PROCEDURA

AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

AUDITUL INTERN
COD: PG 8.2.2/4.5.5

Numele şi
Funcţie Data Semnătura
Prenumele
Elaborat Dana Marin RMI 15.03.2010

Verificat Ionel Popa Director Administrativ 15.03.2010

Aprobat Ion Popescu Director Executiv 15.03.2010

 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

ÎNREGISTRAREA EDIŢIILOR ŞI REVIZIILOR

viziaEdiţia/Re

Cauza Autorul
Pag/Cap Descrierea modificării Data
reviziei modificării

1/0 - - Documentaţie iniţială RMI 15.03.2010

DIFUZARE

Prezenta procedură este accesibilă întregului personal al S.C. SHIPPING S.A. pe serverul
acesteia, iar personalului care nu are acces direct i se distribuie pe un CD controlat. Este
menţinut un exemplar martor tipărit gestionat de RMI.
 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

1. Scop
Procedura reglementează organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit intern al
Sistemului Integrat de Management în cadrul S.C. SHIPPING S.A. în scopul verificării
conformităţii cu prevederile stabilite şi documentate, precum şi pentru determinarea
eficacităţii Sistemului Integrat de Management aplicat.

2. Domeniu de aplicare
Procedura se aplică Sistemului Integrat de Management pentru auditurile interne desfăşurate
în cadrul S.C. SHIPPING S.A..

3. Documente de referinţă
3.1 Standard ISO 9001: 2008. Sisteme de Management al Calităţii. Cerinţe
3.2. Manualul de Management Integrat (MMI 01).
3.3 Standardul ISO 14001: 2004. Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid de
utilizare.
3.4 OHSAS 18001: 2007. Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale.

4. Documente conexe
4.1 Procedura Tratarea accidentelor, incidentelor şi neconformităţilor (PG 8.3.0-4.5.3).
4.2 Procedura Acţiuni corective (PG 8.5.2/4.5.3).
4.3 Procedura Acţiuni preventive (PG 8.5.3/4.5.3).

5. Definiţii şi abrevieri
5.1. Definiţii
audit – proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite
criteriile de audit;
auditor - persoană care are competenţa de a efectua un audit. Auditorul nu poate aparţine
zonei auditate de către acesta;
auditat – organizaţie care este auditată;
criterii de audit – ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe;
observaţie a auditului – constatare a faptelor făcută în cursul unui audit şi susţinută de dovezi
obiective;
mediu - mediul înconjurător în care funcţionează o organizaţie, care include aerul, apa, solul,
resursele naturale, flora, fauna, oamenii şi relaţiile dintre acestea;
risc - combinaţie a probabilităţii de apariţie a unui eveniment periculos sau expunerii la acesta şi a
severităţii rănirii sau îmbolnăvirii profesionale care poate fi cauzată de eveniment sau de
expunerea la acesta;

Alte definiţii conform standardelor ISO 9000. Sisteme de Management al Calităţii – Principii
fundamentale şi vocabular, ISO 14001. Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid
de utilizare, OHSAS 18001. Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale.
 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

5.2. Abrevieri
RAP – Raport de acţiuni preventive
RMI – Reprezentantul Managementului Integrat
RNC – Raport de neconformitate
SIM – Sistem Integrat de Management

6. Responsabilitate şi autoritate
6.1. Directorul Executiv
6.1.1 Aprobă Programul de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-01) şi Planul de audit intern (F
8.2.2/4.5.5-02).
6.1.2 Aprobă componenţa echipelor de audit intern.
6.1.3 Asigură disponibilitatea şi autoritatea necesare tuturor persoanelor implicate în
activitatea de audit intern.

6.2. Reprezentantul Managementului Integrat (RMI)

6.2.1 Elaborează şi prezintă spre aprobare planul auditurilor interne.
6.2.2 Propune componenţa echipelor de audit intern.
6.2.3 Dispune măsurile operative în pregătirea şi derularea auditurilor interne.
6.2.4 Analizează constatările făcute prin audit intern şi informează Directorul Executiv asupra
desfăşurării acestei activităţi.

6.3 Auditorul şef

6.3.1 Planifică şi conduce auditurile interne.
6.3.2 Evaluează rezultatele auditului şi elaborează Raportul de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03)
şi Rapoarte de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01), cu sprijinul membrilor echipei şi al
auditatului.

