Ghid de migrare de la vechiul sistem

SEAP la noul sistem

Introducere
Acest document se adresează utilizatorilor Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP) și are ca
obiectiv prezentarea tranziției de la vechiul sistem la noul sistem.

Noul sistem SEAP este în exploatare din 02 Aprilie 2018. În paralel, vechiul sistem SEAP a continuat să fie
utilizat pentru procedurile de achiziție aflate în desfășurare. Odată cu oprirea vechiului sistem datele
gestionate de acesta vor fi accesibile exclusiv prin noul sistem.

Aceste date sunt migrate în noul sistem în zona istorică și sunt disponibile spre consultare publică fără să
necesite autentificarea.

Aceste date pot fi accesate și pot fi aduse în zona operațională atunci când autoritățile contractante au
nevoie să întreprindă noi acțiuni specifice în cadrul procedurilor de achiziție respective cum ar fi:
evaluare, licitație electronică, publicare de erate, publicare de anunțuri de atribuire etc.

Pentru a întreprinde aceste acțiuni autoritatea contractantă va trebui mai întâi să aducă procedura de
achiziție în zona operațională printr-o comandă lansată din sistemul SEAP nou. Dacă nevoile sunt doar
de consultare date atunci această operație nu este necesară.

Cum vor fi vizualizate datele istorice

Zona publică – fără autentificare

Utilizatorii vor accesa datele istorice folosind funcționalitățile curente ale noului SEAP de căutare și
vizualizare date istorice (anunțuri coform legislației vechi) din zona publică fără a se autentifica.

Utilizatorii vor putea accesa SEAP -Istoric printr-un link din SEAP - Operațional și invers.

Acces SEAP istoric prin link din SEAP operațional

1
Acces SEAP operațional din SEAP istoric

Zona autentificată

Pentru a putea fi vizualizate datele pentru procedurile istorice, după autentificarea utilizatorului (date
care nu se văd în mod normal în zona publică) este disponibil un nou meniu ”Istoric proceduri de
achiziție”:

Cum vor lucra utilizatorii care au nevoie să opereze modificări în cadrul

unor proceduri de achiziție care se regăsesc în zona istorică

Pentru a putea opera modificări (documente la procedură, erate, anunțuri de atribuire pentru
publicarea de noi contracte etc) în procedurile de achiziție din zona istorică utilizatorii vor trebui să le
importe mai întâi în zona operațională. Importul va putea fi făcut printr-o comandă explicită.

Se vor putea importa imediat (la comanda utilizatorului):

- proceduri aflate în desfășurare dar nu mai vechi de 2 ani de la data publicării anunțului de
inițiere - dacă sunt mai vechi de 2 ani considerăm că în realitate nu mai sunt în desfășurare și că
autoritatea nu și-a îndeplinit obligația de a publica anunțul de atribuire sau de a le anula, după
caz
- proceduri atribuite de tip acord cadru dar nu mai vechi de 4 ani de la data publicării anunțului de
participare.

Dacă procedura vizată nu se încadrează în cele două categorii importul se va putea face doar de către
operatorul SEAP în baza unei cereri electronice transmise în sistem de către utilizatorul solicitant în care
va preciza motivul solicitării.

Datele importate vor fi șterse din baza de date istorică și se vor regăsi numai în baza de date
operațională. Se va respecta principiul ca o procedură de achiziție să fie accesibilă fie în zona
operațională fie în zona istorică.

2
Importul unei proceduri de achiziție din zona istorică
1. Utilizatorul va accesa meniul ”Istoric proceduri de achiziție” și va căuta procedura după numărul
anunțului de inițiere sau după numărul anunțului de atribuire sau după alte criterii.

2. Va accesa procedura istorică

În dreptul anunțului se va accesa link-ul ”Vezi procedura”
3. Va vizualiza datele istorice și va putea, eventual, comanda importul

În funcție de vechimea procedurii de achiziție utilizatorul va putea doar vizualiza datele istorice în acest
ecran sau va putea comanda direct importul. Dacă este totuși necesară importarea datelor, utilizatorul
va apela la suport SEAP pentru a solicita acest lucru. Solicitarea se poate face doar dacă există justificări
privind operațiuni de lucru pe acea procedură de achiziție.

Stadiul importurilor solicitate se poate urmări prin butonul ”Verifică stadiu cereri de import în zona
operațională”

Exemplu de procedură de achiziție pentru care se poate comanda importul în zona operațională

3
Exemplu procedură care nu poate fi importată direct ci doar vizualizată

Cum se lucrează după importarea unei proceduri

de achiziție în zona operațională

Procedura de achiziție importată în zona operațională poate fi accesată ca și o procedură inițializată în

noul sistem utilizând funcționalitățile curente de căutare, vizualizare. Operațiile care se pot face sunt
aceleași ca la o procedură inițializată în noul sistem și acestea depind de tipul procedurii, de faza
procesului de achiziție, dacă este online sau nu, dacă este împărțită pe loturi etc.

Cu toate acestea sunt câteva diferențe importante în ceea ce privește modul de lucru întrucât noul
sistem are funcționalități mai avansate sau mai rafinate față de cel vechi, mai mult, este realizat având în
vedere Directivele Europene din 2014 în materia achizițiilor publice. Astfel, principalele diferențe sunt:

- Documentațiile de atribuite din vechiul sistem sunt diferite de cele create în noul sistem. Spre
exemplu, lista factorilor de decizie este un fișier atașat în vechiul sistem pe când în noul sistem
se introduc direct datele fiecărei persoane. Nu este disponibilă facilitatea de copiere. DUAE este
fișier atașat.
- Anunțurile din vechiul sistem sunt conforme cu Directivele Europene vechi. Acestea sunt afișate
ca PDF în sistemul nou.
- Anunțurile de atribuire sunt versionabile în noul sistem. Cele provenite din vechiul sistem sunt
importate ca o primă versiune.
- În vechiul sistem declarațiile de participare erau fișiere atașate. Doar pentru procedurile inițiate
prin invitație de participare sunt date completate direct dar nu toate datele necesare în noul
sistem. Astfel, înainte de a defini un anunț de atribuire pentru o procedură provenită din vechiul
sistem este necesar să completați din nou declarația de participare chiar dacă este atașată ca
fișier sau, dacă este o procedură inițiată printr-o invitație de participare, este necesar să
adăugați datele lipsă. Aceste operații sunt necesare numai dacă este necesară definirea unui
nou anunț de atribuire.