afaceri Primeste persoanele din afar

GRILA DE OBSERVAIE A POSTULUI

Activiti comportamente msurabile (frecven)

Activitati
de
protocol

Preia si directioneaza apelurile telefonice

Copiaza / redacteaza / Executa orice
Sorteaza si inregistreaza
tehnoredacteaza diferite alte dispozitii
corespondenta primita
distribuie materiale date de director
Primeste

Copiaza

participa la sedinte
programeaza intalniri
Sorteaza

indosariaza

redacteaza

traduce

factureaza

deplasariorganizeaza diverse
inregistreaza

Ora de
munc

<8

8 830

830 9

9 - 930 //// //
930- 10 / / ////
10 1030 / // ///
1030 11 // // //
11 1130 //// //
1130 12 //// //
12 - 1230 //// //
1230 13 / // ///
13 - 1330 / // ///
1330 14 // ////
14 - 1430 / // ///
1430 15 /// // /
15 1530 //// //
1530 16 / / // //
> 16 ////// /// ///

TOTAL
(min) 45 25 30 50 50 45 50 55 20 15 25 25 0 15
30
Procenta 6,25
j 9,38 5,21 6,25 10,42 10,42 9,38 10,42 11,46 4,17 3,13 5,21 5,21 0 3,13

Postul observat_____SECRETARA_________ Departamentul_______________ Unitatea____________________

Operator _________________________ Data ________________

Chestionar de descriere a
postului/funciei
OCUPANTUL POSTULUI

A. Identificarea postului /funciei

1.Titlul postului SECRETARA 2.Serviciul /biroul
Alte denumiri ale
Titlul efului direct
postului
B. Sarcinile postului /funciei
Descriei pe scurt obiectivul postului, principalele sarcini (activiti principale) i manierea de execuie a acestora

Obiectivul /scopul
- Asigurarea repartizarii informatiilor catre toate departamentele firmei.
postului (care este raiunea lui de - Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
a fi, pentru rezolvarea cror probleme - Preluarea apelurilor telefonice
a fost creat?)

Sarcinile principale (activiti principale) i modul de realizare a lor (aa cum le percepei Dvs.):
Inregistrez corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri
1. Primesc corespondenta (numar, data, denumirea firmei, continutul pe scurt) si o
redirectionez catre persoanele carora li se adreseaza.

Raspund la apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este

ocupata sau lipseste, preiau eventualele mesaje si le transmit ulterior
Preiau si directionez apelurile sau directionez apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca
2. telefonice problema. Inainte de transferarea mesajului intreb cine suna si
eventual in ce problema si transmit aceste informati persoanei
interesate inainte de a transfera efectiv legatura.

Asigur repartizarea Distribui corespondenta, mail-urile si faxurile primite catre cei

3. faxurilor/mail-uri carora li se adreseaza

Copiez diverse documente, ca de exemplu facturi, redactez diferite

Xeroxez si redactez diferite
4. materiale materiale ca de exemplu raspunsuri la diverse adrese si indosariez
adresele in bibliorafturi (primite -trimise)

Intampin clientii si parteneri de afaceri, ii informez pe cei interesati

Primesc persoanele din afara despre sosirea acestora dupa care ii conduc la persoanele respective,
5. firmei (clienti, parteneri de asigurand protocolul aferent. In cazul in care persoana care primeste
afaceri ) vizita este ocupata sau lipseste, il pun in legatura cu altcineva care
cunoaste problema.
6. Execut orice alte dispozitii date De exemplu: programez interviuri si audientele la solicitarea
de director directorului, fac pontajul, organizez diverse deplasari la solicitarea
directorului, efectuez traduceri la solicitarea directorului, particip
 la ntlnirile de afaceri la solicitarea directorului, achizitionez
materiale de birotica la solicitarea directorului, etc.

