INFORMAȚIE

29.03.2019

Cu privire la activitatea Serviciului

raional de arhivă Anenii Noi privind
păstrarea, completarea, evidența și
valorificarea documentelor de arhivă
pentru perioada de timp 2016-2018
și 3 luni ale anului 2019.

În perioada 14-15 martie al anului curent, în conformitate cu planul de activitate

al Agenției Naționale a Arhivelor,de către specialistul principal al Direcției
dezvoltare și evidența Fondului Arhivistic, dna Macovei Lilia, a efectuat controlul
activității Serviciului raional de arhivă Anenii Noi, privind păstrarea, completarea,
evidența și valorificarea documentelor de arhivă pentru perioada de timp 2016-
2018 și 3 luni ale anului 2019.
Serviciul raional de arhivă Anenii Noi (în continuare Serviciul) activează în baza
Regulamentului de funcționare aprobat prin dispoziția președintelui raionului,
Nr.04-10, din 23.09.2010. Conform statelor de personal Serviciul dispune de 2
unități: șeful Serviciului, dna Lilia Caramova, ce activează din anul 1984, și
specialistul superior, dna Victoria Begal din septembrie 2006.
 Prezenta informație cuprinde evaluarea activității arhivistice a Serviciului, pentru
perioada raportată, avînd ca scop realizarea obiectivelor planificate, orientate spre
păstrarea, completarea, evidența și valorificarea documentelor de arhivă.
Managementul organizațional al Șefului Serviciului a inclus acțiuni privind
organizarea și planificarea activității în cadrul instituției arhivistice, care au fost
orientate spre obținerea unor rezultate pozitive. În acest context, prezentăm
rezultatele obținute de către angajații Serviciului pentru toate compartimentele
activității arhivistice.
La compartimentul ce ține de asigurarea integrității fizice a documentelor
prezentăm caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor deținute de către
Serviciu. Acesta este amplasat în imobilul Consiliului raional, situat pe adresa: str.
Piața 31 August,4. Serviciul este amplasat la etajul 2, avînd în folosință două
depozite de arhivă și un birou de lucru. Suprafața totală a depozitelor este de 121
m.p., în care sunt instalate 121 m.l. rafturi metalice.
Depozitele de arhivă sunt dotate cu stelaje metalice bilaterale. Stelajele sunt
amplasate perpendicular pereților cu goluri de fereastră, Iluminarea depozitelor
este artificială, fiind asigurată prin intermediul lămpilor cu incandescență în
plafoniere inchise cu suprafața exterioară netedă. În încăperile de depozit,
ventilația este naturală, aerisirea se produce prin deschiderea ușilor și a ferestrelor
în perioada rece și caldă a anului, asigurîndu-se o circulație liberă a aerului, pentru
a se evita formarea zonelor neaerate. Depozitele sunt dotate cu aparate pentru
măsurarea temperaturii, umiditații aerului, masă de lucru, scară-pliantă. La
ferestrele depozitelor au fost instalate jaluzele de culoare închisă, asigurîndu-se,
astfel, protecția documentelor de efectele distructive ale luminii naturale. Periodic,
documentele de arhivă sunt supuse activității de desprăfuire.
În perioada rece a anului, atît biroul de lucru, cît și depozitele sunt conectate la
sistemul centralizat de încălzire. Starea fizică a documentelor depozitate este
bună. Dosarele din depozitele de arhivă sunt aranjate pe rafturi în 3 moduri;
în legături, poziționate orizontal;
în cutii de carton;
învelite în hîrtie ,,Kraft’’;
Toate dosarele sunt cifrate și cu eticheta corespunzătoare, astfel se asigură o
evidența corectă a documentelor de arhivă, ce se păstrează în depozite, iar în
acelaș timp facilitează căutarea documentelor pentru solicitările cu caracter social-
juridic ale cetățenilor.
Amplasarea dosarelor în cutii de carton și învelirea dosarelor în hîrtie ,,Kraft’’,
asigură integritatea documentelor în timp, iar riscul de degradare a textului este
minimalizat. Conform datelor din planurile/rapoartele anuale prezentate către
Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova, s-a constatat că Șeful
Serviciului, pentru perioada raportată a planificat și indeplinit constant acțiuni ce
țin de asigurarea integrității fizice a documentelor, prin urmare coaserea dosarelor,
cartonarea dosarelor și învelirea dosarelor în hîrtie ,,Kraft’’.
Astfel, pentru perioada raportată, au fost efectuate lucrări de coasere a dosarelor
în număr de 476 un.p., 461 dosare cartonate și 1002 dosare învelite în hîrtie ,Kraft.
Birourile de lucru sunt dotate cu tehnica si utilajul necesar pentru activitatea
arhivistică: mobilier, 2 calculator, 1 imprimantă, un aparat xerox, un fax, 1 telefon.
Analizînd compartimentul ce ține de evidența documentelor aflate la păstrare de
