CURS 3

Managementul datelor.
Sisteme de gestiune a bazelor de date

Ce este o bază de date?

În general, bazele de date sunt percepute ca nişte depozite uriaşe

informaţionale în care sunt introduse tot felul de cifre, caractere, texte, imagini
etc., cu scopul de a putea fi regăsite ulterior, ordonate şi grupate în funcţie de
nevoile utilizatorilor.
Avantajele organizării informaţiilor în baze de date decurg din
existenţa unui fişier de descriere globală a bazei de date, denumit dicţionar de
date sau catalog de sistem. Extragerea şi modificarea datelor, sau altfel spus
lucrul cu fişierele de date se derulează prin intermediul dicţionarului în care se
găsesc informaţii privitoare la structura datelor şi restricţiile îndeplinite de
acestea.
O bază de date este un fişier sau un grup de fişiere în care este
înregistrată o mulţime centralizată de date organizată, în scopul prelucrării
acestora în contextul unui set de aplicaţii.
Atunci când vorbim despre o bază de date, trebuie avute în vedere
două aspecte fundamentale ale acesteia, schema şi conţinutul. Organizarea bazei
de date se reflectă în schema sau structura sa, ce reprezintă un ansamblu de
instrumente pentru descrierea datelor, a relaţiilor dintre acestea, a semanticii lor
şi a restricţiilor la care sunt supuse. Ansamblul informaţiilor stocate în bază la
un moment dat constituie conţinutul, instanţierea sau realizarea acesteia. În timp
ce conţinutul prezintă o evoluţie spectaculoasă în timp, schema unei baze
rămâne relativ constantă pe tot parcursul utilizării acesteia. Corespunzător celor
două aspecte complementare schemă / conţinut, limbajele de programare
dedicate bazelor de date se împart în limbaje de definire a datelor (DDL – Data
Definition Language) şi limbaje de manipulare a datelor (DML – Data
Manipulation Language).

Nevoia de baze de date.

Folosim bazele de date deoarece avem memoria prea scurtă, trăim într-o lume
plină de hârtii şi hârţoage şi ne este aproape imposibil să reconstituim ceea ce
am făcut în urmă cu 5 zile sau 5 ani.
 Încă de la începuturi, informatica nu s-a confruntat numai cu
efectuarea de calcule sofisticate, ştiinţifice, ci şi cu stocarea şi gestionarea unui
volum de informaţii din ce în ce mai mare. Astfel, apariţia unor instrumente
software dedicate gestiunii şi prelucrării datelor a fost doar o problemă de timp.
Prin urmare, avem nevoie de baze de date pentru a păstra, într-un
format utilizabil, date şi informaţii legate de evenimente, tranzacţii etc., şi, la
nevoie, de a le regăsi şi de a le prelucra după cum ne cer împrejurările.
Înainte de folosirea bazelor de date, datele erau organizate în fişiere
independente – flat files. Specific acestui mod de lucru este faptul că fiecare dată
este descrisă autonom, în toate fişierele în care apare. Mai mult, descrierea
fiecărui fişier de date (câmpurile care-l alcătuiesc, tipul şi lungimea fiecăruia)
este obligatorie în toate programele care îl citesc sau modifică.
Se pot desprinde câteva dezavantaje ale organizării datelor după
modelul fişierelor independente:
- redundanţa şi inconsistenţa datelor – o aceeaşi dată apare în mai multe
fişiere; există riscul modificării acesteia într-un fişier fără a face
modificările în toate celelalte fişiere;
- dificultatea accesului – nu facilitează accesul datelor după mai multe
criterii, specifice diferiţilor utilizatori sau grupuri de utilizatori;
- izolarea datelor – când datele sunt stocate în formate diferite, este dificil
de scris programe care să realizeze accesul într-o manieră globală;
- problemele de securitate ţin de dificultatea creării unui mecanism care să
protejeze pe deplin datele din fişiere de accesul neautorizat;
- inflexibilitatea faţă de schimbările ulterioare, ce sunt inerente oricărui
sistem informaţional.

