Curs 2012

CURS 1: INTRODUCERE ÎN MEDIUL ACCESS 2007
1. Baze de date Access

Baza de date Access: cuprinde obiecte precum tabele, formulare, interogări rapoarte, pagini, macrouri şi module.
Tabela: o colecţie de informaţii correlate despre un anumit subiect (ex. Nume, Adresa) Un tabel este format din
câmpuri şi înregistrări. Un câmp stochează un calup informaţional dintr-un tabel
(ex. Nume, Adresa). O înregistrare este o colecţie a tuturor câmpurilor aferente unei persoane.
Formularul: Este o metodă simplă de a vizualiza şi de a introduce informaţii într-o bază de date. În mod uzual afişează
o singură înregistrare la un moment dat.
Interogarea: Este o metodă de găsire a informaţiilor din baza de date. Se bazează pe condiţii specificate de utilizator.
Rapoartele: documente care rezumă informaţii din baza de date
Paginile: permit accesul la o bază de date Internet folosind un browser Web; compatibile înapoi doar cu bazele de date
Access 2003. Nu sunt disponibile în Access 2007.
Macrocomenzi: automatizează serii de acţiuni într-o singură acţiune.
Module: programe create în limbajul de programare Visual Basic for Applications, care extinde funcţionalitatea unei
baze de date.
Proiect Access: Este un fişier de date (.adp), care asigură accesul la o bază de date Microsoft SQL Server prin
intermediul arhitecturii pe componente OLE DB, care asigură accesul prin reţea şi Internet la numeroase tipuri de
surse de date.
Un proiect Access are denumirea de proiect deoarece conţine numai obiecte din baza de date bazate pe cod sau cod
HTML: formulare, rapoarte, macrocomenzi sau module.
Spre deosebire de o bază de date Access, un proiect Access nu conţine date sau obiecte de date, precum tabele, vederi,
diagrame din baze de date, procedure stocate sau funcţii definite de utilizator.
Lucrul cu un proiect Access este asemănător cu lucrul cu o bază de date Access, cu diferenţa ca trebuie să ne
conectăm la o bază de date SQL Server care stochează datele.
Crearea unui nou proiect:
- Clic pe Office Button
- Clic pe New
- Clic pe Blank Database
- Clic pe pictograma Browse
- Filename
- Save as type…
- Create
1
2. Ecranul Access
Ribbon (panglică) : Înlocuieşte meniurile, barele cu instrumente şi majoritatea task-pane-urilor din 2003. Panglica se
află în partea de sus a ferestrei şi este compusă din butoane – rubrici organizate în funcţie de sarcină sau de obiecte.
Elementele de control (butoanele de comandă) de pe fiecare buton - rubrică sunt organizate în grupuri de subsarcini.
Butoanele de comandă din fiecare grup execută o comandă sau afişează un meniu de comenzi sau o galerie derulantă.
panglică Butoane-rubrici standard Buton-rubrică contextual
Office Office
Button Menu
Tipuri de butoane – rubrică în panglică:

Buton – rubrică Standard: le vedem de fiecare dată când lansăm Office; ex. Home, Insert, Review, View, Add-Ins
Buton – rubrică Contextual: apar numai când sunt necesare pe baza tipului de operaţie pe care il efectuăm; ex.
PictureTools, Drawing, Table
Buton – rubrică Program : înlocuieste setul standard de butoane – rubrică atunci când trecem la anumite vederi sau
moduri; ex. Print Preview
2
Rubrică document
Bara cu instrumente pentru

access rapid
Panoul Navigation Bara de stare
Crearea unei baze de date vide Selector de vederi

- Clic pe New
- Clic pe Featuring
- Clic pe Blank database
- Clic pe Browse
- Save in
- Create
Inchiderea : Close din fereastra bazei de date sau de pe Office Button, Close Database
Crearea unei baze de date folosind şablon
- Create
- Download
- Daca apare o avertizare de securitate, clic pe Options si Enable This Content
Deschiderea unei baze de date
- Office Button
- Open
Conversia unei baze de date
- Se deschide baza de date în modul compatibilitate
- Convert
Salvarea unei baze de date
Access 2007 salvează fişierele mai vechi în formatul lor .mdb, iar cele 2007 in formatul .accdb. Cele vechi ramân în
formatul lor până sunt convertite în 2007.
3
- Clic pe Save As
- Clic pe Save as Type
Extensie de fişier Descriere

.accdb Formatul de fişier Office 2007. Înlocuieşte extensia .mdb
.accde Formatul de fişier folosi numai în modul execuţie. Putem doar să executăm codul VBA, nu să îl
modificăm. Înlocuieşte .mde
.accdt Format de fişier pentru şabloanele de baze de date Access DataBase
.accdr (run – time) Format de fişier folosit la deschiderea unei baze de date în modul execuţie. Prin modificarea
extensiei fişierului de la .accdb la . accdr putem crea un fişier baze de date blocat. Se poate reveni la
extensia .accdb pentru a reveni la funcţionalitatea completă.
Setarea opţiunilor de salvare:

- Office Button
- Access Options
Modificarea afişajului Navigation Pane

- Se execută clic pe bara de titlu a panoului de navigare
- Se execută clic pe elementul Navigate to Category
- Se execută clic pe criteriile Filter by Group, în funcţie de care se afişează obiectele
4
Gestiunea obiectelor din baza de date
- Deschidere: dublu clic sau clic dreapta şi apoi Design View
- Creare: clic pe butonul Create, apoi clic pe obiect
- Ştergere: clic dreapta, Delete

- Redenumire: clic dreapta, Rename
- Ascundere: clic dreapta, Hide in this Group
- Import: clic pe opţiunea External data, tab-ul Import
- Închidere: butonul Close

Gruparea şi ascunderea obiectelor din baza de date
Obiectele sunt organizate în grupuri şi grupurile sunt organizate în categorii. Putem crea categorii şi grupuri
personalizate pentru a simplifica şi organiza obiectele din panoul de navigare. Categoriile şi grupurile aparţin bazei de
date curente şi nu pot fi transferate către alte baze de date.
- Clic dreapta pe meniul situat în partea de sus a panoului de navigare
- Clic pe Navigation Options
- Clic pe Add item
5
Adăugarea de obiecte: clic dreapta, Add to group
Ascunderea obiectelor: clic dreapta, Hide in this group
Afişarea obiectelor ascunse: Navigation Options, Show Hidden Objects
3. Crearea tabelelor
Planificarea tabelelor
Tabelele reprezinta unul dintre elementele constructive fundamentale ale unei baze de date. Planificarea bazei de date
incepe de la a decide tipul si numarul tabelelor pe care le va contine baza de date. Se iau in considerare organizarea
informatiilor din baza de date in mai multe tabele – fiecare continand campuri legate de un anumit subiect – nu intr-un
tabel mare, care sa contina campuri pentru o gama variata de subiecte.
Alegerea tipurilor de date

Alegerea tipului corect de date faciliteaza gestionarea datelor si reduce posibilitatea erorilor de introducere a datelor.
Pentru a facilita crearea campurilor, Access ofera coloana Add New Field in vederea Datasheet, pntru a se putea
introduce rapid un nume de camp. Daca avem deja un camp definit in baza de date pe care doriti sa-l utilizăm din nou,
putem trage campul existent din panoul Field List in foaia de date, iar Access creează automat o relatie sau va
ghideaza in decursul procesului. De asemenea, puteti folosi sabloane de campuri pentru a crea campuri noi. Un
şablon de camp este o structura de camp, cu nume, tip de date, lungime si proprietati predefinite. Puteti trage
sabloane de camp in foaia de date. Sabloanele de camp sunt pe suport XSD, astfel incat sa puteti seta definitii
standard pentru utilizare in comun. Daca creăm un camp pentru numere, putem folosi randul Totals pentru a calcula
valori folosind functii precum insumare, numarare, medie, maxim, minim, abatere standard sau varianta.
Specificarea unei chei primare

Cheile primare identifică in mod unic fiecare inregistrare dintr-un tabel. Un camp cu codul numeric personal intr-un
tabel de personal poate fi folosit drept cheie primara, deoarece fiecarepersoană are un CNP unic. Un tabel de date
ordonate cronologic poate avea o cheie compusă – un câmp cu data si unul cu ora (ora si minutul), care impreuna
identifica in mod unic un moment de timp exact. Desi cheile primare nu sunt obligatorii, utilizarea lor reprezinta o
metoda de indepartare a posibilitatii existentei de inregistrari duplicate in tabelele.
Crearea tabelelor intr-o bază de date

După crearea unui fişier bază de date, trebuie create tabelele care vor stoca datele. Există mai multe metode de creare
a unei tabele noi: în vederea Datasheet, Design, cu şabloane de tabele, cu liste SharePoint sau prin importul unui
tabel sau stabilirea de legături dintre datele unui tabel şi o altă bază de date Access. In functie de metoda aleasă,
crearea unei tabele poate implica una sau mai multe din următoarele operaţii:
6
 Specificarea câmpurilor tabelului;
 Determinarea tipului de date pentru fiecare câmp;
 Determinarea dimensiunii câmpului (numai pentru câmpuri de tip text şi numerice);
 Atribuirea cheii primare;
 Salvarea şi denumirea tabelului
Metode de creare a tabelelor

Tip Metodă Descriere
Datasheet Butonul Table din rubrica În vederea Datasheet, puteţi începe imediat să vizualizaţi şi să introduceţi
Create datele. Access asociază automat un tip de date pe baza tipului de informaţii pe
care le-aţi introdus în câmp şi alocă o dimensiune implicită pentru câmpurile de
text şi cele numerice. După ce închideţi şi salvaţi tabelul vă solicită să
identificaţi o cheie primară sau să permiteţi să identifice o cheie primară.
Şablon de Butonul Table Templates Când creaţi un tabel folosind şabloane selectaţi tipul de tabel dorit. Access oferă
tabel (şabloane de tabel ) din numeroase tipuri de şabloane de tabel, inclusiv (contacte), Task (sarcini), Issues
rubrica Create (probleme), Events (evenimente) şi Assets (active).
Design Butonul Design View din In vederea Design, trebuie să specificaţi câmpurile, tipul de date al fiecărui
rubrica Create camp, trebuie să atribuiţi dimensiunea (pentru câmpurile text şi cele numerice),
să atribuiţi cheia primară şi să salvaţi tabelul.
SharePoint Butonul SharePoint Lists Selectaţi tipul de tabel dorit. Access pune la dispoziţie numeroase tipuri de
din rubrica Create tabele: Contacts, Task, Issues, Events, Custom şi Existing SharePoint List.
Import Butonul Access din Când importaţi un tabel, toate numele de câmpuri şi tipuri de date sunt reţinute
rubrica External Data cu datele importate. Totuşi, trebuie să redenumiţi noul tabel şi să identificaţi
cheia primară sau să cereţi programul Access să creeze o cheie primară. De
asemenea, poate fi necesar să modificaţi dimensiunea câmpului şi alte
proprietăţi după import.
Legare Butonul Access din Când legaţi un tabel, datele sunt regăsite dintr-un alt tabel din baza de date.
rubrica External Data Legarea unui tabel economiseşte spaţiu pe disc deoarece există un singur tabel,
nu mai multe tabele cu aceleaşi date. Legarea unui tabel economiseşte timp,
deoarece nu este necesară actualizarea aceloraşi informaţii în mai multe tabele.
Crearea unei tabele prin introducerea datelor

Acces permite afişarea a mai multor dintre obiecte în multiple moduri de vizualizare. Vederea Datasheet afişează
datele din tabele, interogări, formulare şi rapoarte. Vederea Design afişează opţiuni pentru proiectarea obiectelor
Access. Putem crea un tabel nou în ambele vederi. Când creăm un tabel în vederea Datasheet, introducem datele şi
Access crează tabelul în timp ce tastăm. Access determină tipul de date al fiecărui camp pe baza datelor pe care le
introducem.
Introducerea datelor pentru crearea unui tabel:
1. Clic pe butonul Create.
2. Clic pe butonul Table.
3. Introducem datele, apăsaţi tasta Tab pentru a trece de la un camp la altul sau executaţi clic într-o nouă celulă.
4. Pentru a modifica un nume de camp, executaţi dublu clic pe numele acestuia, tastaţi noul nume şi apoi apăsaţi
pe tasta Enter
5. Executaţi clic pe butonul Save de pe bara cu intrumente pentru acces rapid
6. Tastaţi un nume de tabelă
7. Executaţi clic pe OK
8. Pentru a cere programului Access să seteze cheia primară, executaţi clic pe Yes.
9. Executaţi clic pe butonul Close în fereastra Table
- Putem selecta sau redimensiona un rand sau o coloană ca în Excel.
7
Crearea unei tabele folosind un şablon
Un şablon de tabel este un tabel predefinit, cu câmpuri pe care le puteţi insera şi folosi rapid într-o bază de date.
Access pune la dispoziţie numeroase şabloane de tabele: Contacts (contacte), Tasks (sarcini), Issues (probleme),
Events (evenimente) şi Assets (active). Puteţi folosi butonul Create pentru a insera rapid un şablon de tabel. După ce
inseraţi un şablon de tabel puteţi face modificări ale câmpurilor, dupa care salvăm.
Putem vizualiza o sub-foaie de date. In vederea Datasheet a unui tabel executaţi clic pe caseta plus din apropierea
înregistrării pentru a afişa sub-foaia de date. Executaţi clic pe caseta minus pentru a ascunde sub-foaia de date.
Paşii pt. crearea unei tabele folosind un şablon:

1. Executăm clic pe butonul Create
2. Executaţi clic pe şablonul tabelului (Contacts – contacte , Tasks – sarcini, Issues – probleme, Events –
evenimente sau Assets – active).
3. Pentru a modifica un nume de câmp, executaţi dublu clic pe numele acestuia, tastaţi noul nume şi apoi apăsaţi
pe tasta Enter.
4. Executaţi clic pe butonul Save (salvare) de pe bara de intrumente pentru acces rapid.
5. Tastaţi un nume de tabel.
7. Pentru a cere programului Access să seteze cheia primară, executăm clic pe Yes.
8. Când aţi terminat executaţi clic pe butonul Close, în fereastra Table
Putem insera o sub-foaie de date într-un tabel. In vederea Datasheet a unui tabel, executaţi clic pe butonul Home,
executaţi clic pe butonul More, indicat spre Subdatasheet (sub-foaie de date) şi apoi executaţi clic pe subdata Sheet.
Executaţi clic pe butonul tables, executaţi clic pe tabel, specificaţi cheia externă în caseta Link Child Fields (legare
câmpuri copil) şi cheia primară în caseta Link Master Fields(legare câmpuri master) după care executăm clic pe OK.
Importul datelor în tabele

Putem crea noi tabele din alte baze de date Access prin importul şi legarea tabelelor. Când importaţi un tabel, copiaţi
datele dintr-o bază de date Access şi le inseraţi într-un tabel nou din baza de date. De asemenea puteţi importa date şi
din alte aplicaţii. După ce selectăm tabelul pe care dorim să îl importăm în decursul procesului de import aveţi
opţiunea de a salva etapele de import, în vederea utilizării lor viitoare. Importul unui tabel dintr-o bază de date:
1. Executaţi clic pe rubrica External Data
2. Executaţi clic pe butonul Import Access Data Base
3. Executaţi clic pe Browse, localizaţi şi selectaţi fişierul bază de date care conţine datele pe care doriţi să le
importaţi, după care executaţi clic pe Open (deschidere)
4. Executaţi clic pe opţiunea Import Tables, Queries , Forms, Reports, Macros, and Modules into the
current database ( importă tabelele, interogările, formularele, … în baza de date curentă)
5. Executăm clic pe OK
6. Executaţi clic pe tabelele pe care doriţi să le importaţi.
7. Executaţi clic pe OK.
8. Pentru a salva etapele de import, selectaţi caseta de validare Save import steps (salvarea etapelor de import),
introduceţi un nume şi o descriere şi apoi executaţi clic pe Save import. Altfel, clic pe Cancel
Putem selecta câmpurile în ordinea în care dorim ca acestea să apară în tabel. In lista Sample Fields putem alege
câmpurile pe care doriţi să le includem în tabelă, în orice ordine.
Legarea la datele din tabele

Putem crea tabele noi din alte baze de date Access prin importul şi legarea tabelelor. Când legaţi un tabel, datele
rămân în locaţia lor originală, dar puteţi afişa şi accesa datele respective din interiorul bazei dumneavoastră de
date. Dacă bazele din baza de date originală se modifică, schimbările vor apărea şi în baza dumneavoastră de date
8
legală. După ce selectaţi tabelul la care dorim să ne legăm în decursul procesului de legare, avem opţiunea de a
salva etapele de import în vederea utilizării lor viitoare.
Legarea la datele dintr-o bază de date

1. Executaţi clic pe butornul External Data.
2. Executaţi clic pe butonul Import Access Database.
3. Executaţi clic pe Browse, localizaţi şi selectaţi fişierul bază de date care conţine datele pe care doriţi să le
importaţi, după care executaţi clic pe Open.
4. Executaţi clic pe opţiunea Link to the data source by creating a linked table (legare la sursa de date prin
crearea unui tabel logat).
6. Executaţi clic pe tabelele care doriţi să le importaţi. Pentru a deselecta un tabel, clic din nou pe acesta.
7. Executaţi clic pe Ok
8. Pentru a salva etapele de import, selectaţi caseta de validare Save import steps, introduceţi un nume şi o
descriere şi apoi executaţi clic pe Save Import. Altfel, executaţi pe Cancel.
Lucrul cu înregistrările dintr-o tabelă