C. Timpul de execuie a sarcinilor postului /funciei

Enumerai principalele sarcini i proporia de timp pe care estimai c trebuie s le consacre acestora ocupantul
postului.
a) Preiau si directionez apelurile telefonice - 2 ore /zi
b) Asigur primirea, inregistrarea, repartizarea si predarea corespondentei, a evidentei acesteia si
clasarea ei - 2 ore /zi
c) Tehnoredacteaza lucrarile solicitate de catre colegi/superiori 2 ore /zi
d) Asigur multiplicarea diverselor materiale 30 min. /zi
e) Asigur primirea si transmiterea comunicarilor telefonice si fax sau internet 1 ore /zi
f) Asigur primirea vizitatorilor 30 min. /zi
Alte precizri: NU

D. Caracteristicile postului /funciei

1. Cum este msurat randamentul n munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile
prin care se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?
Asigurarea fluxului de informatii in firma.

2. Care este calificarea cerut pentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ?
nivelul de studii : _________medii__________ specializarea _______-________________
alte calificri /diplome /atestri necesare: nu

3. Care sunt responsabilitile specifice acestui post i care este importana lor ?
Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciuni materiale, financiare sau
juridice dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supravegherea
etc.).
Raspund de corectitudinea si promptitudinea cu care transmit informatiile.
Raspund de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata
Raspund de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care am acces
Raspund de rapiditatea si promptitudinea cu care transmit mesajele celor interesati.

E. Exigenele postului (aa cum le credei sau estimai Dumneavoastr)

 ___provocator
___ndrzne
___operativ
___altruist ___obiectiv
_a reaciona cu promptitudine ___ a fi ntotdeauna punctual
___se adapta rapid la noi situaii ___ a fi non-conflictual, pacifist ___ambiios ___cooperant
___atrgtor ___cu imaginaie
___a rezista la efort susinut ___a fi loial fa efi ___autoritar ___cu iniiativ
___a rezista la presiuni /stres psihologic ___a avea respect fa de petent/ public ___calm ___respectuos
___a avea tact in abordarea ___ confidenialitate ___energic ___comunicativ
problemelor ___a selecta rapid i eficient ___entuziast ___constant
___a avea o prezen agreabil informaiile ___flexibil ___prudent
___a dovedi spirit de observaie ___a memora rapid i durabil ___ncpnat ___adaptabil
___a avea sim practic ___a analiza rapid informaiilor ___inteligent ___deschis spre dialog
___a avea capacitate de sintez ___implicat ___metodic
___a avea rapiditate n luarea deciziilor ___rezervat ___diplomat
___a nu lua decizii pripite ___a manifesta flexibilitate n gndire ___ pasionat ___hotrt
___a avea prezen de spirit ___a avea raionament logic, matematic ___detaat ___disciplinat
___a fi pasionat de ceea ce face ___a dovedi creativitate, ingeniozitate ___abil ___perseverent
___a-i organiza eficient activitatea ___a identifica rapid probleme ___de ndejde ___simul umorului
___a avea abiliti de conducere (ef) ___a gsi rapid soluii eficiente ___cinstit ___spontan
___a se face bine neles (comunicare) ___cunoaterea unei limbi strine ___optimist ___sigur pe sine
___abiliti de relaionare cu ceilali ___cunoaterea la zi a legislaiei ___prietenos ___independent
___competene pentru desen, grafic ___psihic puternic ___plcut
___a fi mereu amabil, calm
___a avea abiliti de negociere, de a obine ___competene n estetic, design ___cu imaginaie ___eficace
___sentimental ___original, deosebit
cu vorba bun ceea ce dorete ___apt. de a redacta rapoarte de ___exigent
___capacitate de a argumenta/ convinge sintez ___sincer
___cu intuiie ___adaptabil
___ competene de a lucra n echip ___abiliti lucru pe computer
___capacitatea de a lucra singur ___abiliti de a utiliza fax, copiator,
___rbdtor ___perspicace
___integru, demn ___temperat
___ a putea urmri i controla eficient mai e-mail, Internet ___tolerant
multe probleme odat, simultan altceva ? (numii alte competene) /echilibrat
___meticulos
___a nelege punctului de vedere a ___supus
______________________________ ___competitiv
___rafinat
celuilalt ____________________________ ___logic /raional
___receptiv (atent)
___popular
__ ____________?

