ANEXA IV LA CONTRACTUL DE FINANARE INSTRUCIUNI DE PLAT PENTRU BENEFICIARII

MSURII 19 SUBMSURA 19.4

INSTRUCIUNI DE PLAT PENTRU BENEFICIARII SUBMSURII 19.4

A. INFORMAII CU CARACTER GENERAL

Dosarul Cererii de Plat se depune de beneficiar la Centrul Regional pentru Finanarea

Investiiilor Rurale, n dou exemplare pe suport de hrtie, la care ataeaz pe suport
magnetic documentele ntocmite de beneficiar. Dosarul Cererii de Plat trebuie s cuprind
urmtoarele documente justificative:
Cererea de plat i anexa Identificarea financiar (emis cu maximum apte zile
calendaristice anterior depunerii DCP);
Raportul de asigurare ntocmit de un auditor calificat, la care se va ataa o list n
care vor fi menionate toate documentele justificative de plat, att pentru
cheltuielile externalizate, ct i neexternalizate (facturi, devize financiare, procese
verbale de predare primire/recepie, ordine de plat, extrase de cont, chitane,
contracte, ordine de deplasare, bonuri fiscale etc.);
Pentru toate cheltuielile, documentele justificative de plat trebuie s fie ataate fizic
(n copie);
Declaraia de cheltuieli (att pentru cheltuielile externalizate, ct i pentru
cheltuielile neexternalizate);
Procese verbale de predare primire a serviciilor achiziionate (unde este cazul)
(pentru cheltuielile externalizate);
Devizele financiare pentru servicii (pentru cheltuielile externalizate);
Procese verbale de recepie i de punere n funciune (dac este cazul) a bunurilor
achiziionate (pentru cheltuielile externalizate);
Copiile Declaraiilor vamale (pentru importurile directe) (pentru cheltuielile
externalizate);
Declaraia pe propria rspundere a beneficiarului;
Alte documente justificative (se vor specifica dup caz).

Beneficiarul trebuie s prezinte la depunere i originalele documentelor justificative de plat

ataate la Declaraia de cheltuieli (facturi, ordine de plat sau documente doveditoare cu
valoare echivalent, extrase de cont), pentru cheltuielile externalizate.

Modelele de formulare care trebuie completate de beneficiar (Cererea de plat, Identificarea

financiar, Declaraia de cheltuieli, Raportul de asigurare, Declaraia pe propria rspundere a
beneficiarului) sunt disponibile la CRFIR sau pe site-ul AFIR (www.afir.info).

Anual, beneficiarul va depune la CI SLIN CRFIR, Declaraia de ealonare a depunerii

Dosarelor Cererilor de Plat AP 0.1L. Pentru anul 2016, Declaraia se va depune n maximum
10 zile lucrtoare de la semnarea Contractului de finanare pentru tranele de plat aferente
anului 2016. ncepnd cu anul 2017, Declaraia se va depune n primele 10 zile lucrtoare ale
lunii ianuarie, pentru tranele de plat aferente anului calendaristic respectiv.
n cazul n care Declaraia de ealonare "iniial" nu a fost depus n termen, aceasta se
poate depune odat cu depunerea primului Dosar Cerere de Plat. Orice modificare
(prelungire termen sau modificare valoare) a Declaraiei de ealonare a depunerii Dosarelor
Cererilor de Plat se va face numai n condiii excepionale, n baza unui Memoriu justificativ.
n acest caz, beneficiarul va depune o Declaraie de ealonare a depunerii Dosarelor Cererilor
de Plat AP 0.1L rectificat.

Beneficiarul poate solicita decontarea cheltuielilor efectuate aferente Contractului de

finanare n trane de plat care se depun periodic (conform prevederilor PNDR n vigoare la
data depunerii Dosarului Cererii de Plat).

