CURS : ARHIVAR

Proiect:

Arhivarea fotografiilor in format de hartie sau role film

FORMATOR: CURSANT:

1. INFORMATII GENERALE PRIVIND ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI

FOTOGRAFIEI DE IMPORTANTA ISTORICA/ARHIVISTICA

1.1. Scurta introducere

Page 1 of 7
 Arhivarea fotografiilor in format de hartie este o operatiune necesara in vedera pastrarii
imaginilor fotografice tiparite in diferite domentii de activitate: medicina, activitati publicistice,
artistice, amintiri de familie, etc.
Arhivarea fotografiilor in format de hartie se face cu deosebita atentie pentru a se pastra
integritatea hartiei fotografice, pentru a se evita contactul fotografiei cu zone cu umiditate,
caldura excesiva, zone cu mucegai, condens, etc.
Fotografia se poate arhiva in clasoare ori albume speciale sau in cutii cu separatoare
pentru fiecare fotografie care sa permita identificarea lor in functie de importanta, de domeniul
de interes, de ani sau de alte astfel de elemente de departajare.
Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei
documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat,
organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare si religioase, precum si
de persoanele fizice.
Acestor documente Statul le asigura protectie speciala, in conditiile Legii nr. 16/1996 a
Arhivelor Nationale, cu modificarile si completarile ulterioare.
Fotografia, ca de altfel si inregistrarile cinematografice sau video, face parte din categoria
documentelor care pot fi incluse in Fondul Arhivistic National al Romaniei.
In acest sens pot fi enumerate fotografiile stiintifice (ca si inregistrarile video stiintifice),
fotogafiile de razboi, fotografiile de mare valoare artistica, etc.
Administrarea, supravegherea, dupa caz, si protectia speciala a Fondului Arhivistic
National al Romaniei se realizeaza de Arhivele Nationale - unitate bugetara in cadrul
Ministerului de Interne.
Atributiile acestora se exercita prin compartimentele specializate si directiile judetene ale
Arhivelor Nationale.

1.2. Persoane responsabile de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si

folosirea fotografiilor de importanta arhivistica/istorica

Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente, inclusiv de fotografiile de

importanta arhivistica si/sau istorica, raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea

Page 2 of 7
si folosirea lor, in conditiile prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale, cu modificarile
si completarile ulterioare.
Persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente, inclusiv fotografii, au
obligatia de a infiinta compartimente de arhiva, organizate in functie de complexitatea si
cantitatea arhivelor pe care le creeaza sau le detin.
Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, precum si structura si
competenta compartimentelor de arhiva vor fi stabilite de conducerea unitatii creatoare si
detinatoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al
directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.
Fac exceptie de la aceste prevederi Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor
Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul Informatii Externe, Serviciul de Protectie si
Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale.
Formarea, perfectionarea si atestarea personalului compartimentului de arhiva se
realizeaza prin Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica, contra cost.
Atributiile personalului compartimentului de arhiva sunt:
 initiaza si organizeaza activitatea de intocmire a nomenclatorului dosarelor, in
cadrul unitatii respective;
 asigura legatura cu Arhivele Nationale, in vederea verificarii si confirmarii
nomenclatorului,
 urmareste modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;
 verifica si preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
 intocmeste inventare pentru documentele fara evidenta aflate in depozit;
 asigura evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhiva, pe
baza registrului de evidenta curenta;
 seful compartimentului de arhiva este secretarul comisiei de selectionare si, in
aceasta calitate, convoaca comisia in vederea analizarii dosarelor cu termene de
pastrare expirate si care, in principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare; intocmeste formele prevazute de lege pentru confirmarea lucrarii de
catre Arhivele Nationale;
 asigura predarea integrala a arhivei selectionate la unitatile de recuperare;

Page 3 of 7
  cerceteaza documentele din depozit in vederea eliberarii copiilor si certificatelor
solicitate de cetateni pentru dobandirea unor drepturi, in conformitate cu legile in
vigoare;
 pune la dispozitie, pe baza de semnatura, si tine evidenta documentelor
imprumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifica integritatea
documentului imprumutat; dupa restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
 organizeaza depozitul de arhiva dupa criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Nationale, mentine ordinea si asigura curatenia in
depozitul de arhiva;
 solicita conducerii unitatii dotarea corespunzatoare a depozitului (mobilier, rafturi,
mijloace P.S.I. s.a.);
 informeaza conducerea unitatii si propune masuri in vederea asigurarii conditiilor
corespunzatoare de pastrare si conservare a arhivei;
 pune la dispozitia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu
prilejul efectuarii actiunii de control privind situatia arhivelor de la creatori;
 pregateste documentele (cu valoare istorica) si inventarele acestora, in vederea
predarii la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale.

2. ARHIVAREA FOTOGRAFIILOR IN FORMAT DE HARTIE

2.1. Cotarea unitatilor arhivistice si inventarierea lor prin acordarea unui numar
de inventar

Ca orice tip de document in format de hartie, in vederea ordonarii si inventarierii lor,

fotografiile se ordoneaza in functie de evenimentul pe care il reprezinta (exemplu: „fotografii din
Al doilea Razboi Mondial”, „fotografii din timpul Revolutiei de la 1989”; „fotografii din timpul
lansarii navei spatiale Delta”, etc), in functie de etapa de evolutie/realizare (exemplu: „fotografii
din prima etapa a experimentului x”, „fotografii din timpul etapei a II-a experimentul x”, etc), in
functie de ani (exemplu: „fotografie Bucurestiul in anul 1964”, „fotografie Bucurestiul in anul
1982”, „fotografie Bucurestiul in anul 1990”, etc.).