Access stochează toate datele unei singure entităţi într-o înregistrare. Puteţi vedea un tabel în vederea Datasheet
sau Design. Vederea Design vă permite să lucraţi cu câmpurile din tabelulă. Vederea Datasheet prezintă o reţea de
câmpuri şi de înregistrări. Câmpurile apar sub formă de coloane, iar înregistrările – sub formă de rânduri. Primul
camp al unui tabel este deseori un câmp cu numerotare automată ( AutoNumber), pe care Access îl foloseşte
pentru a asocia un număr unic fiecărei înregistrări. Nu puteţi modifica sau selecta această valoare. Puteţi folosi
butoanele Record de la baza tabelului în vederea Datasheet pentru a vă deplasa rapid şi pentru a căuta datele într-
un tabel.
Introducerea unei înregistrări noi şi deplasarea într-o tabelă

1. In panoul de navigare, dublu clic pe tabela dorită.
2. Executaţi clic pe butonul New Record.
3. Apăsaţi pe Tab pentru a accepta intrarea de tip AutoNumber.
4. Introduceţi datele.
5. Apăsaţi pe Tab pentru a trece la câmpul următor, respective Shift + Tab pentru a vă deplasa la câmpul
precedent.
6. Când ajungeţi la sfârşitul înregistrării, executaţi clic pe unul din butoanele Record:
 Butonul First Record;
 Butonul Previous Record;
 Caseta Specific Record ( înregistrare singulară). Introduceţi în casetă un număr de înregistrare şi apoi
apăsaţi pe Enter;
 Butonul Next Record;
 Butonul Last Record;
Căutarea înregistrărilor
1. In panoul de navigare, executaţi dublu clic pe tabelul pe care doriţi să îl deschideţi.
2. Dacă doriţi, executaţi clic în câmpul tabelului unde doriţi să efectuaţi căutarea.
3. Executaţi clic în caseta Search.
4. Tastaţi textul pe care doriţi să îl găsiţi în tabel.
5. Apăsaţi tasta Enter pentru a găsi prima apariţie a textului pe care doriţi să îl localizaţi.
6. Apăsaţi din nou pe tasta Enter pentru a găsi următoarea apariţie a textului pe care doriţi să îl localizaţi.
7. Când aţi terminat ştergeţi textul din caseta Search
Stergerea unei înregistrări dintr-un tabel

9
1. In panoul de navigare, dublu clic pe tabelul pe care doriţi să îl deschideţi.
2. Executaţi clic pe butonul din dreapta al mouse-ului pe selectorul de rând al înregistrării pe care doriţi să o
ştergeţi.
3. Executaţi clic pe Delete Record după care executaţi clic pe Yes pentru a confirma.
Lucrul cu un tabel în vederea Design

Majoritatea obiectelor Access sunt afişate în vederea Design, care vă permite să lucraţi cu structură de bază a
tabelelor, interogărilor, formulărilor şi rapoartelor. Pentru a crea un tabel nou în vederea Design, definiţi câmpurile
care vor alcătui tabelul înainte de a introduce oricare alte date. In vederea design pentru tabele, fiecare rand
corespunde unui câmp. Puteţi edita, insera sau şterge câmpurile din tabele. Un camp se inserează prin adăugarea unui
rand, în timp ce ştergerea câmpurilor se realizează prin ştergerea unui rand. Puteţi de asemenea modifica ordinea
câmpurilor prin tragerea selectorului de rand într-o nouă poziţie.
Crearea sau modificarea unei tabele în vederea Design

Executaţi clic pe rubrica Create, apoi clic pe butonul table Design, sau selectaţi tabelul pe care doriţi să îl modificaţi
în panoul de navigare, după care executaţi clic pe butonul Design View.
1. Executaţi clic în Field Name şi apoi tastaţi un nume de camp modificat.
2. Executaţi clic în Data Type, executaţi clic pe săgeata Data Type şi apoi executaţi clic pe un tip de date.
3. Executaţi clic în Description (descriere) şi apoi tastaţi o descriere. Dacă apare butonul Property Update
Options (opţiuni de actualizare a proprietăţii), selectaţi o opţiune dacă este necesar.
4. Pentru a insera un camp, executaţi clic pe selectorul rândului aflat sub locul unde doriţi să inseraţi câmpul,
după care executaţi clic pe butonul Insert Rows de pe panglică.
5. Pentru a şterge un camp pe selectorul de rand al câmpului pe care doriţi să îl ştrgeţi, după care executaţi clic pe
butonul Delete Rows de pe panglică.
6. Executaţi clic pe butonul Save de pe bara de instrumente pentru acces rapid şi apoi, dacă este necesar,
introduceţi un nume de tabel şi executaţi clic pe OK.
7. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Close din fereastra Table .
Specificarea unei chei primare în vederea Design

O cheie primară reprezintă unul sau mai multe câmpuri dintr-un tabel, care asigură un identificator singular pentru
fiecare rand. Veţi folosi cheia primară în alte tabele pentru a face referire înapoi la tabelul care o conţine. In vederea
Design, puteţi folosi butonul Primary Key pentru a asocia sau dezasocia specificaţia de cheie primară pentru câmpul
sau câmpurile selectate. Când creaţi un tabel nou în vederea Datasheet, Access creează automat o cheie primară şi îi
asociază numele de camp “ID” şi tipul de date AutoNumber.
Când creaţi un tabel în vederea Design, puteţi specifica mai multe câmpuri drept cheie primară, care devine astfel o
cheie compusă, deci sunteţi responsabil cu determinarea tipului de date al cheii primare. Indiferent de tipul de date
ales, valorile cheii primare trebuie să fie unice.
1. In vederea Design creaţi un camp care va fi cheia primară a tabelului respectiv, după care selectaţi un tip de
date adecvat.
 Dacă alegeţi tipul de date AutoNumber (numerotare automată), Access atribuie cheii primare a unei
înregistrări noi o valoare cu o unitate mai mare decât valoarea cheii primare a înregistrării pe care o
precede.
 Dacă alegeţi orice alt tip de date precum Text, Number (număr) sau Date/Time (dată/oră), în decursul
introducerii datelor trebuie să introduceţi o valoare unică în formatul adecvat, pentru cheia primară a
fiecărei înregistrări noi.
2. Executaţi clic pe selectorul de rand al câmpului respectiv:
 Pentru a crea mai multe chei primare, apăsaţi şi menţineţi apăsată tasta Ctrl şi apoi executaţi clic pe
selectorul de rand suplimentar aferent fiecărui camp.
3. Executaţi clic pe butonul Primary Key.
10
4. Pentru a elimina o cheie primară, ştergeţi toate relaţiile dintre tabele associate cu cheia primară, selectaţi
selectorul de rând pentru cheia primară şi apoi executaţi clic pe butonul Primary Key.
Planificarea relaţiilor dintre tabele

Când introduceţi date în tabele separate, aveţi nevoie de un mod de a îmbina aceste datepentru formulare şi rapoarte.
Puteţi face aceasta stabilind relaţii între tabele care indică modul în care datele dintr-un tabel sunt corelate cu datele
dintr-un alt tabel.
Specificarea câmpurilor comune

Datele din mai multe câmpuri diferite sunt correlate prin utilizarea câmpurilor comune. Un camp comun este un camp
care există în două sau mai multe tabele şi care vă permite să corelaţi înregistrări. De exemplu tabelul Clienţi şi
tabelul Comenzi pot conţine ambele un camp ID Client, care funcţionează drept cheie primară ce identifică un anumit
client. Utilizarea câmpului ID Client drept camp comun permite generarea de rapoarte care conţin informaţii atât
despre client, cât şi despre comenzile acestuia. Când folosiţi o cheie primară pe post de camp comun, aceasta se
numeşte cheie externă în al doilea tabel.
4. Construcţia relaţiilor dintre tabele

Există trei tipuri de relaţii, unu la unu, unu la mai mulţi şi mai mulţi la mai mulţi.
Un tabel care conţine nume de clienţi şi un al doilea tabel care conţine adresele acestora există într-o relaţie de tip unu
la unu dacă fiecare client este limitat la o singură adresă. Similar, între tabelul Clienţi şi tabelul Comenzi există o
relaţie de tip unu la mai mulţi, deoarece un singur client poate emite mai multe comenzi. Intr-o relaţie unu la mai
mulţi, tabelul “unu” se numeşte tabel primar, iar tabelul “mai mulţi” se numeşte tabel conex.
Relaţii între tabele

Opţiune Descriere
Unu la unu Fiecare înregistrare dintr-un tabel corespunde unei singure înregistrări din al doilea tabel şi
invers
Unu la mai mulţi Fiecare înregistrare dintr-un tabel corespunde uneia sau mai multor înregistrări din al doilea
tabel, dar fiecare înregistrare din al doilea tabel corespunde unei singure înregistrări din
primul tabel.
Mai mulţi la mai mulţi Fiecare înregistrare dintr-un tabel corespunde mai multor înregistrări din al doilea tabel şi
invers
In final, dacă permiteţi ca mai mulţi clienţi să fie înregistraţi pe o singură comandă ( ca în cazul achiziţiei de grup),
între tabelele Clienţi şi Comenzi există o relaţie de tip mai mulţi la mai mulţi.
Conservarea integrităţii referenţiale

Relaţiile dintre tabele trebuie să respecte standardele integrităţii referenţiale, un set de reguli care controlează modul
în care puteţi şterge sau modifica date între tabele correlate. Integritatea referenţială protejează împotriva modificării
eronate a datelor dintr-un tabel primar care sunt necesare într-un tabel conex. Puteţi aplica integritatea referenţială
atunci când:
 Câmpul comun este cheia primară a tabelului primar
 Câmpurile corelate au acelaşi format
 Ambele tabele aparţin aceleiaşi baze de date.
Integritatea referenţială impune unele limitări:
 Inainte de a adăuga o înregistrare la un tabel corelat, o înregistrare corespunzătoare trebuie să existe
deja în tabelul primar.
11
 Valoarea cheii primare din tabelul primar nu poate fi modificată dacă există înregistrări
corespunzătoare într-un tabel conex
 O înregistrare din tabelul primar nu poate fi ştearsă dacă există înregistrări corespunzătoare într-un
tabel conex
Access poate aplica aceste reguli prin propagarea în cascadă a oricăror înregistrări în tabelele conexe. De exemplu,
Access poate copia în mod automat toate modificările din câmpul comun în tabelele conexe. Similar, dacă o
înregistrare este ştearsă în tabelul primar, Access poate şterge automat înregistrările conexe din toate celelalte tabele.
In timp ce parcurgeţi aceste aspecte legate de tabele, câmpuri şi relaţii între tabele veţi crea pentru baza
dumneavoastră de date o structură care va fi mai uşor de gestionat şi mai puţin expusă la erori la introducerea datelor.
Definirea relaţiilor dintre tabele

Puteţi defini relaţiile dintre tabele în mai multe moduri. După ce creaţi tabelele în baza dumneavoastră de date puteţi
defini relaţiile între acestea. Puteţi defini şi gestiona relaţii folosind butoanele din rubrica Database Tools (instrumente
din baza de date). Aceasta vă oferă controlul asupra relaţiilor dintre tabele şi vă prezintă o imagine rapidă a tuturor
relaţiilor din baza dumneavoastră de date. După ce definiţi o relaţie, puteţi executa dublu clic pe linia de legătură
pentru a modifica sau completa relaţia.
1. Executaţi clic pe butonul Database Tools.

2. Executaţi clic pe butonul Relationships. Dacă relaţiile sunt deja stabilite în baza dumneavoastră de date, ele
apar în fereastra Relaţionships. In această fereastră puteţi crea relaţii suplimentare între tabele.
3. Dacă este necesar, clic pe butonul Show Table pentru a afişa caseta de dialog Show Table.
4. Executaţi clic pe rubrica Tables
5. Executaţi clic pe tabelul dorit.
6. Executaţi clic pe Add. Tabelul sau interogarea pe care aţi selectat-o apare în fereastra Relationships. Repetaţi
paşii 5 sau 6 pentru fiecare tabel pe care doriţi să îl folosiţi într-o relaţie.
7. Executaţi clic pe Close.
8. Trageţi cu mouse-ul câmpul comun din primul tabel în câmpul comun din al doilea tabel. Când eliberaţi
butonul mouse-ului, apare o linie între cele două tabele, care indică faptul că acestea sunt corelate. De
asemenea, se deschide caseta de dialog Edit Relationships, în care puteţi confirma sau modifica relaţia.
9. Executaţi clic pe butonul Join Type dacă doriţi să specificaţi tipul de uniune. Executaţi clic pe OK pentru a
reveni la caseta de dialog Edit Relationships.
10. Executaţi clic pe Create pentru a crea relaţia.
Observaţii
- Vizualizarea relaţiilor. Executaţi clic pe rubrica Design de sub Relationships Tools (instrumente pentru
relaţii), executaţi clic pe butonul Show Direct Relationships (afişează relaţiile directe) pentru a vedea tabelele
direct corelate unele cu altele. Executaţi clic pe butonul All Relationships pentru a vedea toate relaţiile dintre
toate tabelele şi interogările din baza dumneavoastră de date.
- Tipărirea ferestrei Relationships. Executaţi clic pe rubrica Design de sub Relationship Tools, executaţi clic
pe butonul Relationships Report, şi pe fereastra Relationships pe care doriţi să o tipăriţi, executaţi, clic pe
butonul Print, selectaţi setările de tipărire pe care le doriţi şi executaţi clic pe OK.
- Ştergerea relaţiei. In fereastra Relationships, executaţi clic cu butonul din dreapta a mouse-ului pe linia care
uneşte tabelele pe care nu le mai doriţi correlate, după care clic pe Delete. In caseta cu mesaje, executaţi clic
pe Yes pentru a confirma. Nu veţi putea reveni asupra acestei modificări.
Tipuri de uniune
Tipuri de uniune Descriere
Include rânduri numai acolo unde câmpurile Dacă doriţi să folosiţi o înregistrare în al doilea tabel pentru fiecare
unite din ambele tabele sunt egale înregistrare care apare în primul tabel. Numărul de înregistrări pe care
le vedeţi în cele două tabele este acelaşi.
12
Include toate înregistrările din “xxx” ( primul Dacă doriţi să vedeţi toate înregistrările din primul tabel (chiar dacă nu
tabel) şi numai acele înregistrări din “yyy” (al există înregistrări corespunzătoare în al doilea tabel), precum şi
doilea tabel) unde câmpurile unite sunt egale înregistrările din al doilea tabel în care câmpurile unite sunt identice în
ambele tabele. Numărul de înregistrări pe care le vedeţi din primul tabel
poate fi mai mare decât cel al înregistrărilor din al doilea tabel.
Include toate înregistrările din “yyy” (al doilea Dacă doriţi să vedeţi toate înregistrările din al doilea tabel (chiar dacă
tabel) şi numai acele înregistrări din “xxx” nu există înregistrări corespunzătoare în primul tabel), precum şi
(primul tabel) unde câmpurile unite sunt egale înregistrările din primul tabel în care câmpurile unite sunt identice în
ambele tabele. Numărul de înregistrări pe care le vedeţi din al doilea
tabel poate fi mai mare decât cel al înregistrărilor din primul tabel.
Crearea şi tipărirea unui raport de relaţii între tabele

După ce creaţi o relaţie între tabele, puteţi crea şi tipări un raport. In fereastra Relationships (relaţii), butonul
Relationships Report (raport de relaţie), crează un raport cu relaţia curent afişată şi comună în Print Preview
(previzualizare tipărire), unde puteţi tipări raportul. Când alegeţi Print Preview, raportul apare în vederea Design.
Dacă doriţi, puteţi face modificări la raport. Pentru a finalize procesul, trebuie să salvaţi sau să denumiţi raportul sau
să-l închideţi fără a-l salva. In loc de a tipări raportul, puteţi folosi instrumentele de expert din Print Preview pentru a
salva raportul într-un alt format inclusive într-un document PDF sau XPS.
Crearea şi tipărirea unui raport de relaţie între tabele:

1. Executaţi clic pe butonul Database Tools (instrumente pentru baze de date).
2. Executaţi clic pe butonul Relationships (relaţii). Dacă relaţiile sunt deja stabilite în baza dumneavoastră de
date, ele apar în fereastra Relationships.
3. Efectuaţi oricare din următoarele operaţii pentru a afişa relaţiile dintre tabele pe care doriţi să le folosiţi pentru
crearea unui raport.
 Ascundeţi tabele. Executaţi clic pe tabelul pe care doriţi sa-l ascundeţi şi apoi executaţi clic pe
butonul Hide Table (ascunde tabel).
 Adăugaţi tabele. Executaţi clic pe rubrica Tables (tabele), executaţi clic pe tabelul dorit, executaţi clic
pe Add (adăugare) şi apoi executaţi clic pe Close (închidere).
4. Executaţi clic pe butonul Relationships Reports (raport de relaţie). Raportul apare în print Preview.
5. Pentru a tipări raportul, executaţi clic pe butonul Print, specificaţi setările dorite şi apoi executaţi clic pe OK.
13
6. Executaţi clic pe butonul Close Print Preview (închidere previzualizare tipărire). Raportul de relaţie apare în
vederea Design.
7. Executaţi clic pe butonul Save (salvare) de pe bara cu instrumente pentru acces rapid.
8. Tastaţi un nume pentru raportul de relaţie.
Observaţii
Puteţi afişa relaţiile directe. In fereastra Relationships, executaţi clic pe butonul Direct Relationships pentru a afişa
numai tabelele correlate între ele.
Puteţi şterge relaţii. In fereastra Relationships, executaţi clic pe butonul Clear Layout şi apoi executaţi clic pe Yes
pentru a şterge machete din fereastra Relationships.
Asigurarea integrităţii referenţiale