Dosarul Cererii de Plat este depus n maximum 15 zile lucrtoare de la data ntocmirii
Raportului de Asigurare, pentru cheltuielile realizate n perioada precedent.

n cazul n care Cererea de Plat cuprinde i cheltuieli specifice Capitolelor III (parial) VI,
respectiv:
instruirea i/sau dezvoltarea competenelor angajailor GAL privind implementarea
SDL;
instruirea liderilor locali din teritoriul GAL privind implementarea SDL prin seminarii i
grupuri de lucru;
animare (activiti de promovare sau informare);
participarea la activitile reelei naionale i Reelei Europene de Dezvoltare Rural;
deplasri pentru implementarea SDL;
organizarea de trguri, srbtori locale etc.,

Dosarul Cererii de Plat poate fi depus numai dac, anterior depunerii acestuia, OJFIR a
avizat Raportul intermediar/final de activitate care cuprinde cheltuielile solicitate la plat.

De asemenea, pentru depunerea primului dosar de plat, se vor avea n vedere prevederile
HG nr. 226/2015, cu modificrile i completrile ulterioare, n vigoare la data depunerii
Dosarului Cererii de Plat.

n cazul n care beneficiarul opteaz pentru plata avansului, conform Contractului de

finanare/Actului adiional, acesta va depune Declaratia de esalonare a depunerii Dosarelor
Cererilor de Plata AP 0.1L (Modulul Avans) n termen de maximum 60 de zile calendaristice
de la semnarea Contractului de finanare/Actului adiional pentru acordarea avansului. n
acest caz, depunerea primei Declaraii de ealonare a depunerii Dosarelor Cererilor de Plata
AP 0.1L (Modulul trane de plat) rectificat se va realiza fr a mai depune un Memoriu
justificativ.

Pentru decontarea avansului, beneficiarul va depune urmtoarele documente:

Cerere de plat AP 1.1L Avans i anexa Identificarea financiar (emis cu
maximum apte zile calendaristice anterior depunerii DCP);
Garania financiar/polia de asigurare n original eliberat de o instituie financiar
bancar sau nebancar, n condiiile legale prevzute n vigoare la momentul eliberrii
acestora.
Declaraia pe proprie rspundere a beneficiarului;
 Alte documente (dup caz).

Garania financiar trebuie s acopere 100% din valoarea avansului menionat n Contractul
de finanare/Actul adiional (n conformitate cu art. 45 (4) i art. 63 ale Regulamentului (CE)
nr. 1305/2013. Aceasta trebuie emis pentru beneficiarul finanrii, n favoarea Ageniei
pentru Finanarea Investiiilor Rurale. Garania financiar trebuie s fie valabil pe perioada
duratei de execuie a Contractului de finanare, inclusiv termenul de 90 zile aferent plii
ultimei trane din Contractul de finanare.

Garania poate fi prezentat i sub form de poli de asigurare eliberat de o societate de

asigurri, autorizat potrivit legislaiei n vigoare.

Avansul se recupereaz la ultima tran de plat aferent Contractului de finanare. Pentru

proiectele care au beneficiat de avans, valoarea finanrii nerambursabile solicitat de
beneficiar pentru decontare la ultima tran de plat trebuie s acopere cel puin valoarea
avansului acordat. n cazul n care, la ultima tran de plat, avansul acordat nu a fost
justificat/justificat integral, contravaloarea avansului nejustificat se va recupera conform
legislaiei n vigoare.

Decontarea TVA de la Bugetul de stat se poate solicita dac beneficiarul se ncadreaz n

prevederile OUG nr. 49/2015 i a solicitat modificarea corespunztoare a Contractului de
finanare, conform dispoziiilor Manualului de procedur i a Ghidului de implementare.
Dosarele Cererilor de Plat pentru rambursarea TVA (dac este cazul), aferent cheltuielilor
eligibile, se pot depune simultan cu DCP aferente valorii publice eligibile.

Beneficiarul trebuie s se asigure c valoarea cheltuielilor solicitate spre rambursare se

ncadreaz n limitele valorice ale capitolelor bugetare din Bugetul indicativ, completnd n
Declaraia de cheltuieli ataat la Dosarul Cererii de Plat ncadrarea pe capitole bugetare a
cheltuielilor solicitate la plat. Cheltuielile care depesc aceste limite valorice sunt
considerate neeligibile din FEADR i vor fi suportate integral de ctre beneficiar.

