Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Aplicaţia ACCESS (pentru Office în Limba Engleză)

1. Concepte generale

O bază de date = un ansamblu de date , organizate coerent, structurate sub forma unor tabele (sau
obiecte).
Informaţia se poate defini ca fiind formată din :
- entitate (obiectul informaţiei) ANGAJAT (are mai multe atribute - câmpuri)
- atribut (proprietăţile entităţii) Nume ; Vechime ; Salar (câmpuri)
- valoare (măsura proprietăţii) « ION » ; 25 ani ; 560 lei
Mai multe entităţi de acelaşi fel formează o tabelă, astfel că într-oi tabelă avem pe fiecare linie câte o
entitate (înregistrare - record) şi pe fiecare coloană câte un atribut ale acelei entităţi (un câmp-
caracteristică - field).

O bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături între ele ; de ex. :
- 1 : 1- legătura de tip unu la unu – unei înregistrări dintr-un tabel îi corespunde una singură din alt
tabel
- 1 : M – legatura de tip unu la mulţi – unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe
înregistrări dinntr-o altă tabelă
- 1 M : N – legătura de tip mulţi la mulţi – mai multor înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai
multe înregistrări dintr-o altă tabelă.

Datorită faptului că tabelele pot avea foarte multe informaţii, pentru a le găsi mai uşor, le putem
ordona după un criteriu (crescător sau descrescător ; după unul sau mai multe câmpuri) (de exemplu
într-o tabelă cu angajaţi îi putem ordona descrescător după vechime şi crescător(alfabetic) după prenume – în
cazul în care sunt mai multe persoane cu aceeaşi vechime) ; acestei ordonări i se va asocia un index, care va
conţine poziţiile inregistrărilor ordonate după criteriul stabilit.
Orice tabelă trebuie să aibă definită o cheie (key). Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu
minim de atribute care identifică o singură înregistrare dintr-o tabelă. O cheie poate fi cheie simplă
(formată dintr-un singur atribut) sau cheie compusă (formată din mai multe atribute) (de exemplu : o
cheie simplă poate fi într-o tabelă cu angajati CNP-ul – care este o valoare unică pentru specifică unui singur
angajat – sau Codul de Angajat, sau seria de buletin; iar o cheie compusă ar putea fi formată din Numele şi
Funcţia unui angajat – presupunând că nu există mai mulţi angajaţi care să aibă şi acelaşi nume şi aceeaşi
funcţie). Aşa cum am observat în exemplu, la un moment dat, mai multe atribute sau combinaţii pot
identifica unic o înregistrare – aceste chei se vor numi chei candidate. Dintre acestea, doar una va
putea fi aleasă şi folosită şi se va numi cheie primară. Dacă această cheie este cheie şi în alte tabele,
atunci ea se numeşte cheie externă.

1
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

2. Primii paşi în lucrul cu baze de date şi operaţii principale

La crearea unei noi baze de date automat va trebui să o salvez şi să-i dau un nume.

O bază de date conţine pe lângă tabele şi alte « obiecte ». Acestea le vom studia în continuare.

Tabele

Interogări

Formulare

Rapoarte

O bază de date poate conţine mai multe din fiecare : mai multe tabele, mai multe interogări, ...
Putem crea un obiect folosind una din variantele de creere care ni se oferă, fiecare cu specificul ei.

2.1 Pe scurt
Tabele – Tables =sunt tabele şi conţin informaţiile bazei de date, structurate pe linii si pe coloane.

2
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Interogările – Queries = (query = interogare) sunt tabele formate prin filtrarea (criteria) cu ajutorul
anumitor condiţii, ordonarea (sort) după criterii, suprimarea (show) anumitor atribute din tabele deja
existente.

Formularele – Forms = sunt o metodă de introducere a datelor în tabele folosind o interfaţă grafică
ce poate fi personalizată, asemănătoare unui program mai mic având doar această utilizare.

Rapoartele – Raports = sunt o metodă de a afişa informaţiile dintr-un tabel (interogare) sub forma
unor documente, create automat pe baza informaţiilor din tabele, dar care să aibă o formă şi aranjare
prietenoasă, personalizată şi care poate fi tipărită la imprimantă sau prelucrată în Word.

2.2 Tabelele
Primul pas este să pornim creerea din [Create Table in Design View]

Astfel vom obţine o fereastră în care vom putea descrie informaţiile pe care le va conţine tabela:

3
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

- Numele câmpurilor, tipul informaţiei fiecare putând avea o grămadă de reguli/proprietăţi.

După stabilirea acestora, în momentul în care doresc

să închid, am posibilitatea de a da un nume tabelei.
In plus, dacă nu am stabilit o cheie primară, el va adăuga un câmp numeric: ID - cheie primară.
Putem deschide tabela creată si putem introduce date în ea, putem modifica date sau elimina.
Deasemena putem
face deplasări pe
înregistrări, folosind
butoanele de
deplasare din partea
de jos a ferestrei

Dacă unei înregistrări existente doresc să-i aduc modificări la structură, vom alege pentru respectiva
tabelă operaţia [Design] . Modificările pot fi în a adăuga sau elimina câmpuri (coloane), în a
modifica câmpuri (proprietăţi ale acestora); putem schimba ordinea lor sau putem stabili alţi
indecşi.

