Universitatea “Babes-Bolyai”

Facultatea de Istorie şi Filosofie

Ştiinţa informării şi documentării
Masterat

Suportul electronic al documentului si implicatiile sale asupra

administrarii arhivei

Balog Emese
Cluj-Napoca

2010

1
 Arhiva este locul de păstrare a actelor, o instituţie care păstrează totalitatea actelor sau a
documentelor.
Arhivele sunt preţioase depozite de informaţie istorică scrisă. Fondul arhivistic este un
important tezaur scris care face parte din patrimoniul cultural-naţional al unui popor. Termenul
adoptat de noi este un termen latin “archivarum”care insă la rândul său este corespondentul
grecescului „archeion” care desemna curia înaltului magistrat numit „archeon”.
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaţie izvoarele scrise pe suporţi
friabili (uşori deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în
vederea stabilirii soluţiilor optime de selecţionare, ordonare, inventariere, conservare şi
valorificare a documentelor. Alături de arhivistică se află informarea documentară care studiază
informaţiile, datele cuprinse în documente, în publicaţii, elaborând apoi mijloace de cercetare
eficiente de prelucrare analitică – sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai
bine la beneficiar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereşte (sau se
preconizează) un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie. Potrivit normelor
internaţionale documentul este definit ca “un material pe care este înregistrată o informaţie” sau
“o informaţie înregistrată pe un segment”. Prin urmare elementele unui document constau în:
informaţii, înregistrarea lor, suportul.
Prin urmare documentul este un text scris sau tipărit, inscripţie sau orice altă mărturie
care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactată într-o formă clară
şi având unitate de unitate de conţinut şi înţeles de sine stătător. Legea Arhivelor din 1996
menţionează că prin documentele care fac parte din Fondul Naţional al României” se înţelege:
acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, afişe,
chemări, planuri, schite, harţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii precum şi
înregistrări foto, video, audio şi informaţia cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către
creatori români în străinătate.
Astăzi arhiva a ajuns o foarte importantă instituţie de stat insă multa lume nu are nici o
tangenţă cu ea şi deci nu-i cunoaşte menirea şi avantajele.
Volumul tot mai mare de date ce se acumulează într-o arhivă şi trebuie prelucrate, stocate
şi arhivate (într-un mod care să permită uşor regăsirea lor ulterioară), îngreunează munca
personalului de la arhive. Arhiva de documente pe hârtie este greu de utilizat şi ocupă spaţii mari
de depozitare. De asemenea, timpul necesar pentru găsirea unor documente este foarte mare.
Când vorbim de spaţii de arhive sau spaţiile unor arhive moderne, trebuie să ne gândim la
o multitudine de aspecte vizate pentru satisfacerea tuturor cerinţelor tehnice şi logistice ca toate
acestea să servească interesului final, şi anume cercetării. Spaţiile de depozitare au în vedere
aspecte ca: perimetru, amplasare, tip de clădire - clădiri subterane sau supraterane, arhitectura
lor, mediul ambiant, mod de aşezare a unităţilor de arhive în depozite, echipamente, mijloace de
protecţie necesare pentru a asigura documentele de arhivă, dotare tehnologică, factori care duc la
degradare norme, metode şi tehnici de protecţie a arhivelor, păstrare, conservare şi restauare.
Peste tot în lume există un interes faţă de materialele şi documentele de arhivă. Acolo poţi

