Sunteți pe pagina 1din 13

ROMANIA – TIMISOARA

str. Baader nr 11,Cod


postal1900
Tel & Fax 056-436755;056-
200368; 092259249
e-mail:
office@doset2.dnttm.ro
www.dosetimpex..ro

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
Ing. Ioan Silviu
Dobosi

ELABORAREA PROCEDURILOR
SI INSTRUCTIUNILOR

Cod: PG-01

Copie controlata x
Copie nr.
Copie informativa
Posesor copie:

PG-01-F-01/ Rev.1
Pag. 2 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG - 01 0

DOCUMENTUL ESTE PROPRIETATEA S.C. DOSETIMPEX SRL : MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU


DIFUZAREA DOCUMENTULUI SI / SAU A INFORMATIILOR CUPRINSE IN ACEST DOCUMENT, ESTE
INTERZISA FARA ACORDUL S.C. DOSETIMPEX S.R.L.

EVIDENTA SI CONTROLUL REVIZIILOR


Elaborat Verificat Aprobat

Ed. Revizia:
Ing. Stefan Ing. Ioan
NUME Ing.
Duna Silviu Dobosi

Asigurarea Director
FUNCTIA Calitatii Executiv
Director General 0 1 2 3 4 5

DATA dec.2001 dec.2001 dec.2001 1


x
SEMNATURA

Pag Rev Descrierea reviziei Pag Rev Descrierea reviziei


. . .

PG-01-F-02/Rev.0
Pag. 3 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG - 01 0

1- 10 1 Documentul a fost revizuit


integral conform
SR.EN.ISO 9001/2001

PG-01-F-02/Rev.0
Pag. 3 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
PG-01 Ed.1 Rev.
0

1 SCOP
1.1 Stabilirea metodologiei de elaborare a procedurilor si instructiunilor.

2. DOMENIU

2.1 Procedura se aplica la întocmirea, verificarea, analizarea, vizarea,


aprobarea, înregistrarea, difuzarea, codificarea si actualizarea procedurilor
si instructiunilor din sistemul de documente ale Sistemului de Management
al Calitatii al S.C. Dosetimpex SRL.

3. DEFINITII

3.1 Elaborare - activitate complexa cuprinzând : întocmirea, verificarea,


analizarea, vizarea, aprobarea, înregistrarea, difuzarea si actualizarea unei
proceduri / instructiuni (P/I).
3.2 Procedura - Document care specifica sau descrie cum sa se realizeze o
activitate, actiune sau un sistem de actiuni si care poate sa includa metoda
de realizare, echipamentul si materialele utilizate, precum si succesiunea
operatiilor.
3.3 Instructiune - Document care specifica sau descrie toate detaliile în
legatura cu ceea ce trebuie sa faca fiecare individ într-o activitate, în
vederea îndeplinirii activitatilor specifice în general si pentru rezolvarea
fiecarei sarcini în particular.

NOTA : În scopul clarificarii notiunilor de "procedura" si "instructiune" se


dau câteva caracteristici specifice fiecarui tip de document:
- Procedura: descrie realizarea unei activitati complexe la modul
general cu atribuirea de responsabilitati de realizare generale,
aspectele particulare sau de detaliu rezolvându-se prin referirea
unor alte proceduri sau instructiuni, are o structura fixa formata
din 7 sectiuni.
- Instructiunea: este un document derivat dintr-o procedura si
descrie pâna la amanunt realizarea unei activitati cu specificarea
responsabilitatilor pentru fiecare actiune, are o structura variabila
(dar contine în mod obligatoriu sectiunile "SCOP", "DOMENIU" si
"MOD DE LUCRU") si nu mai refera nici un document suplimentar
pentru descrierea în amanunt a realizarii unei actiuni precizata
prin scop si domeniu.
3.4 Prescurtari
3.4.1 P/I -Procedura / Instructiune.
3.4.2 DT -Documentatie Tehnica
3.4.3 MC -Manual Calitatii
3.4.4 RAC/P - Raport de Actiuni Corective /Preventive

PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 4 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

4. DOCUMENTE DE REFERINTA

4.1 SR EN ISO 9001/ 2001 Sistemele de Management al Calitatii –Cerinte ” .

5.RESPONSABILITATI
5.1 Întocmitorul
5.1.1 Raspunde de întocmirea P/I repartizata prin lista de activitati
procedurabile.
5.1.2 Opereaza toate modificarile solicitate si convenite cu verificatorul P/I.