stat în cadrul Serviciului, menționăm că această activitate corespunde cerințelor
stabilite. Serviciul dispune de dosarele fondurilor, de supraveghere, de inventare de
lucru și control (în 2 exemplare), listele fondurilor, catalogul fondurilor, registre al
activităților desfășurate, registru de evidență al solicitărilor cu caracter social-
juridic. Documentele menționate au fost verificate selectiv. Fișa fondurilor (Forma
nr. 6) include toate schimbările care au survenit în decursul anilor în privința
numărului de fonduri și a documentelor aflate la păstrare.
Conform datelor de evidență statistică, prezentate către 01ianuarie al fiecărui an
(Forma nr. 1și Nota Explicativă), în cadrul Serviciului s-au păstrat:
 La 01.01.2016 erau păstrate 27999 dosare, în 121 fonduri;
 În decursul anului 2016 au survenit următoarele schimbări:
 Au fost preluate 5514 dosare;
 La 01.01.2017 erau păstrate 33513 dosare, în 121 fonduri;
 În decursul anului 2017 au survenit următoare schimbări:
 Au fost preluate 506 dosare;
  La 01.01.2018 erau păstrate 34019 dosare, în 121 fonduri;
 În decursul anului 2018 au survenit următoarele schimbări:
 Au fost preluate 1697 dosare.
 La 01.01.2019 erau păstrate 35716 dosare, în 242 fonduri;
 În decursul celor 3 luni ale anului curent, au survenit următoarele schimbări:
 Au fost preluate 268 dosare.
 La momentul efectuării controlului a fost verificată Fișa de evidență a
modificărilor survenite în volumul fondurilor (Forma nr.6) și s-a constatat că
în cadrul Serviciului sunt prezente 35984 dosare.
La compartimentul ce ține de preluarea documentelor la păstrare de stat, pentru
perioada raportată, s-au înregistrat următoarele rezultate:
În anul 2016 s-au planificat lucrări ce țin de preluarea la păstrare de stat a 189
dosare din 17 instituții pentru anii 2012-2013. De facto, au fost preluate 5512
dosare (2916%) din 21 instituții pentru anii 2012-2013, din care doar 17 (100%)
instituții conform planului.
În anul 2017 s-au planificat lucrări ce țin de preluarea la păstrare de stat a 303
dosare din 19 instituții pentru anii 2013-2014. De facto, au fost preluate
506(167%) dosare din 23 instituții pentru anii 2013-2014, din care doar 19 (100%)
instituții conform planului.
În anul 2018 s-au planificat lucrări ce țin de preluarea la păstrare de stat a 295
dosare din 15 instituții pentru anii 2014-2015. De facto, au fost preluate 1697
(575%) dosare din 40 instituții pentru anii 2014-2015, din care 15 (100%) instituții,
conform planului.
În decursul celor 3 luni ale anului curent au fost preluate la păstrare de stat 314
dosare pentru anii 2015-2016;1977-1992 adăugător, din 6 instituții.
Controlul selectiv, efectuat în privința corectitudinii lucrărilor de preluare a
documentelor din instituții la păstrare de stat, a demonstrat că nu există divergențe
între procesele verbale de predare-primire, prezentate spre examinare și aprobare
Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.
 Conform indicilor din rapoartele anuale, s-a constatat că activității de verificare a
existentului în fondurile arhivei, nu au fost planificate pe parcursul perioadei
menționate.
La compartimentul ce ține de ordonarea documentelor s-a constatat următoarele:
În anul 2016 s-au planificat lucrări de ordonare a 276 dosare în 21 instituții
pentru anii 2014-2015; de facto, s-au ordonat 833 (302)% dosare în 28 instituții
dosare pentru anii 2014-2015, din care 21 (100%) instituții, conform planului.
În anul 2017 s-au planificat lucrări de ordonare a 251 dosare în 21 instituții
pentru anii 2015-2016; de facto, s-au ordonat 839 (334%) dosare, în 28 instituții
pentru anii 2015-2016, din care 21 (100%) instituții, conform planului.
În anul 2018 s-au planificat lucrări de ordonare a 258 dosare în 21 instituții
pentru anii 2016-2017; de facto, s-au ordonat 1099 (426%) dosare în 29 instituții
pentru anii 2008-2015, din care 21 (100%) instituții, conform planului.
În decursul celor 3 luni ale anului curent, s-au efectuat lucrări de ordonare a 57
dosare în 5 instituții pentru anii 2017-2018.
Analizînd indicii prezentați în text și anexe (diagrame) la compartimentul dat,
remarcăm, că rezultatele obținute pentru perioada anilor 2016-2018,cu referire la
ordonarea documentelor din numărul instituțiilor planificate, este100%.
Analizînd datele statistice, raportate către 01 ianuarie al fiecărui (Forma nr.2) de
către Serviciu cu referire la activitățile de ordonare deplină a documentelor s-au
constatat următoarele rezultate:
Total instituții Total instituții: F.A.S. F.A.O. Instituții care
anii păstreazădosare
F.A.S+F.A.O cu termen
lichidate expirat