Sisteme de gestiune a bazelor de date

Sistemele de gestiune a bazelor de date reprezintă un ansamblu de

programe ce permit utilizatorilor să interacţioneze cu o bază de date în vederea
creării, actualizării şi interogării acesteia.
 Principalele funcţii ale unui SGBD vizează:
- descrierea ansamblului de date la nivel fizic şi conceptual;
- crearea (iniţializarea) şi exploatarea (consultarea şi actualizarea) bazei de
date;
- controlul integrităţii bazei;
- confidenţialitatea informaţiilor conţinute în bază;
- accesul simultan al mai multor utilizatori la informaţii;
- securitatea în funcţionare;
- furnizarea unui set de comenzi şi instrucţiuni, necesare atât utilizatorilor
pentru consultarea directă a bazei, prin intermediul unui limbaj de
manipulare, cât şi programatorilor, pentru redactarea programelor de lucru
cu baza de date;
- revizia şi restructurarea bazei.

Structura unui SGBD

Structura unui SGBD poate fi reprezentată astfel:

- Interfaţă (user interface) – asigură interfaţa între utilizator şi motorul bazei
de date. Pot fi interfeţe tip „linie de comandă”, interfeţe grafice.
- Motorul BD (Database Engine) – realizează operaţiile de gestionare a
informaţiilor stocate în baza de date:
o Structura bazei de date:

Crearea/ modificarea/ ştergerea tabelelor;

Crearea/ modificarea/ ştergerea indecşilor.
o Operaţii asupra datelor:

Inserarea datelor;

Modificarea datelor;

Ştergerea datelor;

Controlul integrităţii referenţiale;

Interogări.
- Datele (Data Store) – aici sunt stocate datele din BD.

Tipuri de SGBD

Putem împărţi sistemele de gestiune a bazelor de date în două

categorii:
- baze de date monolitice – motorul bazei de date şi interfaţa se află pe
acelaşi sistem de calcul;
- baze de date client-server – unde clientul poate fi: client „greu” – un
program dedicat, specific bazei de date; client „uşor” – un browser care
interacţionează cu baza de date prin intermediul unei interfeţe software.

Modele de organizare a datelor în BD

 Nucleul unei baze de date îl reprezintă dicţionarul de date ce conţine
structura bazei. Analiza, proiectarea şi implementarea structurii bazei de date se
realizează utilizând un model de date, ce reprezintă un ansamblu de instrumente
care permit descrierea datelor, a relaţiilor dintre ele precum şi a restricţiilor la
care sunt supuse.
Modelul ierarhic – primele SGBD – uri lucrau cu baze de date
ierarhice. Structura datelor este prezentată sub forma unui arbore. Un nod-tată
poate avea mai multe noduri-fii. Un fiu nu poate exista independent de tatăl său.
Modelul reţea – este o dezvoltare a modelului ierarhic, cu ajutorul
căruia se pot reprezenta şi situaţiile în care un fiu „posedă” mai mulţi taţi.
Înregistrările sunt privite ca o colecţie de grafuri.
Modelul relaţional – a fost următorul în ordinea cronologică şi
rămâne cel care domină piaţa bazelor de date. O bază de date relaţională este
alcătuită din relaţii (tabele) aflate în legătură. Stabilirea legăturii se bazează pe
mecanismul cheii străine şi a restricţiei referenţiale.
Modelul obiectual – model ce îşi are originile în programarea
orientată pe obiecte.
Modelul relaţional-obiectual – este un model mai recent ce încearcă
să valorifice deopotrivă avantajele relaţionalului şi ale orientării pe obiecte.

Algebra relaţiilor

Restricţie (selecţie) – selectarea acelor înregistrări care satisfac anumite criterii

de selecţie.

Proiecţie – Selectarea anumitor câmpuri din toate înregistrările.

Produs cartezian – concatenarea tuturor înregistrărilor din primul tabel cu toate
înregistrările din cel de al doilea tabel.