5.1.3 Analizeaza împreuna cu verificatorul sugestiile si propunerile analizatorilor


P/I si opereaza modificarile ce rezulta ca urmare a acceptarii sugestiilor si
propunerilor analizatorilor.
5.1.4 Opereaza modificarile ce rezulta din analiza de corelare si completitudine
cu sistemul de P/I si cu MC al S.C. Dosetimpex SRL., efectuata de catre
Seful AQ precum si din faza de aprobare.
5.1.5 Analizeaza înregistrarile cu incidenta asupra P/I (RAC/ P, rapoarte de
evaluare, dispozitii ale conducerii, addendum-uri, etc) si opereaza
modificarile necesare în faza de actualizare a P/I.
5.1.6 Semneaza de "întocmit".

5.2 Verificatorul
5.1.1 Verifica completitudinea textului P/I fata de scopul si domeniul stabilit de
aceasta.
5.2.2 Analizeaza împreuna cu întocmitorul toate sugestiile si propunerile de
modificare ale analizatorilor P/I, hotaraste aprobarea sau respingerea
acestora prin semnatura pe raportul de analizare.
5.2.3 Convine cu persoana, prin Seful AQ , care a analizat P/I pentru corelare sa
completitudine cu sistemul de P/I si cu MC al S.C.Dosetimpex SRL., asupra
modificarilor de text.
5.2.4 Analizeaza împreuna cu întocmitorul toate înregistrarile cu incidenta
asupra P/I (RAC/ P, rapoarte de evaluare, dispozitii ale conducerii,
addendum-uri etc) si hotaraste asupra modificarilor necesare în faza de
actualizare a P/I.
5.2.5 Semneaza de "verificat".

5.3 Analizatorul
5.3.1 Analizeaza P/I în ciorna si propune formulari ale textului P/I care si includa
si eventualele
particularitati din compartimentul respectiv, ale activitatii procedurate.

5.4 Seful AQ
5.3.1 Analizeaza P/I din punct de vedere al corelarii acesteia cu sistemul de P/I în
vigoare si din punct de vedere al completitudinii P/I relativ la prevederile
aplicabile ale MC al S.C. Doset impex SRL.
PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 5 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

5.3.2 Asigura gestionarea tuturor înregistrarilor referitoare la P/I inclusiv


originalele P/I;
5.4.3 Asigura redactarea finala a P/I (inclusiv addendum-urile) si a actualizarilor
ulterioare ale acesteia.
5.4.4 Asigura difuzarea controlata a P/I (inclusiv a MC al S.C.Dosetimpex SRL.)
atât în cadrul S.C. Dosetimpex SRL.cât si în exterior la client si organismul
de certificare si jurisdictie in domeniu.
5.4.5 Asigura difuzarea controlata (semestrial, la compartimente) a listei de
activitati procedurabile si a listei procedurilor si instructiunilor în vigoare.
5.4.6 Asigura difuzarea controlata în S.C. Dosetimpex SRL. a addendum-urilor la
P/I.
5.4.7 Conciliaza divergentele dintre verificator si persoana care a analizat P/I.
5.4.8 Asigura obtinerea "accepturilor" din exterior, la P/I.
5.4.9 Dispune actualizarea P/I.

