Dragi absolvenţi,

Este momentul în care știm că vă interesează soluțiile pe care Academic Art Events
le-a găsit pentru ca momentul absolvirii să fie unul special, adaptat situației noi în care ne găsim
cu toții.

Echipa Academic Art Events a demonstrat in toţi aceşti ani că este responsabilă,
profesionistă, iar principala noastră preocupare a fost bucuria absolvenţilor, siguranţa lor şi
reuşita evenimentelor.

Cu toții am experimentat deja o serie de schimbări în acest final de semestru, fiind în

imposibilitatea de a interacționa. Academic Art Events a găsit mai multe variante, astfel încât,
în contextul COVID-19, să reușim să fim la nivelul așteptărilor voastre. Ne-am adaptat și am
recreat o realitate bazată pe bucurie.

Astfel, mai jos redăm cateva scenarii posibile discutate deja cu colegii voştri reprezentanţi .

Scenariul 1 – contract finalizat complet

În primul rând, ca urmare a stării de alerta în care ne aflăm, a restricţiilor impuse de
oficialii responsabili de sănătatea publică, a recomandărilor de distanţare socială şi a cadrului
legislativ care interzice organizarea eveimentelor de orice tip, suntem nevoiţi să anunţăm
faptul că evenimentele de final de an nu se vor mai putea desfăşura la datele programate in
perioada mai si iunie in varianta cu un numar mare de participanti.

În măsura în care contextul legislativ va permite, considerăm că varianta reprogromării

evenimentelor de final de an reprezintă varianta care reflectă speranţele şi aşteptările voastre
pentru această situaţie extrem de specială. Cea mai apropiată perioadă la care ne putem
raporta în acest moment este perioada iulie – noiembrie cu desfasurare chiar si in aer liber. Ne
dorim să putem identifica o dată mai precisă, însă pentru moment, totul depinde de hotărârile
luate de autorităţi. În cazul în care vor fi anumite limitări, datorate normelor de siguranţă, vă
asigurăm de toată disponibilitatea noastră tehnică şi logistică, de a pune în aplicare aceste
norme. Pe masură ce va trece timpul vom urmari evolutia situaţiei şi vom putea, la momentul
oportun, să luăm o hotarâre împreună, bazându-ne pe mai multe informaţii, sperând că lunile
imediat următoare vor fi mai puţin incerte. Noi considerăm că acest scenariu v-ar aduce cele
mai multe beneficii în acest context nefericit, limitând pierderile la un nivel acceptabil. Deşi
momentul celebrării absolvirii este amânat, aţi câstigat in toţi aceşti ani grei de studiu dreptul
de a îmbrăca roba, de a arunca toca în aer şi de a primi felicitările profesorilor voştri şi
îmbrăţişările celor dragi. Suntem alături de voi să construim cadrul perfect pentru imortalizarea
acestor momente.
Sedinte foto 15 iunie -31 iulie (intr-un mediu safe 100% conform cu toate prevederile legale-
fotografiere in aer liber)
Se vor preda urmatoarele produsele in functie de pachetul ales conform ofertei anexate la
contractul in derulare(ex.Album de promotie ,toca inscriptionata, esarfa inscriptionata, insigna
sau cocarda personalizata,fotografie portret A4 + diploma onorifica absolvire,
medaliile,placheta pentru decan etc).
Scenariul 2 – contract complet cu festivitate fara invitati (transmisie live pe FB)

