Sunteți pe pagina 1din 22

REGULAMENT

privind sistemul de control intern / managerial


n Academia de Studii Economice din Bucureti

Capitolul I
Cadrul legal de organizare i funcionare a sistemului de control intern / managerial

1. Dispoziii generale
Art. 1 Prezentul regulament are scopul de a asigura condiiile necesare implementrii i dezvoltrii
sistemului de control intern/managerial n Academia de Studii Economice din Bucureti (ASE) i va fi
implementat prin intermediul procedurilor de sistem specifice sistemului de control intern/ managerial, ce
se vor utiliza de ctre toate structurile ASE.
Art. 2 (1) Prezentul regulament este elaborat n conformitate cu urmtoarele prevederile legale specifice n
vigoare i a documentaiei elaborate de instituiile cu rol de reglementare i control n domeniu, astfel:
(2) Legislaie naional specific controlului managerial intern:
a. OG nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, modificat i
completat;
b. OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd
standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de
control intern/managerial, modificat i completat;
c. OMFP nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care
desfoar activitatea de control financiar preventiv propriu, modificat i completat;
d. OMFP 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, modificat i completat;
e. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, modificat i completat;
f. HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public
intern, modificat i completat.
(3) Documentaie elaborat de instituiile cu rol de reglementare i control n domeniu:
a. Ghidul de evaluare a sistemului de control intern n instituiile publice elaborat de Curtea de Conturi
a Romniei;
b. Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern n Romnia pentru perioada 2014 2016,
elaborat de Ministerul Finanelor Publice;
c. ndrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice, elaborat de
Ministerul Finanelor Publice;
d. Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanelor Publice;
e. Metodologia de implementare a standardului de control intern Managementul riscurilor, elaborat
de Ministerul Finanelor Publice - Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management
Financiar i Control.
1
Art. 3 Conform OG 119/1999, controlul intern/managerial reprezint ansamblul formelor de control
exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu
obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod
economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i
procedurile.
Art. 4 Controlul intern/managerial are urmtoarele obiective generale:
a. realizarea, la un nivel corespunztor de calitate, a atribuiilor instituiei, stabilite n concordan cu
propria misiune, n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien;
b. protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;
c. respectarea legii, a reglementrilor i deciziilor conducerii;
d. dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare a
datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de
informare public adecvat prin rapoarte periodice.
Art. 5 (1) Managementul ASE trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i perfecionarea
structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i criteriilor de evaluare, pentru a
satisface cerinele generale i specifice de control intern/managerial;
(2) Cerinele generale i specifice de control intern/managerial sunt, n principal, urmtoarele:
a. cerine generale:
asigurarea ndeplinirii obiectivelor generale prevzute la art. 4 prin evaluarea sistematic i
meninerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor,
proiectelor sau operaiunilor;
asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere i de execuie, acesta avnd
obligaia s rspund n orice moment solicitrilor conducerii i s sprijine efectiv controlul
intern/managerial;
asigurarea integritii i competenei personalului de conducere i de execuie, a cunoaterii i
nelegerii de ctre acesta a importanei i rolului controlului intern/managerial;
stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern/managerial, astfel nct acestea s fie
adecvate, cuprinztoare, rezonabile i integrate misiunii instituiei i obiectivelor de ansamblu
ale acesteia;
supravegherea continu de ctre personalul de conducere a tuturor activitilor i ndeplinirea
de ctre personalul de conducere a obligaiei de a aciona corectiv, prompt i responsabil ori de
cte ori se constat nclcri ale legalitii i regularitii n efectuarea unor operaiuni sau n
realizarea unor activiti n mod neeconomic, ineficace sau ineficient.
b. cerine specifice:
reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern/managerial, a tuturor
operaiunilor instituiei i a tuturor evenimentelor semnificative, precum i nregistrarea i
pstrarea n mod adecvat a documentelor, astfel nct acestea s fie disponibile cu promptitudine
pentru a fi examinate de ctre cei n drept;
nregistrarea de ndat i n mod corect a tuturor operaiunilor i evenimentelor semnificative;

2
asigurarea aprobrii i efecturii operaiunilor exclusiv de ctre persoane special mputernicite
n acest sens;
separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct atribuiile de
aprobare, control i nregistrare s fie, ntr-o msur adecvat, ncredinate unor persoane
diferite;
asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i responsabile n
legtur cu utilizarea i pstrarea lor.
Art. 6 Persoanele care gestioneaz fonduri publice sau patrimoniul public au obligaia s realizeze o bun
gestiune financiar prin asigurarea legalitii, regularitii, economicitii, eficacitii i eficienei n
utilizarea fondurilor publice i n administrarea patrimoniului public.
Art. 7 (1) Rectorul ASE dispune, innd cont de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare,
precum i de standardele prevzute n Codul controlului intern/managerial, aprobat prin OMFP 946/2005,
modificat i completat, msurile necesare pentru elaborarea i dezvoltarea sistemului de control
intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activiti.
(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte componente ale msurilor respective
se cuprind n programul ASE de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de perfecionare profesional, att pentru
persoanele cu funcii de conducere, ct i pentru cele de execuie, prin cursuri organizate de organisme
abilitate.
Art. 8 (1) n vederea monitorizrii, coordonrii i ndrumrii metodologice a implementrii i/sau
dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, Rectorul ASE constituie, prin act de decizie intern, o
structur cu atribuii n acest sens.
(2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte elemente privind structura prevzut la
alin. (1) se stabilesc conform prezentului regulament.
(3) n vederea elaborrii n mod unitar a procedurilor formalizate pe activiti, se va elabora o procedur de
sistem referitoare la elaborarea procedurilor.
Art. 9 (1) Programul elaborat i actualizat conform art. 7 alin. (2), inclusiv actele administrative de
constituire i modificare a structurilor prevzute la art. 8 alin. (1), vor fi transmise, n vederea informrii i
armonizrii, la Ministerul Educaiei Naionale, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai trziu de data
de 15 martie a fiecrui an.
(2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial la nivelul ASE, precum i
situaiile deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate
de structurile prevzute la art. 8 alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii
semestriale/anuale, pe formatul-prevzut de OMFP 946/2005, modificat i completat, care se transmit
Ministerului Educaiei Naionale, la termenele stabilite de acestea.
Art. 10 Rectorul ASE elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, care se
prezint ca anex la situaia financiar a exerciiului bugetar ncheiat.