4
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

2.3 Interogări
O interogare se creează alegând
[Create Query in Design View]
din fereastra corespunzătoare interogărilor.

Astfel vom putea alege pe baza cărei (căror) tabele să facem interogarea, care câmpuri să fie vizibile în
tabela creată ca răspuns al interogării.
Putem adăuga [Add] mai multe tabele pentru interogare, după care încheiem cu [Close].

5
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Tot aici stabilesc proprietăţile interogării, în următoarele rubrici :

- Table – stabilesc tabela din care se va lua câmpul care va fi interogat
- Field – stabilesc câmpul care va fi interogat
- Sort – stabilesc (opţional) o ordonare
- Show – stabilesc dacă acest câmp va fi vizibil în tabela rezultată din interogare
- Criteria – stabileşte un filtru de selectare a înregistrărilor din tabele după anumite condiţii
care pot fi compuse după anumite reguli, în concordanţă cu tipul informatiei pe care o
conţine
Odată creată o interogare se poate închide şi salva sub un nume şi apoi rula dând dublu-click pe ea din
fereastra cu interogări; se pot modifica proprietăţile ei cu ajutorul operaţei [Design] .
2.4 Operaţii cu tabele şi interogări
1. Într-un tabel sau într-o interogare datele pot fi sortate alegând câmpul (coloana) şi cu click
dreapta pe ea sau de pe bara de butoane putem alege sortare crescătoare sau
descrescătoare.
2. Se poate reveni la o afişare a tabelei la forma iniţială, fără ordonare, eliminând din tabelă
ordonarea, prin click dreapta pe o celulă din tabel şi apoi .

3. Înregistrările pot fi şterse,

dând click-dreapta pe
marginea din stânga a
înregistrării, şi alegând
[Delete Record] (sau din
Meniul [Edit]). Faceţi cu
responsabilitate ştergerea
înregistrărilor, întrucât
acestea nu vor putea fi
recuperate, si mai mult, la
ştergerea unei înregistrări
dintr-o interogare se va
şterge si înregistrarea din
Tabela “originală” care
conţinea înregistrarea (vezi imagine).

4. O tabelă sau interogare poate fi imprimată, dar putem imprima şi doar unele înregistrări,
după ce le-am selectat, [File] – [Print…]

6
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

5. O înregistrare poate fi
reperată (găsită) folosind
opţiunea [Find] din meniul
[Edit] sau butonul
corespunzător de pe bară, si
putem alege ca căutarea să se
facă în toată tabela sau doar într-
un camp.

6. În partea de jos a unei tabele sau

interogări putem observa câteva butoane de deplasare
- deplasare pe prima înregistrare
- deplasare la stânga cu o înregistrare
- deplasare pe înregistrarea dorită (se
apasă [Enter] după introducerea nr. dorit)
- deplasare la dreapta cu o înregistrare
- deplasare pe ultima înregistrare
- crearea si completarea unei înregistrări noi
2.5 Formulare
Pentru a crea un formular implicit cu toate câmpurile pentru un tabel, putem alege din meniul [Insert]
opţiunea [Autoform] şi acesta va fi generat, el va putea fi modificat din [design].

Tot pentru a crea un formular , putem alege din meniul [Insert] opţiunea [Form].

7
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Altfel, mai “cuminte”, putem crea un formular din secţiunea [Forms] –formulare, unde pentru un mai
mare control în crearea formularului alegem , şi vom avea paşii :
Pasul 1. Putem selecta tabela sau interogarea pentru
care facem formularul şi putem alege care câmpuri
să apară pe formular,
utilizând > >> < <<
butoanele pe post de drag and-drop.

Pasul 2 Alegem la secţiunea [Layout] modul în care

dorim să arate formularul. Acest layout va
fi de obicei .

Pasul 3. Alegem un stil [Style] dintr-o lista de câteva stiluri existente, stil care va include un fundal
(background) şi caracteristici ale fontului.
Pasul 4. Putem da un nume formularului si putem alege să vizualizăm formularul (încheind astfel faza
de creere a formularului) sau să-i modificăm designul (designul poate fi modificat şi ulterior prin
opţiunea/butonul )
OBS. Observăm că un formular are, deasemenea, în partea de jos butoanele de deplasare

Designul unui formular /raport

!!! Regulile pentru designul unui formular sunt valabile şi pentru designul unui raport.
De la [File]-[Page Setup] se pot face setări ale paginii : A4, landscape, margini ...

Observăm zona de Putem cu drag-and-drop

Antet şi Subsol, să schimbăm poziţia
câmpurilor de completare
aceste zone pot fi pe formular
modificate ca şi
mărime “trăgând” Putem introduce
cu mouse-ul de text sau
marginile dintre imagini şi putem ulterior
zone cu drag-and-drop să le
schimbăm poziţia

Margine
Ulterior, putem modifica un text
pentru antet din [casuţă de text], dând click în
şi subsol căsuţă. Dacă o căsuţă este selectată
putem folosi butoanele (sau meniul)
pentru formatarea fontului.

