Ghid pentru completarea raportului anual

prezentat de autoritile publice Autoritii Naionale de Supraveghere a

Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal

I. Date generale de identificare:

- denumirea operatorului
Acest punct se completeaz cu menionarea denumirii autoritii publice n
cauz, fr a fi utilizate prescurtri.

- sediul operatorului
Acest punct se completeaz cu adresa complet a sediului autoritii publice n
cauz.

- numrul / numerele de nregistrare a notificrii / notificrilor n

registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter
personal
Acest punct se completeaz prin indicarea numrului de nregistrare a notificrii
din registrul de eviden a prelucrrilor de date cu caracter personal inut de
autoritatea de supraveghere i care a fost comunicat de aceasta autoritii publice n
cauz. Precizm c acest numr este diferit de numrul de operator, comunicat
anterior unor autoriti publice.

- persoan mputernicit, reprezentant

Acest punct se completeaz, dac este cazul, prin indicarea persoanei
mputernicite, n accepiunea dat acestui termen de art. 3 lit. f) din Legea nr.
677/2001, sau prin indicarea, dac este cazul, a reprezentantului respectivei autoriti
publice, n condiiile prevzute de art. 2 alin. (2) lit. c) coroborat cu art. 2 alin. (3) din
Legea nr. 677/2001. Potrivit dispoziiilor de mai sus, mputernicit este persoana fizic
sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice,
instituiile i structurile teritoriale ale acestora, care prelucreaz date cu caracter
personal pe seama operatorului. Reprezentant este persoana stabilit n Romnia,
desemnat n aceast calitate numai de ctre un operator care nu e stabilit n Romnia
i care efectueaz prelucrri de date prin utilizarea de mijloace de orice natur situate
pe teritoriul Romniei.

- persoana de contact
Acest punct se completeaz prin menionarea numelui, funciei i numrului
de telefon la care poate fi contactat persoana desemnat cu aplicarea Legii nr.
677/2001, din cadrul autoritii publice n cauz.
Precizm c informaiile de mai sus, solicitate operatorului, sunt necesare
pentru a se asigura o optim comunicare ntre autoritile publice i autoritatea de
supraveghere.
II. Date statistice cu privire la notificri:

- numrul de notificri n anul respectiv

La acest punct pot fi menionate notificarea/notificrile sau informaii despre
eventualele modificri/completri la notificarea/notificrile efectuate de autoritatea
public n cauz ctre autoritatea de supraveghere, n cursul unui an calendaristic.
Notificarea se completeaz o singur dat, pentru un singur scop sau scopuri corelate,
cu formularea generic a scopului. Nu este necesar completarea unei notificri de
fiecare dat cnd are loc o prelucrare a datelor cu caracter personal la nivelul
respectivei autoriti.

- numrul de transferuri efectuate n strintate n anul respectiv

La acest punct se pot meniona notificarea sau eventualele modificri/
completri la notificarea/notificrile privind transferul datelor cu caracter personal n
strintate, efectuate de autoritatea public n cauz ctre autoritatea de supraveghere,
n cursul unui an calendaristic, n cazul n care acesta este cerut de Legea nr.
677/2001. n cazul transferului de date efectuat n baza prevederilor unei legi speciale
sau ale unui acord internaional ratificat de Romnia, n special dac transferul se
face n scopul prevenirii, cercetrii sau reprimrii unei infraciuni, nu este necesar
notificarea prealabil a autoritii de supraveghere.

III. Date statistice cu privire la respectarea exercitarea drepturilor persoanei

vizate:

-numrul de solicitri de acces, conform art. 13 din Legea nr. 677/2001;

Acest punct se completeaz cu menionarea numrului de situaii n care
autoritatea public n cauz a primit de la o persoan a crei date le prelucreaz
(persoan vizat) o cerere scris, datat i semnat, prin care aceasta a solicitat
confirmarea c datele sale cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de respectiva
autoritate public.

-numrul de solicitri de rectificare, modificare, actualizare sau

tergere a datelor cu caracter personal, conform art. 14 din Legea nr.
677/2001;
Acest punct se completeaz cu menionarea numrului de situaii n care
autoritatea public n cauz a primit de la o persoan a crei date le prelucreaz
(persoan vizat) o cerere scris, datat i semnat, prin care aceasta a solicitat
rectificarea, actualizarea, blocarea, tergerea sau transformarea n date anonime a
datelor sale cu caracter personal.
 -numrul de opoziii, conform art. 15 din Legea nr. 677/2001.
Acest punct se completeaz cu menionarea numrului de situaii n care
autoritatea public n cauz a primit de la o persoan a crei date le prelucreaz
(persoan vizat) o cerere scris, datat i semnat, prin care aceasta i-a exprimat
opoziia ca datele sale cu caracter personal s fac obiectul unei prelucrri.

IV. Aspecte specifice, legate de:

a) natura datelor cu caracter personal prelucrate

Prin date cu caracter personal se neleg acele informaii care pot fi puse direct
sau indirect n legtur cu o persoan fizic identificat sau identificabil, cum ar fi,
cu titlu de exemplu, numele, prenumele, adresa, telefon, imaginea, vocea, situaia
economico-financiar, profesia. ntruct Legea nr. 677/2001 stabilete reguli speciale
privind prelucrarea anumitor categorii de date, se vor meniona mai ales situaiile n
care autoritatea public s-a confruntat cu prelucrarea datelor cu caracter personal
reglementate prin art. 7, 8, 9 i 10 din lege, precum i situaiile n care au devenit
incidente excepiile de la aplicarea regulilor speciale de prelucrare a anumitor
categorii de date.
Categorii speciale de date sunt datele cu caracter personal care denot originea
rasial sau etnic, convingerile politice, religioase, filozofice sau de natur similar,
apartenena sindical, la un partid politic sau la o organizaie religioas a persoanei
vizate, datele privind starea de sntate sau viaa sexual, datele cu caracter personal
avnd funcie de identificare (date genetice i biometrice), precum i datele privind
svrirea de infraciuni, privind condamnri penale i msuri de siguran, privind
sanciuni disciplinare sau contravenionale.

b) categoriile de persoane vizate

Acest punct se completeaz prin menionarea categoriilor de persoane ale cror
date cu caracter personal sunt prelucrate de autoritatea public n cauz, n funcie de
specificul activitii sale. n acest sens, exemplificativ, menionm: contribuabili,
justiiabili, clieni, consumatori, debitori, candidai, electori, etc.

c) operaiunile de prelucrare
La acest punct se vor meniona mai ales prelucrrile realizate cu ajutorul noilor
tehnologii informaionale.

d) msurile tehnice i organizatorice adoptate pentru securitatea

datelor cu caracter personal prelucrate
La acest punct se vor avea n vedere mai ales politicile de securitate a datelor,
stabilite de fiecare autoritate public, prin regulamente de ordine interioar sau
instruciuni pentru mputernicii, reprezentani, utilizatori, care s rspund cerinelor
minime de securitate prevzute n Ordinul Avocatului Poporului nr. 52/2002.
V. Evoluii nregistrate de la redactarea raportului precedent
La acest punct vor fi semnalate elementele de noutate aprute n activitatea
autoritii publice n cauz n legtur cu prelucrarea datelor cu caracter personal.

VI. Dificulti ntmpinate n aplicarea cadrului legislativ n domeniu

La acest punct se vor meniona problemele cu care autoritatea public n cauz
s-a confruntat n activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal, precum i cu
punerea n aplicare a Legii nr. 677/2001.
De asemenea, la acest punct se pot face orice propuneri sau sugestii n domeniul
proteciei datelor cu caracter personal.