A1
A 1 => A2
B 2 B1
C B2
C1
C2

Join – combinarea între produsul cartezian şi restricţie.

1A 1M 1A M
2B 2N => 2BN
1C 3P 1CM
3D 4Q 3DP

Uniune – reunirea într-un singur tabel a tuturor înregistrărilor din cele două
tabele.

=>

Intersecţie – extragerea înregistrărilor comune din două tabele.

=>

Diferenţa – extragerea înregistrărilor dintr-un tabel care nu se găsesc în cel de-

al doilea.
 =>

Cheia primară

Puterea sistemelor care gestionează baze de date relaţionale constă în

faptul că, în astfel de sisteme, este posibilă căutarea şi prelucrarea simultană a
informaţiilor care sunt memorate în mai multe tabele distincte, prin intermediul
diferitelor interogări, formulare şi rapoarte. Pentru realizarea tratării simultane a
informaţiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie să
aibă cel puţin un câmp (sau un număr de câmpuri) care să conţină o valoare
unică pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin conţinutul acestui câmp fiecare
articol memorat în tabel poate fi identificat în mod unic. Informaţia memorată în
câmpul respectiv este denumită valoarea cheii primare, iar despre câmp se spune
că are atributul de cheie primară.

Indexarea

Un câmp al unui tabel este „indexat” atunci când se cere ca

programul să ataşeze câmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se
realizează accelerarea căutărilor, sortărilor, grupărilor şi filtrărilor de articole.

Tabele asociate

Proiectarea eficientă a unei baze de date implică separarea datelor în

mai multe tabele, fiecare tabel având o temă bine definită. Prin separarea datelor
în mai multe tabele se evită repetarea informaţiei şi utilizarea datelor
redondante, astfel că se minimizează spaţiul necesar memorării datelor.
Datele izolate în tabele distincte, în momentul prelucrării lor (când se
creează interogări, formulare şi rapoarte), trebuie să fie reunite. În operaţia de
reunire a tabelelor se va comunica programului legăturile logice existente între
tabele. Astfel va fi posibilă tratarea simultană a informaţiilor, care provin din
mai multe tabele. În marea majoritate a cazurilor, între două tabele ale unei baze
de date se stabilesc relaţii de tipul „de la unul la mai mulţi”. Există şi relaţii de
tipul „de al mai mulţi la mai mulţi” şi „unu la unu”.
Relaţia de tipul „de la unu la mai mulţi” (one-to-many).
Într-o relaţie de tipul „de la unu la mai mulţi”, un articol din tabelul A poate
avea mai multe articole asociate în tabelul B, dar un articol din tabelul B poate
avea un singur articol asociat în tabelul A. Tabelul A este denumit tabel primar,
iar tabelul B este denumit tabel asociat. O cheie străină a unui tabel este un câmp
care asociază articolul actual al tabelului respectiv (B) cu cheia primară a unui
alt tabel (A).
Relaţia de tipul „de la mai mulţi la mai mulţi” (many-to-many).
Într-o relaţie de tipul „de la mai mulţi la mai mulţi”, un articol din tabelul A
poate avea mai multe articole asociate în tabelul B şi un articol din tabelul B
poate avea mai multe articole asociate în tabelul A. Acest tip de relaţie poate fi
reprezentat numai atunci când se defineşte şi un al treilea tabel C, denumit tabel
de joncţiune. Rolul acestui tabel este de a sparge relaţia „de la mai mulţi la mai
mulţi” în două relaţii de tipul „de la unu la mai mulţi”.
Relaţia de tipul „unu la unu” (one-to-one).
Într-o relaţie de tipul „unu la unu”, un articol din tabelul A poate avea un singur
articol asociat în tabelul B şi un articol din tabelul B poate avea un singur articol
asociat în tabelul A. Acest tip de relaţie este utilizat destul de rar, deoarece
informaţiile asociate în acest fel pot fi memorate în acelaşi tabel. Relaţia de tipul
„unu la unu” este utilizată în următoarele cazuri:
- numărul câmpurilor fiind foarte mare se doreşte divizarea tabelului în mai
multe subtabele;
- se doreşte izolarea unor câmpuri ale unui tabel, din motive de siguranţă;
câmpurile care se izolează se vor memora într-un alt tabel.

