Metodologia specifică de derulare a misiunilor de audit public intern

Etape Proceduri Cod Documente

Pregătirea Iniţierea Elaborarea Ordinului de P-01 Ordinul de serviciu
misiunii misiunii de serviciu
audit public Elaborarea Declaraţiei de P-02 Declaraţia de independenţă
intern independenţă
Elaborarea Notificării privind P-03 Notificarea privind declanşarea
declanşarea misiunii de audit misiunii de audit public intern
public intern S
Şedinţa de deschidere P-04 Minuta şedinţei de deschidere
Colectarea şi Constituirea/actualizarea P-05 Chestionarul de luare la cunoştinţă U
prelucrarea dosarului permanent
informaţiilor Prelucrarea şi documentarea P-06 Studiul preliminar
informaţiilor P
Analiza P-07 Stabilirea punctajului total al riscurilor
riscurilor şi Evaluarea riscurilor şi ierarhizarea riscurilor E
evaluarea P-08 Chestionarul de control intern
controlului Evaluarea controlului intern Evaluarea gradului de încredere în R
intern controlul intern
Elaborarea Programului misiunii de audit public P-09 Programul misiunii de audit public
V
intern intern de regularitate/conformitate
Intervenţia Colectarea şi Efectuarea testărilor şi P-10 Teste I
la faţa analiza formularea constatărilor Chestionar listă de verificare - CLV;
locului probelor de foi de lucru; interviuri; chestionare
audit
Z
Analiza problemelor şi P-11 Fişă de Identificare şi Analiză a
formularea recomandărilor Problemei - FIAP
Analiza şi raportarea P-12 Formular de Constatare şi Raportare a A
iregularităţilor Iregularităţilor – FCRI
Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului P-13 Nota centralizatoare a documentelor de R
de audit lucru
Şedinţa de închidere P-14 Minuta şedinţei de închidere E
Raportarea Elaborarea Elaborarea proiectului P-15 Proiectul Raportului de audit public
rezultatelor proiectului Raportului Raportului de audit intern
de audit public intern public intern
A
misiunii
Transmiterea proiectului P-16 -
Raportului de audit
public intern
Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere

Elaborarea Raportului Raportul de audit public P-18 Raportul de audit public intern
de audit public intern intern
Difuzarea Raportului de P-19 -
audit public intern P-20
Urmărirea Urmărirea implementării recomandărilor P-21 Fişă de urmărire a implementării
recomandări recomandărilor
lor

1
 Elaborarea Ordinului de serviciu.
Prin acest document se autorizează efectuarea misiunii de audit public intern şi se nominalizează
auditorii interni responsabili pentru realizarea misiunii.
Documentul este întocmit de şeful compartimentului de audit public intern, pe baza Planului anual
de audit public intern.

Procedura P01 Elaborarea Ordinului de serviciu

Şeful - întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza Planului anual de audit public intern;
compartimentului de - semnează Ordinul de serviciu.
audit public intern - furnizează copii ale Ordinului de serviciu auditorilor interni nominalizați în
echipa de realizare a misiunii.
- stabilește cu echipa de audit desemnată modalitatea de abordare a misiunii şi
repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor intern in parte.

- primesc Ordinul de serviciu.

Auditorii interni - iau cunoștință despre scopul misiunii, metodologia ce se va utiliza pentru realizarea
misiunii şi despre rezultatele aşteptate de către şeful compartimentului de audit
public intern.

Model Ordin de serviciu

ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 456327 din 12.06.2019

ORDIN DE SERVICIU

    În conformitate cu prevederile art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern,
republicată, cu modificările ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea
Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern şi ale Planului anual de audit
public intern, în perioada 01.07.2019-30.09.2019 se va efectua o misiune de audit public intern de
regularitate/conformitate la Entitatea X, cu tema Managementul resurselor umane.
Perioada cuprinsă în auditare: 01.01.2017 – 30.06.2019.
Scopul misiunii: de a da asigurări cu privire la activitatea de managementul resurselor umane,
la nivelul entității publice şi a conformității cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
 Organizarea recrutării personalului
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
 Evoluția carierei personalului
 Pregătirea profesională continuă a personalului

2
  Gestionarea dosarelor profesionale
 Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
 Arhivarea documentelor

    Menționăm că se va efectua un audit de conformitate/regularitate.

Echipa de audit este formată din:
1. Ionescu Adrian, auditor intern, coordonator echipă de audit intern
2. Popescu Mircea, auditor intern

Supervizor al misiunii de audit intern este Florescu Cristian, având funcţia de șef
compartiment audit public intern.

Şeful Compartimentului de audit public intern,

Florescu Cristian

Elaborarea Declarației de independenţă

Auditorii interni îşi declară independenţa şi incompatibilităţile, prin elaborarea Declaraţiei de

independenţă, atât la începutul misiunii, cât şi pe perioada derulării misiunii de audit public intern,
dacă apar astfel de situaţii.
Situaţiile de incompatibilitate sunt analizate şi soluţionate de şeful compartimentului de audit public
intern.

Procedura P02. Elaborarea Declaraţiei de independenţă

Auditorii interni - completează Declaraţia de independenţă.
- declară orice incompatibilitate existentă sau intervenită pe perioada derulării
misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate.
- îndosariază Declaraţia de independenţă în dosarul misiunii.
Şeful compartimentului - verifica Declaraţia de independenţă.
de audit public intern - identifică şi analizează incompatibilităţile semnalate de către auditorii interni
şi stabileşte modalitatea în care acestea pot fi eliminate.
- avizează Declaraţia de independenţă cu privire la soluţionarea
incompatibilităţilor.

3
 Model - Declaraţia de independenţă
Entitatea Publică
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Ionescu Adrian

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane
Data: 02.07.2019
Nr. N
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor Da
crt. u
1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din
cadrul entităţii/structurii ce va fi auditată care ar putea să vă limiteze
măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu
X
privire la misiunea de audit public intern de regularitate/conformitate?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe,
grupuri, care au legătura cu structura ce va fi auditată şi care ar putea să
X
vă influenţeze în misiunea de audit public intern de
regularitate/conformitate?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un
alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? X
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate
X
integral sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
X
entităţii/structurii ce va fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
X
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare
sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel X
guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura ce va fi auditată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată
X
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura
X
ce va fi auditată?
10. Aţi avut/aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi X
obiectivitate faţă de entitatea/structura ce va fi auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele
X
specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate
apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care
X
afectează obiectivitatea dvs. de a lucra şi a elabora rapoarte de audit
imparţiale, le notificaţi şefului compartimentului de audit public intern?