3
2. Elementele fundamentale ale sistemului de control intern / managerial
Art. 11 (1) Controlul este considerat o funcie managerial i nu o operaiune de verificare. Prin funcia
de control, managementul constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au
determinat i dispune msurile corective sau preventive ce se impun.
(2) Elementele fundamentale ale sistemului de control intern / managerial sunt: obiectivele, planificarea,
organizarea, riscurile, procedurile i activitile de control.
Art. 12 (1) Obiectivele ASE, n ceea ce privete sistemul de control intern / managerial, sunt grupate n trei
categorii:
a. Eficacitatea i eficiena funcionrii - cuprinde obiectivele legate de misiunea ASE i de utilizarea
eficient a resurselor. Tot aici sunt incluse i obiectivele privind protejarea resurselor ASE de
utilizare inadecvat sau de pierderi, ca i identificarea i gestionarea pasivelor;
b. Fiabilitatea informaiilor interne i externe - include obiectivele legate de inerea unei contabiliti
adecvate, ca i de fiabilitatea informaiilor utilizate n ASE sau difuzate ctre teri. De asemenea, n
aceast categorie sunt incluse i obiectivele privind protejarea documentelor mpotriva a dou
categorii de fraude: disimularea fraudei i distorsionarea rezultatelor;
c. Conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne - cuprinde obiective legate de asigurarea
c activitile ASE se desfoar n conformitate cu obligaiile impuse de lege i de regulamente,
precum i cu respectarea politicilor interne.
(2) Obiectivele generale se descompun n obiective derivate, care, la rndul lor, se descompun n obiective
specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativ sau
cantitativ, ns, pentru fiecare obiectiv, trebuie definii indicatori de rezultate, pe ct posibil comensurabili.
Art. 13 Planificarea - pentru a se realiza obiectivele, se desfoar activiti adecvate, crora este necesar
s li se aloce resurse. Expresia valoric a resurselor se reflect n buget, care reprezint planul financiar.
Obiectivele, activitile ealonate n timp i resursele aferente constituie programul managerial.
Art. 14 Organizarea -activitile prin care se realizeaz obiectivele (individuale, derivate i generale) sunt
transpuse n sarcini (componenta elementar), atribuiuni i funciuni (componente agregate) i sunt
atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale ASE (posturi i compartimente). Aceasta conduce
la definirea unei structuri organizatorice adecvate ndeplinirii obiectivelor.
Art. 15 Riscurile reprezint evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor. Managementul ASE are
obligaia de a identifica riscurile i de a ntreprinde acele aciuni care plaseaz i menin riscurile n limite
acceptabile. Trebuie meninut un echilibru ntre nivelul acceptabil al riscurilor i costurile pe care le implic
aceste aciuni.
Art. 16 Procedurile - pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini,
competen (autoritate decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza
obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai (algoritmul) n
realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor i angajarea responsabilitilor. n acest context, controlul
intern/managerial:
a. este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice;
b. intr n grija personalului de la toate nivelurile;
c. ofer o asigurare rezonabil a atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu
cele generale.

4
Art. 17 (1) Activitile de control sunt politicile i procedurile stabilite pentru abordarea riscurilor n
vederea atingerii obiectivelor instituiei (Activitate semnificativ pentru ASE > Obiective > Riscuri >
Controale).
(2) Controlul este prezent pe toate palierele ASE i se manifest sub forma mai multor tipuri de control
intern, structurate avndu-se n vedere mai multe criterii, dup cum urmeaz:
a. Dup natura activitilor verificate (verificrilor efectuate), controlul intern poate fi clasificat dup cum
urmeaz:
Controlul administrativ intern - control ierarhic ce se execut de ctre persoanele cu funcii de
conducere asupra compartimentelor i persoanelor din subordine; este o sarcin care rezult din
atribuiile de serviciu i se execut permanent;
Controlul financiar de gestiune reprezint acele verificri asupra modului de respectare a
dispoziiilor legale referitoare la gestionarea mijloacelor materiale i bneti pe baza documentelor
primare i contabile;
Controlul financiar preventiv propriu reprezint controlul efectuat pentru prentmpinarea efecturii
operaiunilor care nu ndeplinesc condiiile de legalitate, regularitate i ncadrarea n limitele
creditelor bugetare sau creditelor de angajament, dup caz, stabilite potrivit legii;
Controlul reciproc exercitat ntre compartimentele sau salariaii entitii ca urmare a separrii
sarcinilor, a obiectivelor proprii fiecruia i a participrii la realizarea acelorai fluxuri de bunuri i
informaii;
Autocontrolul angajailor pentru activitile pe care le desfoar;
Auditul public intern.
b. Dup momentul efecturii verificrilor, controlul intern se clasific astfel:
Controlul preventiv (ex-ante) se exercit naintea efecturii operaiunilor;
Controlul concomitent (operativ) se exercit pe parcursul efecturii operaiunilor;
Controlul ulterior (ex-post) se exercit dup efectuarea operaiunilor.
c. Dup domeniul asupra cruia se exercit, controlul intern se poate clasifica astfel:
Controlul organizaional controlul care urmrete s evidenieze cum se aplic planul de organizare
al ASE, cum se aloc autoritatea i responsabilitile, cum funcioneaz piramida ierarhic;
Controlul separrii sarcinilor controlul care vizeaz diminuarea riscurilor cumulrii
responsabilitilor, ceea ce presupune reducerea posibilitilor ca un salariat s efectueze mai multe
operaiuni legate de o tranzacie (autorizare, plat, gestionare, contabilizare), situaie care ar permite
unei persoane s comit sau s ascund erori, nereguli, n cadrul atribuiilor pe care le au;
Controlul fizic controlul care are n vedere gestionarea, securitatea activelor i autorizarea accesului
la active;
Controlul privind autorizarea i aprobarea controlul prin care se urmrete dac operaiunile se
realizeaz n conformitate cu deciziile stabilite de managementul ASE;
Controlul aritmetic i contabil controlul care urmrete dac nregistrarea i prelucrarea
operaiunilor economice a fost autorizat, dac s-au nregistrat toate operaiunile, dac nregistrrile

5
sunt exacte i corecte. Controlul include verificarea acurateei aritmetice a nregistrrilor i verificarea
corelaiilor contabile (conturi, balane de verificare, situaii financiare etc.);
Controlul personalului controlul care vizeaz modul n care selecia, pregtirea profesional i
evaluarea performanelor profesionale corespunde necesitilor entitii, precum i dac competena
i integritatea personalului este adecvat responsabilitilor atribuite;
Controlul privind supervizarea controlul care urmrete s evidenieze dac persoanele responsabile
de urmrirea i nregistrarea tranzaciilor zilnice, i ndeplinesc sarcinile.
(3) Printre activitile de control curente se regsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea,
coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funciunilor i
monitorizarea.
(4) n afara activitilor de control integrate n linia de management, pot fi organizate controale specializate,
efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de control etc.), a cror
activitate se desfoar n baza unui plan conceput prin luarea n considerare a riscurilor.
(5) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte elemente privind structurile prevzute la
alin. (4) se stabilesc conform prezentului regulament.