Normalizarea bazei de date

Normalizarea bazei de date poate fi definită ca procesul de

optimizare a modului în care sunt înregistrate şi folosite datele în tabelele bazei
de date. E. F. Codd (IBM) a propus procesul de normalizare în 1972, definind
iniţial trei forme normale: prima, a doua şi a treia formă normală. Mai târziu s-
au propus alte două forme, a patra şi a cincia, bazate pe concepte mai obscure de
dependenţă.

Prima formă normală

Prima formă normală presupune că există o singură valoare la fiecare
intersecție dintre un rând și o coloană din tabel și niciodată o listă de valori. De
exemplu, nu poate exista un câmp denumit Preț în care să plasați mai multe
prețuri. Dacă priviți intersecția dintre un rând și o coloană ca pe o celulă, atunci
fiecare celulă poate conține o singură valoare.

A doua formă normală

A doua formă normală necesită ca fiecare coloană care nu este cheie
să depindă complet de cheia primară, nu doar de o parte a cheii. Această regulă
se aplică când se utilizează o cheie primară care conține mai multe coloane. De
exemplu, să presupunem că aveți un tabel care conține următoarele coloane,
dintre care ID comandă și ID produs alcătuiesc cheia primară:
• ID comandă (cheie primară)
• ID produs (cheie primară)
• Nume produs
Acest proiect încalcă a doua formă normală, deoarece Nume produs depinde de
ID produs, dar nu și de ID comandă, așadar nu depinde de întreaga cheie
primară. Nume produs trebuie eliminat din tabel. Aparține de alt tabel (Produse).

A treia formă normală

A treia formă normală necesită ca fiecare coloană care nu este cheie
să depindă de întreaga cheie primară, dar și ca toate coloanele care nu sunt chei
să fie reciproc independente.
Un alt mod de a spune aste este că fiecare coloană care nu este cheie trebuie să
depindă de întreaga cheie primară și numai de cheia primară. De exemplu, să
presupunem că aveți un tabel care conține următoarele coloane:
• ID produs (cheie primară)
• Nume
• PSV
• Reducere
Să presupunem că Reducere depinde de prețul sugerat de vânzare (PSV). Acest
tabel încalcă a treia formă normală, deoarece o coloană care nu este cheie,
Reducere, depinde de altă coloană care nu este cheie, PSV. Independența
coloanelor înseamnă că se poate modifica orice coloană care nu este cheie fără a
afecta alte coloane. Dacă se modifică o valoare din câmpul PSV, se modifică în
mod corespunzător Reducere, așadar încălcându-se regula. În acest caz,
Reducere trebuie mutat în alt tabel pentru care PSV este cheie.

Utilizarea aplicaţiei Access

Tabele
Obiectele cele mai importante, memorate într-o bază de date sunt
tabelele bazei. În accepţiunea programului Access, un tabel este format dintr-un
număr de linii (rânduri) şi dintr-un număr de coloane. Prima linie a tabelului are
un rol special, ea este linia de antet a tabelului. Fiecare celulă a liniei de antet
conţine un nume de câmp. Celelalte linii ale tabelului sunt înregistrările
tabelului. Fiecărui nume de câmp îi este asociat un tip de dată şi o dimensiune,
exprimată în octeţi. Numele trebuie să fie uşor de ţinut minte precum şi
descriptiv, pentru a putea recunoaşte funcţionalitatea câmpului după numele său.
Access permite utilizarea a maxim 64 de caractere pentru numele câmpului.
De asemenea, trebuie ales tipul de dată memorată pentru fiecare câmp în parte.
În Access se pot folosi următoarele tipuri de date:
- Text – caractere alfanumerice; până la 255 de caractere;
- Memo – caractere alfanumerice; şiruri de până la 64000 de caractere;
- Number – valori numerice de diferite tipuri şi formate;
- Date/Time – formate de dată;
- Currency – date monetare;
- AutoNumber – contor numeric incrementat automat;
- Yes/No – valori logice;
- OLE object – fişiere audio, video, foi de calul tabelar.
Lookup Wizard nu este chiar un tip de dată ci o modalitate de a memora un
câmp într-un anumit fel şi de a afişa valori asociate din alt tabel.

