Tema 11: Procesul de comunicare si sistemul informational

11.1 Sistemul informational: definirea si elementele

11.2 Comunicarea: notiune, process si tipologie
11.3 Barierele procesului de comunicare
11.4 Retele de comunicare

11.1 Sistemul informational: definirea si elementele

Sistemul informational (S.I.) reprezinta totalitatea metodelor, procedurilor si mijloacelor
folosite in procesul informational, care reprezinta ansamblul operatiilor de culegere, transmitere
si prelucrare a datelor, sistematizare, analiza, pastrare si valorificare a informatiilor.
Rolul sistemului informational const n acordarea informatiei necesare diagnosticului situatiei
din organizatie i reprezinta o premiz a deciziilor ce trebuie adoptate: reprezint instrument de
intrire a disciplinei i sporirii a responsabilitii.
Principalele componente ale sistemului informational:
1. Data descrierea cifrica sau letrica a unor aciuni, procese, i fenomene referitoare la
firm.
2. Informaia sunt acele date care aduc beneficiarului un spor de cunostine referitor la
organizaie i mediul ei i care ofera elemente de noutate.
3. Circuitul informaional - este traiectoriul parcurs de date i informatii de la emitaor la
receptor.
4. Fluxul informaional este cantitatea de informaie vehiculata intre 2 elemente ale
sistemului. Fluxul se caracterizeaz prin viteza, frecven, form sau configuraie.
5. Purtatorii de informaii sunt mijloace cu ajutorul crora sunt vehiculate si pstrate
informaiile.
Purtatorii de informaie:
a) Documente primare
b) Documente de evidena tehnico-operativa
c) Dischete, discuri
6. Mijloacele tehnice care se grupeaz:
a) De colectare a datelor (contoare, masini de fixat)
b) De prelucrare a datelor (calculatoare)
c) De trasmitere a informatiei
7. Operatii pot fi:
a) Manuale
b) Mecanizate
c) Automatizate
 Funciile sistemului informaional:
1. Funcia de documentare (informare) se inregistreaz i vehiculeaz astfel de
informaii care servesc imbogairii cunostinelor personalului i pot fi folosite
ulterior.
2. Funcia decizionala adic asigur componentele organizaiei cu ansamblul
informaiilor necesare pentru iniierea, fundamentarea i adoptarea deciziiilor de
comducere cu elementele necesare lurii deciziei
3. Funcia operational de facilitare a procesului de activitate, asigurarea
personalului cu ansamblul de informaii necesare realizrii actiunilor implicate de
executarea sarcinilor.
Forme de sisteme informaionale :
1. S.I tradiional cnd organele umane de sim sunt utilizate pentru primirea
semnalelor din exterior i transformarea lor in informaie necesar la
adoptarea deciziilor. Astfel fiecare om poate fi privit ca un S.I tradiional.
2. S.I pe purttori de hirtie permit pastrarea informaiei, accesul la ea i este
posibilitatea de a urmri deplasarea ei.
3. S.I computerizate (sisteme informatice) cnd se utilizeaza mijloace
electronice de culegere, prelucrare i stocare.
In raport cu funciile executate avem astfel de tipuri de sisteme informatice:
A. Sisteme informatice operaionale care asigura desfsurarea curent a operaiunilor
(tranzaciilor) i adoptarea deciziilor de ctre managerii de nivel inferior. Ele prelucreaza
datele generate de tranzaciile efectuate.
1. Sisteme de prelucrare a tranzaciilor inregistreaz i prelucreaz toate operaiile
curente cum ar fi evidena vinzrilor, achiziiile de la furnizori, rezervele la depozit,
plata salariilor la angajai. Aceste sisteme acumuleaz datele iniiale i genereaz
documentaia necesar.
2. Sisteme de control asupra procesului de producie presupune monitorizarea i
controlul procesului de transformare a resurselor in bunuri.
3. Sisteme automate de oficiu care au menirea de a transforma pe supori
electronici procedurile manuale (pota electronica, evidena plailor etc.)
B. Sisteme informatice de management sisteme computerizate ce asigur informaia
necesar pentru luarea deciziilor de conducere.
1. Sisteme informaionale de raportare asigur managerii cu rapoarte necesare
pentru adoptarea deciziilor cotidiene.
2. Sisteme de sustinere a procesului de adoptare a deciziilor SI computerizate
interactive n care se utilizeaza diferite modele de adoptare a deciziilor ce permit
utilizatorilor de a primi raspuns la intrebarea: ce vom obine daca vom
intreprinde..
3. Sisteme informaionale de gestiune executiva faciliteaz adoptarea deciziilor la
nivelul superior.
Aceste sisteme permit conductorilor accesul la baze de date complexe.
 C. Sisteme informaionale de cunostine sau sisteme de expert sunt sisteme a cror
functionare incearc sa emite procesul de gndire umana. Sunt sisteme ngust
specializate intr-un domeniu.

