Activităţi specifice procesului de desfacere

Desfacerea produselor din profilul de fabricaţie al S.C. AURORA S.A.

este o componentă a funcţiunii comerciale a intreprinderii, alături de
aproviziornare şi marketing. Desfacerea reuneşte ansamblul activităţilor prin care
se asigură nemijlocit trecerea produselor din sfera producţiei în sfera circulaţiei.
În acest scop la nivelul S.C. AURORA S.A. se desfăşoară următoarele
“activităţi specifice”:

 Elaborarea studiilor de marketing, în vederea cunoaşterii cererii şi

situaţiei concurenţei, a preţurilor, a noilor produse care pot fi asimilate,
a produselor a căror fabricaţie trebuie oprită, sau redusă, a condiţiilor la
care trebuie să răspundă pentru a satisface în mai mare măsură
preferinţele clienţilor cărora li se adresează. De asemenea se definesc
mai bine canalele de distribuţie, metode eficiente de promovare a
produselor, a vânzărilor, posibilităţi de acţiune pentru extinderea pieţei
interne de desfacere a produselor proprii. La acestea se adaugă acţiuni
de publicitate; realizarea de pliante, broşuri, cataloage, prospecte şi alte
materiale de informare; participarea la târguri şi manifestări
expoziţionale pentru prezentarea ofertei de produse ale firmei.

 Constituirea portofoliului de comenzi, încheierea de contracte

comerciale în strictă concordanţă cu cererile clienţilor şi capacităţile de
producţie disponibile.

 Elaborarea planului de vânzări, pe baza studierii pieţei. Elaborarea

programelor de livrare-vânzare a produselor contractate pe sortimente
concrete şi pe căile de distribuţie-vânzare stabilite. Rezultatele acţiunii
constituie baza concretă pentru elaborarea programelor de fabricaţie ,
ţinând cont de structura şi dimensiunea capacităţilor de producţie.

 Urmărirea stadiului execuţiei produselor în procesele de fabricaţie,

prevenirea realizării de produse necorespunzătoare calitativ,
impulsionarea factorilor de producţie pentru respectarea programelor de
fabricaţie astfel încât să fie îndeplinite obligaţiile faţă de client stipulate
în contractele de livrare (termene de livrare, sortimente, cantitate).

38
  Extinderea relaţiilor de vânzare pe bază de comenzi şi contracte
prezintă o acţiune care asigură certitudine în activitatea de desfacere
pentru o anumită perioadă. Se creează astfel premise pentru prelungirea
colaborării şi chiar extinderea vânzărilor determinată de eventuale
cereri suplimentare sau a apariţiei de noi parteneri. Pentru stabilirea
unor relaţii contractuale pe perioade mai lungi de timp se are în vedere
asigurarea unor avantaje la preţuri de desfacere, rabaturi comerciale.

 Constituirea unor stocuri de desfacere optime, care să asigure

ritmicitate livrărilor, în concordanţă cu clauzele prevăzute în
contractele comerciale încheiate şi să poată satisface implicit eventualii
clienţi întâmplători.

 Asigurarea unor condiţii raţionale de depozitare a produselor finite şi

de formare a loturilor de livrare. Livrarea produselor în condiţii de
integritate calitativă şi cantitativă la momentele calendaristice
prevăzute în contractele comerciale, la care sunt solicitate de clienţi,
implică desfăşurarea activităţilor de primire-recepţie, de sortare,
ambalare, etichetare, şi de formare a loturilor destinate livrării pe spaţii
dimensionate raţional, cu dotări adecvate.

 Organizarea activităţii operative de livrare-vânzare a produselor finite,

servirea ritmică a clienţilor , în concordanţă cu cererile acestora
specificate în contractele încheiate în acest sens, în comenzile emise.

 Urmărirea derulării operative a livrărilor către clienţi, a realizării

contractelor de livrări pe principalii clienţi şi pe ansamblul lor.

 Coordonarea şi controlul activităţii depozitelor de desfacere,

organizarea primirii şi recepţiei produselor finite de la secţiile de
fabricaţie, a acţiunii de formare a loturilor complete de livrare.

2.2. Organizarea structurală a departamentului de desfacere

Pentru derularea normală a procesului de desfacere s-a organizat în cadrul

structurii manageriale a S.C. AURORA S.A. un compartiment de specialitate
constituit sub formă de birou desfacere-transport.