Validarea datelor devine importantă când populaţi baza de date. Se doreşte ca

numai anumite date să intre în sistem – date ce trec anumite teste definite. Se pot
forma diferite teste de validare a datelor (date dintr-o listă predefinită sau valori
într-un anumit interval de valori).

NumeCâmp1 NumeCâmp2 ... NumeCâmpN

Inreg.1
Inreg.2
...
Inreg.M

Unui tabel îi pot fi adăugate nu numai articole noi, ci şi câmpuri noi, iar unele
câmpuri pot fi desfiinţate, structura tabelului putând fi modificată (în cazul
modificării structurii unui tabel, interogările, formularele şi rapoartele care se
bazează pe tabelul reproiectat trebuie refăcute!).

O bază de date poate conţine mai multe tabele. Aceste tabele sunt, de regulă,
tabele asociate (între ele există o anumită relaţie). Astfel, un prim tabel poate să
conţină informaţii referitoare la modelele de autoturisme achiziţionate, un alt
tabel poate conţine informaţii despre datele tehnice ale autoturismelor, iar un al
treilea tabel poate conţine informaţii referitoare la şoferii repartizaţi
autoturismelor.

Interogări
Interogările servesc la selectarea – pe baza anumitor criterii – a
anumitor articole din tabele sau alte interogări. Articolele selectate pot fi afişate
într-o ordine stabilită de utilizator. Există posibilitatea combinării datelor
provenite din mai multe tabele asociate, rezultatele interogării putând fi
vizualizate într-o singură fereastră. Programul Access permite editarea datelor
afişate într-o interogare, modificările efectuate fiind salvate în tabelul care a
furnizat datele.

În acest exemplu, am
selectat autoturismele
cumpărate după 01-
01-1990.

Formulare
Formularele servesc în primul rând pentru a facilita introducerea
articolelor unui tabel, cu ajutorul unui şablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este
posibilă şi navigarea între articolele deja introduse şi editarea articolelor.
Formularele pot afişa câte un singur articol odată, în ordinea definită de
utilizator. Programul Access realizează o înlănţuire între formular şi tabel,
informaţia tastată în formular va fi memorată în tabelul aferent formularului.
Există posibilitatea utilizării unui singur formular pentru a introduce articole,
simultan, în mai multe tabele.
Formularele sunt înzestrate cu o bară de instrumente, prevăzute cu
butoane de comandă pentru parcurgerea articolelor deja introduse, precum şi cu
un buton pentru introducerea unui articol nou. Pe bară se afişează numărul
articolului actual precum şi numărul total de articole.

Rapoarte

Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele şi interogări şi

trimiterea lor la imprimantă sau în vederea afişării pe ecranul monitorului.
Articolele imprimate pot fi grupate şi sortate. Rapoartele pot conţine antete şi
subsoluri de pagină (afişate la începutul şi la sfârşitul fiecărei pagini, în care pot
fi introduse, de exemplu, nume de câmpuri, numărul paginii curente) precum şi
un antet şi un subsol de raport (afişate pe prima, respectiv ultima pagină a
raportului, în care se poate include, de exemplu, sigla unei instituţii sau un
rezumat al tuturor datelor, ca sumă a valorilor dintr-un câmp specificat).

