Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O.

SRL 2/12/2018

MS PROJECT – TRAINING
14-15 Februarie 2018

TEODOR DARABANEANU
Senior trainer & Consultant

Training si Educatie
Organizationala SRL

1
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Agenda cursului – Ziua 1

 Modul 1: cadru conceptual in managementul de proiect – 1,5 ore;
 MS Project – prezentare functionalitati, meniuri, ecrane, tabele,
optiuni si setari specifice – 30 minute;
 Modul 2: Procese de creare PBS - WBS si lista de activitati – 30 minute;
 MS Project - Crearea si organizarea listei de activitati (PBS-WBS) – 1 ora;
 Modul 3: Procese de estimare resurse pentru activitati – 30 minute;
 MS Project - Adaugarea resurselor si echipamentelor la proiect – 30 minute;
 Modul 4: Procese de determinare diagrama de precedent (relatii, dependente si constrangeri)
estimari durate (principiul fluxului) – 30 minute;
 MS Project – Crearea diagramei de precedenta a proiectului – 30 minute;
 Modul 5: Programul de lucru al proiectului (calcul si optimizari drum critic) – 30 minute;
 MS Project – Determinarea drumului critic al proiectului – 50 minute;

Agenda cursului – Ziua 2

 Modul 6: Procese de estimare costuri activitati si determinare buget proiect – 30 minute;
 MS Project – Adaugarea costurilor pentru activitati – 30 minute;
 Modul 7: Referentierea obiectivelor proiectului (baselines) – 15 minute;
 MS Project – Determinarea si folosirea unui baseline – 30 minute;
 Modul 8: Procese de monitorizarea si control al activitatilor de proiect – 30 minute;
 MS Project – Inregistrare progres activitati – 1 ora;
 Modul 9: Metoda “Earned Value Management” (EVM) – 30 minute;
 MS Project – Utilizare parametrii EVM in controlul proiectului – 30 minute;
 Modul 10: Rapoartele de proiect – 30 minute;
 MS Project – Utilizarea rapoartelor standard si customizate – 1 ora;

 Elaborare proiect individual (30 minute)

 Prezentare proiect individual (10 minute / cursant)

2
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

MODUL 1
Cadrul conceptual
al managementului de proiect

1. Definitii;
2. Principiile proiectului;
3. Principiile managementului de proiect;
4. Activitati – procese – faze – ciclu de viata;
5. Procesele de management de proiect

Ce este un proiect ?
Genul proxim:
 Operaţia – este o acţiune repetitivă întreprinsă în scopul creării
unor livrabile (produs/serviciu) identice. Operatiile:
 a)sunt planificate,executate şi controlate;
 b)sunt supuse unor constrîngeri privind resursele.

Diferenţa specifica:
 Proiectul - este o acţiune
temporară întreprinsă prin
elaborare progresiva a unui livrabil unic (produs/serviciu)

 TEMPORAR - are un început şi un sfîrşit bine definit

 ELABORAT PROGRESIV - este executat în etape, dezvoltat iterativ, pe
măsură ce este înţeles mai bine
 LIVRABIL UNIC - are un scop exprimat prin CERINTE specifice şi are
caracteristici diferite de orice alt produs/serviciu

3
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Obiectivele unui proiect

TIMP COST

SCOP
(Livrabil - Activitate)

Principiile proiectului
Munca pentru obtinerea livrabilelor trebuie sa fie:
 De succes– livrabilele proiectului sunt definite de client:
Principiul generarii de valoare
 Necesara – activitatile proiectului produc livrabile:
Principiul transformarii
 Suficienta – optimizeaza activitatile proiectului:
Principiul fluxului

4
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Principiul generarii de valoare

 Munca din proiect produce livrabile care genereaza
valoarea de business pentru client;
 Cerintele clientului sunt baza definirii livrabilelor de
proiect, in termeni cantitativi si calitativi;
 Cerintele trebuie sa fie clare, testabile si stabile;

Acceptarea valorii de business a livrabilelor

este cheia pentru succesul unui proiect !

Principiul transformarii
 Model: intrari – proces transformare- iesiri
 Procesele de transformare mari sunt descompuse in
transformari mai mici, dupa o logica tehnica;
Livrabilele mari sunt descompuse in livrabile mai mici,
Activitatile mari sunt descompuse in activitati mai mici;
 Activitatea care produce un livrabil - este unitatea de
baza pentru analiza: cost, timp, resurse.

LIVRABIL – ACTIVITATE

5
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Principiul fluxului
 Timpul – este influentat de incertitudinea si de
legaturile intre activitatile de producere a livrabilelor;
 Eliminarea pierderilor de timp prin optimizarea
activitatilor de executie si a variabilitatii proceselor;

 Se aplica prin determinarea:

A. relatiilor de precedenta intre activitati;
B. relatiilor de dependenta ale activitatilor;
C. drumului critic al proiectului.