Integritatea referenţială împiedică utilizatorii să şteargă sau să modifice accidental datele conexe. Dacă un tabel
primar conţine o listă cu angajaţi şi tabelele conexe conţin informaţii suplimentare despre aceşti angajaţi, iar un
angajat îşi părăseşte locul de muncă, înregistrarea sa este eliminată din tabelul primar. Inregistrările sale trebuie de
asemenea eliminate din toate tabelele conexe. Asigurarea integrităţii inferenţiale:
1. Executaţi clic pe rubrica Database Tools.
2. Executaţi clic pe butonul Relationships.
3. Executaţi clic pe linia de unire pentru relaţia cu care doriţi să lucraţi.
4. Executaţi clic pe butonul Edit Relationships.
5. Selectaţi caseta de validare Enforce Referenţial Integrity pentru a vă asigura că există întotdeauna
integritatea referenţială între tabelele conexe din baza de date.
6. Dacă doriţi ca schimbările din câmpul primar al tabelului primar să fie copiate automat în câmpul conex al
tabelului conex, selectaţi caseta de validare Cascade Update Related Fields.
7. Dacă doriţi ca Access să şteargă înregistrările din tabelele conexe de fiecare dată când se şterg înregistrări în
tabelul primar, selectaţi caseta de validare Cascade Related Records.
Identificarea dependenţelor între obiecte

In cursul dezvoltării unei baze de date, creaţi o relaţie între obiecte pentru partajarea datelor şi furnizarea de
informaţii sub formă de rapoarte şi formulare. Când faceţi modificări la un obiect, acestea pot afecta un alt obiect.
De exemplu, dacă nu mai aveţi nevoie de un câmp într-un tabel, în loc să-l ştergeţi pe loc şi (posibil) să creaţi
probleme, puteţi verifica dependenţele între obiecte pentru a vă asigura că acel câmp pe care doriţi să-l ştergeţi nu
este folosit într-un alt tabel. Verificarea dependenţelor între obiecte vă poate ajuta să economisiţi timp şi să evitaţi
greşelile. Access generează informaţii privind dependenţa prin căutarea prin hărţi de nume întreţinute de funcţia
Name AutoCorrect. Dacă opţiunea Track Name AutoCorrect Info este dezactivată în panoul Current Database a
casetei de dialog Options, nu puteţi vizualiza informaţiile privind dependenţele.
14
Informaţii privind dependenţa
Obiect Dependent Descriere
Tabel Tabel sau interogare Edte definită o relaţie între obiecte
Tabel Formular Câmpurile din tabelul selectat caută valori
Interogare Tabel sau interogare Interogarea este asociată tabelului sau interogării
Formular Tabel sau interogare Formularul este asociat tabelului sau interogării
Formular Formular Formularul include celălalt formular ca pe un sub- formular
Raport Tabel sau interogare Raportul este asociat tabelului sau interogării
Raport Formular Raportul include formularul ca pe un sub-formular
Raport Raport Raportul include celălalt raport ca pe un sub-raport
Vizualizarea informaţiilor privind dependenţele

1. In panoul de navigare, executaţi clic pe obiectul din baza de date în care doriţi să vizualizaţi dependenţele.
2. Executaţi clic pe butonul Database Tools (instrumente pentru baza de date).
3. Executaţi clic pe butonul Object Dependencies (dependenţe între obiecte).
4. Executaţi clic pe opţiunea Objects that depend on me, sau pe opţiunea Objects that I depend on. Panoul cu
sarcini Object Dependencies afişează lista obiectelor care folosesc obiectul selectat.
5. Pentru a vizualiza informaţiile privind dependenţa pentru un obiect inclus în panou, executaţi clic pe
pictograma Expand (extindere) (+) din apropierea acestuia.
6. clic pe butonul Close.
Observaţie. Puteţi vedea o listă a obiectelor dintr-o bază de date. Executaţi clic pe butonul Office, indicaţi şi
executaţi clic pe Manage, Database Properties, după care executaţi clic pe butonul Contents.
15
Modificarea dependenţelor între obiecte
Când vizualizaţi dependenţele unui obiect în panoul cu sarcini Object Dependencies (dependenţe între obiecte) şi
stabiliţi că puteţi face modificări fără a afecta alte obiecte, puteţi deschide un obiect în vederea Design direct din
panoul cu sarcini Object Dependencies şi îl puteţi modifica. Dacă trebuie să eliminaţi alte obiecte, puteţi deschide mai
multe obiecte în panoul cu sarcini Object Dependencies. Dacă aveţi probleme cu vizualizarea informaţiilor privind
dependenţa, trebuie să activaţi opţiunea Track Name AutoCorect Info (informaţii de urmărire a corectării automate a
numelor) din panoul Current Database (bază de date curentă) în Access Options (opţiuni de access).
Modificarea informaţiilor privind dependenţa

1. In panoul de navigare, executaţi clic pe obiectul din baza de date în care doriţi să vizualizaţi dependenţele.
2. Executaţi clic pe Database Tools (instrumente pentru baza de date).
3. Executaţi clic pe Object Dependencies (dependenţe între obiecte).
4. Executaţi clic pe opţiunea Objects that depend on me (obiecte care depend de mine) sau pe opţiunea Objects
that I depend on (obiecte de care depend). Panoul cu sarcini Panoul cu sarcini Object Dependencies afişează
lista obiectelor care folosesc obiectul selectat.
5. Executaţi clic pe pictograma Expand (extindere) (+) din apropierea unui obiect pentru a vizualiza
informaţiile privind dependenţa.
6. Executaţi clic pe obiectul pe care doriţi să-l deschideţi în vederea Design.
7. Modificaţi obiectul în vederea Design, după care executaţi clic pe butonul Close.
8. Clic pe butonul Close de pe panoul cu sarcini.
5. Lucrul cu câmpuri
O componentă importantă a creării bazei de date este proiectarea câmpurilor. Modul de proiectare a câmpurilor
determină acurateţea cu care acestea vor fi capabile să stocheze datele. Microsoft Office Access 2007 asigură
flexibilitate şi control în proiectarea câmpurilor. Puteţi proiecta câmpurile astfel încât acestea să permită:
 Să atribuiţi un tip de date astfel încât câmpul să accepte şi să afişeze datele în formatul adecvat.
 Să includeţi măşti de intrare care să îndrume utilizatorii în procesul de introducere a datelor.
 Să specificaţi ce fel de date trebuie introduse în anumite câmpuri.
 Să includeţi o valoare implicită a unui câmp.
 Să includeţi verificări de validare pentru a vă asigura că au fost introduse datele corecte.
 Să introduceţi date ale căror valori sunt preluate din listele de căutare.
Prin utilizarea acestor instrumente în faza de proiectare a bazei de date, puteţi scuti pe utilizatorii bazei de date de o
mulţime de probleme ulterioare. Prin proiectarea adecvată a câmpurilor, puteţi elimina numeroase surse de erori la
introducerea datelor, făcând astfel baza de date mai uşor de gestionat.
Introducerea câmpurilor
Pentru a facilita crearea câmpurilor, Access pune la dispoziţie butonul Add New Field în vederea Datasheet, astfel
încât să puteţi introduce rapid un nume de câmp. Dacă aveţi deja un câmp definit în baza de date pe care doriţi să-l
folosiţi din nou, puteţi trage câmpul existent din panoul Field List în foaia de date, iar Access crează automat o relaţie
sau vă ajută să parcurgeţi procesul. Puteţi de asemenea să folosiţi şabloanele de câmp pentru crearea de câmpuri noi.
Un şablon de câmp este o structură de câmp, cu nume, tip de date, lungime şi proprietăţi predefinite. Puteţi trage
şabloane de câmp în foaia de date. Dacă lucraţi în vederea Datasheet sau Design (structură), puteţi de asemenea folosi
butonul Insert Column sau Insert Rows pentru a crea un câmp nou.
Introducerea câmpurilor folosind panoul Field List şi şabloanele de câmpuri

1. In panoul de navigare, executaţi clic Tables (tabele) în bara de obiecte, executaţi dublu clic pe tabelul pe care
doriţi să-l deschideţi.
2. Executaţi clic pe butonul Datasheet de sub Table Tools (instrumente pentru tabel).
3. Pentru a insera câmpuri folosiţi oricare dintre metodele următoare:
16
 Şabloane de câmp. Executaţi clic pe butonul New Field şi apoi trageţi cu mouse-ul câmpul dorit în
foaia de date, între câmpurile existente.
 Panoul Field List. Executaţi clic pe butonul Add Existing Fields (adăugare câmpuri existente) şi apoi
trageţi câmpul dorit în foaia de date, între titlurile câmpurilor existente.
Observatie
Descrierile câmpurilor apar în bara de stare. Access afişează descrierea în bara de stare, oferind utilizatorilor
dumneavoastră informaţii suplimentare în timpul introducerii datelor.
Introducerea câmpurilor în vederea Datasheet

1. In panoul de navigare, executaţi clic pe Tables, executaţi dublu clic pe tabelul în care doriţi să inseraţi un
câmp nou.
2. Executaţi clic pe butonul Datasheet de sub Table Tools.
3. Efectuaţia oricare din următoarele operaţii:
 Adăugare câmp nou. Executaţi clic pe Add New Field, după care tastaţi numele câmpului dorit.
 Inserare coloană. Executaţi clic pe capul de coloană din dreapta poziţiei unde doriţi să inseraţi un
câmp după care executaţi clic pe butonul Insert Column.
Introducerea unui câmp în vederea design

1. In panoul de navigare, executaţi clic pe Tables în bara de obiecte, executaţi dublu clic pe tabelul în care doriţi
să inseraţi un câmp nou şi apoi executaţi clic pe butonul Design View.
2. Executaţi clic pe selectorul de rând aferent câmpului care va fi situat sub noul câmp pe care doriţi să-l inseraţi.
3. Executaţi clic pe butonul Insert Rows. Un rând nou, fără conţinut, apare deasupra rândului pe care l-aţi
selectat.
4. Executaţi clic pe celula Field Name a rândului pe care l-aţi Inserat, tastaţi numele noului câmp.
5. Executaţi clic pe săgeata listă din coloana Data Type, executaţi clic pe tipul pe care doriţi să-l atribuiţi
câmpului.
6. Executaţi clic pe celula Description, apoi tastaţi o scurtă descriere.
Ştergerea unui câmp

1. Afişaţi tabelul în vederea Datasheet sau Design
2. Executaţi clic pe capul de coloană în vederea Datasheet sau pe selectorul de rând în vederea Design pentru
câmpul pe care doriţi să-l ştergeţi.
3. Executaţi clic pe butonul Delete din vederea Datasheet, respectiv pe butonul Delete Rows din vederea Design.
Dacă există înregistrări în tabel care conţin date pentru acest câmp, un mesaj vă va informa că ştergerea
acestui câmp va duce la ştergerea tuturor datelor din câmpul respectiv.
4. Executaţi clic pe Yes pentru a confirma că doriţi să continuaţi, respectiv pe No pentru a anula ştergerea.
Redenumirea unui câmp

1. Afişaţi tabelul în vedereaDatasheet sau Design.
2. Executaţi dublu clic pe capul de coloană în vederea Datasheet, respectiv pe celula Field Name (nume câmp) în
vederea Design pentru câmpul pe care doriţi să-l redenumiţi.
3. Tastaţi un nume de câmp nou, iar apoi apăsaţi pe Enter.
Schimbarea ordinii câmpurilor dintr-un tabel

1. Afişaţi tabelul în vederea Datasheet sau Design.
2. Clic pe capul de coloană în Datasheet sau pe selectorul de rând în Design pentru câmpul de mutat.
3. Executaţi clic din nou pe capul de coloană sau pe selectorul de rând şi apoi apăsaţi şi menţineţi apăsat butonul
mouse-ului.
4. Trageţi coloana sau rândul în noua poziţie unde doriţi să apară câmpul după care eliberaţi butonul mouse-ului.
17
Specificarea tipurilor de date şi a proprietăţilor câmpurilor
Exista formate de câmpuri care definesc genul de date pe care le poate accepta câmpul – care acoperă o largă variatate
de date. Când alegeţi un tip de date pentru un câmp, Access va accepta datele introduse în formatul specificat.
Puteţi modifica tipul de date al unui câmp chiar şi după ce aţi introdus date în acesta. Totuşi ar putea fi necesar să
parcurgeţi un proces destul de lung de conversie sau reintroducere a datelor câmpului, atunci când salvaţi tabelul.
Dacă tipul de date dintr-un câmp intră în conflict cu o nouă setare a tipului de date, puteţi pierde parţial sau total
datele din câmpul respectiv.
După ce aţi selectat un tip de date, puteţi lucra cu proprietăţile câmpului. O proprietate de câmp este un atribut care
defineşte aspectul sau comportarea câmpului în baza de date. Numărul de cifre după virgulă afişate într-un câmp
numeric este un exemplu de proprietate care defineşte aspectul câmpului. O proprietate care forţează utilizatorul să
introducă date într-un câmp, în loc să-l lase necompletat, controlează comportarea câmpului respectiv. Pentru câmpul
Date/Time (dată/oră), un buton calendar apare automat în apropierea câmpului, pentru a facilita găsirea şi alegerea
unei date. In vederea Design pentru tabele, Access pune la dispoziţie o listă a proprietăţilor câmpului, numită lista
proprietăţilor, pentru fiecare tip de date.
Tipuri de date
Tip de date Descriere
Text (implicit) Text sau combinaţii de text şi numere, precum şi numere care nu necesită calcule, precum numerele de
telefon. Este limitat la 255 de caractere.
Number (număr) Date numerice folosite în calcule matematice
Date/Time (dată/oră) Valori ale datei şi ale orei pentru anii de la 100 la 9999; un calendar automat pentru alegerea datelor
apare în apropierea unui câmp de date (Nou!).
Currency (valută) Valori valutare şi date numerice folosite în calcule matematice care implică date cu una până la patru
cifre după virgulă. Valorile au o precizie de până la 15 cifre în partea stângă a separatorului zecimal.
AutoNumber Un număr secvenţial unic (incrementat cu 1) sau un număr aleatoriu pe care Access îi atribuie ori de
(numerotare câte ori adăugaţi o înregistrare nouă la un tabel. Câmpurile de tip AutoNumber nu pot fi modificate.
automată)
Yes/No (da/nu) Un câmp care conţine numai una din două valori (de exemplu da/nu, adevărat/fals, pornit/oprit).
OLE Object (obiect Un obiect (precum o foaie de calcul tabelar Microsoft Excel) legată sau înglobată într-un tabel Acces.
OLE)
Hyperlink Un link care atunci când se execută clic pe el, duce utilizatorul la un alt fişier, o locaţie dintr-un fişier
(hiperlegătură) sau un site din Web.
Lookup Wizard O aplicaţie expert care vă ajută să creaţi un câmp ale cărui valori sunt selectate din valorile dintr-un alt
(aplicaţie expert) tabel, interogare sau listă de valori.
Vizualizarea proprietăţilor unui câmp
Proprietăţile câmpului text

Câmp Acţiune
Field Size (dimensiune câmp) Specifică numărul maxim de caractere (până la 255) care pot fi introduse în câmp.
Format Specifică în ce mod vor apărea pe ecran datele aferente câmpului.
Input Mask (mască de intrare) Specifică un format sau un şablon care trebuie urmat la introducerea datelor.
Caption (explicaţie) Introduce o etichetă într-un câmp, când este folosit într-un formular. Dacă nu introduceţi o
explicaţie, Access va folosi numele câmpului ca etichetă.
Default Value (valoare Specifică o valoare pe care Access o introduce automat.
implicită)
Validation Rule (Regulă de Introduce o expresie care limitează valorile ce pot fi introduse în acest câmp.
validare)
Validation Text (text de Introduce un mesaj de eroare care apare la introducerea unei valori profitabile de regulă de
validare) validare.
Required (obligatoriu) Indică dacă introducerea datelor este obligatorie.
Allow Zero Specifică dacă în câmp sunt permise şiruri text de lungime zero.
Indexed (indexat) Indică dacă Access va păstra un index cu valorile din câmp.
Unicode Compression Indică dacă doriţi ca Access să facă economie de spaţiu dacă este introdus doar text simplu.
(comprimare Unicode)
18
Modificarea proprietăţilor câmpurilor
Putem specifica proprietăţi care definesc aspectul sau comportarea câmpului în vederea Datashhet (foaie de date) sau
Design.
In vederea Datasheet, putem seta tipul de date al câmpului şi formatul acestuia. Dacă doriţi să setaţi alte proprietăţi
detaliate, trebuie să folosiţi vederea Design. In vederea Design pentru tabele, Access pune la dispoziţie o listă a
proprietăţilor câmpurilor pentru fiecare tip de date. Lista cu proprietăţi se modifică în funcţie de tipul de date. Unele
dintre proprietăţile câmpului text include Field Size (dimensiune câmp), Format, Input, Mask (mască de intrare),
Caption (explicaţie), Default Value (valoare implicită), Validation Rule (regulă de validare), Validation Text (text de
validare). Required (obligatoriu), Allow Zero Length (permite lungime zero) şi Smart Tags (etichete inteligente).
Modificarea proprietăţilor câmpurilor în vederea Datasheet