Crearea unei baze de date

În cele ce urmează să încercăm să realizăm o bază de date pentru o

clinică veterinară. O primă formă a bazei de date ar reprezenta-o un tabel cu
următoarele câmpuri:

Nume_Animal Tip_Animal DataN_Animal Culoare_Anm Lung_Anm

Greutate_Anm Boli_Anm Alergii_Anm Fotogr_Anm Nume_Prop

Adresa_Prop Telefon_Prop Tip_vizita Tip_Med Pret_Vizita

Numărul câmpurilor putând creşte, devine aproape imposibil de

completat toate câmpurile la fiecare vizită a unui animal la clinică. Astfel,
împărţim acest tabel în mai multe tabele relaţionale (un tabel cu descrierea
animalului, altul cu datele proprietarului, un tabel cu apartenenţa animalelor, un
tabel cu informaţiile legate de vizită, etc.).
 Sunt mai multe variante pentru a crea o bază nouă de date în Access.
Vom urma calea meniului File - New – Blank Database, o vom numi
PetVet.mdb şi o vom salva apăsând butonul Create.
Fereastra ce se deschide este formată din trei părţi principale. O bară
de meniu pentru diferite obiecte ale bazei de date (tabele, formulare, rapoarte,
macrouri, etc.), o bară de instrumente cu butoanele Open, Design, New şi o parte
în care sunt afişate toate obiectele tipului afişat (tabele, rapoarte, etc.).

Meniul Groups este folosit pentru a păstra legături către diferite obiecte ale bazei
de date (tabele, formulare) cu scopul de a avea un acces mai rapid la acestea
dintr-un singur loc.

Crearea unui tabel nou

Crearea unui nou tabel este un proces cu mai mulţi paşi:
- introducerea numelor pentru fiecare câmp, tipul de dată şi descrierea;
- setarea unei chei primare;
- crearea de indecşi pentru anumite câmpuri;
- salvarea tabelului.
Se poate alege una din cele patru metode de creare a unui tabel:
Butonul New din bara de
instrumente

Meniul Insert - Table

Butonul New Object – New

Table

Create table in Design view

 Când creaţi un tabel nou, puteţi introduce în fiecare câmp, tipul de
dată, dimensiunea şi alte informaţii sau puteţi folosi Table Wizard pentru a
selecta dintr-o listă lungă de tabele şi câmpuri predefinite.

Puteţi folosi caseta de dialog pentru a selecta una din cele cinci
variante:
- Datasheet View – Pentru a introduce datele într-o foaie de calcul;
- Design View – Creaţi tabelul în Design view;
- Tabel Wizard – Selectaţi un tip de tabel predefinit;
- Import Table – Importaţi formate de date externe;
- Link Table – Realizează legătura către o sursă de date externe.

Crearea unui tabel nou cu Datasheet view:

Apare un tabel gol, pregătit pentru introducerea datelor şi crearea de
noi înregistrări. Fiecare coloană va deveni un câmp şi fiecare linie va deveni o
înregistrare. Antetele coloanelor ce vor deveni câmpuri sunt etichetate Field1,
Field2, Field3, etc. Se pot schimba numele câmpurilor printr-un dublu-click şi
editând valoarea respectivă.

Fereastra Table Design

 Fereastra Table Design este împărţită în două zone:
- zona pentru introducerea câmpurilor – se introduc numele, tipul de dată,
precum şi o scurtă descriere;
- zona cu proprietăţile câmpurilor – pentru introducerea altor opţiuni pentru
fiecare câmp (dimensiunea câmpului, formatul, masca, valori implicite,
reguli de validare, etc.).

Pentru completarea acestor câmpuri trebuie respectate următoarele reguli:

- numele câmpului poate avea de la 1 la 64 de caractere;
- numele câmpului poate include litere, cifre şi caractere speciale;
- numele câmpului nu trebuie să conţină (.), (!), ([]) sau (`) şi nu trebuie să
înceapă cu spaţiu alb.
După ce aţi numit câmpurile, trebuie să selectaţi tipul de date ce vor fi memorate
în câmpul respectiv.
Tipul de dată Tipul de dată memorată Dimensiunea datei
Text Caractere alfanumerice 0-255 caractere
Memo Caractere alfanumerice 0-65.536 ch.
Number Valori numerice 1, 2, 4, 8, 16B
Date/Time Data 8B
Currency Valori monetare 8B
AutoNumber Numere automate 4B
Yes/No Valori logice 1 bit
OLE Object Figuri, imagini, video Până la 1GB
Hyperlink Legătură către o resursă 0-64000 ch
 Internet
Lookup Wizard Afişează date din alt 4B
tabel

Descrierea câmpului este opţională, se foloseşte pentru a reaminti scopul pentru

care a fost creat câmpul respectiv.