2
să descoperi istoria ta proprie ca naţiune, părţi din istoria ta ca individ, istoria altor naţiuni şi
popoare.
În această societate informaţională în care au luat un avânt deosebit şi s-au produs
schimbări uriaşe la nivelul tehnologiei informaţiei şi comunicării se pune problema mai ales a
accesului online la documentele de arhivă, un fenomen frapant dar care nu este singular.
Standardizarea, conceperea unor tipuri de documente, de suporturi, descrierea fondurilor şi
colecţiilor după anumiţi algoritmi şi standarde - sunt tot atâtea provocări noi pentru toţi cei care
oferă informaţii ce sprijină şi susţin cercetarea, dar nu numai.
Cercetătorul sau simplul utilizator, în zilele de azi, doreşte să aibă acces la informaţie cât
mai rapid şi uşor, să aibă la îndemână oferte cât mai variate şi posibilităţi multiple de a regăsi şi
accesa informaţia. O arhivă modernă trebuie să ofere şi să susţină standardele înalte impuse de
modificările profunde, trebuie să fie în slujba oamenilor, în slujba adevărului, istoriei şi
cercetării.
În contextul abordărilor actuale, arhivele care sunt unul dintre cei mai competenţi
furnizori de informaţie, trebuie să vină cu noi idei şi soluţii de reconfigurare şi diversificare a
produselor şi serviciilor destinate utilizatorilor, pentru a ţine pasul cu dezvoltările în domeniile
tehnologiei şi comunicării, pentru a-şi legitima existenţa, pentru a-şi crea o imagine cât mai
favorabilă în societate pentru a fi adevăraţi competitori pe piaţa de informaţii şi pentru a putea
face faţă provocărilor crescânde.
În acest scop arhivele trebuie să introducă produse şi servicii noi, microfilmarea
documentelor prin facsimilare şi digitizare. Digitizarea colecţiilor de documente şi constituirea
bibliotecilor digitale a devenit o preocupare a arhivelor, asta în condiţiile necesităţii depăstrare,
de valorificare a patrimoniului propriu şi comunicării online a informaţiilor. [CONSTANTINESCU-
MATIŢA M., fn.]
Trecerea pe microfilm are mai multe scopuri:
- elaborarea de copii care pot fi puse la dispoziţia persoanelor pentru care
deplasarea până la locul de păstrare a originalelor nu este posibilă sau ar crea o
inconvenienţă prea mare,
- îmbunătăţirea păstrării şi conservării documentelor originale (o metodă de salvare
a documentelor rare, preţioase, fragile, voluminoase),
- favorizarea valorificării documentelor în sensul punerii în valoare a unor colecţii,
fonduri prestigioase de documente rare,
- protejarea documentelor de uzura care apare în urma folosirii acestora în mod
direct,
- posibilitatea oferirii respectivelor documente chiar dacă sunt cerute de mai multe
persoane, în acelaşi timp,
- se creează astfel copii de siguranţă care vor fi în continuare disponibile, în cazul
nefericit în care originalul este distrus.
Ultimele tendinţe în materie de stocare a documentelor au ca sistem de referinţă
calculatorul. O tehnologie care s-a dezvoltat cu o viteză uluitoare în ultimii 15 ani, a apărut în

3
arhive încă de acum 30 de ani. Specialiştii din cadrul arhivelor au sesizat încă de la început
posibilităţile oferite de această nouă tehnologie şi au început implementarea acesteia şi în arhive.
La început, datorită preţului şi dimensiunilor unui calculator, dotarea s-a putut face numai
pe plan central. Datele care erau selecţionate după anumite criterii în cadrul departamentelor
locale ale Arhivelor Naţionale, erau trimise la sediul central unde erau introduse pe calculator.
Tot acest proces era unul dificil şi rezultatele nu erau întotdeauna vizibile.
La ora actuală, apariţia şi evoluţia fantastică a calculatoarelor personale şi a mediilor de
stocare a informaţiei, permit desfăşurarea unei activităţi de stocare a informaţiei în calculator cu
o eficienţă ridicată. Fiecare arhivă poate fi azi dotată cu cel puţin un calculator, iar conectarea
tuturor acestor calculatoare într-o reţea naţională iar de aici spre reţeaua internaţională care este
Internet-ul trebuie privită ca o necesitate şi o obligaţie. Încercarea de a lăsa de o parte această
cale de dezvoltare înseamnă o condamnare la ineficientă şi chir mai mult, o lipsă de viziune în
perspectivă.
Sistemele informatizate actuale sunt prezente pretutindeni, iar un sector atât de important
din însăşi fiinţa unui stat nu poate fi lăsat la o parte. În întreaga lume, la ora actuală, tendinţa
generală este de a pune cât mai multă informaţie la dispoziţia publicului. Iar cel mai uşor şi
eficient mod în care acest scop poate fi atins este folosirea din ce în ce mai intensă a
calculatorului.
Trebuie să ne gândim că la ora actuală, calculatorul de multe ori înlocuieşte hârtia şi că
originalul unui document poate exista doar în format electronic. Informatizarea arhivelor va
însemna accesul rapid, disponibil oricui, de oriunde.
În concluzie, tendinţele actuale în arhivistică pot fi exprimate pe scurt astfel: specializare,
informatizare, accesibilitate. Arhivele nu pot rămâne în urmă faţă de o societate care se mişcă din
ce în ce mai repede; a rămâne în urma în acest moment înseamnă pierderea unor cantităţi foarte
mari de informaţie. Alinierea arhivelor la tehnologiile, actuale, la modul de lucru actual, continua
specializarea prsonalului ar trebui să reprezinte liniile de bază ale unui plan de dezvoltare a
activităţii în arhive. Trebuie însă avut în vedere faptul ca această "transformare" a arhivelor nu
poate fi făcută peste noapte. O astfel de transformare are nevoie de timp, bani şi oameni pregătiţi
care să fie la înălţimea noilor cerinţe apărute. [PORUMBĂCEAN C., 2008]
Avantajele digitizării sunt multe, diseminarea patrimoniului cultural mondial şi oferirea
posibilităţii generaţiilor următoare să admire aceste moşteniri; prezervarea moştenirii
patrimoniului cultural prin noile mijloace ale tehnologiei informării şi comunicării; prezervarea
documentului original, repunând astfel în circulaţie documente altfel dificil ori chiar imposibil de
consultat, datorită vechimii sau unicităţii lor; posibilitatea accesării şi consultării acestor
materiale rapid, simultan, de la distanţă, la orice oră din zi, deci un acces al publicului lărgit
considerabil; crearea unor baze de date ce reprezintă noduri de comunicaţie şi de informare
culturală; producerea unor imagini care pot fi apoi reproduse ori de câte ori este nevoie fără
pierderea calităţii şi nu neapărat în ultimul rând faptul că imaginile digitizate nu suferă şi nu se
deteriorează în urma utilizării lor.
Arhivele electronice sunt mult mai sigure, mai uşor de accesat şi furnizează o mai bună