1. Afişaţi tabelul în vederea Datasheet.
2. Executaţi clic pe butonul Datasheet aflat sub Table Tools.
3. Executaţi clic pe capul de coloană pe care doriţi să-l modificaţi.
4. Executaţi clic pe săgeata listei Data Type (tip de date) şi apoi selectaţi tipul de date dorit al câmpului.
5. Dacă sunt disponibile, executaţi clic pe oricare dintre butoanele de formatare sau executaţi clic pe săgeata
listei Format, după care selectaţi formatul.
6. Pentru a face acest câmp unic, selectaţi caseta de validare Unique.
7. Pentru a face acest câmp obligatoriu, selectaţi caseta de validare Is Required (este obligatoriu).
8. Executaţi clic pe butonul Save (salvare) din bara cu instrumente pentru acces rapid.
9. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Close din fereastra Table.
Modificarea proprietăţilor câmpurilor în vederea Design

1. Afişaţi tabelul în vederea Design.
2. Executaţi clic pe câmpul pe care doriţi să-l modificaţi.
3. Executaţi clic pe caseta de proprietate a câmpului pe care doriţi ă o modificaţi.
4. Tastaţi sau modificaţi valoarea sau executaţi clic pe săgeata cu listă şi apoi selectaţi o valoare sau o opţiune.
5. Executaţi clic pe butonul Save (salvare) din bara de instrumente pentru acces rapid.
6. Când am terminat, clic pe butonul Close din fereastra Table.
Observatii
Puteţi stabili numărul de cifre după virgulă: caseta Decimal Places (cifre după virgulă) din lista cu proprietăţile
câmpului.
Puteţi folosi formate diferite pentru valori diferite. Access vă permite să specificaţi formate diferite pentru valori
pozitive, negative, zero şi nule în cadrul unui sigur câmp. Folosiţi asistenţa on line pentru mai multe informaţii.
Actualizarea proprietăţilor câmpurilor

Când faceţi modificări ale proprietăţilor unui câmp în vederea Table Design, puteţi alege să actualizaţi proprietatea
corespunzătoare a elementelor de control din formularele sau rapoartele care sunt asociate câmpului. Când un control
asociat moşteneşte o modificare a proprietăţii unui câmp, butenul Property Update Options (opţiuni actualizare
proprietate) apare în vederea Table Design, unde puteţi alege comanda Update. Dacă un control asociat nu moşteneşte
schimbările de proprietate ale câmpului, Acces nu actualizează proprietatea controlului.

2. Modificaţi caseta proprietăţii câmpului pe care doriţi să o modificaţi.
3. Executaţi clic pe rubrica General sau Lookup, după care schimbaţi o proprietate. Dacă aţi modificat valoarea
unei proprietăţi moştenite, apare butonul Property Update Opţions.
4. Executaţi clic pe butonul Property Update Options şi apoi executaţi clic pe o comandă de actualizare.
5. Selectaţi formularele sau rapoartele care conţin controalele ce trebuie actualizate, după care executaţi clic pe
Yes (da).
19
Observatie
Puteţi dezactiva actualizarea proprietăţilor. Clic pe butonul Office, clic pe Access Options, executaţi clic pe
Object Designers în panoul din stânga, deselectaţi caseta de validare Show Property Update Options Buttons (afişare
butoane de opţiuni de actualizare a proprietăţii şi apoi executaţi clic pe OK.
Setarea dimensiunii câmpului

Pentru tipurile de date text, Number şi AutoNumber, puteţi folosi proprietatea Field Size pentru a seta dimensiunea
maximă a datelor stocate. In cazul datelor text, această proprietate specifică numărul de caractere permis (de la 0 la
255). Dimensiunile câmpurilor numerice include opţiunile Byte (octet), Integer (întreg) şi Long Integer (întreg lung)
pentru valori întregi, respectiv opţiunile Single (simplu) şi Double (dublu) pentru opţiunile cu zecimale. Diferenţa
dintre aceste dimensiuni stă în cantitatea de spaţiu de stocare pe care îl folosesc şi intervalul de valori posibile pe care
îl acoperă. Dacă numerele vor acoperi numai intervalul 0-255, trebuie să folosiţi Byte, dar pentru o gamă mai largă
trebuie să folosiţi Integer sau Long Integer.
Dimensiunea câmpurilor numerice
Dimensiunea câmpului Interval Spaţiu de stocare
Byte Intregi între 0 şi 255 1 octet
Integer Intregi între -32768 şi +32767 2 octeţi
Long Integer Intregi între -2.147.483.648 şi 2.147.483.647 4 octeţi
Single Intre -3,402823E38 şi – 1,401298E-45 (valori negative), 4 octeţi
respectiv între 1,401298E şi 3,402823E38 (pentru valori
pozitive)
Double Intre -1,797693E308 şi -4,940656E-324 (valori 8 octeţi
negative), respectiv între 1,797693E308 şi 4,940656E-
324 (valori pozitive)
Replication ID Valori folosite la stabilirea de indicatori unici 16 octeţi
Specificarea dimensiunii câmpului

2. Executaţi clic pe câmpul text sau pe cel numeric din lista de câmpuri.
3. Executaţi clic pe caseta Field Size din pagina de proprietăţi şi apoi fie tastaţi valoarea dimensiunii câmpului
(pentru câmpurile text), fie alegeţi valoarea din lista derulantă (pentru câmpurile numerice).
Formatarea valorilor de tip text

Un format este o proprietate care determină modul în care numerele, datele, orele şi textul sunt afişate şi tipărite.
Access pune la dispoziţie formate personalizate pentru date şi oră, dar putem crea propriile formate folosind
simbolurile de formatare. Simbolurile de formatare sunt simboluri pe care Access le foloseşte pentru a controla
modul de afişare a valorilor de date. Formatarea mai poate include şi utilizarea literalilor, şiruri de text care sunt
afişate exact aşa cum apar în format. Formatarea afectează numai modul de afişare a datelor, nu şi datele în sine.
Simboluri de formatare generale şi pentru texte

Simbol Date Format Afişare
! 321 ! 321 (aliniere stanga)
< Astăzi < Astăzi
> Ştiri > Ştiri
”ABC” 20 &”kg.” 20kg.
(spaţiu) 16 &”kg.” 16 kg.
| 10 &|k 10|k
@ 5551234 @@@-@@@@ 555-1234
& DI &\. DI. (afiseaza urmatorul caracter ca si literal)
* Salut &*! Salut!!!!!
[culoare] Alert [Cyan] Alert ( culori disponibile Black, Blue, Green, Cyan, Red, Magenta, Yellow, White)
20
Formatarea datelor de tip text
2. Executaţi clic pe un câmp de text pentru care doriţi să setaţi valori de formatare.
3. Executaţi clic pe caseta Format după care introduceţi un format de text pentru toate valorile de date din
câmpurile de text respectiv.
Formatarea textului memo-urilor cu opţiuni de tip Rich Text

In versiunile precedente ale programului Access, se putea folosi numai text simplu. Cu Access 2007, puteţi formata
textele memo-urilor folosind formatul Rich Text. Puteţi formata textul cu opţiuni de formatare comune – precum
aldin, cursiv, corpuri de literă şi culori – sau opţiuni specifice formatului Rich Text – precum numeroase, simboluri
pentru liste, text evidenţiat şi direcţia textului – şi îl puteţi stoca în baza de date. Formatarea de tip Rich Text este
stocată într-un format compatibil de tip HTML. Pentru un câmp de tipul de date Memo, setaţi proprietatea Text
Format la Rich Text, selectaţi un câmp sau o înregistrare în vederea Datasheet, după care folosiţi butoanele de
formatare din rubrica Home.
Formatarea textelor din memo-uri cu opţiunea Rich Text

1. Afişaţi tabelul în vederea Design, după care executaţi clic pe un câmp memo pentru care doriţi să setaţi valori
de formatare.
2. Executaţi clic pe caseta Text Format (format text).
3. Executaţi clic pe săgeata listei din celulă spre dreapta şi apoi executaţi clic pe Rich Text.
4. Dacă este necesar executaţi clic pe Yes (da) pentru a converti conţinutul câmpului la Tich text.
5. Executaţi clic pe butonul Datasheet View (vedere Datasheet).
6. Selectaţi câmpul memo sau înregistrarea pe care doriţi să o formataţi.
7. Executaţi clic pe rubrica Home.
8. Executaţi clic pe oricare dintre butoanele de formatare specifice opţiunii Rich Text (Decrease List Level –
scădete nivel listă, Increase List Level – creştere nivel listă, Left-to-Right Text Direction – direcţie de text
de la stânga spre dreapta, Numbering – numerotare, Bullets – marcaje de listă, Text Highlight Color –
culoare evidenţiere text).
9. Executaţi clic pe oricare dintre butoanele de formatare (Bold – aldine, Italic – cursive), Underline –
subliniere, Font Color – culoare font, Font sau Font Size – dimensiune font).
Formatarea valorilor de tip dată şi oră

Access pune la dispoziţie simboluri de formatare şi formate predefinite pentru valorile datei şi ale orei, care vă permit
să afişaţi diferite combinaţii între dată, oră şi zi. Formatele predefinite include o formă generală, care afişează data şi
ora, precum şi forme scurte, medii şi lungi ale datei şi orei. Pentru a vă ajuta să găsiţi şi să alegeţi o dată, câmpul
Date/Time afişează automat un buton calendar (Nou!).
Formate de date predefinite

Format Afişare
General Date (dată generală) 1/1/05 12:35:15 PM
Long Date (dată în formă lungă) Saturday (sâmbătă), January 1, 2005 (1 ianuarie 2005)
Medium Date (Dată în formă medie) 01-Jan-05
Short Date (dată în formă scurtă) 1/1/15
Long Time (oră în formă lungă) 12:35:15 PM
Medium Time (oră în formă medie) 12:35 PM
Short Time (oră în formă scurtă) 12:35
Specificarea unui format pentru dată şi oră

1. Afişaţi tabelul în vederea Datasheet (foaie de date) sau Design.
2. Executaţi clic pe un câmp dată şi oră.
21
3. Executaţi clic pe săgeata listei Format din rubrica Datasheet sau în celula Data Type (tip de date) din vederea
Design.
4. Selectaţi un format din lista cu formate predefinite.
Găsirea şi alegerea unei date calendaristice

1. In panoul de navigare, executaţi dublu clic pe tabelul pe care doriţi să-l deschideţi.
2. Selectaţi un câmp dată.
Observatie. In cazul în care câmpul de tip dată conţine o mască de intrare, selectorul de dată nu apare.
3. Executaţi clic pe butonul NEXT sau Previous pentru a găsi luna dorită, după care executaţi clic pe data dorită.
Formatarea valorilor de tip numeric şi valutar

Dacă câmpul are un tip de date Number sau Currency, Access pune la dispoziţie o listă de formate predefinite pentru
afişarea valorilor de date în cederea Datasheet (foaie de date) sau Design. In vederea Design, vă puteţi de asemenea
crea propriul format, folosind simbolurile de formatare aplicabile valorilor de tip numeric şi valutar.
Simboluri de formatare numerice şi valutare

Simbol Dată Format Afişare
# 15 # 15
0 20.1 #.0 20.10
. 15 #. 15.
, 92395 #,### 92,395
$ 19.3 $#.00 $19.30
% 0.75 #% 75%
E-, E+, e-, e+ 625971 #.00E+00 625E+05
Alegerea unui format numeric sau valutar predefinit

2. Executaţi clic pe un câmp de tip numeric sau valutar.
3. Executaţi clic pe săgeata listei Format din rubrica Datasheet sau în celula Data Type din vederea Design.
4. Selectaţi un format dintr-o listă predefinită de formate sau introduceţi simbolurile de formatare adecvate.
Observatii
Puteţi seta numărul de cifre după virgulă. O altă modalitate de setare a numărului de cifre după virgulă pentru
câmpurile numerice este de a specifica numărul acestora în caseta Decimal Places (cifre după virgulă) din lista cu
proprietăţile câmpului.
Puteţi folosi diferite formate pentru diferite valori. Access vă permite să specificaţi formate pentru valorile
pozitive, negative sau nule din cadrul unui câmp. Pentru mai multe informaţii, folosiţi sistemul de asistenţă online.
Efectuarea calculului unui total

Dacă creaţi un câmp pentru numere, puteţi folosi rândul Totals (NOU!) pentru a calcula valori folosind funcţii precum
sumă (sum), contor (count), medie (average), maximum, minimum, abatere standard sau variantă. Pentru a efectua un
calcul, selectaţi câmpul pe care doriţi să îl folosiţi într-un tabel, iar apoi selectaţi funcţia pe care doriţi să o folosiţi.
Utilizarea rândului Totals pentru a efectua un calcul

1. In panoul Navigation (navigare), executaţi dublu clic pe tabelul pe care doriţi să îl deschideţi;
2. Executaţi clic pe câmpul cu numerele pe care doriţi să le folosiţi în calcul;
3. Executaţi clic pe rubrica Home
4. Executaţi clic pe butonul Totals pentru a insera rândul Totals situate la baza tabelului;
5. Executaţi clic pe câmpul din rândul Totals din coloana cu numerele pe care doriţi să le folosiţi în calcul;
6. Executaţi clic pe săgeata cu listă şi apoi selectaţi funcţia pe care doriţi să o utilizaţi;
22
Crearea măştilor de intrare
O mască de intrare vă permite să controlaţi valorile pe care utilizatorul unei baze de date le poate introduce într-un
câmp. Măştile de intrare constau din caractere literale, precum spaţii, puncte, paranteze şi înlocuitori. Un înlocuitor
este un caracter de tip text, precum simbolul sublinierii (_), care indică unde trebuie să introducă valori utilizatorul. O
mască de intrare pentru un câmp cu numere de telefon poate arăta astfel: (_ _ _)_ _ _-_ _ _ _. Parantezele şi caracterul
liniuţă se comportă ca şi caractere literale, iar caracterul de subliniere este un înlocuitor pentru valorile din care este
format un număr de telefon. Access pune la dispoziţie numeroase măşti de intrare predefinite, care acoperă
majoritatea situaţilor, dar vă puteţi crea propriile măşti personalizate, dacă este necesar. Aplicaţia expert de creare a
măştilor de intrare (Input Mask Wizard) este disponibilă numai pentru câmpuri de tip text şi dată. Dacă doriţi să
creaţi o mască de intrare pentru câmpuri numerice, trebuie să introduceţi simbolurile de formatare.
Specificarea unei măşti de intrare

1. Afişaţi tabelul în vederea Deign după care executaţi clic pe un câmp pentru care doriţi să specificaţi o mască
de intrare;
2. Executaţi clic pe caseta Input Mask (mască de intrare)
3. Executaţi clic pe butonul Build (construcţie) pentru a lansa aplicaţi Input Mask Wizard
4. Derulaţi lista predefinită pentru a găsi un formular de mască de intrare;
5. Tastaţi nişte valori pentru a vedea cum afectează masca de intrare valorile respective
6. Executaţi clic pe Next pentru a continua
7. Dacă schimbaţi masca de intrare, tastaţi noile coduri de formatare
8. Dacă doriţi să afişaţi un alt înlocuitor, executaţi clic pe săgeata listei Placeholder (înlocuitor) şi selectaţi
înlocuitorul pe care doriţi să îl folosiţi.
9. Introduceţi valori pentru a testa versiunea finală a măştii de intrare şi apoi executaţi clic pe Next pentru a
continua
10. Indicaţi dacă doriţi să stocaţi simbolurile din masca de intrare alături de valorile de date
11. Executaţi clic pe Next pentru a continua, iar apoi executaţi clic pe Finish.
Observatie
Puteţi folosi aplicaţia Input Mask Wizard. Aplicaţia Input Mask Wizard este disponibilă numai pentru câmpuri de
tip text şi date. Dacă doriţi să creaţi o mască de intrare pentru câmpuri numerice, trebuie să introduceţi personal
imbolurile de formatare.
Puteţi crea o mască pentru parole. Pentru date confidenţiale, alegeţi masca de introducere a parolei din aplicaţia
Input Mask Wizard. Orice text introdus de utilizator va fi salvat ca text, dar afişat sub forma unui asterisc (*).
Simboluri pentru masca de intrare