5.5 Directorul general


5.5.1 Aproba P/I.
5.5.2 Stabileste întocmitorul si verificatorul P/I.
5.5.3 Aproba lista activitatilor procedurabile, atunci când este cazul.;

6. MOD DE LUCRU
6.1 Generalitati
6.1.1 Sistemul de P/I al S.C. Dosetimpex SRL.se realizeaza având la baza "Lista
activitatilor procedurabile". Acest document este actualizabil si fiecare
actualizare a lui este difuzata pentru a urmari realizarea la data stabilita a
P/I ce revine compartimentului.
6.1.2 Lista activitatilor procedurabile se întocmeste de catre Seful AQ.
6.1.3 Întocmitorul, verificatorul si data de finalizare a P/I se stabileste de catre
seful de compartiment în cadrul caruia are aplicabilitate P/I respectiva. Prin
desemnarea acestora, seful compartimentului va semna în rubrica
respectiva a listei de activitati procedurabile. Activitatile procedurabile ce
nu au stabilite întocmitori si verificatori la nivelul sefilor de compartimente
vor avea întocmitori si verificatori stabiliti de catre Directorul general care
înainte de a aproba "Lista" va verifica completitudinea datelor în ceea ce
priveste întocmitorul, verificatorul si data de finalizare.

6.2 Întocmirea P/I


6.2.1 În functie de complexitatea si volumul activitatii procedurabile,
întocmitorul va stabili daca va întocmi o procedura singulara, mai multe
proceduri si/sau o procedura generala însotita de un numar oarecare de
instructiuni.La stabilirea numarului de P/I se va avea în vedere o modulare
în descrierea actiunilor ce compun activitatea procedurabila, precum si

PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 6 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

posibilitatea ca volumul de informatii inclus sa permita o abordare facila a


activitatii de proiectare pentru care s-a întocmit P/I respectiva.

NOTA : Un volum prea mare de informatii inclus într-un singur document


îngreuneaza accesul rapid la
informatii.

6.2.2 O procedura este structurata pe sapte sectiuni dupa cum urmeaza: SCOP,
DOMENIU, DEFINITII, DOCUMENTE DE REFERINTA, RESPONSABILITATI, MOD
DE LUCRU, ÎNREGISTRARI. La acestea, optional se adauga ANEXE.
6.2.3 În sectiunea SCOP se va include o descriere concisa a intentiei procedurii.
(de ce exista procedura ?).
6.2.4 În sectiunea DOMENIU se va defini tipul de activitate la care se aplica
procedura, limitele de aplicabilitate si domeniul activitatilor descrise de
aceasta (unde se aplica procedura ?).

NOTA : Dupa clarificarea cât mai exacta a "scopului" si "domeniului" procedurii se


poate definitiva
titlul acesteia.

6.2.5 În sectiunea DEFINITII se clarifica acceptiunea unor termeni utilizati în


procedura si care pot sa produca confuzii. Tot aici se expliciteaza si
prescurtarile / notatiile folosite în cuprinsul procedurii.

NOTA : Sectiunea se completeaza pe masura ce se dezvolta procedura, în special


sectiunea
MOD DE LUCRU .

6.2.6 În sectiunea DOCUMENTE DE REFERINTA se vor lista numai documentele


la care face referire procedura pentru a clarifica si/sau detalia activitatile
specificate în cuprinsul procedurii.

6.2.7 Documentele de referinta se identifica prin cod (daca exista) si titlu. Editia,
actualizarea, versiunea documentelor de referinta va fi specificata numai
daca nu se fac referiri la ultima actualizare, editie, versiune a acestor
documente. Daca a fost specificat cel putin un document de referinta la
sfârsitul acestei sectiuni va fi introdusa urmatoarea nota de avertizare:
NOTA : Documentele prevazute în aceasta procedura vor fi utilizate în ultima
actualizare (versiune, editie), daca în aceasta sectiune nu este specificat altfel.

