Proiect co-finantat din Fondul Social European prin Programul Operational Capital Uman 2014-2020 ‘Axa prioritaré 3: Locuri de munc& pentru toti Obiectiv specific 3.7: Cresterea ocuparii prin sustinerea intreprinderilor cu profil non-agricol din zona urban Proiect: Antreprenori, la START!, Cod MySMIS: 105412 Nr. 101 din 27 aprilie 2018 Aprobat, Coordonator partener, Gheorghe = Augustin CLJMAROIU a SPECIFICATII TEHNICE Servicii de tip pachete de organizare workshop cu echipa de proiect in cadrul proiectului ,,Antreprenori, la START!”, 1D contract: POCU/82/3/7/105412 Cod CPV 55120000-7 - Servicii Cod CPV 55110000-4 - Servi Cod CPV 55300000-3 - Servi fe reuniuni $i conferinte organizate la hotel fe cazare la hotel fe restaurant si de servire a méncdrit ‘Achizitor ‘AGC Proiecte si Consultanta Manageriala SRL Titlul proiectului POCU ‘Antreprenori, la START! Cod SMIS proiect POCU 105412 Calitatea achizitorului Partener in cadrul proiectului 1, INFORMATII GENERALE PRIVIND ACHIZITORUL 1.1. Achizitor Denumire | A&C Proiecte si Consultanté Manageriala S.R.L. ‘Municipiul Drobeta - Turnu Severin, bulevardul Revolutiel 16-22 Decembrie 1989, nr, 3-5, cod postal 220012, judetul Mehedinti Persoand de contact: Gheorghe - Augustin CIJMAROIU | Telefon: 0723-277.512 e-mail: acproiecte@yahoo.ro Fax: 0252-334,565 Adresa 1.2. a) Data limita de depunere a ofertelor: 9 mai 2018 b) Adresa unde se primesc ofertele: sediul achizitorului A&C Proiecte si Consultanta Managerialé $.R.L., municipiul Drobeta - Turnu Severin, bulevardul Revolutiei 16-22 Decembrie 1989, nr. 3 - 5, cod postal 220012, judetul Mehedin: Nota: Orice oferta primité dupa termenul limita de depunere a ofertelor stabilita prin prezentele specificatii sau la 0 altd adres decét cea indicatd mai sus nu va fi evaluatd de achizitor, acestea urménd a fi pastrate nedeschise (a sediul achizitorului.. 1.3. Achizitia se deruleazi prin PROCEDURA COMPETITIVA, in conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Fondurilor Europene nr. 1284/08.08.2016 privind aprobarea Procedurii competitiv aplicabile solicitantilor/beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri finantate din fonduri europene.2, OBIECTUL $I DESCRIEREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE 2.1. Denumirea contractului: Servicii de tip pachete de organizare workshop cu echipa de proiect in cadrul proiectului ,,Antreprenori, la START!”, Cod SMIS proiect: 105412 Cod CPV 55120000-7 - Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel; 55110000-4 - Servicii de cazare la hotel; 55300000-3 - Servicii de restaurant si de servire a mancarii. 2.2. Descrierea obiectului contractului de achizitie: Servicii de tip pachete de organizare workshop pentru echipa de experti angajati in indeplinirea proiectului 1D105412, cu includerea de servicii de organizare evenimente/sesiuni/seminarii/conferinte in cadrul hotelurilor/ pensiunilor, servicii de cazare la hotel/pensiune, servicii de restaurant si servire a mancérii tip pensiune completa + coffe-break, servicii de acordare asistenta de specialitate la locul de desfasurare si servicii de amenajare sala in conformitate cu specificul evenimentului. 2.3. Descrierea serviciilor ce vor fi achizitionate 2.3.1. Obiectivul general al proiectului Proiectul are ca scop stimularea dezvoltérii locale $i a coeziunii sociale prin dezvoltarea competentelor antreprenoriale $i sustinerea infiintarii si dezvoltdrii a 71 de afaceri, in vederea cresterii gradului de ocupare pentru 142 persoane din regiunea Sud Vest Oltenia, pe o perioaddé de 36 de luni. Proiectul propune o interventie si o abordare integrata asupra persoanelor care doresc sa ‘infiinteze o afacere din regiunea Sud Vest Oltenia, contribuind la cresterea gradului de ocupare, prin actiuni concertate la nivelul dezvoltarii abilitatilor, aptitudinilor si competentelor antreprenoriale coroborate cu mecanisme de sprijinire a functionarii si dezvoltarii afacerilor. Actiunile desfasurate contribuie la: dezvoltarea cunostintelor antreprenoriale pentru 585 persoane printr-un Program de Formare Profesionala, sprijinirea unui numar de 71 persoane printr-un Program Structurat de Consiliere si Mentorat, imbunatatirea cunostintelor de tehnologia informatiei pentru 71 persoane, infiintarea a 71 firme, cresterea gradului de ocupare pentru minim 142 de persoane. Prin angajarea a minimum 142 persoane in intreprinderile nou create, intreprinderi care vor fi sprijinte prin mecanisme de sprijinre a functionarii si dezvoltarii, se asigura o dezvoltare durabilé in conformitate cu cerintele pietei, proiectul contribuind astfel al indeplinirea Obiectivului tematic 8 (Promovarea unor locuri de munca durabile si de calitate si sprijinirea mobilitatii lucratoritor). Dezvoltare cunostintelor antreprenoriale pentru un numar de 585 persoane din regiunea Sud Vest Oltenia, contribuie la dezvoltarea culturii antreprenoriale in vederea cresterii competitivitatii intreprinderilor din regiune (DMI1.3 PDR Sud Vest). jin cadrul proiectului, minim 176 femei vor participa la programele de formare profesionala, minim 22 femei is vor infiinta firme, minim 43 persoane angajate in firmele ‘infiintate vor fi femei. (Contribuie la Strategia nationala in domeniul egalitatii de sanse intre femei si barbati pentru perioada 2014-2017, GS-053.7). Prin dezvoltarea de mecanisme de sustinere si de promovare a intreprinderilor infiintate ‘in cadrul proiectului se va asigura sustenabilitatea durabila a afacerilor care va conduce la mentinerea locurilor de munca nou create pe 0 perioada indelungata de timp. Calitatea resursei umane si a locurilor de munca create prin intermediul proiectului va fi asigurata prin programele de formare, programul structurat de consiliere si de mentorat precum si de programul