RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

Unitatea de învățare 5.
GESTIONAREA BAZELOR DE DATE FOLOSIND APLICAŢIA EXCEL

1. PREZENTAREA GENERALĂ A FERESTREI APLICAŢIEI

Programul Excel este folosit pentru gestionarea tabelelor, efectuarea de calcule tabelare şi
realizarea graficelor. Aplicaţia poate fi lansată:
 efectuând dublu-click cu mouse-ul pe pictograma aplicaţie
 folosind meniul START/ALL PROGRAMS/MICROSOFT EXCEL:
Odată lansat programul, pe ecranul computerului vă apare următoarea fereastră:

Vom prezenta fereastra aplicaţiei, pornind din partea superioară. Bara generală conţine numele
aplicaţiei şi butoanele pentru modificarea dimensiunilor ferestrei și închidre fereastră ,
salvare, , anulare tastare și repetare golire . A doua bară, de meniuri, conţine meniuri
generale (de exemplu, FIŞIER, EDITARE), dar şi altele specifice aplicaţiei (de exemplu, FORMULE,
DATE). A treia bară, de instrumente conţine butoane, care corespund comenzilor frecvent utilizate
pentru formatare, cum ar fi stabilirea formatului (mărime, culoare, aliniere etc.) textului în cadrul

documentelor (tabelelor) sau cele de aliniere .

Pagina acestei aplicaţii se aseamănă cu un tabel foarte mare. Deoarece foaia nu încape în
întregime pe ecran, în partea din dreapta şi în cea de jos se găsesc bare de derulare, care permit
deplasarea foii sus-jos sau stânga-dreapta.
În partea de jos se găseşte o bară care prezintă “foile” pe care le conţinute documentul (putem
lucra cu mai multe foi simultan). La deschidere un document Excel conţine trei astfel de foi numerotate.

2. DESCHIDEREA, SALVAREA ŞI ÎNCHIDEREA DOCUMENTELOR

La deschidere aplicaţia prezintă o foaie albă intitulată generic “REGISTRU 1”. Salvarea
informaţiilor, în memoria de lungă durată a computerului, se poate realiza folosind din bara de meniuri,

314
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

meniul PORNIRE, opţiunea SALVARE sau butonul (SALVARE) din bara de instrumente. În
ambele situaţii, pe ecran apare o casetă de dialog:

Aici trebuie specificat directorul în care dorim să salvăm documentul şi numele noului document.
Numele fişierului se introduce în câmpul de lângă NUME FIŞIER. Pentru exemplificare vom salva
fişierul în care vom lucra cu numele „COLEGII”, în directorul MY DOCUMENTS:

Ulterior, computerul va salva documentul mereu în acelaşi loc şi cu acelaşi nume, fără să mai
apară caseta dialog pe care am prezentat-o anterior. În cazul în care dorim să schimbăm numele
documentului, trebuie să folosim comandă, SALVARE CA, din bara de meniul BUTONUL OFFICE.

315
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

Putem închide un document, fără a ieşi din aplicaţia Excel, folosind comanda ÎNCHIDERE, din
meniul BUTONUL OFFICE.
În cazul în care dorim să deschidem un document nou (o foaie albă) putem folosi opţiunea i
(NOU) din meniul BUTONUL OFFICE. Dacă vrem să deschidem un document creat anterior, putem

alege opțiunea (DESCHIDERE) din meniul din meniul BUTONUL OFFICE. Deschiderea fișierului
se poate face prin dublu-click asupra numelui fişierului sau selectarea fişierul şi apoi activarea butonului
DESCHIDERE.

Părăsirea aplicaţiei se face fie apăsând butonul CLOSE din bara generală (ca pentru orice
aplicaţie Windows), fie alegând comanda IEŞIRE din meniul BUTONUL OFFICE.

3. INSERAREA ŞI FORMATAREA TABELELOR CU DATE

EXEMPLU
În continuare vom realiza un tabel cu ajutorul aplicaţiei Excel. Tabelul conţine date cu privire la vârsta
subiecţilor şi rezultatele obţinute la doua scale ale unui inventar de personalitate.

Prezentăm mai jos tabelul pe care ne propunem să îl realizăm:

316
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

În aplicaţia Excel cursorul apare sub forma unui dreptunghi cu marginea îngroşată care
marchează o celulă a foii, ca în imaginea de mai jos:

Introducerea textului se realizează cu uşurinţă. Se plasează cursorul într-o celulă şi se introduce

textul folosind tastatura. În prima celulă, din stânga sus, trebuie să scriem denumirea primei coloane,
„nr. subiecţi”, care să cuprindă numărul de ordine al subiecţilor.