F. Alte completri /comentarii.

Exist alte elemente ale acestui post care merit a fi precizate ?
NU

Data completrii
Semntura:
chestionarului:
Chestionar de descriere a
postului/funciei
COLABORATORI

A. Identificarea postului /funciei

Gndindu-v la postul SECRETARA , departamentul/secia
i nu la ocupantul lui actual, v rugm s completai urmtorul chestionar.

Poziia mea fa de postul menionat este de: (marcai cu un x varianta care exprim poziia Dvs.)
r colaborare (relaii orizontale) r subordonare (subaltern) r supraordonare (ef)

B. Sarcinile postului /funciei

Descriei pe scurt obiectivul postului, principalele sarcini (activiti principale) i manierea de execuie a acestora

Obiectivul /scopul
postului (care este raiunea lui de Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi,
a fi, pentru rezolvarea cror probleme precum si intre departamentele firmei.
a fost creat?)

Sarcinile principale (activiti principale) i modul de realizare a lor (aa cum le percepei Dvs.):
Primeste corespondenta, mail-
1. urile si faxurile Inregistreaza si distribuie corespondenta primita
 2. Preia apelurile telefonice Raspunde la telefon si face legatura cu persoana necesara

3. Primeste clientii II conduce la persoana interesata, ii serveste cu cafea

La solicitarea colegilor intocmeste diverse documente, expediaza

4. Altele adrese, asigura necesarul de birotica, efectueaza traduceri

5.
6.

C. Timpul de execuie a sarcinilor postului /funciei

Enumerai principalele sarcini i proporia de timp pe care estimai c trebuie s le consacre acestora ocupantul
postului.
a) Primeste corespondenta, mail-urile si faxurile _ 2 ore /zi
b) Preia apelurile telefonice __________ 3 ore /zi
c) Primeste clientii __________ 1 ore /zi
d) Altele __________ 2 ore /zi
e) ________________________________________________________ ____________ ore /min. /zi

Alte precizri:

D. Caracteristicile postului /funciei

1. Cum este msurat randamentul n munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile
prin care se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?

Se transmite in timp util toata corespondenta, se preiau toate telefoanele.

2. Care este calificarea cerut pentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ?
nivelul de studii : ____medii/superioare_______ specializarea
_______________________________________
alte calificri /diplome /atestri necesare:

3. Care sunt responsabilitile specifice acestui post i care este importana lor ?
Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciuni materiale, financiare sau
juridice dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supravegherea
etc.).
raspunde de transmiterea in timp util a corespondentei si a altor m4saje intre colegi,
raspunde de indeplinirea corecta a sarcinilor de serviciu.

E. Exigenele postului (aa cum le credei sau estimai Dumneavoastr)

 ___provocator
___ndrzne
___altruist ___operativ
___a reaciona cu promptitudine ___ a fi ntotdeauna punctual ___obiectiv
___ambiios ___cooperant
___se adapta rapid la noi situaii ___ a fi non-conflictual, pacifist ___atrgtor ___cu imaginaie
___a rezista la efort susinut ___a fi loial fa efi ___autoritar ___cu iniiativ
___a rezista la presiuni /stres psihologic ___a avea respect fa de petent/ public ___calm ___respectuos
___a avea tact in abordarea ___ confidenialitate ___energic ___comunicativ
problemelor ___a selecta rapid i eficient ___entuziast ___constant
___a avea o prezen agreabil informaiile ___flexibil ___prudent
___a memora rapid i durabil ___ncpnat ___adaptabil
___a dovedi spirit de observaie
___inteligent ___deschis spre dialog
___a avea sim practic ___a analiza rapid informaiilor
___implicat ___metodic
___a avea rapiditate n luarea deciziilor ___a avea capacitate de sintez ___rezervat ___diplomat
___a nu lua decizii pripite ___a manifesta flexibilitate n gndire ___ pasionat ___hotrt
___a avea prezen de spirit ___a avea raionament logic, matematic
___a dovedi creativitate, ingeniozitate
___detaat ___disciplinat
___a fi pasionat de ceea ce face ___abil ___perseverent
___a-i organiza eficient activitatea ___a identifica rapid probleme ___de ndejde ___simul umorului
___a avea abiliti de conducere (ef) ___a gsi rapid soluii eficiente ___cinstit ___spontan
___a se face bine neles (comunicare) ___cunoaterea unei limbi strine ___optimist ___sigur pe sine
___abiliti de relaionare cu ceilali ___cunoaterea la zi a legislaiei ___prietenos ___independent
___a fi mereu amabil, calm ___competene pentru desen, grafic ___psihic puternic ___plcut
___a avea abiliti de negociere, de a obine ___competene n estetic, design ___cu imaginaie ___eficace
___apt. de a redacta rapoarte de ___sentimental ___original, deosebit
cu vorba bun ceea ce dorete
___sincer ___exigent
___capacitate de a argumenta/ convinge sintez ___cu intuiie
___ competene de a lucra n echip ___abiliti lucru pe computer ___adaptabil
___rbdtor ___perspicace
___capacitatea de a lucra singur ___abiliti de a utiliza fax, copiator, ___integru, demn
___ a putea urmri i controla eficient mai e-mail, Internet ___tolerant ___temperat
multe probleme odat, simultan altceva ? (numii alte competene) ___meticulos /echilibrat
___a nelege punctului de vedere a ___competitiv ___supus
______________________________
___logic /raional ___rafinat
celuilalt ____________________________
___popular ___receptiv (atent)
__ ____________?