Suntem conştienţi că o reprogramare a evenimentelor pentru toamna pentru unii dintre voi
nu este o varianta posibila (multi colegi straini sau colegi care pleaca la munca in strainatate,
etc.) va presupune pentru unii dintre voi eforturi în plus, dar aici credem că ar trebui să fie o
discuţie la nivel de grup,între voi, luând în considerare cât de important este acest moment al
absolvirii, ca in luna iulie sa organizam festivitatea cu 50 sau 100 de participanti maxim
(depinde de reglementarile legate de intruniri si numarul maxim de persoane permis la
acestea). Mentionam ca deja dupa 15 Mai s-au permis anumite relaxari, urmand alte 3 etape
de relaxari (1, 15 si 30 iunie). Astfel, festivitatile cu mai multe specializari se vor face cu
transmisie live pentru invitati si se vor face, fara costuri suplimentare si cu toate masurile de
siguranta, pentru fiecare specializare in parte. Pentru specializarile mari festivitatile se vor face
pe serii incat sa ne incadram in numarul maxim legal de participanti. In sensul acesta
mentionam ca purtam discutii cu reprezentantii Universitatii pentru a gasi solutiile.
Existand precedentul initiat de Academic Art Events alaturi de organizatia studenteasca
ASCOR ( initiativa civica care a implementat transmisii live ale Slujbelor Pascale pe portalul
creat de agentia noastra www.sarbatoripascale2020.ro , unde am transmis in paralel din 10
parohii din Municipiul Brasov, si in acelasi timp urmarind comunicatele publice ale
Inspectoratului Scolar Sibiu sau Universitatea de Vest din Timisoara, incurajam si organizarea
in acest mod a festivitatii.
Sedinte foto 15 iunie -31 iulie (intr-un mediu safe 100% conform cu toate prevederile legale-
fotografiere in aer liber)
Se vor preda urmatoarele produsele in functie de pachetul ales conform ofertei anexate la
contractul in derulare(ex.Album de promotie ,toca inscriptionata, esarfa inscriptionata, insigna
sau cocarda personalizata,fotografie portret A4 + diploma onorifica absolvire,
medaliile,placheta pentru decan etc).

Scenariul 3 – Contract fara serviciile propriu-zise din ziua festivitatii cu plata cu

discount a ultimei transe sau pentru specializarile care au achitat complet,
produse substitut sau retur valoare servicii neexecutate festivitate.

Situaţia de incertitudine în care ne aflăm, ne obligă sa ne gândim şi la un posibil scenariu

3, în care contextul legislativ nu va permite nici organizarea in iulie a festivitatilor cu transmisii
online si nici reprogramarea evenimentelor pentru toamnă sau voi nu veţi dori să le
reprogramăm pentru anul urmâtor, ci veţi dori să anulaţi aceste evenimente. În aceste condiţii
dorim să precizăm următoarele aspecte pe care vă rugăm să le aveţi în vedere:
a. decizia anulării evenimentelor la nivel de colectiv (un vot majoritar, la nivelul
colectivului vostru, un vot de minim 70%).
b. imposibilitatea executării contractului integral , temporar sau definitiv ca şi concept al
forţei majore.
 c. În baza contractului semnat de către noi şi colectivul studenţilor prin reprezentanţii
voştri, există un angajament clar asumat de noi de a încheia contracte cu furnizorii,
respectiv de a efectua plăţi in vederea desfăşurării evenimentelor (festivitate-banchet).
Acest lucru l-am făcut cu celeritate, bună credinţă, pentru a asigura bunul demers al
evenimentelor. S-au făcut plăţi integrale sau cu titlul de avans pentru executarea
materialelor personalizate abolvenţi/profesori, comenzi de flori, angajarea serviciilor
foto-video, s-au încheiat contracte cu furnizorii necesari în vederea realizării petrecerii
de banchet (servicii foto-video, sonorizare, servicii DJ, program artistic, servicii candy-
bar, photobooth), cheltuieli operaţionale, management financiar, management pre-
eveniment, management administrativ. Toată aceasta documentaţie (contracte, facturi,
plăţi) exitând in dosarele de decont arhivate fizic la sediul nostru. Acest dosar de
decont poate fi pus la dispoziţia reprezentantilor voştri la finalizarea contractului pe
baza unui process verbal de predare-primire.
d. Am discutat deja cu toţi furnizorii implicaţi în desfăşurarea evenimentelor voastre, toţi
sunt deschişi la a găsi o rezolvare care să limiteze pierderile pentru toţi cei implicaţi, o
primă soluţie fiind reprogramarea evenimentelor. În cazul în care acest lucru nu va fi
posibil, vom vedea in acel moment care este abordarea cea mai potrivită, dar este o
chestiune care va necesita timp, fiecare dintre furnizori fiind în acest moment in blocaj
si în situaţii dificile.

