0 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

DELEGAREA
EFICIENTĂ

Seria “Excelența
în conducere”

TOASTMASTERS INTERNATIONAL
P.O. Box 9052 ● Mission Viejo, CA 92690 ● SUA
Telefon: 949-858-8255 ● Fax: 949-858-1207
www.toastmasters.org/members

©2011 Toastmasters International. Toate drepturile rezervate. Toastmasters

International, logo-ul Toastmasters International și toate celelalte mărci
înregistrate și drepturi de autor ale Toastmasters International sunt proprietatea
Toastmasters International și pot fi folosite doar cu acordul acesteia.

Rev. 5/2011 Articolul 315A

1 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

 SERIA EXCELENȚ
EXCELENȚA ÎN CONDUCERE

Programul Excelenţa în conducere cuprinde o serie de module ce conţin informaţii privind

subiectul conducerii. Membrii vor învăţa despre abilităţile de care au nevoie pentru a fi
lideri de succes în afara și în interiorul Toastmasters.
Prezentările din acest program au o durată între 10 și 15 minute și pot fi susţinute de
orice membru Toastmasters.

COORDONAREA PROGRAMULUI
Modulul “Delegarea eficientă” discută despre cum să atribui eficient sarcini și
responsabilităţi membrilor unei echipe. Acest material are patru părţi:

► Prezentarea și detalierea materialului

► Sfaturi pentru introducerea prezentatorului
► Planul pentru conceperea prezentării
► Un CD cu prezentarea Power Point aferentă.

Cu cuvintele tale:
Planul prezentat aici nu este un scenariu care trebuie citit cuvânt cu cuvânt. Folosește acest
document ca un ghid pentru prezentarea materialului folosind cuvintele și stilul tău propriu.
Planul prezentării reprezintă o structură cu ajutorul căreia să-ți creezi propriul discurs.
Folosește punctele principale expuse aici pentru a-ți crea prezentarea, însă nu uita că tu ești
cel care o va susține.

Iată niște recomandări pentru prezentarea acestui modul:

► Studiază cu atenţie planul prezentării. Familiarizează-te cu structura generală.

Pregătirea este cheia unei prezentări de succes.
► Folosește planul pentru a-ţi concepe propria prezentare folosind cuvintele tale.
Fă-ţi notiţe care să-ţi indice când vrei să faci o pauză, un gest sau când vrei să
subliniezi ceva verbal. Scoate în evidenţă cuvinte sau fraze ce te vor ajuta mai
târziu să prezinţi materialul mai eficient.
► Fii expresiv în timpul prezentării. Folosește toate abilităţile de prezentare învăţate
în Toastmasters, inclusiv varietatea vocală și gesturile.

FOLOSEȘTE EFICIENT MATERIALELE VIZUALE

Materialele vizuale stimulează interesul publicului și ajută la reţinerea informaţiilor. Te

încurajăm să le folosești. Dacă dorești să folosești prezentarea PowerPoint, vei avea nevoie
de un proiector, un laptop, o masă pentru suport și un ecran de proiecţie. Materialul de
faţă conţine și indicii vizuale pentru afișarea imaginilor PowerPoint. Fiecare dintre acestea
este numerotată. De exemplu, V1 reprezintă imaginea numărul 1.
Atenţie: prima imagine este titlul prezentării PowerPoint și nu este numerotată.

2 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

 Dacă nu este posibil să folosești echipamentul de proiecţie dar dorești să folosești materiale vizuale,
le poţi copia înainte de prezentare pe un flip-chart. Folosește o cariocă mare ce nu trece prin hârtia
suport și scrie din trei în trei pagini (sau din patru în patru) astfel încât să nu se vadă prin ele. De
asemenea, scrie folosind litere mari de tipar, cu spaţii între ele.
Iată și niște recomandări pentru folosirea materialelor vizuale:

► Pregătește-le și testează-le înainte de prezentare. Amplasează-le în așa fel încât să fie vizibile
publicului. Reglează și potrivește proiectorul astfel încât imaginea proiectată pe ecran să fie
suficient de mare și nedistorsionată. Centrează apoi imaginea.

► Adu rezerve pentru lampa proiectorului, cablul de alimentare și carioci.

► Afișează imaginile doar atunci când este nevoie de ele. Dacă folosești un flip-chart, întoarce
pagina atunci când nu mai ai nevoie de ea.

► Nu te plimba între ecran sau flip-chart și public pentru că astfel vei bloca vizibilitatea.

► Menţine contactul vizual cu publicul. Nu vorbi cu faţa spre ecran sau flip-chart. Dacă trebuie să
te întorci pentru a arăta spre ceva, fă o pauză, apoi continuă prezentarea doar după ce ești din
nou cu faţa spre cei prezenţi.