F. Alte completri /comentarii.

Exist alte elemente ale acestui post care merit a fi precizate ?

Data completrii
Semntura:
chestionarului:
 GHID DE INTERVIU
(interviu de descriere a postului)

Efectum un studiu de analiz a postului de ___secretara___, n vederea reactualizrii fiei postului

i a stabilirii exigenelor cerute ocupanilor unui astfel de post.

Acesta este motivul pentru care apelm la bunvoina dvs., n calitate de ocupant al unui astfel de
post. V rugm, aadar, s acceptai o discuie de 30 - 40 minute, pe baza ghidului de interviu de
mai jos, i apoi completarea unui chestionar de 2 pagini. Ambele instrumente le utilizm pentru
colectarea informailor necesare ntocmirii fiei postului ..
Urmeaz o succesiune de ntrebri la care v rugm s v gndii pentru a ne putea rspunde la ele
n cadrul convorbirii pe care v rugm s ne-o acordai. Nu este nevoie s v notai rspunsurile la
lista de ntrebri de mai jos, ci doar s v gndii la ele pentru a fi eficieni n discuia pe care o
vom purta mpreun.

1) Ce face angajatul /persoana care ocup acest post ? Care sunt activitile Dvs. zilnice ?
2) Care sunt sarcinile (sub-unitile de activitate) principale i secundare fizice (executate
prin micare /deplasare) sau mentale (ca procese de analiz, sintez, creativitate) pe care le
execut ?
3) Care sunt responsabilitile postului /funcie Dvs. ?
4) Cum se realizeaz efectiv execuia acestor sarcini ?
5) Care sunt metodele utilizate ?
6) Care sunt instrumentele, echipamentele folosite ?
7) Ce aptitudini credei c sunt necesare /eseniale pentru a realiza bine munca pe care o
efectuai ?
8) Care este suportul oferit de firm ? Ce pune ea la dispoziia ocupantului acestui post ?
9) Care sunt condiiile /ambiana de lucru ?
10) Care sunt normele prin care este evaluat eficiena ? Cum este evaluat randamentul muncii ?
11) De ce exist acest post ? Care este raiunea de a fi a acestui post ? (Descrierea mai degrab
realist dect idealist; justificarea rspunsurile de la ntrebrile 1 8).
12) Cu cine lucreaz /colaboreaz ocupantul acestui post ? (Identificarea contactelor normale i
necesare execuiei sarcinilor specifice postului) (relaii de subordonare, relaii de colaborare,
relaii de conducere /supervizare etc.).
13) Ce alte elemente vi se par important de a fi menionate n legtur cu acest post ?