Simbol Descriere
0 Cifră de la 0 la 9 (obligatoriu)
9 Cifră de la 0 la 9 (obligatoriu)
A Cifră sau literă (obligatoriu)
a Cifră sau literă (obligatoriu)
# Cifră sau spaţiu
& Orice character sau spaţiu (obligatoriu)
C Orice character sau spaţiu (opţional)
L Literă de la A la Z (obligatoriu)
? Literă de la A la Z (opţional)
> Transformă caracterele următoare în majuscule
< Transformă caracterele următoare în litere mici
Crearea câmpurilor indexate
Un index în Access este o structură de date invizibilă care stochează ordinea de sortare a unui tabel pe baza unui
câmp sau a unor câmpuri indexate. Când sortaţi un tabel mare în funcţie de un camp indexat, Access consultă indexul
23
şi poate sorta tabelul foarte rapid. Poate fi util să indexaţi câmpurile pe care le sortaţi sau în funcţie de care căutaţi
frecvent, sau câmpurile pe care le uniţi cu câmpuri din alte tabele în cadul interogărilor. Dacă un câmp conţine mai
multe valori diferite, în loc de mai multe valori identice, indexarea poate mări semnificativ viteza interogărilor. După
indexarea unii câmp, puteţi vizualiza şi apoi modifica indexurile după necesităţi.
Crearea unui index de câmpuri

1. Afişaţi tabelul în vederea Design
2. Executaţi clic pe un câmp pe care îl doriţi ca index
3. Executaţi clic pe caseta Indexed (indexat)
4. Executaţi clic pe săgeata cu listă, după care selectaţi una din următoarele opţiuni:
 Yes (Duplicates OK) dacă doriţi ca mai multe înregistrări să dispună de aceleaşi date în acest câmp
 Yes (No Duplicates) dacă doriţi să vă asiguraţi că nu există două înregistrări cu aceleaşi date în câmp.
Vizualizarea sau editarea indecşilor

2. Executaţi clic pe Indexes (indecşi)
3. Tastaţi un nume pentru index
4. Selectaţi un camp care să acţioneze ca index
5. Executaţi clic pe săgeata cu listă şi apoi selectaţi Ascending (crescător) sau Descending (descrescător) pentru a
indica ordinea de sortare a indexului
6. Executaţi clic pe Close ( închide)
Observatii
Puteţi indexa tipuri de date. Nu trebuie să indexaţi toate tipurile de date, există unele tipuri de date care nu pot fi
indexate. De exemplu, nu trebuie să indexaţi cheia primară a unui tabel, deoarece este indexată automat. Puteţi indexa
un camp numai dacă tipul de date este Text, Number, Currency sau Date/Time (dată/oră). Nu puteţi indexa un câmp al
cărui tip de date este Memo sau OLE Object.
Puteţi crea un index cu câmpuri multiple. Dacă credeţi că veţi căuta sau sorta frecvent în funcţie de două sau mai
multe câmpuri, creaţi un camp cu indicşi multimpli prin adăugarea de câmpuri suplimentare în coloana Field Name
pentru fiecare nume de index.
Specificarea câmpurilor obligatorii şi a valorilor implicite

Unele câmpuri conţin informaţii esenţiale. De exemplu codurile numerice personale sunt necesare pentru procesarea
statelor de salarii şi a altor rapoarte. Câmpurile ca acestea sunt setatea ca şi câmpuri obligatorii, ceea ce înseamnă că
Access refuză să accepte o înregistrare până când nu introduceţi o valoare acceptabilă pentru câmpul respectiv. Puteţi
de asemenea să setaţi o valoare implicită pentru un câmp, o valoare pe care Access o foloseşte dacă utilizatorul nu
introduce o alta. Dacă un câmp are, de regulă, aceeaşi valoare, precum un oraş sau un stat dacă majoritatea
persoanelor de contact sunt localnice, puteţi stabili valoarea respectivă ca fiind implicită, pentru a mări viteza de
introducere a datelor.
Crearea unui câmp obligatoriu

1. Afişaţi tabelul în vederea Design după care executaţi clic pe un câmp care doriţi să fie câmp obligatoriu.
2. Executaţi clic pe caseta Required (obligatoriu)
3. Executaţi clic pe săgeata listei şi apoi executaţi clic pe Yes (da).
Specificarea unei valori implicite

1. Afişaţi tabelul în Design după care executaţi clic pe un câmp pentru care doriţi să stabiliţi o valoare implicită.
2. Executaţi clic pe caseta Default Value (valoare implicită)
3. Introduceţi valoarea implicită pentru câmp în casetă.
24
Adăugarea unei explicaţii la un camp
Explicaţia unui camp este un text afişat de-a lungul unui câmp pentru a-l descrie mai bine rolul şi conţinutul. Puteţi
adăuga o explicaţie la un camp, iar mai tărziu când creaţi formulare şi rapoarte care folosesc câmpul respectiv. Dacă
nu specificaţi o explicaţie, Access foloseşte numele câmpului ca explicaţie în toate formularele şi rapoartele pe care le
creaţi.
Setarea proprietăţii Caption (explicaţie)

1. Afişaţi tabelul în vederea Design după care executaţi clic pe un câmp pentru care doriţi să setaţi o explicaţie.
2. Executaţi clic pe caseta Caption
3. Tastaţi textul care doriţi să apară la explicaţia câmpului
Observatii
Puteţi seta şiruri de lungime zero. Câmpurile cu tipurile de date Text şi Memo vă permit să controlaţi dacă un
utilizator poate lăsa sau nu un câmp necompletat. Pentru a vă asigura că s-a introdus text, setaţi proprietatea Required
(obligatoriu) la Yes (da).
Validarea valorilor din câmpuri

Când aveţi nevoie de un control explicit asupra datelor introduse într-un camp, precum şi un interval de numere sau
date, puteţi impune o regulă de validare, care determină programul Access să testeze valorile pe care utilizatorul le
introduce într-un câmp. Dacă valoarea nu satisface criterile din regulile de validare, Access refuză să introducă
valoarea şi afişează un mesaj de eroare. Puteţi specifica personal textul mesajului de eroare. Puteţi folosi aplicaţia
Expression Builder (constructor de expresii) pentru a crea o regulă de validare selectând funcţiile, constantele şi
operatorii de care aveţi nevoie pentru regula dumneavoastră dintr-o listă cu opţiuni.
Crearea unei reguli de validare

1. Afişaţi tabelul în vederea Design, după care executaţi clic pe un câmp pe care intenţionaţi să îl validaţi.
2. Executaţi clic în caseta Validation Rule (regulă de validare) şi apoi executaţi clic pe butonul Builder pentru a
deschide aplicaţia Expression Builder
3. Creaţi o expresie executând clic pe elementele adecvate din caseta de dialog Expression Builder
Specificarea unui text de validare

1. Afişaţi tabelul în vederea Design, după care executaţi clic pe un câmp.
2. Executaţi clic în caseta Validation Text.
3. tastaţi textul pe care îl va afişa Access atunci când utilizatorul încearcă să introducă date incorecte pentru
câmpul respectiv.
Verificarea regulilor de validare

1. Afişaţi tabelul în vederea Design, după care executaţi clic pe un câmp.
2. Executaţi clic pe butonul Test Validation Rules (verificare reguli de validare). Va apărea o alertă de validare,
indicând rezultatele testului sau nevoia de a continua procesul.
3. Dacă este necesar, executaţi clic pe Yes pentru a continua.
Crearea unui câmp de căutare

Aplicaţia expert de căutare (Lookup Wizard) vă ajută să creaţi un câmp care afişează oricare din cele două tipuri de
liste pe durata introducerii datelor: o listă de căutare (Lookup) care afişează valorile căutate dintr-un tabel sau o
interogare existentă, sau o listă Value care afişează un set fixat de valori pe care le introduceţi atunci când creaţi
câmpul. Deoarece valorile sunt limitate la o listă predefinită, utilizarea câmpurilor de căutare facilitează evitarea
erorilor de introducere a datelor în situaţii când este permis un număr limitat de valori posibile. Listele nu sunt
limitate la o singură coloană. Puteţi include coloane suplimentare care pot include informaţii descriptive pentru
25
diferitele opţiuni din listă. Totuşi, o singură coloană, numită coloană legată (Bound Column) conţine datele extrase
din listă şi introduse în câmpul Lookup.
Crearea unui câmp pe baza unei liste de căutare

1. Afişaţi tabelul în vederea Design, introduceţi un câmp nou, executaţi clic pe săgeata cu listă Data Type, după
care executaţi clic pe Lookup Wizard.
 Puteţi de asemenea deschide un tabel în vederea Datasheet, selectaţi un câmp, executaţi clic pe
butonul Datasheet amplasat sub Table Tools (instrumente pentru tabel), şi apoi executaţi clic pe
butonul Lookup Column (coloană de căutare)
2. Executaţi clic pe opţiunea I want the lookup column to look up the values in a table or query (coloana de
căutare să caute valorile dintr-un tabel sau dintr-o interogare)
3. Specificaţi numărul de coloane pe care le doriţi în lista Value.
4. Introduceţi valorile în lista. Modificaţi lăţimile coloanelor, dacă este necesar. Executaţi clic pe Next pentru a
continua.
5. Alegeţi coloana care va acţiona ca şi coloană legată, după care executaţi clic pe Next pentru a continua.
6. Introduceţi o etichetă pentru o coloană de căutare
7. executaţi clic pe Finish.
Crearea unui câmp pe baza unei liste cu valori

1. Afişaţi tabelul în vederea design, introduceţi un câmp nou, executaţi clic pe săgeata cu listă Data Type (tip de
date), după care executaţi clic pe Lookup Wizard.
2. Executaţi clic pe opţiunea I will type in the values that I want şi apoi executaţi clic pe Next pentru a
continua.
3. Specificaţi numărul coloanelor dorite în lista Value.
4. Introduceţi valorile din listă. Dacă este necesar, redimensionaţi lăţimile coloanelor şi apoi executaţi clic pe
Next pentru a continua.
5. Alegeţi coloana care va acţiona ca şi coloană legată, după care executaţi clic pe Next pentru a continua.
6. Introduceţi o etichetă pentru coloana Lookup.
7. Executaţi clic pe Finish.
Setarea proprietăţilor de căutare

Dacă doriţi să creaţi manual un câmp Lookup sau să faceţi modificări într-un câmp creat cu aplicaţia expert, puteţi
facea aceasta modificând valorile din proprietăţile Lookup. Aceste proprietăţi vă permit să specificaţi tipul de listă
derulantă pe care îl va afişa Access, sursa valorilor din listă, aspectul listei, şi coloana care va acţiona ca şi coloană
legată. Puteţi de asemenea să indicaţi dacă utilizatorul este limitat la opţiunile din listă sau dacă poate introduce alte
valori în decursul introducerii datelor.
Crearea unui câmp cu valori multiple

Uneori doriţi să stocaţi mai multe valori într-un câmp. In Access 2007, puteţi crea un câmp cu valori multiple care
permite să selectaţi mai multe valori. Când executaţi clic pe un câmp cu valori multiple, în apropierea fiecărei valori
disponibile apar casete de validare. Puteţi selecta sau şterge elementele din listă, după care executaţi clic pe opţiunea
Ok din meniu. Pentru a crea un câmp cu valori multiple, folosiţi aplicaţia Lookup Wizard, după care selectaţi caseta
de validare Allows Multiple Values. Aplicaţia Lookup Wizard vă permite să creaţi un câmp care afişează oricare din
cele două tipuri de liste în decursul introducerii datelor: o listă Lookup (căutare) care afişează valorile căutate dintr-un
tabel sau interogare existentă, respective o listă Value (valoare ) care afişează un set fixat de valori pe care le
introduceţi atunci când creaţi câmpul.
Deoarece valorile sunt limitate la o listă predefinită, utilizarea câmpurilor de căutare vă permite să evitaţi erori de
introducere a datelor atunci când este permis un număr limitat de valori posibile.
26
1. Afişaţi tabelul în vederea Design, introduceţi un câmp nou, executaţi clic pe săgeata listei Data Type (tip de
date) după care executaţi clic pe Lookup Wizard.
 Puteţi de asemenea deschide un tabel în vederea Datasheet (foaie de date), selectaţi un câmp, executaţi
clic pe butonul datasheet amplasat sub table Tools (instrumente pentru tabel ) şi apoi executaţi clic pe
butonul Lookup Column (coloană de căutare)
2. Executaţi clic pe opţiunea I want the lookup column to look up the values in a table or query (coloana de
căutare să caute valorile într-un tabel sau într-o interogare) sau I will type in the values that I want (voi tasta
valorile pe care le doresc)
3. Urmaţi instrucţiunile aplicaţiei Lookup Wizard în funcţie de modul în care aţi specificat valorile în coloana de
căutare până când ajungeţi în ecranul final al aplicaţiei.
4. Selectaţi caseta de validare Allow Multiple Values (permite valori multiple)
5. Executaţi clic pe Finish.
Ataşarea fişierelor la înregistrările din câmpuri

In versiunile anterioare de Access era necesar să folosiţi tipul de date OLE pentru stocarea imaginilor şi a
documentelor într-o bază de date. In Access 2007, puteţi crea într-un tabel un câmp cu câmpul Attachments (elemente
ataşate) şi apoi stoca fişiere multiple într-o singură înregistrare. Puteţi ataşa un maxim de 2 GB de date într-o bază de
date. Fişierele individuale nu pot depăşi 256 MB. După setarea tipului de date la Attachments, nu îl mai puteţi
modifica. Un tabel cu câmpul Attachments afişează imaginea unei agrafe la fiecare înregistrare unde puteţi înregistra
fişiere. Când executaţi dublu clic pe o agrafă, se deschide caseta de dialog Attachments, unde puteţi adăuga, edita şi
gestiona fişiere ataşate. Access comprimă automat toate fişierele ataşate dintr-o bază de date, pentru a o optimiza.
Fişierele ataşate pot fi de asemenea vizualizate şi adăugate în vederea Forms (formulare) sau Reports (rapoarte).
Crearea unui câmp Attachment

2. Executaţi clic pe un nume de câmp vid, după care tastaţi un nume de câmp.
3. Executaţi clic pe săgeata listei Data Type din rubrica Datasheet sau în celula Data Type din vederea Design.
4. Executaţi clic pe opţiunea Attachment din listă.
Ataşarea fişierelor la o înregistrare

2. Executaţi dublu clic pe înregistrarea cu pictograma în formă de agrafă unde doriţi să ataşaţi fişierul.
3. Executaţi clic pe Add.
4. Dacă doriţi să deschideţi un fişier de un anumit tip, executaţi clic Files of Type şi apoi selectţi un tip de fişier
5. Dacă fişierul este în alt folder, clic pe săgeata listei Lookup In, după care deplasaţi-vă în locaţia fişierului.
6. Executaţi clic pe Open (deschide)
7. Pentru a adăuga mai multe fişiere la înregistrare executaţi clic pe Add, selectaţi fişierul şi clic pe Open.
Gestionarea fişierelor ataşate la o înregistrare

2. Executaţi dublu clic pe înregistrarea cu fişierele ataşate pe care doriţi să le gestionaţi.
3. Pentru a deschide un fişier ataşat, selectaţi-l, executaţi clic pe Open(deschide)
4. Pentru a şterge un fişier ataşat, selectaţi-l, iar apoi executaţi clic pe Remove (şterge)
5. Pentru a salva un fişier ataşat, selectaţi-l şi apoi executaţi clic pe Save As (salvare ca…). Pentru a salva toate
fişierele ataşate, executaţi clic pe Save All (salvează tot)
Setarea proprietăţilor tabelului

Proprietăţile tabelului se aplică întregului tabel şi tuturor înregistrărilor.
27
Panoul cu sarcini Table Properties afişează o listă a tuturor proprietăţilor disponibile, care include DefaultView,
ValidationRule, ValidationText, Filter, OrderBy şi SubdatasheetExpanded (extindere sub-foaie de date). Puteţi
deschide un tabel în design şi apoi clic butonul Property Sheet pentru a deschide tabloul cu sarcini Table Properties.
Proprietăţi comune ale tabelelor

Proprietate Descriere
DefaultView Setează vederea implicită la deschiderea unui tabel
ValidationRule Specifică o expresie care trebuie să fie adevărată pentru a adăuga sau modifica o înregistrare
ValidationText Se introduce textul care apare atunci când o înregistrare nu respectă regula de validare
Filter Specifică criterii pentru a afişa numai rândurile care corespund acestora
OrderBy Selectează câmpurile pentru a specifica ordinea implicită de sortare
FilterOnLoad (filtru de Aplică filtrul la deschiderea tabelului în vederea Datasheet
încărcare)
OrderByOnLoad (ordonare la Aplică criterii de sortare la deschiderea tabelului în vederea Datasheet
deschidere)
SubdatasheetExpanded (sub- Extinde toate sub-linie foile de date la deschiderea tabelului
foaie de date extinsă)
Setarea proprietăţilor tabelului

2. Executaţi clic pe butonul Design de sub Table Tools ( instrumente tabel).
3. Executaţi clic pe butonul Property Sheet (pagină cu proprietăţi)
4. Executaţi clic pe caseta aferentă proprietăţii pe care doriţi să o setaţi după care tastaţi o valoare a proprietăţii
5. Executaţi clic pe butonul Close (închidere) din pagina cu proprietăţi.
6. Lucrul cu tabele
Anexarea de date la o tabelă
1. In panoul Navigation, clic pe butonul Tabels din bara Objects şi apoi selectaţi tabelul de unde doriţi să
preluaţi date.
2. Executaţi clic pe butonul Home.
3. Executaţi clic pe butonul Copy.
4. Executaţi clic pe butonul Paste.
5. Tastaţi numele tabelului la care doriţi să anexaţi datele.
6. Executaţi clic pe opţiunea Append Data to Existing Tabel
8. Executaţi clic pe Yes
Activarea şi consemnarea funcţiilor AutoCorrect

