoarele

elemente:

denumirea documentului ;
denumirea i sediul unitii care emite documentul;
numrul de ordine al documentului;
data i locul emiterii documentului;
prile care particip la operaia economic ;
descrierea operaiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel
nct s cuprind toate datele necesare nregistrrii n eviden;
datele cantitative i valorice aferente operaiei consemnate;
semntura persoanelor autorizate care rspund de ntocmirea documentelor
conform dispozitiilor legale.

II. Clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile se pot clasifica dup mai multe criterii:

A. n funcie de importana i frecvena utilizrii lor pot fi:

Documentele tipizate , sunt acelea n care coninutul, forma i formatul sunt

prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementri legale. Prin
aceast operaie de tipizare se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente,
 pentru operaii de acelai fel ca mrime , coninut , format i destinaie i sunt
obligatorii pentru toate unitile dintr-o ramur dat.

Tipizarea documentelor asigur uurarea completrii i verificrii lor, elimin paralelisme

n circulaia unor documente , contribuie la satisfacera cerinelor de prelucrare automat a datelor
pe care le conine i permite nscrierea n cuprinsul lor a indicatorilor strict necesari i ntr-o
anumit ordine. Aceste documente sunt cuprinse n nomenclatorul cu formulare tipizate privind
activitatea financiar i contabil ,elaborat de Ministerul de Finane. Documentele tipizate n
funcie de sfera de utilizare ,sunt grupate n:

documente generale pentru ntreaga economie;

documente comune pe ramuri ale economiei;
documente specifice unor activiti.

Documentele netipizate, sunt acelea n care coninutul, forma, i formatul nu sunt

prestabilite i preimprimate prin reglementri legale , ele sunt ocazionale i se stabilesc
funcie de necesitatea de informare ale fiecrui agent economic.

B. n funcie de natura operaiilor pe care le reflect:

a) Documente privind imobilizrilecorporale i necorporale: bonuri de micare a

mijloacelor fixe, procese verbale de predare- primire procese verbale de scoatere din funciune,
etc.

b) Documente privind activele circulante materiale: note de recepie i constatare de

diferene , bon de consum , fia limit de consum , bon de predare transfer restituire, etc.

c) Documente privind disponibilitile bneti: chitante , dispoziii de plat-ncasare, etc.

d) Documente privind salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: tate de salarii, lista
de avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.

e) Documente privind vnzrile: factura, dispoziii de livrare, aviz de nsoire a mrfii,

etc.
C. Dup regimul de tipizare i utilizare:

a) Documente cu regim special pentru care exist reglementri legale privind tiprirea,
circulaia, evidena i pstrarea lor. In aceast categorie intr n special documentele de banc i
cas: cecul de numerar, cecul de virament, chitana, etc.

b) Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire, gestionare,

folosire i justificare, n care intr imprimate cu valoare nominal(mrci potale,timbre potale),
carnete de munc, certificate medicale, etc.

c) Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, fr restricii i cuprind toate

formularele necuprinse n primele dou categorii.

D. In funcie de modul de ntocmire i rolul lor n cadrul circuitului economic i al sistemului

informaional-decizional se grupeaz astfel:

a) Documente justificative.

Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneaz operaiile economice i

financiare n momentul efecturii lor cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor si ca
instrument de fundamentare a nregistrrii lor n contabilitate. Documentele justificative
ndeplinesc dou functii:

funcia de informare n sensul c prin documente justificative se ncepe procesul

cunoaterii patrimoniului , pentru ca ulterior , prin alte procedee , s se ajung la
forma final care este bilanul contabil i care constituie cea mai important surs
de informare a conducerii unitii patrimoniale.
funcia gestionar , prin documente justificative se angajeaz drepturi i obligaii
precum i rspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale.

Coninutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care n funcie de
importana lor se grupeaz n :

elemente comune care se refer la date de identificare i la personalul responsabil de

ntocmirea, verificarea i aprobarea lor i anume:denumire, numr i data documentului ,
denumirea i sediul unitii care ntocmete documentul, compartimentul organizatoric
 emitent, prile care particip la efectuarea operaiei n cauz , semnturile persoanelor
care au ntocmit, vizat i aprobat, etc.
elemente specifice prin care se caracterizeaz operatiile consemnate n documente i
anume:coninutul operaiei consemnate, baza legal pentru efectuarea operaiei, datele
privind cantitile, preurile unitare i valorile , alte elemente necesare ulterior pentru
prelucrarea i verificarea documentelor (coduri , etc.)

b) Documente de eviden contabil.

Registrele contabile sunt cea mai important subcategorie a acestui subpunct. La rndul
lor se mpart mai multe tipuri n funcie de scopul n care se folosesc, astfel:

