Tema: Abordarea sistemică a organizației

Abordarea sistemică a organizaţiilor are la bază noţiunea de sistem, care este esenţială pentru servicii. J. Forrester remarca,
analizând managementul, că o mare parte din practica şi instruirea în management se ocupă numai de
componente. Contabilitatea, producţia, finanţele, relaţiile umane au fost predate, ca şi cum ar fi fost subiecte separate.
Organizaţiile sunt însă atât de complexe, încât o cunoaştere a părţilor nu este suficientă. În management interconectările şi
interacţiunile dintre componentele sistemului sunt mult mai importante decât componentele luate separat.
Sistemul este o secţiune finită în timp şi spaţiu a realităţii, care descrie un ansamblu de elemente interconectate prin legături
reciproce, evoluând în comun, în vederea atingerii unui obiectiv predeterminat. Deci, un sistem presupune existenţa
unor elemente, relaţii şi a unui scop. Elementele sunt, de fapt, fenomene, obiecte, procese, concepte, fiinţe, grupuri etc.
După numărul de elemente, există sisteme de:
 clasa S1 – cu puţine elemente (sisteme simple);
 clasa S2 – cu număr mare de elemente şi legături multiple (sisteme complexe);
 clasa S3 – cu puţine elemente, distanţele dintre ele fiind foarte mari(sisteme mari).
Unele sisteme de servire sunt simple (un serviciu poștal), dar deseori, serviciul are nevoie de o reţea (un sistem mare).
Uneori, unităţile pentru prestarea serviciului reprezintă o „flotilă de bărci” legate prin cabluri de o navă amiral (sediul
central). Relaţiile se stabilesc între elemente (relaţii endogene), dar şi între elemente şi mediul înconjurător (relaţii exogene).
Datorită relaţiilor, sistemele se delimitează de mediul înconjurător. Având în vedere însă că şi universul este un sistem,
pentru a delimita un anumit sistem, este necesar ca relaţiile lui să fie mai puternice decât celelalte relaţii din univers. În acest
mod apare o frontieră a sistemului. După relaţiile întâlnite, sistemele sunt de:
 ordinul I – au relaţii funcţionale, necesare pentru funcţionarea lor;
 ordinul II – au relaţii complementare, care contribuie la asigurarea sinergiei;
 ordinul III – au relaţii care creează redundanţa sistemului.
Scopul este un obiectiv bine definit, care trebuie atins de sistem. În acest fel, se poate aprecia că legăturile dintre elemente
nu sunt întâmplătoare. Studiul sistemelor este realizat de o disciplină ştiinţifică numită Teoria Generală a Sistemelor (T. G.
S.), ale cărei baze au fost puse de Ludwig von Bertalamfy, în 1937. Intenţia teoriei generale a sistemelor este de a dezvălui
proprietăţi, principii şi legi caracteristice sistemelor în general, independente de varietatea sau natura elementelor
componente ale fiecăruia. În paralel, folosirea legilor generale ale sistemelor duce la o cunoaştere mai bună şi la o conducere
eficientă a sistemelor care prezintă dificultăţi în abordare. În acest fel teoria generală a sistemelor ajută la cunoaşterea prin
analogie a altor sisteme şi constituie suportul pe care se bazează modelarea lor. Imaginea folosită în mod curent pentru
reprezentarea unui sistem este aceea de „cutie neagră”.
În această imagine sunt reprezentate relaţii exogene:
intrările şi ieşirile sistemului. Intrările reprezintă acţiunea
mediului asupra sistemului, iar ieşirile acţiunea
sistemului asupra mediului.
Intrările provin dintr-o mulţime de elemente de intrare X, iar ieşirile dintr-o mulţime de elemente de ieşire Y. Capacitatea de
transformare (T) a unui sistem, adică modul cum intrările se transformă în ieşiri, este determinată de structura sistemului, care
este dată de mulţimea relaţiilor dintre elemente. Dacă unele relaţii sunt mai puternice, în cadrul sistemului se deosebesc
subsisteme. Structurile pot fi lineare, arborescente sau circulare. Valorile pe care le au variabilele sistemului la un moment dat
constituie starea sistemului. Aceste valori exprimă, în general, întreaga evoluţie anterioară a sistemului şi determină în mare
măsură comportarea sa ulterioară.
O altă noţiune utilizată în studiul sistemelor este aceea de stare entropică, care reprezintă proprietatea sistemelor de a
conţine în interiorul lor perturbaţii care se opun realizării scopului.
Organizaţia este şi ea un sistem. Elementele sunt oamenii, echipamentele procedurile etc., iar relaţiile sunt asigurate de
fluxul uman, fluxul de materiale, fluxul de produse, fluxul de informaţii care circulă între elemente. Ansamblul elementelor şi
relaţiilor unui sistem formează structura acestuia.
Caracteristicile sistemelor de servire:
1) sunt sisteme eterogene, deoarece au în componenţă oameni (sisteme naturale) şi echipamente (sisteme artificiale). Elementele
de bază fiind oamenii, comportarea sistemului este probabilistică;
2) sunt sisteme deschise, între ele şi mediu existând un schimb de substanţă,
energie şi informaţii;
3) sunt sisteme dinamice. Chiar dacă îşi menţin structura (sunt în echilibru), ele pot
acţiona diferenţiat, comportarea lor fiind şi din acest punct de vedere
probabilistică.
4) sunt sisteme cibernetice. Pe baza rezultatelor (trecute sau previzibile),
sistemele se reglează.
unde: R1 – reglare de tip feed-back (inversă);
R2 – reglare de tip feed-before (în avans).
Datorită reglării, sistemele cibernetice sunt „insule organizate” în universul entropic
(Wiener).
5) sunt sisteme ierarhice. Datorită subsistemelor componente se
deosebesc structuri de conducere şi structuri de execuţie