1. Executaţi clic pe butonul Office şi apoi executaţi clic pe Access Options
2. In panoul din stânga, executaţi clic pe cu Current Database
3. Selectaţi caseta de validare Track name AutoCorrect pentru a permite programului Access să păstreze
informaţiile de care are nevoie pentru a efectua funcţia Name AutoCorrect, dar să nu execute nici o operaţie.
4. Selectaţi caseta de validare Perform name AutoCorrect pentru a efectua corectarea automată a numelor
măsură ce modificările sunt aplicate în baza de date.
5. Pentru a consemna în jurnal modificările legate de corectarea automată a numelui, trebuie să selectaţi toate
cele trei casete de validare Name AutoCorrect: Track name AutoCorrect info, Perform name AutoCorrect
şi Log name AutoCorrect changes. Puteţi vizualiza modificările de nume în tabelul numit AutoCorrect Log
28
Gestionarea tabelelor legate
Când legaţi un tabel dintr-o bază de date Access la un alt tabel, este important să ştiţi unde se găseşte baza de date
sursă. Un tabel legat apare în panoul Navigation cu un romb situat în partea din stânga a numelui. Aplicaţi Linked
Tabel Manager vă permite să activaţi sau să dezactivaţi tabelele legate pe care doriţi să le actualizaţi. Dacă trebuie să
localizaţi un tabel legat, aplicaţia Tabel Manager afişează calea completă spre tabel.
Actualizarea tabelelor legate
1. Executaţi clic pe rubrica Database Tools.
2. Executaţi clic pe butonul Linked Tabel Manager.
3. Selectaţi sau deselectaţi caseta de validare de lângă tabelul pe care doriţi să-l activaţi sau să îl dezactivaţi.
Lucrul cu memoria temporară (Clipboard)

Memoria Office Clipboard este disponibilă din orice program Office şi conţine informaţii care pot fi inserate parţial
sau total într-o nouă locaţie. Puteţi folosi panoul cu sarcini Office Clipboard pentru a gestiona informaţiile şi pentru a
le permite colectarea de elemente multiple şi inserţia rapidă a acestora. Când inseraţi un element, sub acesta apare
butonul Paste Options. Când executaţi clic pe buton, apare un meniu cu opţiuni pentru a specifica modul în care
Office inserează informaţia. Opţiunile disponibile diferă în funcţie de conţinutul pe care îl inseraţi.
Inserţia elementelor din Office Clipboard

2. Executaţi clic pe Clipboard Dialog Box Launcher (lansator casetă de dialog Clipboard).
3. Executaţi clic acolo unde doriţi să inseraţi textul.
4. Executaţi clic pe orice pictogramă de pe panoul cu sarcini Clipboard pentru a insera selecţia respectivă. Dacă
există mai multe selecţii, le puteţi insera pe toate simultan, executând clic pe Paste All .
5. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Done.
Observaţii
Puteţi copia şi lipi o înregistrare nouă. In vederea datasheet, selectaţi selectorul de rând pentru rândul pe care doriţi
să îl copiaţi, executaţi clic pe butonul Copy din rubrica Home, selectaţi selectorul rândului gol aferent noii înregistrări
şi apoi executaţi clic pe butonul Paste.
29
Puteţi lipi informaţiile într-un alt format. Selectaţi obiectul sau textul, executaţi clic pe butonul Copy din rubrica
Home, executaţi clic pentru a arăta unde doriţi să lipiţi obiectul, executaţi clic pe butonul Paste, executaţi clic pe Paste
Special (lipire specială), executaţi clic pe tipul de obiect dorit şi apoi executaţi clic pe OK.
Stergerea elementelor din Office Clipboard

2. Executaţi clic pe Clipboard Dialog Box Launcher.
3. Executaţi clic pe săgeata listei elementului pe care doriţi să-l lipiţi (inseraţi) şi apoi executaţi clic pe Delete.
4. Pentru a şterge toate elemenetele din Office Clipboard, executaţi clic pe Clear All .
5. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Close de pe panoul cu sarcini.
Modificarea opţiunilor din Clipboard

2. Executaţi clic pe Clipboard Dialog Box Launcher.
3. Executaţi clic pe Options şi apoi executaţi clic pentru a selecta oricare din următoarele opţiuni:
 Show Office Clipboard Automatically.
 Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice (afişează memoria Office Clipboard când se
apasă de două ori combinaţia Ctrl+C).
 Collect without Showing Office Clipboard (colectare fără a afisati mîemoria Office Clipboard).
 Show Office Clipboard Icon On Taskbar ( afişează pictograma Office Clipboard pe bara de sarcini).
 Show Status near Taskbar When Copying (afişează pictograma lângă bara cu sarcini la copiere).
4. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Close de pe panoul cu sarcini.
Introducerea precisă a datelor cu AutoCorrect

Când introduceţi date în tabele, uneori puteţi comite erori de tastare. Anumite erori vor fi corectate de programul
Access de îndată ce le tastaţi şi apoi apăsaţi pe tasta spaţiu sau pe tasta Enter. De exemplu, dacă tastaţi “compnay”
când de fapt voiaţi să scrieţi “company”, caracteristica AutoCorrect va corecta automat eroarea. Puteţi personalize cu
uşurinţă opţiunile AutoCorrect presetate sau adăuga erori pe care le comiteţi frecvent în lista cu termini AutoCorrect.
Exemple de modificări efectuate de AutoCorrect
Tip de corectură Dacă tastaţi AutoCorrect inserează
Majuscule cAPS LOCK Caps Lock
Majuscule DOuă Majuscule INiţiale Două Majuscule Iniţiale
Majuscule Thursday Thursday (joi)
Greşeli comune de tastare Can;t Can’t (formă contrasă de la cannot – nu pot/poţi/poate)
Greşeli comune de tastare Windoes Windows
Observaţie
Puteţi înlocui text pe măsură ce tastaţi. Pentru a corecta în mod automat literele scrise cu o mărime greşită
(majuscule în loc de minuscule) sau erorile de ortografie, pur şi simplu continuaţi să tastaţi şi AutoCorrect va face
corecţia necesară.
Setarea opţiunilor AutoCorrect
1. Executaţi clic pe butonul Office şi apoi executaţi clic pe Access Options.
2. In panoul din stânga, executaţi clic pe Proofing şi apoi executaţi clic pe AutoCorrect Options.
3. selectaţi caseta de validare Replace text as you type pentru a active AutoCorrect.
4. selectaţi sau deselectaţi caseta de validare Show AutoCorrect Options buttons (afişează butoanele de opţiuni
AutoCorrect) pentru a le afişa sau ascunde.
5. Selectaţi casetele de validare cu opţiunile suplimentare dorite:
 Correct to initial capital letters so that only the first letter is capitalized (corectează două
majuscule iniţiale, astfel încât numai prima literă să fie majusculă).
30
 Always capitalize the first word in a sentence (scrie întotdeauna cu majuscule primul cuvânt dintr-o
propoziţie).
 Capitalize the names of days (scrie cu majusculă numele zilelor).
 Correct accidental use of the Caps Lock key (corectează utilizarea accidentală a tastei Caps Lock).
6. Executaţi clic pe OK, după care executaţi clic din nou pe OK.
Adăugarea sau editarea unei intrări AutoCorrect

2. In panoul din stânga, executaţi clic pe Proofing (corectură) şi apoi executaţi clic pe AutoCorrect Options.
3. Pentru a edita o intrare, selectaţi intrarea pe care doriţi să o modificaţi.
4. Pentru a adăuga o intrare, tastaţi un cuvânt sau o expresie pe care o scrieţi sau o ortografiaţi deseori greşit.
5. Tastaţi varianta corectă.
6. Executaţi clic pe Add sau Replace.
7. Executaţi clic pe OK, după care executaţi clic din nou pe OK.
Modificarea corecturii în timpul tastării

1. După o corectură realizată cu AutoCorrect, indicaţi spre butonul AutoCorrect Options.
2. Executaţi clic pe butonul AutoCorrect Options (opţiuni corectură automată).
3. Executaţi clic pe oricare din următoarele opţiuni:
 Change Back To
 Stop Automatically Correcting (oprire corectură automată)
 Control AutoCorrect Options to change the AutoCorrect Settings ( controlul opţiunilor de
corectare automată pentru modificarea setărilor de corectare automată).
Utilizarea etichetelor inteligente

Etichetele inteligente (Smart Tags) vă permit să integraţi acţiuni executate de obicei în alte programe direct în Access.
De exemplu, puteţi adăuga numele şi adresa unei persoane dintr-o bază de date pe lista contractelor din Microsoft
Outlook, sau să copiaţi sau să lipiţi informaţii cu un control adăugat. Access analizează datele pe care le tastaţi şi
recunoaşte anumite tipuri, pe care le marchează cu etichete inteligente. Puteţi adăuga o etichetă inteligentă la un câmp
sau un control prin setarea proprietăţii Smart Tag. După ce aţi adăugat o etichetă inteligentă şi aţi activat celula, apare
butonul Smart Tag Actions, unde puteţi executa clic pe buton pentru a efectua operaţii. Butonul AutoCorrect Options
este o etichetă inteligentă. O altă asemenea etichetă este butonul Error Indicator (indicator de eroare), care vă ajută să
corectaţi erorile comune.
Afişarea sau ascunderea etichetelor inteligente

2. In panoul din stânga, executaţi clic pe Advanced.
3. Selectaţi sau deselectaţi caseta de validare Show Smart Tags on Forms and Reports (afişeză etichete
inteligente pe formulare sau rapoarte).
4. Selectaţi sau deselectaţi caseta de validare Show Smart Tags on Datasheet (afişează etichete inteligente pe
foile de date).
5. clic pe OK.
Observatie
Puteţi găsi noi etichete inteligente în Web. In caseta de dialog Smart Tags, executaţi clic pe More Smart Tags
pentru a accesa Webul, unde puteţi găsi informaţii despre cele mai recente etichete inteligente.
Adăugarea unei etichete

1. Selectaţi o locaţie unde doriţi să adăugaţi o etichetă inteligentă.
31
 Deschideţi tabelul sau interogarea şi apoi selectaţi câmpul la care doriţi să adăugaţi o etichetă
inteligentă.
 Deschideţi formularul sau raportul, adăugaţi sau selectaţi o casetă cu text şi apoi executaţi clic pe
butonul Property Sheet.
2. Executaţi clic pe butonul Build din caseta de proprietăţi Smart Tags.
3. Selectaţi casetele de validare pentru etichetele inteligente pe care le doriţi.
4. Executaţi clic pe OK şi apoi salvaţi modificările.
Utilizarea unei etichete inteligente

1. Deschideţi tabelul, interogarea, formularul sau raportul cu eticheta inteligentă.
2. Indicaţi spre triunghiul violet din celulă sau caseta de dialog pentru a fişa butonul Smart Tag.
3. Executaţi clic pe butonul Smart Tag Options (opţiuni etichetă inteligentă), după care executaţi clic pe săgeata
cu listă din apropierea butonului.
4. Executaţi clic pe opţiunea de etichetă inteligentă dorită; opţiunile variază în funcţie de tipul datelor.
Găsirea şi înlocuirea textelor

Pentru a localiza una sau mai multe înregistrări în care vă aşteptaţi să găsiţi un anumit text, puteţi folosi caracteristica
Find. In caseta de dialog Find, introduceţi textul pe care doriţi să-l găsiţi şi specificaţi dacă Access trebuie să caute în
câmpul curent sau în tot tabelul, precum şi dacă textul pe care-l introduceţi trebuie să corespundă unei părţi a
câmpului sau întregului câmp. De asemenea, puteţi indica dacă Access trebuie să caute litere cu aceleaşi dimensiuni
(minuscule sau majuscule). Când Access găseşte prima înregistrare care corespunde textului specificat, selectează
înregistrarea respectivă. Puteţi trece apoi la următoarea înregistrare potrivită sau puteţi anula căutarea. De asemenea,
puteţi folosi caracteristica de găsire şi de căutare (Find and replace) pentru a înlocui automat textul specificat cu un
text nou. Puteţi examina şi modifica fiecare apariţie în mod individual sau înlocui toate apariţiile simultan.
Căutarea textului în câmpul curent

2. Executaţi clic cu punctual de inserţie oriunde în interiorul câmpului (coloanei) unde doriţi să-l căutaţi.
4. Executaţi clic pe butonul Find.
5. Tastaţi textul pe care doriţi să-l gasiţi, cu majuscule sau cu minuscule.
6. Executaţi clic pe săgeata listei Look in pentru a specifica dacă funcţia Find trebuie să caute în câmpul curent
sau în întregul tabel.
7. Executaţi clic pe săgeata listei Match şi indicaţi dacă doriţi ca textul pe care l-aţi tastat să corespundă
întregului câmp sau unei părţi a acestuia.
8. Executaţi clic pe Find Next de atâtea ori căt este necesar pentru a vizualiza toate înregistrările care conţin
textul specificat.
9. Când aţi terminat, executaţi clic pe butonul Close.
Găsirea şi înlocuirea textelor

1. Afişaţi tabelul în vederea datasheet.
2. Executaţi clic cu punctual de inserţie oriunde în interiorul câmpului (coloanei) unde doriţi să căutaţi.
4. Executaţi clic pe butonul Replace.
5. Tastaţi textul pe care doriţi să-l găsiţi şi apoi apăsaţi pe tasta Tab.
6. Tastaţi textul înlocuitor.
7. Executaţi clic pe Find Next.
8. Executaţi clic pe Replace pentru a înlocui prima apariţie cu textul de înlocuire, pe Replace All pentru a
înlocui toate apariţiile cu textul de înlocuire sau pe Find Next pentru a trece la apariţia următoare.
9. Executaţi clic pe butonul Close.
32
Observatii
Puteţi folosi caractere de înlocuire pentru a căuta date. Când vă amintiţi numai o parte din datele înregistrării,
tastaţi un asterisc (*) pentru a înlocui unul sau mai multe caractere necunoscute.
Puteţi căuta text formatat. Aţi avea nevoie să găsiţi informaţii cărora le-a fost atribuit un anumit număr de date,
precum un format de dată calendaristică, fără a introduce informaţiile în formatul specificat. De exemplu, dacă datele
sunt afişate în formatul 05-Jan-08, puteţi localiza valoarea respectivă tastând 1/5/08. Selectaţi caseta de validare
Search Fields as Formatted pentru a căuta numai textul formatat. Reţineţi că o căutare în acest mod poate fi lentă.
Verificarea ortografiei
Caracteristica Spelling, vă ajută să vă corectaţi datele prin identificarea cuvintelor cu posibile greşeli de ortografie,
sugerând în schimb eventualele variante corecte. Puteţi corecta ortografia, ignorând cuvântul, adăuga cuvântul la
dicţionar sau a crea o intrare AutoCorrect. Programele Microsoft Office 2005 folosesc în comun un verificator
ortografic, astfel încât adăugirile şi modificările trebuie făcute o singură dată. De asemenea, puteţi controla tipurile de
erori de ortografie pe care le identifică Access prin specificarea opţiunilor ortografice în vigoare. Dacă textul din baza
dumneavoastră de date este scris în mai multe limbi, puteţi detecta automat limbile sau desemna limba textului
selectat, astfel încât verificatorul ortografic să utilizeze dicţionatul adecvat.
Verificarea ortografiei dintr-un tabel

1. Afişati tabelul în vederea Datasheet, executaţi clic pe selectorul de rând aferent înregistrării sau selectaţi
câmpul pe care doriţi să-l verificaţi. Trageţi cu mouse-ul pentru a selecta rânduri suplimentar.
3. Executaţi clic pe butonul Spelling. Dacă Access identifică cuvinte găsite greşit ortografiate, deschide caseta de
dialog Spelling.
4. Corectaţi sau ignoraţi cuvintele identificate, după caz:
 Executaţi clic pe Ignore pentru a ignora cuvântul şi a reţine ortografia acestuia. Executaţi clic pe
Ignore All pentru a ignora toate apariţiile cuvântului.
 Executaţi clic pe Add pentru a adăuga cuvântul în docţionar, astfel încât verificatorul ortografic să nu-l
identifice drept cuvânt greşit ortografiat.
 Executaţi clic pe un cuvânt din lista Suggestions şi apoi executaţi clic pe Change pentru a scrie
cuvântul cu ortografia selectată. Executaţi clic pe Change All pentru a înlocui toate apariţiile
cuvântuluicu versiunea ortografică selectată.
 Executaţi clic pe AutoCorrect pentru a adăuga cuvântul pe lista AutoCorrect.
Adaptarea opţiunilor de ortografie

1. In caseta de dialog Spelling executaţi clic pe butonul Options sau executaţi clic pe butonul Office, executaţi
clic pe Access Options şi apoi executaţi clic pe Proofing.
2. Selectaţi sau deselectaţi opţiunile de verificare Microsoft Office pe care doriţi
 Ignore words in UPPERCASE (ignoră cuvintele scrise cu majuscule);
 Ignore words that contain numbers (ignoră cuvintele care conţin numere);
 Ignore Internet add file address (ignoră adresele pe Internet şi ale fişierelor) (Nou!)
 Flag repeated words (semnalează cuvintele repetate) (Nou!)Enforce accented uppercase in French
(aplică majuscule scrise accentuat în limba franceză (Nou!)
 Suggest from main dictionary only (sugerează numai din dicţionarul principal) (Nou!). Selectaţi
pentru a exclude dicţionarul personalizat.
Utilizarea dicţionarelor personalizate