4
păstrare a inregistrărilor pe temen lung. Arhivele electronice pot reduce costurile operationale cu
peste 40%.
Viitorul arhivării electronice în România, şi nu numai, este unul promiţător. Dar care
întârzie încă să se materializeze în varianta sa „legalizată“. Din acesta motiv, companiile care au
trecut la stocarea documentelor în format electronic, le păstrează şi în format fizic, operând,
practic, cu două arhive, cea electronică pentru lucrul intern, şi cea pe hârtie pentru a avea
acoperirea juridică impusă de lege.
Legea promulgata de presedintele interimar stabileste cadrul juridic necesar crearii,
conservarii, consultarii si utilizarii documentelor in forma electronica arhivate sau care urmeaza
a fi arhivate intr-o arhiva electronica.
În conformitate cu Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în
formă electronică, documentele arhivate în condiţiile legii şi folosind semnătura electronică au
aceeaşi valoare juridică cu cele păstrate în format hârtie.
Toate arhivele moderne trebuie să ofere cercetării asemenea produse şi serviciile create
de pe urma lor. Acesta este doar un aspect vizat de arhivele secolului al XXI-lea. Din păcate
există încă astăzi arhive care nici măcar nu au avut acces la Internet până nu demult. Este şi cazul
Arhivelor Naţionale din România, căreia din păcate şi din nefericire nu i s-a acordat de-a lungul
timpului atenţia şi importanţa cuvenită. Este ca şi cum nu acordăm atenţie istoriei, patrimoniului
cultural şi ştiinţific, tradiţiilor, spiritualităţii, civilizaţiei şi sufletului naţional. În aceste situaţii se
impune realizarea unor demersuri concrete, care încetul cu încetul să scoată din negura timpului
şi din întuneric aceste instituţii care de fapt sunt în slujba oamenilor şi a societăţii în general.
De asemenea, arhivele trebuie să-şi coreleze acţiunile cu cerinţele internaţionale în
domeniu, să coopereze cu instituţii similare, să participe la proiecte şi programe specifice, să
conlucreze şi să colaboreze.
Numai realizând cât mai multe asemenea obiective şi ţinând pasul cu timpul, cercetarea
în arhive se va dovedi una dintre cele mai valoroase şi viabile, care va scoate din "ascunzişuri"
materiale inedite, care nu au văzut încă lumina zilei. Documentele electronice obţinute prin
digitizare vor aduce mari beneficii umanităţii şi memoriei culturale, iar printr-o astfel de
prezervare a documentelor avem şi vom avea certitudinea protecţiei şi conservării celor
originale, diseminării largi a informaţiei, punerii în valoare a diferitelor culturi, păstrarea
memoriei culturii naţionale într-un conglomerat de culturi internaţionale, păstrării memoriei
umanităţii şi circuitului larg al valorilor şi ideilor mondiale. Astfel, arhivele vor avea în societate
locul pe care îl merită. [CONSTANTINESCU-MATIŢA M., sn.]

5
 Bibliografie:
 CONSTANTINESCU-MATIŢA Maria-Stela, Despre arhivele moderne, Bibliorev.
 http://www.bcucluj.ro/bibliorev/info5.html
 POP Corina, REPANOVICI Angela, MAILAT Gabriela, Cartea electronică : între o
nouă formă de prezentare şi o nouă formă de percepere a documentelor, în: Biblio -
Braşov 2005. Conferinţa Naţională de Biblioteconomie şi Ştiinţa Informării, Braşov,
Editura Universităţii "Transilvania", 2005.
 coord. POPOVICI Florin Bogdan, Standardele arhivistice ale Consiliului arhivelor 2008,
Sfântu-Gheorghe, Editura Eurocarpatica, 2008.
 PORUMBĂCEANU Claudiu, Arhivistică în perioada contemporană-curs, Arad, Editura
Vasile Goldiş University Press, 2008.