Se constată că textul apare în două locuri simultan: în celulă şi în spaţiul alb (bara pentru
formule) aflat deasupra foii. În câmpul din dreptul barei de formule putem să facem modificări ale
textului introdus într-o celulă, fără fi nevoie să ştergem tot conţinutul acesteia.

După ce am introdus textul din prima celulă, plasăm cursorul în cea de a doua coloană pentru a-i
scrie numele coloanei: „vârsta”. Deplasarea cursorului se face folosind tastele cu săgeţi sau mouse-ului
(un simplu click stânga pe celulă):

317
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

Când introducem numele următoarei coloane, „extroversiune”, se observă că sunt depăşite

marginile celulei. După introducerea numelui următoarei coloane, „stabilitate emoţională”, denumirea
celei de a treia coloane nu mai este vizibilă.

Pentru a face vizibil textul care depăşeşte mărimea celulei avem două posibilităţi:
1. se plasează cursorul pe bara gri a paginii (unde sunt trecute literele corespunzătoare
coloanelor) pe linia din dreapta coloanei căreia vrem să îi modificăm dimensiunea. Cursorul îşi modifică
forma (nu mai este o cruciuliţă de culoare albă , ci una de culoare neagră ). Dacă apăsăm
butonul din stânga al mouse-ului şi mişcăm cursorul spre dreapta se modifică dimensiunea coloanei:

Eliberăm butonul mouse-ului atunci când obţinem o dimensiune satisfăcătoare a coloanei. La fel
se procedează cu următoarea coloană:

2. se selectează întreaga foaie a documentului prin activarea butonului gri aflat în colţul din stânga
sus (indicat de săgeată în imaginea de mai jos):

Astfel, este selectată întreaga foaie, după cum se poate observa în imaginea următoare:

318
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

Se plasează cursorul pe bara gri de deasupra foii, în dreptul unei linii de separare a coloanelor,
cursorul devenind o cruciuliţă de culoare neagră, . Se apasă de două ori butonului din stânga al
mouse-ului. Automat sunt ajustate dimensiunile tuturor coloanelor din foaie:

Deselectarea foii se obţine cu un singur click stânga al mouse-ului oriunde în pagină.

Urmează introducerea valorilor numerice în fiecare coloană. Vom vedea, mai întâi, cum trebuie
introduse datele în prima coloană. Se plasează cursorul (cu ajutorul tastelor cu săgeţi sau al mouse-
ului) în prima celulă aflată sub numele coloanei şi se tastează prima cifră:

Pentru a trece în următoarea celulă se poate activa tasta ENTER, săgeta în jos sau se poate
plasa cursorul cu ajutorul mouse-ului. La fel se introduc valorile în următoarele două celule.
Putem să tastăm numerele de ordine ale tuturor celor 20 de subiecţi sau putem să folosim una
din oportunităţile Excel-ului, şi anume de a introduce automat ordinea. După ce scriem primele trei
valori, le selectăm (folosind simultan tasta SHIFT şi săgeată în jos sau ţinând apăsat butonul din stânga
al mouse-ului). În colţul din dreapta jos a câmpului selectat apare un pătrăţel negru, după cum se poate
observa şi în imaginea de mai jos.

319
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

Plasăm cursorul pe acest pătrăţel. Forma cursorului se modifică, acesta devenind o cruciuliţă de
culoarea neagră. În acest moment putem să mişcăm cursorul în jos pentru a insera automat numerele
de ordine ale subiecţilor. În timpul deplasării cursorului în pagină apar numerele de ordine la care am
ajuns.

Când ajungem la numărul 20 (care reprezintă totalul de subiecţi) eliberăm butonul, moment în
care vor apărea toatele numerele de le 3 la 20:

Valorile din celelalte coloane nu mai pot fi introduse automat, ele trebuie inserate cu ajutorul
tastelor.

320
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

Formatarea liniilor tabelului presupune marcarea tabelului. Selecţia se poate realiza cu ajutorul
mouse-ului sau a tastelor cu săgeţi acţionate simultan cu tasta SHIFT:

Se activează săgeata în jos a butonului BORDURĂ, , din bara de formatare, FONT.

