Sistemul informaţional – definire şi componente

Pentru desfăşurarea activităţii de conducere a întreprinderii managerii acestora utilizează o

multitudine de informaţii în vederea fundamentării deciziilor. La rândul lor, executanţii au nevoie de
o multitudine de informaţii pentru realizarea obiectivelor individuale. Se folosesc informaţii din
interior privind desfăşurarea procesului de producţie, modul de îndeplinire a sarcinilor şi obiectivelor
de către personalul întreprinderii, situaţia stocurilor de resurse materiale şi energetice, modul de
funcţionare a maşinilor, instalaţiilor, gradul de îndeplinire şi nivelul de calitate al producţiei,
informarea privind deficienţe sau dezechilibre manifestate la nivelul componentelor întreprinderilor,
informaţii cu privire la conţinutul programelor de producţie, sarcinile zilnice pe care le au de
îndeplinit executanţii, instrucţiuni de execuţie etc. De asemenea se utilizează informaţii din exterior
privind posibilităţile de aprovizionare, posibilităţi de valorificare a producţiei finite, de obţinere a
forţei de muncă, de cooperare cu alte unităţi, de obţinere de credite, informaţii cu privire la cadrul
legislativ sau situaţia social - economică şi politică etc. Rolul şi importanţa informaţiilor se
accentuează în managementul strategic. Realizarea unor previziuni pertinente nu se pot efectua fără
informaţii exacte şi oportune cu privire la mediul ambiant şi starea de funcţionalitate a firmei. Toate
aceste informaţii sunt prelucrate şi dirijate către utilizatorii potenţiali, cu scopul de a fi valorificate în
avantajul întreprinderii.

Conţinut: 4.1 Sistemul informaţional – definire şi componente 4.2 Funcţiile sistemului informaţional
şi cerinţele de raţionalitate privind informaţiile 4.3 Deficienţe ale sistemului informaţional şi
reproiectarea acestuia Concepte şi noţiuni cheie Întrebări de evaluare a cunoştinţelor Bibliografie

MANAGEMENT

42

În economia contemporană, puterea înseamnă de cele mai multe ori cunoaştere, iar aceasta
presupune informaţii din ce în ce mai multe, mai diversificate, mai exacte şi obţinute în timp real,
astfel încât să poată fi utilizate şi valorificate în procesele de aprovizionare, producţie, desfacere,
creditare etc. Sistemul informaţional al întreprinderii poate fi definit prin totalitatea datelor,
informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, a procedurilor de tratare a informaţiilor şi a
mijloacelor de aplicare a acestora, menite să contribuie la fundamentarea, elaborarea şi
implementarea obiectivelor firmei. De asemenea, putem defini sistemul informațional ca o
combinație de informații, proceduri și tehnologii, menite să sprijine realizarea părții operaționale și
decizionale dintr-o organizație.

Luând în considerare importanţa şi funcţiile sale, sistemul informaţional poate fi considerat ca

reprezentând sistemul circulator al întreprinderii. Acesta asigură culegerea datelor şi informaţiilor,
prelucrarea lor, transportul către beneficiari, realizând fluxul ascendent sau orizontal, iar după
elaborarea deciziilor şi instrucţiunilor, prin fluxul descendent are loc difuzarea acestora.

Construcţia şi funcţionarea eficientă a sistemului informaţional presupune existenţa unor

componente cu caracter general, prezente la nivelul oricărei firme indiferent de mărimea, obiectul de
activitate şi modul de organizare specific. Aceste componente sunt: 1. data; 2. informaţia; 3. circuitul
informaţional; 4. fluxul informaţional; 5. procedura informaţională; 6. mijloace de tratare a
informaţiilor.

1. Data poate fi definită ca fiind o descriere letrică sau cifrică a unei fapte, fenomen, proces sau
acţiuni care privesc mediul intern sau extern al firmei şi prezintă interes pentru activitatea acesteia.
2. Informaţia rezultă prin asocierea mai multor date, prelucrate după anumite reguli pentru a aduce
un plus de cunoaştere celui căreia îi este adresată, servindu-i, de regulă, la realizarea obiectivelor
individuale.