6.2.8 În sectiunea RESPONSABILITATI se vor identifica responsabilitatile pentru


realizarea fiecarei actiuni descrise în procedura (cine implementeaza
procedura ?). Formularea responsabilitatilor se va face în mod concis
conform celor relatate în aceasta procedura si ele se stabilesc dupa
întocmirea si analiza sectiunii MOD DE LUCRU.
6.2.9 În sectiunea MOD DE LUCRU se vor detalia pas cu pas, actiunile necesare
pentru realizarea scopului procedurii, în limitele de aplicabilitate stabilite în
PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 7 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

sectiunea "domeniu".Sectiunea va raspunde detaliat la întrebarile ":CINE",


"CE", "UNDE", CÂND" si "CUM" va executa actiunile descrise. Sectiunea va
fi astfel structurata încât scopul procedurii si fie satisfacut la timp si
eficient si va include informatii ca:
1º actiunile necesare pentru îndeplinirea scopului procedurii;
2º nivelele de decizie pentru activitatile de interfata;
3º actiunile necesare pentru asigurarea conformitatii activitatilor
descrise cu cerintele
contractuale si cele ale reglementarilor aplicabile;
4º modul de utilizare a documentelor de referinta;
5º modul de furnizare a dovezilor obiective prin care se demonstreaza
ca scopul
procedurii este realizat;
6º toate actiunile independente prealabile si conditiile ce trebuie sa
existe înainte de
executia activitatilor descrise de procedura;
7º masurile necesare pentru a preveni o situatie anormala sau aparitia
unei deficiente în
cadrul activitatii procedurate, prin includerea, eventual, a unor
note de avertizare în
anumite etape ale activitatii procedurate, pentru prevenirea celor
implicati;
8º criteriile calitative si cantitative de acceptare, necesare pentru a
determina daca
actiunile descrise au fost realizate în mod corespunzator;
9º interactiunile si schimbul de informatii prin interfata între persoana
sau grupul
responsabil cu altii, actiuni ce sunt necesare pentru a îndeplini
cerintele impuse
activitatii procedurate.
6.2.10 Textul procedurii se va redacta ca o directiva, adica sub forma unei
declaratii impersonale a modului în care se doreste sa fie realizata
activitatea respectiva, folosindu-se expresii ca: " se procedeaza la
întocmirea utilizându-se documentul .......", " se actioneaza dispozitivul ...
pentru a declansa ..", " se verifica continutul lucrarii ... având în vedere
prevederile ...." etc. În alte situatii se va preciza cine executa actiunea
prin nominalizare directa.
6.2.11 Pentru activitati complexe precum si în cazul circulatiei unor
înregistrari / documente prin mai multe compartimente, se recomanda
utilizarea diagramelor de flux
6.2.12 Documentele de referinta se vor specifica prin cod sau denumire si
daca este cazul, se va preciza capitolul , paragraful sau numarul paginii.
Activitatile descrise în alte P/I sau în alte documente de referinta nu se vor
detalia ci se vor face trimiteri la aceste documente.

PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 8 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

6.2.13 P/I si formularele utilizate vor fi identificate prin cod, fara


specificarea actualizarii. Modul de utilizare al formularelor se va specifica
numai în masura în care este necesar, iar exemplu de completare se va
da numai în masura în care formularul nu se autoexplica.