Auditor, Șeful Compartimentului Audit Public Intern,

Ionescu Adrian Florescu Cristian

4
 1. Incompatibilităţi personale:
A colaborat la elaborarea procedurilor din cadrul Serviciului Financiar privind salarizarea
personalului. Pentru realizarea acestor proceduri a fost creată o echipă de specialişti din
Direcţia Resurse Umane şi din Serviciul Financiar, din care făcea parte în anul 2002.

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Da

3. Dacă da, explicaţi cum anume:

Participarea s-a limitat la procedurile realizate în cadrul Serviciului Financiar.

Data: 02.07.2019 Semnătura:

Șeful compartimentului de audit public intern
Florescu Cristian

Model - Declaraţia de independenţă

Entitatea Publică
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Popescu Mircea

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane
Data: 02.07.2019
Nr. N
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor Da
crt. u
1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din
cadrul entităţii/structurii ce va fi auditată care ar putea să vă limiteze
măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu
X
privire la misiunea de audit public intern de regularitate/conformitate?
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe,
grupuri, care au legătura cu structura ce va fi auditată şi care ar putea să
X
vă influenţeze în misiunea de audit public intern de
regularitate/conformitate?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un
alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? X
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate
X
integral sau parţial de Uniunea Europeană?
5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
X
entităţii/structurii ce va fi auditată?
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
X
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare
sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel X
guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura ce va fi auditată?
5
 8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată
X
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
9. Aţi fost/sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura
X
ce va fi auditată?
10. Aţi avut/aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi X
obiectivitate faţă de entitatea/structura ce va fi auditată?
11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele
X
specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?
12. Dacă în timpul misiunii de audit public intern de regularitate/conformitate
apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care
X
afectează obiectivitatea dvs. de a lucra şi a elabora rapoarte de audit
imparţiale, le notificaţi şefului compartimentului de audit public intern?

Auditor, Șeful Compartimentului Audit Public Intern,

Popescu Mircea Florescu Cristian

1. Incompatibilităţi personale: Nu

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul

3. Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul

Data: 02.07.2019 Semnătura:

Șeful compartimentului de audit public intern
Florescu Cristian

Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern

Prin acest document compartimentul de audit public intern notifică structura auditată cu privire la
declanşarea misiunii de audit public intern.
Documentul se comunică cu 15 zile calendaristice înainte de declanşarea misiunii.
Odată cu Notificarea se comunică şi Carta auditului intern.

Procedura P03. Elaborarea Notificării privind declanșarea misiunii de audit public intern
Auditorii interni - întocmesc Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern.
- pregătesc un exemplar al Cartei auditului intern.
- atribuie un număr de înregistrare Notificării.
- transmit Notificarea structurii auditate, însoțită de Carta auditului intern.
- îndosariază copia Notificării în dosarul misiunii.
Şeful - verifica realitatea şi suficiența informațiilor cuprinse în Notificare.
compartimentului - Semnează Notificarea.
de audit public
intern

6
 Model - Notificare privind declanșarea misiunii de audit public intern
Entitatea Publică
Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. 44323/03.07.2019

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către: Entitatea publică

De la: Şeful Compartimentului de Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Stimată(e) domn(ă) Director Georgescu Mihai,

În conformitate cu Planul anual de audit public intern pe anul 2019, urmează ca în

perioada 01.07.2019 – 30.09.2019 să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema
Managementul resurselor umane.
Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităţilor asumate
de către conducerea structurii auditate şi personalul de execuţie, cu privire la organizarea şi
realizarea activităţilor şi îndeplinirea în mod eficient şi eficace.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
 Organizarea recrutării personalului
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
 Evoluția carierei personalului
 Pregătirea profesională continuă a personalului
 Gestionarea dosarelor profesionale
 Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
 Arhivarea documentelor

Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data şi modul de organizare a
şedinţei de deschidere a misiunii în cadrul căreia vom avea în vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea şi documentarea obiectivelor misiunii;
c. scopul misiunii de audit;
d. modalitatea de desfăşurare a misiunii, persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la
dispoziţie documentaţia necesară privind: planificarea, organizarea si controlul activităţilor
auditabile, legile şi reglementările aplicabile, organigrama entităţii, Regulamentul de organizare şi
funcţionare, fişele posturilor, procedurile operaţionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe
domnul Ionescu Adrian, auditor intern, coordonator al misiunii de audit intern.

Cu deosebită consideraţie,

Data: 03.07.2019
Şeful Compartimentului Audit Public Intern
Florescu Cristian
7
 Ședința de deschidere

Activitatea se derulează la entitatea/structura auditată şi implică auditorii interni membrii ai echipei

de audit şi personalul structurii auditate. Ședința de deschidere are rolul de a prezenta echipa de
audit, Carta auditului intern, obiectivele generale ale misiunii de audit public intern, comunica
termenele de desfăşurare a misiunii, stabili persoanele responsabile din partea structurii auditate
pentru asigurarea documentelor şi explicațiilor necesare.

Procedura P04. Şedinţa de deschidere

Auditorii interni - stabilesc data Şedinţei de deschidere.
- contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data
organizării şedinţei de deschidere.
- stabilesc ordinea de zi a Şedinţei de deschidere.
- participă la Ședința de deschidere.
- întocmesc Minuta şedinţei de deschidere.
- consemnează în cadrul minutei şedinţei aspectele dezbătute, respectiv în prima
parte informaţii referitoare la participanţii la şedinţă, iar în partea a doua
stenograma dezbaterilor.
- îndosariază Minuta şedinţei de deschidere în dosarul misiunii.
Şeful compartimentului - participă la Ședința de deschidere, după caz.
de audit public intern
Conducătorul - participă la Ședința de deschidere.
entităţii/structurii - stabilește persoanele din cadrul entităţii/structurii auditate care vor participa la
auditate Şedinţa de deschidere.
- asigură participarea persoanelor desemnate.

Model – Minuta şedinţei de deschidere

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:

Audit Public Intern Şedinţa de deschidere ………………
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanţilor
Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Florescu Cristian Auditor Şef SAPI
Ionescu Adrian Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Georgescu Mihai Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Stroescu Tudora Inspector Direcţia Resurse
8
 Umane

B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-au discutat următoarele:
- prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- prezentarea funcţiei de audit inter, în special a obiectivelor generale ale auditului
intern, rolul și scopul misiunii de audit public intern;
- prezentarea obiectivele misiunii de audit public intern și a rezultatelor așteptate.