Dosarul Cererii de Plat trebuie s aib opis, iar documentele pe care le conine
trebuie numerotate i semnate de ctre beneficiar.
Referinele din opis trebuie s corespund cu numrul paginii la care se afl
documentele din dosar. Beneficiarul va face meniunea la sfritul dosarului: ,,Acest
dosar conine . pagini, numerotate de la 1 la .
Pe fiecare pagin din Dosarul Cererii de Plat trebuie s apar meniunea Program
FEADR. Copiile documentelor care sunt ataate Dosarului Cererii de Plat trebuie s
fie lizibile, avnd meniunea Conform cu originalul.
Cheltuiala externalizat reprezint cheltuiala aferent bunurilor/serviciilor necesare
desfurarii proiectului i care au fost achiziionate de la teri conform Instruciunilor
privind achiziiile.
Toate documentele din Dosarul Cererii de Plat care au regim de document tipizat vor
respecta prevederile legale.

Facturile emise trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

 s aib formatul prevzut de actele normative n vigoare i s fie
completate n conformitate cu acestea;
data nscris pe factur nu este anterioar datei semnrii Contractului de
finanare cu AFIR i datei semnrii contractelor de achiziii;
s fie menionate numrul, data i/sau obiectul contractului de achiziii
pentru servicii/bunuri, n baza crora au fost emise.

Dac ntr-o factur sunt incluse cheltuielile aferente mai multor categorii de cheltuieli, se va
specifica detaliat, valoarea aferent fiecarei categorii de cheltuieli. Dac nu a fost specificat
pe factur, aceasta va fi nsoit de o anex cu detalierea acestor cheltuieli, care trebuie s
conin datele de identificare ale beneficiarului, s fie semnat i tampilat 1 (dup caz) de
emitentul facturii, precum i de beneficiar 2.

n cazul achiziiei de servicii, dac au fost emise mai multe facturi, valoarea tuturor facturilor
trebuie s fie egal cu valoarea din contractul de servicii ncheiat i din devizul financiar de
servicii aferent acestuia.

Documentele de plat trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

documentul de plat confirm c plata nu s-a efectuat n numerar*;
documentele de plat sunt emise ulterior datei semnrii Contractului de
finanare cu AFIR ;
documentele de plat sunt emise ulterior semnrii contractului de
achiziii;
s aib semntura i tampila bncii emitente i semntura
beneficiarului proiectului, exceptnd documentele de plat aferente plilor
electronice;
s menioneze n clar numrul facturii sau contractului pe care le achit;
contul i banca beneficiarului plii corespund cu datele din contractul
de achiziii sau din adresa de la banc privind contul bancar al furnizorului;
CEC-urile/biletele la ordin trebuie s fie emise de beneficiarul
proiectului, n numele furnizorului, fr s fie girate ctre teri. Acestea trebuie s
fie nsoite de Borderourile de ncasare a CEC-urilor/biletelor la ordin, care trebuie
s fie tampilate i semnate de banc.

n cazul n care plata se efectueaz prin acreditiv extern, trebuie ca la Dosarul Cererii de Plat
beneficiarul s ataeze copii dup toate documentele solicitate de banc pentru transferul
sumelor respective (conform contractului de credit).

Pentru plile efectuate prin Trezorerie nu este necesar ataarea documentelor de plat.
Pentru acestea se vor ataa obligatoriu extrasele de cont.

1
Conform Ordonanei Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor msuri fiscal-bugetare i modificarea
i completarea unor acte normative, art V, alin. 1 i 2: ,,persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat,
precum i entitile fr personalitate juridic nu au obligaia de a aplica tampila pe declaraii, cereri sau orice
alte documente depuse la instituiile sau autoritile publice i, totodat, ,,nu au obligaia de a aplica tampila
pe documente sau orice alte nscrisuri emise n relaia dintre acestea.
2
Idem
*Pentru cheltuielile neexternalizate privind chiria sediului, utilitile, cazarea, diurna,
transportul neexternalizat rutier/feroviar/aerian (biletele sunt achiziionate direct de la firma
de transport), alte costuri privind abonamentele/costuri tip abonament, se poate accepta i
plata n numerar. Cheltuielile cu salariile personalului din cadrul GAL-ului nu fac parte din
categoria cheltuielilor pentru care se accepta plata n numerar.