În cazul în care se va ajunge la acest scenariu, ţinând cont de aliniatele a), b), c) şi d) vom
face demersurile necesare pentru a finaliza contractele (inclusiv contractele cu toţi furnizorii
angrenaţi) şi vom finaliza dosarele de decont aferente contractelor. De asemenea, în cazul
acestui scenariu trebuie să aveţi în vedere IMPOSIBILITATEA returnării integrale şi imediate
(majoritatea furnizorilor ne-au transmis posibilitate de retur doar in 2021) a sumei de bani deja
plătite, ca urmare a aspectelor prezentate mai sus.
Pentru aceasta situatie propunem rediscutarea ofertei initiale contractate cu agentia
noastra si sa stabilim in primul rand ptr festivitatile de promotie, o varianta detaliata si precisa
de inlocuire a serviciilor care nu pot fi prestate datorita factorilor externi independenti de
puterea agentiei noastre de a le implementa , prin produse de absolvire propuse si acceptate
de clientii noastri. In acest sens se lucreaza intens in cadrul firmei ptr a identifica o varietate de
produse de absolvire interesante si practice , care speram noi ca vor inlocui cel putin partial
situatia nefericita de nu ne putea bucura impreuna de emotia participarii fizic la eveniment
(tablou canvas A4 cu poza portret in robe, poza inramata cu portretul in roba, etc.). Vom reveni
cu o lista si poze ale gamei de produse propuse ca si substitut in cel mai scurt timp).

Sugestii

Luând în considerare aceste trei scenarii posibile, credem că prima sau a doua
variantă ar fi cele mai potrivite ca abordare, în contextul actual, aceste variante limitând atât o
pierdere financiară cât şi emoţională. Această abordare este luată in calcul si de către
organizatorii altor tipuri de evenimente (nunţi, conferinţe, festivaluri, petreceri, evenimente
sportive etc).
Banchet

Pentru partea de servicii de banchet suntem pregatiti cu un set de propuneri de solutii

prin servicii alternative:

- amanarea evenimentului pentru toamna : august – octombrie

- ptr absolventii de liceu/facultate propunem sa inlocuim avansul de banchet cu un
voucher(plata partiala participare) utlizabil in perioada 2021-2022, la una dintre
cele minim 3 editii anuale ale circuitului de petreceri pe formatul Academic Art
Events College Party ( de urmarit editiile anterioare Get WET College Party pe FB
si IG )
- pentru specializarile care nu au ales pachet cu album, posibilitatea de a compensa
partial cu sedinte foto si realizarea unui album de promotie
- pentru specializarile care au pachete de festivitate cu album, propunem o serie de
produse substitut cum ar fi: tablouri canvas cu poza portret in roba, portret in roba
inramat si nu numai.
- returnarea partiala a banilor, dar din pacate doar in 2021, atunci cand vom primi si
noi banii inapoi de la furnizorii carora le-am platit avansurile conform platilor
efectuate si vom incepe la randul nostru sa ne redresam financiar.

NOTA
Cu siguranță, unitățile școlare vor fi nevoite să implementeze măsuri de siguranță pentru ca
sănătatea elevilor și a profesorilor să nu fie pusă în pericol.

Academic Art Events vă propune câteva soluții ce țin atât de semnalizare/informare

a elevilor cât și de facilitarea păstrării distanței minime obligatorii de siguranță. Acestea
sunt: Stickere autocolante, Afișe de informare, Afișe de atenționare etc.

Parteneriatul nostru continuă!

Vă dorim multă sănătate şi să ne auzim cu bine!