CUPRINS

1. SCOP

2. DOMENIU DE APLICARE

3. DEFINIŢII SI ABREVIERI

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

5. RESPONSABILITĂŢI

6. MODALITATEA DE REALIZARE A SERVICIULUI

7. ÎNREGISTRĂRI
1. SCOP
Stabilirea modalităţii de elaborare şi control a documentaţiei serviciului de diagnostic de
management general al organizaţiei, acordarea asistenţei de specialitate şi monitorizarea
implementării recomandărilor lor la client.

2. DOMENIU DE APLICARE
Instrucţiunea se aplică pentru relizarea serviciilor de consultanţă contractate care fac obiectul
analizelor diagnostic de management general la societăţile comerciale şi regiile autonome.

3. DEFINIŢII. ABREVIERI
3.1 DEFINIŢII:
ANALIZA DIAGNOSTIC DE MANAGEMENT GENERAL AL ORGANIZAŢIEI
- modalitate de analiză din punct de vedere managerial având ca obiective:
 evaluarea multicriterială a stării organizaţiei pentru evidenţierea punctelor ei slabe şi a
celor forte, precum şi a cauzelor acestora;
 obţinerii unei imagini de ansamblu cu evaluarea potenţialului de viabilitate al
organizaţiei şi formularea recomandărilor pentru adoptarea de strategii şi tactici realiste,
raţionale.
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL ORGANIZAŢIEI
- ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaţional, metotodologic,
motivaţional etc. din cadrul organizaţiei prin care se exer-cită ansamblul proceselor şi relaţiilor
de managemnt, în vederea obţinerii unei eficienţe cât mai mari.
SISTEMUL MANAGERIAL
- ansamblu coerent de elemente, principii, reguli, metode, proceduri decizionale, organizatorice,
informaţionale etc. prin intermediul cărora se asigură modelarea şi exercitarea într-o manieră
specifică a totalităţii sau a celei mai mari părţi a funcţiilor procesului de management pentru o
societate comercială în ansamblul său ori pentru principalele componente, în vederea sporirii
profitabilităţii economice.
SUBSISTEMUL ORGANIZATORIC
- ansamblul elementelor de natură organizatorică ce asigură cadul, combinarea, divizarea şi
funcţionalitatea proceselor de muncă în vederea realizării obiectivelor previzionate.
SUBSISTEMUL INFORMAŢIONAL
- ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor
de tratare a informaţiilor menite să contribuie la realizarea obiectivelor societăţii.
SISTEMUL INFORMATIC
- culegerea, transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.
SUBSISTEMUL DECIZIONAL
- ansamblul deciziilor adoptate de manageri şi aplicate în cadrul firmei de executanţi.
PROCES DECIZIONAL
- ansamblul fazelor prin intermediul cărora se pregăteşte, se adoptă, se aplică şi se evaluează
decizia managerială.
SUBSISTEMUL METODOLOGIC
- este alcătuit din ansamblul metodelor, tehnicilor şi procedurilor utilizate în managementul unei
firme.
SUBSISTEMUL ALTOR ELEMENTE ALE SISTEMULUI DE MANAGEMENT – cuprinde:
- managementul calităţii;
- mangementul de mediu;
- mangementul securitatii si sanatatii ocupationale;
- managementul securitatii informationale:
- modalitati concrete pentru:
 motivarea personalului,
 comunicarea în firmă,
  controlul şi evaluarea eficacităţii sistemului de management,
 determinarea noilor intervenţii de management.
PRODUS
- rezultat al unui proces.
PROCES
- ansamblu de activităţi corelate sau în interacţiune care transforma elemente de intrare în
elemente de ieşire.
CALITATE
- măsura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci îndeplineşte cerinţele.
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII
- sistem de management prin care se orientează şi se controlează o organizaţie în ceea ce
priveşte calitatea.
OBIECTIV AL CALITĂŢII
- ceea ce se urmăreşte sau spre care se tinde, referitor la calitate.
CERINŢĂ
- nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicită sau obligatorie.
PROCEDURA
- mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui produs.
DOCUMENT
- informaţie împreună cu mediul său suport.
CONFORMITATE
- satisfacere a condiţiilor specificate.
3.2 ABREVIERI:
SMC - Sistemul de management al calităţii
Comp. CMO - Compartimentul Consultanţă în managementul organizaţional
AD-MG - Analiza diagnostic de management general.
CTE - Consiliul Tehnico-economic al societăţii