În urma discuțiilor cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au

prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- complexitatea activităţii Direcției Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului;
- fluctuația personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
În cadrul ședinței s-au mai stabilit următoarele:
- persoanele pe care auditorii interni le pot contacta în vederea obținerii de informații,
documente etc. pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern, programul
întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care structura auditată trebuie să le asigure în vederea derulării
misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanților;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
- diverse aspecte procedurale, referitoare la ședințele intermediare și modalitatea de
informare asupra constatărilor și concluziilor;
De asemenea, s-a precizat că recomandările ce se vor formula, ca urmare a eventualelor
disfuncționalități constatate, se vor discuta şi analiza cu structura auditată înainte de a fi
cuprinse în raportul misiunii de audit intern.

Auditori, Auditați,

9
 Constituirea/actualizarea Dosarului permanent

Auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter general despre

entitatea/structura auditată cu scopul de a cunoaşte domeniul auditabil şi particularităţile
acestuia.
Informaţiile colectate trebuie să permită cunoaşterea contextului instituţional şi socio-
economic, organizarea entităţii/structurii auditate, identificarea şi evaluarea punctelor cheie
ale funcţionării activităţilor şi sistemului de control, a riscurilor semnificative şi informaţiilor
probante pentru atingerea obiectivelor.
Constituie/actualizează Dosarul permanent, care reprezintă sursa de informaţii generale cu
privire la structura auditată şi permite o înţelegere mai bună a activităţilor desfășurate de
structura auditată.
Elaborează Chestionarul de luare la cunoștință, în funcție de experiența proprie, care
cuprinde întrebări cu privire la:
- situaţia economic-socială a entității, respectiv nivelul veniturilor, nivelul bugetului,
tendințele de evoluție în timp a bugetului, mărimea entității, situaţia bugetară, activitățile
desfășurate, efectivele de salariați, vechimea pe post, pregătirea personalului.
- contextul organizațional, respectiv organizarea generală şi structura organizațională,
relațiile de competenţă şi mediul informatic, cunoaşterea generală şi modul de organizare a
entității, atribuţiile structurilor organizatorice, planificarea şi urmărirea realizării activităţilor,
aplicarea deciziilor luate de conducere.
- funcţionarea entității, respectiv metode şi proceduri, obiectivele stabilite, instrumentele de
control intern proiectate, suportul informațional, cadrul normativ şi metodologic aplicabil,
instrucțiuni elaborate.

Procedura P05. Constituirea/actualizarea Dosarului permanent

- identifica, strategiile, legile si regulamentele aplicabile structurii auditate,

Auditorii interni care au legătură cu domeniul auditat.
- elaborează Chestionarul de luare la cunoștință.
- Identifică organigrama, regulamentele de funcționare, fişele posturilor,
proceduri scrise ale entităţii/structurii auditate.
- identifică personalul responsabil, posturile cheie, fluxul operaţiilor.
- identifică informaţiile financiare, registrul riscurilor şi circuitul
documentelor.
- obțin rapoartele de control/audit anterioare.
- obțin orice alte documente şi informaţii specifice domeniului auditabil.
- constituie/actualizează Dosarul permanent şi-l opisează.