de monitorizare a activitatilor.Proiectul vine in sprijinul mobilitatii lucratorilor astfel: o parte din persoanele din grupul tinta, cei care au lucrat in alte domenii de activitate isi vor deschide propriile firme, va trebui sa faca cursuri si si se perfectioneze in domeniul antreprenorial si managementul afacerilor, trecand astfel de la statutul de salariat sau somer, la statutul de antreprenor. O alta parte din persoanele care se vor anga vor lucra la firmele nou infiintate in domenii, probabil, adiacente sau conexe specializarilor lor de baza. Toti cei care vor obtine o diploma de Competente antreprenoriale si de TIC pot spune ca vor beneficia de sprijin de mobilitate intrucat, cu aceste certificate, vor putea profesa in aceste doua domenii. Proiectul se incadreazi in obiectivul specific 3.7.Cresterea ocuparii prin sustinerea intreprinderilor cu profil nonagricol din zona urbana, Prioritatea de investitii 8.iff. deoarece, prin inflintarea si dezvoltarea a 71 firme cu profil nonagricol in zona urbana a regiunii SV Oltenia, incadrarea in munca a cel putin 142 persoane, formarea antreprenoriala a 585 persoane Prin cresterea ocuparii pentru 142 persoane din regiunea Sud Vest Oltenia, proiectul raspunde obiectivelor stabilite in AP 2014-2020 (Nevoia de dezvoltare nr. 5. Cresterea oportunitdtilor de ocupare; prioritatea de investitii Sprifinirea actiunilor privind activitati profesionale independente, antreprenoriat si crearea de intreprinderi, inclusiv prin intermediul instrumentelor financiare). Valoare adaugata si efecte pe termen lung: dezvoltarea competentelor antreprenoriale pentru un nr. de 585 persoane, infiintarea a 71 intreprinderi, ocuparea unui numar de minim 142 persoane, 1 retea Oltenia Business Network, cresterea gradului de informare si cunostinte, dezvoltare antreprenoriala prin platforma Inclusiv Business HUB. 2.3.2. Obiective specifice: = 051. Dezvoltarea competentelor antreprenoriale pentru un nr. de 585 persoane din regiunea Sud Vest Oltenia, prin participarea (a un Program de Formare Antreprenorialdi 585 de persoane din regiunea Sud Vest Oltenia vor fi selectate si recrutate in vederea participarii la Programul de Formare Antreprenoriala, prin organizarea unei campanii de informare “Caravana Antreprenori, la START!”. ‘in vederea fundamentarii competentelor obtinute la cursul de antreprenoriat, 585 de beneficiari vor participa la sesiuni de training pe Simulatorul de Afaceri, fiind sprijiniti in a-si dezvolta capacitatea de a lua decizii antreprenoriale si manageriale, avand astfel posibilitatea de a analiza implicatiile financiare ale diferitelor decizii operationale si de marketing. ‘in urma organizarii Concursului de selectie de Planuri de Afaceri, 71 persoane vor fi selectate in vederea acordarii sprijinului financiar pentru demararea afacerii, care vor efectua stagiile de pregatire practic. In vederea dezvoltarii abilitatilor informatice necesare atat activitatilor din cadrul firmei cat si competitivitatii companiei, cele 71 persoane vor participa la tun curs de Tehnologia informatiei si comunicatii. = 052. Cresterea gradului de ocupare pentru numér de 142 persoane prin sprijinirea infitintarii si dezvoltarii a 71 afaceri, in regiunea Sud Vest Oltenia ‘in vederea cresterii gradului de motivare a beneficiarilor, a nivelului de cunostinte si abilit&ti antreprenoriale si manageriale, cei 71 de beneficiari vor beneficia de serviciile unui Program Structurat de Consiliere si Mentorat (Servicii personalizate de consiliere (marketing, management financiar, managementul relatiilor cu clientit), Servicii personalizate de mentorat, Seminar Inteligenta Emotionala si Comunicare), de imbunatatire a cunostintelor prin intermediul participarii la seminarii tematice (inovare sociala, dezvoltare durabila, egalitate de sanse, etic’ ‘in afaceri). Prin infiintarea celor 71 intreprinderi, vor fi generate cel putin 142 locuri de muncé contribuind, astfel la cresterea gradului de ocupare din regiunea SV Oltenia. 053. Sustinerea functionarii si dezvoltdrii a 71 afaceri prin oferirea de mésuri integrate de monitorizare si mecanisme moderne support Pe parcursul derularii proiectului, beneficiarii care si-au infiintat afacerile vor fi sprijiniti atat prin Masuri de monitorizare cat si printr-un mecanism suport inovativ, prin dezvoltarea unei LJplatforme virtuale Inclusiv Business HUB si infiintarea unei retele regionale de business - Oltenia Business Network. ‘jin vederea sprijinirii potentialilor beneficiari, beneficiarilor si tuturor persoanelor interesate pentru a-si dezvolta cunostintele si abilitatile antreprenoriale, in cadrul proiectului va fi dezvoltata o platforma virtual’ cu resurse informationale antreprenoriale in vederea ‘infiintarii, dezvoltarii si mentinerii_pe piata a afacerilor - Incluziv Business HUB (contribuie la tema inovare sociala, GS-pg13). Infiintarea retelei Oltenia Business Network are ca scop sustinerea dezvoltarii si sustenabilitatiii afacerilor infiintate, prin care vor putea fi implicati activ tofi membrii comunitatii, avand astfel acces la profilul antreprenorilor, la produsele sau serviciile pe care le dezvolta si le oferd pietei si la identificarea de solutii comune, cooperare in actiuni publice - private. 