Informaţiile reprezintă „materia primă” pentru fundamentarea deciziilor dar şi factorul declanşator
al diferitelor acţiuni. Ea stă la baza fundamentării, elaborării şi implementării subsistemului
informaţional. Caracteristicile principale ale informaţiei sunt:  provin din prelucrarea mai multor
date utilizând o serie de operaţii, metode şi algoritmi;  dobândesc un conţinut şi o importanţă
semnificativă pentru cel care le prelucrează şi pentru beneficiari, aducând un plus de cunoştinţe; 
după recepţionarea şi utilizarea informaţiei, aceasta devine perimată pentru beneficiar şi se
transformă în date, care sunt stocate pentru o eventuală prelucrare ulterioară. Informaţiile pot fi
clasificate după mai multe criterii: 1. După funcțiile managementului la care se referă, acestea pot fi:
a) informații cu privire la funcția de previziune;

MANAGEMENT

43

b) informații cu privire la funcția de organizare; c) informații cu privire la funcția de coordonare; d)

informații cu privire la funcția de antrenare; e) informații cu privire la funcția de control-evaluare.

2. După funcțiunile firmei la care se referă, acestea pot fi: a) informații cu privire la funcțiunea de
cercetare-dezvoltare; b) informații cu privire la funcțiunea de producție; c) informații cu privire la
funcțiunea comercială; d) informații cu privire la funcțiunea financiar-contabilă; e) informații cu
privire la funcțiunea de personal.
3. După forma de exprimare, acestea pot fi: a) informaţia sub formă orală; b) informaţia scrisă; c)
informaţia audio vizuală.

a) Informaţia sub formă orală se caracterizează prin următoarele: - exprimare simplă; - circulaţie
rapidă; - posibilitate de interpretare; - se păstrează o perioadă foarte scurtă de timp. b) Informaţia
scrisă se caracterizează prin: - grad de prelucrare avansat; - păstrarea nealterată a conţinutului
pentru o perioadă îndelungată; - circulaţie mai lentă decât cea orală; - costuri relativ reduse de
stocare. c) Informaţiile audio vizuale - sunt obţinute prin îmbinarea informaţiilor sub formă orală cu
prezentarea de imagini. Se diferenţiază de cele scrise şi orale prin suportul de stocare. Sunt reţinute
foarte uşor, au capacitate mare de influenţare şi pot fi difuzate către un număr nelimitat de
utilizatori. Îşi păstrează conţinutul nealterat o perioadă îndelungată de timp

4. După provenienţă, informaţiile se pot clasifica în: a) informaţii endogene; b) informaţii exogene.

a) Informaţiile endogene – provin din interiorul sistemului şi exprimă procese şi fenomene din firmă;
privesc în general modalităţile şi stadiul de realizare a obiectivelor de către componenţii firmei; sunt
eterogene, aflate în diferite stadii de prelucrare. b) Informaţiile exogene – sunt cele care provin din
afara firmei, respectiv din mediul ambiant al acesteia. Se referă la diferiţi factori ai mediului ambiant,
sunt diverse, au de multe ori importanţă majoră pentru firmă şi în funcţie de provenienţă pot avea
caracter obligatoriu ( exemplu: o lege economică, o ordonanţă în efectul cărora se încadrează firma
etc) 5. După direcţia de circulaţie se disting următoarele tipuri de informaţii: a) descendente; b)
ascendente; c) orizontale.

MANAGEMENT

44

a) Informaţiile descendente - circulă de la manager către titularii posturilor aflaţi pe nivele ierarhice
inferioare. Aceste informaţii sunt reprezentate de ordine, dispoziţii, decizii pentru reglementarea
activităţii întreprinderii. Sunt obligatorii şi declanşează o serie de acţiuni, emiterea unor noi decizii
sau modificări de atitudini şi comportamente. b) Informaţiile ascendente - sunt cele care provin de
la nivelele inferioare către manageri şi reprezintă, de regulă, răspuns la informaţiile descendente. Ele
sunt rapoarte, sesizări, care au ca scop informarea managerului superior asupra realizării sarcinilor şi
obiectivelor şi asupra principalelor dificultăţi care au apărut pe parcursul realizării acestora. Au o
frecvenţă ridicată, asigură feed-beack-ul şi sunt utilizate în procesele de control şi coordonare. La
rândul lor generează noi decizii, care duc la apariţia altor informaţii descendente. c) Informaţiile pe
orizontală - circulă între componentele aflate pe acelaşi nivel ierarhic asigurând cooperarea în
realizarea obiectivelor şi sarcinilor. Acestea sunt interdependente, sunt des întâlnite între titularii de
posturi care desfăşoară activităţi omogene sau complementare şi între compartimentele funcţionale
şi restul compartimentelor din firmă.