39
 Biroul de desfacere-transport se organizează pe grupe care care asigură:
ormogenitatea şi operativitatea în desfăşurarea diferitelor activităţi specifice;
conducerea şi coordonarea unitară a întregului proces de livrare-vânzare; sporirea
responsabilităţilor lucrărilor din compartiment în satisfacerea tuturor cerinţelor şi
solicitărilor emise de clienţi.
Forma folosită de S.C. AURORA S.A. în organizarea compartimentului
de desfacere se prezintă în figura următoare:

Şef birou desfacere- transport

Agenţi vânzări

Depozit Desfacere Depozit Transport Echipa

produse produse încărcare-
finite şi finite si descărcare
ambalaj bere ambalaj
lichior

În cadrul compartimentului de desfacere, activităţile care compun procesul

de desfacere se realizează astfel:

Biroul desfacere asigură : prospectarea pieţei de desfacere, transmiterea

ofertelor, identificarea potenţialilor clienţi, negocierea condiţiilor de livrare şi
purtarea tratativelor, analiza de preţ , reclama şi publicitatea firmei prin scoaterea
în evidenţă a calităţii produsului, contractarea şi vânzarea produselor, urmărirea
pe parcursul fabricaţiei a modului de execuţie a produselor, pentru prevenirea
realizării cu întârziere sau în condiţii de calitate neconformă prevederilor
contractuale, şi asigură urmărirea compartamentului produselor la utilizatori.
Rezolvarea eficient a unor asemenea sarcini, activităţi presupune ca la
nivelul acestei grupe să lucreze persoane cu nivel superior de pregătire şi cu nivel
mediu de pregătire.

Depozitele produse finite şi ambalaje asigură:

- primirea-recepţia produselor sosite de la secţiile de producţie, precum
şi primirea-recepţia ambalajelor sosite de la furnizori

40
 - pregătirea anticipată a spaţiilor de primire- recepţie, a celor de
depozitare propriu-zise şi dotarea acestora cu echipament tehnic
adecvat
- sortarea produselor şi trecerea acestora pe gestiuni
- depozitarea ca atare în spaţiile anterior stabilite şi înscrierea în evidenţă
- asigurarea condiţiilor normale de protecţie, conservare a produselor
finite pe timpul stocării
- asigurarea condiţiilor de prevenire a incendiilor, a pazei împotriva
sustragerilor
- pregătirea produselor în vederea trecerii acestora la clienţi
- eliberarea acestora pe destinaţii de livrare
- efectuarea de operaţiuni de inventariere programată sau neprogramată
la iniţiativă proprie sau la iniţiativa altor factori din intreprindere cu
atribuţii în gestionarea produselor finite şi ambalajelor.

Grupa transport asigură:

- necesarul de mijloace de transport proprii sau închiriate, ce asigură
după caz deplasarea produselor la clienţi, deplasarea ambalajelor de la
furnizori la destinaţie, trafic intern de produse
- întreţinerea şi funcţionarea normală a mijloacelor de transport din
parcul propriu
- necesarul de combustibil, lubrifianţi, de materiale şi piese de schimb
destinate funcţionării normale a mijloacelor de transport, reparării şi
întreţinerii lor
- optimizarea traseelor de transport, care aduce firmei economii de timp
şi bani.

Echipa încărcare-descărcare asigură:

- necesarul de echipamente tehnice de manipulare adecvate
- întreţinerea şi repararea echipamentelor de manipulare de încărcare-
descărcare
- efectuarea operaţiilor de încărcare, descărcare, manipulare a butoaielor
de bere şi a navetelor de bere şi lichior
Având în vedere asemenea atribuţii, sarcini, activităţi , gradul de
complexitate şi dificultate mai scăzut, la nivelul grupei de depozite, de transport
şi încărcare- descărcare îşi desfăşoară activitatea în general personal cu nivel