EVALUAREA PENTRU NIVELUL “ADVANCED LEADER BRONZE (ALB)”

Deoarece acesta este un plan al unei prezentări, susţinerea ei nu va fi recunoscută ca o completare

a unui discurs la un proiect dintr-un manual, însă îţi va fi recunoscut progresul spre nivelul “Advanced
Leader Bronze” (ALB). Discută cu Vicepreședintele Educaţie din clubul tău să-ţi desemneze un evaluator
pentru prezentare.
Susţinând prezentările a oricare două module din programul Excelenţa în conducere și/sau Seria
Clubul de succes vei îndeplini una din cerinţele necesare pentru recunoașterea nivelului ALB. Pentru mai
multe detalii accesează www.toastmasters.org/membereducation.
www.toastmasters.org/membereducation

3 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

 DELEGAREA EFICIENTĂ
EFICIENTĂ
Introducerea prezentatorului

SFATURI PENTRU PREZENTATOR: SCRIE-ȚI PREZENTAREA

În Toastmasters, toate discursurile pregătite au nevoie de o prezentare. De o importanţă

crucială pentru succesul discursului este o prezentare potrivită pentru tine și discursul tău.
Când îţi scrii prezentarea, ia în considerare următoarele sfaturi:
► Include scopul programului Excelenţa în conducere.
► Explică importanţa modulului “Delegarea eficientă” pentru un club Toastmasters,
amintindu-i scopul și unul sau mai multe obiective.
► Menţionează și unele informaţii autobiografice.
► Pentru mai multe detalii privind prezentarea altor vorbitori, citește broșura Atunci
când tu ești prezentatorul (Articolul 1167E).
► Înmânează prezentarea scrisă persoanei care te va prezenta.

SFATURI PENTRU CEL CARE FACE PREZENTAREA

► Dacă ai unele neclarităţi, întreabă-l pe prezentatorul acestui modul.

► Repetă-ţi prezentarea.

4 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

DELEGAREA EFICIENTĂ
EFICIENTĂ
Planul prezentării

INTRODUCERE
Liderii nu își pot realiza singuri obiectivele. Este nevoie ca și alte persoane să contribuie și un lider se
bazează și pe ceilalţi pentru a realiza o parte din munca necesară. Oricât de mult muncești, există o limită
superioară la ceea ce poţi face și la numărul de persoane pe care le poţi ajuta. Succesul îţi este limitat.

CE ESTE DELEGAREA? V1

Delegarea este procesul de transfer al responsabilităţii pentru o activitate specifică sau sarcină de lucru de
la o persoană la alta și împuternicirea celeilalte persoane pentru a realiza un anumit obiectiv.
Liderii își ating obiectivele nu prin a munci mai greu și mai mult, ci prin delegarea sarcinilor. Delegând,
beneficiază atât ei cât și membrii echipei. Atunci când numărul de persoane pe care le poţi ajuta este
limitat, la fel va fi și succesul tău. Toată lumea beneficiază din delegare. Aceasta reprezintă o parte
importantă dintr-un club Toastmasters. Președintele clubului deleagă responsabilităţi ofiţerilor; roluri
precum Toastmaster sau evaluator sunt delegate membrilor clubului.

OBSTACOLE ÎN CALEA DELEGĂRII V2

Un lider care deleagă se poate simţi câteodată inconfortabil din următoarele motive:

► Lipsa încrederii. Pur și simplu aceștia nu cred că membrii echipei au abilităţile necesare pentru a se
achita de sarcini cu succes.
► Controlul. Câteodată, le este teamă de pierderea autorităţii și a controlului.
► Egoismul. Unii lideri nu doresc să împartă aprecierea primită.
► Nesiguranţa. Unor persoane le este frică de faptul că un membru al echipei lor își va face treaba
atât de bine încât într-un final vor fi înlocuiţi.
► Reţinerea. Unii lideri au reţineri în a le cere celorlalţi să preia responsabilităţi suplimentare. În final,
ajung să facă ei toată treaba.

DELEGAREA ÎN CINCI PAȘI V3

Delegarea este un proces în cinci pași:

► 1. Stabilește priorităţi. Uită-te peste ce trebuie făcut și găsește sarcinile care pot fi delegate.
► 2. Potrivește nevoile cu disponibilitatea și abilităţile. Adică potrivește cerinţele fiecărei
responsabilităţi cu persoanele libere care pot să le facă. Ia-i în considerare pe cei care:
Au cunoștinţele necesare. Asigură-te că persoana are cunoștinţele necesare pentru a-și
îndeplini sarcina.
Sunt motivaţi. Un membru poate avea cunoștinţele necesare, dar poate nu este motivat de
obiectivele stabilite sau pur și simplu nu este interesat de ele. Este improbabil ca această
persoană să depună eforturi susţinute pentru a-și îndeplini sarcinile.
Au timpul necesar. Dacă persoana respectivă are în paralel alte responsabilităţi ce nu au
legătură cu obiectivele liderului, este puţin probabil că va avea timpul necesar sau că va
acorda destulă atenţie sarcinii de îndeplinit.