Inainte de a putea folosi un dicţionar personalizat, trebuie mai întâi să-l activaţi. Puteţi activa şi gestiona dicţionare
personalizate folosind caseta de dialog Custom Dictionaries. In caseta de dialog, puteţi schimba limba cu un dicţionar
33
personalizat, crea un dicţionar personalizat nou sau adăuga/şterge un dicţionar personalizat existent. Dacă trebuie să
gestionaţi conţinutul dicţionarului, puteţi de asemenea schimba dicţionarul personalizat implicit la care verificatorul
ortografic adaugă cuvinte, precum şi adăuga, şterge sau edita cuvinte. Toate modificările pe care le faceţi în
dicţionarul personalizat se reflectă în toate programele dumneavoastă Microsoft Office, deci modificările trebuie
făcute o singură dată
Dacă scrieţi din greşeală un cuvânt nepotrivit, dar corect din punt de vedere ortografic, verificatorul ortografic nu va
remedia problema, deoarece ambele cuvinte sunt corect ortografiate. Puteţi evita această problem folosind un
dicţionar de excluziuni. Când folosiţi o limbă pentru prima dată Office crează automat un dicţionar de excluziuni.
Dicţionarul forţează verificatorul ortografic să semnaleze cuvintele pe care nu doriţi să le utilizaţi.
Utilizarea unui dicţionar personalizat

1. Executaţi clic pe butonul Office, după care executaţi clic pe Access Options.
2. In panoul din stânga, executaţi clic pe Proofing.
3. Executaţi clic pe Custom Dictionaries.
4. Selectaţi caseta de validare de lângă CUSTOM.DIC (Default).
5. Executaţi clic pe săgeata listei Dictionary Language şi selectaţi o limbă pentru un dicţionar.
6. Executaţi clic pe opţiunile dorite:
 Executaţi clic pe Edit Word List pentru a adăuga sau edita cuvinte.
 Executaţi clic pe Change Default pentru a selecta un nou dicţionar implicit.
 Executaţi clic pe New pentru a crea un dicţionar nou.
 Executaţi clic pe Add pentru a insera un dicţionar existent.
 Executaţi clic pe Remove pentru a şterge un dicţionar.
7. Executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Custom Dictionaries.
Formatarea unei foi de date

Dacă doriţi să tipăriţi o foaie de date, puteţi folosi instrumente de formatare pentru a o face să arate mai bine decât în
modul standard. Puteţi aplica efecte special în celule, schimba culoarea de fond a grilei, precum şi schimba stilurile
chenarelor şi ale liniilor. Dacă nu doriţi să afişaţi liniile de tabel, le puteţi ascunde pe cele orizontale, pe cele vertical
sau ambele. In mod implicit pentru o foaie de date, coloanele sunt afişate de la stânga la dreapta. Dacă preferaţi, puteţi
modifica afişarea coloanelor astfel încât acestea să apară de la dreapta la stânga.
1. Deschideţi foaia de date pe care doriţi să o formataţi.
2. Executaţi clic pe Home.
3. Executaţi clic pe Font Dialog Box Launcher.
4. Executaţi clic pe o opţiune de efect de celulă.
5. Selectaţi sau deselectaţi caseta de validare Horizontal sau Vertical pentru a afişa sau a ascunde liniile din
tabel.
6. Executaţi clic pe săgeata listelor Beckground Color, Alternate Background Color sau Gridline Color iar
apoi selectaţi o culoare.
7. Executaţi clic pe săgeata listei Border and Line Styles şi apoi selectaţi stilurile pe care le doriţi.
8. Executaţi clic pe o opţiune de direcţie de afişare.
Puteţi modifica formatarea unei foi de date folosind butoanele de formatare ale rubricii Home. Deschideţi foaia
de date pe care doriţi să o formataţi, executaţi clic pe butonul Home, executaţi clic pe butoanele de formatare pe care
doriţi să le folosiţi, precum Font, Font Style, Font Color, Bold, Italic sau Underline.
Aranjarea coloanelor
34
Ordinea de apariţie a coloanelor în fereastra Tabel a vederii Datasheet este iniţial determinată de ordinea stabilită la
proiectarea tabelului. Dacă doriţi să rearanjaţi temporar ordinea coloanelor dintr-un tabel, puteţi face aceasta fără a
schimba structura tabelului. Puteţi aranja coloanele în ordinea dorită selectând şi apoi trăgând coloanele spre o nouă
locaţie. Puteţi de asemenea ascunde coloanele pe care nu doriţi să le vizualizaţi. Funcţia de blocare a coloanelor
(freeze column) vă permite să “blocaţi” una sau mai multe dintre coloanele dintr-o foaie de date, astfel încât acestea
să fie vizibile indiferent de locul unde derulaţi.
Mutarea unei coloane

1. In vederea Datasheet executaţi clic pe selectorul coloanei pe care doriţi să o mutaţi.
2. Trageţi coloana selectată în noua sa locaţie.
Ascunderea unei coloane

1. In vederea Datasheet, selectaţi coloana sau coloanele pe care doriţi să le ascundeţi.
3. Executaţi clic pe e butonul More şi apoi executaţi clic pe Hide Columns.
Afişarea unei coloane ascunse

1. In vederea Datasheet executaţi clic pe butonul Home.
2. Executaţi clic pe butonul More şi apoi executaţi clic pe butonul Unhide Columns.
3. Selectaţi numele coloanelor pe care doriţi să le afişaţi.
4. Executaţi clic pe Close.
Blocarea sau deblocarea coloanelor

1. In vederea Datasheet executaţi clic pe coloana/coloanele pe care doriţi să le blocaţi/deblocaţi.
3. Executaţi clic pe butonul More şi apoi executaţi clic pe Freeze sau Unfreeze.
Modificarea dimensiunii rândurilor şi a coloanelor

Dacă o parte din textul dintr-o coloană este ascuns deoarece coloana este prea îngustă, puteţi mări lăţimea coloanei.
Puteţi de asemenea modifica înălţimea rândurilor pentru a crea mai mult spaţiu pentru text. Spre deosebire de
modificarea lăţimii coloanei, care afectează numai coloana sau coloanele selectate, modificarea înălţimii rândului
afectează toate rândurile tabelului. Puteţi modifica dimensiunile coloanelor şi ale rândurilor folosind comenzile sau
trăgând cu mouse-ul liniile de delimitare dintre coloane sau rânduri.
Modificarea lăţimii coloanei

 Indicaţi spre limita dintre doi selectori de câmp şi apoi trageţi chenarul la stânga sau la dreapta
 Executaţi clic pe butonul din dreapta al mouse-ului pe un selector de câmp sau selectaţi o coloană şi executaţi
clic pe butonul More din rubrica Home iar apoi executaţi clic pe Column With. Executaţi clic pe Best Fit sau
introduceţi o valoare nouă a lăţimii, după care executaţi clic pe OK.
Modificarea înălţimii rândului

 Indicaţi cu mouse-ul limita dintre două selectoare de rând, după care trageţi marginea în sus sau în jos pentru a
regal înălţimea tuturor rândurilor din tabel.
 Executaţi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe un selector de rând sau selectaţi un rând şi executaţi clic
pe butonul More din rubrica Home, după care executaţi clic pe Row Height. Introduceţi o valoare nouă a
înălţimii, după care executaţi clic pe OK.
Observatie
Puteţi formata coloanele din alte obiecte de Access. Aceste etape de formatare sunt de asemenea valabile
pentru coloanele din interogări, formulare, vederi sau proceduri stocate.
35
Gestiunea coloanelor în vederea Datasheet
Puteţi adăuga, extrage şi redenumi rapid coloane din interiorul vederii Datasheet. Dacă extrageţi o coloană, Access
şterge toate datele pe care le conţine, deci ştergeţi o coloană numai dacă sunteţi sigur că nu mai aveţi nevoie de datele
respective. Dacă alte obiecte din baza de date conţin referinţe la un câmp şters, precum o interogare, Access
actualizează automat aceste referinţe.
Inserţia unei coloane

1. In vederea Datasheet, executaţi clic cu butonul din dreapta a mouse-ului pe selectorul de coloane situat în
partea dreaptă a locului unde doriţi să adăugaţi noua coloană.
 Puteţi se de asemenea să selectaţi o coloană şi apoi să executaţi clic pe Insert din rubrica Datasheet.
2. Executaţi clic pe Insert Column.
Ştergerea unei coloane

1. In vederea Datasheet, executaţi clic cu butonul din dreapta a mouse-ului pe selectorul aferent coloanei sau
coloanelor pe care doriţi să le ştergeţi.
 Puteţi de asemenea să selectaţi o coloană şi apoi să executaţi clic pe butonul Delete din rubrica
Datasheet
2. Executaţi clic pe butonul Delete Column.
3. Executaţi clic pe Yes pentru a confirma ştergerea.
Observatie
Puteţi redenumi o coloană. In vederea Datasheet, executaţi clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe selectorul
coloanei pe care doriţi să o redenumiţi, executaţi clic pe Rename Column, tastaţi numele dorit şi apoi apăsaţi pe Enter.
Nu puteţi şterge o coloană dintr-o relaţie. Inainte de a putea şterge coloana, trebuie mai întâi să ştergeţi relaţia.
Sortarea înregistrărilor
Puteţi modifica ordinea în care apar înregistrările într-un tabel, rezultate de interogări,formulare sau rapoarte prin
sortarea înregistrărilor. Puteţi selecta un câmp şi apoi sorta înregistrările în funcţie de valorile din câmpul respectiv în
ordine fie ascendentă, fie descendentă. Prin ordinea ascendentă se înţelege că înregistrările apar în ordinea alfabetică
(pentru câmpurile text), de la recent la vechi (pentru câmpurile de date) sau de la mic la mare (pentru câmpurile
numerice). In cadrul ordinii descendente, lucrurile se schimbă. Puteţi dori să sortaţi înregistrările în funcţie de mai
multe câmpuri. Aceasta se numeşte sortare secundară. De exemplu, într-un tabel care conţine informaţii despre
produse, puteţi dori să vizualizaţi informaţii despre anumite preţuri pentru fiecare produs. Puteţi sorta înregistrările
mai întăi după produs şi apoi să sortaţi în funcţie de preţ înregistrările cu acelaşi produs.
1. In vederea Datasheet afişaţi tabelul, rezultatele interogării, formularul sau raportul în care doriţi să sortaţi
înregistrările.
2. Pentru a sorta mai multe coloane, trageţi cu mouse-ul capetele de coloană pentru a le rearanja astfel încât să fie
adiacente.
3. Executaţi clic pe selectorul coloanei dorite. Pentru a selecta o altă coloană, apăsaţi şi ţineţi apăsată tasta Shift
şi executaţi clic pe selectorul de coloane.
5. Executaţi clic pe butonul Sort Ascending sau pe butonul Sort Descending.
 Săgeata listei afişează o pictogramă în formă de săgeată, care indică faptul că câmpul este sortat.
Direcţia săgeţii indică direcţia de sortare.
6. Pentru a şterge toate sortările din tabelul curent, executaţi clic pe butonul Clear All Sorts.
Schimbarea ordinii înregistrărilor pe baza unor câmpuri multiple

2. Deoarece câmpurile multiple după care se sortează trebuie să fie adiacente şi în ordinea priorităţilor de sortare,
rearanjaţi coloanele dacă este necesar.
36
3. Executaţi clic pe selectorul de coloană al primei coloane pe care doriţi să o sortaţi şi, înainte de a elibera
butonul mouse-ului, trageţi mouse-ul spre dreapta pentru a selecta câmpurile coloanelor adiacente.
5. Executaţi clic pe butonul Sort Ascending sau pe butonul Sort Descending
 Săgeta listei afişează o pictogramă în formă de săgeată, care indică faptul că acel câmp este sortat.
Direcţia săgeţii indică direcţia de sortare.
6. Pentru a şterge toate sortările din tabelul curent, executaţi clic pe butonul Clear All Sorts.
Observatie
La proiectarea unui tabel, puteţi specifica o ordine de sortare. Modificarea ordinii înregistrărilor afişate într-un
tabel nu este acelaşi lucru cu specificarea ordinii de sortare la proiectarea iniţială a tabelului. Folosiţi caracteristica
Sort când proiectaţi un tabel pentru a afişa înregistrările în ordinea în care le veţi folosi cel mai frecvent, după care
folosiţi butoanele Sort Ascending şi Sort Descending pentru a rezolva excepţiile atunci când afişaţi tabelul în vederea
Datasheet.
Vizualizarea unei sub-foi de date

Intr-un tabel aflat într-o relaţie de tip “unul la mai mulţi” cu un alt tabel, o înregistrare dată poate avea mai multe
elemente corelate. De exemplu, un client dintr-un tabel Clienţi poate avea mai multe produse într-un tabel Produse.
Access vă permite să vizualizaţi produsele asociate clientului respectiv din tabelul Clienţi. Puteţi deschide o sub-foaie
de date, o listă a înregistrărilor din tabelul din partea “mai mulţi” a relaţiei care corespund unei singure înregistrări din
tabelul din partea “unul” a relaţiei , în cazul relaţiilor de tip “unul la unul” sau “ unul la mai mulţi”. Sub-foile de date
facilitează parcurgerea datelor corelate din tabele, interogări, formulare şi foile de date ale sub-formularelor. Pentru
orice tabele corelate, Access crează în mod automat sub-foi de date. Puteţi de asemenea să inseraţi o sub-foaie de date
într-un tabel sau într-o interogare, pentru a vedea datele corelate.
Inserarea unei sub-foi de date într-un tabel

1. Afişaţi tabelul sau interogarea în vederea Datasheet.
3. Executaţi clic pe butonul More, indicaţi spre Subdatasheet iar apoi executaţi clic pe Subdatasheet.
4. Executaţi clic pe rubrica aferentă obiectului pe care doriţi să îl inseraţi ca sub-foaie de date.
5. Executaţi clic pe un tabel sau pe o interogare din listă.
6. Selectaţi câmpul pe care doriţi să îl folosiţi drept cheie externă.
7. Selectaţi câmpul pe care doriţi să îl folosiţi drept cheie primară.
8. Selectaţi clic pe OK.
Afişarea sau ascunderea unei sub-foi de date

1. In vederea Datasheet a tabelului, executaţi clic pe semnul plus de lângă înregistrarea pentru care doriţi să
vedeţi informaţiile corelate.
2. Pentru a ascunde sub-foaia de date, executaţi clic pe semnul minus din apropierea înregistrării pentru care
doriţi să ascundeţi foaia de date.
Stergerea unei foi de date

1. Afişaţi tabelul sau interogarea în vederea Datasheet, cu sub-foaia de date pe care doriţi să o ştergeţi.
3. Executaţi clic pe butonul More, indicaţi spre Subdatasheet şi apoi executaţi clic pe Remove.
Filtrarea înregistrărilor
In loc de a afişa toate înregistrările dintr-un tabel, puteţi folosi un filtru pentru a afişa numai acele înregistrări pe care
doriţi să le vedeţi. Puteţi afişa înregistrări pe baza unei anumite valori dintr-un câmp sau a mai multor valori din mai
multe câmpuri. Puteţi filtra prin selectarea opţiunilor rapide de filtrare automată (Nou!) pentru câmpurile pentru
37
valorile din câmp pe care se va baza filtrul în vederea Datasheet sau folosind funcţia Filter By Form care vă ajută să
creaţi filtre mai complexe,care implică valori multiple ale câmpurilor. După aplicarea unui filtru, Access afişează
numai acele înregistrări care corespund specificaţiilor dumneavoastră. Puteţi şterge un filtru pentru a reveni la foaia de
date în formatul său original.
Filtrarea unui tabel
2. Executaţi clic pe săgeata cu listă a câmpului pe care doriţi să îl filtraţi.
3. Selectaţi casetele de validare cu criteriile cărora trebuie să corespundă înregistrările pentru a fi incluse în tabel.
4. Pentru a folosi filter încorporat, indicaţi spre Nume Coloană Filters şi apoi selectaţi o opţiune de filtrare
precum Eqals, Begins With sau Contains.
5. Repetaţi paşii de la 2 la 4, după necesităţi, pentru a filtra alte înregistrări folosind câmpurile suplimentare,
după care executaţi clic pe OK dacă este necesar. Săgeata cu listă afişează o pictogramă indicând faptul că
acel câmp este filtrat. De asemenea apare mesajul Filter în bara de stare.
Observatie
Puteţi şterge rapid un filtru dintr-un tabel. Afişaţi tabelul filtrat în vederea Datasheet, executaţi clic pe butonul
Toogle Filter.
Salvarea unui filtru ca interogare
1. Afişaţi tabelul filtrat în vederea Datasheet.
3. Executaţi clic pe butonul Advanced şi apoi pe Advanced Filter/Sort. Detaliile filtrului apar în Design.
4. Executaţi clic pe butonul Save din bara de acces rapid.
5. Tastaţi numele pe care doriţi să îl atribuiţi interogării. Dacă introduceţi numele unei interogări existente,
Access va întreba dacă doriţi să suprascrieţi interogarea existent. Aveţi grijă să răspundeţi “No” dacă doriţi să
păstraţi interogarea original, pentru a putea da interogării următoare un alt nume.
6. Executaţi clic pe OK pentru a salva filtrul la interogare. Interogarea pe care tocmai aţi salvat-o apare în lista
Queries a panoului Navigation.
7. Dacă este necesar, executaţi clic pe OK.
Crearea unor filter complexe folosind formulare