3. Principalele sarcini ale prestatorului Obiectivul contractului de achizitie il reprezinta prestarea serviciilor de organizare de evenimente in cadrul proiectului ,Antreprenori, la START!”, Cod SMIS project: 105412, dupa cum urmeaz&: Organizare workshop cu echipa de proiect (experti). Prestatorul va asigura in mod obligatoriu minimum conditiile solicitate de cétre achizitor prin prezentele specificatii tehnice. Locatia: va fi comunicat de catre achizitor cu cel putin 10 zile inainte de organizarea evenimentului. Se va evidentia o locatie din zona de implementare a proiectului (zona Sud-Vest Oltenia, respectiv judetele Mehedinti, Dolj, Gorj, Olt si Valcea). Numér participanti in cadrul fiecdrui workshop: 10 persoane 3.1. Cerintele pentru organizarea fiecdrui eveniment ce urmeaza a fi asigurate/puse la dispozitie de catre prestator: sala de conferinte de minim 20 locuri, 2 zile (dotri specifice, mobitier, sonorizare, videoproiector, ecran de proiectie); > servicii de cazare la hotel/pensiune 2 zile si 2 nopti pentru 10 persoane, cu parcare asigurata pentru 10 masini; > servicii de restaurant si servire a mancarii de tipul pensiune completa pentru 10 > > persoane (mic dejun, pranz, cina), cu bauturi racoritoare, apa plata si minerala); 2 pauze pentru cafea (coffe-break) in cadrul sedintelor/sesiunilor de lucru, inclusiv personal deservent; asistent de specialitate la locul de desfasurare a fiecdrui eveniment, inclusiv personal deservent amenajare sala 5 Tamar - Darata totale Nr] Categorie] Numar Durata zitnic& workshop | Purata total crt.| eveniment | evenimente feceyal participant | inclusiv pauze de cafea)| cecer Zona Sud-Vest Oltenia, Workshop . 2xile si 1 1 |; Nehedint, Sf expert protect Fs 10 8 ore/2i hore Locatia de desfésurare si agenda de organizare a workshopului vor fi puse la dispozitia prestatorului de citre achizitor cu cel putin 10 (zece) zile inainte de data de incepere a evenimentului. Orice eventuald modificare a agendei survenitd din motive obiective care tin de buna implementare a proiectului va fi comunicata de achizitor cu cel putin 3 zile inainte de data de incepere a evenimentului. Operatorul economic (prestatorul) va delega la locatia evenimentului_ un reprezentant pe toata durata de desfasurare a workshopului (2 zile si 2 nopti). imputernicitul prestatorului va prezenta achizitorului delegatia/ imputernicirea semnata de reprezentantul legal al firmei prestatoare, precum si un CV care atesta competentele proprii in coordonarea activitatilor care urmeazé a fi prestate.3.1.1. Prestatorul se va asigura cd sala/sdilile in care se va desfasura workshopul sunt adecvate si in concordant cu obiectul achizitiei, complet mobilate si dotate corespunzdtor pentru desfasurarea evenimentului, cu urmatoarele caracteristici/dotdri minime: - capacitatea solicitat’ pentru eveniment (minim 20 locuri); - este exclus amplasarea salilor la subsol/demisol sau la etajele superioare ale cladirii; asigurare iluminat natural si artificial al fiecdrei sali precum si asigurare sistem de umbrire a ferestretor prin sistem de tip jaluzele/draperii/similar, pentru asigurarea vizibilitatii proiectiilor si/sau pentru protejarea participantilor asupra luminii naturale; - salile vor asigura facilitatile necesare pentru accesul persoanelor cu dizabilitati (rampa acces/platforma elevatoare/ascensor); ~ sala/salile nu vor avea stalpi de sustinere amplasati central, pereti despartitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea impiedica vizibilitatea participantilor aflati in sali; - incdperile vor fi bine delimitate, fiind exclusa delimitatea salilor de curs de incdperile alaturate prin copertine, draperii, glasvand, pentru a evita posibile intreruperi ale activitatilor de ctre terte persoane ori eventuale bruiaje fonice generate de alte evenimente derulate in paralel sau diverse activitati desfasurate in vecinatate; = sala/salile vor fi izolate fonic astfel incat participantii sa nu fie deranjati de alte activit&ti care au loc in aceeasi cldire sau in imediata apropiere; - slile vor avea acces facil {a minimum un grup sanitar/sala, organizat pe sexe (separat femei/barbati), amplasat in cladire in imediata apropiere a salii; - mobilier specific pentru workshop: scaune pentru toti participantii, mese de lucru, etc. Obiectele de mobilier din dotarea salilor se vor afla intr-o stare impecabila, fra defectiuni sau impropri utilizarii si care vor permite amenajarea de tip U-shape/amfiteatru; = sala va fi dotata cu videoproiector, ecran de proiectie, acces la internet (wireless si cablu), laptop, prize pentru laptop, cabluri/prelungitoare, posibilitate de rulare a prezentarilor pe 2 ecrane LED/LCD, instalatie sonorizare, flipchart si consumabile flipchart, multifunctional (scanare/copiere/printare); - fiecare sala va fi prevzuta cu sistem de aer conditionat/inverter/clima/similar pentru asigurarea unui climat corespunzator, in functie de sezon; ~ spatiile vor avea asigurate conditiile igienico-sanitare, conform legislatiei in vigoare. 3.1.2. Prestatorul se va asigura cd locatia in care se desfasoard evenimentul existd cel putin: ~ parcare cu paz/video pentru un numar de 10 masini (pentru expertii de proiect); - spatiu de receptie in apropierea salii care s permita primirea echipei de experti. 3.1.3, Prestatorul va asigura organizarea pauzelor de cafea, astfel: - prestatorul va asigura organizarea a dou’ pauze de cafea in interiorul timpului de lucru de 8 ore/workshop zilnic, orele la care au loc pauzele urménd a fi stabilite in comun acord la momentul fiecdrui eveniment; = spatiul (de tip foaier/similar) unde prestatorul va asigura pauza de cafea se va afla in incinta locatiei unde are loc evenimentul; - pentru pauza de cafea, prestatorul va asigura cel putin urmatoarele produse: apa plati/apA mineralé 0,5 Vpersoand, cafea/cafea decofeinizata/capuccino 250 ml/persoana, lapte, zahar, indulcitor artificial pentru cafea, ceai (minim 3 sortimente), miere pentru ceai, 0,5 | suc natural/bauturi récoritoare acidulate si neacidulate din cel putin 3 categorii de fructe, patiserie dulce si sérat 250 g/persoana, fructe proaspete pentru toti participantii; -prestatorul va asigura personalul specializat, necesar organizarii/debarasarii meselor. 