41
mediu de pregătire , după caz primar de exemplu muncitorii cu sau fără calificare
antrenaţi la folosirea echipamentului tehnic de transport sau de manipulare.
Grupele de desfacere, de depozite, de transport şi echipa de încărcare –
descărcare sunt aşezate pe acelaşi nivel ierarhic. Între toate grupele
compartimentului de desfacere se stabilesc relaţii stricte de colaborare , în scopul
evitării perturbaţiilor, dereglărilor, necorelărilor care ar avea implicaţii directe
asupra procesului de desfacere în ansamblul său. Conducerea, coordonarea,
corelarea şi controlul pe ansamblul grupelor se asigură la nivelul şefului de
compartiment.
O importanţă desosebită prezintă modul de repartizare a activităţilor,
atribuţilor şi sarcinilor care urmează a se realiza la nivelul fiecărui post şi funcţii
componente ale compartimentului de desfacere. La repartizarea acestora se are în
vedere volumul de muncă necesar îndeplinirii fiecărei atribuţii, gradul de
complexitate al acestora, nivelul de pregătire solicitat pentru execuţie.
Personalul din cadrul compartimentului de vânzări este în număr de 168
persoane iar structura profesională specifică acestui compartiment include şeful
de compartiment, agenţii de vânzări, analişti de vânzări şi dispeceri în
transporturi, echipa de încărcare-descărcare.

Şeful compartimentului de vânzări, subordonat directorului comercial

este o persoană cu studii superioare, competenţă şi experienţă profesională
bogată. Acest factor uman are în vedere coordonarea personalului din cadrul
compartimentului de vânzare precum şi planificarea, implementarea şi controlul
activităţilor desfăşurate de către aceştia. În subordinea acestuia se află grupele de
agenţi de vânzări.

Agenţii de vânzări îndeplinesc următoarele sarcini:

- servirea clienţilor: obiectivul principal al agenţilor de vânzări este acela
de a comercializa produsele intreprinderii, de a servi clienţii şi de a
prelua comenzile acestora
- identificarea pieţelor potenţiale: agenţii de vânzare intră în contact nu
doar cu consumatorii efectivi ai produselor intreprinderii, ci şi cu cei
potenţiali, desfăşurând o activitate de informare şi atragere a acestora
către produsele comercializate
- culegerea de informaţii despre clienţi şi despre concurenţă: contactul
nemijlocit cu clienţii şi prospecţii le furnizează agenţilor de vânzări
informaţii de marketing importante, care pot fi valorificate de către
întreprinderea producătoare pentru îmbunătăţirea activităţii sale de
marketing.

42
 - comunicarea: agenţii de vânzări transmit informaţii despre produsele şi
serviciile firmei
- desfăşurarea de acţiuni de merchandising şi de publicitate la locul
vânzării
Activităţile de vânzare cu grad scăzut de creativitate se reduc la servirea
clienţilor şi la preluarea comenzilor, în timp ce vânzarea care presupune un grad
înalt de creativitate presupune căutarea de clienţi potenţiali şi convingerea lor să
achiziţioneze produsele firmei. Prin acţiunile sale , agentul de vânzare e
interpretat ca un factor aducător de profit. Unii agenţii de vânzări sunt angajaţi
permanent iar alţii temporar pe timpul verii, când se ating valorile maxime ale
producţiei.
În situaţia în care S.C. AURORA S.A. îşi comercializează produsele,
realizând tranzacţii cu clienţi de pe diferite pieţe, ea utilizează o forţă de vânzări
structurată pe criterii teritoriale. Fiecărui agent de vânzări i se repartizează un
singur teritoriu, în care să reprezinte firma. Acest mod de structurare a vânzărilor
comportă anumite avantaje: în primul rând, permite o definire clară a
responsabilităţilor agentului de vânzări. În al doilea rând responsabilitatea
teritorială îl stimulează pe agentul de vânzări să cultive relaţii de afaceri în zona
respectivă. Aceste relaţii influenţează eficacitatea comercială a agentului. În al
treilea rând, cheltuielile de deplasare rămân relativ mici, deoarece fiecare agent
de vânzări călătoreşte într-o zonă geografică restrânsă.

Analiştii de vânzări au o pregătire superioară şi au atribuţii şi

responsabilităţii legate de elaborarea de previziuni, planuri, programe de vânzări,
elaborarea de analize de preţ, întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice şi
curente privind stadiul realizării programelor de desfacere, a contractelor
încheiate cu clienţii.