10
 Model – Chestionar de luare la cunoştinţă

Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII

Public Intern Data:
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Nr.
ÎNTREBAREA DA NU OBSERVAŢII
crt.
A. Cunoaşterea contextului socio-economic
Există un buget aprobat aferent departamentului de
1 Da
resurse umane?
Care este nivelul bugetului aprobat aferent Foaie de lucru*
2 Da
departamentului de resurse umane?
Care este evoluţia bugetului pe ultimii 3 ani aferent Foaie de lucru*
3 Da
departamentului de resurse umane?
Care sunt activităţile desfăşurate în cadrul Foaie de lucru*
4 Da
departamentului de resurse umane?
Care este numărul salariaţilor din cadrul 238 salariaţi
5
departamentului de resurse umane?
Care este nivelul de calificare al personalului din cadrul 78% studii
6 departamentului de resurse umane? superioare
32% studii medii
Personalul din cadrul departamentului de resurse
7 Da
umane este evaluat cel puţin anual?
Există un sistem de motivare al salariaţilor din cadrul Motivarea se
8 departamentului de resurse umane? Da realizează doar
moral
…………………………………………………………………
B Cunoaşterea contextului organizaţional
Care sunt atribuţiile generale ale departamentului de Foaie de lucru*
1 Da
resurse umane?
Există fişe ale posturilor pentru toate posturile existente
2 Da
în cadrul entităţii?
Există organigramă la nivelul departamentului de
3 Da
resurse umane?
Organigrama exprimă corect relaţiile ierarhice în cadrul
4 Da
departamentului de resurse umane?
Există obiective specifice definite la nivelul
5 Da
departamentului de resurse umane?
6 Există obiective individuale la nivelul posturilor de lucru? Da
Complexitatea obiectivelor individuale este îmbunătăţită Sunt menţinute
7 anual, în corelaţie de cunoştinţele acumulate? Nu anual la acelaşi
nivel.
11
Nr.
ÎNTREBAREA DA NU OBSERVAŢII
crt.
8 Sarcinile sunt definite clar în cadrul postului? Da
9 În cadrul fişelor posturilor sunt definite responsabilităţi? Da
Atribuţiile posturilor de conducere diferă faţă de cele ale
10 Da
posturilor de execuţie?
Posturile existente asigură realizarea activităţilor? Însă acestea au un
11 Da grad de ocupare de
80%.
Sarcinile sunt astfel definite încât să asigure o bună
12 Da
cooperare între posturile de acelaşi nivel?
Structura organizatorică a entităţii este capabilă să
13 Da
răspundă cerinţelor mediului în care acţionează?
14 Accesul la informaţii este stabilit pe nivele ierarhice? Da
15 Există un circuit al documentelor? Da
Circuitul informaţional permite urmărirea documentelor
16 Da
pe fluxul realizării?
Există o politică de rotaţie a personalului aflat în funcţii
17 Nu
sensibile?
Personalul este informat în mod corespunzător cu
18 Da
privire la sarcinile de serviciu?
Cum se asigură managementul că repartizarea
19 Da Foaie de lucru*
sarcinilor este corect realizată?
Cum se asigură managementul că personalul îşi
20 îndeplineşte în mod corespunzător sarcinile posturilor Da Foaie de lucru*
ocupate?
21 Există un plan de formare profesională a personalului? Da
Există o adecvare între cursurile de formare
22 Da
profesională şi nevoia de formare profesională?
Persoanele sunt încurajate să îşi dezvolte abilităţile prin
23 Da
pregătire profesională adecvată?
24 Există cod de etică elaborat la nivelul entităţii? Da
Regulile de conduită sunt cunoscute şi respectate la
25 Da
nivelul entităţii?
26 Există ROF elaborat la nivelul entităţii? Da
ROF-ul defineşte atribuţiile specifice structurilor
27 Da
funcţionale?
Structura organizatorică asigură realizarea funcţiilor
28 Da
entităţii?
Atribuţiile sunt repartizate omogen pe structurile
29 Da
funcţionale ale entităţii?
30 Posturile sunt dimensionate în mod corespunzător? Da
31 Obiectivele specifice respectă caracteristicile SMART? Da
32 Există planuri sau programe de activitate? Da
Planurile sau programele de activitate sunt stabilite
33 Da
pentru toate obiectivele?
Pentru realizarea planurilor sau programelor de
34 Da
activitate sunt identificate şi aprobate resursele?
Realizarea obiectivelor este măsurată cu ajutorul
35 Da
indicatorilor de performanţă?
36 Indicatorii de performanţă măsoară obiectivul din punct Da
de vedere cantitativ, calitativ, al impactului şi al
12
Nr.
ÎNTREBAREA DA NU OBSERVAŢII
crt.
rezultatului?
37 Riscurile sunt identificate şi gestionate? Da
38 Corespondenţa primită sau expediată este înregistrată? Da
Corespondenţa primită este urmărită în vedere
39 Da
soluţionării?
Corespondenţa este arhivată în mod corespunzător şi în
40 Nu
termen?
Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare sunt separate
41 Da
la nivelul unei activităţi?
42 Realizarea activităţilor este supravegheată? Da
Activităţile generatoare de întreruperi a activităţii sunt
43 Da
identificate la nivelul entităţii?
44 Strategiile de control sunt elaborate? Da
45 Strategiile de control asigură buna gestiune a riscurilor? Da
Strategiile de control definesc tipurile de controale de
46 autorizare, aprobare, verificare, documentare şi de Da
separare de sarcini?
47 Accesul la resurse este limitat? Da
Relaţiile de reprezentare asigură o bună reprezentare a
48 Da
structurii auditate?
Există un sistem de promovare al salariaţilor? Promovarea se
realizează în
49
condiţiile stabilite de
lege
Relaţiile de autoritate sunt definite şi aplicate la nivelul
50 Da
structurii auditate?
................................................................................
C Cunoaşterea funcţionării structurii auditate
1 În cadrul direcției sunt elaborate procedurile de lucru? Da
2 Procedurile de lucru acoperă toate activităţile? Da
Procedurile de lucru descriu corect activităţile
3 Da
procedurate?
4 Procedurile de lucru definesc corect responsabilităţile? Da
Procedurile de lucru sunt cunoscute şi aplicate de
5 Da
salariaţi?
6 Procedurile de lucru asigură separarea sarcinilor? Da
7 Care este cadrul normativ aplicabil? Foaie de lucru*
8 Care este cadrul metodologic aplicabil? Foaie de lucru*
9 Există un sistem de informare adecvat? Da
Care au fost problemele anterioare cu care s-a
10 Foaie de lucru*
confruntat structura auditată?
11 Cum au fost soluţionate aceste probleme? Foaie de lucru*
12 Care sunt reformele implementate? Foaie de lucru*
Reformele implementate au fost în consens cu strategia
13 Da
entităţii?
Care este strategia entităţii în perioada următoare
14 Foaie de lucru*
pentru domeniul auditabil?
......................................................................

Auditori interni, Supervizor,

13
 4. Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern

4.1. Evaluarea riscurilor

Activitatea de analiză a riscurilor are drept scop identificarea riscurilor din structura auditată asociate
domeniului auditabil şi evaluarea acestora, aprecierea controlului intern şi selectarea obiectivelor
misiunii de audit.
Evaluarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a acestora si de impactul riscului.
Criteriile de analiză a riscurilor sunt:
a) Aprecierea probabilităţii – element calitativ, care se realizează prin evaluarea posibilităţii
de apariţie a riscurilor, prin luarea în considerare a factorilor de incidenţă specifici domeniului
auditabil şi se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri astfel: probabilitate mică,
probabilitate medie şi probabilitate mare.
b) Aprecierea impactului – element cantitativ, care se realizează prin evaluarea efectelor
riscului în cazul în care acesta s-ar produce, prin luarea în considerare a criteriilor specifice
domeniului auditabil şi se poate exprima pe o scală valorică, pe trei niveluri, astfel: impact scăzut,
impact moderat şi impact ridicat.

Procedura P07. Evaluarea riscurilor

Auditorii interni - stabilesc activitățile/acțiunile auditabile pe baza documentelor colectate din

Dosarul permanent şi a informațiilor din Studiul preliminar.
- identifică riscurile asociate activităţilor/acţiunilor auditabile.
- stabilesc cerinţele pentru fiecare activitate/acţiune de realizat din punct de vedere al
controalelor specifice.
- stabilesc factorii de incidenţă pentru aprecierea probabilităţii de apariţie a riscurilor
şi criteriile de apreciere a impactului riscurilor.
- stabilesc nivelul probabilității şi nivelul impactului riscului.
- stabilesc punctajul total al riscului.
- ierarhizează riscurile în funcție de punctajele obţinute.
- elaborează documentul privind analiza riscurilor .
- efectuează eventualele modificări stabilite în şedinţa de lucru.
- îndosariază documentul elaborat în dosarul misiunii.
Supervizor/ Şeful - analizează şi evaluează activitățile/acțiunile auditabile stabilite şi riscurile asociate
compartimentului acestora.
de audit public - analizează şi evaluează modul de stabilire a punctajul total al riscurilor.
intern - analizează şi evaluează ierarhizarea riscurilor.
- organizează şedinţă de lucru cu echipa de audit pentru analiza riscurilor.
- supervizează documentul privind analiza riscurilor.

14
 Model – Stabilirea punctajului total al riscurilor şi ierarhizarea riscurilor
Compartimentul Audit Public PREGĂTIREA MISIUNII
Intern
Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern Data: ……….

Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane

Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR

ŞI IERARHIZAREA RISCURILOR

15
 Criterii de analiză a
Nr. riscurilor Punctaj Ierarhizarea
Obiective Activități Riscuri identificate
crt. Probabilit total riscurilor
Impact
ate
I. Organizare Elaborarea și Utilizarea
a recrutării fundamentarea personalului
personalul proiectului Planului de neadecvat activităţii 2 2 4 Mare
ui ocupare a funcţiilor de elaborare a
publice planului
Elaborarea Bibliografie
documentației de incompletă/neactual
2 3 6 Mare
organizare a izată
concursurilor
Constituirea Comisiei Incompatibilitatea
de concurs membrilor comisiei 3 2 6 Mare
de concurs
Aplicarea procedurilor Anunțul de concurs
de anunț privind nu cuprinde
organizarea condiţiile de 1 2 2 Mediu
concursurilor de desfășurare a
recrutare concursului
Selecția dosarelor de Acceptarea de
concurs persoane care nu
3 2 6 Mare
corespund nevoilor
postului
Stabilirea subiectelor Accesul unor
de concurs candidați la
3 1 3 Mediu
subiectele de
examen
Susținerea probelor Promovarea
de concurs examenului de
candidați prin
folosirea unor 2 2 4 Mediu
metode neadecvate
de soluționare a
subiectelor
Verificarea și notarea Aprecieri
probelor susținute de neobiective ale 2 3 6 Mare
candidați candidaților
Emiterea deciziilor de Încadrarea
numire în funcție necorespunzătoare 3 2 6 Mare
a titularului deciziei
2. Stabilirea Efectuarea pontajelor Pontarea nereală a
drepturil salariaților în raport 3 2 6 Mare
or cu munca prestată
salariale Acordarea salariului Încadrarea
de baza necorespunzătoare
în raport cu 3 2 6 Mare
cerințele postului
scos la concurs
Acordarea Indemnizații de
indemnizațiilor de conducere 2 2 4 Mediu
conducere necuvenite
Acordarea sporurilor Sporuri acordate
necuvenit 2 3 6 Mare
Modificarea Drepturi salariale
drepturilor salariale acordate necuvenit 3 2 6 Mare
Emiterea actelor Lipsa deciziilor de
administrative privind modificare a
3 1 3 Mediu
modificarea drepturilor salariale
drepturilor salariale
Acordarea Acordarea de
bonificațiilor privind drepturi bănești
munca suplimentară privind munca 1 3 3 Mediu
suplimentară peste
program necuvenit
Acordarea concediilor Bonificații
de odihnă necorespunzătoare
1 2 2 Mediu
la concediile de
odihnă
3. Evoluția Promovarea Sistem neadecvat
carierei personalului de promovare a 3 2 6 Mare 16
personal personalului
ului Motivarea Lipsa motivării
personalului personalului 2 2 4 Mediu
 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

Programul misiunii de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului
de audit public intern, care prezintă obiectivele, activităţile/acţiunile de realizate în cadrul fiecărei
etape a misiunii de audit public intern, testările de efectuat, termenele de realizare şi auditorii interni
responsabili.

Procedura P09. Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

Auditorii - elaborează Programul misiunii de audit public intern, care cuprinde: etapele
interni misiunii, obiectivele misiunii, activitățile/acțiunile derulate în cadrul fiecărei
etape şi obiectiv ale misiunii, durata realizării fiecărui obiectiv/activitate
cuprinsă în plan;
- locul realizării activităţilor cuprinse în program;
- testările ce se vor efectua pe fiecare obiectiv şi activitate şi durata acestora;
- tipul verificărilor ce se efectuează în cadrul fiecărei testări;
- auditorii interni responsabili pentru realizarea activităților cuprinse în
program;
- îndosariază Programul misiunii de audit public intern în dosarul misiunii.
Supervizorul - analizează și revizuiește Programul misiunii de audit public intern;
- supervizează Programul misiunii de audit public intern;
- organizează o întâlnire pentru analiza Programului misiunii de audit public
intern.
Şeful - analizează şi aprobă Programul misiunii de audit public intern.
compartimentu
lui de audit
public intern

Model – Programul misiunii de audit public intern

Compartimentul Audit PREGĂTIREA MISIUNII
Public Intern Elaborarea Programului misiunii de audit public Data: ……….
intern
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE

REGULARITATE/CONFORMITATE

Durat Auditor Locul

Tipul
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI a ii desfăşu-
testării
(ore) interni rării
I. Pregătirea misiunii

17
 Durat Auditor Locul
Tipul
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI a ii desfăşu-
testării
(ore) interni rării
1. Întocmirea și aprobarea Ionescu Sediul API
Ordinului de serviciu Adrian
4
Popescu
Mircea
2. Întocmirea și validarea Ionescu Sediul API
Declaraţiilor de 4 Adrian
independenţă
3. Pregătirea şi Popescu Sediul API
transmiterea Notificării Mircea
privind declanşarea
4
misiunii de audit public
intern de
regularitate/conformitate
4. Deschiderea misiunii de Ionescu Structura
audit public intern de 8 Adrian auditată
regularitate/conformitate
5. Constituirea şi Popescu Sediul API
actualizarea dosarului 16 Mircea
permanent
6. Prelucrarea şi Ionescu Sediul API
documentarea 40 Adrian
informaţiilor
7. Evaluarea riscurilor Popescu Sediul API
16
Mircea
8. Evaluarea controlului Ionescu Sediul API
16
intern Adrian
9. Elaborarea Popescu Sediul API
Programului misiunii de Mircea
4
audit public intern de
regularitate/conformitate
II. Intervenţia la fata locului
Obiectiv 1. 1. Elaborarea și Analiză
Organizarea fundamentarea proiectului Evaluare
recrutării Planului de ocupare a Verificare
personalului funcţiilor publice
2. Elaborarea Analiză Ionescu Structura
documentației de Evaluare Adrian auditată
organizare a concursurilor Verificare Popescu
48 Mircea
Constituirea Comisiei de Analiză
concurs Evaluare
Verificare
Selecția dosarelor de Analiză
concurs Evaluare
Verificare
Stabilirea subiectelor de Analiză