6.4 Auditorii
6.4.1 Auditorii trebuie să aibă cunoştinţe şi abilităţi în tehnicile şi metodele din domeniu
pentru a permite examinarea sistemelor integrat de management şi a genera
constatările şi concluziile de audit corespunzătoare, precum şi cunoştinţe şi abilităţi în
procese, produse, inclusiv servicii pentru a înţelege contextul tehnologic în care se
efectuează auditul;
6.4.2 Pregătesc efectuarea auditului intern.
6.4.3 Execută activitatea de audit conform planului de audit, instrucţiunilor auditorului şef şi
prezentei proceduri.
6.4.4 Consemnează observaţiile şi raportează auditorului şef rezultatele auditului.
6.4.5 Asistă auditorul şef la elaborarea raportului de audit şi a rapoartelor de neconformitate.

6.5 Conducătorii zonelor auditate

6.5.1 Informează personalul implicat asupra obiectivelor şi programului auditului.
6.5.2 Desemnează persoanele care însoţesc membrii echipei de audit pe parcursul auditului.
 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

6.5.3 Pun la dispoziţie echipei de audit toate resursele necesare, în scopul de a se asigura un
audit eficient.
6.5.4 Propun corecţiile şi acţiunile corective necesare pentru înlăturarea cauzelor
neconformităţilor identificate în timpul auditului.
6.5.5 Propun termenele de rezolvare a neconformităţilor, exprimând punctul de vedere
propriu. Întreprind în timp util corecţiile şi acţiunile corective pentru eliminarea
deficienţelor constatate.
6.5.6 Răspund de înlăturarea cauzei neconformităţilor în termenul stabilit, conform procedurii
Acţiuni corective (PG 8.5.2/4.5.3).

7. Desfăşurarea activităţilor
7.1. Generalităţi
7.1.1. Auditurile interne sunt efectuate semestrial de către personal calificat pentru
efectuarea acestei activităţi în domeniul definit pentru SIM. În prima perioadă de
funcţionare a sistemului, până la formarea şi calificarea auditorilor interni proprii,
auditurile interne pot fi realizate şi de către personal specializat din afara organizaţiei;
7.1.2. Auditurile sunt de regulă dispuse de către conducerea societăţii şi constituie un
instrument de supraveghere al acesteia prin care se urmăreşte:
- evaluarea conformităţii Sistemului Integrat de Management proiectat şi aplicat de
societate faţă de cerinţele standardelor de referinţă;
- determinarea eficicacităţii şi punerea în evidenţă a posibilităţilor de îmbunătăţire a
SIM.
7.1.3. La începutul fiecărui an RMI elaborează Programul de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01),
planificând auditarea în funcţie de natura şi importanţa activităţii care urmează a fi
evaluată, astfel încât fiecare element al sistemului să fie verificat cel puţin de 2 ori pe
an.
7.1.4. Programul de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01) poate conţine, pe lângă auditurile
elementelor SIM, şi audituri de proces sau de produs (serviciu), atunci când astfel de
audituri sunt necesare pentru identificarea posibilităţilor de îmbunătăţire a serviciului
respectiv.
7.1.5. Programele de audit conţin informaţii referitoare la:
a) perioada de desfăşurare a auditului;
b) zonele care vor fi auditate;
c) elementele de sistem/ procesele auditate (funcţie de tipul auditului).
7.1.6. Programul este aprobat de Directorul Executiv. După aprobare, programul este difuzat
şefilor compartimentelor care urmează a fi audiate.
7.1.7. Atunci când din anumite motive sunt necesare modificări în datele conţinute în
program, sau se consideră necesar a se efectua anumite audituri de produs sau de
proces care nu au fost iniţial programate, aceste modificări sunt operate, iar noul
program este supus aprobării ca şi programul iniţial. După aprobare, programul este
redifuzat.
7.1.8. Evaluarea conformării se face cu ocazia auditului intern şi ori de câte ori este cazul,
utilizând un chestionar cu întrebări din reglementările de mediu şi sănătate –
securitate ocupaţională aplicabile organizaţiei, numit Chestionar de evaluare a
conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe (F 8.2.2/4.5.5-04).