APLICAREA PRINCIPIILOR DE BAZA

INTR-UN PROIECT
 Principiul
generarii de valoare
OBIECTIVE – CERINTE – LIVRABILE

 Principiultransformarii
LIVRABIL - ACTIVITATE

 Principiul
fluxului
DURATA - DRUM CRITIC

6
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Scalabilitatea proiectelor

 SUBPROIECTUL – este o componentă a proiectului,

creată cu scopul administrării mai facile
sau pentru a fi supusă externalizarii (subcontractare).

PROIECT “CASA DE LOCUIT”

SUBPROIECT 1 SUBPROIECT 2 SUBPROIECT 3

“DESIGN” “CASA LA ROSU” “AMENAJARE CASA”

Scalabilitatea proiectelor
 PROGRAMUL – un grup de proiecte administrate colectiv într-o
manieră coordonată, pentru a obţine beneficii suplimentare
faţă de administrarea lor individuală, avînd obiective ce
contribuie la atingerea scop unic mai mare.

 PORTOFOLIU – un grup de proiecte administrate colectiv prin

selecţie, prioritizare şi suport, cu scopul de a satisfice un
obiectiv de business:
 Folosirea eficienta a tuturor resurselor organizaţionale
 Extinderea cotei de piata (noi produse, noi clienti, etc)

7
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Ce este managementul de proiect ?

 Aplicarea cunoştiinţelor şi abilităţilor, a metodelor şi
instrumentelor de analiză la activitatile de proiect
pentru a îndeplini cu succes obiectivele proiectului.
Cultura generală şi tehnică;
Experienta, calităţi comportamentale;
Set de practici aplicabile la o mare majoritate a
proiectelor, mai tot timpul, şi asupra cărora există
un larg consens despre valoarea şi utilitatea lor

 Arta şi ştiinţa administrării unui proiect, de la

iniţiere şi pînă la închidere, pentru a livra cu succes
 un produs/serviciu unic.

Management de proiect -
Management operational
 Au in comun categorii de obiective:
1. Generale – obtinerea serviciilor sau produselor propuse spre livrare;
2. Interne – generarea profitului si utilizarea eficienta a resurselor;
3. Externe - satisfacerea cerintelor dorite de client (calitate, flexibilitate, etc).
 Au in comun tipuri de activitati:
1. Tehnice – specifica si produc livrabilul;
2. Management – planificare, executie si control.

Care este diferenta specifica in managementul de proiect?

8
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Teoria managementului
 Functii de baza in management (Henri Fayol):
 De a previziona si planifica activitatile;
 De a organiza structura, materialele si oamenii;
 De a comanda activitatea;
 De a controla ca planurile sunt indeplinite;
 De a coordona, unifica si armoniza munca;

 Principii de baza in management: diviziunea muncii, disciplina,

unitatea de comanda si a directiei de dezvoltare subordonarea
interesului personal, remunerare, centralizare, initiativa, spirit
colectiv.

Principiul planificarii
 Management prin planificare – ca functie de creare,
modificare si implementare a planurilor.
 Actiunea de producere a livrabilelor este punerea in
aplicare a planului;
 Actiune de coordonarea a activitatilor din departamente
sau organizatii diferite;
 Tine cont de structura organizatiei, de stilul si cultura
organizational, dar si de mediul extern: economic, politic si
cultural;

9
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Principiul executiei
(Dispecerizarea)
 Dispecerizarea:
 este interfata intre plan si munca de executie, prin
asignarea de activitati unor oameni;
 este un proces prin care se autorizeaza executia unei
activitati in doua etape:
Decizia – selectia unei activitati planificate
(livrabil,durata, cost, resurse);
Comunicarea catre executant a activitatii si confirmarea
parametrilor de executie;

Principiul controlului
 Modelul cibernetic de control (termostat):
 Standard de referinta pentru performanta;
 Performanta masurata la iesirea procesului;
 Variatia
intre valoarea de referinta si cea masurata intra in bucla de
feedback pentru “a corecta” procesul.
 Proces de raportare a performantei proiectului, avind drept
referinta criteriile sau metricile stabilite in planificare pentru
obiectivele proiectului;
 Controlul presupune o functie de invatare a cauzelor
 ce produc deviatii si de testare a ipotezelor de planificare.

10
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

APLICAREA PRINCIPIILOR DE MANAGEMENT

INTR-UN PROIECT
 Principiul
PLANIFICARII
PLANUL DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

 Principiul
EXECUTIEI
CONDUCEREA PROIECTULUI

 Principiul
CONTROLULUI
RAPOARTE DE PROIECT

Managementul de proiect
LIVRABIL PROFIT
CLIENT FURNIZOR

TIMP COST

Management

SCOP
(Livrabile - Activitati)

11
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Succesul unui proiect

 Acţiunea de menţinere în echilibru a balanţei între:
 Obiectivele şi cerinţele clientului;
 Obiectivele şi interesul furnizorului;
 Cerintele partilor interesate (stakeholders).

