 Metoda Kanban de managementul timpului și cum să realizezi mai mult în fiecare zi

Ce este Kanban?
Kanban este un termen care (1) la origine vine din sintagma japoneză kan-ban care s-ar traduce
aproximativ “card de semnalizare”. Era vorba efectiv de o cartelă (ca o fişa de hârtie) ce însoţea
produsele pe linia de fabricaţie. Pe fișă erau trecute diverse informaţii relevante despre
respectivul produs.

Termenul Kanban însă denumeşte şi (2) o metodă de planificare eficientă a producţiei folosind
principiul “exact la timp” (just în time). Metoda a fost creată de Toyota în 1940.

Mai nou, acelaşi termen, Kanban, a fost reinventat de David J. Anderson ca şi (3) metodă de
software development (pe când lucra la un proiect pentru Microsoft). (Pentru cei interesaţi,
detalii în cartea sa „Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business”
publicată în 2010).

Atât într-un caz cât şi în celălalt însă, termenul se referă în sens larg la perfecţionare, eficiență şi
economie de resurse.
Metoda Kanban de managementul timpului
Pe noi însă ne interesează (4) Metoda Kanban de managementul timpului inspirată de cartelele
kan-ban şi care este un sistem de planificare şi gestionare eficientă a activităţilor de zi cu zi. (Am
prezentat toate înţelesurile termenului pentru că, deşi înrudite, ele exprimă lucruri diferite. Pentru
cei interesaţi de documentare suplimentară pe internet, utilizările multiple fac termenul un pic
confuzant la început).

În esenţă, metoda Kanban de managementul timpului este organizată în jurul unui tabel simplu
cu trei coloane:

1. Activităţi de făcut (coloana 1)

2. Activităţi în lucru (coloana 2)
3. Activităţi finalizate (coloana 3)

Un exemplu de tabel Kanban este prezentat în imaginea titlu.

Activităţi de făcut (coloana 1)

În prima coloană trecem toate activităţile pe care le avem de făcut la un moment dat.

Prima Cerinţă însă este să le listăm pe toate sau cât mai multe dintre ele. Motivul este că doar
aşa obţinem un tablou general al activităţilor care ne “blochează” şi solicită mintea (chiar şi
inconştient) şi programul zilnic. Sunt foarte multe lucruri pe care vrem să le facem şi până nu le
scriem, nu devine evident cât de multe sunt şi cum se pot grupa.

Activităţile de făcut astfel listate trebuie apoi grupate în categorii, de exemplu:

a. Activităţi legate de familie

b. Activităţi legate de şcoală, studiu şi învăţare
c. Activităţi legate de prieteni şi cunoscuţi
d. Activităţi de relaxare
e. Alte activităţi.

În fiecare grupă, sub denumire, se trec cu liniuţă activităţile respective. De exemplu:

Şcoală, studiu şi învăţare:

 să citesc capitolul din manualul de Biologie

 să citesc capitolul din manualul de Istorie
 să fac tema la Matematică
 să fac tema la Română

Prieteni şi cunoscuţi
  să îl sun pe Mihai să îmi împrumute cartea Y
 să vorbesc cu Dan

A doua Cerinţă pentru această coloană este ca activităţile listate să se refere la viitor. Ceva ce
urmează să facem, ceva ce ne-am propus să facem sau ceva ce trebuie să facem. Evident, lista
este întocmită la un moment dat pentru momentul respectiv.

Se pot face tabele Kanban la nivel de zi, săptămâna sau lună (adică ce am de făcut astăzi, ce am
de făcut săptămâna aceasta, ce am de făcut luna aceasta). Fiind vorba în mare măsură de proiecte
de intenţie, aceste activităţi ordonate sub forma unor grupaje de liste sunt variable şi pot suferi
schimbări de la o zi la alta. Iată de ce, dacă vorbim de un tabel Kanban pentru luna în curs,
utilizarea unui Excel este mai potrivită (poate fi editat mai uşor decât pe hârtie). Pentru activităţi
zilnice însă, se poate recurge la notarea într-un carneţel (este la îndemână şi se poate şterge uşor
în creion). Soluţia ideală însă este un whiteboard de perete.