Structura este un mod de grupare a elementelor unui sistem (oameni,

utilaje). Gruparea se face în funcţie de obiectivele avute: fundamentale,
generale,derivate, specifice şi primare. Unui obiectiv individual îi
corespunde o sarcină de îndeplinit. Sarcinile ce revin unui post de lucru
constituie funcţia (atribuţia). Pentru îndeplinirea sarcinii, ei i se ataşează
o autoritate şi executantul trebuie să manifeste
responsabilitate.
Funcţiile se grupează în compartimente, în cadrul cărora se desfăşoară diferite activităţi prin care se realizează funcţiunile
întreprinderii. Structura organizaţiei se obţine prin descompunerea funcţiunilor în activităţi şi atribuirea acestora unor
compartimente.
Funcţiunile se manifestă la nivelul organizaţiei considerată ca sistem. Ele au o existenţă teoretică. Pentru realizarea activităţilor se
organizează compartimente. Aceeaşi funcţiune se realizează prin activităţi care se regăsesc în mai multe compartimente.
Gruparea activităţilor pe compartimente se realizează după omogenitatea lor (activităţi care folosesc aceleaşi metode şi tehnici),
după frecvenţa lor (se grupează într-un compartiment activităţi între care se stabilesc legături frecvente), după importanţa
activităţilor (pentru unele activităţi se constituie compartimente distincte).
Structura organizatorică este descrisă de posturi, compartimente, relaţii şi nivele ierarhice
􀂉 postul de lucru: reprezintă totalitatea sarcinilor atribuite unui executant. Există în fiecare organizaţie o descriere a posturilor cu
precizarea competenţelor, autorităţii, responsabilităţilor, relaţiilor. Se diferenţiază funcţii de execuţie (se realizează sarcini cu caracter
repetitiv, de rutină) şi funcţii de conducere (se realizează sarcini de previziune, organizare, direcţionare, coordonare, control);
􀂉 compartimentul: se obţine prin gruparea unui număr raţional de posturi după criterii de omogenitate, complementaritate,
continuitate a sarcinilor. Generarea structurilor se face plecând de la numărul de biţi cu care poate lucra un om pe secundă (12 bound). În
medie, un conducător poate lucra cu şase persoane. În organizaţii sunt compartimente (secţii, ateliere, laboratoare) care au funcţii de
dezvoltare servicii şi prestare servicii şi compartimente funcţionale (servicii, birouri) specializate în celelalte funcţiuni. Compartimentele
de planificare şi personal sunt de stat major, răspund faţă de director;
􀂉 relaţiile reprezintă canale prin care se desfăşoară procesele informaţional-decizionale. Sunt relaţii ierarhice (între posturile de
conducere şi cele de execuţie), funcţionale (între compartimentele funcţionale şi cele de servire) şi de stat major (între compartimentele
respective şi celelalte compartimente);
􀂉 nivelelul ierarhic reprezintă ansamblul posturilor sau compartimentelor care dispun de aceeaşi autoritate. P. Drucker în „Practica