11.2 Comunicarea: notiune, process si tipologie

Comunicarea reprezint procesul de transmitere a informaiei sub form de mesaj printr-un
canal unui receptor de informaie. (comunicarea este schimbul de informaie dintre 2 sau mai
multe persoane).
Tipuri de comunicare:
1. Dupa caracterul comunicrii:
a) Cu caracter informativ
b) Cu caracter dispozitiv
c) Comunicare de control
d) Comunicare de colaborare si coordonare
2. Dupa direcia de transmitere:
a) Comunicare vertical
Comunicare ascendent
Comunicare descendent
b) Comunicare orizontal
c) Comunicare oblic
3. Dupa frecventa:
a) Periodic
b) Permanent
4. Dupa modul de desfasurare:
a) Comunicare reciproca direct
b) Comunicare reciproca indirect
c) Comunicare unilateral direct
d) Comunicare unilateral indirect
5. Dupa nivelul de formalizare:
a) Comunicare formal, precizata prin intermediul unor acte normative ori dispoziii
cu caracter intern, caracterizate n informaii strict necesare procesului de lucru.
b) Comunicare informal, are caracter neoficial de ordin personal ori general.
(despre zvonuri)
6. Dupa mijlocul de transmitere (modul):
a) Scris
b) Verbal
c) Nonverbal (ilustrativ).
 Avantaje Dezavantaje
Comunicare scris
1. Ofera timp de gindire 1. Consum mai mult timp
2. Nu necesit disponibilitatea necesar 2. Depersonalizarea comunicrii
3. Se realizeaza far perturbri din 3. Lipsesc gesturile care ajut
partea celorlali interpretarea
4. Mai bun pentru mesaje dificile sau 4. Feed-back-ul este inexistent sau
complicate ntirziat
5. Util cnd o nregistrare scris este 5. Nu poi fi sugur nici o data c mesajul
cerut pentru referiri ulterioare va fi citit
6. Cost relativ ridicat
Comunicare verbal
1. Relaii directe 1. Mai dificil s gndesti cum vorbesti
2. Flexibilitatea exprimrii 2. Prezena simultana
3. Recepie sporit 3. Transmiterea ierarhic a informaiei
4. Valorificare rapid dificil si cu pierderi
5. Mai bun pentru a comunica 4. Oamenii pot s par a va asculta, dar
sentimente si emoii de fapt nu receptioneaza ce spuneti