3. Standardele de control intern / managerial


Art. 18 (1) Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe
care ASE trebuie s le urmeze.
(2) Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform i coerent. De
asemenea, standardele constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz sistemele de control
intern/managerial, se identific zonele i direciile de schimbare.
(3) Stabilirea sistemului de control intern/managerial intr n responsabilitatea managementului ASE i are
la baz standardele elaborate de Ministerul Finanelor Publice. Sistemul ASE de control intern/managerial
se dezvolt innd cont de specificul legal, organizaional, de personal i de finanare al ASE.
(4) Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern/managerial:
a. Mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de organizare, managementul resurselor
umane, etic, deontologie i integritate;
b. Performana i managementul riscurilor. Acest element subsumeaz problematica managementului
legat de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianual), programare (planul de
management) i performan (monitorizarea performanei);
c. Informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt grupate problemele ce in de crearea unui
sistem informaional adecvat i a unui sistem de rapoarte privind execuia planului de management,
a bugetului, a utilizrii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, trebuie avute n vedere
conservarea i arhivarea documentelor;
d. Activiti de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului intern/managerial
se focalizeaz asupra: documentrii procedurilor; continuitii operaiunilor; nregistrrii excepiilor
(abaterilor de proceduri); separrii atribuiilor; supravegherii (monitorizrii) etc.;
e. Auditarea i evaluarea. Problematica vizat de aceast grup de standarde privete dezvoltarea
capacitii de evaluare a controlului intern/managerial, n scopul asigurrii continuitii procesului
de perfecionare a acestuia.
6
4. ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului anual asupra sistemului de control
intern/managerial
Art. 19 (1) n conformitate cu dispoziiile art. 4 alin. (3) din OG nr. 119/1999, modificat i completat,
Rectorul ASE elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit n
continuare raport, ntocmit potrivit formatului prevzut n anexa nr. 4.3 din OMFP 946/2005, modificat i
completat.
(2) Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale de ctre Rectorul ASE cu
privire la sistemul de control intern/managerial.
(3) Responsabilitatea managerial definete un raport juridic de obligaie a ndeplinirii sarcinilor de ctre
managerul instituiei sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune s exercite
managementul n limitele unor determinri interne i externe, n scopul realizrii eficace, eficiente i n
conformitate cu dispoziiile legale a obiectivelor stabilite, s comunice i s rspund pentru nendeplinirea
obligaiilor manageriale n conformitate cu rspunderea juridic. Rspunderea managerial deriv din
responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial n sectorul
public: mediul de control; performana i managementul riscului; informarea i comunicarea; activiti de
control; auditarea i evaluarea.
(4) Raportul cuprinde declaraii ale Rectorului ASE cu privire la sistemul de control intern/managerial al
ASE, existent la data nchiderii exerciiului financiar.
(5) Declaraiile formulate de Rectorul ASE se ntemeiaz pe datele, informaiile i constatrile rezultate din
operaiunea de autoevaluare a strii sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele
de audit intern, precum i din recomandrile rezultate din rapoartele de audit extern.
Art. 20 (1) n vederea elaborrii raportului, Rectorul ASE dispune programarea i efectuarea de ctre
conductorii de compartimente aflai n subordine a operaiunii de autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial.
(2) Realizarea autoevalurii constituie principala form de implementare a regulii de management definit
de standardul 24 "Verificarea i evaluarea controlului" din Codul controlului intern/managerial, conform
creia ASE trebuie s instituie o funcie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a crei
exercitare este n responsabilitatea fiecreia dintre persoanele care ocup o funcie de conducere n ASE.
Aceast funcie de autoevaluare nu poate fi nici confundat i nici substituit de evaluarea sistemului de
control intern/managerial pe care o realizeaz compartimentul de audit public intern, pe baza unei
metodologii specifice, n aplicarea standardului 25 "Auditul intern" i a normelor care reglementeaz
activitatea n acest domeniu.
(3) Pentru pregtirea autoevalurii, Rectorul ASE poate recurge la capacitatea de consiliere a
compartimentului de audit intern, n condiiile legii, dar i a structurii cu rol de ndrumare metodologic a
implementrii sistemului de control intern/managerial.
(4) Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al ASE se realizeaz prin
programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni:
a. convocarea unei reuniuni a Comisiei cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumit n continuare
Comisie SCIM, constituit prin act de decizie intern a Rectorului ASE, n conformitate cu
prevederile art. 8 din prezentul regulament, avnd ca obiect stabilirea msurilor de organizare i
realizare a operaiunii de autoevaluare;
7
b. completarea de ctre fiecare compartiment din organigrama ASE a "Chestionarului de autoevaluare
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial" i asumarea de ctre
conductorul de compartiment a realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta;
c. ntocmirea de ctre Comisia SCIM a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii, prin centralizarea
informaiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de
compartimente;
d. aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele
de control intern/managerial, n raport cu numrul de standarde implementate, care se realizeaz
astfel:
sistemul este conform dac sunt implementate toate cele 25 de standarde;
sistemul este parial conform dac sunt implementate ntre 13 i 24 de standarde;
sistemul este neconform dac sunt implementate mai puin de 13 standarde.
(5) ASE are obligaia s elaboreze i s pstreze pe o perioad de cel puin 5 ani documentaia relevant cu
privire la organizarea i funcionarea sistemului de control intern/managerial propriu i pe cea referitoare
la operaiunea de autoevaluare a acestuia.
Art. 21 (1) Formatul de raport prevzut de Anexa 4.3 a OMFP 946/2005, modificat i completat, cuprinde
declaraiile minimal obligatorii pe care trebuie s le formuleze ASE.
(2) Rectorul ASE poate include n raport i alte informaii referitoare la anumite elemente ale sistemului de
control intern/managerial propriu, cum ar fi:
a. informaii i constatri care s permit formularea unor aprecieri n legtur cu eficacitatea
sistemului n exerciiul financiar urmtor;
b. prezentarea unor elemente considerate relevante n programul i activitatea compartimentului de
audit intern;
c. stadiul implementrii msurilor/aciunilor/etapelor prevzute n programul de dezvoltare a
sistemului de control intern/managerial;
d. formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin
menionarea uneia sau mai multor slbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data nchiderii
exerciiului financiar, caz n care este obligatorie prezentarea msurilor destinate nlturrii
acestora, precum i termenele de realizare aferente;
e. analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea i aplicarea msurilor de control intern/managerial.
Art. 22 (1) Raportul se aprob prin semnarea acestuia de ctre Rector, n conformitate cu principiul
responsabilitii manageriale.
(2) Raportul Rectorului se transmite odat cu situaia financiar anual i se prezint organului ierarhic
superior la termenele stabilite de acesta, n cadrul termenului prevzut de lege.

8
Capitolul II
Structuri i responsabiliti n procesul de implementare i dezvoltare a sistemului de control intern
/ managerial

A. Comisia ASE cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a


implementrii i dezvoltrii sistemului propriu de control intern / managerial

Art. 23 n scopul implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern / managerial, care s asigure
atingerea obiectivelor generale i specifice ale instituiei ntr-un mod eficace i eficient, n funcie de nivelul
ierarhic, se constituie i funcioneaz:
a. La nivel ASE, Comisia cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a
implementrii i dezvoltrii sistemului propriu de control intern / managerial, denumit n
continuare Comisia SCIM, constituit conform art. 8 (1) din prezentul regulament;
b. La nivelul facultilor, direciilor / compartimentelor subordonate Rectorului, Grupuri de lucru,
formate din efii de structuri organizatorice i responsabilii de procese, cu atribuii n procesul de
realizare a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern / managerial.
Art. 24 (1) Comisia SCIM este constituit din rector, n calitate de preedinte i prorectori, decani, director
general administrativ, directori direcie, efi compartimente subordonate direct rectorului, n calitate de
membri. Preedintele numete un vicepreedinte din rndul membrilor Comisiei SCIM. Conductorii
serviciilor/birourilor/altor componente structurale din interiorul ASE, care nu se regsesc n componena
Comisiei SCIM, vor fi cooptai pentru desfurarea activitilor derulate la nivelul Comisiei, n funcie de
specificul activitii acestora.
(2) Comisia SCIM analizeaz i aprob toate documentele elaborate privind SCIM: rapoarte semestriale /
anuale, program dezvoltare SCIM, proceduri operaionale i de sistem, alte tipuri de documente specifice
(metodologii, regulamente, informri, rapoarte, etc.).
(3) Hotrrile Comisiei SCIM sunt adoptate cu votul majoritii simple a membrilor prezeni. n caz de
paritate a voturilor, votul preedintelui Comisiei este hotrtor.
(4) Secretariatul tehnic al Comisiei SCIM este asigurat de Compartimentul Managementul Calitii i
Control Intern Managerial.
Art. 25 Comisia SCIM are urmtoarele atribuii:
a. Coordoneaz elaborarea obiectivelor i a indicatorilor de performan ASE;
b. Coordoneaz inventarierea activitilor din cadrul ASE, pe domenii de activitate;
c. Analizeaz i aprob procedurile operaionale i de sistem ale ASE;
d. Analizeaz, avizeaz i supune spre aprobare Rectorului Inventarul funciilor sensibile, Lista cu
salariaii care ocup funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii
sensibile;
e. Coordoneaz activitatea de stabilire a msurilor de management al riscurilor i hotarte msurile
adecvate de management al riscurilor;
f. Analizeaz, avizeaz i supune spre aprobare Rectorului Registrul general de riscuri;