Managementului” definea şapte nivele ierarhice. Birocraţia apare atunci când sarcinile posturilor nu derivă din dezvoltarea obiectivelor.
Dar Max Weber numea prin birocraţie ansamblul de posturi tehnico-administrative şi sublinia rolul deosebit al acestora în realizarea
obiectivelor. Din acest motiv, birocraţia are în scrierile sale un aspect pozitiv, el referindu-se, de fapt, la manageri. Înţelesul actual
al acestui concept, cu conotaţii negative, decurge din existenţa legii lui Parkinson (dacă nu este acordată atenţie stabilirii sarcinilor,
orice post tinde să-şi dilate sarcinile pentru a ocupa întregul timp disponibil). Posturile de servire se grupează în formaţii (10-40
posturi în funcţie de specificul procesului). Formaţiile se grupează în ateliere (4 formaţii conduse de un maistru), iar secţia se
formează din minimum 3 ateliere. Secţiile au un şef de secţie coordonator şi un şef de secţie pe schimb. Aria de control reprezintă
numărul de personal de la bază controlat de manager. Numărul de relaţii ce se stabilesc în cadrul unui grup se determină cu
relaţia lui Graincunas:

x – numărul de subalterni.
C – este numărul de relaţii pe care trebuie să le controleze un manager;
De exemplu, pentru un manager cu doi subalterni:
Cele şase relaţii între manager (M) şi doi subordonaţi (x şi y) sunt:

1) M se adresează lui x;
2) M se adresează lui y;
3) M se adresează lui y prin x;
4) M se adresează lui x prin y;
5) M supraveghează relaţia x – y;
6) M supraveghează relaţia y – x.
Descrierea structurii se face în Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF). El stabileşte o modalitate de funcţionare a organizaţiei şi
a compartimentelor. Pentru fiecare post există o Fişă a postului, care arată sarcinile încredinţate, autoritatea de care se bucură,
responsabilitatea pe care trebuie să o arate, relaţiile ce se pot stabili.
În general, structurile de conducere au o formă piramidală sau orizontală. O. Willianson, care a studiat structurile piramidale, a distins
structuri funcţionale (structuri U – unitare) şi structuri divizionare (structuri M). Structurile funcţionale descriu funcţiile organizaţiei
Structurile orizontale permit legături multiple între indivizi, fără intermediari. Practic acestea sunt structuri matriceale şi structuri
reţea. Structurile matriceale permit coordonarea unor activităţi distincte (proiecte). Ele răspund mai bine cerinţelor specifice ale
clienţilor, dar generează şi conflicte, întrucât şeful de proiect nu are autoritate directă asupra executanţilor.
Structurile orizontale tind să se multiplice, sunt flexibile, variabile, dar obscure, complexe. Ele favorizează creativitatea permiţând
optimizarea interacţiunilor cu mediul. În aceste structuri dispare subordonarea unică.
SINERGÍE s.f. Acțiune simultană, îndreptată în același sens, a mai multor organe sau a mai multor agenți.