6. După gradul de obligativitate, informaţiile se clasifică în: a) informaţii imperative; b) informaţii

non-imperative.

a) Informaţiile imperative sunt transmise în general de managerii firmei către subordonaţi în vederea
realizării unor acţiuni sau unor procese de muncă. Ele au un caracter decizional şi sunt formale. De
regulă, iau forma unor documente oficiale şi pot fi de provenienţă endogenă sau exogenă.
Informaţiile imperative se vehiculează descendent, fiind necesar să fie investite cu autoritate
ierarhică. b) Informaţiile non-imperative pot proveni din mai multe surse (exogene sau endogene) şi
pot fi orientate către mai mulţi receptori deodată având ca scop creşterea gradului de cunoaştere în
diverse domenii sau creşterea gradului de informare a unor manageri. În cadrul acestora pot fi
încadrate informaţii de natură ştiinţifică, de cultură generală precum şi informaţii legate de modul de
desfăşurare al activităţilor. Direcţia de vehiculare poate fi descendentă (informaţii ştiinţifice, culturale
etc), ascendentă sau orizontală. De asemenea pot fi scrise, orale sau audio-vizuale.

7. După destinaţie, informaţiile pot fi: a) pentru uz intern; b) pentru uz extern.

a) Informaţiile de uz intern – sunt difuzate în interiorul întreprinderii cu scopul de a asigura condiţiile

normale de desfăşurare a activităţii întreprinderii. Sunt eterogene din punct de vedere al
conţinutului, şi gradului de prelucrare. Pot fi prezentate sub formă orală, scrisă sau audio-vizuală.
Direcţia de vehiculare poate fi ascendentă, descendentă sau orizontală. De asemenea pot fi
imperative sau non-imperative. b) Informaţiile pentru uz extern - au ca scop difuzarea de elemente
de cunoaştere în legătură cu întreprinderea şi produsele sale, potenţialul economic, posibilităţile de
cooperare, necesarul de resurse materiale, umane, financiare, precum şi comunicarea unor
informaţii obligatorii către diferite instituţii ale administraţiei publice locale şi centrale. Din
enumerarea realizată rezultă că sunt eterogene din punct de vedere al conţinutului, se adresează
diferitelor componente ale mediului extern şi sunt predominant scrise şi audio-vizuale.

8. După conţinutul lor, informaţiile se clasifică în: a) informaţii care vizează intrările;

MANAGEMENT

45
b) informaţii care vizează ieşirile; c) informaţii care vizează activităţile sau procesele; d) informaţii
referitoare la mediul ambiant; e) informaţii cu privire la personal.

9. După gradul de prelucrare, informaţiile pot fi: a) primare sau de bază; b) intermediare; c) finale.

a) Informaţiile primare sunt în stadii incipiente de prelucrare, ca urmare au o formă analitică. Sunt
prezente la nivelul executanţilor şi de regulă se obţin prin prelucrarea primară a rezultatelor obţinute
în urma desfăşurării diferitelor activităţi. Au o frecvenţă mare de colectare, direcţia de vehiculare
este ascendentă, sunt non-imperative, de provenienţă preponderent endogenă şi cu destinaţie
internă. b) Informaţiile intermediare sunt acele informaţii care au trecut prin diferite faze de
prelucrare, dar care nu au ajuns încă la stadiul final. Sunt prezente la nivelul managementului inferior
şi în compartimentele funcţionale. Au o frecvenţă medie de transmitere, direcţia de vehiculare este
ascendentă şi orizontală. c) Informaţiile finale sunt acelea care au trecut prin toate fazele de
prelucrare. Au o formă sintetică şi sunt prezente la nivelul managementului mediu şi superior sau
sunt adresate unor instituţii din mediul ambiant al firmei. Frecvenţa de transmitere este, de regulă,
periodică (trimestrială, semestrială, anuală).