V MULUMIM !
 FIA DE DESCRIERE A POSTULUI /FUNCIEI
A. Identificarea postului /funciei
1.Titlul postului SECRETARA 2.Serviciul /biroul
Alte denumiri ale
Asistent manager Titlul efului direct
postului

B. Obiectivul /scopul postului /funciei (raiunea lui de a fi, pentru rezolvarea cror probleme a fost creat ?)
Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre departamentele firmei.

C. Rezumatul postului (descrirea pe scurt a elementelor definorii ale

postului /funciei)
- Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate departamentele firmei, precum si in sens invers.
- Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor catre exteriorul firmei persoanelor carora
li se adreseaza.
- Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice.
- Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara.

D. Sarcinile (sub-unitile de activitate) de efectuat

Nr. Sarcina (sub-unitatea de activitate) Nr. %
activ. min./zi din timp
1. Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri 100 20,83%
(numar, data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii
considerate necesare).
2. Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este 45 9,38%
ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau
directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema.
Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema;
transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv
legatura..
3. Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe 25 5,21%
cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele
respective, asigurand protocolul aferent.
In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara
pune oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema.
4. Mentine evidenta primirii faxurilor, 0rimeste si transmite e-mail-uri si memo-uri 100 20,83%
se ocupa de copierea si inregistrarea lor si a corespondentei, indosarierea lor in
bibliorafturi
5. Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul 15 3,13%
si cazarea, la nivelul solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale
angajatilor / partenerilor firmei.
6. Programeaza interviurile si audientele. 25 5,21%
7. Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale. 140 29,17%
8. Activitati de protocol 30 6,25%
E. Responsabilitile specifice postului
- Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in timp util informatiile.
- Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce calitate se prezinta acestea.
- Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine in contact in cadrul firmei.
- Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii.
- Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata.
- Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si au ajuns la destinatie.
- Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care are acces.
- Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesati.
- Respecta procedurile de lucru generale specifice societatii (programul de lucru, punctualitatea in intocmirea si predarea
rapoartelor etc.).
- - Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic.
- Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces.

F. Relaii verticale i orizontale

Se subordoneaza: Directorului General,

Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura circuitul informatiilor
Asigura interfata cu persoanele din afara firmei

H. Condiii de igien i securitate a muncii

Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI.

Utilizeaza corect echipamentele tehnice aflate in dotarea compartimentului
Respecta regulamentul de ordine interioar al firmei.

Data realizrii Semntura

raportului: analistului:
 FIA DE DESCRIERE A EXIGENELOR
POSTULUI/FUNCIEI

A. Identificarea postului /funciei

1.Titlul postului Secretara 2.Serviciul /biroul
Alte denumiri ale
Asistent manager Titlul efului direct
postului

B. Exigenele postului
Descriere Importan de la
Nr. 1 la5
Factori Descrierea formei de manifestare i importanei Obs.
crt. factorului pentru postul /funcia analizat 1 f. puin important
5 - esenial
Nivelul de studii: minimum studii medii. Cursuri
Instrucie necesar
1. de specializare in secretariat / birotica pot fi un 2
nivelul studiilor plus.

Vechime n profesie
2. Nu este necesara 1
experien n specialitate
Este necesara o excelenta cunoastere a limbii
Aptitudini, abiliti, romane, scris si vorbit si cunoasterea de limbi
3. competene, cerine straine. 5
lingvistice Este necesar ca angajatul sa aiba claritate si
coerenta in exprimarea scrisa si orala
Exigene fizice i neuro-
fiziologice concentrarea
Este necesar ca angajatul sa aiba atentie
4. ateniei; dexteritate i distributiva; 5
precizie motorie exigene
senzoriale
Capaciti cognitive Este necesar ca angajatul sa detina competente de
comunicare scrisa si aplecare spre detaliu
inteligen, mobilitate
5.
intelectual, creativitate,
Este necesar ca angajatul sa fie organizat; 3
Este necesar ca angajatul sa fi rezistenta la stres si
rezisten n sarcin etc. flexibilitate

Este necesar ca angajatul sa detina competente de

Aptitudini sociale
comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu
6. comunicare / relaionare terti 5
social /conducere Este necesar ca angajatul sa aiba spirit de echipa;

Alte
7. trsturi/caracteristici
psihologice specifice

8. Altele

Data realizrii Semntura

raportului: analistului:

INTERVIUL
1) Ce face angajatul /persoana care ocup acest post ? Care sunt activitile Dvs. zilnice ?