Dispecerii în transporturi se ocupă cu: elaborarea programelor optime de

transport, asigurarea traficului privind mişcarea produselor în interiorul şi în
afara societăţii, asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu
al firmei sau prin închiriere, colaborând în livrarea produselor cu agenţii de
vânzare.

2.3. Sistemul de relaţii pentru activitatea de desfacere în

interiorul şi în afara societăţii

43
 Pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţi de desfacere se impune
organizarea unor sisteme complexe de relaţii atât în interiorul intreprinderii, cât
şi în afara acesteia.
Pe planul intern al S.C. AURORA S.A. relaţiile se organizează între
compartimentul de desfacere şi celelalte compartimente (birouri) din cadrul
structurii organizatorice a firmei. Astfel de relaţii se stabilesc cu:
- Compartimentul de marketing care prin studiile de piaţă, furnizează
informaţii referitoare la produsele care se cer, caracteristicile la care
trebuie să răspundă, canalele de distribuţie care prezintă interes,
evaluează permanent imaginea firmei şi satisfacţia consumatorilor;
- Compartimentul de aprovizionare în scopul asigurării ambalajelor
pentru produsele destinate desfacerii către clienţi;
- Birou de producţie, cercetare -dezvoltare în sensul: urmăriri pe
parcursul fabricaţiei, a stadiului execuţiei produselor în concordanţă cu
programele de livrare, astfel încât să rezulte bunurile potrivite, în
cantităţile potrivite, la momentul potrivit şi la preţul de cost potrivit;
pentru concepţia şi asimilarea în fabricaţie a produselor noi solicitate
de clienţi, pentru îmbunătăţirea condiţiilor de prezentare a produselor,
de ambalare a acestora;
- Serviciu de transport (a cărui activitate este direct coordonată de
compartimentul de desfacere) pentru asigurararea mijloacelor proprii
sau închiriate necesare expedierii produselor la clienţi (dacă contractele
economice stipulează o asemenea clauză în sarcina furnizorului
producător S.C. AURORA S.A) ;
- Birou de control tehnic de calitate pentru desfăşurarea operaţiilor de
recepţie calitativă a produselor destinate livrării şi emiterea
documentaţiei de atestare a acesteia la expediţie –eliberare, rezolvarea
sesizărilor, reclamaţiilor privind calitatea produselor;
- Birou financiar şi biroul de contabilitate, preţuri şi analize
economice pentru încasarea contravalorii produselor livrate, pentru
emiterea facturilor de vânzare a produselor, pentru urmărirea decontării
între debitori şi unitatea de producţie, evidenţierea cheltuielilor de
desfacere şi prinderea lor în costul produselor.

În afara societăţii, relaţiile se stabilesc între S.C. AURORA S.A. şi :

- clienţii (cumpărătorii produselor), pe linia onorării comenzilor emise
de către aceştia, încheierii de contracte economice, îndeplinirii
obligaţiilor contractuale de livrare, stabilirea formelor concrete de

44
 distribuţie – transport, rezolvării reclamaţiilor consumatorilor, stabilirii
condiţiilor şi formelor de livrare;
- unităţile de transport pentru expedierea produselor la clienţi cu
mijloace închiriate;
- unităţi bancare pentru rezolvarea problemelor financiare generate de
livrarea sau desfacerea produselor către clienţi, decontarea contravalorii
produselor livrate;
- unităţi specializate în comercializarea de produse în sistem en gros
în scopul înlesnirii desfacerii produselor şi amplificării acţiunii (prin
evitarea conlucrării directe cu un număr prea mare de consumatori),
rezolvării eficiente a unor probleme generale privind modernizarea
structurii fabricaţiei (asemenea unităţi având posibilitatea centralizării
informaţiilor emise de clienţi lor şi prezentării acestora producătorului);
- unităţi organizatoare de târguri şi expoziţii, în scopul înlesnirii şi
stabilirii condiţiilor de participare la asemenea manifestări cu produsele
proprii, informării asupra momentelor şi locurilor de desfăşurare.

Relaţiile care se stabilesc în acest domeniu de activitate, atât în interiorul

societăţii cât şi în afara ei, au rolul de a asigura satisfacerea exigenţelor
clienţilor, acest aspect asigură stabilitatea şi extinderea vânzărilor de produse.

45