9
g. Monitorizeaz i coordoneaz permanent activitile de punere n aplicare a msurilor de
management al riscurilor;
h. Avizeaz, la solicitarea conductorilor structurilor, noi aciuni sau revizuiri de termene, atunci cnd
apar disfuncii n implementarea msurilor de management al riscurilor;
i. Hotrte asupra modului de gestionare a riscurilor ce au fost raportate de conductorii structurilor
ca fiind imposibil de controlat prin msuri interne la nivelul fiecrui departament sau direcie, dup
caz, stabilind mecanismele de gestionare a acestora pe cale ierarhic, pn la nivelul ierarhic care
poate asigura managementul acestora;
j. Avizeaz i supune spre aprobare preedintelui Comisiei Situaia sintetic a rezultatelor
autoevalurii (denumit n continuare Situaia sintetic), prevzut n O.M.F.P. nr.946/2005 pentru
aprobarea Codului intern/ managerial, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
k. Coordoneaz elaborarea i actualizarea Programului anual de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial al ASE;
l. Analizeaz, avizeaz i supune spre aprobare Consiliului de Adminstraie Programul de dezvoltare
a sistemului de control intern/managerial;
m. La solicitarea auditorului intern, cu aprobarea Rectorului, analizeaz situaiile semnalate de acesta,
n edinele de lucru, ca reprezentnd posibile riscuri, datorit neimplementrii recomandarilor
fcute de acesta i stabileste msurile adecvate;
n. Propune Rectorului declanarea unor misiuni de control intern ca urmare a identificrii unor
disfuncionaliti / abateri / deficiene n funcionarea SCIM;
o. Coordoneaz sistemul de pregtire profesional a personalului din cadrul ASE n domeniul
controlului intern/managerial.
Art. 26 Atribuiile Preedintelui Comisiei:
a. Convoac lunar i ori de cte ori este necesar Comisia SCIM;
b. Conduce edintele Comisiei SCIM;
c. Coordoneaz activitatea Comisiei SCIM i a secretariatului tehnic al acesteia;
d. Avizeaz activitile specifice din cadrul Comisiei SCIM, conform normelor legale n vigoare;
e. Dispune secretariatului Comisiei SCIM realizarea de lucrri/documente n baza competenelor sale;
f. Asigur cadrul i condiiile desfurrii edinelor Comisiei SCIM;
g. Propune ordinea de zi n cadrul fiecrei edine, decide asupra participrii la aceste edine i a altor
reprezentani din cadrul ASE (a cror prezen este necesar pentru clarificarea i soluionarea
problemelor ce urmeaz a fi discutate);
h. Poate face propuneri de constituire de subcomisii pentru anumite probleme / situaii speciale
aprute;
i. Supune analizei i aprobrii Comisiei toate documentele elaborate privind SCIM: rapoarte
semestriale / anuale, program dezvoltare SCIM, proceduri operaionale i de sistem, alte tipuri de
documente specifice (metodologii, regulamente, informri, rapoarte, etc.) i asigur transmiterea
acestora ctre prile interesate;
j. Monitorizeaz, coordoneaz i ndrum metodologic dezvoltarea sistemului de control intern
managerial;
10
k. Urmrete respectarea termenelor stabilite de ctre Comisie i decide asupra msurilor care se
impun pentru respectarea lor;
l. Supune spre aprobare Consiliului de Administraie Programul anual de dezvoltare a sistemului de
control intern/managerial;
m. n lipsa preedintelui, din motive intemeiate, atribuiile acestuia sunt preluate de vicepreedintele
Comisiei SCIM, numit i delegat n scris n acest sens de ctre preedintele Comisiei SCIM.
Art. 27 Atribuiile Vicepreedintelui Comisiei SCIM:
a. Particip la toate edinele Comisiei SCIM;
b. n absena preedintelui, conduce edinele Comisiei SCIM;
c. n absena preedintelui, avizeaz activitile specifice din cadrul Comisiei SCIM;
d. n absena preedintelui, dispune secretariatului Comisiei SCIM realizarea de lucrri / documente
n baza competenelor sale;
e. Transmite preedintelui propuneri referitoare la ordinea de zi a edinelor Comisiei SCIM;
f. Propune preedintelui, atunci cnd consider c este necesar, participani la edinele Comisiei
SCIM (a cror prezen este necesar pentru clarificarea i soluionarea problemelor ce urmeaz a
fi discutate);
g. Elaboreaz pentru edinele Comisiei SCIM materiale pe care le prezint spre dezbatere
participanilor;
h. Propune soluii de eficientizare a activitilor de control intem managerial;
i. Monitorizeaz realizarea obiectivelor specifice, analiznd activitile ce se desfoar n cadrul
compartimentelor (evalueaz, msoar i nregistreaz rczultatele, le compar cu obiectivele,
identific abaterile, aplic msuri corective etc.).
Art. 28 Atribuii membri:
a. Stabilesc procedurile care trebuie aplicate n cadrul structurilor pe care le coordoneaz, cu scopul
utilizrii unor reguli explicite de organizare, desfurare, monitorizare i msurare a fiecrei
activiti, n limita competenelor i responsabilitilor specifice, aa cum decurg din atribuiile
compartimentului respectiv;
b. Particip la identificarea riscurilor specifice activitilor pe care le coordoneaz i ntreprind aciuni
care s menin aceste riscuri n limite acceptabile;
c. Monitorizeaz toate activitile compartimentelor pe care le coordoneaz, evalueaz, msoar i
inregistreaz rezultatele, le compar cu obiectivele specifice, identific neconformitile, iniiaz
corecii, aciuni corective, preventive, dup caz;
d. Informeaz preedintele Comisiei SCIM asupra rezultatelor verificrilor efectuate i cele ale altor
aciuni derulate n cadrul compartimentului respectiv;
e. Particip la edinele Comisiei SCIM, respectnd ora i locul de desfurare;
f. Transmit spre avizare i aprobare proceduri operaionale, informri / rapoarte referitoare la
progresele nregistrate n proiectarea, implementarea i dezvoltarea sistemului de control
intem/managerial, n raport cu programul adoptat (cu aplicabilitate direct domeniului de activitate
pe care l coordoneaz);