Fiecare câmp are anumite proprietăţi şi diferă de la un tip la altul:

- Field Size – pentru un câmp de tip text limitează dimensiunea câmpului la
un anumit număr de caractere (1-255), valoarea implicită este 50;
- Format – Modifică modul de afişare a datelor introduse;
- Input Mask – este folosit pentru a introduce datele într-un format
predefinit;
- Decimal Places – specifică numărul de zecimale;
- Default Value – valoarea completată automat în câmpul respectiv;
- Validation Rule – validează datele pe baza unor reguli create cu ajutorul
expresiilor sau macrourilor;
- Validation text – afişează un mesaj când data introdusă nu este validă;
- Etc.

Determinarea cheii primare

Fiecare tabel trebuie să aibă o cheie primară – unul sau mai multe câmpuri cu o
valoare unică pentru fiecare înregistrare (principiul integrităţii entităţii). Dacă nu
atribuiţi unui câmp o cheie primară, Access creează un câmp nou de tip
AutoNumber şi îl adaugă la începutul tabelului.

Manipularea tabelelor în BD.

Odată create mai multe tabele, se pot executa mai multe operaţii asupra acestora:
- redenumirea tabelelor;
- ştergerea tabelelor;
- copierea tabelelor în baza de date (doar structura, structura şi datele,
adăugarea datelor la un tabel existent);
- copierea tabelelor dintr-o altă bază de date.

Setarea relaţiilor între tabele

Pentru a stabili relaţii între tabele, trebuie stabilită o legătură între

câmpuri ce conţin informaţii comune. Câmpurile nu trebuie să aibă acelaşi
nume, dar este necesar să fie acelaşi tip de dată şi lungime. În general, o relaţie
este stabilită prin legarea câmpului cheie primară dintr-un tabel cu cheia străină
din alt tabel. Cheia primară garantează unicitatea înregistrărilor din tabel, iar
câmpul comun din celălalt tabel de care se leagă este cunoscut ca fiind cheie
străină.
 Se pot crea relaţii între tabele în două locuri – 1 – în fereastra
Relationship denumite şi legături la nivel de tabel; 2- când creaţi interogări
pentru a afişa informaţii din aceste tabele – cunoscute ca legături la nivel de
interogări.
Când tabelele sunt legate, unul din tabele este denumit părinte iar
celălalt (tabelul legat de primul) este denumit copil. Integritatea referenţială
garantează că nu va exista niciun „orfan”, o înregistrare-copil fără o înregistrare-
părinte.
Fereastra de definire a relaţiilor între diferite tabele în Access este
prevăzută şi cu o casetă de selectare, etichetată cu Enforce Referential Integrity
(impunerea integrităţii referenţiale a relaţiei) prin care utilizatorul poate să
stabilească tipul de asociere predefinit.
Caseta de selectare poate fi folosită numai atunci când sunt
îndeplinite următoarele trei condiţii:
- câmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaţiei are atributul de
cheie primară (sau are un index unic);
- câmpurile puse în corespondenţă au acelaşi tip;
- atât tabelul primar cât şi tabelul asociat sunt memorate în aceeaşi bază de
date.