1.Registre pentru evidena cronologic:

registrul jurnal - este un document obligatoriu n care se nregistreaz zilnic sau

lunar, n mod cronologic, fr tersturi i spaii libere, toate documentele
justificative n care se reflect micarea elementelor patrimoniale. Este un
document tipizat, sub form de registru, care se ntocmete ntr-un singur
exemplar de ctre regiile autonome, societile comerciale,instituiile publice ,
unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice. Dup ce a fost
numerotat , nuruit, certificat i parafat se nregistreaz la organul fiscal din raza
de activitate a unitii. Nu circul, fiind un document de nregistrare contabil i
se arhiveaz de ctre unitate care se oblig s-l pstreze mpreun cu documentele
justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Servete ca prob n litigii.
registrul jurnal de ncasri i pli - se prezint sub form de registru care se
numeroteaz, se nuruiete i se vizeaz de organul fiscal teritorial. Servete ca
document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar i a celor
efectuate prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc plata sau
ncasarea efectiv) pe baza actelor justificative precum i ca prob n litigiu. Cu
ajutorul lui, agentul economic poate s-i stabileasc situaia financiar. - Nu
circul fiind document obligatoriu de nregistrare contabil i se arhiveaz fiind
pstrat mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
 nota de contabilitate - Servete ca document justificativ de nregistrare n
contabilitatea sintetic i analitic, de regul pentru operaiunile care nu au la baz
documente justificative (stornri, repartizare profit, constituire provizioane i
ajustri pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.). Se ntocmete, ntr-un
exemplar, de ctre compartimentul financiar-contabil.

2. Registre pentru evidena sistematic:

registrul Cartea mare - este un document obligatoriu n care se nscriu lunar ,

direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, toate nregistrrile nscrise n
registrul jurnal, stabilindu-se situaia fiecrui cont:soldul iniial , rulajele debitoare
i creditoare i soldul final. Servete pentru: sistematizarea i structurarea
rulajelor fiecrui cont utilizat pe conturi corespondente; verificarea nregistrrilor
contabile nscrise n registrul jurnal; ntocmirea balanei de verificare; ca surs de
date pentru analiza activitii economice i financiare a unitii. Nu se
numeroteaz , nu se nuruiete i nu se vizeaz de organele teritoriale fiscale ,
indiferent de versiunea utilizat.

Formularele de carte mare se pot prezenta n mai multe forme:

fia de cont pentru operaiuni diverse - se utilizeaz de unitile mici care aplic
forma de contabilitate clasic sau jurnal unic. Nu dezvolt pe conturi
corespondente rulajul debitor i creditor.
cartea mare ah - este utilizat de unitile care aplic forma de contabilitate
maestru ah. Servete pentru organizarea contabilitii sintetice , n care scop se
deschid cte dou fie : una pentru debit i una pentru credit.
cartea mare centralizatoare - - se utilizeaz de ntreprinderile care aplic
forma de contabilitate pe jurnale. Se ntocmete la sfritul lunii i servete pentru
stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice. Este tiprit n foi
volante, pe ambele fee, nu circul ntre compartimente i se arhiveaz la biroul de
contabilitate.
jurnale auxiliare: Pe lng registrele de contabilitate prezentate mai sus ,agenii
economici au obligaia de a ntocmi lunar alte dou jurnale auxiliare cu ajutorul
 crora s realizeze concordana ntre nregistrrile contabile i documentele
justificative, i anume:
Jurnal pentru vnzri - se prezint sub form de carnet de 100 de file tiprit pe
ambele fee. Se ntocmete zilnic sau lunar, fr tersturi sau adugiri, fr spaii
libere , pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective. Servete
pentru: nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii;
stabilirea lunar a T.V.A. colectat; controlul operaiunulor nregistrate n
contabilitate , urmrindu-se urmtoarele corelaii :totalul sumelor din coloana
privind baza de impozitare s fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de
venituri din vnzri sau prestri de servicii i totalul coloanei T.V.A. din jurnal s
fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427, T.V.A. colectat, din
balana de verificare. Se completeaz i calculeaz la compartimentul financiar.
Jurnal pentru cumprri - se prezint sub form de carnet de 100 file tiprit pe
ambele fee. Se completeaz zilnic sau lunar , fr tersturi sau adugiri , fr
spaii libere, pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective.
Servete pentru: nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de
servicii; stabilirea lunar a T.V.A. deductibil; controlul operaiilor nregistrate n
contabilitate , urmrindu-se urmtoarea corelaie:totalul sumelor din coloana de
T.V.A. din jurnal s fie egal cu rulajul debitor al cotului 4426, T.V.A. deductibil
,din balana de verificare. Se completeaz i arhiveaz la compartimentul
financiar.
registrul inventar - se prezint sub form de registru, numerotat i parafat de
organul fiscal teritorial. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, la sfritul anului,
fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de
inventariere i a proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale ,
prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi conform posturilor din
bilan. Servete la stabilirea inventarierii patrimoniului i ca prob n litigiu. Nu
circul , fiind un document obligatoriu de nregistrare contabil , se arhiveaz i
se pstreaz n unitate mpreun cu documentele justificative ce au stat la baza
ntocmirii lui.
c) Documente de sintez i raportri.

Ele servesc la sintetizarea informaiilor cuprinse n documentele justificative, i se

ntocmesc la termene precise. IASC statueaz c informaiile financiare sunt furnizate, n
principal, printr-un bilan cele privind performanele, printr-un cont de profit i pierderi iar
informaiile privind evoluia situaiei financiare, printr-un tablou de flux (tablou de finanare sau
tabloul trezoreriei). Cu ajutorul acestor situaii datele nregistrate n conturi sunt consolidate i
prezentate sub forma unor indicatori economico-financiari care dau o imagine clar i fidel
asupra situaiei patrimoniului, asupra situaiei financiare i asupra rezultatelor obinute (profit i
pierdere). Cele mai importante situaii financiare, i anume bilanul i contul de profit i pierdere,
n forma n care se completeaz n Romnia.