11
g. Elaboreaz Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, program care
cuprinde obiective, aciuni, responsabiliti, termene, precum i alte msuri necesare dezvoltrii
acestuia. La elaborarea programului se vor avea in vedere regulile minimale de management,
coninute n standardele de control intern/managerial, alte reglementri i condiii specifice.
Art. 29 Atribuii secretariat tehnic:
a. Elaboreaz / revizuiete procedurile de operaionale i de sistem specifice SCIM (Managementul
riscurilor, Managementul sistemului de control intern/ managerial, Elaborarea, aprobarea,
actualizarea i gestionarea procedurilor operaionale i de sistem SCIM, Organizarea i desfurarea
misiunilor de control intern etc.);
b. Elaboreaz i actualizeaz Registrul general de riscuri al ASE
c. ntocmete i actualizeaz Decizia privind componena Comisiei SCIM;
d. Centralizeaz, la nivel de ASE, Inventarul funciilor sensibile, Lista cu salariaii care ocup
funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile;
e. Asigur, la nivelul Comisiei i la nivelul ASE, asisten, consultan profesional i suport
metodologic n domeniul sistemului de control intern/managerial;
f. Reprezint interfaa dintre Comisie SCIM i toate celelalte structuri organizatorice din cadrul ASE
din Bucureti;
g. Semnaleaz Comisiei SCIM situaiile de nerespectare a dispoziiilor interne care au fost date;
h. Verific i avizeaz modul de respectare a cerinelor tehnice de elaborare a procedurilor
operaionale / de sistem;
i. Transmite procedurile elaborate spre avizare / verificare i aprobare funciilor de management
stabilite n funcie de activitile descrise n aceste proceduri;
j. Analizeaz observaiile formulate de alte compartimente i particip la consultrile organizate
pentru a se analiza observaiile fcute referitoare la procedurile interne elaborate;
k. Stabilete codurile de identificare a tuturor procedurilor elaborate;
l. Convoac conductorii structurilor n urma deciziei Rectorului, n vederea realizrii autoevalurii
sistemului propriu de control intern/managerial;
m. Gestioneaz i centralizeaz Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a
standardelor de control intern/managerial, prevzut n OMFP 946/2005, modificat i completat;
n. ntocmete Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii, conform prevederilor O.M.F.P.
nr.946/2005, modificat i completat, prin centralizarea informaiilor din Chestionarele de
autoevaluare, semnate i transmise de conductorii structurilor, la dispoziia dat n acest sens, de
Rectorul ASE;
o. ntocmete Situaia centralizatoare semestrial privind stadiul implementrii sistemului de control
intern/managerial i o transmite ctre MEN;
p. ntocmete i supune aprobrii Rectorului Raportului anual asupra sistemului de control intern /
managerial ASE i l transmite ctre MEN;
q. Transmite documentele Comisiei SCIM, prevzute n OMFP 946/2005, modificat i completat,
solicitate de MEN, la datele stabilite de acesta;

12
r. Elaboreaz note sau alte lucrri, destinate informrii Comisiei SCIM i/sau Rectorului, la cererea
acestora;
s. Realizeaz evidena i pstrarea documentelor Comisiei SCIM;
t. Gestioneaz i arhiveaz originalele procedurilor operaionale / de sistem elaborate;
u. Gestioneaz i arhiveaz originalele Registrelor riscurilor;
v. Gestioneaz i arhiveaz situaia privind procesele / activitile procedurabile i neprocedurabile
identificate i cele revizuite din cadrul ASE;
w. Gestioneaz platforma Sharepoint pentru controlul intern/managerial. (CIM) pe care posteaz toate
procedurile SCIM;
x. Furnizeaz preedintelui i vicepreedintelui Comisiei SCIM informaii specifice activitii de
control intern/managerial;
y. Organizeaz desfurarea edinelor Comisiei SCIM la solicitarea preedintelui Comisiei SCIM;
z. ntocmete procesele verbale (minutele) edinelor Comisiei SCIM;
aa. ntocmete, centralizeaz i distribuie documentele necesare bunei desfurri a edinelor Comisiei
SCIM;
bb. ntocmete rapoarte pe baza dispoziiilor preedintelui Comisei SCIM i le transmite spre informare
tuturor membrilor comisiei;
cc. Pstreaz pe o perioad de cel puin 5 (cinci) ani documentaia relevant cu privire la organizarea
i funcionarea sistemului de control intern/managerial propriu al ASE i cea referitoare la
operaiunea de autoevaluare a acestuia, dup care transmite aceste documente compartimentului
Arhiv, conform legislaiei i normativelor de arhivare n vigoare.
Art. 30 (1) Atribuiile tuturor conductorilor de structuri din ASE pe linia implementrii SCIM la nivelul
ierarhic pe care l coordoneaz:
a. Aplic principiile controlului intern/ managerial n actul de conducere;
b. Stabilesc obiectivele specifice i indicatorii de performan ai structurii;
c. Coordoneaz inventarierea activitilor din cadrul structurii i dispun stabilirea / inventarierea de
ctre fiecare salariat a activitilor necesare ndeplinirii obiectivelor specifice;
d. Nominalizeaz responsabilii de procese i coordoneaqz i monitorizeaz activitatea acestora;
e. Stabilesc procedurile care trebuie aplicate, n vederea realizrii sarcinilor de serviciu de ctre
executani, n limita competenelor i responsabilitilor specifice, aa cum decurg din atribuiile
structurilor respective;
f. Coordoneaz elaborarea procedurile operaionale la nivelul de competen care le revine;
g. Supun spre aprobare Comisiei proiectele procedurilor operaionale, dup obinerea vizei de
conformitate de la Secretariatul tehnic i avizului de legalitate de la Serviciul Juridic i Contencios
Administrativ;
h. Coordoneaz identificarea, analiza, evaluarea i prioritizarea riscurile care pot afecta atingerea
obiectivelor specifice ale structurii i formuleaz Comisiei propuneri privind msurile de
management al riscurilor;
i. Elaboreaz Registrul de riscuri i l transmit secretariatului tehnic;
13
j. Stabilesc i aplic msurile adecvate de management al riscurilor;
k. Reevalueaz riscurile anual, sau ori de cte ori situaia o impune, semnaleaz apariia unor noi
riscuri i fac propuneri Comisiei n sensul eliminrii sau diminurii acestora;
l. Propun Comisiei noi aciuni sau revizuiri de termene, atunci cnd apar disfuncii n implementarea
msurilor de management al riscurilor;
m. Raporteaz Comisiei riscurile pe care le consider ca fiind imposibil de controlat prin msuri interne
la nivelul fiecrui compartiment, stabilind mecanismele de gestionare a acestora, pe cale ierarhic,
pn la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora;
n. Prezint Comisiei spre avizare Inventarul funciilor sensibile, Lista cu salariaii care ocup
funcii sensibile i Planul pentru asigurarea rotaiei salariailor care ocup funcii sensibile;
o. Monitorizeaz i evalueaz realizarea obiectivelor specifice, analiznd activitile ce se desfoar
n cadrul structurii, prin msurarea i nregistrarea rezultatelor;
p. Informeaz Comisia cu privire la rezultatele verificrilor i ale altor aciuni derulate n cadrul
structurii;
q. Iau msuri pentru mbuntirea sistemului de control managerial din cadrul structurilor pe care le
coordoneaz;
r. Completeaz Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern managerial i transmit acest chestionar la secretariatul tehnic, pentru centralizare i
ntocmirea Situaiei sintetice la nivel ASE;
s. Inventariaz documentele i fluxurile de informaii care intr/ies din structurile coordonate,
respectiv ASE, procesrile care au loc, fluxurile de comunicare ntre compartimente, cu nivelele
ierarhic superioare de management i cu alte entiti publice;
t. Centralizeaz i in evidena procedurilor operaionale i a documentelor cu caracter normativ
aprobate, n format electronic;
u. Pun n aplicare msurile stabilite de Comisie.
(2) Pentru fiecare dintre procesele identificate la nivelul unei structuri, la nivelul tuturor structurilor
organizatorice sunt nominalizai responsabili de procese. Responsabilii de procese au, alturi de atribuiile
specifice postului ocupat, i atribuii de analiz i mbuntire a procesului, respectiv, elaborarea /
revizuirea procedurii operaionale aferente, atribuii de management al riscului (identificare, analiz,
evaluare, control) i participare la elaborarea registrului riscurilor.