3.1.4. Prestatorul va asigura servicii de restaurant si de servire a méncérii pentru un numar de 10 persoane in sistem pensiune completa (mic dejun, pranz si cina) si inca doua gustari intre mese, inclusiv bauturi rdcoritoare si apa plata/minerala. Astfel se vor asigura, cu caracter minimal, urmatoarele:- micul dejun diversificat, de 3 cel putin tipuri: mic dejun continental (continental breakfast”), mic dejun englezesc (,full English breakfast”) si mic dejun american (,American breakfast”) si trebuie sa fie diferit de la zi la zi. Va contine inclusiv cafea/cafea decofeinizata/ capuccino 250 mi/persoana, apa, lapte, zahar, indulcitor artificial pentru cafea, ceai (minim 3 sortimente). Vor fi avute in vedere si variante de meniu pentru post/regim/vegetarian. - pranzul va include un meniu diversificat, cu minim 3 feluri diferite, la alegere, si va contine cel putin: felul principal (3 sortimente de ciorbe/supe gatite), felul secundar (minim 3 sortimente de fripturd, gratar/grill, peste sau alte produse din carne, insotite de garnituri si salate specifice meniului), desert diversificat (fructe, dulciuri, produse de cofetarie), etc. ‘Neniurile vor beneficia de chifle, bauturi racoritoare (sucuri naturale si carbogazoase), apa plata si apa minerala, cafea/cafea decofeinizata. Masa de pranz va avea in vedere si un meniu vegetarian/de post/de regim pentru persoanele participante care doresc acest lucru. Pentru masa de pranz trebuie s& existe si alternative in meniu (suplimentar): aperitiv, pizza/shaorma/ kebab, etc. = cina va include cel putin 3 feluri diferite, la alegere, si va avea cu caracter minimal: felul principal (aperitiv, mancare gatita), felul secundar (friptura/gratar cu garnitura si salate asortate) si desert diversificat (fructe, dulciuri, produse de cofetarie. Meniurile vor beneficia de chifle, bauturi racoritoare (sucuri naturale si carbogazoase), apa plata si apd minerala. Cina va avea in vedere si un meniu vegetarian/de post/de regim pentru persoanele participante care doresc acest lucru. Suptimentar, cina va cuprinde variante de meniu: pizza/shaorma/kebab etc. - meniurile pentru mesele de pranz, cina si mic dejun vor fi diferite in fiecare zi si vor prezenta doar produse si preparate proaspete si de calitate; ~ sala de servire a meselor va fi asigurata cu sisteme de incalzire sau de racorire a aerului, respectiv va fi prevazuta cu sistem de aer conditionat/inverter/clima/similar pentru asigurarea unui climat corespunzattor, in functie de sezon; ~ prestatorul va asigura personalul specializat, necesar servirii si debarasarii meselor; = sdlile de servire a mancarii vor avea asigurate conditiile igienico-sanitare, conform legislatiei in vigoare. Per total, in realizarea/prestarea serviciilor de restaurant si servire a médncdirii, in decursul evenimentului de 2 zile prestatorul va trebui sé asigure 2 mic-dejunuri, 2 pranzuri, 2 Cine si 4 coffe break-uri pentru toti participantii (a workshop (maxim 10 persoane). 3.1.5. Prestatorul va asigura serviciile de cazare la un/o hotel/pensiune de minimum 3 stele/ margarete, 2 zile si 2 nopti pentru 10 persoane, fiind obligat sa asigure cu caracter minimal urmatoarele: - 10 camere single cu pat dublu/matrimonial, climatizare corespunzatoare, aerisire Zilnic& si fr urme de mucegai, igrasie, umezeala, etc. = fiecare camera s& aiba grup sanitar propriu, inclusiv dus, cu asigurarea apei calde si apei reci non-stoy = camerele vor fi dotare cu mobilier nou, fara defectiuni sau pete inestetice, frigider si televizor LCD/LED cu trasmitere a programelor prin cablu/satelit, in stare buna de functionare; - instalatiile sanitare si electrice vor fi in stare foarte buna de functionare; - camerele vor fi prevazute cu iluminat natural si artificial corespunz&tor, precum si cu sisteme de umbrire a ferestrelor prin sistem de tip jaluzele/draperii/similar, pentru asigurarea nel intimit&ti confortabile; = camerele de cazare vor fi prevazute cu sistem de aer conditionat/inverter/clima/ similar pentru asigurarea unui climat corespunzator, in functie de sezon; - prestatorul va garanta pentru efectuarea zilnicd a curateniei in camere, dezinfectarii srupurilor sanitare si a schimbarii prosoapelor si lenjeriei; = spatiile de cazare vor indeplini absolut toate conditiile aferente clasificatiei turistice mentionate in Certificatul de clasificare a spatiilor de cazare si Fisa de incadrare nominalé a spatiilor de cazare pe categoriiImportant!!! Numarul de 10 persoane este estimativ, el poate varia sub acest numar si va fi comunicat de c&tre beneficiar cu minim 3 zile inainte de desfasurarea evenimentului. Eventualele variatii ale acestui indicator pot determina economii bugetare care se vor regas facturarea serviciilor. 4, Cerinte generale cu privire la prestarea serviciilor a. Operatorul economic/prestatorul va depune toate diligentele pentru asigurarea unui nivel calitativ ridicat al serviciilor; b. Operatorul economic este responsabil pentru executia la timp a obligatiilor contractuale si pentru calitatea tuturor sarcinilor stabilite in conformitate cu specificatiile tehnice din caietul de sarcini; ¢. Serviciile ce fac obiectul contractului vor fi prestate pe toata durata contractului, respectiv ‘ncepand cu intrarea in vigoare a contractului si pana la finalizarea evenimentului; d. Operatorul economic trebuie s& asigure prepararea hranei din produse agroalimentare de calitate, insotite obligatoriu de certificate de calitate si sanitar veterinare. Operatorul economic trebuie s8-si asume intreaga responsabilitate pentru prestarea serviciilor de preparare si distribuire a hranei. Totodata, este raspunzator de siguranta tuturor operatiunilor si metodelor de prestare utilizate. in cazul in care se vor constata abateri care pot conduce la consecinte grave pentru