6.2.14 Se va urmari ca sectiunea MOD DE LUCRU sa aiba o structura


modulara, partile care dau indicatii metodologice de detaliu fiind incluse în
anexe la procedura.
6.2.15 Pentru P/I care descriu elaborarea DTP, sectiunea MOD DE LUCRU va
include în mod
suplimentar detalii privind:
1º metodologia de întocmire a DTP cu referirea explicita a
documentelor de referinta;
2º identificarea datelor de intrare si iesire;
3º formatul si modul de prezentare;
4º verificarile, controalele si aprobarile cerute;
5º modul de operare a modificarilor în DTP cu referire la procedura
specifica;
6º editarea si difuzarea;
7º arhivarea si pastrarea originalelor si a exemplarelor martor.
6.2.16 P/I care detaliaza activitati de proiectare si analizare în care se
utilizeaza programe de calcul, vor identifica în mod suplimentar:
1º programul de calcul utilizat, versiunea / actualizarea acestuia si a
manualului sau de
utilizare;
2º datele de intrare utilizate si masurile necesare pentru a garanta
calitatea acestora;
3º datele de iesire obtinute;
4º masurile necesare pentru a asigura corelatia dintre datele de
intrare, versiunea
programului si datele de iesire incluse în documentatie.
6.2.17 Limbajul folosit si gradul de detaliere a actiunilor dintr-o procedura
vor fi în strânsa corelatie cu nivelul de pregatire al categoriilor de personal
care implementeaza procedura. Daca o procedura este folosita atât de
personal cu studii superioare cât si de personal cu studii medii atunci
procedura se va detalia pentru nivelul de pregatire al personalului cu studii
medii.
6.2.18 În sectiunea ÎNREGISTRARI se vor specifica înregistrarile care se
întocmesc sau se înainteaza spre a certifica sau dovedi ca au fost
îndeplinite toate prevederile din procedura. De asemenea, în aceasta
sectiune se vor face referiri la caracterul înregistrarilor rezultate, modul de
difuzare, de pastrare, numarul de exemplare.

NOTA : Instructiunea se întocmeste respectând aceleasi reguli de lucru ca pentru


procedura dar
PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 9 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

numarul sectiunilor poate fi redus fara însa a se omite scopul si


domeniul instructiunii.

6.2.19 În cazul în care se considera ca unele dintre sectiunile procedurii


sunt fara obiect pentru activitatea procedurata, la sectiunea respectiva se
va înscrie doar denumirea sectiunii si mentiunea "Nu se aplica".
Procedurile vor detalia în mod obligatoriu sectiunile: SCOP, DOMENIU,
RESPONSABILITATI, MOD DE LUCRU.

6.3 Redactarea P/I


6.3.1 P/I se structureaza pe sectiuni ( în numar fix pentru proceduri, în numar
variabil pentru instructiuni), subsectiuni , paragrafe etc pentru ordonarea
ideilor expuse.
6.3.2 Redactarea P/I se face având model prezenta procedura atât în ceea ce
priveste sistemul de numerotare al diviziunilor sectiunilor cât si cele
referitoare la caracteristicile de redactare.
6.3.3 Anexele la P/I se numeroteaza cu litere mari iar diviziunile textului
acestora vor purta în fata sistemului de numerotare litera anexei
respective. Fiecare anexa începe cu fila noua.
6.3.4 Formularele introduse de P/I se anexeaza la aceasta.
6.3.5 P/I se numeroteaza începând cu fila de garda si terminând cu ultima fila de
text a ultimei anexe atasate.
6.3.6 Formularele se identifica prin codul lor.

6.3.7 Redactarea P/I se executa pe formulare tip dupa cum urmeaza:


1º fila de garda - formular PG-F-01;
2º evidenta actualizarilor – formular PG-F-02 ;
3º textul P/I - formular PG-F-03.

6.4 Codificarea procedurilor, instructiunilor si formularelor


6.4.1 P/I sunt clasificate, functie de tipul activitatii procedurate, în P/I: Functie de
sistem ( PSQ) , Generale ( PG ), si Operationale( PO ).
6.4.2 P/I se codifica dupa formula "PXX - nn/pp" în care:
1 “ P “ denumirea de procedura / instructiune;
1º "XX" poate semnifica SQ, G sau O;
2º "nn" este numarul serial ( 01, 02,....) al functiei de sistem;
3º "pp" este un numar serial (1, 2, ... 99) si reprezinta numarul
procedurii introdusa de
functia respectiva.
De exemplu instructiunea PSQ – 04.03 reprezinta cea de a treia procedura
introdusa de functia
de sistem 4, controlul proiectarii.
6.4.3 Formularele utilizate sunt introduse prin P/I care reglementeaza activitatea
procedurata si au codul derivat din P/I care le-a introdus dupa formula :
PSQ-XX-F-YYîn care XX reprezinta codul proceduri, respectiv codul
PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 10 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