4. DOCUMENTE DE REFERINŢA
4.1 SR EN ISO 9001/2001 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
4.2 SR ISO 9000/2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
4.3 AMCOR – Metodologia standard de efectuare a analizelor diagnostic în societăţile comerciale
şi regiile autonome -1993
4.4 CEMATT - Metodologia efectuării analizelor diagnostic la societăţi comerciale şi regiile
autonome – MAD 01 1993.

5. RESPONSABILITĂŢI
5.1 DIRECTORUL GENERAL
5.2.1. Aproba utilizarea metodologiei de efectuare a AD-MG aleasă de şeful comp. CMO.
5.2.2. Aproba temele lucrărilor de colaborare la AD-MG emise de comp CMO pentru celelate com-
partimente de consultanţă ale societăţii.
5.2.3. Verifică datele de intrare şi de ieşire ale elaborării documentaţiei serviciului.
5.2.4. Analizează şi aprobă rezultatele elaborării documentaţiei serviciului consemnate de şeful comp
CMO în fişa - cod formular PMS 027.
5.2.5. Aprobă conţinutul fişei - cod formular PMS 027.
5.2.6. Analizeaza în CTE, documentaţia serviciului de AD-MG şi observaţiile specialiştilor societăţii.
5.2.7. Primeşte şi aprobă propunerile justificate de modificare a documentaţiei serviciului.
5.2.8. Semnează Declaraţia de conformitate (a serviciului prestat) – cod formular PMS 033.
5.2.9. Urmăreşte şi intervine, după caz, la acordarea asistenţei de specialitate şi monitorizarea
implementării servicului la clienţi conform obligaţiilor stipulate în contracte.
5.2 ŞEFUL COMP. CONSULTANŢĂ ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIONAL
5.2.1. Primeşte comanda internă pentru lansarea în execuţie a serviciului de AD-MG, stabileşte
datele de intrare şi de ieşire ale documentaţiei servicului şi completează cu datele cunoscute
Fişa de elabora-re a documentaţiei serviciului - cod formular PMS 027. Prezintă fişa pentru
aprobare directorului general
5.2.2. Distribuie sarcinile, pe consultanţi, pentru elaborarea documentaţiei serviciului, de acordare a
asistenţei de specialitate şi monitorizare a implementării serviciului la clienţi.
5.2.3. Analizează şi are în vedere etapele şi succesiunea „paşilor” ce trebuie parcurşi conform
Schemei cadru - cod formular PMS 005 a şi a Logigramei derulării procesului - cod formular
PMS 005b.
5.2.4. Elaborează temele lucrărilor de colaborare la AD-MG pentru celelate compartimente de
consultanţă ale societăţii, le supune avizării şi le distribuie.
5.2.5. Participă efectiv alături de consultanţi la elaborarea capitolelor documentaţiei serviciului şi le
supune avizării şi aprobării dir. general completând apoi fişa - cod formular PMS 027 .
5.2.6. Gestionează copiile documentaţiilor serviciilor prestate, emite şi retrage copiile acestor
documen-taţii, le arhivează confrm deciziei conducerii societăţii.
5.3 DIRECTORUL ADJUNCT
5.4.1. Prezintă în CTE, impreuna cu seful biroului CMO documentaţia serviciului de AD-MG şi
analizeză observaţiile specialiştilor societăţii, introducând în documentaţie modificările avizate.
5.4.2. Emite şi semnează Declaraţia de conformitate (a serviciului prestat) – cod formular PMS 033.
5.4.3. Organizează şi intervine, după caz, la acordarea asistenţei de specialitate şi monitorizarea
imple-mentării servicului la clienţi conform obligaţiilor stipulate în contracte.
5.4 CONSULTANTUL ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIONAL
5.4.1. Primeşte sarcinile pentru elaborarea documentaţiei serviciului, de acordare a asistenţei de
specialitate şi monitorizare a implementării serviciului la clienţi. Utilizează datele de intrare şi
de ieşire ale documentaţiei servicului din Fişa de elaborare a documentaţiei serviciului - cod
formular PMS 027.
5.4.2. Elaborează documentaţia serviciului parcurgînd etapele şi succesiunea „paşilor” ce trebuie
efectuaţi conform Schemei cadru –cod formular PMS 005a şi a Logigramei derulării procesului
– cod formular PMS 005b.
5.4.3. Aplică prevederile prezentelor instrucţiuni şi efectuează permanent autoinspecţia lucrărilor pe
care le execută pentru detectarea şi eliminarea pe loc a neconformităţilor.
5.4.4. Primeşte lucrărilor de colaborare la Ad-MG elaborate de celelate compartimente de
consultanţă ale societăţii, avizate de dir general şi le coroborează cu lucrările pe care le-a
elaborat .
5.4.5. Efectuează operaţiile de acordare a asistenţei de specialitate pentru implementarea la client a
conţinutului documentaţiei elaborate.
5.5 CONSILIUL TEHNICO-ECONOMIC
5.5.1. Analizează documentaţia serviciului prezentată de şeful comp. CMO şi formulează eventualele
modificări ce trebuie operate în această documentaţie.
5.5.2. Validează conţinutul documentaţiei serviciului.