18
 Durat Auditor Locul
Tipul
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI a ii desfăşu-
testării
(ore) interni rării
concurs
Susținerea probelor de Verificare
concurs Urmărire
Verificarea și notarea Verificare
probelor susținute de Apreciere
candidați
Emiterea deciziilor de Analiză
numire în funcție Elaborare
Obiectiv 2. Efectuarea pontajelor Analiză
Stabilirea Evaluare
drepturilor Verificare
salariale Comparare
Acordarea salariului de Analiză
bază Evaluare
Verificare
Comparare
Acordarea indemnizațiilor Analiză Ionescu
de conducere Evaluare Adrian Structura
Verificare Popescu auditată
Comparare Mircea
40
Acordarea sporurilor Analiză
Evaluare
Verificare
Comparare
Modificarea drepturilor Analiză
salariale Evaluare
Verificare
Comparare
Emiterea actelor Analiză
administrative privind Evaluare
modificarea drepturilor Verificare
salariale Comparare
Obiectiv 3. Promovarea personalului Analiză
Evoluția Evaluare Ionescu
carierei Verificare Adrian Structura
24
personalului Comparare Popescu auditată
Motivarea personalului Analiză Mircea
Evaluare
Obiectiv 4. Identificarea nevoilor de Analiză 24
Pregătirea pregătire profesională a Evaluare
profesională a personalului Verificare Ionescu Structura
personalului Elaborarea planurilor de Analiză Adrian auditată
pregătire profesională Evaluare Popescu
Verificare Mircea
Comparare

19
 Durat Auditor Locul
Tipul
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI a ii desfăşu-
testării
(ore) interni rării
Realizarea planurilor de Analiză
pregătire profesională Evaluare
Verificare
Comparare
Obiectiv 5. Existența procedurilor Analiză Ionescu Structura
Gestionarea privind gestionarea Evaluare Adrian auditată
dosarelor dosarelor profesionale Verificare Popescu
profesionale Comparare Mircea
Constituirea dosarelor Analiză
profesionale Evaluare
Verificare 32
Actualizarea dosarelor Analiză
profesionale Evaluare
Verificare
Accesul dosarele Analiză
profesionale Evaluare
Verificare
Obiectiv 6. Sistemul informatic este Analiză
Funcționalitat adaptat cerințelorEvaluare
ea sistemului utilizatorilor Verificare Ionescu Structura
informatic Sistemul informatic Analiză Adrian auditată
privind utilizat la nivelulEvaluare Popescu
gestiunea departamentului resurse Verificare 32 Mircea
resurselor umane este integrat la
umane nivelul entității
Cunoașterea și utilizarea Analiză
aplicațiilor existente Evaluare
Observare
Obiectiv 7. Existența procedurilor de Analiză Ionescu Structura
Arhivarea arhivare a documentelor Evaluare Adrian auditată
documentelor Verificare Popescu
Păstrarea și predarea Analiză Mircea
documentelor Evaluare 24
Verificare
Securitatea documentelor Analiză
păstrate la nivelul direcției Evaluare
Verificare
Revizuirea documentelor Ionescu Structura
şi constituirea dosarelor 8 Adrian auditată
de audit intern
Şedinţa de închidere Ionescu Structura
Adrian auditată
8
Popescu
Mircea
III. Raportarea rezultatelor misiunii

20
 Durat Auditor Locul
Tipul
OBIECTIVE ACTIVITĂŢI/ACŢIUNI a ii desfăşu-
testării
(ore) interni rării
Proiectul Elaborarea proiectului Ionescu Structura
Raportului de Raportului de audit public Adrian auditată
24
audit public intern Popescu
intern Mircea
Transmiterea proiectului Ionescu Structura
Raportului de audit public 4 Adrian auditată
intern
Reuniunea de conciliere Ionescu Structura
Adrian auditată
8
Popescu
Mircea
Raportul de Elaborarea Raportului de Ionescu Structura
audit public audit public intern Adrian auditată
16
intern Popescu
Mircea
Difuzarea Raportului de Popescu Structura
4
audit public intern Mircea auditată
IV. Urmărirea recomandărilor
Urmărirea Elaborarea Fişei de Ionescu Structura
recomandărilor urmărire a implementării Adrian auditată
8
recomandărilor Popescu
Mircea
Auditori interni, Supervizor
…………………… …………………

Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit

Prin aceasta se asigură că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit

public intern sunt pregătite în mod corespunzător şi adecvat, iar dovezile colectate pentru
susţinerea constatărilor sunt suficiente, concludente şi relevante.

Dosarele de audit public intern sunt structurate pe două secţiuni, respectiv:

a) dosarul misiunii de audit public intern, care este structurat în patru subsecțiuni:
Raportul de audit public intern şi anexele acestuia, administrativă, analiza riscului,
supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern.
b) dosarul de lucru, care cuprinde copii xerox ale documentelor justificative pe care
se bazează constatările şi concluziile auditorilor interni.

Procedura P13. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit

Auditorii interni - numerotează corespunzător documentele procedurale, documentele de
lucru şi lucrările elaborate.
- completează documentele procedurale, documentele de lucru şi lucrările
elaborate dacă sunt insuficiente.
- se asigură de suficiența și pertinența probelor de audit.
21
 - indexează, prin atribuirea de litere şi cifre, fiecare document justificativ
aferent dosarelor misiunii.
- întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.
Supervizorul - verifică şi avizează Nota centralizatoare a documentelor de lucru.

Model – Notă centralizatoare a documentelor de lucru

Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Audit Public Intern Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Documentele justificative/ Există Auditori

Constatarea
Probe de audit Da Nu
Secţiunea 1 – Organizarea recrutării personalului Obiectivul de audit
1. Dosarele de concurs - Copii documente ale candidaților
ale candidaților conțin la:
copii ale documentelor
- Concursul pentru ocuparea
care nu sunt legalizate
postului de consilier la DMRU
sau care nu sunt
- Concursul pentru ocuparea
certificate pentru
postului de asistent la DBFC
conformitate de către
- Concursul pentru ocuparea
secretariatul comisiei
postului de consilier sup. la DBFC
de concurs
2.Funcţionarea Procese verbale ale concursurilor
comisiei de concurs cu organizate în anul 2004.
nu număr mai mic de
membri
…………………….
Secțiunea 2 – Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
1. Încadrarea eronată a - Procese verbale ale concursurilor
salariaților pe alte organizate în anul 2016;
funcţii decât cele - Decizia de numire nr. 1234/2016.
pentru care au fost
declarați admiși de
către comisia de
concurs
2. Inexistența unui - Evidența orelor suplimentare
sistem pentru pentru lunile aprilie şi decembrie
organizarea modului de 2004 ale DPA, DGBCF, DRU şi
evidență a orelor DGIE.;
suplimentare şi de - Lista de control privind evidența
recuperare a acestora salarizării muncii peste programul
de către salariații normal de lucru la structurile din
entității cadrul entității
……………………………………………………………………………………………..
Secțiunea 7 – Arhivarea documentelor

22
 1. Predarea - primirea - Interviu privind respectarea
documentelor la arhiva cadrului normativ referitor la
instituției se realizează arhivarea documentelor adresat
fără verificarea domnului Rădulescu Dumitru,
conținutului dosarelor responsabil
ce vor fi arhivate,
respectiv fără a fi
numerotate, șnuruite şi
opiate.