Funcţia Filter By Form permite crearea unui filtru mai complex.
Adăugarea de criteria într-o anumită rubrică din formular restricţionează filtrul, astfel încât înregistrările trebuie să
corespundă tuturor criteriilor din formular pentru a fi afişate; acesta se numeşte filtru ŞI. Pentru a extinde filtrul, astfel
încât să includă şi alte înregistrări, puteţi crea un filtru SAU prin specificarea criteriilor pe butonul Or din grila Filter
Form. Pentru a fi afio înregistrare trebuie să corespundă numai criteriilor specificate în rubrica Look For sau criteriilor
specificate în oricare dintre rubricile Or.
Crearea unui filtru ŞI sau SAU
1. Executaţi clic pe rubric Home.
2. In vederea Datasheet, executaţi clic pe butonul Advanced, iar apoi executaţi clic pe Filter By Form.
3. Executaţi clic în caseta cu text situată sub câmpul pe care doriţi să îl filtraţi.
4. Clic pe săgeata listei, după care clic pe valoare câmpului în funcţie de care doriţi să filtraţi înregistrările.
5. Pentru fiecare câmp în funcţie de care doriţi să filtraţi, executaţi clic pe săgeata listei, după care selectaţi
intrarea pentru filtrul dumneavoastră. Fiecare câmp nou în care faceţi o selecţie adaugă criterii suplimentare
pe care trebuie să le îndeplinească o înregistrare pentru a fi inclusă.
6. Dacă doriţi să stabiliţi criterii OR, executaţi clic pe rubric OR de la baza formularului pentru a specifica
criteriile suplimentare ale filtrului. Dacă nu, treceţi la pasul 7.
7. Executaţi clic pe butonul Toggle Filter pentru a activa, respectiv dezactiva filtrul.
Puteţi şterge filtrele precedente. Dacă este necesar, executaţi clic pe butonul Home, executaţi clic pe butonul
Advanced, iar apoi executaţi clic pe Clear All Filters pentru a elimina filtrul precedent.
38
7. Interogari
7.1. Folosirea ferestrei QBE
- interogările: permit regăsirea unor informaţii stocate în baza de date

- deţin un rol important, pot fi sursa unui raport, formular, etc.
- două modalităţi de creare: folosirea ferestrei QBE (Query By Example sau Query Design) sau introducerea
directă de comenzi SQL
- fereastra QBE este formată din două părţi: partea de sus prezintă tabelele pe care se bazează interogarea şi
relaţiile dintre ele, partea de jos numită şi grila QBE precizează câmpurile tabelelor şi criteriile pe baza cărora
este definită interogarea
- Create, Query Design
Specificarea sursei de date

- opţiunea Show Table
- Dacă în panoul QBE se află mai multe obiecte, între ele trebuie să existe o relaţie; rezultatul va fi un produs
cartezian.
- Rezultatele interogării sunt prezentate sub forma unor tabele virtuale, ale cărei câmpuri sunt cele prezentate în
fereastra QBE
Proprietăţile interogărilor
- Proprietăţile interogării ca obiect în sine, tabelelor, câmpurilor şi relaţiilor
- Se selectează o interogare din obiectul Queries, apoi Properties
- Descrierea pt obiect, atributul Hidden
- Pentru vizualizarea obiectelor ascunse Tools, Options, View, Hidden Objects
39
40
Tipuri de asocieri
- Dacă opţiunea Enable AutoJoin este activată Access creează automat o asociere Inner Join între două tabele,
interogări sau între o tabelă şi o interogare aflate în fereastra QBE
- Caz1: există relaţii definite între obiectele din panou
- Caz2: două tabele conţin câmpuri cu acelaşi nume şi acelaşi tip de date şi unul dintre câmpuri este cheie
primară; se poate schimba opţiunea Enable AutoJoin din Access Options
- Diferenţa între asociere şi relaţie: asocierile au relevanţă numai în contextul interogărilor; odată ce interogarea
a fost închisă, asocierile nu mai sunt importante d.p.d.v. logic.
- Schimbarea tipului implicit de asociere: Join Properties
Se pot face asocierea unei tabele cu ea însăşi = Self Join
41
7.2. Tipuri de interogări
- De regăsire a datelor (de selecţie)
- De modificare a datelor: inserare, ştergere, actualizare
Interogări agregat
- Dau posibilitatea de a analiza datele, calculând sume, extreme, medii, dispersii, etc.
- Sunt utile la întocmirea rapoartelor statistice sau a graficelor; sunt de tip Totals, CrossTab
Interogări de tip Totals

Ex. Nr de studenţi înscrişi la fiecare curs opţional
Fiecare coloană din fereastra QBE trebuie să aibă specificată o opţiune în câmpul Total.
Group By: folosită pentru a defini grupurile de înregistrări pentru care se doreşte calcularea totalurilor. Dacă în grila
QBE se selectează o singură coloană cu opţiunea Group By, interogarea va returna o linie pentru fiecare valoare unică
42
a coloanei respective. Dacă se selectează mai multe câmpuri cu opţiunea Group By, rezultatele interogării vor conţine
câte o linie pentru fiecare combinaţie unică de valori ale câmpurilor respective.
Count, Sum, Min, Max
First: Funcţie agregat pentru a afla prima valoare, într-o anumită ordine a unui câmp pentru fiecare grup. Valorile
Null nu sunt luate în considerare.
Last
Avg, StDev, Var
Expression: Folosită pentru a calcula alte totaluri decât cele oferite de funcţiile agregat, prin intermediul unei expresii
a utilizatorului, prin evaluarea căreia obţinem o singură valoare. Ex. Count(*)
Where: clauză folosită pentru specificarea unor criterii care să limiteze rezultatele interogării. Când se foloseşte
această opţiune, se de-bifează linia Show a grilei QBE.
Sortarea rezultatelor unei interogări
- Tabul Sort&Filter : Ascending, Descending
- Dacă se folosesc mai multe coloane cu opţiunea Group By, Acces va sorta automat datele întâi în funcţie de
prima coloană, apoi în funcţie de a doua, etc, de la stg spre dreapta
- Dacă dorim ca interogările să fie sortate întâi după al doilea câmp, apot după primul câmp se introduc
câmpurile invers în grilă
- Dacă în câmpul Sort, corespunzător coloanei Group By, se alege Not Sorted, Access va sorta crescător aceste
coloane, precedenţa de la stânga la dreapta
- Dacă este specificată ordinea de sortare numai pt anumite coloane ( pentru unele din ele cu opţiunea Group
By, pentru coloanele agregat sau pentru o combinaţie de coloane agregat şi Group By) Access va sorta numai
coloanele pentru care s-a specificat ordinea, de la stg. la dreapta
Stabilirea criteriilor
Ex: Se doreşte aflarea numelor studenţilor care începe cu litera P şu au media>7
- Criteriile impuse asupra coloanelor având opţiunea Group By, Where, sunt luate în considerare înainte ca
datele să fie grupate, în timp ce criteriile asupra coloanelor agregat sunt impuse după ce datele au fost grupate
şi s-au stabilit funcţiile agregat.
- Dacă se doresc limitări şi asupra datelor supuse operaţiilor de agregare se poate face prin intermediul clauzei
Where.
Interogări de tip Crosstab

- Se aseamănă cu cele de tip Totals, dar diferă modul de afişare al datelor
- Rezultatul este prezentat sub forma unei tabele în care atât coloanele cât şi liniile au titluri
Ex: pentru fiecare catedră să se afle numărul de profesori din fiecare categorie (preparator...)
- Se creează o nouă interogare de selecţie
43
- Se introduc în grilă cele două câmpuri care vor defini grupurile: Catedra şi titlul
- Se schimbă tipul interogării în CrossTab; în câmpul Total corespunzător celor două coloane va fi selectată
opţiunea Group By.
- Se aleg care din cele două câmpuri va da numele liniilor şi cel al coloanelor, selectând opţiunea Row Heading
respectiv Column Heading în celula corespunzătoare grilei QBE
- Se introduce o nouă coloană în grilă; în ex. IDProf:Count(*), în câmpul Total opţiunea Expression, în câmpul
CrossTab opţiunea Value.
Crearea totalurilor pe linii

- Se poate crea o coloană care să arate totalul valorilor pentru o linie, adăugând la grilă un duplicat al coloanei
care are opţiunea Value. Duplicatul trebuie să aibă un alias şi să aibă opţiunea RowHeading în câmpul
CrossTab.
44
Limitările interogărilor CrossTab
- Numele coloanelor ar putea încălca reguliel impuse numelor de coloane; de ex. o coloană de tip text ar putea
conţine printre altele şi valori ON, AS sau alte cuvinte rezervate va da numele coloanelor acea interogare nu
va putea fi folosită ca sursă de date pt un raport, grafic... Se includ numele ilegale între []
- Nu se pot impune criterii asupra câmpurilor cu opţiunea Value; ex. Dacă vom dori ca interogarea
TotalProfesoriCrt1 să ne dea catedrele cu mai mult de 2 profesori din fiecare categorie nu vom putea specifica
în câmpul criteria >=2, al coloanei de tip Value.
Valori Null în coloane Row Heading sau Column Heading
- Presupunem că în tabela Profesor există şi înregistrări pentru care câmpul IDTitlu are valoarea NULL. În acest
caz, rezultatele interogării Total_Profesori_Crt vor conţine o coloană al cărui nume va fi <>; problema se
poate rectifica prin două metode. Prima ar fi să nu se ia în considerare înregistrările care conţin valoarea
NULL, cu ajutorul criteriului “Is Not Null”. În cazul doi am putea redenumi câmpul, vom introduce în
câmpul Field al grilei cu opţiunea Column Heading expresia:
Iis (IsNull([Titlu]), “Nespecificat”,[Titlu])

Folosirea numelor fixate pentru coloanele din tabela rezultatelor
Proprietatea Column Headings poate fi folosită în diferite moduri:
• Pt a pune coloanele într-o anumită ordine
• Pt a include o anumită coloană, chiar dacă ea nu conţine nici o valoare
• Pentru a exclude o coloană, chiar dacă ea conţine valori
Ex. Ordonarea în ordinea titlurilor, se introduce în câmpul Column Headings al paginii de proprietăţi valorile
“Asistent”,”Lector”,”Lector dr”,”Conferentiar dr”,”Profesor dr”
Interogări pentru definirea şi modificarea datelor

Make Table
- Ajută la crearea tabelelor noi cu datele furnizate de tabele sau interogări existente. Pot fi utile şi pt copii de siguranţă
sau export.
- Se deschide o nouă interogare
- Se introduc tabelele sau interogările care vor furniza datele pentru noua tabelă
- Se selectează din grilă coloanele care vor compune noua tabelă şi eventual criterii pentru limitarea datelor
- Dacă se doreşte ca în noua tabelă coloanele să poarte alt nume se trece noul nume urmat de caracterul :
înaintea numelui câmpului
- Se alege Make Table Query
Ex. Crearea interogării MakeProfBack care crează tabela ProfMate cu profesorii catedrei de matematică, conţinând
câmpurile IdProf, Nume, Titlu
Append
- Adaugă un grup de înregsitrări dintr-o tabelă în altă tabelă
45
- Se alege Append Query
- Se specifică numele tabelei în care vor fi introduse datele, baza de date în care se află această tabelă, tabelele
şi câmpurile din care vor proveni datele, câmpurile tabelei destinaţie
Ex. La tabela ProfMate se adaugă şi profesorii catedrei de Informatică
Update
- Sunt utile atunci când dorim să modificăm mai multe înregistrări o dată.
- Se alege Update Query
Ex. Se doreşte majorarea tuturor salariilor mai mici de 1.000.000 cu 15%
Delete
- Sunt utile când dorim ştergerea mai multor înregsitrări o dată
- Se alege meniul Query, opţiunea Delete Query
Ex. Se doreşte ştergerea înregistrărilor despre profesorii de Informatică din interogarea MakeProfBack
Interogări cu parametri
- Permit utilizatorului specificarea unuia sau mai multe criterii în timpul rulării interogării;
- Se introduce în câmpul Criteria corespunzător coloanei asupra căreia vor fi impuse limitările unui text prin
care se cere utilizatorului specificarea criteriului inclus între paranteze drepte;
- Se foloseşte comanda Query/Parametrs pentru a preciza tipul datelor ce vor fi introduse de utilizator în timpul
rulării interogării.
Ex. Crearea unei interogări care va regăsi mediile studenţilor al căror nume de familie începe cu o anumită literă
Interogări imbricate
- O interogare se poate baza pe altă interogare, ...→interogări imbricate
- O interogare cu mai multe nivele este mai lentă decât una bazată pe mai multe tabele
Interogări de tip Union

- Sunt utile pentru a pune împreună datele din două sau mai multe tabele sau interogări diferite
- Nu se pot face în Design View ci doar scriind cod SQL
- Se creează o nouă interogare
- Se trece în modul SQL View cu opţiunea View/SQL View
- Apare cuvântul SELECT
Ex. Crearea unei interogări Union care reuneşte două tabele Profesori_Cluj cu Profesori_Bucuresti
SELECT Nume, Titlu, Catedra FROM Profesori_Cluj UNION SELECT Nume, Titlu, Catedra FROM
Profesori_Bucuresti
- O interogare de acest tip poate conţine mai mulţi operatori UNION, în funcţie de numărul tabelelor pe care le reunim
Tipuri de interogări specifice SQL:

 Uniune: combină câmpuri corelate din tabele multiple într-un singur câmp combinând datele din mai
multe tabele
 Pass-through: Trimite comenzi SQL direct către un server de baze de date SQL. Permite lucrul cu
tabele de pe server.
 Definiţie de date: creează, şterge sau modifică tabele. Creează indecşi într-un tabel din baza de date
 Sub-interogare: o instrucţiune SELECT imbricată în interiorul unei instrucţiuni SELECT , SELECT
INTO, INSERT INTO, DELETE sau UPDATE sau în interiorul unei alte interogări.
46

Curs 2012

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs 2012

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CURS 1: INTRODUCERE ÎN MEDIUL ACCESS 2007

1. Baze de date Access

Rapoartele: documente care rezumă informaţii din baza de date

Macrocomenzi: automatizează serii de acţiuni într-o singură acţiune.

panglică Butoane-rubrici standard Buton-rubrică contextual

Tipuri de butoane – rubrică în panglică:

Bara cu instrumente pentru

Panoul Navigation Bara de stare

Crearea unei baze de date vide Selector de vederi

Extensie de fişier Descriere

Setarea opţiunilor de salvare:

Modificarea afişajului Navigation Pane

- Ştergere: clic dreapta, Delete

- Închidere: butonul Close

Alegerea tipurilor de date

Specificarea unei chei primare

Crearea tabelelor intr-o bază de date

Metode de creare a tabelelor

Crearea unei tabele prin introducerea datelor

- Putem selecta sau redimensiona un rand sau o coloană ca în Excel.

Paşii pt. crearea unei tabele folosind un şablon:

Importul datelor în tabele

Legarea la datele din tabele

Legarea la datele dintr-o bază de date

Lucrul cu înregistrările dintr-o tabelă

Introducerea unei înregistrări noi şi deplasarea într-o tabelă

Stergerea unei înregistrări dintr-un tabel

Lucrul cu un tabel în vederea Design

Crearea sau modificarea unei tabele în vederea Design

Specificarea unei chei primare în vederea Design

Planificarea relaţiilor dintre tabele

Specificarea câmpurilor comune

4. Construcţia relaţiilor dintre tabele

Relaţii între tabele

Conservarea integrităţii referenţiale

Definirea relaţiilor dintre tabele

1. Executaţi clic pe butonul Database Tools.

Crearea şi tipărirea unui raport de relaţii între tabele

Crearea şi tipărirea unui raport de relaţie între tabele:

Asigurarea integrităţii referenţiale

Identificarea dependenţelor între obiecte

Vizualizarea informaţiilor privind dependenţele

Modificarea informaţiilor privind dependenţa

Introducerea câmpurilor folosind panoul Field List şi şabloanele de câmpuri

Introducerea câmpurilor în vederea Datasheet

Introducerea unui câmp în vederea design

Ştergerea unui câmp

Redenumirea unui câmp

Schimbarea ordinii câmpurilor dintr-un tabel

Vizualizarea proprietăţilor unui câmp

Proprietăţile câmpului text

Modificarea proprietăţilor câmpurilor în vederea Datasheet

Modificarea proprietăţilor câmpurilor în vederea Design

Actualizarea proprietăţilor câmpurilor

1. Afişaţi tabelul în vederea Design.

Setarea dimensiunii câmpului

Specificarea dimensiunii câmpului

Formatarea valorilor de tip text

Simboluri de formatare generale şi pentru texte

Formatarea textului memo-urilor cu opţiuni de tip Rich Text

Formatarea textelor din memo-uri cu opţiunea Rich Text

Formatarea valorilor de tip dată şi oră

Formate de date predefinite