Extrasele de cont trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

s fie datate i stampilate de banca (trezoreria) beneficiarului finanrii;
s ateste, valoric i ca dat, efectuarea plilor din
documentul/documentele de plat corespondente;
s se mentioneze n clar numrul facturii care se achit cu documentul
de plat;
numele, contul i banca beneficiarului plii corespund cu datele din
contractul de achiziii sau din adresa furnizorului privind contul bancar al acestuia.

Plile n cadrul unui contract de achiziii trebuie efectuate conform clauzelor

contractuale la termenele i valorile stabilite.
Bunurile livrate/serviciile prestate trebuie s corespund cantitativ, calitativ i valoric
ofertelor ctigtoare care au stat la baza contractelor de achiziii incheiate ntre
beneficiar si furnizori.
Pentru bunurile importate direct de la furnizor, factura trebuie nsoit de Declaraia
vamal, iar valoarea n euro din factur trebuie s fie aceeai cu valoarea n euro a
acestor bunuri din Declaraia vamal la data nregistrrii n vam.
Pentru toate documentele incluse n Dosarul Cererii de Plat, redactate n alte limbi,
se va anexa o traducere n limba romn realizat fie de un traductor autorizat, fie
de beneficiar (caz n care pe traducere acesta va face meniunea mi asum
rspunderea privind corectitudinea traducerii i va semna).
Termenul de depunere pentru prima tran de plat este de 12 luni de la data
semnrii Contractului de finanare, sub sanciunea rezilierii acestuia. Acest termen
poate fi prelungit cu maximum 3 luni, fr aplicarea de penaliti, pe baza unui
memoriu justificativ aprobat de AFIR.
Ultima cerere de plat trebuie depus nainte de data limit precizat n Contractul de
finanare/Actele adiionale (n maximum 30 de zile calendaristice de la finalizarea
duratei de implementare a Contractului de finanare, respectiv cu cel puin 90 de zile
calendaristice nainte de expirarea duratei de valabilitate menionat n contractul de
finanare/actul adiional n cazul ultimului Contract de finanare).
Nerespectarea clauzelor contractuale i a termenelor de finalizare a serviciilor,
asumate prin Contractul de finanare, poate conduce la rezilierea acestuia i implicit
la constituirea de debite pentru sumele pltite pn la momentul rezilierii
contractului.
Beneficiarul va fi informat n ceea ce privete suma autorizat la plat i cheltuielile
respinse, precum i motivul respingerii.

B. INFORMAII CU CARACTER PUNCTUAL:

 Cererea de plat trebuie sa fie completat, datat, semnat (cu numele menionat n
clar) i tampilat3 de beneficiar, avnd toate datele de identificare ale beneficiarului
proiectului. Anexa la Cererea de plat Identificarea financiar n original, trebuie sa
fie emis cu cel mult 7 zile calendaristice nainte de data depunerii cererii de plat, s
fie completat, datat, semnat i tampilat de banca/trezoreria beneficiarului
finanrii, precum i datat i semnat de titularul contului.
Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului trebuie completat, datat,
semnat i tampilat4 de beneficiar (la fiecare cerere de plat).
Alte documente justificative specificate (dup caz) n cererea de plat trebuie datate,
semnate i tampilate5 de emitent.
Raportul de asigurare trebuie s fie semnat i tampilat 6 de auditorul care l-a
ntocmit.

Raportul de asigurare trebuie s fie elaborat de un auditor autorizat n urma realizrii unei
misiuni de asigurare rezonabil conform Standardului internaional privind misiunile de
asigurare ISAE 3000 Misiunile de asigurare altele dect auditurile sau revizuirile
informaiilor financiare istorice.