7. 2. Pregătirea auditului
 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

7.2.1 Cu cel puţin o săptămână înainte de efectuarea auditului, auditorul şef convoacă
membrii echipei de audit în vederea pregătirii auditului şi elaborării planului de audit.
Se stabilesc sarcinile fiecărui auditor, documentele care trebuie analizate de aceştia şi
strategia de efectuare a auditului.
7.2.2 Auditorul şef elaborează Planul de audit (F 8.2.2/4.5.5-02), prin care se stabileşte
scopul şi amploarea auditului, documentele de referinţă, zilele şi orele de desfăşurare
a auditului precum şi elementele de sistem care vor fi verificate în fiecare zonă.
7.2.3 Planul de audit este transmis conducătorilor zonelor care urmează a fi evaluate cu cel
puţin o săptămână înainte de audit.
7.2.4 Membrii echipei de audit analizează documentaţia în baza căreia se efectuează auditul,
rapoartele de la auditurile anterioare realizate în zonele care vor fi auditate, acţiunile
corective iniţiate şi alte înregistrări aplicabile.

7.3. Efectuarea auditului propriu-zis

7.3.1. Auditul debutează cu o şedinţă de deschidere la care participă echipa de audit şi
conducătorii zonelor care urmează să fie evaluate. Auditorul şef prezintă planul de
audit şi dacă sunt propuneri de modificare, acestea sunt discutate şi stabilite în timpul
acestei şedinţe.
7.3.2. După terminarea examinărilor, echipa de audit discută rezultatele examinărilor şi
deficienţele constatate. Auditorul şef decide care dintre acestea necesită iniţierea de
acţiuni corective şi care vor fi raportate doar ca observaţii.
7.3.3. La şedinţa de închidere sunt comunicate conducătorilor zonelor auditate constatările
făcute în timpul auditului; acţiunile corective sau preventive şi termenele de
soluţionare a acestora sunt stabilite de comun acord.

7.4. Documentarea auditului

7.4.1 Rezultatele auditului, precum şi observaţiile rezultate sunt documentate în Raportul de
audit (F 8.2.2/4.5.5-03) întocmit de auditorul şef. Raportul conţine:
a) identificarea şi obiectivele auditului;
b) componenţa echipei de audit şi persoanele de contact din partea zonei auditate;
c) elementele de sistem şi documentele aplicabile;
d) locurile unde se difuzează raportul.
7.4.2 Pentru neconformităţile care pot conduce la nerealizarea obiectivelor SIM se stabilesc
acţiuni corective de către şeful zonei auditate şi se completează Rapoarte de
neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01).
7.4.3 Rapoartele de audit, la care sunt ataşate Rapoartele de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-
01), se difuzează la Directorul Executiv şi la conducătorii zonelor auditate.
7.4.4 Raportul de audit difuzat Directorului Executiv, cu dispoziţia acestuia, se păstrează de
către RMI, care ia măsuri pentru aplicarea în practică a dispoziţiei Directorului
Executiv.

7.5. Urmărirea realizării măsurilor corective

7.5.1. Acţiunile corective iniţiate în urma efectuării auditului se verifică fie printr-o inspecţie la
finalizarea termenului de soluţionare specificat în Raportul de neconformitate, fie
printr-un audit de urmărire.
7.5.2. Auditorul şef decide necesitatea efectuării auditului de urmărire în funcţie de numărul
şi importanţa acţiunilor corective iniţiate.
 PROCEDURA
AUDITUL INTERN
SC SHIPPING SA
Ediţia 1 Revizia 0 COD: PG 8.2.2/4.5.5
Data aplicării: 15.03.2010

7.5.3. Auditul de urmărire se realizează în acelaşi mod ca şi cel iniţial, cu menţiunea că

verificările se vor limita numai la zonele în care au fost depistate neconformităţi.
7.5.4. În cazul în care acţiunile corective nu se verifică în cadrul unui audit de urmărire,
auditorul şef inspectează modul în care acestea au fost realizate, conform
prevederilor din procedura Acţiuni corective (PG 8.5.2/4.5.3).

8. Formulare şi înregistrări
8.1. Program de audit intern (F 8.2.2./4.5.5-01).
8.2. Plan de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-02).
8.3. Raport de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03).
8.4. Chestionar de evaluare a conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe (F 8.2.2/4.5.5-
04).
8.5. Raport de neconformitate (F 8.3.0/4.5.3-01).

9. Anexe
9.1. Formular Program de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-01).
9.2. Formular Plan audit intern (F 8.2.2/4.5.5-02).
9.3. Formular Raport de audit intern (F 8.2.2/4.5.5-03).
9.4. Formular Chestionar de evaluare a conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe (F
8.2.2/4.5.5-04).