starea de sanatate a participantilor, beneficiarul serviciilor are dreptul s& opreasca distribuirea hranei, iar operatorul economic va fi obligat sa inlocuiasca alimentele sau hrana in cauzé cu altele/alta corespunzatoare, in termen de 2 (doua) ore de la primirea plangerii/notificarii, fara a pretinde plati suptimentare; e. Beneficiarul nu este responsabil pentru nici un fel de cheltuieli suplimentare generate de preluarea direct de catre personalul de deservire a unor instructiuni ale participantilor la , Suplimentare fata de serviciile incluse in contract; f. Beneficiarul va ramane in legatur& permanent cu persoana de contact desemnata din cadrul operatorului economic. Comunicarile intre parti se vor focaliza pe indeplinirea sarcinilor, dar si pe problemele procedurale, financiare, contractuale si tehnice cu consecinte financiare. Operatorul economic se va conforma solicitarilor transmise de beneficiar prin intermediul persoanei de contact desemnate de acesta. Beneficiarul va furniza toate informatiile necesare solicitate de citre operatorul economic in scopul ducerii la indeplinire a contractului de prestari servicii; g. Beneficiarul va informa in cel mai scurt timp persoana de contact desemnata de catre operatorul economic cu privire la orice eveniment sau circumstante ce impiedica executia contractului la timp; h. Dupa semnarea contractului, operatorul economic are obligatia de a-si mentine tarifele ofertate, asa cum au fost acceptate prin oferta, pana la finalizarea contractului de servicii i. In cazul in care operatorul economic nu poate onora solicitarea primit& cu privire la prestarea serviciilor, beneficiarul poate achizitiona aceste servicii de la alti prestatori. in cazul in care aceasta situatie va interveni, operatorul economic va suporta valoarea prejudiciului creat, respectiv diferenta dintre valoarea platita altui furnizor si valoarea prevazuta in contractul ‘ncheiat intre parti; j. in executarea tuturor activitatilor ce fac obiectul contractului de prestari servicii, operatorul ‘economic va respecta si se va supune tuturor legilor si reglementarilor in vigoare. 5. Receptie si verificari Receptia tuturor serviciilor de organizare a workshopului se va realiza dupa finalizarea evenimentui, pe baza documentelor in forma originala. ‘Avand in vedere ca pe parcursul derularii contractului numarul de participanti poate fi sub numarul de 10 persoane, la expirarea valabilitatii contractului valoarea acestuia poate fi sub valoarea estimata initial.Aceasta situatie, care poate aparea din motive neimputabile achizitorului, nu da dreptul ofertantului castigator sa solicite achizitorului daune, penalizari sau orice alte despagubiri; Achizitorul (beneficiarul) va verifica conformitatea prestarii serviciilor de catre prestator si va efectua receptia serviciilor prestate de acesta, printr-o comisie de receptie. Documentele pe baza crora se efectueaza receptia serviciilor sunt: 1. Raportul complet al prestatorului, care include toate serviciile prestate in cadrul evenimentului, numérul de participanti la workshop, orele aferente de desfasurare, personalul pus la dispozitie, logistica asigurata, precum si locatia prestarii acestora, raport care va fi jintocmit pentru fiecare eveniment in parte. 2. Livrabilele atasate raportului: toate documentele a céror completare, colectare, athivare si predare cad in sarcina prestatorului. Factura intocmita de acesta va avea ca anexa 0 detaliere a serviciilor prestate pentru fiecare eveniment si numarul de persoane (experti) care au participat la workshop. 3. Procesul verbal de receptie a serviciilor intocmit in urma finalizarii evenimentului va fi semnat atat de beneficiar, cat si de prestator si care reprezinta documentul care atest receptia cantitativa si calitativa a serviciilor prestate. Dupa finalizarea evenimentului, prestatorul este indreptatit si pretind’ beneficiarului efectuarea de pliti numai pentru serviciile efectiv prestate in cadrul contractului si doar pentru numérul de persoane care au participat la workshop. Prin semnarea Procesului verbal de receptie a serviciilor de catre beneficiar, serviciile realizate de c&tre prestator se considera acceptate, iar prestatorul va putea emite factura fiscal aferenta serviciilor prestate si aprobate. Platile se pot realiza numai in baza facturii acceptate, in conformitate cu tarifele stabilite in contractul inchefat intre parti. Fiecare factura va contine 1D-ul si denumirea proiectului. Plata serviciilor se va efectua in termen de maxim 60 zile dupa primirea facturilor, prin virament bancar, din contul de proiect al beneficiarului, in contul indicat de prestator. 5. Valoarea estimata total a contractului: 12.000 LEI fard TVA, respectiv 14.280 cu TVA. La intocmirea Ofertei financiare, ofertantii vor avea in vedere si nu depaseasca valoarea estimat& pentru total contract, sub sanctiunea respingerii ofertei ca neconforma. 6. Tip contract si locatia de livrare sau prestare a serviciilor Contractul care urmeaza a fi incheiat este un contract de servi Principalul loc de prestare a serviciilor (workshopului): la locatia unde se va desfasura/ organiza evenimentul, livrarea documentelor de receptie facandu-se la sediul achizitorului (beneficiarului). 7. Durata contractului de achizitie 3_LUNI de la data semnarii contractului de catre parti (luna a 4-a de proiect), pana la finalizarea efectiva a prestarii serviciilor si receptia integral a acestora (luna a 6-a de proiect).CERINTE PRIVIND PREZENTAREA OFERTE! CONTINUTUL OFERTE! |, DOCUMENTE DE CALIFICARE Cerinta Modalitatea de indeplinire Situatia personal a ofertantului T. Se va prezenta Certificat de atestare fiscald eliberat de organul de administrare fiscalé al unitatii administrativ-teritoriale de pe raza careia ofertantul isi are sediul social privind plata obligatiilor de la bugetul de stat sau echivalent. 