Auditori interni, Supervizor,

…………………… …………………

Şedinţa de închidere

Activitatea se derulează la structura auditată şi implică auditorii interni şi conducerea

structurii auditate, sau persoane desemnate din cadrul structurii auditate.
În cadrul şedinţei de închidere se prezintă constatările, cauzele şi consecinţele problemelor
identificate, precum şi recomandările formulate în vederea îmbunătăţirii
activităţilor/acţiunilor auditate.

Procedura P14. Şedinţa de închidere

Auditorii interni
Supervizorul/Şeful
Compartimentului de
audit public intern
Conducătorul
entităţii/structurii
auditate
- planifică Şedinţa de închidere.
- prezintă constatările, concluziile şi recomandările formulate în
urma derulării misiunii de audit public intern.
- prezintă cauzele şi consecinţele problemelor constatate.
- prezintă probele de audit colectate.
- întocmesc Minuta şedinţei de închidere.
- transmit Minuta şedinţei de închidere structurii auditate pentru
semnare.
- îndosariază Minuta şedinţei de închidere în dosarul misiunii.
- participă la desfăşurarea Şedinţei de închidere.
- susţine şi argumentează constatările, concluziile şi recomandările
formulate.
- participă la desfăşurarea Şedinţei de închidere.
- prezintă opiniile cu privire la constatările, concluziile şi
recomandările formulate.
- confirmă restituirea tuturor documentelor puse la dispoziţia
auditorilor interni pe timpul derulării misiunii.

Model – Minuta şedinţei de închidere

Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI Data:
Audit Public Intern Şedinţa de închidere ………………….
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

23
 A. Lista participanților

Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Florescu Cristian Auditor Şef SAPI
Ionescu Adrian Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Georgescu Mihai Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane

B. Concluzii

În cadrul şedinţei de închidere au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru

fiecare obiect auditat.
De asemenea, au fost discutate problemele identificate, au fost analizate cauzele care au
contribuit la apariția disfuncționalităților şi au fost comentate recomandările care urmează a
fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.
Pentru constatările/deficiențele prezentate nu au fost formulate obiecții, persoanele
participante din cadrul structurii auditate și le-au însușit în totalitate.

Transmiterea proiectului Raportului de audit public intern

Proiectul de Raport se transmite structurii auditate, pentru analiză şi formularea, în termen de 15 zile
calendaristice de la primire, a unui eventual punct de vedere.
Punctele de vedere primite sunt analizate de echipa de auditori interni, care stabilesc data de
organizare a şedinţei de conciliere.
În situaţia în care nu se formulează puncte de vedere în termen se consideră că proiectul Raportului
de audit public intern a fost însuşit şi acesta devine Raportul de audit public intern.

Procedura P16. Transmiterea proiectului Raportului de audit public intern

Auditorii interni - transmit proiectul Raportului de audit public intern către structura auditată şi
celelalte structuri implicate în misiunea de audit.
- analizează eventualele puncte de vedere la proiectul Raportului de audit public
intern ale structurii auditată.
- își exprimă opinia cu privire la observațiile formulate de structura auditată şi
efectuează eventualele revizuiri ale proiectului Raportului de audit public
intern.
- discută, dacă este cazul, pregătirea unei reuniuni de conciliere cu şeful
compartimentului de audit public intern.

24
 - îndosariază proiectul Raportului de audit public intern în dosarul misiunii.
- îndosariază punctul de vedere al structurii auditate în dosarul misiunii.
Supervizorul/Şeful - analizează observaţiile structurii auditate.
Compartimentului de - îşi exprimă acordul asupra justificărilor formulate de auditorul intern la
audit public intern observaţiile structurii auditate.
- discută cu auditorii interni pregătirea unei reuniuni de conciliere cu structura
auditată.
Entitatea/ structura - analizează proiectul Raportului de audit public intern
auditată - formulează şi transmite eventuale puncte de vedere la proiectul Raportului de
audit public intern, în termen de 15 zile calendaristice.

Reuniunea de conciliere

La ședință participă auditorii interni, conducerea structurii auditate sau persoanele

desemnate din cadrul structurii auditate.
În cadrul ședinței se analizează observațiile formulate la proiectul Raportului de audit public
intern de către structura auditată şi se stabilește conținutul final al Raportului de audit
public intern.
În cazul în care structura auditată nu formulează puncte de vedere, se consideră că
Proiectul Raportului misiunii de audit public intern a fost însușit şi nu se mai organizează
şedinţa de conciliere.
Procedura P17. Reuniunea de conciliere
Auditorii interni - pregătesc reuniunea de conciliere în termen de 10 zile calendaristice de la
primirea solicitării formulate de structura auditată.
- informează structura auditată asupra locului şi datei reuniunii de conciliere.
- participă la Reuniunea de conciliere.
- prezintă punctul de vedere cu privire la eventualele observații formulate de
structura auditată.
- stabilesc de comun acord cu supervizorul/şeful compartimentului de audit
public intern forma finală a constatărilor, concluziilor şi recomandărilor.
- întocmesc Minuta reuniunii de conciliere.
- îndosariază Minuta reuniunii de conciliere în dosarul misiunii de audit
intern.
Supervizorul /Şeful - participă la Reuniunea de conciliere.
compartimentului - își exprimă opinia cu privire la observațiile formulate de structura auditată.
de audit intern - hotărăște, de comun acord cu auditorii interni, asupra formei finale a
constatărilor, concluziilor şi recomandărilor.
Reprezentanţii - participă la Reuniunea de conciliere.
entităţii/structurii - formulează eventualele observații cu privire la punctele de vedere aflate în
auditate divergenţă şi le susţin cu probe de audit.

