Cererile de rambursare

Garoiu Bianca-Cristina
Gestiunea și evaluarea proiectelor
Anul I
Cuprins

Cererea de rambursare – definiție.................................................................................................. 3

Greșeli frecvente întâlnite în completarea cererilor de rambursare ............................................. 4

Situaţii ce pot genera suspiciuni de nereguli / fraudă .................................................................... 5

Consecinţele erorilor realizate în cadrul cererilor de rambursare ................................................. 6

Bibliografie: ..................................................................................................................................... 7

2
Cererea de rambursare – definiție:

Cererea de rambursare reprezintă declarația beneficiarului privind cheltuielile efectuate pentru

o operațiune/proiect într-o perioadă de timp. Cererea de rambursare a cheltuielilor efectuate
este însoțită de un raport despre activitățile derulate în cadrul proiectului/operațiunii (raport
de progres). Programul trimiterii solicitărilor de către beneficiar este stabilit prin contract – în
mod obișnuit este lunar, dar poate fi și mai des dacă este necesar.

Înainte de a depune cererea de rambursare, liderul de parteneriat este obligat să

introducă în modulele din sistemul Action Web, informațiile ce urmează a fi declarate în cadrul
cererii de rambursare.

Pentru solicitarea rambursării cheltuielilor efectuate, beneficiarul depune cererea de

rambursare şi documentele aferente, parcurgând următorii pași:

Pasul 1:

1. Încarcă în Action Web activitățile proiectului, în modulul – Planul activităților;

2. Încarcă în Action Web experții proiectului, în modulul – Experți;

3. Încarcă în Action Web informații ale grupului țintă selectat în proiect;

4. Încarcă în Action Web documentele justificative financiare și tehnice, scanate dupa originale,
care urmează să fie declarate în cadrul cererii de rambursare.

Pasul 2:

Depunerea documentelor după cum urmează:

1. Formularul cererii de rambursare;

2. Raportul Tehnico Financiar;

3. Evidența cheltuielilor generată din Action Web;

4. Registrul grupului țintă;

3
5. Raport auditor financiar;

6. Formularul de Identificare Financiară;

8. Certificatul ANAF și declarația pe proprie răspundere beneficiar/parteneri vizata de ANAF

privind nedeductibilitatea TVA eligibilă solicitată la rambursare (2 originale);

9. Declarație pe proprie răspundere privind legalitatea modalității de angajare a experților;

10. Grafic estimativ depunere CRC si CP.

Fiecare lider de parteneriat/beneficiar va putea vizualiza in Action Web, în modulul Cereri de

rambursare, clasa de risc aferentă proiectului și istoricul încadrării într-o anumită clasă de risc,
precum și cheltuielile neavizate la plată.

Greșeli frecvente întâlnite în completarea cererilor de rambursare:

- confuzie între valoarea din factură şi valoarea eligibilă din factură, ceea ce duce la completare
eronată cu privire la Total factură fără TVA și Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de
beneficiar fără TVA;

- la totalul TVA-ului se completează eronat TVA aferent finanţării nerambursabile, în loc de TVA
aplicat cheltuielilor eligibile, respectiv celor din factură;

- nu se detaliază achiziţiile conform categoriilor/cheltuielilor din bugetul proiectului;

- algoritmul după care se calculează cheltuielile generale de administraţie nu este înţeles corect
şi ca atare apar erori în calcul acestora;

- încadrarea incorectă a cheltuielilor conform cererii de finanţare şi contractului de finanţare

(nerespectarea ordinelor de cheltuieli eligibile – încadrarea eronată a cheltuielii declarate în
categoriile de cheltuieli menţionate în ordinele de cheltuieli, nerespectarea plafoanelor impuse
pentru anumite tipuri de cheltuieli etc.)

4
- cheltuielile aferente managementului de proiect care depăşesc limita de 10% prevazută în
ordinele de cheltuieli eligibile aplicabile.

- cheltuieli salariale – depăşirea numărului maxim de ore suplimentare permis de legislaţia

muncii.

- lista anexelor nu este corelată cu toate documentele ataşate acesteia;

- nerespectarea termenelor pentru modificarea graficului cererilor de rambursare şi depunerea

modificărilor odată cu depunerea cererilor de rambursare.

- Documentaţia care însoţeşte cererea de rambursare este incomplete.

Situaţii ce pot genera suspiciuni de nereguli / fraudă:

- supraevaluarea ofertelor de preţ (prezentarea unor oferte de preţ pentru bunuri şi servicii
mult peste valoarea de piaţă a acestora) ;

- solicitare / primirea unor oferte în cadrul procedurilor de achiziţie din partea unor ofertanţi
cu acţionariat comun (nerespectarea principiilor referitoare la nediscriminare şi tratament egal
care afectează negativ asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale);

- favorizarea intenţionată a unor anumiţi contractori în cadrul procedurilor de achiziţie şi

existenţa anumitor conexiuni între contractorii câştigători (administratori şi acţionariat comun);

- divizare intenţionată a contractelor de achiziţii pentru a se încadra în pragul de cumpărare

directă ;

- derularea unor proceduri de achiziţie la care participă mereu aceiaşi ofertanţi (în cazul unor
proiecte diferite), cu atât mai mult cu cât există şi componente comune ale livrabilului în toate
aceste contracte ;

5
- existenţa unor situaţii de conflict de interes – beneficiarul şi furnizorul de bunuri sau servicii
selectat în urma procedurii de achiziţie au acţionariat comun (nerespectarea principiilor
referitoare la nediscriminare şi tratament egal care conduc la distorsionarea concurenţei reale);

- solicitarea rambursării sumelor aferente achiziţiei unor utilaje, deşi acestea au fost cumpărate
anterior datei de semnare a contractului de finanţare.

Consecinţele erorilor realizate în cadrul cererilor de rambursare:

Situaţiile prezentate anterior pot determina următoarele consecinte:

- prelungirea perioadelor de verficare a cererilor de rambursare cauzată de solicitări

suplimentare de informaţii şi documente (clarificări);

- aplicarea unor corecţii financiare procentuale pentru anumite cheltuieli eligibile sau
ineligibilitatea integrală a cheltuielilor respective;

- recuperarea parţială/totală a unor sume deja plătite în cadrul cererilor de rambursare

precedente;

- declararea de suspiciuni de fraudă şi în consecinţă, în conformitate cu dispoziţiile legale şi

procedurale, înaintarea speţelor respective pentru investigare către Departamentul pentru
Lupta Antifraudă (DLAF).

6
Bibliografie:
http://www.fonduri-ue.ro/, 13.01.2018

http://www.finantare.ro/etichete/cereri-de-rambursare, 13.01.2018

http://fonduri.mcsi.ro/, 13.01.2018