Auditorul trebuie s ofere asigurarea asupra faptului c toate cheltuielile aferente realizrii
activitilor care fac obiectul Contractului de finantare i care au fost menionate n Raportul
de activitate intermediar/final avizat de ctre OJFIR, au fost efectuate n mod real i
nregistrate corect n contabilitatea beneficiarului i sunt n conformitate cu prevederile
legale.

n Raportul de asigurare trebuie s se menioneze:

perioada de realizare a cheltuielilor aferente cererii de plat, precum i perioada de
realizare efectiv a plilor aferente;
cheltuielile efectuate i pltite de beneficiar care au fost corect nregistrate n
contabilitatea acestuia pentru fiecare activitate care face obiectul Contractului de
finanare i care este, dup caz, menionat n Raportul de activitate intermediar/final
avizat de ctre OJFIR;
cheltuielile sunt efectuate i pltite conform liniilor bugetare din Bugetul indicativ;
pentru activitile pentru care se solicit Raport intermediar/final de activitate,
Raportul a fost avizat de OJFIR nainte de depunerea Cererii de Plat, iar cheltuielile
trebuie s fie aferente activitilor menionate n raportul intermediar/final;
documentele (facturi, documente de plat, extrase de cont, contracte etc.) n baza
crora au fost verificate i certificate cheltuielile facturate;
documentele justificative menionate i n Lista centralizatoare ataat la Raportul de
asigurare trebuie s fie menionate n Raportul de asigurare i s fie emise pentru
beneficiarul finanrii;

3
Dup caz, conform Ordonanei Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor msuri fiscal-bugetare i
modificarea i completarea unor acte normative, art V, alin. 1 i 2.
4
Idem
5
Idem
6
Idem
 cheltuielile solicitate la plat se regsesc n Raportul de asigurare, sunt incluse n lista
cheltuielilor eligibile i corespund activitilor eligibile n cadrul Sub-msurii 19.4/au
fost incluse ntr-un Raport de activitate avizat, dup caz;
valoarea solicitat la plat se ncadreaz n valoarea menionat la fiecare din
categoriile de cheltuieli eligibile din Bugetul indicativ;
bunurile/serviciile facturate i solicitate la plat corespund cu cele prevzute n
contractul de achiziie, precum i n Procesele verbale de predare-primire/recepie
(pentru cheltuielile externalizate);
cantitile i preurile bunurilor/serviciilor corespund cu cele din oferta ctigtoare i
contractul de achiziie ncheiat de ctre beneficiar (pentru cheltuielile externalizate).

Declaratia de cheltuieli trebuie s fie completat, datat, semnat i tampilat 7 de

beneficiarul proiectului.
Declaraiile vamale pentru importurile directe de bunuri achiziionate sunt ataate la
facturi (acolo unde este cazul). Aceste documente trebuie semnate de autoritatea
emitent (importul reprezint intrarea de bunuri din afara spaiului comunitar).
Procesele verbale de recepie i de punere n funciune (dac este cazul) a
bunurilor achiziionate trebuie completate, datate, semnate i tampilate8 de
furnizorul de bunuri i beneficiar.
Procesele verbale de predare primire a serviciilor achizitionate trebuie
completate, datate, semnate i tampilate9 de beneficiar i furnizorul de servicii.
Devizele financiare pentru serviciile achiziionate trebuie s fie datate i semnate de
furnizorul de servicii i beneficiar. Acestea trebuie s fie n conformitate cu ofertele
financiare prezentate de furnizorul de servicii i declarate ctigtoare.

Beneficiarul are obligaia de a ine o eviden contabil analitic pentru proiectul finanat
prin Programul FEADR.

Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia experilor verificatori din cadrul AFIR documente
suplimentare n cazul n care acestea sunt solicitate.

Dac n urma verificrii Dosarelor Cererilor de Plat beneficiarul nu este de acord cu

cheltuielile declarate eligibile i decontate, acesta poate depune la CRFIR de care aparine, n
termen de 5 zile lucrtoare de la primirea Notificrii beneficiarului cu privire la confirmarea
plii, o adres prin care s conteste modul de verificare a eligibilitii cheltuielilor.