10. După modul de organizare al înregistrării şi prelucrării, informaţiile se pot clasifica astfel: a)
tehnico-operative; b) de evidenţă contabilă; c) comerciale; d) statistice.

a) Informaţiile tehnico-operative se referă la domeniul tehnic şi de execuţie. Sunt analitice, reflectă

specificul, conţinutul şi funcţionalitatea proceselor tehnice, explică, verifică şi evaluează modalitatea
de realizare a unor activităţi, de utilizare a unor utilaje, de fabricare a unor produse, etc. Ele reflectă
sau se referă, de regulă, la procese din domeniul funcţiunilor de producţie şi cercetare-dezvoltare. b)
Informaţiile de evidenţă contabilă reflectă specificul, conţinutul şi funcţionalitatea proceselor din
domeniul funcţiunii financiar-contabile. Au un caracter preponderent postoperativ, sunt analitice şi
au o frecvenţă ridicată de culegere, prelucrare şi înregistrare. c) Informaţiile comerciale se referă
îndeosebi la mediul extern, deoarece informaţiile economice din mediul intern sunt cuprinse, de
regulă, în categoria celor de evidenţă contabilă. Sunt analitice sau sintetice, se utilizează în previziuni
şi este indicat să se culeagă, înregistreze şi prelucreze continuu. d) Informaţiile statistice realizează,
de regulă, o sinteză a celorlalte tipuri de informaţii, folosind instrumentarul statistico-matematic.
Sunt utilizate în procese de diagnosticare şi previziune. Având un grad ridicat de sinteză, pot fi
considerate ca fiind informaţii finale.

3. Circuitul informaţional - se poate defini prin drumul urmat de informaţie sau de un grup de
informaţii de la emiţător până la receptor cu precizarea punctelor de trecere (sau a staţiilor
intermediare).
MANAGEMENT

46

Circuitul informaţional se caracterizează prin lungime, structură şi capacitate de transport. Lungimea

reprezintă distanţa parcursă de informaţie de la emiţător până la utilizatorul final. Structura specifică
numărul de emitenţi şi receptori specifici circuitului informaţional, precum şi poziţionarea lor în
structura organizatorică a firmei, astfel încât să se identifice cu claritate traseul urmat de informaţie.
Capacitatea de transport specifică cantitatea de informaţii care se vehiculează prin circuitul
informaţional respectiv. Aceasta depinde de mijloacele, procedurile de prelucrare a informaţiilor şi
de fluxul informaţional. Ca şi informaţiile, circuitele informaţionale se clasifică după mai multe
criterii:

1. După direcţia de vehiculare a informaţiilor, acestea pot fi: a) verticale; b) orizontale; c) oblice.

a) Circuitele informaţionale verticale se stabilesc între elemente ale structurii organizatorice aflate pe
niveluri ierarhice diferite, între care există relaţii de subordonare nemijlocită sau între firmă şi
suprasistemele organizatorice, cărora li se subordonează direct. Prin intermediul lor se vehiculează
informaţii ascendente şi descendente. Am introdus în cadrul sistemului informaţional al firmei şi
circuitele informaţionale care fac legătura cu mediul ambiant deoarece un capăt al acestor circuite
aparţine firmelor şi poate juca rol de emiţător, receptor sau ambele intermitent. De asemenea
pentru culegerea, prelucrarea, transmiterea, respectiv prelucrarea informaţiilor care circulă prin
intermediul acestor sisteme, în cadrul firmei trebuie să se dezvolte structuri organizatorice
corespunzătoare dar şi metode şi procedee specifice de tratare a informaţiilor. b) Circuitele
informaţionale orizontale se stabilesc între elemente ale structurii organizatorice aflate pe aceleaşi
niveluri ierarhice, între care există relaţii de cooperare sau funcţionale, sau între firmă şi alte
organizaţii ale mediului extern, cu care se dezvoltă relaţii de colaborare sau funcţionale. Prin
intermediul lor se vehiculează informaţii orizontale. c) Circuitele informaţionale oblice se stabilesc
între elemente ale structurii organizatorice aflate pe niveluri ierarhice diferite, între care nu există
relaţii de subordonare nemijlocită sau între firmă şi suprasisteme organizatorice, cărora nu li se
subordonează direct. Au la bază relaţii funcţionale, de stat major sau de control. Prin intermediul lor
se vehiculează informaţii ascendente şi descendente.