Page 4 of 7
 Odata terminata ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitatilor arhivistice, se trece la
inventarierea si cotarea documentelor.
Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite intr-un dosar, o rola ori inregistrate
pe o banda sau un disc magnetic/optic, pastrate intr-o mapa/sul, fiind legate prin continut/tema
unele de celelalte) primeste o cota, reprezentata prin numarul curent de inventar.
Se excepteaza de la cerintele de mai sus institutiile din proiectare-dezvoltare, care dau
aceeasi cota atat la partea scrisa, cat si la partea desenata (sau de inregistrari de laborator), la care
se adauga un simbol alfabetic sau numeral.
Fotografiile pe suport de hartie se arhiveaza in dosare, albume, cutii de separare etc., iar
fotografiile pe suport de timp film, rola etc. in tuburi separate, numerotate si identificate prin
denumire, an, mod de realizare, autorul, etc.
In cazul documentelor fotografice care reprezinta grupuri de persoane, in rezumat vor fi
mentionate persoanele surprinse de aparatul fotografic si ocazia care a prilejuit inregistrarea lor
pe pelicula.
La unitatile arhivistice cu cotatii de corespondenta, la observatii se va mentiona locul de
pastrare a pieselor suplimentare (desene, inregistrari foto sau magnetice etc.).
Inventarele o data incheiate se numeroteaza, certifica si inregistreaza in registrul de
evidenta curenta care se intocmeste in ordinea arhivarii si a numerotarii.
Termenele de pastrare ale fotografiilor cuprinse in nomenclatoare se vor pune in
concordanta cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toata durata existentei si
functionarii acestuia.

2.2. Microfilmarea si alte forme de reproducere pentru asigurare si protectie

Avand in vedere, pe de-o parte, rezistenta relativ redusa a suportilor si inregistrarea
informatiilor pe suporti, pe de alta parte, pentru asigurarea in caz de catastrofe naturale sau
razboi, toti creatorii si detinatorii de arhiva tehnica si de inregistrare vor realiza copii de
asigurare pe baza de microfilm sau alte forme de reproducere magnetica (disc, banda s.a.) dupa
documentele clasate ca permanente in propriul nomenclator arhivistic.
O copie pozitiva sau o a doua copie magnetica se poate folosi pentru inlocuirea
originalelor in cercetare (microfilme sau copii de protectie).

Page 5 of 7
 2.3. Pastrarea documentelor; organizarea depozitului de arhiva

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele in conditii

corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in
alte situatii decat cele prevazute de lege.
Documentele de arhiva, inclusiv fotografiile, se pastreaza in depozite construite special sau
in incaperi amenajate in acest scop, cu asigurarea conditiilor necesare pentru pastrarea
corespunzatoare a documentelor si pentru protectia lor fata de actiunea agentilor de deteriorare:
 praf,
 lumina solara,
 solicitari la uzura mecanica,
 variatii de temperatura si umiditate,
 temperaturi excesive,
 surse de infectie
 sau intretinere a agentilor biologici,
 pericol de foc,
 inundatii
 sau infiltratii de apa.
Depozitele de pastrare a fotografiilor vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri si alte mijloace
de depozitare specifice, de preferinta din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fara
emanatii.
Dimensionarea elementelor de pastrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face in functie
de dimensiunile materialului suport (hartie, film etc.). ale materialelor de protectie (cutii,
containere etc.). ale spatiului din constructie aferent, asigurandu-se accesul la materialul
depozitat si posibilitatea unei evacuari rapide in caz de necesitate.
Se recomanda amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumina naturala, iar iluminatul
artificial va urmari culoarul dintre rafturi.
Intre pereti si rafturi, ca si intre rafturi se asigura un spatiu liber de 0,7 - 0,8 m latime.
In depozitele mari se pot organiza si coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m latime, pe lungimea
sau pe latimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.

Page 6 of 7
 Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesara organizarea de camere de lucru langa
depozit.
Toate depozitele de arhiva mai inalte de 2,4 m se doteaza cu scari de arhiva. In functie de
necesitati, depozitele pot fi dotate si cu carucioare de transport interior.
Pentru protejarea impotriva degradarii, documentele se introduc in cutii de carton, mape,
plicuri, tuburi etc. in raport de natura si dimensiunea lor.
Asezarea documentelor in rafturi se face pe manseta de indosariere sau pe manseta
inferioara.
In cazul in care creatorul detine documente de mai multe tipuri (hartie, filme, fotografii,
benzi magnetice etc.) acestea se depoziteaza pe categorii, dependente de natura materiala a
acestora, astfel incat pastrarea si conservarea lor sa poata fi organizata in mod corespunzator.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea in apropiere campuri magnetice.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca si pentru cele cuprinzand benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse intre 14 - 18° C, iar umiditatea relativa de 40 - 50%.
Pentru masurarea si urmarirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre si alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate intr-
un caiet de depozit.
Ferestrele vor fi asigurate impotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Depozitele, atunci cand nu dispun de instalatii de climatizare sau centrale de ventilatie, se
vor aerisi natural. Aceasta aerisire se va efectua atunci cand umiditatea atmosferica se incadreaza
in limitele specificate la art. 91, fara a se depasi 1 - 3 schimburi de aer/ora, iar viteza curentului
de aer se va inscrie in limitele de 0,1 - 0,3 m/secunda.
Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la
Arhivele Nationale si la serviciile judetene ale Arhivelor Nationale documentele fotografice,
precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor.

JIANU EMANUEL STEFAN

Page 7 of 7