2. Se va prezenta Certificat privind plata impozitelor si taxelor locale. Din certificatele fiscale prezentate trebuie s& reias4 ca ofertantul nu are datorii scadente in luna anterioara in celei care se depun ofertele. Operatorii economici nerezidenti (ofertantii straini) au dreptul de a prezenta documente similare, emise de autoritati din tara de origine, din care sa reiasa indeplinirea cerintei de calificare. 3. Se va prezenta Formularul 2 - Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute (a art. 14 din Ordonanta de urgenta nr. 66/2011, privind constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, cu modificarile si completarile ulterioare, precum i declaratia evitarea conflictului de interese - Formularul 3, care vor fi prezentate in original, sermnate olograf si stampilate de catre reprezentantul legal/ imputernicit al ofertantului. jin aceleasi conditii, ofertantii vor prezenta Formularul 4 - Declaratie privind respectarea legislatiei de securitate si sdndtate in muncé. Persoana cu functie de conducere in cadrul Beneficiarului este: Gheorghe Augustin CIJMAROIU - Coordonator partener {in cazul unei asocieri, documentele de eligibilitate de mai sus vor fi depuse de ctre fiecare asociat in parte. {in cazul in care Ofertantul isi dovedeste capacitatea tehnici si/sau profesionala prin sustinerea unui tert sustinator, acesta trebuie de asemenea si depuna documentele mentionate mai sus in cazul in care anumite activitati vor fi subcontractate, se va mentiona in mod mod explicit activitatea activitatile ce va/vor fi subcontractate, subcontractorii depunand la randul lor documentele de eligibilitate mentionate mai sus. Se vor completa si depune, in original, declaratia privind partea/partile din contract care sunt indeplinite de asociat/subcontractant/tert sustindtor si specializarea acestora - Formularul 6 si acordul de asociere - Formularul 8 sau de subcontractare - Formularul 7 Neindeplinirea cerinfelor de eligibilitate de mai sus de Ofertant/Ofertant asociat/Tert sustinator/Subcontractant va conduce la respingerea ofertei.Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale a ofertantului 7, Pentru persoane juridice/fizice romane se va prezenta: Certificat constatator emis de oficiul National al Registrului Comertului, in copie legalizata sau copie xerox lizibil& marcata ,,conform cu originalul” semnata de catre reprezentantul legal al ofertantului din care sa rezulte concordanta dintre obiectul de activitate al respectivului si obiectul achizitiei publice. jin cazul in care oferta este depusa de o asociere de operatori economici, fiecare asociat va prezenta documentul mentionat mai sus. Pentru persoanele juridice/fizice straine vor fi prezentate documente edificatoare, in traducere legalizata, care si dovedeasca o forma de inregistrare ca persoana juridicd sau de atestare/inregistrare/apartenenta din punct de vedere profesional, in conformitate cu prevederile legale din tara in care ofertantul este rezident. 5. Se va prezenta Certificat de inregistrare fiscald (CUI) in copie legalizat’s sau copie xerox lizibil3 marcata ,,conform cu originalul”, semnata de catre reprezentantul legal al ofertantului Ofertantii nerezidenti vor prezenta traduceri autorizate in limba romana ale documentelor solicitate mai sus. in cazul in care oferta este depusa de 0 asociere de operator economici, fiecare asociat va prezenta documentele mentionate mai sus, sub aceleasi conditii.. Datele inscrise in certificate/documente trebuie sa fie actuale, raportat la termenul limita de depunere a ofertelor. in cazul unei asocieri, documentele vor fi depuse de catre fiecare asociat ‘in parte. jin cazul in care ofertantul isi dovedeste capacitatea tehnicd si/sau profesional prin sustinerea unui tert sustinator, acesta trebuie de asemenea si depun toate documentele mentionate mai sus. ‘in cazul in care anumite activitati vor fi subcontractate, se va mentiona in mod mod explicit activitatea/activitatile ce va/vor fi subcontractate, subcontractorii depunand la randul lor documentele mentionate mai sus pentru partea de activitati pe care urmeaza s 0 indeplineasca. |, PROPUNEREA TEHNICA Modul de Prezentare a propunerii tehnice Ofertantul va prezenta propunerea tehnica pornind de la cerintele minime cuprinse in prezentele specificatii tehnice. Propunerea tehnica se intocmeste astfel incét procesul de evaluare si informatiile din aceasta sé permit identificarea cu usurintd a corespondentei cu specificatiile tehnice minime si avantajele descrise. Propunerea tehnic& va cuprinde: 1. Un comentariu al tuturor specificatiilor continute in specificatiile tehnice, din care s& reiasi asumarea de catre ofertant a cerintelor achizitorului si modul in care infelege si indeplineascd obligatiile contractuale, insofit de orice alte informatii suplimentare considerate de catre ofertant ca fiind relevante sau care pot imbunatatii realizarea contractului de achizitie; 2. 