Model – Minuta reuniunii de conciliere

Compartimentul de RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII Data:
Audit Public Intern Reuniunea de conciliere ………………….
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

25
 C. Lista participanților

Direcţia/ Nr.
Numele Funcţia E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Florescu Cristian Auditor Şef SAPI
Ionescu Adrian Auditor SAPI
Popescu Mircea Auditor SAPI
Direcţia Resurse
Georgescu Mihai Director
Umane
Direcţia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcţia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane

B. Concluzii
În cadrul punctului de vedere transmis de structura auditată au fost formulate observații cu
privire la următoarele aspecte din cadrul proiectului de raport de audit:
- Constituirea comisiei de concurs;
- existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conțin toate actele administrative şi
documentele privind cariera funcționarului public
În ceea ce privește constituirea comisiei de concurs, conducerea structurii auditate a precizat
că a existat un singură situație de recrutare de personal în care membrii comisiei de concurs
care au semnat documentele procedurale, precum și cele elaborate cu privire la organizarea
și desfășurarea concursului sunt mai puțin decât cei care au fost numiți prin decizie. Acest
lucru fiind datorat faptului că un membru al comisiei de concurs, în ziua desfășurării probei
scrise i-a fost rău și a fost transportat la spital.
În ceea ce privește actualizarea dosarelor profesionale reprezentanții structurii auditate au
precizat că în multe situații personalul din cadrul entității nu a prezentat documentele de studii
pe care le-au dobândit ulterior angajării, fapt pentru care dosarele profesionale nu au putut fi
completate în totalitate.
Referitor la constituirea comisiilor de concursuri pentru recrutarea de personal, auditorii interni
au precizat că aceste situații s-au mai întâmplat și la concursurile de recrutare organizate în
datele de 17.11.2015 și 24.05.2016, situație în care își mențin constatarea formulată prin
raportul de audit.
Referitor la completarea dosarelor profesionale auditorii interni au precizat că nu este vorba
de lipsa documentelor de studii, ci de diverse decizii ale conducerii entității care privesc
promovarea, schimbarea pe alte funcții a persoanei în cauză, acordarea unor sporuri. Aceste
documente au fost emise de entitate și trebuiau să fie depuse la dosarul profesional.
Difuzarea Raportului de audit public intern

Difuzarea Raportului presupune avizarea Raportului de audit public intern de către

conducătorul entităţii publice şi comunicarea acestuia structurii auditate în vederea punerii
în practică a recomandărilor.
Procedura P-19 Difuzarea Raportului de audit public intern
Auditorii interni - pregătesc Raportul de audit public intern şi Sinteza la raport și-l transmit
conducătorului entității publice care a aprobat misiunea de audit public.
- transmit o copie a Raportului de audit public intern către conducerea
26
 structurii auditate
- solicită structurii auditate elaborarea Planului de acțiune pentru
implementarea recomandărilor.
- transmit Raportul de audit public intern, la cerere, şi către alte
structuri/organisme, cu aprobarea conducătorului entităţii.
- îndosariază Raportul de audit public intern în dosarul misiunii.
Şeful - transmite Raportul de audit public intern, însoţit de Sinteză
compartimentului conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză
de audit public si aprobare.
intern - semnează adresa de transmitere a copiei Raportului de audit public
intern către structura auditată, inclusiv adresa privind solicitarea
elaborării Planului de acţiune pentru implementarea recomandărilor.
- transmite organului ierarhic superior o informare fundamentă despre
recomandările care nu au fost însuşite din Raportul de audit public.
Conducătorul entităţii - Analizează şi avizează Raportul de audit public intern.
care a aprobat
misiunea

Supervizarea misiunii de audit public intern

Supervizarea are scopul de a asigura că obiectivele misiunii de audit public intern sunt
atinse în condiţii de calitate. Responsabil cu supervizarea etapelor şi procedurilor de
desfăşurare a misiunii este, de regulă, şeful compartimentului de audit public intern sau
auditorul intern desemnat de acesta prin Ordinul de serviciu, care are pregătirea
profesională adecvată şi competența necesară.

Procedura P20. Supervizarea

Auditorii interni Prezintă supervizorului toate documentele elaborate conform procedurilor
şi probele de audit colectate în timpul misiunii de audit public intern de
regularitate/conformitate.
Supervizorul - verifică documentele elaborate şi prezentate de auditorii interni în toate
fazele de derulare a misiunii de audit public intern
- verifică Fişele de identificare şi analiză a problemelor, urmărind dacă
constatările se confirmă şi sunt susţinute de probe de audit suficiente.
- verifică Formularele de constatare şi raportare a iregularităţilor,
urmărind dacă iregularităţile se confirmă şi sunt susţinute de probe de
audit.
- supervizează toate documentele verificate, activitate care se
realizează prin formalizare pe fiecare document verificat.
- verifică executarea corectă a Programului misiunii de audit public
intern.
- verifică consistenţa şi suficienţa probelor şi dovezilor de audit pentru
fiecare constatare de audit efectuată.
- verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă,
clară, concisă.
- întocmeşte Nota de supervizare a documentelor.

Model – Notă de supervizare a documentelor

Compartimentul de Audit Public SUPERVIZAREA Data:

27
Intern Nota de supervizare a documentelor
Domeniu/activitatea auditată: Resurse umane
Denumirea misiunii: Managementul resurselor umane.
Document redactat de: Ionescu Adrian/Popescu Mircea

NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Revizuirea
Propunerea șefului
răspunsurilor
structurii de audit/
Nr. auditorilor de
Lucrarea supervizorului misiunii, Răspunsul auditorilor
crt. către șeful
ca urmare a revizuirii
structurii de
documentului
audit/supervizor
1. Colectarea Documentele după care
informațiilor s-a realizat analiza Constituirea și
preliminară nu se actualizarea dosarului De acord
regăsesc la dosarul permanent
permanent
2. Analiza Documentul se va
Nu exista documentul
riscurilor elabora și atașa la De acord
privind analizai riscurilor
dosarele misiunii
3. Programul In programul misiunii de Programul de audit se va
misiunii de audit nu apare obiectivul reface și cuprinde și
De acord
audit intern cu privire la arhivarea acest obiectiv al misiunii
documentelor de audit intern
4. Fisa de Nu conţine şi nu Fisa de identificare şi
identificare şi definește problema și analiza a problemei
analiza a cauza/cauzele respective va fi refăcută De acord
problemei nr. problemelor identificate în mod corespunzător
3
5. Nota Nu s-a întocmit şi Se va elabora nota
centralizatoar elaborat nota centralizatoare a
ea centralizatoare a documentelor de lucru De acord
documentelor documentelor de lucru
de lucru
n Raportul de Raportul de audit nu Raportul de audit va fi
audit prezintă informații cu revizuit, iar constatările
privire la obiectivul 4 al referitoare la obiectivul 4
misiunii de audit intern care se regăsesc definite De acord
în FIAP-uri și Foi de
lucru se vor cuprinde în
conținutul raportului

28