Activităţi în lucru (coloana 2)

În a două coloană se trec activităţile care sunt în lucru acum. “Acum” poate să însemne astăzi,
săptămâna aceasta sau luna aceasta (corespunzător cu durata de timp pentru care am ales să
folosim sistemul). Condiţia ca o activitate să fie trecută în această coloană este ca ea să fie deja
începută dar neterminată. Indiferent cu cât timp în urmă a fost începută şi cât de mult (estimăm
sau ştim sigur că) durează.

Pentru un plus de precizie, putem trece în paranteză pentru fiecare activitate durata estimată. În
felul acesta, vom avea o evidenţă clară a activităţilor de făcut în perioada de referinţă aleasă (zi,
săptămână sau lună) şi timpul necesar. Dacă timpul necesar cumulat al activităţilor propuse
depăşeşte perioada de referinţă, acesta este un indicator clar al supra-aglomerării şi arată o slabă
gestiune a timpului, nefiind o abordare sustenabilă. De aceea, coloana 2 devine extrem de
importantă în controlarea fluxului de activităţi şi menţinerea unui echilibru între ce este de făcut
şi ce facem efectiv.

Activităţi Finalizate (coloana 3)

Această coloană are doar un rol emoţional şi statistic. În ea “mutăm” activităţile din coloana 2,
odată finalizate. Ne arată cât am reuşit să facem din ce ne-am propus în perioada de referinţă şi
marchează emoţional succesul acelor acţiuni.

Secretul eficienței metodei Kanban

Există o capacitate limitată a noastră de execuţie într-o perioadă dată (coloana 2). În coloana 1
pot fi oricât de multe activităţi pe care ni le propunem, în coloana 2 însă, doar atât de multe câte
putem face. Iată de ce, pe măsură ce o activitate este finalizată, şi deci mutată din coloana 2 în
coloana 3, ea eliberează un “slot”. Ne ducem atunci în coloana 1, (de făcut) şi vedem ce alegem
pentru a lansa în execuţie din lista de activități.
Frumuseţea în ceea ce privește metoda Kanban de managementul timpului constă în fluxul de
activităţi de la stânga la dreapta, ordonat şi clar. De la intenţie/proiect (de făcut) => la execuţie
(în lucru) => la finalizat! Mutăm activitate cu activitate prin cele trei coloane, de la stânga la
dreapta! În felul acesta, menţinem mereu plină coloana de execuţie dar niciodată mai mult decât
putem face. Ceea ce reuşeşte foarte bine Kanban este deci să facă ordine.

Secretul Kanban se poate formula astfel: încetează să (tot) începi lucruri noi, începe să
finalizezi (ce ai început deja)! Stop starting, start finishing!

Kanban poate fi gândit şi în cheie evoluţionistă: activitatea “evoluează”, “se transformă”

de la stadiul de “sămânţă” (idee, intenţie, plan = de făcut) la stadiul de proiect “în lucru”
pentru a se desăvârşi în “finalizat”, scopul suprem.

Până la urmă, ceea ce contează şi rămâne este doar ceea ce am reuşit să ducem la capăt.

Având în vedere natura “migratorie” a activităţilor dintr-o coloană în alta, cel mai bine se poate
utiliza metoda Kanban de managementul timpului pe un whiteboard, folosind notiţe
audoadezive. Dacă nu ai un whiteboard, uşa de la cameră poate fi un suport la fel de bun.

Beneficiile Kanban
Metoda Kanban de managementul timpului este extrem de simplă (câteva linii pe o foaie de
hârtie sau un whiteboard) dar este foarte puternică:

 clarifică lista activităţilor de făcut

 ordonează şi grupează activităţile în categorii
 construieşte o “coadă de aşteptare” clară pentru zona “în lucru”
 dez-aglomerează zona “în lucru”, lăsând în desfăşurare doar atâtea acţiuni câte se pot
normal face
 stabileşte un mecanism eficient de alimentare cu activităţi (de la “de făcut” => la
“finalizat”)
 creşte gradul de finalizare al activităţilor, pe principiul “stop starting, start finishing: doar
când finalizez o activitate în lucru, pot să mă ocup de o alta nouă

Rezumat
Cu toţii suntem în căutarea unor metode de eficientizare a timpului. Kanban este o metodă de
inspiraţie japoneză, foarte simplă dar puternică, potrivită pentru copii, elevi şi studenţi. Cu
ajutorul Kanban putem gestiona uşor fluxul zilnic de activităţi astfel încât să realizăm mai mult,
folosind principiul “Stop starting, start finishing”!
Încearcă! Succes!