6. MODALITATEA DE REALIZARE A SERVICIULUI

6.1 CONSIDERAŢII GENERALE
Prestarea serviciilor de analiză diagnostic de management general al organizaţiei necesită în
toate cazurile două etape distincte:
A. Efectuarea analizei pe baza unei metodologii adecvate, validată de literatura de
specialitate şi consemnarea rezultatelor şi a recomandărilor în Raportul privind
rezultatele analizei diagnostic care se livrează clientului pentru studiere şi luarea deciziilor.
B. Acordarea asistenţei necesare clientului (în cazul cererii acestuia) pentru studierea
Raportului, alegerea variantelor optime de decizii şi monitorizare până la atingerea
obiectivelor stabilite prin contract.
6.2 EFECTUAREA AD-MGO
6.2.1. Operaţii pregătitoare
 În urma primirii comenzii interne pentru realizarea serviciului – cod formular PMS 10,
şeful comp. CMO analizează:
- prevederile contractului şi ale Fişei de identificare a cerinţelor pentru produs (serviciu)
anexată Notei de analiză a proiectului da fata
- viu
- de contract/ofertă – cod formular PMS 006,
- Schema cadru a succesiunii fazelor procesului general de contractare şi realizare a
serviciului de consultanţă contractat (model) – cod PMS 005a, Logigrama derulării
procesului de realizare a documentaţiei serviciului de consultanţă contractat şi de
implementare la client (model) – cod PMS 005b pe baza cărora elaborează Fişa elaborării
documentaţiei serviciului – cod formular PMS 027 care conţine şi datele de planificare a
elaborării documentaţiei şi anume:
 etapele elaborării documentaţiei serviciului,
 analizele, verificarea şi validarea rezultatelor fiecărei etape,
 responsabilitatea şi autoritatea pentru elaborarea documentaţiei serviciului.
De asemeni alege metodologia de efectuare a AD-MG, în urma studierii caracteristicilor
organizaţiei analizate şi o prezintă dir. general pentru avizare. Repartizează apoi sarcinile pe
fiecare consultant, defineşte, elaborează şi transmite temele pentru părţile din AD-MG.
Pentru a se asigura aplicarea integrală a dispoziţiilor SMC - conform prevederilor SR EN
ISO 9001/2001 - se efectuează instruirea personalului angajat în executarea contractului de
consultanţă respectiv, precizîndu-se prescripţiile documentelor aplicabile şi obligaţiile ce
trebuie îndeplinite de către fiecare participant.
6.2.2. Stabilirea datelor de intrare şi de ieşire ale elaborării documentaţiei serviciului
A. Datele de intrare – stabilite de şeful comp. CMO fiind strict legate de cerinţele referitoare la
serviciul contractat trebuie să includă:
- cerinţele de utilitate şi performanţă,
- cerinţele legale şi de reglementare aplicabile,
- informaţii derivate din AD similare anterioare, dacă sunt aplicabile,
- alte cerinţe esenţiale pentru elaborarea documentaţiei.
B. Datele de ieşire - prezentate într-o formă care să permită verificarea lor în raport cu datele de
intrare, sunt analizate pentru a se determina dacă:
- îndeplinesc cerinţele cuprinse în datele de intrare ale elaborării documentaţiei;
- furnizează informaţii corespunzătoare referitoare la condiţiile prestării serviciului;
- conţin sau fac referire la criterii de acceptare a documentaţiei;
- definesc caracteristicile serviciului care sunt esenţiale pentru utilizarea sigură a lui.
Rezultatele acestei analize, trebuie să ateste că au fost rezolvate prin soluţii introduse în
documentaţie toate neconcordanţele constatate.
Datele de intrare şi ieşire, verificate şi aprobate de dir. general, se înscriu în Fişa elaborării
docu-mentaţiei serviciului – cod formular PMS 027.
6.2.3. Elaborarea şi cuprinsul Raportului privind rezultatele analizei diagnostic
Conţinutul cadru al Raportului privind rezultatele analizei diagnostic de management
general al organizaţiei trebuie să conţină cel puţin capitolele recomandate în metodologia
aleasă şi aplicată. Dacă specificul organizaţiei analizate impune extinderea ori aprofundare
analizei diagnostic acestea se vor face în urma deciziei directorului generalla propunerea
consultantului şi a şefului compartimentului.