0 list cu locatiile pretabile desfasura cu echipa de project situate in regiunea SV Olteni cerintelor minime solicitate prin specificatiile tehnice; 3. Numarul de facilitati suplimentare fata de cele minim solicitate prin specificatiile tehnice, puse la dispozitie de catre prestator pentru fiecare eveniment in parte; i evenimentului (workshop) , care corespundIl, PROPUNEREA FINANCIARA ‘Modul de prezentare a propunerii finnciare Propunerea financiara va contine pretul total ofertat, exprimat in RON, exclusiv TVA. Pretul va fi completat in Formularul F5 - Formular de oferta + Anexa la Formularul 5 - centralizator de preturi ce vor fi prezentate in original, semnate olograf si stampilate de catre reprezentatul legal /imputernicit al ofertantului. Pretul se va exprima in RON, fara TVA, iar valoarea TVA se va evidentia distinct. Pretul va include toate cheltuielile care vor fi angajate de catre furnizorul ofertant in vederea asigurarii prestarii serviciilor solicitate prin presenta documentatie. ATENTIE! Pretul total va fi defalcat pe fiecare activitate in parte care va fi prestata in cadrul evenimentului si nu va depasi valoarea estimata, sub sanctiunea respingerii ofertei ca neconforma. IV. ALTE CERINTE Reprezentare prin ‘imputernicit Dac ezte cazul, oferta va contine si imputernicirea semnatarului ofertei, jn situatia in care acesta nu este reprezentantul legal al ofertantului. ‘imputernicirea va fi semnati de ctre reprezentantul legal si va fi insotita de cartea de identitate a persoanei imputernicite, in copie certificata conform cu originalul”, semnata olograf si stampilata de reprezentantul legal. Limba de redactare a ofertei Limba romana ‘Moneda in care este exprimat pretul contractului RON, fara TVA Perioada minima de mentinere a valabilitatii ofertei 60 zile Modul de depunere a ofertei Ofertele vor fi depuse la sediul Achizitorului (benefictarului) : A&C Proiecte si Consultanté Manageriala S.R.L. din municipiul Drobeta - Turnu Severin, bulevardul Revolutiei 16-22 Decembrie 1989, nr. 3 - 5, cod postal 220012, judetul Mehedinti. Data limita de depunere oferte: 09.05.2018, ora 15:00 - ofertantul trebuie s8 depuna un singur exemplar al ofertei (original) insotit de adresa de inaintare - Formularul 1; - plicul/coletul va aves interior un opis al documentelor ce le contine; toate documentele trebuie sa fie tiparite sau scrise cu cerneala neradiabild, vor avea mentionata data la care s-au intocmit, vor fi stampilate si semnate olograf cu numle in clar pe fiecare pagina de reprezentantul/reprezentantii legal/legali autorizati corespunzator s4 angajeze ofertantul in contract; in cazul documentelor emise de institutii/autoritati/organisme abilitate ‘in acest sens, documentele respective trebuind sa fie semnate si parafate conform prevederilor legale; orice stersatura, adaugare, interliniere sau scris peste cel dinainte sunt valide numai daca sunt vizate de c&tre persoana/persoanele autorizate sa semneze oferta; - plicul/coletul exterior va fi sigilat si va avea marcate urmatoarele elemente:= denumire, adresi si date de contact ofertant (telefon/fax/e-mail); = denumirea si adresa achizitorului; = denumirea achizitiei publice. Posibilitatea i sau modificarii ofertei retrage! Nu se accept modificarea sau retragerea ofertei ulterior datei si orei limita de depunere a ofertelor. Alte precizari Oferta are caracter obligatoriu, din punct de vedere al continutului, pe toata durata de valabilitate stabilita de citre Achizitor. Ofertantul va suporta toate costurile asociate elaborarii si prezentarii ofertei sale, precum si a documentelor care o insotesc, iar achizitorul nu va fi resposabil sau raspunzator pentru costurile respective. privind intocmirea, | Riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forta majora, cad in sarcina depunerea si deschiderea ofertelor ofertantului. Oferta depusa la o alt adresa decat cea stabilit dupa expirarea datei limita pentru depunere nu va fi evaluata de achizitor, acestea fiind pastrate la sediul achizitorului, nedeschise. Ofertele sunt declarate intarziate si vor fi respinse in cazul depunerii la alta. adresa/depunerii dupa data/ora limita inscrisé in anuntul de participare la procedura. V. CRITERIUL DE ATRIBUIRE INFORMATII DETALIATE SI COMPLETE CU PRIVIRE LA FACTORII DE EVALUARE PENTRU STABILIREA OFERTE! CASTIGATOARE Modul de selectare a ofertei castigatoare ‘Tn vederea respectarii principiilor economicitatii, eficientei si eficacitatii, achizitorul va alege oferta cu cele mai multe avantaje tehnice si financiare pentru realizarea scopului proiectului. Factori de evaluare: Factori de evaluare Punctaj maxim Propunere/Oferta financiara, RON, fara TVA ‘40 puncte Propunere/oferta tehnicd 60 puncte TOTAL PUNCTE 100 puncte Aigoritmul de calcul presupune clasificarea ofertelor in ordine descrescatoare a punctajelor, avand in vedere ponderile indicate mai jos. Clasamentul se va intocmi in ordinea descrescatoare a punctajului acordat. Va fi declarata castigatoare oferta ce obtine cel mai mare numar de puncte. Punctajul pentru Propunerea financiara se va acorda astfel: Propunere / Oferta financiara (RON, fara TVA) __| Punctaj maxim Ti. Pretul cel mai mic ofertat (total oferta financiara) | 20 puncte T2. Ponderea data de raportul dintre pretul total al serviciilor de restaurant si servire a mancarii si totalul 20 puncte ofertei financiare, fra TVA TOTAL PUNCTAJ PROPUNERE FINANCIARA, 40 puncte Propunerea financiard (pf) Factorul T1. Pretul cel mai mic ofertat a) pentru oferta financiard cu cel mai mic pret se acordé punctajul maxim alocat, respectiv 20 puncte.B) pentru celelalte prefuri, punctajul de acordé astfel: PI (n) = (Pret minim! PFet ofenae) X 20 , unde: P1(n) - punctajul ofertei financiare evaluate, se rotunjeste la 2 zecimale; Pret ninin~ Pretul cel mai mic ofertat; Pret swerae - pretul ofertat de operatorul economic pentru care se calculeaza punctajul. Factorul T2. Ponderea datd de raportul dintre pretul total al serviciilor de restaurant si servire a méncérii si totalul ofertei financiare, far TVA Se va acorda punctaj maxim (20 puncte) ofertantului al carui centralizator de preturi anexa la formularul de oferta financiara va prevede pentru serviciile de restaurant si servire a mancarii cea mai mare pondere din oferta totala prezentata (cel mai mare pret total (col. 6) pentru servicii restaurant si de servire a manc&rii / valoare totala oferta de pret, exclusiv TVA). Pentru celelalte preturi, punctajul se acorda conform algoritmului de