Pentru beneficiarii care pot solicita rambursarea TVA de la bugetul de stat n conformitate cu
OUG nr. 49/2015, dac cele dou Dosare Cerere de Plat (pentru o anumit tran de plat i
pentru TVA aferent) sunt depuse concomitent, verificarea acestora (att n cazul eantionului
la nivelul DATLIN ct i cele depuse la nivelul CRFIR) se realizeaz n acelai timp.

n situaia n care Dosarul Cererii de Plat pentru TVA se depune ulterior verificrii i
autorizrii tranei de plat aferente, Dosarul Cererii de plat pentru TVA nu mai face obiectul

7
Dup caz, conform Ordonanei Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor msuri fiscal-bugetare i
modificarea i completarea unor acte normative, art V, alin. 1 i 2.
8
Idem
9
Idem
verificrii pe eantion, iar verificarea acestuia i autorizarea sumei eligibile aferente se
realizeaz numai la nivelul CRFIR.

Atenie! Conform prevederilor fiei tehnice a Msurii 19 din cadrul PNDR 2014 2020, la
nivelul fiecrei strategii de dezvoltare local, costurile de funcionare i de animare pentru
fiecare SDL nu trebuie s depeasc 20% (25% pentru Delta Dunrii) din costurile publice
totale efectuate pentru aceast strategie. n cazul n care n cadrul SDL aprobat, cheltuielile
de funcionare au fost bugetate la o pondere mai mic dect maximul permis, aceast
pondere maxim va fi obligatorie n implementarea Sub-msurii 19.4 i nu se va accepta
depirea procentului i a sumei alocate.

n vederea respectrii acestor prevederi, beneficiarii vor avea n vedere faptul c la nivelul
CRFIR/AFIR se vor realiza urmtoarele verificri:
pentru primul Contract de finanare, la fiecare cerere de plat (cu excepia cererii de
plat pentru avans) se va verifica dac suma solicitat la plat, cumulat cu plile
efectuate anterior n cadrul Sub-msurii 19.4 nu depete procentul maxim aferent
cheltuielilor de funcionare aprobat prin SDL (i nu mai mult de 20%/25% pentru zona
Deltei Dunrii) raportat la valoarea public contractat n cadrul SDL (Sub-msurile
19.2 i 19.4);
pentru cel de-al doilea Contract de finanare subsecvent:
o la fiecare cerere de plat (cu excepia cererii de plat pentru avans i a ultimei
trane de plat) se va verifica dac suma solicitat la plat, cumulat cu plile
efectuate anterior n cadrul Sub-msurii 19.4 nu depete procentul maxim
aferent cheltuielilor de funcionare aprobat prin SDL (i nu mai mult de
20%/25% pentru zona Deltei Dunrii) raportat la valoarea public contractat
n cadrul SDL (Sub-msurile 19.2 i 19.4);
o la ultima cerere de plat se va verifica dac suma solicitat la plat, cumulat
cu plile efectuate anterior n Sub-msurii 19.4 nu depete procentul
maxim aferent cheltuielilor de funcionare aprobat prin SDL (i nu mai mult de
20%/25% pentru zona Deltei Dunrii) raportat la valoarea public pltit n
cadrul SDL (Sub-msurile 19.2 i 19.4);
pentru cel de-al treilea Contract de finanare subsecvent, la fiecare cerere de plat
(cu excepia cererii de plat pentru avans) se va verifica dac suma solicitat la plat,
cumulat cu plile efectuate anterior n Sub-msurii 19.4 nu depete procentul
maxim aferent cheltuielilor de funcionare aprobat prin SDL (i nu mai mult de
20%/25% pentru zona Deltei Dunrii) raportat la valoarea public pltit n cadrul SDL
(Sub-msurile 19.2 i 19.4).

Prevederile prezentei se completeaz cu prevederile Manualului de procedur pentru

Implementare - Seciunea II Autorizare pli (Cod manual: M 01 02), ale Manualului de
procedur i a Ghidului pentru implementarea Sub-msurii 19.4. Beneficiarul i asum
cunoaterea i respectarea prevederilor acestor documente emise de AFIR, n forma
actualizat, n vigoare la momentul realizrii fiecrei activiti.