B. Compartimentul Managementul Calitii i Control Intern Managerial

Art. 31 (1) Compartimentul Managementul Calitii i Control Intern Managerial, denumit n continuare
compartimentul, este organizat i funcioneaz n subordinea direct a Rectorului ASE i sprijin
managementul organizaiei n ceea ce privete atingerea obiectivelor propuse, prin proiectarea, coordonarea
i monitorizarea permanent a cadrului de control intern / managerial care s permit mbuntirea
proceselor i activitilor din ASE.
(2) Obiectivul general al compartimentului pe linia SMCI l reprezint proiectarea i implementarea, de la
nivelurile strategice la cele operaionale, a procedurilor i activitilor ce conduc la creterea eficienei
actului managerial, raportat la cerinele celor 25 de standarde prevzute n Ordinul 946/2005.
14
(3) Obiectivele specifice ale compartimentului pe linia SCIM sunt urmtoarele:
a. asigurarea suportului necesar pentru ntrirea capacitii administrative i creterea eficacitii
organizaionale a instituiei;
b. asigurarea suportului pentru componentele din structura ASE n vederea dezvoltrii, consolidrii,
implementrii i monitorizrii sistemului de control intern managerial.
Art. 32 Atribuiile i responsabilitile compartimentului pe linia SCIM sunt:
a. Asigur informarea managementului ASE cu privire la legislaia specific sistemului de control
intern / managerial;
b. Formuleaz sugestii ctre managementul instituiei care s asigure eficacitatea i eficiena tuturor
componentelor sistemului de control intern / managerial;
c. Verific respectarea cerinelor legale aplicabile standardelor OMF 946/2005, modificat i
completat;
d. Asigur monitorizarea permanent a Sistemului de control intern / managerial n vederea evalurii
eficacitii i eficienei acestuia de-a lungul timpului;
e. Efectueaz analize ale rezultatelor obinute prin autoevaluare la nivelul componentelor structurale
i asigur ndrumare metodologic pentru implementarea corect a sistemului de control intern /
managerial la nivelul acestora, atunci cnd este cazul;
f. Coordoneaz activitile specifice managementului riscului;
g. Analizeaz problemele identificate, informeaz i propune managementului ASE soluii de
rezolvare a acestora;
h. Propune Rectorului misiuni de control intern, ca urmare a monitorizrii i analizei sistemului de
control intern / managerial de la nivelul componentelor structurale;
i. Particip la toate raportrile ctre organismele de control referitoare la alinierea ASE la cerinele
Codului de control intern/managerial;
j. Asigur elaborarea i actualizarea Programului anual de dezvoltare a Sistemului de control intern /
managerial al ASE;
k. Elaboreaz i actualizeaz proceduri de operaionale i de sistem privitoare la implementarea
sistemului de control intern / managerial;
l. Sprijin activitile de elaborare / revizuire / mbuntire a procedurilor operaionale;
m. Elaboreaz i actualizeaz cel puin anual Registrul Riscului al ASE, pe baza registrelor riscurilor
elaborate la nivelul fiecrei componente structurale din ASE;
n. Coordoneaz activitatea de autoevaluare a gradului de implementare a sistemului de control intern
/ managerial la nivelul componentelor structurale, pentru a se asigura c procesele de management
al riscurilor i de control din ASE sunt adecvate;
o. Asigur ntocmirea i transmiterea ctre MEN a documentaiei prevzute de OMFP 946/2005,
modificat i completat;
p. ntocmete / actualizeaz Decizia Rectorului de numire a Corpului de experi / consultani de
specialitate pentru control intern;
q. ntocmete Decizia Rectorului de numire a unei comisii de control intern;

15
r. Asigur secretariatul isprijin, din punct de vedere logistic, activitatea unei comisii de control
intern;
s. Face propuneri privind pregtirea profesional n domeniul controlului intern / managerial;
t. Asigur secretariatul tehnic al Comisiei SCIM.
Art. 33 (1) Conducerea compartimentului este asigurat de un coordonator de compartiment.
(2) Compartimentul are n structura sa posturi de execuie permanente, cu norm ntreag i un corp de
experi/consultani de specialitate pentru control intern, n calitate de colaboratori, instruii corespunztor
n domeniul profesional i SCIM. Din cadrul corpului de experi / consultani de specialitate se vor selecta
membrii comisiilor de control intern care vor efectua de misiuni de control intern.

C. Corpul de experi/consultani de specialitate pentru control intern

Art. 34 (1) Corpul de experi/consultani de specialitate este format din 20 cadre didactice titulare ASE din
diferite domenii profesionale (financiar, contabilitate, informatic, management, resurse umane, drept,
gestiune, audit finaciar etc.) nominalizai n acest sens i care i asum acest rol.
(2) La solicitarea Rectorului, decanii vor propune persoane care s fac parte din Corpul de experi /
consultani de specialitate. Lista cu propuneri, nsoit de CV-urile persoanelor propuse, va fi naintat
Rectorului.
(3) O comisie format din rector i prorectori va selecta din listele de propuneri membrii Corpului de experi
/ consultani de specialitate. n urma realizrii seleciei, se va emite Decizia Rectorului de numire a Corpului
de experi/consultani de specialitate. Funcia de membru n Corpul de experi/consultani de specialitate
este incompatibil cu cea de membru a Comisiei SCIM.

D. Comisia de control intern

D.1 Constituirea Comisiei de control intern

Art. 35 Rectorul poate declana o misiune de control intern n urmtoarele situaii, enumerarea nefiind
exhaustiv:
a. Cercetarea / verificarea iregularitilor sau posibilelor prejudicii identificate de echipa de audit
intern n realizarea misiunilor de audit public intern, n baza Formularul de constatare i raportare a
iregularitilor elaborat de echipa de audit intern. Conform HG 1086/2013, compartimentul de audit
public intern raporteaz imediat Rectorului i structurii de control intern abilitate iregularitile sau
posibilele prejudicii identificate n realizarea misiunilor de audit public intern. Iregularitile sau
posibilele prejudicii constatate de auditorii interni sunt raportate Rectorului i structurii de control
abilitate, n termen de 3 zile lucrtoare de la constatare. Auditorul intern propune, dup caz,
suspendarea misiunii de audit public intern n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile
prejudicii, cu acordul Rectorului, dac din analiza preliminar a verificrilor efectuate se estimeaz
c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele de audit intern (limitarea accesului, informaii
insuficiente .a.);

16
b. La solicitarea instituiilor / organelor de control superioare (Ministerul Educaiei Naionale,
Ministerul Finanelor Publice, Ministerul de Interne, Direcia Naional Anticorupie, Parchet etc.);
c. La solicitarea Senatului universitar ASE;
d. La solicitarea unui prorector / decan al ASE;
e. La propunerea Compartimentului Managementul Calitii i Control Intern i / sau Comisiei SCIM
ca urmare a monitorizrii i analizei sistemului de control intern / managerial de la nivelul
componentelor structurale;
f. n urma unor sesizri venite din partea comunitii ASE (angajai, studeni, sindicate, comisii
interne);
g. n urma altor tipuri de sesizri (candidai la concurs admitere, candidai la concurs de ocupare a unui
post vacant, prini ai studenilor / candidailor etc.);
Art. 36 (1) n vederea realizrii unei misiuni de control intern se constituie, prin Decizia Rectorului, o
Comisie de control intern, numit n continuare CCI, format din 5 7 membri alei din rndul Corpului
de experi / consultani de specialitate. Membrii CCI trebuie s dein expertiz / competene n domeniul
profesional care face obiectul controlului. Decizia Rectorului de constituire a CCI va nominaliza i
preedintele CCI.
(2) n anumite situaii, pot fi implicai, pe lng membrii Corpului de experi/consultani de specialitate, i
angajai din structura administrativ, n calitate de invitai, cu condiia ca acetia s nu fi fost implicai prin
natura funciei deinute n realizarea, avizarea, coordonarea, supravegherea, aprobarea, controlul, evaluarea
activitilor structurii supuse controlului intern. Decizia Rectorului de constituire a CCI va nominaliza i
persoanele invitate.
(3) n cazuri speciale, cnd resursa uman intern nu poate acoperi problematica de specialitate necesar n
cadrul unei misiuni de control intern, pot fi atrai experi / specialiti din afara ASE, cu expertiz
recunoscut n domeniu, n condiiile legii.
(4) Membrii CCI vor fi remunerai pentru activitatea desfurat, n funcie de volumul activitilor care
fac obiectul misiunii de control. La finalizarea misiunii de control intern, Rectorul va cuantifica volumul
de munc al membrilor CCI n ore convenionale, care vor fi pltite la nivelul tarifului de plata cu ora n
vigoare la momentul efecturii misiuniii de control intern.
(5) Din Comisia de control intern nominalizat pentru efectuarea unei misiuni de control intern nu pot face
parte persoane care, n virtutea funciei pe care o dein, exercit atribuii de control n raport cu structura /
activitatea care face obiectul misiunii de control intern (ierarhic, mutual, ...).
(6) Membrii Comisiei de control intern trebuie s aib o atitudine imparial, s nu aib prejudeci i s
evite conflictele de interese, s i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu
profesionalism i integritate.
(7) Organizarea i desfurarea misiunilor de control, precum i forma acestora se aprob de ctre Rector
numai n condiiile n care acestea nu genereaz conflicte de interese i nu sunt incompatibile cu ndatoririle
membrilor comisiei de control intern. Membrii Comisiei de control intern informeaz Rectorul asupra
oricrei situaii care le poate afecta independena sau obiectivitatea, indiferent dac aceast situaie este
anterioar nceperii misiunii sau survine n timpul desfurrii misiunii de control.
(8) n vederea participrii la misiunea de control, membrii Comisiei de control intern vor completa o
Declaraie de independen. Modelul utilizat este cel similar utilizat de auditorii interni i prevzut de HG
1086/2013.
17
D.2 Organizarea Comisiei de control intern