6.3 ANALIZA ŞI VERIFICAREA ELABORĂRII DOCUMENTAŢIEI SERVICIULUI

6.3.1. Analiza elaborării documentaţiei serviciului
Analiza sistematică a elaborării documentaţiei se efectuează de şeful comp. CMO la
etapele stabilite prin planificarea iniţială pentru:
- a evalua capabilitatea documentaţiei serviciului de a satisface cerinţele;
- a identifica orice probleme şi a propune soluţiile de rezolvare a lor.
 La analize participă toţi cei implicaţi în etapele elaborării documentaţiei. Rezultatele
analizelor se consemnează în Fişa elaborării documentaţiei serviciului – cod formular PMS
027.
6.3.2. Verificarea elaborării documentaţiei serviciului
Verificarea se efectuează în final de către şeful comp. CMO şi dir. general care confirmă,
prin semnătură pe Fişa elaborării documentaţiei serviciului – cod formular PMS 027, că datele
de ieşire ale elaborării documentaţiei satisfac cerinţele cuprinse în datele de intrare.
6.4 VALIDAREA ELABORĂRII DOCUMENTAŢIEI SERVICIULUI ÎN CTE
Validarea documentaţie elaborate pentru prestarea serviciului este efectuată de CTE în
urma analizei metodei de elaborare a documentaţiei, a corectitudinii, veridicităţii şi utilităţii
soluţiilor recomandate prin aceasta şi a conformităţii cu modalităţile planificate, pentru a se
asigura că serviciul este capabil să satisfacă cerinţele aplicării intenţionate. Rezultatele
validării documentaţiei serviciului de către CTE se consemnează în Fişa elaborării
documentaţiei serviciului – cod formular PMS 027.
6.5. CONTROLUL MODIFICĂRILOR ÎN DOCUMENTAŢIA SERVICIULUI
Cererile de modificare a documentaţiei serviciilor, rezultate din necesităţile de a realiza
atât cerinţele serviciilor cât şi pe acele ale proceselor de implementare a acestora, se primesc
la comp. CMO. Aceste cereri de modificări şi posibilele efecte ale lor sunt analize de dir.
general, care le aprobă, după caz, sunt operate în documentaţia serviciului şi sunt
consemnate în Fişa elaborării documentaţiei serviciului – cod formular PMS 027.
6.6. ATESTAREA CALITĂŢII PRESTĂRII SERVICIULUI
Dir general şi şeful comp. CMO, după verificarea minuţioasă a calităţii documentaţiei
serviciului emit Declaraţia de conformitate (a serviciului prestat) – cod formular PMS 033, care
atestă atât conformitatea documentaţie cu cerinţele clientului, stabilite în contract, cât şi
conformitatea cu prevederile standardelor, normelor şi legislaţiei aplicabile în cazul serviciului
respectiv.
La încheierea lucrărilor de implementare a serviciului la client, dir. adjunct, şeful