 Respectarea unei înţelegeri mutuale (contract), în care toţi

parametrii de bază sunt clar definiţi şi procesele de execuţie agreate.

 Percepţia satisfacţiei - din partea clientului sau al acelora care

folosesc produsul/serviciul – fata de:
calitatea livrabilelor;
calitatea activitatilor care le-au creat.

Definitii
 Activitate – munca depusă pentru obţinerea unui rezultat
 Proces – o colecţie de activităţi ce operează pe un set de resurse
(numite intrări) şi crează un set de livrabile (numite ieşiri)
 Fază – o colecţie de procese logic relaţionate între ele şi care
conduc la obţinerea unor livrabile majore;
 Ciclu de viaţă - o colecţie de faze ce se execută pe toată durata
de viaţă, de la concepţie pînă la retragere
 Livrabil – un produs al muncii, tangibil şi verificabil, care face
parte dintr-o logică tehnica, concepută pentru obţinerea
produsului/serviciului;
 Punct de evaluare – este sfîrşitul unei faze şi se verifică
principalele livrabile şi performanţa proiectului, pentru a se stabili
dacă proiectul trece în faza următoare şi pentru detectarea şi
corectarea erorilor.

12
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Ciclul de viaţă
 PRODUS/SERVICIU
 Conţine procesele tehnice necesare obţinerii livrabilelor de
proiect, descrie ce muncă trebuie să depui ca să le obţii;
 Depinde de domeniul tehnic în care proiectul este desfăşurat.

 PROIECT
 Conţine procesele necesare managementului de proiect,
descrie ce muncă trebuie să depui ca să administrezi proiectul;
 Pentru proiectele mari, ciclul se viata se poate repeta pentru
fiecare fază a produsului/serviciului;
 Fazele intermediare se relaţionează între ele pentru asigurarea
elaborării progressive si se termină cu puncte de evaluare;
 Nu depinde de domeniul tehnic in care se face proiectul.

Ciclul de viaţă al proiectului

13
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Procesele
din
managementul de proiect
Standardul: PM BoK ed V - PMI

Process groups

14
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

PROJECT
PHASES

INITIATING PROCESSES
The processes performed to authorize a:
new project;
new phase of a product/service;
new start of a halted project.

15
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

PLANNING PROCESSES
The processes performed:
To define and mature the project objectives
Scope baseline;
Schedule baseline;
Cost baseline.
To develop the project management plan (PMP)

EXECUTING PROCESSES

The processes performed:

To complete the work defined in the project
management plan;
To accomplish the project’s objectives defined
in the project management plan (PMP).

16
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

MONITORING & CONTROLING

PROCESSES
The processes performed:
To control the execution of the project activities
To track, review and measure the project progress
and performance;
To influence the factors that can generate changes
and to implement only the approved changes;
.

CLOSING PROCESSES
The processes performed:
 To formally terminate all activities of a project;
 To transfer the completed deliverables to the customer

17
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

KNOWLEDGE AREAS (KA)

Integration
Human Resources
Cost Time
Quality
Communications
Risk
Procurement
Stakeholders

Scope

Integration Management
The processes required to identify, define,
combine, unify, and coordinate the various
project management processes.

18
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Scope Management
The processes required to ensure that the project
includes the work required, and only the work
required, to complete the project successfully”

Time Management
The processes required to accomplish
timely completion of the project.

19
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Cost Management
The processes required for estimating, budgeting,
and controlling costs so that the project can be
completed within the approved budget.

Quality Management
The processes required to determine quality
policies, activities, and responsibilities so
that the project will satisfy the needs for
which it was undertaken.

20
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Human Resources Management

The processes required to organize,
manage and lead the project team.

Communications Management
The processes required to ensure the timely and
appropriate generation, collection, dissemination,
storage of the project information.

21
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Risk Management
The processes required for risk identification,
analysis, responses, and monitoring and control
on a project.

Procurement Management
The processes to purchase the products or
services needed from external organizations
to perform the project work.

22
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

Stakeholders Management
The processes required for
To identify the people-groups-organizations that impact or be
impacted by the project
To analyze their needs and expectations
To develop management strategies to engage them in decisions
and project execution

MS Project
Software Description

23
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

MS Project – Basic functionalities

a) Menus
b) Views
c) Tables
d) Project general settings

MENIUS

24
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

MENIUS

VIEWS - Gantt Chart

25
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

VIEWS – Diagrama de precedenta

VIEWS – tabelul cu resurse

VIEWS – Alocare resurse

VIEWS – Project time line

26
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

VIEWS – Calendar activitati

VIEWS – Alocare resurse

TABLE – Urmarire progres activitati

TABLE – Time plan

27
Curs CODECS in parteneriat cu T.E.O. SRL 2/12/2018

TABLE – Urmarire manopera activitati

TABLE – Sumar activitati

Module 1
END

28