Art. 37 (1) CCI ndeplinete, potrivit prevederilor prezentului regulament, atribuii de verificare i control
n toate domeniile de activitate ale ASE (procese educaionale, procese suport i administrative).
(2) n vederea aplicrii prezentului regulament se va elabora o procedur operaional privind organizarea
i desfurarea misiunilor de control intern de ctre Compartimentul Managementul Calitii i Control
Intern Managerial.
(3) CCI beneficiaz de independen operaional i funcioneaz n coordonarea direct a Rectorului.
(4) Decizia Rectorului de numire a CCI trebuie s specifice urmtoarele: cadrul / temeiul legal privind
declanarea i realizarea misiunii de control intern, scopul i obiectivele misiunii de control intern, structura
/ structurile / activitile care fac obiectul controlului intern, componena CCI, preedintele comisiei,
perioada efecturii misiunii, perioada supus controlului, limitele de competen, alte elemente necesare
misiunii de control, dup caz.
(5) n exercitarea atribuiilor sale, CCI nu se substituie activitilor specifice atribuite prin dispoziii legale
n competena altor autoriti.
Art. 38 n desfurarea misiunilor de control intern, CCI are urmtoarele atribuiile specifice:
a. Efectueaz aciuni de control intern, la solicitarea Rectorului;
b. Elaboreaz i fundamenteaz din punct de vedere legal rapoartele de control;
c. ntocmete Raportul de control care cuprinde i concluzii n legtur cu aciunile de control
desfurate i msuri pentru remedierea / corectarea disfuncionalitilor i deficienelor constatate
/ abaterilor de la legalitate;
d. Stabilete persoanele care se fac vinovate de nclcarea prevederilor legale;
e. Analizeaz faptele care pot constitui abateri disciplinare i pot face obiectul aplicrii unor sanciuni
disciplinare, svrite de personalul ASE i sesizeaz Comisia de analiz / disciplin, constituit
conform prevederilor legii 53/2003 Codul Muncii i a legii educaiei naionale 1/2011;
f. Preedintele CCI prezint concluziile raportului Rectorului i altor persoane / structuri nominalizate
de Rector;
g. Monitorizeaz respectarea i aplicarea msurilor, aciunilor corective, recomandrilor i
ndrumrilor de specialitate cuprinse n rapoartele de control;
h. Monitorizeaz i evalueaz rezultatele obinute din valorificarea actelor de control proprii;
i. Particip la stabilirea neconformitilor identificate n urma auditurilor interne efectuate pe linie de
control intern;
j. Pe baza rapoartelor ntocmite n urma auditurilor interne, verific modul de eliminare a
neconformitilor identificate, consemnnd concluziile rezultate n aceste rapoarte;

18
k. Cercetarea / verificarea iregularitilor sau posibilelor prejudicii identificate de echipa de audit
intern n realizarea misiunilor de audit public intern i raportate conform prevederilor legale;
l. Furnizeaz feedback prilor implicate n activitatea de control intern;
m. n baza rezultatelor activitii de control, formuleaz propuneri cu privire la completarea i/sau
modificarea cadrului normativ ASE pe care le nainteaz Rectorului;
n. Colaboreaz cu instituii, organe i organisme abilitate ale statului cu atribuii specifice de control,
dac este cazul;
o. CCI ndeplinete orice alte atribuii date n competena sa prin Decizia Rectorului.

D.3 Organizarea i desfurarea misiunilor de control intern

Art. 39 (1) n termen de 2 zile de la emiterea Deciziei Rectorului de declanare a unei misiuni de control
intern, CCI notific structura care va fi verificat n ziua anterioar declanrii misiunii de control, prin
transmiterea unei ntiinri nsoit de o copie de pe Decizia Rectorului.
(2) CCI are acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format electronic, pe care le
consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n Decizia Rectorului.
(3) Personalul de conducere i de execuie din structura verificat are obligaia s ofere documentele i
informaiile solicitate, n termenele stabilite, precum i tot sprijinul necesar desfurrii n bune condiii a
controlului intern.
(4) CCI poate solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate pentru conformitate,
de la persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu structura verificat, iar acestea au obligaia de a le
pune la dispoziie la data solicitat.
(5) Constatrile / concluziile CCI se consemneaz n Raportul de Control Intern i se prezint Rectorului.
(6) Procedura de lucru, modul de contestare a rezultatelor controlului intern, modul de soluionare a
contestaiilor, formularele utilizate precum i alte elemente utile desfurrii misiunilor de control intern
vor fi cuprinse ntr-o procedur operaional elaborat de Compartimentul Managementul Calitii i
Control Intern Managerial.
(7) n cazul unor nclcri grave ale prevederilor legale, raportul de control intern, anexele i documentele
care justific constatrile i msurile aprobate de Rector se transmit organelor de cercetare penal abilitate.
(8) Rapoartele de control intern vor fi considerate confideniale pn la aprobarea concluziilor i msurilor
propuse i pn la avizarea spre aducere la cunotin public i/sau factorilor interesai de ctre Rector.
(9) n cazul n care asupra membrilor CCI se exercit orice fel de presiuni, acetia sunt obligai s anune
de ndat, n scris, Rectorul, pentru a dispune msuri n consecin.

E. Compartimentul de audit public intern

Art. 40 Activitatea Biroului Audit Intern se desfoar n conformitate cu prevederile specifice n vigoare:
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, modificat i completat i HG nr. 1086/2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, modificat i completat.