5 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

 V4 ► 3. Atribuie responsabilităţile. Prezintă clar sarcinile pentru care persoana
respectivă va fi responsabilă precum și rezultatele așteptate.
Descrie complet sarcina și rezultatele dorite. Transmite toată informaţia
necesară pentru începerea lucrului sau spune unde poate fi aceasta găsită.
Menţionează persoanele care mai sunt implicate și rolurile lor.
Identifică nevoile de training. Dacă este nevoie de un training special sau de
ajutor pentru realizarea sarcinii, acţionează.
Identifică resursele. Asigură-te că persoana are la dispoziţie materialele,
informaţiile și bugetul necesar.
► 4. Transmite autoritatea. Transmite persoanei autoritatea de a aduna resursele și
de a lua deciziile necesare pentru a ajunge la rezultatele dorite. Specifică și câtă
autoritate delegi. De exemplu, dacă persoana va avea nevoie de aprobarea ta
pentru orice cheltuială peste 1000 de dolari, menţionează acest lucru.
► 5. Stabilește responsabilităţile. Membrii echipei sunt responsabili de
îndeplinirea sarcinilor la care au consimţit să lucreze. Cădeţi de acord asupra
standardelor de performanţă și a termenelor limită. Pregătește date limită pentru
raportare. Spune și numărul și frecvenţa întâlnirilor de raportare pe care le dorești.

URMĂREȘTE PROGRESUL ÎNDEAPROAPE

În procesul delegării, urmărirea îndeaproape a progresului este vitală. Liderii trebuie să se
asigure că membrii echipei știu că pot vorbi atât despre succese cât și despre eșecuri,
aceste lucruri făcând parte din responsabilităţile lor. Atunci când este necesar, liderii
trebuie să ofere feedback și sprijin. Rezultatele nu vor corespunde așteptărilor decât dacă
liderul este atent și monitorizează progresul.

APRECIEREA
Atunci când în urma muncii membrilor echipei se ating rezultatele dorite, acest lucru
trebuie recunoscut și apreciat. Aprecierea încurajează oamenii să ofere mai mult și îi
motivează pe ceilalţi să procedeze la fel.

V5 BENEFICIILE
Pentru a delega eficient este nevoie de reflecţie și de planificare minuţioasă. În schimb
există mai multe beneficii. Atunci când este făcută bine, delegarea poate conduce la:
► o forţă de muncă implicată și cu iniţiativă
► productivitate și calitate sporită
► costuri reduse
► mai multă inovaţie
► angajament mai mare din partea membrilor echipei
Dacă sunt implicaţi direct și li se permite să contribuie la atingerea unui obiectiv, membrii
unei echipe dovedesc un angajament mai mare faţă de el. Odată ce sunt implicaţi prin
delegarea proiectelor și activităţilor (incluzând aici și rezolvarea problemelor), aceștia își
dezvoltă un sentiment de proprietate psihologică.
Delegarea aduce beneficii inclusiv liderului. Prin delegarea sarcinilor către membrii
echipei, timpul astfel eliberat poate fi folosit pentru atingerea unor obiective sau
rezolvarea unor sarcini mai complexe, dificile sau importante, acest lucru ducând mai
departe la dezvoltarea unei organizaţii mai creative și de succes.

6 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

CONCLUZIE

Liderii sunt evaluaţi nu doar după prestaţia lor individuală, ci și după cum evoluează echipele pe care le
coordonează. Un lider care își rezervă timp pentru a-și dezvolta abilităţile de delegare eficientă are mai
multe șanse să facă parte dintr-o echipă de succes.

Nu le spuneţi niciodată oamenilor cum să facă ceva. Spuneţi-le ce să facă și vă vor surprinde cu V6
ingeniozitatea lor.
- George Smith Patton Jr., General în armata SUA

7 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

 Ghid de evaluare

Numele evaluatorului_______________________________________________________________

Titlul prezentării________________________________ Data________________________________

► Cât de eficientă a fost prezentarea în a explica publicului scopul acestui modul și al programului
Excelenţa în conducere?

► Prezentatorul s-a pregătit bine? Cât de mult s-au folosit notiţele?

► Cât de bine a folosit prezentatorul varietatea vocală pentru a crește impactul prezentării?

► Ce alte metode a folosit vorbitorul pentru a personaliza și îmbunătăţi prezentarea? Au fost

eficiente? În ce mod?

► Materialele vizuale au fost afișate în mod natural și la momentele potrivite? Cum se poate
perfecţiona prezentatorul?

► Luând în considerare stilul prezentatorului, care este aspectul pe care îl găsești unic? De ce?

► Materialul a fost prezentat simplu și clar astfel încât cei prezenţi vor putea folosi ușor informaţiile
transmise pentru a-și îmbunătăţi abilităţile de conducere?

► Ce ar fi putut face diferit vorbitorul pentru a avea o prezentare mai bună?

► Ce ţi-a plăcut la prezentare?

8 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ

9 SERIA EXCELENȚA ÎN CONDUCERE ► DELEGAREA EFICIENTĂ
www.toastmasters.org