Primesc corespondenta, preiau si directionez apelurile telefonice, asigur repartizarea

faxurilor/mail-uri, xeroxez si redactez diferite materiale, primesc persoanele din afara
firmei (clienti, parteneri de afaceri ), execut orice alte dispozitii date de director.

2) Care sunt sarcinile (sub-unitile de activitate) principale i secundare fizice

(executate prin micare /deplasare) sau mentale (ca procese de analiz, sintez,
creativitate) pe care le execut ?

Analiza atenta a documentelor primite.

3) Care sunt responsabilitile postului /funcie Dvs. ?

Raspund de corectitudinea si promptitudinea cu care transmit informatiile, de comportamentul

adoptat si prin activitatea desfasurata, de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor
despre firma la care am acces si de rapiditatea si promptitudinea cu care transmit mesajele
celor interesati.

4) Cum se realizeaz efectiv execuia acestor sarcini ?

Inregistrez corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea
firmei, continutul pe scurt) si o redirectionez catre persoanele carora li se adreseaza
Raspund la apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata sau lipseste,
preiau eventualele mesaje si le transmit ulterior sau directionez apelul catre persoanele
care ar putea sa cunoasca problema. Inainte de transferarea mesajului intreb cine suna si
eventual in ce problema si transmit aceste informati persoanei interesate inainte de a
transfera efectiv legatura
Distribui corespondenta, mail-urile si faxurile primite catre cei carora li se adreseaza
Xeroxez diverse documente, ca de exemplu facturi, redactez diferite materiale ca de
exemplu raspunsuri la diverse adrese si indosariez adresele in bibliorafturi (primite
-trimise)
Intampin clientii si parteneri de afaceri, ii informez pe cei interesati despre sosirea
acestora dupa care ii conduc la persoanele respective, asigurand protocolul aferent. In
cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata sau lipseste, il pun in legatura
cu altcineva care cunoaste problema.
Programez interviuri si audientele la solicitarea directorului,
Fac pontajul,
Organizez diverse deplasari la solicitarea directorului,
Efectuez traduceri la solicitarea directorului,
Particip la ntlnirile de afaceri la solicitarea directorului,
Achizitionez materiale de birotica la solicitarea directorului, etc.

5) Care sunt metodele utilizate ?

planificare si organizare

6) Care sunt instrumentele, echipamentele folosite ?

Calculator, xerox, telefon, inprimanta, masina de serviciu

7) Ce aptitudini credei c sunt necesare /eseniale pentru a realiza bine munca pe care o
efectuai ?
Atentie distributiva, competente de comunicare, sa fie organizat, rezistent la stres si sa aiba
spirit de echipa

8) Care este suportul oferit de firm ? Ce pune ea la dispoziia ocupantului acestui post ?

Aparatura de birotica performanta, telefon, masina de servici

9) Care sunt condiiile /ambiana de lucru ?

Placuta

10) Care sunt normele prin care este evaluat eficiena ? Cum este evaluat randamentul
muncii ?

In functie de nr. de reclamatii din partea colegilor, clientilor etc. pe durata unui an

11) De ce exist acest post ? Care este raiunea de a fi a acestui post ? (Descrierea mai
degrab realist dect idealist; justificarea rspunsurile de la ntrebrile 1 8).

Pentru asigurarea fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre
departamentele firmei.

12) Cu cine lucreaz /colaboreaz ocupantul acestui post ? (Identificarea contactelor

normale i necesare execuiei sarcinilor specifice postului) (relaii de subordonare,
relaii de colaborare, relaii de conducere /supervizare etc.).

Raspund in fata Directorului General, colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura
circuitul informatiilor si interactionez cu persoanele din afara firmei

13) Ce alte elemente vi se par important de a fi menionate n legtur cu acest post ?

Este un post indispensabil bunei functionari ai firmei.