19
Art. 41 Auditul public intern reprezint activitatea funcional-independent i obiectiv, de asigurare i
consiliere, conceput s adauge valoare i s mbunteasc activitile ASE; ajut ASE s i
ndeplineasc obiectivele, printr-o abordare sistematic i metodic, evalueaz i mbuntete eficiena i
eficacitatea managementului riscului, a controlului i a proceselor de guvernan, conform definiiei date
de cadrul normativ n vigoare.
Art. 42 (1) Auditul public intern este o component a sistemului de control intern/managerial, organizat
distinct, n subordinea direct a Rectorului i care, prin atribuiile sale, nu trebuie s fie implicat n vreun
fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le poate audita.
(2) eful compartimentului de audit public intern particip, n msura n care se solicit acest lucru, la
reuniunile conducerii ASE sau ale oricrei altei comisii, oricrui altui consiliu sau comitet cu atribuii n
domeniul guvernanei entitii, managementului riscului i controlului.
(3) Auditorii interni trebuie s raporteze imediat, pe linie ierarhic, orice indicii de fraud sau iregularitate
semnificativ constatat cu ocazia misiunii de audit, nefiind n sarcina auditorilor interni s investigheze
frauda sau s efectueze cercetri administrative n vederea recuperrii unor prejudicii sau stabilirii
persoanelor vinovate
(4) Reprezint abaterea semnificativ de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile
legale, aplicabile activitii/aciunii auditate, rezultat dintr-o aciune sau omisiune care are sau ar putea
avea efectul prejudicierii bugetului ASE sau posibilele indicii de fraud. O abatere de la prevederile
normative i procedurale aplicabile activitii/aciunii auditate are caracter de iregularitate dac auditorii
consider c poate avea un impact major imediat asupra obiectivelor, patrimoniului sau imaginii ASE,
impunndu-se, n funcie de circumstane, luarea de msuri imediate de investigare sau corectare de ctre
persoanele n drept, fr a se mai atepta parcurgerea normal a etapelor unei misiuni de audit public intern.

F. Controlul financiar preventiv

Art. 43 Controlul financiar preventiv se desfoar n conformitate cu prevederile specifice n vigoare: OG


nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, modificat i completat
i OMFP nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care
desfoar activitatea de control financiar preventiv propriu, modificat i completat.
Art. 44 Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operaiuni care nu respect
condiiile de legalitate i regularitate i/sau, dup caz, de ncadrare n limitele i destinaia creditelor
bugetare i de angajament i prin a cror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public i/sau fondurile
publice.
Art. 45 (1) Controlul financiar preventiv se exercit asupra documentelor n care sunt consemnate
operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea s devin acte juridice, prin aprobarea lor de ctre titularul de
drept al competenei sau de ctre titularul unei competene delegate n condiiile legii. Nu intr n sfera
controlului financiar preventiv analiza i certificarea situaiilor financiare i/sau patrimoniale i nici
verificarea operaiunilor deja efectuate.
(2) Controlul financiar preventiv al operaiunilor se exercit pe baza actelor i/sau a documentelor
justificative certificate n privina realitii, regularitii i legalitii de ctre conductorii compartimentelor
de specialitate emitente.

20
G. Controlul de gestiune

Art. 46 Controlul de gestiune este gestionat de o structur organizatoric din cadrul Direciei Economice i
se desfoar n conformitate cu prevederile OMFP 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii,
modificat i completat.

H. Serviciul juridic i contencios administrativ

Art. 47 Serviciul juridic i contencios administrativ are urmtoarele atribuii pe linia SCIM:
a. Centralizeaz, ine evidena i pstreaz n original toate documentele care compun cadrul normativ
al ASE (regulamente, metodologii, instruciuni etc.), aprobate la nivel de Consiliu de Administraie
i Senat universitar;
b. Elaboreaz procedura operaional Elaborarea, aprobarea, actualizarea, gestionarea i arhivarea
documentelor cu caracter normativ din ASE;
c. Examineaz sub aspectul legalitii i acord avizul de legalitate pentru toate documentelor
normative ntocmite, anterior trimiterii n Consiliul de Administraie i Senat n vederea avizrii /
aprobrii;
d. Examineaz sub aspectul legalitii i acord avizul de legalitate pentru toate procedurile
operaionale i de sistem SCIM ntocmite, anterior trimiterii n Comisia SCIM n vederea aprobrii.

I. Comisia de analiz pentru cercetarea abaterilor disciplinare


Art. 48 (1) Comisia de analiz pentru cercetarea abaterilor disciplinare se constituie, n conformitate cu
prevederile art. 247 252 din Legea nr. 53/2003 Codul Muncii, republicat , modificat i completat i a
art. 312 317 din Legea nr. 1/2011 a educaiei naionale, modificat i completat, pentru investigarea
abaterilor disciplinare svrite de personalul didactic, personalul din cercetare sau personalul
administrativ.
(2) Comisia de analiz este format din 3-5 membri, cadre didactice care au funcia didactic cel puin egal
cu a celui care a svrit abaterea i un reprezentant al organizaiei sindicale.
(3) Sanciunea disciplinar se aplic numai dup efectuarea cercetrii faptei sesizate, audierea celui n cauz
i verificarea susinerilor fcute de acesta n aprare.
(4) Rspunderea patrimonial a personalului didactic, de cercetare i didactic auxiliar se stabilete potrivit
legislaiei muncii. Msurile pentru recuperarea pagubelor i a prejudiciilor se iau potrivit legislaiei muncii.
(5) Constituirea, organizarea i funcionarea comisiilor de analiz precum i modalitile de sancionare a
personalului se vor reglementa printr-o metodologie proprie elaborat la nivelul Direciei Resurse Umane,
avizat de Consiliul de Administraie i aprobat de Senatul ASE, conform prevederilor art. 39 (11) din
Carta ASE i art. 213 (2) lit. m). Pentru punerea n aplicare a metodologiei respective, Direcia Resurse
Umane va elabora o procedur operaional referitoare la sancionarea personalului.

21
J. Comisia de etic i deontologie profesional

Art. 49 (1) La nivelul ASE funcioneaz comisia de etic universitar care funcioneaz n baza
regulamentului propriu aprobat de ctre Senatul ASE
(2) Structura i componena comisiei de etic universitar este propus de consiliul de administraie, avizat
de senatul universitar i aprobat de rector. Membrii comisiei sunt persoane cu prestigiu profesional i
autoritate moral. Nu pot fi membri ai comisiei de etic universitar persoanele care ocup vreuna dintre
funciile: rector, prorector, decan, prodecan, director general administrativ, director de departament sau de
unitate de cercetare-dezvoltare, proiectare, microproducie.
(3) Atribuiile Comisei de etic universitar sunt prevzute n Codul de etic i deontologie profesional,
parte a Cartei ASE, la art. 86.
Art. 50 (1) Orice persoan, din universitate sau din afara universitii, poate sesiza Comisiei de etic
universitar abateri svrite de membri ai comunitii universitare.
(2) Comisia de etic universitar pstreaz confidenial identitatea autorului sesizrii.
Art. 51 n urma unei sesizri, comisia de etic universitar demareaz procedurile stabilite de Codul de
etic i deontologie universitar, respectiv de Legea nr. 206/2004, cu modificrile i completrile ulterioare.
Comisia rspunde autorului sesizrii n termen de 30 de zile de la primirea sesizrii i i comunic acestuia
rezultatul procedurilor, dup ncheierea acestora.

Capitolul III
Dispoziii tranzitorii i finale

Art. 52 ntregul personal al ASE pune n aplicare msurile stabilite pentru implementarea i dezvoltarea
sistemului de control intern/managerial.
Art. 53 n termen de 60 de zile de la aprobarea prezentului regulament, se vor elabora, de ctre structurile
nominalizate, metodologiile i procedurile operaionale i de sistem prevzute de prezentul regulament.

Prezentul regulament a fost aprobat n edina Senatului ASE din data de 10 decembrie 2014.

Rector, Preedinte Senat Universitar,


Prof. univ. dr. Pavel Nstase Prof. univ. dr. Rzvan Zaharia

22