8
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Faţă de un slide-powerpoint (sau pagină de document word) diferă în principal prin faptul că conţin
acele câmpuri de informaţii (cod, nume prenume), care sunt în strânsă legătură cu tabela care conţine
datele.

2.6 Rapoarte
Raportul se poate crea, asemeni formularului, pe baza unei tabele sau a unei interogări.
Pentru a crea un raport cu setări implicite şi cu toate câmpurile, pentru un tabel putem alege din
meniul [Insert] opţiunea [Autoreport]. El va putea fi modificat din [design].
Altfel putem alege putem alege din meniul [Insert] opţiunea [Report] sau un raport de la secţiunea
[Reports] prin varianta .
Faţă de crearea unui formulare ne mai apar 2 paşi intermediari :
Pasul P1 – permite alegerea unei grupări a
informaţiilor pe raport în funcţie de unul sau mai
multe câmpuri (de exemplu pe judeţe, pe clase –
dacă sunt mai mulţi care corespund aceluiaşi
grup).
Pasul P2 – permite sortarea (ordonarea)
crescătoare sau descrescătoare după diferite câmpuri, a informaţiilor prezente în raport.
2.7 Alte operaţii
Ştergerea şi Redenumirea
Orice tabelă, interogare, formular sau raport poate fi şters/ştearsă (click pe el şi apoi tasta
[Del] ) sau redenumit/ă (click dreapta pe el şi [Rename]).

2.8 Relaţii
Dacă două tabele au un câmp comun (poate chiar identic – de exemplu : judeţ), cele două
câmpuri pot fi conectate între ele, această asociere dintre tabele se numeşte ”Relationship”
(relaţie).
Odată create, astfel de relaţii, putem obţine simultan prin interogări şi rapoarte informaţii provenite
din mai multe tabele izolate.

Fereastra de relaţii se activează de la [Tools] – [Relationships] (acest lucru va duce la apariţia

unui nou meniu [Relationships] pe bara de meniuri)
Ferestra de relaţii ne permite vizualizarea relaţiilor, modificarea, eliminarea sau adăugarea de noi
relatii. Cu opţiunea [Show All] sau [Show Table] putem stabili tabelele sau interogările pe care dorim
să le afişăm, pentru a stabili relaţii între ele.( [Show All] sau [Show Table] sunt disponibile din meniul
[Relationships] sau cu click-dreapta pe fereastra [Relationships])

9
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Crearea unei relaţii este posibilă dacă facem “drag and drop” cu un câmp dintr-o tabelă peste un
alt câmp din altă tabelă (câmpurile pe care dorim să le conectăm). In acel moment pot fi stabilite câteva
proprietăţi ale relaţiei.
Cu “click-dreapta” pe relaţie putem alege să o ştergem sau să o edităm [Edit Relationship].

Putem stabili tipul conexiunii

Putem aplica o referinţă de integritate relaţiei. Putem crea o nouă relaţie

Aici se poate observa tipul relaţiei.
Tipuri de relaţii (între două tabele A şi B):
- unu la unu (one-to-one)(unei înregistrări din A i se poate asocia una singură din B)
- unu la mai mulţi (one-to-many)(unei înregistrări din A i se pot asocia mai multe din B)
- mai mulţi la mai mulţi (many-to-many) (unei înregistrări din A i se pot asocia mai multe
din B, şi uneia din B mai multe din A)

Putem obţine simultan, prin interogări, informaţii provenite din mai multe tabele izolate.(ex. elevii
din câteva judeţe (Bihor (BH), Braşov (BR), Bucureşti sectorul 1 şi 2 (B1 şi B2)), dar să fie specificaţi
şi însoţitorii).

10
Modul V – ECDL ____ Asociaţia “instruIT” Oradea

Designul
Interogării

Rezultatul
Interogării

2.9 Scrierea condiţiilor.

Condiţiile sunt expresii logice, care evaluate pot avea un răspuns de tip logic: Adevarat(TRUE) sau
Fals(FALSE). Se pot folosi operatorii matematici (>, =, <, <=, >=, <> - diferit) şi logici (And (ŞI),
Or (SAU), Not (Negaţie)). (Not şi Diferit au acelaşi efect în unele cazuri şi oricare poate fi folosit)
Numerele vor fi scrise în forma obişnuită : 123245 , –2345.45 , ...
Şirurile de caractere (cuvintele)vor fi încadrate cu ghilimele : “Andrei” , “Cluj”, …
Datele calendaristice vor fi încadrate de semnul #(diez): #12/1/02#, #4.august.1995# , …
Exemple de expresii logice şi semnificaţia:
>77 Or <55 Numere mai mari decât 77 sau mai mici decât 55
(>=100 And <=200) Or =10 Numere din intervalul [100 , 200] , sau egale cu 10
Not “USA” Diferit de şirul “USA” , putem scrie şi <>”USA”
>= #12/01/02# And <= #12/31/02# Dată calendaristică în luna decembrie 2002
>=”A” And <”D” Cuvânt care începe cu A, B sau C
= “Marian” Are numele “Marian”

11