instructiunii iar "YY" reprezinta numarul formularului în ordine alfabetica


introdus de procedura sau instructiunea respectiva. De exemplu
formularul PSQ-16-F-03 este cel de-al treilea formular introdus de
procedura cod PSQ-16 .
6.4.4 Formularele vor avea înscrise în mod obligatoriu codul si numarul
actualizarii si se vor utiliza ca atare.De exemplu formularul PSQ-16-F-03
va avea înscrisul urmator: Formular PSQ-16-F-03, Rev.1 cu semnificatia ca
formularul PSQ-16-F-03 se utilizeaza în revizia "1".
6.4.5 Codul P/I se atribuie de catre Seful AQ .

6.5 Verificarea P/I


6.5.1 În cadrul verificarii se va urmari ca un minim conformitatea celor descrise
în P/I cu practica curenta din S.C.Dosetimpex SRL., conformitatea P/I cu
reglementarile prevazute în MC si suplimentele acestuia, corelarea P/I cu
celelalte P/I în vigoare, claritatea expunerii ideilor, completitudinea P/I fata
de scopul si domeniul stabilit.
6.5.2 Propunerile si observatiile rezultate din analiza P/I în cadrul altor
compartimente se analizeaza de catre verificator împreuna cu
întocmitorul, în vederea acceptarii sau respingerii lor.
6.5.3 P/I în ciorna semnata de întocmitor si verificator se înainteaza Seful AQ
pentru obtinerea vizei de coordonare si redactare finala. Ciorna va fi
însotita si de rapoartele de analiza întocmite de catre compartimentele
care vor implementa P/I. Rapoartele de analiza vor avea rezolutia din
partea verificatorului a acceptarii sau respingerii fiecarei propuneri
specificate în acestea.

6.6 Analiza P/I


6.6.1 Propunerile si observatiile scrise semnate si datate de catre persoana care
a efectuat analiza P/I în ciorna vor fi redactate într-o forma care sa permita
referirea facila la textul P/I si în acelasi timp sa permita verificatorului si
întocmitorului comentarea propunerii sau observatiei în vederea acceptarii
sau respingerii acesteia.

6.6.2 Rapoartele de analiza (observatiile si propunerile analizatorilor) sunt


centralizate de catre întocmitorul P/I care împreuna cu verificatorul
acesteia hotarasc asupra acceptarii sau respingerii propunerilor si
observatiilor.
6.6.3 Textul P/I modificat ca urmare a includerii propunerilor sau observatiilor
acceptate se înainteaza catre Seful AQ pentru analiza. Odata cu textul P/I
se înainteaza si toate rapoartele de analiza ale acesteia.

6.7 Vizarea P/I


PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 11 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

6.7.1 Ciorna P/I semnata si datata de întocmitor si verificator este analizata de


Seful AQ din punct de vedere al completitudinii acesteia fata de
prevederile acestei proceduri si de încadrare în sistemul de P/I al S.C.
Dosetimpex SRL.. Divergentele dintre întocmitor si Seful AQ sunt rezolvate
la nivelul Directorul general care vizeaza forma finala a P/I.

6.8 Aprobarea P/I


6.8.1 P/I sunt aprobate de catre persoane cu functii de raspundere tehnica si
administrativa în functie
de domeniul de aplicabilitate al P/I respective, astfel:
1º toate procedurile prevazute în MC. se aproba de catre Directorul
general;
2º procedurile si instructiunile cu domeniul de aplicabilitate specifice
unui
compartiment tehnico-administrativ se aproba de catre Seful de
compartiment;
3º instructiunile de Asigurarea Calitatii se aproba de catre Seful AQ.

6.9 Înregistrarea P/I


6.9.1 P/I aprobate se înregistreaza de catre Seful AQ în "Lista procedurilor si
instructiunilor în vigoare", formular PG-01-F-04, în ordinea elaborarii lor.