calcul de la factorul T1, respectiv: P1 (n) = (pondere mininal Onder ojercts) X 20 , unde: P1(n) - punctajul oferit ponderii evaluate, se rotunjeste la 2 zecimale; | Pondere miin ~ Procentul cel mai mic ofertat; Pondere wens - ponderea ofertata de operatorul economic (care reiese din raportul pret total servicii restaurant/valoare totala ofertata, fara TVA) pentru care se calculeaza punctajul. Atentie! Valoarea serviciilor ofertate/categorie nu poate depasi valoarea estimata/categorie, sub sanctiunea respingerii ofertei. De asemenea pretul total ofertat (RON, fra TVA), nu poate depisi valoarea estimata a contractului, sub sanctiunea respingerii ofertei. Punctajul pentru Propunerea tehnica se va acorda astfel: Elemente de departajare propunere tehnica Punctaj maxim TT. Un comentariu elaborat al tuturor specificatiilor continute in specificatiile tehnice, din care si reiasa asumarea de ofertant a cerintelor achizitorului si modul in care intelege s& indeplineasca obligatiile || 20 puncte contractuale, insotit de alte informatii suptimentare considerate de catre ofertant ca fiind relevante sau care pot imbun&tatii realizarea contractului T2. O lista cu posibile locatii situate in regiunea SV Oltenia care corespund cerintelor minime solicitate prin specificatiile tehnice. Amplasarea locatiilor 20 puncte fata de centrul fiecarei localitati constituie avantaj_| la acordarea unui punctaj mai mare la acest criteriu T3. Numarul de facilitati suplimentare fata de cele minim solicitate prin specificatiile tehnice, puse la dispozitie de cAtre prestator pentru organizarea 20 puncte evenimentulut; TOTAL PUNCTE 60 puncte Factorul T1: intrucat specificatiile tehnice au un caracter minimal, se va acorda punctaj maxim ofertantului al carui comentariu asupra specificatiilor tehnice va fi exhaustiv cu privire la modul de asumare a cerintelor minime ale_achizitorului_si_ de indeplinire_a_obligatiilor contractuale de_catre [sofertant. Comentariul/Descrierea poate include alte informatii suplimentare considerate de ofertant ca fiind relevante pentru realizarea/imbunatatirea realizarii contractului. Punctaj maxim (20 puncte) va putea fi acordat ofertantului care va indica si detalia felul in care isi va asuma cerintele minime din specificatiile tehnice si modul de realizare al acestora, cu precizarea a cat mai multe informatii suplimentare utile/relevante pentru realizarea obiectului contractului si, daca este cazul, pot imbunatati realizarea contractului. Punctajul fiecarei oferte va fi calculat conform modalitatii de calcul de ta factorul T3. Factorul T2: Conform specificatiilor, se va acorda punctaj maxim pentru oferta care va identifica in mod clar si facil locatiile situate in regiunea SV Oltenia, amplasamentul lor fata de centrul localitatii, gradul de dotare al hotelului/pensiunii (clasare, parcare cu paz, nr. sali conferinte, restaurant, dotari camere, etc.). Vor fi avute in vedere caracteristicile zonale, relief, clima de sezon, atractivitate peisagistica si turistica, etc. Punctajul va fi calculat conform modalitatii de calcul de la factorul T3 Factorul T3: Fiecare ofertant va prezenta in propunerea tehnica facilitatile pe care le ofera suplimentar fata de cerintele achizitorului din Specificatiile tehnice. Facilitatile suplimentare oferite de operatorii economici vor fi in stransi legatura cu obiectul contractului si vor avea ca scop realizarea acestuia in conditii de eficienta si calitate cat mai inalte. Exemplu de facilitate suplimentara: caracteristici superioare fat de cele minime cerute pentru salile unde au loc evenimentele, asigurarea unui meniu mai diversificat pentru participanti, conditii de cazare superioare fata de cele descrise in specificati, etc. Se vor mentiona numarul de facilitati suplimentare fata de cele minim solicitate prin specificatiile tehnice puse la dispozitie/asigurate de ofertant (prestator) pentru organizarea evenimentului. Pentru cel mai mare numéar de facilitati suplimentare fata de cele solicitate prin specificatiile tehnice, se va acorda un numar maxim, respectiv 20 puncte (Punctaj Tm.max. = 20 puncte). Pentru orice alt numar de facilitati suplimentare fata de cele solicitate prin specificatiile tehnice, (Tm.n), punctajul se va calcula astfel: Punctaj oferta ,n” (Tm.n/Tm.max.) x 20 = X puncte, unde Tm.n = numarut de facilitati propus de ofertantul ,.n”, iar Tm.max este cel mai mare numar de facilit&ti ofertate de ctre un ofertant. Punctajul total al Propunerii tehnice este dat de suma punctajului celor 3 factori, astfel: P tehnicd total = T1 + 72+ T3 DETERMINAREA PUNCTAJULUI FINAL AL OFERTELOR Punctajul final ce va fi luat in calcul in clasamentul pe baza caruia se stabileste oferta castigatoare, se calculeaz’ dupa formula: Punctaj fina (M) = P fin, (M1) + P tern. (M) Unde: P fe, (n) = punctajul financiar final P tone, (N) = punctajul pentru propunerea tehnica, final Punctaj gra (n) = punctaj final al ofertei evaluate Modalitati de contestare a deciziei achizitorului de Dac un operator economic nu este multumit asupra modului de desfasurare a procedurii competitive, aceasta se poate adresa instantelor de judecata competente pentru solutionarea cauzei.atribuire a contractului de achizitie si de solutionare a contestatiei Solicitarile de clarificiri privind documentatia pentru ofertanti se vor Modalitat! de | tansmite prin e-mail, ta adresa achizitorului acproiecte@yahoo.r0 , pana soltcttare | cel ma tran a 4a de la data publicartanunjull pentru depunerea : ertelor. larificari | Clarificarile achizitorului se vor transmite in scr, in termen de maxim 2 zile lucr&toare de la primirea solicitarilor de clarificari.. Clauze Conform formularului de contract care face parte integranta din contractuale documentatia pentru ofertanti. [=]