Activarea săgeţii este urmată de deschiderea mai multor variante de liniere a tabelului. Dintre acestea
vom alege opţiunea toate bordurile:

321
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

Tabelul se modifică astfel:

IMPORTANT
În programul Excel, textul care a fost introdus în tabele poate fi formatat. Regulile de formatare
ale textelor sunt aceleaşi ca şi în cazul aplicaţiei Word:
1. se marchează textul pe care dorim să îl formatăm;
2. se foloseşte bara cu instrumente de formatare pentru a alege tipul fontului (forma literelor),
mărimea sa (înălţimea caracterelor) şi poziţia textului în coloanele tabelului (text aliniat la stânga, la
dreapta sau pe mijloc)

Ceea ce diferă în cazul Excel-ului este modul de selectare sau marcare a textului. Astfel, putem
distinge trei tipuri de selecţii:
 selectarea unor “celule” ale tabelului; aceasta presupune plasarea cursorului în celula situată
cel mai spre stânga, apăsarea butonului stâng al mouse-ului şi deplasarea cursorului până la ultima
celulă din dreapta. Pentru tabelul nostru trebuie să formatăm denumirile coloanelor: să le aliniem la

322
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

mijlocul celulei şi să le scriem îngroşat (aldin). Pentru a face acest lucru mai întâi selectăm celulele de
pe primul rând:

Apoi activăm butonul ALDIN, , din bara de formatare pentru a scrie îngroşat, respectiv
butonul LA CENTRU, , pentru a alinia textul la mijlocul celulei. Rezultatul va fi următorul:

 selectarea unei coloane întregi; cel mai simplu cu un simplu click cu mouse-ul pe numele
generic al coloanei (B în exemplu nostru):

323
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

 la fel se selectează un rând, doar că se execută simplu click la capătul gri, din stânga al
rândului:

IMPORTANT
O altă particularitate legată de formatarea textelor în Excel, este legată de formatarea datelor din tabel,
adică de selecţia tipului de datele cu care lucrăm. Putem să lucrăm cu date calendaristice, numere
întregi, numere cu 3 zecimale etc.

Pentru a realiza această formatare, selectăm coloanele ale căror date dorim să le formatăm şi
alegem comanda FORMAT din meniul principal.

324
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

Această comandă deschide o fereastră de dialog de unde putem alege o anumită categorie de
numere. Dacă dorim să avem în coloană afişate numere cu două zecimale, alegem din câmpul
CATEGORIE opţiunea NUMĂR şi scriem 2 în câmpul de lângă opţiunea NUMĂR ZECIMAL:

De asemenea, această casetă de dialog ne mai permite şi să formatăm textul din interiorul
celulelor şi liniile celulelor.
De multe ori se întâmplă să dorim copierea unor celule dintr-un loc în altul al tabelului sau chiar
într-un alt document. Pentru a realiza această operaţie trebuie parcurse mai multe etape:
1. selectarea celulelor pe care doriţi să le copiaţi
2. activarea comenzii de copiere folosind una dintre variantele:
 se menţine cursorul deasupra porţiunii selectate şi se apasă butonul din dreapta al mouse-ului;
din meniul care se deschide se alege comanda COPIERE:

325
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

 cu ajutorul mouse-ului se dă click stânga pe butonul (COPIERE) din meniul PORNIRE

:
3. se poziţionează cursorul în locul în care dorim să copiem textul selectat anterior. Pentru
exemplificare vom plasa datele copiate în coloana F. Vom plasa cursorul în prima celulă a acestei
coloane.

4. se activează comanda de LIPIRE folosind una dintre variantele:

 se activează butonul din dreapta al mouse-ului, iar din meniu se alege comanda LIPIRE:

326
 TEHNOLOGII INFORMAŢIONALE ŞI COMUNICAŢIONALE

 sau se activează butonul (LIPIRE) din bara de instrumente a meniului PORNIRE.

Toate aceste opţiuni redau din memoria computerului ceea ce a fost copiat anterior:

După parcurgerea acestor etape, vom avea două copii ale celulelor, una plasată în locul iniţial (de
unde le-am copiat) şi alta în locul final (în care ai fost copiate).
Dacă dorim să mutăm conţinutul celulelor, în loc de comanda COPIERE, trebuie să alegem
comanda DECUPARE din meniul FIŞIER sau butonul , din bara de instrumente. Desigur, ca şi în

cazul copierii, redarea se face cu ajutorul comenzii LIPIRE sau a butonului (LIPIRE).

APLICAŢIE
Realizaţi și formatați următoarea bază de date.

327
RUXANDRA-LOREDANA GHERASIM

328