01.01.2017 __54__ 54 (100%) 50 (100%) 4 (100%) --

(pt an. 50+4
2016)
01.01.2018 __53___ 53 (100%) 49(100%) 4(100%) --
(pt.an.2017) 49+4

01.01.2019 ___53__ 53(100%) 49(100%) 4(100%) ---

(pt. 49+4
an.2018)
 Totodată, menționăm că în documentele de evidență denumirea și numărul
dosarelor, numărul filelor, numărul de ordine indicat în inventarele fondurilor,
coincid întocmai.
La compartimentul ce ține de valorificarea documentelor de arhivă, menționăm
că pentru perioada raportată, au studiat 18 cercetători, eliberînduli-se acestora 236
dosare. Șeful Serviciul colaborează cu cercetătorii, oferindu-le documente din
Fondul Arhivistic de Stat, ce prezintă vaste informații despre istoria localității. În
perioada anilor 2016-2018, au fost publicate o serie de monografii, crochiuri
genealogice, unde se reflectă atît tradiția neamului, cît și istoria strămoșilor. Dintre
acestea, remarcăm ‚,Singur în fața strămoșilor“, autor Vlad Ciuburciu, ,,Istoria
Satului Speia’’, de Valentin Dumitru, ,,Revenirea cu plinu acasa”, de Constantin
Gheorghe Ciobanu. În anii 2016-2018 s-au planificat de asemenea activități de
întocmire a unor scrisori informative pentru primăriile și instituțiile din oraș, de
organizare a unor excursii pentru elevi, expoziții a documentelor de arhivă, de
reînnoire a panoului informativ.
În perioada raportată, la solicitările cetățenilor au fost eliberate 2519 certificate
cu caracter social-juridic, din care 1973 (78%) au fost cu răspuns pozitiv.

Anul Nr. total Cereri cu răspuns

cereri pozitiv

2016 893 758(85%)

2017 825 608(74%)

2018 605 427(71%)

3 luni 196 180(92%)

ale
 anului
2019

În conformitate cu legislația arhivistică în vigoare și cu prevederile Hotărîrii

Guvernului Republicii Moldova nr 339 din 23.03.2005, cu completările ulterioare,
Serviciul a prestat servicii cu plată. În perioada raportată, instituția a acumulat
suma de 75,894 lei. Această sumă a fost folosită pentru reparații curente, cît și
pentru procurarea rechizitelor de birou, necesare activității.
Evocând rezultatele pozitive obținute în activitatea Serviciul, este necesar de a
menționa și despre unele neajunsuri care au fost depistate în cadrul controlului
efectuat. Astfel, la compartimentul verificarea existentului a documentelor,
menționăm faptul că pentru perioada raportată nu au fost planificate activități de
verificare a documentelor în depozitele de arhivă. Aceeași situație o avem și la
compartimentul modificarea inventarelor. Analizînd planurile și rapoartele anuale,
prezentate către Agenția Națională a Arhivelor, s-a constatat că acțiuni de
modificare a inventarelor nu au fost executate.
Considerăm importante toate obiectivele ce fac parte din instrucțiunile de
planificare/raportare, astfel, sugerăm pe viitor, includerea lucrărilor de verificare a
existentului, cît și de modificare a inventarelor.
Reeșind din contextul celor relatate, avînd în vedere rezultatele obținute de dna
Lilia Caramov, ne exprimăm speranța că Dumneaiei, în decursul activității sale
arhivistice, va contribui la înlăturarea neajunsurilor menționate, asigurînd
dezvoltarea calitativă a Serviciului raional de arhivă Anenii Noi.

Specialist principal al
Direcției dezvoltare a arhivisticii,
evidență de stat a documentelor și
e-Transformare Lilia MACOVEI