2. După frecvenţa constituirii şi utilizării circuitelor informaţionale, acestea se pot clasifica în: a)
permanente; b) periodice; c) ocazionale.
a) Circuitele informaţionale permanente sunt acelea prin intermediul cărora se vehiculează informaţii
zilnice. De regulă sunt utilizate pentru transmiterea unor informaţii primare şi intermediare, necesare
exercitării funcţiei de control evaluare şi parţial de coordonare. b) Circuitele informaţionale periodice
sunt acelea prin intermediul cărora se vehiculează informaţii la intervale regulate. S-au dezvoltat ca
urmare a caracterului secvenţial şi ciclic al unor procese de execuţie şi de management. Sunt utilizate
pentru transmiterea unor informaţii necesare exercitării funcţiilor de previziune, organizare,
coordonare, antrenare şi control evaluare. c) Circuitele informaţionale ocazionale sunt acelea prin
intermediul cărora se vehiculează informaţii rezultate ca urmare a unor situaţii inedite din interiorul
sau din exteriorul organizaţiei. Servesc fundamentării unor decizii cu caracter de unicat.

MANAGEMENT

47

4. Fluxul informaţional - este reprezentat de viteza cu care circulă informaţiile între emiţător şi
receptor utilizând un anumit circuit informaţional. Sau altfel spus, reprezintă cantitatea de informaţii
care circulă în unitatea de timp printr-un circuit informaţional.

5. Procedura informaţională – poate fi definită prin totalitatea metodelor şi tehnicilor care sunt
utilizate pentru culegerea datelor şi informaţiilor, înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea acestora.

În vederea obţinerii unor informaţii utile, corecte şi în timp real trebuie ca procedurile de culegere,
înregistrare, tratare şi prelucrare a informaţiilor să fie clare şi detaliate astfel încât să poată fi înţelese
şi executate corespunzător de către personalul firmei. Trebuie să fie precizate operaţiile care
urmează să se efectueze, succesiunea lor, formulele, metodele şi mijloacele de tratare a
informaţiilor, precum şi suportul informaţional folosit şi forma de prezentare a informaţiilor.
Procedura informaţională înregistrează schimbări permanente datorită posibilităţilor variate de
prelucrare a informaţiilor, oferite de ştiinţa şi tehnica modernă. Astfel se dezvoltă metode şi tehnici
noi de prelucrare a informaţiilor, apar noi suporturi informaţionale, modalităţi moderne de culegere
a informaţiilor etc. Toate acestea au ca rezultat reducerea cheltuielilor şi timpului specifice
procedurilor informaţionale.

Suportul informaţional – reprezintă un mijloc care poate fi utilizat pentru consemnarea, înregistrarea
conţinutului informaţiilor în vederea păstrării integrităţii acesteia şi realizării transportului, între
diferiţi utilizatori. Acesta a cunoscut o evoluţie permanentă datorită tendinţei de creare a unui
suport care să asigure rezistenţa în timp a informaţiei, capacitatea mare de înmagazinare şi
fidelitatea înregistrării informaţiei. Primul suport informaţional l-a constituit papirusul. Apariţia
hârtiei a însemnat o adevărată revoluţie privind sistemul informaţional. Hârtia s-a dovedit rezistentă
în timp, capabilă să păstreze integral conţinutul informaţiei, dar costul producerii, utilizării şi
depozitării ei este relativ ridicat. Pentru păstrare (conservare), sunt necesare condiţii deosebite. Mai
târziu au apărut benzile fotografice (benzi de film) benzi magnetice, discuri magnetice, cilindrii
magnetici, dischetele, CDurile şi DVD-urile. Toate aceste suporturi s-au dovedit a fi superioare hârtiei
în ceea ce priveşte, capacitatea de înregistrare, posibilitatea de depozitare, costul de obţinere şi
operare.

6. Mijloacele de prelucrare –cuprind totalitatea instrumentelor, maşinilor, instalaţiilor cu ajutorul

cărora se asigură culegerea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea şi transmiterea informaţiilor de la
emiţător la receptor (utilizator).

Mijloacele de tratare a informaţiilor pot fi:  manuale;  mecanizate;  automatizate.