În aceste condiţii, impunerea integrităţii referenţiale a relaţiei ne

asigură următoarele trei verificări:
- în câmpul tabelului asociat pot fi introduse numai valori care aparţin
mulţimii de valori a cheii primare din tabelul primar. Se permite însă
introducerea unei valori nule, ceea ce înseamnă că se permite
necompletarea valorii – articolul respectiv fiind interpretat ca fiind un
articol neasociat;
- dacă unui articol din tabelul primar îi corespunde unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate şterge sau modifica
articolul respectiv. Această verificare poate fi abrogată, ceea ce va permite
ştergerea în cascadă a articolelor asociate, dacă se selectează caseta
Cascade Delete Related Records;
- Dacă unui articol din tabelul primar îi corespunde unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi
modificată. Această verificare poate fi abrogată, ceea ce va permite
editarea cheii primare şi actualizarea automată, în cascadă, a valorilor din
câmpurile asociate, dacă se selectează Cascade Update Related Fields.
 Crearea formularelor

Formularele furnizează calea cea mai uşoară pentru vizionarea,

adăugarea, editarea şi ştergerea datelor. Există mai multe tipuri de formulare:
- columnar;
- datasheets;
- tabular;
- pivot table forms;
- pivotchart.

Pentru crearea unui formular puteţi alege mai multe metode:

- butonul New din bara de instrumente;
- meniul Insert – Form;
- butonul New Object – New Form
Form Wizard simplifică procesul de creare al unui formular. Fereastra de
selectare a câmpurilor vă permite să alegeţi orice câmp din mai multe tabele sau
interogări. Cu ajutorul a patru butoane se pot alege sau şterge diferite câmpuri
selectate (> adaugă câmpul selectat, >> adaugă toate câmpurile, < şterge câmpul
selectat, << şterge toate câmpurile).
 Crearea interogărilor

Scopul primar al unei baze de date îl reprezintă stocarea şi extragerea

de informaţii. Adevărata putere a bazelor de date constă în capacitatea de a
examina informaţiile introduse, în orice modalitate dorită de utilizator.
Interogările, prin definiţie, formulează cerinţe asupra datelor memorate. După ce
s-a format o interogare, puteţi folosi datele extrase pentru rapoarte, formulare
sau grafice.
Instrumentele interogărilor sunt cele mai puternice caracteristici ale
bazei de date. Iată câteva metode:
- alegerea tabelelor – puteţi să obţineţi informaţii dintr-un singur tabel sau
din mai multe tabele ce sunt legate prin anumite date comune.
- alegerea câmpurilor – puteţi specifica ce câmp din ce tabel vreţi să vedeţi;
- alegerea înregistrărilor – puteţi selecta înregistrările prin specificarea
anumitor criterii;
- sortarea înregistrărilor – puteţi vedea informaţiile obţinute sortate după o
ordine specificată;
- efectuarea de calcule – puteţi folosi interogările pentru a efectua diferite
calcule asupra datelor rezultate;
- crearea de tabele – puteţi forma un nou tabel în baza de date cu rezultatele
obţinute din interogare;
- crearea de formulare şi rapoarte bazate pe o interogare;
- crearea de grafice bazate pe interogări;
- utilizarea unei interogări ca sursă pentru o altă interogare;
- efectuarea de modificări în tabele.
 Crearea rapoartelor

Rapoartele sunt folosite pentru a prezenta o formă personalizată a

datelor. Raportul poate fi vizualizat pe ecran sau imprimat. Se poate calcula
totalul, media sau alte valori statistice şi afişa datele grafic.
Diferenţa dintre formulare şi rapoarte este că primele sunt folosite cu
precădere pentru introducerea datelor, iar celelalte pentru vizualizarea datelor.
Puteţi alege din mai multe variante de a crea un nou raport:
- meniul Insert – Report;
- butonul New din fereastra obiectului Report;
- butonul New Object – New Report.
 Operatori, funcţii şi expresii

Tipuri de operatori folosiţi în Access:

- aritmetici (*, +, -, /, ^, Mod)
- relaţionali (=, <>, !=, <, >, <=)
- operatori pentru şiruri de caractere (&, Like, NOT Like)
- logici (And, Or, Eqv, Not)

Funcţiile sunt mici programe care, prin definiţie, returnează o valoare

bazată pe anumite calcule, comparaţii sau evaluări. Valorile returnate pot fi
şiruri, valori logice, valori numerice, depinzând de tipul de funcţie.