Schimbul de informaii sau comunicarea are loc printr-un proces n care sunt implicate
4 elemente:
1. Emitaorul persona care genereaza idea, culege i transmite informaia
2. Mesajul informaia codificat prin diferite simboluri
3. Canalul mijlocul de transmitere a informatiei (verbal, scris, nonverbal)
4. Destinatarul/Receptorul persoana creia este destinata informaia si care o
interpreteaz.
In cadrul procesului de comunicare se parcurg cteva etape. Sarcina lor este de a forma (crea),
informatai i de a utiliza canalul in asa fel nct destinatarul i emiatorul s se nteleag.
Etapele procesului de comunicare:
1. Formularea ideii emitentul genereaz idea
2. Codificarea i selectarea canalului adic pn a fi transmis ideea cu ajutorul diferitor
simboluri se codifica, utiliznd diferite cuvinte, intonatii i gesturi etc.
Codificarea transforma ideea n mesaj. Canalul este selectat in functie de simbolurile cu
care a fost codificata ideea.
3. Transmiterea consta in transportarea fizica a mesajului codat de ctre receptor.
4. Decodificarea transformarea simbolurilor emitentului n gnduri ale destinatarului.

Comunicarea va fi eficient dac va fi conexiunea invers. n conexiunea invers emitentul i

destinatarul se schimb cu locul si se realizeaz n scopul de verificare a corectitudinii de
percepere a informaiei. Feedback-ul este o reacie a destinatarului la cele auzite.
Procesul de comunicare este influenat de o serie de factori perturbtori care deterioreaz sau
influenteaz negativ asupra procesului de transmitere a informaiei, ceea ce n final denatureaz
sensul informaiei. Aceti factori sunt de natura obiectiva (calitatea mijloacelor tehnice) ct si
subiectiv (neatenia, nivelul de pregatire, etc.).
11.3 Barierele procesului de comunicare
Procesul de comunicare poate fi analizat sub 2 aspecte:
1. Comunicarea interpersonal este comunicarea intre indivizi
2. Comunicarea organizational comunicarea intre compartimente, subdiviziuni.
Barierele comunicarii interpersonale:
1. Bariere legate de percepere cnd oamenii reactioneaz nu la fenomenele ce real se
petrec, dar la ceea cum ei nteleg fenomenele i lucrurile care se petrec, adica una i
aceeai informaie oamenii o ineleg i interpreteaz in diferite moduri.
Perceperea diferit poate avea urmatoarele cauze:
a) Conflict ntre sfere de activitate i postul ocupat
b) Relaii umane si dispoziii
c) Experiena de viaa
d) Asteptri
2. Bariere semantice cnd acelai cuvint are sensuri diefrite. Destinatarul pune cuvntul
ntr-un sens, iar emitentul n alt sens.
3. Bariere non-verbale. La comunicarea non-verbal se utilizeaz diverse simboluri n afar
de cuvinte. Deseori aceast comunicare se face concomitent cu cea verbal ceea ce poate
amplifica sau modifica sensul cuvintelor. Cercetrile atest c 55% din informaie este
perceput prin limbajul corpului, 38% prin intonaie si numai 7% prin sensul cuvintelor.
La aceste bariere non-verbale se refera:
Privirea
Mimica si expresia feei
Gesturile
Poziia corpului
Manipulrile
Intonaia
4. Legtura invers proast. Cnd nu putem verifica dac informaia a fost ineleasa corect.
5. Incapacitatea de a asculta
Perfectianarea comunicarii interpersonale:
1. Determinarea precis a scopului comunicrii
2. Cunoasterea precis a simbolurilor
3. Atenie la limbajul gesturilor si comunicarea non-verbala
4. Stabilirea legturii inverse
5. Stabilirea momentului potrivit pentru comunicare
Barierle comunicarii organizaionale:
1. Denaturarea informaiei in miscarea de sus n jos ori invers:
a) Denaturarea neintenionat a informaiei din cauza dificultii contactelor
interpersonale
b) Denaturarea intenionat (cnd cel care nu este deacord cu mesajul l modific n
favoarea lui)
c) Denaturarea in rezultatul filtrrii
2. Supraincarcarea informaionala
3. Structura insatisfctoare a organizaiei. n organizaiile cu multe niveluri crete
probabilitatea denaturrii informaiei deoarece fiecare nivel corecteaz si filtreaz
mesajele
4. Lipsa legaurii inverse.