comp.CMO şi consultantul de specialitate încheie o minută cu reprezentanţii autorizaţi ai
clientului în care se consemnează rezultatele obţinute şi îndeplinirea integrală şi eficientă a
obligaţiilor SC PMS SRL.
6.7 LIVRAREA ŞI PĂSTRAREA COPIILOR AUTENTIFICATE ALE DOCUMENTAŢIILOR
SERVICIILOR
Documentaţiile originale ale serviciilor, însoţite de numărul de copii cu semnăturile
originale, convenite prin contract şi Declaraţia de conformitate, se livrează în mod oficial
clienţilor.
Copiile autentificate ale documentaţiilor serviciilor, care poartă semnăturile în original sunt
păstrate de comp. CMO în regim de confidenţialitate întrucât conţin date ale clienţilor cu
acest caracter. Aceste copii pot fi consultate cu aprobarea dir. general în cazurile de
documentare profesională, în rezolvarea litigiilor cu clienţii sau ca probe în justiţie.
Se pot emite copii ale acestor documentaţii, cu aprobarea dir. general, ştampilându-le cu
ştampila COPIE CONTROLATĂ, iar cele perimate se retrag, li se aplică ştampila EXEMPLAR
RETRAS şi se arhivează.

6.8 ACORDARE ASISTENŢEI DE SPECIALITATE ŞI MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII

SOLUŢIILOR AD-MG
Pe baza prevederilor contractului de prestare a serviciului, şeful comp CMO stabileşte
sarcinile (cu responsabili şi termene) care trebuie îndeplinite pentru acordarea unei asistenţe
de specialitate eficace la implementarea de către client a recomandărilor conţinute în Raportul
privind rezultatele analizei diagnostic de management general al organizaţiei.
Atât derularea operaţiilor de realizare documentaţiei serviciului cât şi cele de acordare a
asistenţei de specialitate la implementarea de către client a recomandărilor AD-MG sunt
monitorizate pas cu pas de către şeful comp. CMO, care informează permanent pe dir. general
7. ÎNREGISTRĂRI
7.1 Comanda internă pentru realizarea serviciului contractat – cod formular PMS 10.
7.2 Nota de analiză a proiectului de contract/ofertă – cod formular PMS 006 şi Fişa de identificare
a cerinţelor pentru produs (serviciu).
7.3 Fişa elaborării documentaţiei produsului (serviciului) - cod formular PMS 027.
7.4 Raportul privind rezultatele analizei diagnostic de management ganeral al organizaţiei.
7.5 Declaraţia de conformitate (a serviciului prestat) – cod formular PMS 033.
7.6 Minuta încheiată cu reprezentanţii autorizaţi ai clientului prin care consemnează încheierea
lucrărilor de implementare a serviciului, rezultatele obţinute şi îndeplinirea integrală şi eficientă
a obligaţiilor SC PMS SRL.