6.10 Difuzarea P/I


6.10.1 P/I se difuzeaza controlat pe baza "Listei de difuzare" (formular PG-01-F-
05) atât compartimentelor interne cât si în exterior.
6.10.2 Informativ se pot difuza si copii necontrolate ale P/I iar intern se pot
obtine informari din sistemul de documente al Sistemului Calitatii
consultând baza de date din reteaua de calculatoare a S.C. Dosetimpex
SRL.
6.11 Actualizarea P/I
6.11.1P/I se actualizeaza anual în primul trimestru al anului.
6.11.2În cadrul actiunii de actualizare se analizeaza oportunitatea modificarii
unei P/I.
6.11.3Analizele sunt efectuate de catre Seful AQ si constau din evaluarea
actiunilor corective (cu incidenta asupra actiunii de actualizarea P/I)
întocmite în cursul anului precedent, a propunerilor facute de catre
compartimentele implicate în implementarea P/I si din evaluarea
informatiilor incluse în addendum-urile emise.
6.11.4O P/I se modifica la un interval mai scurt decât cel prevazut atunci când
din necesitati obiective (modificari în schema de organizare, stabilirea
unui mod de lucru fundamental schimbat fata de cel prevazut etc) se
impune modificarea P/I.

PG-01-F-03 / Rev.0
Pag. 12 /
DOSET ELABORAREA PROCEDURILOR 10
Impex
SI INSTRUCTIUNILOR
Ed.1 Rev.
PG-01 1

6.11.5În intervalul dintre doua actualizari se difuzeaza intern si controlat


addendum-uri la P/I. Un addendum va contine informatii care aduc
precizari privind sensul unor fraze din text, insuficient clarificate, eliminari
sau adaugiri de text.
6.11.6Modificarile P/I pot afecta o fila sau chiar întregul document. Stadiul
actualizarii fiecarei file a P/I este ilustrat în fila "Evidenta
actualizarilor".Fiecare fila a P/I afectata de modificari va avea marcat
numarul actualizarii în care trece P/I, indiferent de actualizarea anterioara
a filei respective.

NOTA : Orice modificare a P/I indiferent de volumul de informatii afectat de


modificari trece întreaga P/I în urmatoarea actualizare. În acest sens filele
"Evidenta actualizarilor"se vor modifica corespunzator si vor avea marcate
numarul "actual" al P/I.

6.11.7Filele noi de text introduse între filele existente vor avea marcate numarul
actualizarii în care trece P/I. Numerotarea filelor noi se face astfel. Daca de
exemplu între fila 7 si 8 se introduc doua file, acestea se vor numerota 7.1
si 7.2. În fila P/I " Evidenta actualizarilor " se va specifica modificarea
6.11.8Fiecare actualizare a P/I trece prin aceleasi etape de verificare, analizare,
vizare, aprobare ca si revizia "0" a respectivei P/I.

6.12 Retragerea P/I


6.11.1Copiile controlate ale P/I (inclusiv addendum-urile aferente acestora) se
retrag din uz cu ocazia difuzarii controlate a P/I trecute într-o actualizare
ulterioara, pe baza listei de difuzare.

6.13 Accesul la informatiile din cuprinsul P/I


6.13.1 Continutul oricarei P/I si a addendum-urilor poate fi consultat intern
de catre orice persoana interesata în utilizarea acestora prin folosirea
monitoarelor din reteaua de calculatoare a S.C. Dosetimpex SRL.

7. ÎNREGISTRARI

7.1 Lista de activitati procedurabile, lista procedurilor si instructiunilor în


vigoare, rapoartele de analiza a P/I, lista de difuzare, P/I si addendum-urile
sunt înregistrari nepermanente si se gestioneaza de catre Seful AQ.
7.2 Copiile controlate ale înregistrarilor de mai sus ( exceptând rapoartele de
analiza si lista de difuzare care nu se multiplica) se retrag, în momentul
difuzarii unei actualizari ulterioare a acestora, pentru a fi distruse.

PG-01-F-03 / Rev.0